Quy mô nhân sự: HDLinks hiện có tổng cộng 1 nhân viên chính thức. 6 Vì là một công ty nhỏ và mới hoạt động được hơn 3 năm nên mỗi phòng ban còn ít nhân viên.
2.1.4.2 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty HDLinks Logistics.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty HDLinks
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty HDLinks Logistics, 2023) 2.1.4.3. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
• Giám đốc: Người đại diện theo pháp luật của công ty. Là người điều hành mọi hoạt động của Công ty, quyết định cũng như tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty, ban hành các quy chế nội bộ của công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý. Trực tiếp quản lý các phòng ban trong công ty.
• Trưởng phòng Logistics: phụ trách khai báo hải quan và vận tải nội địa.
Ngoài ra còn chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận khác, có thể thay mặt giám đốc đưa ra một số quyết định. Đặc biệt, còn quản lý chặt chẽ bộ phận văn thư và điều phối phương tiện.
• Nhân viên dự án: phụ trách làm các giấy tờ như chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), chứng nhận kiểm dịch động thực vật, hun trùng, giấy phép kinh doanh,... Tiếp nhận các đơn hàng mới, mở rộng hoạt động kinh doanh.
• Nhân viên hiện trường (OPS): Thanh lý tờ khai, kiểm tra hàng hóa và các thủ tục khác tại hiện trường. Tiếp nhận, xử lý thông tin lô hàng, tiến hành khai báo hải quan. Nhận D/O và giấy ủy quyền từ hãng tàu, đại lý. Trực tiếp theo dõi quá trình đóng gói, bốc hàng trực tiếp tại kho. Phối hợp với các bộ phận khác để nhận chứng từ và giao cho khách hàng. Huy động các phương tiện hỗ trợ việc vận chuyển.
• Kế toán: Cung cấp dịch vụ thanh toán, hạch toán chi phí, doanh thu, đảm bảo nguồn vốn hoạt động của Công ty. Có chức năng tổng hợp dữ liệu tài
Sales Pricing Operations Documents
(Docs) Giám Đốc
Bộ ph n Sales ậ B ph n ộ ậ Nhân s ự
Bộ ph n ậ Logistics
Bộ ph n k ậ ế toán
Customer Service (Cus)
chính. Cung cấp tài chính kịp thời cho các bộ phận khác. Thống kê kế toán, theo dõi tình hình tài chính để đề xuất các biện pháp sử dụng vốn hiệu quả.
Cung cấp thông tin kinh tế nhanh chóng, chính xác theo quy định của Giám đốc.
• Nhân viên kinh doanh: Phụ trách tư vấn, chăm sóc khách hàng, ghi chép các điều khoản hợp đồng, yêu cầu của khách hàng. Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu, chào giá. Tiến hành xem xét và báo giá để hai bên đi đến thống nhất và ký kết hợp đồng. Đàm phán hợp đồng vận chuyển, chất lượng dịch vụ, nhận thông tin đặt xe từ các bộ phận trong công ty, chuẩn bị chỗ và theo dõi cho đến khi hàng lên tàu.
• Nhân viên chứng từ + Điều phối xe: hụ trách khai báo hải quP an trên hệ thống, liên hệ với các hãng vận tải, quản lý thông tin đơn hàng,... Quản lý, lưu trữ chứng từ, công văn, soạn thảo chứng từ hải quan, các giấy tờ cần thiết giúp bộ phận giao nhận hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết về lô hàng. Theo dõi booking hàng, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm cấp vận đơn, lệnh giao hàng.
Bảng 2.1. Tình hình nhân sự Công ty theo giới tính, độ tuổi, trình độ Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ trọng (%)
Giới tính
Nam 6 37.5
Nữ 10 62.5
Tổng 16 100
Độ tuổi
22 – 30 tuổi 11 68.75
Trên 30 tuổi 5 31.25
Tổng 16 100
Trình độ
Trên đại học 3 18.75
Đại học 11 68.75
Cao đẳng 2 12.50
Tổng 16 100
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty HDLinks Logistics, 2023)
Qua bảng 2.1 trên, có thể thấy số lượng nhân viên ở công ty không cao so với nhiều công ty khác; trình độ đại học và trên đại học khá nhiều, do đó đáp ứng tốt lượng công việc hàng ngày. Có nhân viên trình độ cao đẳng nhưng không vì vậy mà năng lực của công ty bị giảm sút. Phần lớn nhân viên trong công ty đều có nhiều kinh nghiệm trong ngành, quen và thạo việc. Đa phần đều trẻ, năng động, nhiệt tình, và có tâm huyết với nghề. Đội ngũ nhân viên hiện nay hầu hết được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ, có kinh nghiệm thực tế và nhiệt tình đối với công việc. Mỗi cá nhân được bố trí phân công công việc một cách chặt chẽ, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạt động. Đặc biệt các nhân viên giao nhận được đào tạo bài bản và tích lũy được nhiều kinh nghiệm qua nhiều năm làm việc vì thế họ đã góp phần vào sự nghiệp phát triển của công ty.
Tuy vẫn có những người không đúng chuyên ngành, tuy nhiên qua làm việc, học nghiệp vụ trước đó và áp dụng chính sách vừa học, vừa làm và tích lũy kinh nghiệm nên họ đều làm việc tốt, đạt được yêu cầu mà công việc đòi hỏi.