Báo cáo môn học Đề tài quản lý thông tin tình nguyện sinh viên

Bộ phận Truyền Thông: Quản lý các hoạt động truyền thông và quảng bá về các chương trình tình nguyện, bao gồm việc thông báo, cập nhật thông tin liên quan đến tình nguyện.. Nhiệm vụ cơ b

TRUONG DAI HOC MO THANH PHO HO CHi MINH

KHOA CONG NGHE THONG TIN

I8

BÁO CÁO MÔN HỌC

DE TAI: QUAN LY THONG TIN TINH NGUYEN SINH VIEN

Môn học: Phân tích thiết kế hệ thống

Bùi Huỳnh Ngọc Linh - 2254052036

Trương Thị Thuỷ Tiên - 2254052081

Thành phố Hồ Chí Minh, 2024

MUC LUC

P NI N i0 0á GEiaiiỶŸÝŸ 15 2.4.2 Mô hình DED mức đỉnh (mức Ô): 0 2c 2 2211211211 1121111 2 2 re 15 2.4.3 Mô hình DED mức I - Quản lý tình nguyện co 22tr 16 2.4.4 Mô hình DED mức I - Quản lý hoạt động quyên góp -.c c2 17 2.4.5 Mô hình DFD mức l - Quản lý tài chính & Thống kê 2 55cc5cc 17 2.4.6 Mô hình DED mức 2 - Quản lý tình nguyện viÊn c co 18 2.4.7 Mô hình DED mức 2 - Quản lý chương trình tỉnh nguyện 18 2.4.8 Mô hình DED mức 2 - Quan lý mạnh thường quân ‹ s55 +252 19 2.4.5 Mô hình DFD mức 2 - Quan ly vat pham quyên góp s- se 19 2.4.10 Mô hình DFD mức 2 - Quản ly người nhận quyên góp -: 20 2.5 Các bảng đặc tả đữ liệu L nnnnHH HH1 11011111 01H HH HH Hy 20

2.6 Mô hình thực thê mối kết hợp 5s + 2t E222 21 1n rerrryk 25

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý - + s2 TỰ t5 22121211 ng re 25

3.2 Mô hình dữ liệu quan hệ c1 2112111112151 11181 11110111111110111110 011111011 ph 26

3.3 Thiết kế giao diện - s- St TT t2 1212 n u21 1tr gay 26

3.3.1 Giao diện đăng nhập 1212 9110110111 1101111 111121111111 01111 1011111 key 26 3.3.2 Giao diện quản lý tình nguyện sinh viÊn 2 c2 v2 xe 27 3.3.3 Giao diện quản lý chương trình tình nguyện 5 2c 222 veterrxee 27 3.3.4 Giao diện quản lý mạnh thường quân 2c 2221321121113 cxxex 28 3.3.5 Giao điện quản lý vật phẩm quyên góp 5 se tr re 28 3.3.6 Giao diện quản lý người nhận quyền gÓPp 0 c2 sen 29 3.3.7 Giao điện quản lý tài chính & thống kê - 51c ST 29 3.3.8 Giấy chứng nhận - 1 St TT 1211211021211 111 rau 30

LOI MO DAU

Trong bối cảnh xã hội hiện đại, hoạt động tình nguyện ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cộng đồng và phát triển xã hội Các tô chức và chương trinh tỉnh nguyện, đặc biệt là trong môi trường học đường, nơi sinh viên có cơ hội đóng góp tích cực cho cộng đồng và phát triển kỹ năng cá nhân Để đáp ứng nhụ cầu ngày cảng cao và đa đạng của hoạt động tình nguyện, việc phân tích và thiết kế

hệ thống quản lý thông tin tình nguyện sinh viên trở thành một yếu tô then chốt đề đảm bảo các hoạt động tình nguyện của sinh viên được diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả

Bài tiểu luận này tập trung vào tìm hiểu và phân tích các yếu tô cần thiết trong việc

thiết kế một hệ thống thông tin quản lý tình nguyện sinh viên, nhằm mục đích tối ưu

hóa việc quản lý các hoạt động tình nguyện Hệ thống này không chỉ giúp quản lý thông tin về tình nguyện viên, các dự án và sự kiện, mà còn hỗ trợ trong việc theo dõi tiễn độ, đánh giá hiệu quả và cung cấp các báo cáo cần thiết Chúng em cũng sẽ xem xét các công nghệ tiên tiến và xu hướng mới nhất trong lĩnh vực này, cũng như các thách thức và cơ hội mà các tô chức tình nguyện phải đối mặt khi triển khai và

sử dụng hệ thống

Với sự nỗ lực của nhóm, chúng em đã cô găng hoàn thiện bài tiểu luận nảy một cách tốt nhất đề đạt được kết quả mong muốn Tuy nhiên, do những hạn chế về năng lực, kiến thức và kinh nghiệm, báo cáo của chúng em có thể vẫn còn những thiếu sót Chúng em kính mong nhận được sự thông cảm và góp ý từ thầy đề chúng

em hoàn thiện hơn nữa

CHUONG 1: KHAO SAT HE THONG

1.1 Khảo sát hệ thống

Hiện tại, việc quản lý thông tin tình nguyện viên chủ yếu được thực hiện thủ công hoặc bằng các công cụ không chuyên dụng nhự Excel Quy trình quản lý gồm các bước: đăng ký tình nguyện, quản lý thông tin cá nhân, phân công hoạt động, theo dõi tiễn độ và báo cáo Việc sử đụng các công cụ thủ công sẽ gặp các hạn chế như tốn nhiều thời gian và công sức đề cập nhật thông tin, dé xảy ra sai sót, khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu và tạo báo cáo Nên cần có một hệ thống dé quan ly thông tin tình nguyện sinh viên

1.1.1 Sơ đồ cơ cầu tổ chức

Tình nguyện sinh viên là một mô hình hoạt động cộng đồng được tô chức và triển khai các hoạt động tình nguyện với sự tham gia của sinh viên từ nhiều trường học khác nhau Tình nguyện sinh viên bao gồm các hoạt động đa dạng như chương trinh, dự án cộng đồng, và các hoạt động hỗ trợ xã hội Nguồn thông tin và dữ liệu chủ yếu được cung cấp bởi các tổ chức, trường học, và các đối tác trong và ngoài nước Người sử dụng hệ thống bao gồm sinh viên tình nguyện, các tổ chức cộng đồng, và các đơn vị phối hợp khác Đề quản lý hiệu quả các chương trình tình

nguyện, cần có một hệ thống thông tin quản lý tình nguyện sinh viên hiện đại Hệ

thống này cung cấp các công cụ và dịch vụ hỗ trợ, giúp tô chức, theo dõi và điều phối các hoạt động một cách chuyên nghiệp

Bé Phan

Bộ phận Quản Lý: Đảm bảo rằng các chương trình tình nguyện được tổ chức

và triển khai một cách hợp lý và hiệu quả Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho sinh viên tình nguyện khi cần thiết Cập nhật thông tin về các chương trình tình nguyện mới và các thay đổi trong kế hoạch đề thông tin luôn chính xác và day du

Bộ phận Truyền Thông: Quản lý các hoạt động truyền thông và quảng bá về các chương trình tình nguyện, bao gồm việc thông báo, cập nhật thông tin liên quan đến tình nguyện Đảm bảo thông tin được truyền tải mục tiêu rõ ràng và hấp dẫn đến đối tượng

Bộ phận Sự Kiện: Chịu trách nhiệm tô chức và điều phối các sự kiện liên quan đến chương trình tình nguyện Đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị và thực hiện suôn sẻ, từ việc lựa chọn địa điểm, soạn tài liệu, đến việc quản lý nhân sự tham gia

Bộ phận Hậu Cần: Quản lý và hỗ trợ các yêu cầu về cơ sở vật chất và thiết bị

cần thiết cho hoạt động tỉnh nguyện Theo dõi và kiêm kê các vật phâm quyên góp đề đảm bảo hoạt động trao tặng cho chương trình tình nguyện diễn ra liên tục và hiệu quả

Bộ phận Tài Chính: Quản lý các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động tình nguyện, bao gồm quản lý ngân sách, chỉ phí, và nguồn tài trợ Đảm bảo rằng các khoản chi tiêu được theo dõi chính xác và các báo cáo tài chính được cung cấp kịp thời

1.2 Mé ta hé thong

1.2.1 Nhiệm vụ cơ bản

- Quan lý và lưu trữ thông tin của tình nguyện viên

- _ Quản lý, phân công và kiểm soát quá trình tô chức hoạt động tình nguyện

- _ Thống kê và báo cáo hiệu quả của các hoạt động tình nguyện từ tình nguyện viên

- Đáp ứng các yêu cầu về dự án thiện nguyện và các hoạt động rèn luyện kỹ năng cho sinh viên

1.2.2 Các chức năng quản lý trong hệ thống

> Quan ly tình nguyện viên:

Việc điều hành một tô chức tinh nguyện sinh viên hoạt động thì cần rất nhiều tình nguyện viên, Tình Nguyện Viên (Mã tình nguyện viên,

Họ, Tên, Ngày sinh, Số điện thoại, Email, Kĩ năng, Mã bộ phận) và các nhân viên sẽ ở các ban khác nhau Bộ phận (Mã bộ phận, Tên bộ phận) đảm nhận vai trò khác nhau:

e Tình nguyện viên ban Truyền thông:

Phát triển và triên khai các chiến lược truyền thông đề nâng cao nhận thức về

tô chức và các hoạt động thiện nguyện Họ tạo và quản lý nội dung trên các kênh truyền thông như mạng xã hội, email và website, và tổ chức các chiến dịch truyền thông nhằm thu hút sự quan tâm và hỗ trợ từ các mạnh thường quân và nhà hảo tâm Ban cũng duy trì mối quan hệ với báo chí và các phương tiện truyền thông để quảng bá hình ảnh tô chức, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và nhất quán

e Tình nguyện viên ban Hậu cần:

Quản lý tông thể cách thức hoạt động của hậu cần dự án bao gồm: nhập, sắp xếp và kiếm tra chất lượng, số lượng của các thiết bị, vật phâm cần thiết cho chương trình thiện nguyên Đảm bảo vật phẩm, thiết bị trong kho được sắp xếp gọn gàng và đễ dàng tìm thấy, theo dõi số lượng trong kho và yêu cầu đặt

thêm thiết bị khi cần thiết, thực hiện kiểm kê thiết bị, vat pham dinh ky dé đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho Ngoài ra, xử lý và nhập dữ liệu từ các phiếu nhập từ các nhà cung cấp hoặc mạnh thường quân, đảm bảo rằng vật phẩm, thiết bị được vận chuyên đúng thời điểm và theo quy trình của tô chức

e Tình nguyện viên ban Sự kiện:

Tổ chức và quản lý các sự kiện của tô chức thiện nguyện Họ lên kế hoạch chỉ tiết, bao gồm ngân sách, phối hợp với nhà cung cấp địch vụ, và quản lý logistics Ban cũng phối hợp với các ban khác đề đảm bảo mọi yêu cầu được đáp ứng và giám sát sự kiện để xử lý vấn đề phát sinh Sau sự kiện, họ thực hiện đánh giá và chuẩn bị tài liệu liên quan dé cải tiễn cho các sự kiện sau

e Tình nguyện viên ban Tài chính:

Theo dối các khoản thu và chi và tạo ra báo cáo tài chính định kỳ liên quan đến các hoạt động thiện nguyện Các báo cáo này có thê bao gồm bảng cân đối

kế toán, và báo cáo tài chính khác đề giúp giúp bộ phận Quản lý đánh giá hiệu

suất tài chính của tổ chức và đảm bảo sự minh bạch trong quản lý tài chính Ngoài ra, tỉnh nguyện viên bộ phận Tài chính còn tham gia vào việc thực hiện các cuộc kiểm kê vật phẩm tồn kho theo định kỳ dé dam bảo tính chính xác,

đủ số lượng cho chương trình hoạt động tình nguyện

Mỗi bộ phận tình nguyện viên trong hệ thống quản lý tình nguyện sinh viên đều đóng góp vào hoạt động hàng ngày của đự án tình nguyện và đảm bảo rằng mọi quy trình diễn ra một cách thuận lợi

Mỗi khi có tình nguyện viên mới hay muốn thay đôi thông tin cua tinh

nguyện viên thì quản lý sẽ phải có trách nhiệm thêm thông tin hay cập nhật lại thông tin của nhân viên Các thông tin cần được cập nhật như: mã nhân viên, họ, tên, ngày sinh, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, Email, ngày bắt đầu tham gia Hoặc xóa thông tin tình nguyện viên nếu đã nghỉ tham gia

>- Quản lý hoạt động quyền góp:

® Quản lý mạnh thường quần

Mạnh thường quân có thế là những cá nhân hoặc tô chức đóng góp, hỗ trợ một phần về mặt hiện kim (tài chính) hoặc hiện vật (vật chất) cho các hoạt động tình nguyện Họ cần đảm bảo răng các khoản đóng góp phù hợp, đúng yêu cầu của chương trình tình nguyện

Thông tin về Mạnh thường quân bao gồm: Mã nhà tài trợ, Tên nhà tài trợ,

Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Giấy phép kinh doanh (nếu có), Mã số thuế (nếu có), và Số tài khoản ngân hàng (nếu có)

Khi có nhà tài trợ mới hoặc có thay đổi thông tin từ nhà tài trợ hiện tại, tô chức tỉnh nguyện sẽ cập nhật thông tin liên quan hoặc xóa thông tin của nhà tài trợ cũ nếu không còn hợp tác

e_ Quản lý vật phẩm quyên góp

Khi mạnh thường quân đóng góp vật phẩm cho dự án thì tình nguyện viên ban Hậu cần sẽ tiền hành thêm thông tin của vật phâm đó Hoặc khi mạnh thường quân không hỗ trợ vật phâm đó nữa thì tình nguyện viên sẽ xóa thông tin vật phẩm đó, Vật Phẩm (Mã vật phẩm, Tên vật phâm, Số lượng, Đơn vị tính)

Khi thông tin của một vật phẩm có sự thay đôi về số lượng, mẫu mã thì tinh nguyện viên ban Hậu cần sẽ tiến hành tra cứu thông tin sản phâm từ hệ thống, sau đó sẽ thực hiện thay đổi các thông tin cần sửa trong phần danh mục Vật phẩm

Đề đảm bảo dự án thiện nguyện luôn có lượng vật phâm ôn định đủ đề quyên

góp thì phải kiểm kê định kỳ Phiếu Kiểm Kê (Mã phiếu kiêm kê, Ngày kiêm

kê, Số lượng vật phâm, Mã tình nguyện viên, Mã vật phẩm)

Khi nhận vật phẩm quyên góp từ mạnh thường quân: tình nguyện viên ban Hậu cần sẽ kiểm tra chất lượng, tình trạng, số lượng của vật phẩm quyên góp

và sau đó viết phiếu nhập kho Phiếu Nhận (Mã phiếu nhận quyên góp, Ngày nhận, Số lượng, Mã mạnh thường quân, Mã tình nguyện viên, Mã vật phẩm) Khi xuất kho đề quyên góp: Mỗi khi vật phâm quyên góp xuất đề tặng người nhận thì tình nguyện viên ban Hậu cần đảm bảo lấy đúng số lượng và đúng loại vật phẩm phù hợp và tiến hàng ghi nhận Phiếu Tặng (Mã phiếu xuắt,

Ngày xuất, Số lượng, Mã tình nguyện viên, Mã vật phâm, Mã người được nhận quyên góp)

>- Quản lý người được nhận quyền góp

Đối với cá nhân, tổ chức nhận quyên góp: Cá nhân khi nhận được quyên góp không cần cung cấp thông tin chỉ tiết Tuy nhiên, nêu họ muốn đăng ký làm đối tác nhận quyên góp chính thức hằng quý, họ cần cung cấp các thông tin như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại Sau đó, tình nguyện viên sẽ tiến hành đăng

ký và lưu trữ thông tin trong hệ thống Người Nhận Quyên Góp (Mã người

nhận, Tên cá nhân, Địa chỉ, Số điện thoại)

Khi có tổ chức mới được nhận quyên góp hay cá nhân có nhu cầu đăng ký thành đối tác nhận quyên góp chính thức hay có sự thay đổi thông tin của bên nhận quyên góp cũng như yêu cầu hủy nhận quyên góp thì tình nguyện viên cần cập nhật các thông tin của họ trong phần thông tin Người Nhận Quyên Góp và chỉnh sửa các thông tin cần thay đôi trong hệ thống Hoặc xóa các đối tượng muốn hủy đăng ký nhận quyên góp

> Quan ly hoạt động tỉnh nguyện

Bộ phận Quản lý có trách nhiệm tạo và thêm thông tin chương trỉnh tỉnh nguyện, Chương Trình Tình Nguyện (Mã chương trình, Tên chương trình, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Địa điểm, Số lượng tham gia, Ngày trao tặng) Khi đó, tỉnh nguyện viên sẽ đăng ký ghi danh vào chương trình tỉnh nguyện

Bộ phận Quản lý sắp xếp tình nguyện viên dựa trên kỹ năng của họ vào bộ phận vị trí phù hợp trong chương trình tỉnh nguyện

Tình nguyện viên ban Sự kiện lập kế hoạch cho từng hoạt động tỉnh nguyện,

từ phân công nhiệm vụ đến chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị cần thiết Trong suốt quá trình sự kiện, bộ phận Sự kiện cập nhật thông tin liên tục về tình nguyện viên, công việc phân công và tiến độ sự kiện trên hệ thống

Ngoài ra, Trưởng ban các bộ phận theo đõi số giờ tham gia và đánh giá hiệu quả công việc của từng tình nguyện viên trong bộ phận Các thông tin này sẽ được chuyền lên bộ phan Quan Ly dé cập nhật và lưu trữ, đảm bảo việc quản

lý hoạt động tình nguyện diễn ra hiệu quả và chính xác

thông tin vào hệ thống Nếu có thay đối về lịch trình, địa điểm sẽ được cập nhật đề đảm bảo tính chính xác Khi chương trình hoặc sự kiện kết thúc hoặc

bị hủy, thông tin sẽ được xóa khỏi hệ thống

>- Quản lý chứng nhận cho tỉnh nguyện viên

Việc này đảm bảo việc ghi nhận và cung cấp chứng chỉ đúng mục đích cho các tình nguyện viên Trưởng ban các bộ phận theo dõi số giờ tham gia và hiệu suất của tình nguyện viên trong bộ phận của mình, thêm thông tin cấp chứng nhận cho các tỉnh nguyện viên đạt yêu cầu vào hệ thống, Chứng Nhận (Mã Chứng Nhận, Tên Chứng Nhận, Mã tình nguyện viên) Đồng thời sẽ phát phần thưởng như quả tặng dựa trên hiệu quả làm việc của mỗi tình nguyện viên Các chứng nhận và phần thưởng được quản lý chặt chẽ về số lượng và loại phần thưởng đã trao Điều này không chỉ duy tri động lực cho tinh nguyện viên mà còn giúp cải thiện các chương trình tình nguyện trong tương lai

> Quản lý báo cáo Tài chính và báo cáo Thống kê

- Bao cao tài chính: Thống kê và lập báo cáo tài chính của tô chức theo tháng, quý, năm Tổng hợp danh sách các mạnh thường quân mới, các cá nhân hoặc

tô chức tiềm năng có thê hỗ trợ trong tương lai

- _ Thống kê nguồn quỹ và chỉ phí: Ban Tài chính thực hiện thống kê các khoản quyên góp, chi phí hoạt động, và lợi nhuận từ các sự kiện gây quỹ Báo cáo tổng hợp sẽ được lập sau khi trừ đi tất cả các chỉ phí liên quan đề đánh giá hiệu quả tài chính của các hoạt động

- Báo cáo hoạt động quyên góp: Cung cấp thông tin về các tổ chức hoặc cá nhân nhận quyên góp, giúp tổ chức hiểu rõ hơn về nhu cầu và hiệu quả của các hoạt động hỗ trợ Từ đó, có thể điều chỉnh chiến lược và kế hoạch truyền thông

- Bao cao tình nguyện viên: Báo cáo tỉnh hình hiệu suất làm việc của tình nguyện viên, bao gồm những đóng góp và thành tích nổi bật Các báo cáo

QL QL manh| QL QL Bảo cáo

: ý ¬- ¬ hoạt động Chương trình thường vật phâm Người nhận quyên góp tình nguyện quân quyên góp quyên góp =

lịch làm việc L lthông tỉn chương Xóa thông Xóa J théng tin báo cáo

trình tình nguyện| tin mạnh LÍ vật phâm người nhận tài chính Đánh giá cô thường quyên gop| quyên góp

chất lượng Xóa thông tin quân

làm việc LÍ chương trình Xóa thông tin

quyên góp tình nguyện

Lén ké hoach cho hoat động tỉnh Hoạt động tình nguyện =

Kiểm kê vật phẩm tồn kho Danh sách vật phâm tồn kho

Lập báo cáo hoạt động tình nguyện Báo cáo hoạt động tình

nguyện

Hồ sơ dữ liệu Lập báo cáo tình nguyện viên Báo cáo tỉnh nguyện viên Hồ sơ dữ liệu Thống kê nguồn quỹ và chi phí Bảng cân đôi kê toán Hồ sơ dữ liệu

Lập báo cáo tài chính Báo cáo tài chính Hồ sơ dữ liệu 2.3 Mô tả các chức năng lá

(1.1) Cập nhật thông tin Tình Nguyện Viên: Khi có sinh viên đăng ký tham gia

(1.3) Quản lý lịch làm việc: Sau khi sắp xếp các bộ phận xong, hệ thống sẽ tạo lịch làm việc, phân công nhiệm vụ cho từng TNV Sau đó hệ thống sẽ gửi thông báo đến TNV về lịch làm việc và theo dõi tiễn độ hoàn thành công việc

(1.4) Lập danh sách người nhận quyền góp: Sau khi nhận don xin nhận quyên

góp, hệ thống sẽ dựa theo đó đề kiểm tra thông tin người nhận quyên góp Nếu đó là thông tin mới, thì lưu vào đanh sách người nhận quyên góp Đối với người đã từng nhận quyên góp, hệ thống sẽ tiến hành kiêm tra xem người đó đã nhận bao nhiêu lần, nếu nhận nhiều lần rồi thì hệ thống sẽ bỏ qua và tiếp nhận các đơn xin nhận quyên góp khác

(1.5) Lên kế hoạch cho hoạt động tình nguyện: Về các chương trình tỉnh nguyện, Ban sự kiện sẽ lên kế hoạch rõ ràng từng bước đề chuẩn bị cho hoạt động tình nguyện Đầu tiên, dựa trên mục tiêu của tình nguyện sẽ lên các chương trình tình nguyện Sau đó Ban sự kiện sẽ theo đó lên các hoạt động, thời gian, địa điểm, phân chia công việc và chuẩn bị các vật dụng cần thiết

(1.6) Cập nhật thông tin về các chương trình tình nguyện: Sau khi Ban sự kiện

đã lập kế hoạch thì sẽ gửi thông tin về chương trình tình nguyện để bộ phận quản lý xét duyệt và cập nhật lên hệ thống

(2.1) Cập nhật thông tin về mạnh thường quân: Khi nhận được quyên góp từ mạnh thường quân, Ban hậu cần sẽ tiếp nhận và lên danh sách ghi nhận những mạnh thường quân đã quyên góp và gửi danh sách lên bộ phận quản lý dé họ ghi nhận và nhập thông tin lên hệ thống

(2.2) Cập nhật thông tin về vật phẩm được quyên góp: Các vật phâm được quyên góp sẽ do bộ phận hậu cần tiếp nhận, kiếm tra và phân loại Lập danh sách

các vật phâm đã nhận và chuyên lên bộ phận quản lý đề họ nhập liệu thông tin về

vật phâm lên hệ thống

(2.3) Nhập vật phẩm vào kho: Sau khi lên danh sách các vật phẩm đã nhận, Ban hậu cần sẽ chuyên các vật phẩm vào kho đề lưu trữ Ban hậu cần phải đảm bảo đủ

số lượng và yêu câu đặt thêm khi kiếm tra số lượng vật phẩm không đủ

(2.4) Xuất kho để quyên góp: Khi nhận được đề nghị xuất kho đi quyên góp, Ban hậu cần sẽ đóng gói theo Phiếu xuất Đồng thời vật phâm sẽ được phân loại và mang đi tỉnh nguyện phù hợp với ý nghĩa của hoạt động tình nguyện

(2.5) Kiểm kê vật phẩm tồn kho: Sau khi hoạt động tỉnh nguyện kết thúc, Ban hậu cần sẽ bắt đầu kiểm kê vật phâm còn sót lại trong kho Những vật phẩm nào còn sử dụng được thì giữ lại và ghi nhận vào Phiếu kiểm kê và được sử dụng vào các hoạt

động tình nguyện tiếp theo Những vật phẩm nào không sử dụng được sẽ tiến hành

tiêu hủy và bị xóa khỏi danh sách các vật phâm

(3.1) Lập báo cáo hoạt động tình nguyện: Các bộ phận gửi báo cáo lên Ban quản

lý để báo cáo về tình hình hoạt động tình nguyện của bộ phận mình Báo cáo bao gồm thông tin về cá nhân hoặc tô chức nhận quyên góp, những vấn đề đã gặp phải, những việc chưa được xử lý cách hiệu quả và những công việc đã hoàn thành tốt đẹp để từ đó các bộ phận có thể điều chỉnh lại chiến lược và lên kế hoạch một cách

có hiệu quả hơn

(3.2) Lập báo cáo tỉnh nguyện viên: Các bộ phận sẽ họp ban và lập lên danh sách các tình nguyện viên đã tham gia vào hoạt động và các công việc đã làm Sau khi thống nhất trưởng ban sẽ lên một danh sách các tình nguyện viên có kết quả tốt nhất

đề gửi lên bộ phận quản lý đề ghi nhận và tiến hành trao thưởng danh dự

(3.3) Thống kê nguồn quỹ và chỉ phí: Các bộ phận sau khi hoàn thành xong một chương trình tình nguyện sẽ gửi báo cáo các chi phí đã dùng cho hoạt động tỉnh nguyện lên Ban tài chính Họ sẽ thống kê các khoản quyên góp, chi phí hoạt động

và các lợi nhuận sau đó đề đánh giá hiệu quả tài chính của các hoạt động

(3.4) Lập báo cáo tài chính: Sau khi thông kê được nguồn quỹ và chỉ phí, Ban tài chính sẽ lập lên một bảng báo cáo tài chính tông hợp các thông tin cuối cùng đề gửi lên Bộ phận quản lý Trong đó bao gồm các khoản chỉ phí đã dùng, các khoản được quyên góp và có danh sách các mạnh thường quân , các cá nhân và tổ chức tiềm năng có thê hỗ trợ trong tương lai

14

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu (DED)

“Thông tin chương trình tình nguyên

Số liệu thu chi

Thông tin vật phẩm được nhân

Thông tin cá nhân, tổ chức

Quản ý Hoạt động Quyền Góp

B6 phan quan lí

Quản lý

Tải Chính vả Thống Kẻ

Fhiếu nhập

ve