Bài tập nhóm chủ Đề “kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh danh

LỜI CAM ĐOANNhóm Chicken team chúng em xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Kỹnăng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh ” được tiến hành côngkhai, minh bạch dựa trên sự giúp đỡ của các bạ

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

PHÂN VIỆN PHÚ YÊN

HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

- Mô tả về nhóm :

1.Tên nhóm : Chicken Team

2 Slogan : Đến với nhau, chia sẻ cùng nhau, làm việc cùng nhau, cùng nhau thành công

3 Nội quy của nhóm : hỗ trợ lẫn nhau, nhanh ,gọn, lẹ

- Bảng mô tả Nhóm :

đảm nhiệm

Mứcđộhoànthànhcôngviệc

1 Nguyễn Ngọc

Hồng Trâm 26A4013065 Trưởngnhóm - Làm dàn bài, làm mục

III,IV, V

- Làm file word

Thờigian kếtthúc

Trong suốt khoảng thời gian mà từ khi chúng em bắt đầu học tập ở ngôitrường Học viện Ngân Hàng – Phân viện Phú Yên này, chúng em đãnhận được rất nhiều sự quan tâm, thầy cô ở đây rất thân thiện và nhiệttình giúp đỡ, cũng như gia đình và bạn bè đã tham gia đóng góp ý kiến

để hoàn thành bài luận này

Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô ở Học việnNgân Hàng – Phân viện Phú Yên với tri thức và tâm huyết của mình cácthầy cô đã truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong thờigian học tập vừa qua Và đặc biệt nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơnchân thành đến cô Nguyễn Thị Mỹ Dung đã hướng dẫn và chỉ bảo chúng

em trong quá trình học tập bộ môn Giao Tiếp Trong Kinh Doanh này.Nếu không có sự hướng dẫn của cô thì bài thu hoạch này khó có thểhoàn thiện được

Trong quá trình hoàn thành bài luận, kiến thức của chúng em hạn chế vàcòn nhiều sai sót là điều không thể tránh khỏi, bởi kiến thức là vô hạn

mà sự tiếp thu kiến thức của mỗi người là có hạn Vì vậy, chúng emmong nhận được những ý kiến đóng góp của cô để có thể học hỏi và rútkinh nghiệm trong những bài luận sắp tới

Chúng em xin chân thành cảm ơn đến quý (thầy) cô và chúc cô sứckhỏe, hạnh phúc và thành công trong sự việc giảng dạy này

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm Chicken team chúng em xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Kỹnăng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh ” được tiến hành côngkhai, minh bạch dựa trên sự giúp đỡ của các bạn thành viên trong nhóm,với sự tâm huyết và sức lực của bản thân và đặc biệt là sự hướng dẫnnhiệt tình của giảng viên Nguyễn Thị Phúc Hậu Các số liệu và tài liệu

sử dụng trong bài hoàn toàn trung thực và không sao chép kết quả củabất kỳ công trình nghiên cứu nào Nếu phát hiện có bất kỳ sự sao chépnào, nhóm chúng em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước sự kỉ luật của

bộ môn, khoa và nhà trường

Nhóm Chúng em xin chân thành cảmơn!

MỤC LỤC

NỘI DUNG

LỜI MỞ ĐẦU……….2

Chương 1: Tổng quan về giao tiếp bằng văn bản……… 3

1.1 Khái niệm giao tiếp bằng văn bản? 3

1.1.1 Khái niệm……… 3

1.1.2 So sánh giao tiếp bằng miệng và giao tiếp bằng văn bản 3

1.1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng viết……… 4

1.2 Đặc điểm giao tiếp bằng văn bản……… ………6

1.2.1 Ưu điểm……….6

1.2.2 Hạn chế……… 6

Chương 2: Phân loại giao tiếp bằng văn bản……… 7

2.1.Thư tín trong kinh doanh……… 7

2.2.Thư điện tín(Email)……… 8

2.3 Báo Cáo……… 9

Chương 3: Quy trình phát triển thông điệp viết trong kinh doanh 9

3.1 Lập dàn ý cho thông điệp viết……… 9

3.2 Soạn thảo thông điệp viết……….11

3.3 Hoàn chỉnh thông điệp viết……… 14

Chương 4: Tình huống của nhóm………16

Chương 5: Kết luận và rút ra bài học cho bản thân……… 17

LỜI MỞ ĐẦU

Giao tiếp bằng văn bản là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh hiệnđại Với sự phát triển của công nghệ, ngày càng nhiều hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp diễn ra qua email, tin nhắn, báo cáo, hợp đồng

và các hình thức văn bản khác Vì vậy, việc nắm vững kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả, chính xác và chuyên nghiệp trong giao tiếp kinh doanh

Bài tập lớn này của nhóm Chicken Team chúng em sẽ giúp cho người đọc/người nghe hiểu được tầm quan trọng của chủ đề và sẵn sàng tiếp thu những nội dung sắp được trình bày

Chương 1: Tổng quan về giao tiếp bằng văn bản

1.1Khái niệm giao tiếp bằng văn bản?:

1.1.1 Khái niệm :

- Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện giao tiếp chính

thức,trong đó thông điệp được soạn thảo cẩn thận và được xây dựng

dưới dạng văn bản.Nó được lưu giữ như một nguồn tài liệu tham khảo

hoặc hồ sơ pháp lý…

Giao tiếp trong đó thông điệp được truyền đi dưới dạng viết hoặc

in được gọi là giao tiếp bằng văn bản Các kênh khác nhau của giao

tiếp bằng văn bản là thư, e-mail, báo cáo, tạp chí, báo, tin nhắn văn

bản,…

1.1.2 So sánh giao tiếp bằng miệng và giao tiếp bằng văn bản:

Giao tiếp bằng miệng Giao tiếp bằng văn bản Khái niệm Giao tiếp với sự giúp đỡ

của lời nói

Giao tiếp với sự giúp đỡ của văn bản

tin qua lời nói

Trao đổi thông điệp,ý kiến và thông tin ở dạng viết và in Khả năng nhận diện phi ngôn

ngữ

Sửa đổi trước khi gửi thông điểm Không thể Khả thi

Phản hồi Phản hồi ngay lập tức có Phản hồi cần có thời gian

 Khả năng nhận diện phi ngôn ngữ của giao tiếp bằng miệng sẽ caohơn so với giao tiếp bằng văn bản Các hồ sơ thích hợp có trong giao tiếp bằng văn bản, điều này hoàn toàn ngược lại trong trường hợp giao tiếp bằng miệng

 Giao tiếp bằng miệng nhanh hơn giao tiếp bằng văn bản

 Các từ một khi được nói ra không thể đào ngược trong trường hợp giao tiếp bằng miệng Mặt khác, có thể chỉnh sửa tin nhắn gốc trong giao tiếp bằng văn bản

 Giải thích sai thông điệp có thể xảy ra trong giao tiếp bằng miệng nhưng hiếm khi trong giao tiếp bằng văn bản

 Trong giao tiếp bằng miệng, phản hồi tức thì được nhận từ người nhận, điều này không thể có trong giao tiếp bằng văn bản

1.1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng viết:

Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người nhận thông tin

Kỹ năng viết tốt sẽ mang lại hiệu quả cả về nội dung và hình thức chothông điệp, khiến người nhận thông điệp sẽ có ấn tượng tốt về trình độ

và khả năng giao tiếp của người viết

Về mặt nội dung: Bài viết có bố cục chặt chẽ, thông tin được sắp xếphợp lý, khoa học Người nhận sẽ đánh giá rằng người viết có khả năng

và có tài tổ chức

Về mặt hình thức: Bài viết không có lỗi chính tả, lỗi đánh máy và lỗingữ pháp thể hiên tác giả là người làm việc cẩn thận và có trình độ Thông điệp được trình bày sạch đẹp trên giấy phẳng, cẩn thận, đúng quy cách…

Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh ✓

Trong thời đại thông tin ngày nay với sự bùng nổ của các ý tưởng sáng tạo và cơ hội kinh doanh, kỹ năng giao tiếp (bao gồm giao tiếp nói và viết) là công cụ quan trọng để giành ưu thế và vượt qua đối thủ cạnh tranh Trong bất kỳ cuộc thi hay đấu thầu cạnh tranh nào, hồ sơ viết chính là tương tác đầu tiên của cá nhân/đơn vị ứng cử với tổ chức tuyển chọn Chính trong hồ sơ này, kỹ năng viết của ứng viên sẽ giúp thể hiện tối đa về thế mạnh và điểm vượt trội của mình, để có cơ hội được mời đến cho các bước tiếp theo của quá trình tuyển chọn

Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ, giành được ✓khách hàng mới

Trong thời đại thông tin ngày nay,giao tiếp trực tuyến qua các phương tiện hiện đại được sử dụng ngày càng rộng rãi Tuy nhiên ,các doanh nghiệp vẫn sử dụng thư thương mại để giao dịch với bên ngoài Thư thương mại có thể truyền tải đầy đủ thông tin cần trao đổi,ngoài ra còn

có chữ ký được xem như là một thông điệp chính thức và có giá trị pháp

lý đầy đủ.Thư thương mại được viết đúng cách, rõ ràng, mạch lạc, chặt chẽ, sẽ giúp tổ chức giữ được khách hàng cũ và thu hút được khách hàngmới, cũng như giữ được mối quan hệ ngày càng bền vững với các đối táckinh doanh

Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong một số trường hợp giao ✓tiếp kinh doanh

Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai (Các báo cáo, đề án, kế hoạch )

Các hợp đồng, bản thỏa thuận, thư thương mại là những thông tin cần được lưu trữ để làm căn cứ cho việc tổ chức thực hiện hay giải quyết những tranh chấp (Nếu có) sau này

a Bố cục trong giao tiếp bằng văn bản

-Mở bài: nêu vấn đề, mục đích, lý do thực hiện.

-Thân bài: giải quyết những luận điểm kết luận đã nêu ở mở bài kèm theo những số liệu, dẫn chứng để chứng minh

- Kết luận: tóm tắt những luận điểm, nội dung đã trình bày

b Các bước trong giao tiếp bằng văn bản

Bước 1: phân tích người đọc văn bản cần gì và văn bản giúp ích được gì cho họ

Bước 2: xác định rõ mục tiêu nêu bài viết

Bước 3: phác thảo bài viết

Bước 4: rà soát và kiểm tra bản thảo

Bước 5: hoàn chỉnh văn bản và gửi đến người đọc

1.2 Đặc điểm giao tiếp bằng văn bản

Không thể có phản hồi nhanh và thấu đáo, rõ ràng ngay lập ➤tức.

Đòi hỏi lượng lưu trữ khá lớn số lượng giấy tờ, văn bản, mất ➤nhiều thời gian và chi phí

Chương 2: Phân loại giao tiếp bằn văn bản trong kinh doanh 2.1 Thư tín trong kinh doanh

+ Thư tín thương mại là một sợi dây liên lạc giữa công ty này với công

ty khác giữa các cấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng

+ Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty cũng như của người viết thư

2.1.2 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh: Một quy trình viết thư tín được xây dựng gồm 5 bước khác có tên gọi với chữ cái đầutiên là chữ D, nên còn gọi là quy trình 5D:

Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích

Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan

Bước 3: Viết phác thảo bức thư

Bước 4: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót

Bước 5: Phát hành bức thư

2.1.3 Bố cục thư tín trong kinh doanh

 Tiêu đề: thông thường các

công ty dùng giấy in sẵn

tiêu đề của công ty để gửi

thư Tiêu để bao gồm

logo, tên công ty, địa chỉ,

điện thoại, fax, email,

 Địa chỉ trả lời thư

 Lời chào kết thúc

 Tên công ty

 Chữ ký, tên và chức danh người gửi

o Thư phàn nàn/khiếu nại (Letter of complaint)

o Thư hỏi hàng (Letter of inquiry)

o Thư giới thiệu (Cover letters)

o Thư hòa giải (Adjustment letters)

o Thư đặt hàng (Order letters)

2.2.2 Một số lưu ý khi sử dụng thư điện tử

- Viết tiêu đề ngắn gọn

- Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư

- Làm cho lá thư của bạn cuốn hút

lý, lãnh đạo định hướng những chủ trương mới phù hợp

2.3.2 Phân Loại

+ Trình bày ý tưởng

+ Trình bày rủi ro gắn liền với một cơ hội cụ thể

+ Trình bày tính khả thi của ý tưởng hay dự án được đề xuất

+ Báo cáo một tình huống cụ thể

+ Trình bày giải pháp cho vấn đề hay tình huống

Chương 3: Quy trình phát triển thông điệp viết trong kinh doanh 3.1.Lập dàn ý cho thông điệp viết.

a) Phân tích tình huống giao tiếp

- Khi giao tiếp, chúng ta sẽ gặp phải nhiều tình huống khác nhau phụ

thuộc vào đối tác giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nội dung cần phải truyền tải, Chính vì vậy, chúng ta cần phải phân tích được tình huống

mà chúng ta đang giao tiếp để đạt được hiệu quả tốt nhất, chúng ta cần phải trả lời các câu hỏi sau để hiểu rõ về tình huống giao tiếp:

+ Mục đích của việc truyền đạt thông tin này là gì ?

+ Ai sẽ là người nhận thông điệp ? Đó là người nhận cuối cùnghay người trung gian ?

+ Người nhận cần biết điều gì ?

+ Người nhận ở trong hay ngoài tổ chức ?

+ Người nhận cảm thấy thông điệp được truyền tải tích cực, tiêucực, thuyết phục hay thảo luận ?

b) Xác định mục tiêu giao tiếp

+ Mục tiêu của thông điệp đưa ra có khả thi không ?

+ Đây có phải là người phù hợp để nhận thông điệp không ? + Liệu mục tiêu đó có được chấp nhận trong tổ chức không ? + Đối với thư ngỏ (ngỏ ý) gửi đến khách hàng, cần dành một chút không gian để trò chuyện và xây dựng mối quan hệ

c) Phân tích người nhận thông điệp

+ Kiến thức của người nhận

+ Mối quan tâm của người nhận thông điệp

+ Thái độ của người nhận

hàng chú ý vào sản phẩm; giới thiệu sản phẩm; nêu các lý do thuyết phục và thúc đẩy khách hàng hành động.

VD: Khi giới thiệu về mặt hàng mỹ phẩm nên giới thiệu

khái quát về nguồn gốc, công dụng, thành phần, hạn sử dụng,

hướng dẫn cách sử dụng

- Sắp xếp thứ tự trình bày ý tưởng:

+ Dẫn dắt độc giả theo lối kể chuyện

+ Đưa ra các chuỗi câu hỏi và trả lời

+ Trình bày theo phương pháp FCR

+ Liệt kê ngẫu nhiên

- Tổ chức bố cục chung của văn bản:

+ Phần mở đầu: Người viết đưa ra các nội dung về chào hỏi, giớithiệu về bản thân hoặc tổ chức Nội dung chính của phần mở đầu là dẫn nhập dần vào vấn đề mục tiêu của văn bản (nêu vấn đề)

+ Phần thân bài: Người viết đưa ra các thông tin để thông báo,

hoặc dùng các lý lẽ, lập luận để chứng minh, thuyết phục người đọc

+ Phần kết bài: Người viết tóm tắt lại các luận điểm, nhấn mạnh

các vấn đề cần giải đáp, thúc đẩy hành động của người đọc và đưa ralời cảm ơn

- Một số lỗi thường gặp với tổ chức thông điệp trong kinh doanh: + Quá dài dòng, không đi vào trọng tâm

+ Sử dụng các tài liệu, đưa vào các thông tin không liên quan

+ Lẫn lộn các ý tưởng

+ Bỏ sót những thông tin cần thiết

b) Soạn thảo thông điệp

+ Nguyên tắc 6: Tránh những từ lỗi thời

- Soạn thảo câu văn: Một số loại câu thông thường người soạnthảo văn bản có thể sử dụng:

3.3 Hoàn chỉnh thông điệp viết

a) Duyệt lại thông điệp viết.

- Duyệt lại thông điệp viết và thực hiện những chỉnh sửa cần thiết: + Trong quá trình duyệt lại văn bản, người viết có thể thực hiện các chỉnh sửa để thông điệp trở nên chuẩn xác hơn như:

Xóa những từ và cụm từ không cần thiết

 Rút ngắn các từ và cụm từ dài

 Xóa bỏ những từ và cụm từ thừa

 Làm rõ các nguồn trích dẫn

+ Hay chỉnh sửa để rõ ràng hơn:

 Ngắt những câu quá dài

 Viết lại các câu rườm rà

 Chữa lại các từ bổ nghĩa không cần thiết

 Viết lại các cụm danh từ dài

 Thay đổi các động từ không phù hợp.

- Những lỗi cần tránh khi soạn thảo thông điệp viết:

Nhà quản lý Trâm : Chào buổi sáng, Tuyền Tôi đã xem lại báo cáo về

cơ hội mở rộng sang thị trường châu Á và thấy rất nhiều tiềm năng Bạn nghĩ sao về việc này?

Nhà quản lý Tuyền : Chào buổi sáng, Trâm Tôi cũng đồng ý, thị

trường châu Á rất hấp dẫn với quy mô dân số lớn và tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh Tuy nhiên, chúng ta cần cân nhắc kỹ các rủi ro và thách thức như sự khác biệt về văn hóa, luật pháp và cạnh tranh

: Đúng vậy, tôi đã xem xét những vấn đề đó Chúng

Nhà quản lý Trâm

ta cần có một kế hoạch chi tiết để đánh giá thị trường, xây dựng mạng lưới đối tác và điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ phù hợp với thị hiếu địa phương

Nhà quản lý Tuyền : Tôi nghĩ chúng ta nên thành lập một nhóm nghiên

cứu thị trường và lập kế hoạch kinh doanh cụ thể Chúng ta cũng cần tìmhiểu các quy định pháp lý và cách thức vận hành tại các quốc gia mục tiêu

Nhà quản lý Trâm : Tôi hoàn toàn đồng ý Chúng ta sẽ họp lại vào

tuần sau để thảo luận chi tiết hơn về kế hoạch mở rộng này Bạn có thể chuẩn bị một số tài liệu tham khảo để chúng ta cùng xem xét chứ?

Nhà quản lý Tuyền : Được, tôi sẽ chuẩn bị các tài liệu liên quan và gửi

cho bạn trước cuộc họp Chúng ta cần phải lên kế hoạch cẩn thận để đảmbảo thành công khi mở rộng sang thị trường châu Á

Nhà quản lý Trâm : Tuyệt, cảm ơn bạn Tôi sẽ chờ đợi những tài liệu

đó Chúc một ngày làm việc hiệu quả!

Nhà quản lý Tuyền : Cảm ơn bạn, chúc một ngày tốt lành!

Chương 5: Kết luận và rút ra bài học cho bản thân

 Kết luận:

Giao tiếp bằng văn bản là một kỹ năng then chốt và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ với khách hàng, đối tác, cũng