tiểu luận báo cáo thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc công chứng hợp Đồng, giao dịch khác hợp Đồng uỷ quyền

tiểu luận báo cáo thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc công chứng hợp Đồng, giao dịch khác hợp Đồng uỷ quyền

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 6: Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc

Công chứng hợp đồng, giao dịch khác

I PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Bộ luật Dân sự năm 2015 có ghi nhận việc cá nhân và pháp nhân đều có thể trở thành người đại diện, nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác trong việc xác lập, thực hiện giao dịch dân sự và để trở thành người đại diện thì cá nhân, pháp nhân đó phải có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập, thực hiện Đại diện có hai hình thức là đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền Trong phạm vi hồ sơ tình huống sưu tầm là Công chứng Hợp đồng ủy quyền, học viên xin phân tích và làm rõ những vấn đề về công chứng hợp đồng ủy quyền theo quy định của pháp luật

Hoạt động ủy quyền diễn ra vô cùng phổ biến trong xã hội hiện nay, cơ chế này cho phép một bên được quyền thay mặt một bên khác để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự Chế định này có chức năng trợ giúp xã hội, thể hiện rõ quyền dân sự được công nhận, tôn trọng, bảo vệ và bảo đảm theo Hiến pháp và pháp luật Bên cạnh đó, vẫn còn nhiều trường hợp nhận định sai về chủ thể trong công chứng, xác định không đúng người cần phải thể hiện ý chí, nhiều giao dịch giả tạo do nhầm lẫn giữa ủy quyền

và chuyển quyền, dễ mắc sai sót trong việc ủy quyền lại v.v làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của cá nhân, pháp nhân trong quan hệ dân sự được xác lập, vẫn luôn

là những thách thức trong hoạt động công chứng hiện nay

2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài:

Theo thông báo về việc thực tập đợt thực tập 6: “Thực tập tại các tổ chức hành

nghề công chứng về nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác”, học viên đã liên

hệ Văn phòng công chứng ………… để thực tập từ ngày 25/11/2024 đến ngày 28/11/2024 Trong quá trình thực tập, học viên đã được Công chứng viên hướng dẫn thực tập cho tiếp xúc với những tình huống công chứng hợp đồng, giao dịch khác (trong

đó hợp đồng ủy quyền) nhằm áp dụng những kiến thức và thực hành kỹ năng nghề nghiệp đã học tại Học viện Tư pháp vào môi trường làm việc thực tế

Bài báo cáo tập trung nghiên cứu phân tích và làm rõ những quy định của pháp luật liên quan đến việc công chứng Hợp đồng ủy quyền, phân tích về hồ sơ đã sưu tầm

và đưa ra nhận xét về thực tiễn áp dụng pháp luật khi thực tập tại Văn phòng công chứng ………… , từ đó rút ra kinh nghiệm trong quá trình giải quyết việc công chứng

và kiến nghị, đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật đối với việc công chứng hợp đồng

ủy quyền

3 Cơ cấu của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo Nội dung của bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hợp đồng uỷ quyền

Chương II: Phân tích và nhận xét hồ sơ sưu tầm về công chứng hợp đồng ủy quyền Chương III: Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút ra từ việc tham gia quá trình giải quyết việc công chứng và kiến nghị đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật đối với việc công chứng hợp đồng uỷ quyền

II PHẦN NỘI DUNG

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hợp đồng uỷ quyền.

1 Quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề đại diện

1.1 Khái niệm đại diện

Khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Đại diện là việc cá nhân,

pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”.

1.2 Chủ thể của quan hệ đại diện

Chủ thể của quan hệ đại diện bao gồm cá nhân và pháp nhân Đại diện là một quan hệ giữa các chủ thể, theo đó, một cá nhân hay pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của một chủ thể khác để xác lập và thực hiện một giao dịch Người đã nhân danh người khác thực hiện hành động trong phạm vi thẩm quyền được cho phép sẽ ràng buộc trách nhiệm của người được nhân danh đó

Đại diện theo ủy quyền là việc đại diện được xác lập trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên trong quan hệ đại diện Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì hình thức đại diện này được xác lập trong trường hợp khi cá nhân, pháp nhân ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác thay mặt họ, nhân danh họ để xác lập, thực hiện giao dịch dân

sự khi có nhu cầu Đó có thể là trường hợp các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân khi thực hiện các giao dịch có liên quan đến tài sản chung thì có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền

Đối với pháp nhân, hình thức đại diện theo ủy quyền này thường được sử dụng như là sự ủy quyền về thẩm quyền của người đại diện trong doanh nghiệp Quy định này được đánh giá như là một trong những công cụ pháp lý tốt nhất để đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt động của pháp nhân mà không chịu ảnh hưởng bắt buộc về các quyền hạn của người đại diện theo pháp luật được xác định trong các văn bản luật

1.3 Phạm vi đại diện

Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về phạm vi đại diện như sau:

1 Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ sau đây:

a) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;

b) Điều lệ của pháp nhân;

c) Nội dung ủy quyền;

d) Quy định khác của pháp luật.

2 Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3 Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4 Người đại diện phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình”su uy tin

Người đại diện thực hiện hành vi nhân danh người được đại diện Bởi vậy, cần phải có giới hạn nhất định cho hành vi đó, giới hạn về quyền và nghĩa vụ mà theo đó người đại diện nhân danh người được đại diện xác lập thực hiện giao dịch dân sự với người thứ ba đó chính là phạm vi thẩm quyền đại diện

2 Quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề ủy quyền

2.1 Khái quát về đại diện theo ủy quyền

Đại diện theo ủy quyền là một chế định quan trọng và phổ biến trong các quan

hệ dân sự Khoản 1 Điều 138 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định: “Cá nhân, pháp nhân có

thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”

Như vậy, ủy quyền là việc cá nhân, pháp nhân cho phép cá nhân, pháp nhân khác thực hiện quyền của mình có được một cách hợp pháp để quyết định, thực hiện hành động pháp lý nào đó liên quan đến quyền lợi của các bên hoặc lợi ích của người

đã ủy quyền trong phạm vi ủy quyền

Ủy quyền là căn cứ làm phát sinh quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện Đồng thời, nó cũng là cơ sở để người ủy quyền tiếp nhận các kết quả pháp lý

do hoạt động ủy quyền mang lại

2.2 Hợp đồng ủy quyền

Pháp luật đã ghi nhận tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015: “Hợp đồng ủy quyền

là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”

Như vậy, Hợp đồng ủy quyền nằm trong nhóm hợp đồng có đối tượng là công việc

2.3 Chủ thể của hợp đồng ủy quyền

Chủ thể của hợp đồng ủy quyền gồm bên ủy quyền và bên được ủy quyền Bên

ủy quyền thỏa thuận với bên được ủy quyền thực hiện công việc vì lợi ích của bên ủy quyền Sau khi hoàn thành công việc ủy quyền, nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định thì bên ủy quyền có nghĩa vụ thanh toán thù lao cho bên được ủy quyền

* Bên ủy quyền:

- Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự

- Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình,

tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân

* Bên được ủy quyền:

Bên được ủy quyền sẽ nhân danh và vì lợi ích của bên ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự Bên được ủy quyền theo quy định tại Điều 134 Bộ luật Dân sự

2015 có thể là pháp nhân hoặc cá nhân Đây là điểm mới so với Bộ luật Dân sự 2005 Theo quy định mới pháp nhân có thể là đại diện theo ủy quyền Do pháp nhân có cơ cấu tổ chức và năng lực về tài chính sẽ giúp việc thực hiện công việc được ủy quyền tốt hơn như vậy sẽ mang lại sự yên tâm và tin tưởng cao hơn cá nhân

2.4 Đối tượng của hợp đồng ủy quyền

Là công việc được giao mà bên được ủy quyền thực hiện cho bên ủy quyền theo thỏa thuận Công việc này phải đảm bảo yếu tố thực hiện được Nếu công việc không tồn tại hay không còn tồn tại thì sẽ không thể ủy quyền được

2.5 Nội dung của hợp đồng ủy quyền

Là những công việc, việc thực hiện những quyền của chủ sở hữu, chủ sử dụng tài sản hoặc vật đó Công việc, phạm vi công việc được giao phải phù hợp với quyền của chủ thể; công việc được giao phải rõ ràng, cụ thể và phải xác định rõ thời gian ủy quyền

2.6 Quyền, nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng ủy quyền

Theo Điều 565 đến Điều 568 Bộ luật Dân sự 2015, quyền và nghĩa vụ của các bên đã được quy định cụ thể như sau:

* Quyền, nghĩa vụ của bên được ủy quyền:

- Quyền lợi (Điều 566 Bộ luật Dân sự 2015):

+ Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp đầy đủ thông tin và các tài liệu cần thiết để hoàn thành công việc ủy quyền

+ Được nhận thù lao và các khoản chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra trong quá trình thực hiện hợp đồng

- Nghĩa vụ (Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015):

+ Thực hiện công việc theo hợp đồng và báo cáo đầy đủ, chính xác về tiến độ thực hiện công việc cho bên ủy quyền

+ Báo với người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi

ủy quyền và việc sửa đổi hoặc bổ sung phạm vi ủy quyền

+ Giữ gìn và bảo quản tài liệu, phương tiện để thực hiện công việc

+ Giữ bảo mật thông tin khi thực hiện ủy quyền

+ Bàn giao lại cho bên ủy quyền các tài sản đã nhận và các lợi ích thu được khi thực hiện hợp đồng theo thỏa thuận

+ Bồi thường thiệt hại trong trường hợp vi phạm hợp đồng

* Quyền, nghĩa vụ bên ủy quyền:

- Quyền lợi (Điều 568 Bộ luật Dân sự 2015):

+ Bên ủy quyền có thể yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ, kịp thời

về tiến độ công việc ủy quyền

+ Có quyền yêu cầu bên được ủy quyền trao trả lại tài sản và lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác

+ Được bồi thường thiệt hại trong trường hợp bên được ủy quyền vi phạm hợp đồng theo quy định của Bộ Luật dân sự 2015

- Nghĩa vụ của bên ủy quyền (Điều 567 Bộ luật Dân sự 2015):

+ Cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu và các phương tiện cần thiết để bên được

ủy quyền hoàn thành công việc

+ Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi

ủy quyền

+ Thanh toán đầy đủ chi phí hợp đồng

2.7 Ủy quyền lại

Trong một số trường hợp, bên được ủy quyền không thể thực hiện được công việc mà bên ủy quyền giao và có quyền ủy quyền lại cho một bên thứ ba theo quy định tại Điều 546 Bộ Luật dân sự năm 2015:

Chủ thể của hợp đồng ủy quyền lại cho người thứ ba là người thứ hai được người thứ nhất đồng ý Họ có thể là cá nhân hoặc pháp nhân

Hình thức của ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức của ủy quyền ban đầu và không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu

Hình thức ủy quyền cho người thứ ba do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc ủy quyền cho người thứ ba phải được lập bằng văn bản

2.8 Chấm dứt ủy quyền

a) Căn cứ chấm dứt hợp đồng:

Theo quy định tại Điều 422 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì hợp đồng dân sự sẽ chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

- Hợp đồng đã được hoàn thành: Khi các điều khoản và điều kiện của hợp đồng

đã được thực hiện đầy đủ theo đúng thỏa thuận

- Theo thỏa thuận của các bên: Các bên có quyền thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, thỏa thuận này có thể xảy ra khi các bên đồng ý chấm dứt trước thời hạn hoặc trong trường hợp xảy ra sự thay đổi hoặc điều kiện đặc biệt khác

- Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại: hợp đồng sẽ tự động chấm dứt vì không còn người hoặc tổ chức để thực hiện nghĩa

vụ theo hợp đồng

- Hợp đồng bị hủy bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện: điều này xảy ra khi một trong hai bên vi phạm các điều khoản của hợp đồng hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình

- Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn: Nếu đối tượng của hợp đồng không còn tồn tại hoặc không thể thực hiện được thì hợp đồng có thể chấm dứt

- Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này

- Trường hợp khác do luật quy định:

b) Đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền:

Mặt khác, theo quy định tai Điều 569 Bộ luật Dân sự năm 2015 về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền như sau:

- Trường hợp ủy quyền có thù lao:

+ Bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao tương ứng cho bên được ủy quyền dựa trên công việc đã được thực hiện và bồi thường thiệt hại

+ Nếu ủy quyền không có thù lao, bên ủy quyền cũng có quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải thông báo trước cho bên được ủy quyền một khoảng thời gian hợp lý

Bên ủy quyền phải thông báo bằng văn bản cho bên thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt việc thực hiện hợp đồng Trừ khi thông báo được thực hiện, hợp đồng với bên thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ khi bên thứ ba biết hoặc phải biết rằng hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt

- Trường hợp ủy quyền không có thù lao:

+ Bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất

cứ lúc nào, nhưng phải thông báo trước cho bên ủy quyền một khoảng thời gian hợp lý

+ Nếu ủy quyền có thù lao, bên được ủy quyền cũng có quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền (nếu có)

2.9 Một số trường hợp không chứng nhận ủy quyền

(1) Đăng ký kết hôn: Điều 18 Luật Hộ tịch 2014 quy định về thủ tục đăng ký kết hôn:

- Hai bên nam, nữ nộp tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu quy định cho cơ quan đăng

ký hộ tịch và cùng có mặt khi đăng ký kết hôn

- Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo khoản 1 nêu trên, nếu thấy đủ điều kiện kết hôn theo quy định Luật Hôn nhân và gia đình, công chức tư pháp - hộ tịch ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch, cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ hộ tịch

- Hai bên nam, nữ cùng ký vào Giấy chứng nhận kết hôn;

Công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức trao GCN kết hôn cho hai bên nam, nữ Trường hợp cần xác minh điều kiện kết hôn của hai bên nam,

nữ thì thời hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc

Như vậy, trong trường hợp đăng ký kết hôn hai bên nam nữ phải có mặt khi đăng ký kết hôn nên không thể ủy quyền cho người khác có mặt đăng ký kết hôn

(2) Ly hôn: Có thể ủy quyền cho người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp để làm

một số thủ tục khi ly hôn, tuy nhiên đương sự nhất thiết phải có mặt tại phiên tòa để giải quyết vụ việc ly hôn Đối với việc ly hôn, đương sự không được ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng Trường hợp cha, mẹ, người thân thích khác yêu cầu Tòa án giải quyết ly hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 51 Luật hôn nhân và gia đình thì họ là người đại diện

(3) Lập di chúc, công chứng di chúc: Khoản 1 Điều 56 Luật Công chứng 2014

quy định về công chứng di chúc như sau: “Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu

công chứng di chúc, không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc”.

(4) Đề nghị cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2: Căn cứ khoản 2 Điều 46 Luật lý lịch

tư pháp 2009 quy định thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 như sau:

“Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 thì không được ủy

quyền cho người khác làm thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp”.

(5) Người được ủy quyền có quyền, lợi ích đối lập với người ủy quyền tại cùng

vụ việc: Trường hợp không được làm người ủy quyền theo khoản 1 Điều 87

Luật Tố tụng dân sự 2015 như sau:

“- Nếu người được ủy quyền cũng là đương sự trong cùng một vụ việc với người được đại diện mà quyền và lợi ích hợp pháp của họ đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của người được đại diện thì không được làm người đại diện

- Nếu người được ủy quyền đang là người đại diện theo pháp luật trong tố tụng dân

sự cho một đương sự khác mà quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự đó đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của người được đại diện trong cùng một vụ việc.

Như quy định nêu trên, người được ủy quyền nếu có quyền và lợi ích hợp pháp đối lập với người được ủy quyền thì không thể thực hiện việc ủy quyền được”.

Khoản 5, điều 81 Luật các tổ chức tín dụng quy định “Chủ tịch và thành viên Hội

đồng quản trị không được ủy quyền cho những người không phải là thành viên Hội đồng quản trị thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình”.

(6) Đăng ký nhận cha, mẹ, con: Tại Điều 25 Luật Hộ tịch 2014 quy định về thủ

tục đăng ký nhận cha, mẹ, con như sau: “Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con

nộp tờ khai theo mẫu quy định và chứng cứ chứng minh quan hệ cha con hoặc mẹ con cho cơ quan đăng ký hộ tịch Khi đăng ký nhận cha, mẹ, con các bên phải có mặt”.

Chương II: Phân tích và nhận xét hồ sơ sưu tầm về công chứng hợp đồng ủy quyền

1 Tóm tắt nội dung việc công chứng:

a) Nội dung:

Ông Lê Văn B (sinh năm: 1985; mang căn cước công dân số: 084085002888,

thường trú tại: ấp Long T, xã Long Đ, thành phố Trà Vinh, tỉnh Trà Vinh) cùng vợ là

bà Nguyễn Thị Minh Th (sinh năm: 1984; mang căn cước công dân số:

084184003444 thường trú tại: số 333/55, ấp Long B, phường 4, thành phố Trà Vinh, tỉnh Trà Vinh) là những người có quyền sở hữu, sử dụng đối với xe mô tô Honda màu

trắng mang biển số 84B1-96666 theo Giấy chứng nhận đăng ký mô tô, xe gắn máy số

84 019000 do Phòng Cảnh sát giao thông Công an tỉnh Trà Vinh cấp ngày 03/02/2022 Ngày 26/11/2024, tại trụ sở Văn phòng công chứng Phú Vinh, ông B và bà Th đã đến đề nghị công chứng viên công chứng hợp đồng ủy quyền xe mô tô nêu trên cho

ông Lưu Văn H (sinh năm: 1997; mang căn cước công dân số: 084097008333 thường

trú tại: số 77, khóm 7, phường 1, thành phố Trà Vinh, tỉnh Trà Vinh) Theo đó, ông B

và bà Th đã ủy quyền cho ông H được quyền thay mặt và toàn quyền quản lý, sử dụng, định đoạt và quyết định mọi thủ tục mua bán, định giá và nhận tiền mua bán, trao đổi,