TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức
1.1.1 Một số thông tin chung về công ty
Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Đức An Phát là doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn một thành viên, được thành lập theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam Công ty hoạt động dưới giấy phép kinh doanh số 2300774537, do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp ngày 26/02/2013.
Ngày bắt đầu hoạt động: 01/04/2014 ( Đã hoạt động 8 năm).
Công ty hiện đang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ và chế tạo, sản xuất đồ gỗ công nghiệp Địa chỉ công ty tọa lạc tại Thôn Mao Lại, Xã Phượng Mao, Huyện Quế Võ, Tỉnh Bắc Ninh Tính đến ngày 20/02/2022, công ty có tổng số 39 nhân viên đang làm việc và vẫn duy trì trạng thái hoạt động.
Vốn chủ sở hữu ban đầu: 3.000.000.000 VNĐ
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát được thành lập vào năm
Năm 2014, công ty bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực Vận tải với đội xe chỉ 5 chiếc, hiện đã mở rộng lên 12 chiếc với nhiều trọng tải khác nhau, đáp ứng nhu cầu vận chuyển cho cả công ty và khách hàng Nhận thấy nhu cầu cao về sản phẩm đồ gỗ công nghiệp, đặc biệt là pallet gỗ, công ty đã đầu tư vào máy móc để sản xuất pallet cung cấp cho thị trường Bắc Ninh Từ một máy xẻ và một lò sấy ban đầu, công ty đã mở rộng quy mô với 4 máy xẻ cơ khí và 2 lò sấy công nghiệp, đạt sản lượng 20.000 pallet mỗi tháng.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
1.2.1.1 Khả năng cung cấp dịch vụ
Đội xe của công ty bao gồm 10 xe tải, 2 xe con và 9 tài xế, với trọng tải đa dạng từ 1 đến 8 tấn Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa cho khách hàng tại tỉnh Bắc Ninh, đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
Cụ thể về đội xe của công ty được thể hiện trong bảng 1.1.
Danh sách đội xe của công ty
TT Loại xe Số lượng
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận tải cho ba khách hàng chính, bao gồm Công ty Sản xuất và Thương mại TC Việt Nam, Công ty Nội thất và Kiến trúc Kim Hoàn, và Công ty TNHH Thiết bị điện Kinh Bắc.
1.2.2 Hoạt động sản xuất pallet gỗ
Quy trình sản xuất pallet gỗ của công ty được mô hình hóa theo sơ đồ 1.1.
Sơ đồ 1 1 Quy trình sản xuất pallet gỗ
Nguồn: Tự tổng hợp từ quy trình của công ty
1.2.2.2 Năng lực và khả năng sản xuất
Với 4 máy xẻ cơ khí cùng với hai lò sấy công nghiệp, hoạt động liên tục với 10 nhân công có thể đảm bảo công suất 20.000 pallet gỗ trên một tháng, bao gồm hai dòng sản phẩm chính:
SẤY KHÔ VÀ KHỬ TRÙNG, MỐI MỌT
BÀO, CẮT VÀ TRÀ NHÁM THANH GỖ
LIỆU ĐÓNG VÀ LƯUKHO THÀNHPHẨM
Pallet gỗ 4 hướng nâng Pallet gỗ 2 hướng nâng
Cùng với các sản phẩm được cá nhân hoá theo đơn đặt hàng riêng của khách hàng.
Công ty chuyên cung cấp pallet gỗ phục vụ cho ba khách hàng chính là Công ty TNHH Mirae GTC Vietnam, Công ty TNHH Synotech Vietnam và Công ty TNHH Jinfu Vietnam.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện ở sơ đồ 1.2.
Tổ chức bộ máy công ty
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải Đức An Phát tổ chức bộ máy theo mô hình chức năng Mỗi phòng ban thực hiện một chức năng, nhiệm vụ riêng biệt nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp Với mô hình tổ chức bộ máy theo chức năng, công ty chuyên môn hóa được từng chức năng, nhiệm vụ Cụ thể như sau:
Giám đốc điều hành là đại diện pháp lý của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và doanh nghiệp về các mối quan hệ đối ngoại cũng như kết quả hoạt động Bên cạnh đó, giám đốc điều hành còn giám sát và điều hành các hoạt động chung trong công ty, đảm bảo rằng công ty phát triển đúng hướng và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Phòng hành chính nhân sự có các nhiệm vụ:
Thực hiện báo cáo về tình hình nhân sự, theo dõi và quản lý nhân sự, đồng thời tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân sự theo kế hoạch của công ty.
Tổ chức và triển khai nội quy lao động của công ty, theo dõi và quản lý lao động, đồng thời đề xuất khen thưởng Đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động liên quan đến lương, thưởng, trợ cấp và phúc lợi Phối hợp với phòng kế toán để thực hiện thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các chế độ chính sách cho người lao động và đóng bảo hiểm theo quy định của Nhà nước và công ty.
Phòng kế toán thực hiện các chức năng:
Công tác kế toán trong doanh nghiệp được thực hiện hàng ngày và định kỳ, với trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh tình hình kinh doanh theo các quy định và thông tư của nhà nước.
Thực hiện việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị định kỳ của công ty.
Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của công ty là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế sẽ giúp công ty tối ưu hóa hoạt động và tăng cường lợi nhuận Đội xe đảm nhận việc thực hiện các đơn hàng vận chuyển, đồng thời hỗ trợ các kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Xưởng sản xuất thực hiện hoạt động sản xuất chính của doanh nghiệp.
1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Thông tin tài chính của công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát trong vòng ba năm 2019, 2020 và 2021 được thể hiện qua bảng 1.2.
Tình hình tài chính công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát Đơn vị tính : VNĐ
2 Tiền và các khoản tương đương tiền
Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
1.4.3 Đánh giá khái quát tình hình tài chính của của công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Tình hình tài chính của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát được thể hiện một cách khái quát qua bảng 1.3.
Tình hình tài chính công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
MỨC ĐỘ ĐỘC LẬP TÀI CHÍNH
1 Hệ số tự tài trợ (lần) 0.37 0.43 0.40
2 Hệ số tài trợ TSCĐ (lần) 0.47 0.60 0.56
3 Hệ số khả năng thanh toán tổng quát (lần)
5 Tỷ suất sức sinh lời của vốn chủ sở hữu (ROE) (lần)
6 Tỷ suất sức sinh lời trên doanh thu ( ROS) (lần)
8 Tốc độ tăng trưởng doanh thu thuần (%)
9 Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận(%)
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Thương mại và Vận Tải Đức An Phát Nhận xét:
Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ yếu dựa vào nguồn vốn vay để duy trì hoạt động Hệ số tự tài trợ và tài trợ tài sản cố định của công ty đều nhỏ hơn 1, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro trong dài hạn nếu không duy trì được nguồn vốn vay Công ty chủ yếu sử dụng nợ vay ngắn hạn để tài trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, điều này tạo ra rủi ro vì tài sản chủ yếu của công ty là các tài sản dài hạn như ô tô.
Công ty hiện đang duy trì khả năng sinh lợi ấn tượng, được phản ánh qua các chỉ số ROE và ROS Đặc biệt, trong năm 2021, công ty đã ghi nhận mức tăng trưởng lợi nhuận đột phá lên tới 33.1%, cho thấy đà tăng trưởng mạnh mẽ của mình.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát được tổ chức theo mô hình tập trung, với phòng kế toán đặt tại trụ sở chính Phòng kế toán này không chỉ thực hiện mà còn chịu trách nhiệm trực tiếp cho toàn bộ công tác kế toán trong toàn doanh nghiệp.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện trong sơ đồ 2.1.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong bộ máy kế toán của công ty:
Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp):
Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành công việc trong phòng kế toán, kế toán trưởng quản lý và ghi chép tài chính của đơn vị theo quyền hạn và chức năng được quy định bởi nhà nước.
Lập kế hoạch hoạt động cho hoạt động kế toán của công ty.
Tư vấn cho giám đốc thông tin tài chính nhằm đưa ra các quyết định cho công ty.
Thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp bao gồm kiểm tra tính chính xác trong hạch toán, kiểm tra sổ chi tiết tài khoản, kết chuyển và phân bổ chi phí, cũng như đối chiếu số liệu giữa các phần việc chi tiết và sổ tổng hợp Ngoài ra, lập các mẫu báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các tài liệu liên quan đến chế độ tài chính nhà nước cũng là nhiệm vụ quan trọng.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tiền mặt tại công ty, thực hiện các nghiệp vụ thu chi và đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ đi kèm Việc này giúp tránh thiếu sót trong quá trình kiểm tra của cơ quan thuế Hàng ngày và hàng tháng, thủ quỹ căn cứ vào các phiếu thu và phiếu chi hợp lệ để ghi sổ quỹ tổng hợp, đồng thời lưu trữ thông tin để thông báo cho kế toán trưởng khi cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thu chi.
Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động TSCĐ trong công ty; trích khẩu hao TSCĐ; theo dõi tính hình sửa chữa, thanh lý TSCĐ…
Kế toán vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi hàng hóa cũng như vật tư trong kho của doanh nghiệp Nó giúp kiểm soát tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa, đồng thời ghi chép đầy đủ vào các sổ sách kế toán liên quan đến kho.
Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự, bao gồm việc lập hồ sơ theo dõi nhân viên và diễn biến nhân sự trong công ty Ngoài ra, kế toán tiền lương còn đảm nhiệm việc lập bảng thanh toán lương cùng các khoản trích theo lương, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình chi trả.
Kế toán chi phí và tính giá thành là quá trình kiểm tra hạch toán của kế toán viên, lập bảng cân đối kế toán, và đảm bảo tính hợp lý của hệ thống kho Việc này giúp xác định chính xác giá thành sản phẩm, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
Kế toán bán hàng và thanh toán:
Theo dõi và phản ánh các giao dịch thanh toán chi tiết với người bán, nhân viên khách hàng của công ty.
Quản lý và chịu trách nhiệm về tình hình thu nợ và đảm bảo cập nhật dữ liệu kế toán chính xác cho phần mềm.
Lập hóa đơn thanh toán cho các khoản chi của công ty và đối chiếu hàng ngày với sổ sách liên quan để đảm bảo tính chính xác Theo dõi tài khoản phải thu và phải trả, đồng thời lập báo cáo về tuổi nợ nhằm lên lịch thu nợ và thanh toán kịp thời.
Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Chế độ kế toán tại công ty được áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, bao gồm các thành phần chính như hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán.
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ trong việc tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) Khi phát hành hóa đơn bán hàng, công ty sẽ ghi rõ giá bán chưa bao gồm thuế, số thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán của khách hàng Để quản lý thuế, công ty sử dụng tài khoản 333 để ghi nhận số thuế phải nộp và tài khoản 133 để phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giúp theo dõi chi tiết sự biến động của từng loại hàng hóa thông qua quá trình nhập và xuất kho.
Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam Đồng.
Công ty quy định niên độ kế toán là từ 01/01 năm dương lịch và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm đó.
Công ty tuân thủ 26 Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) cùng các văn bản hướng dẫn từ Nhà Nước do Bộ Tài chính ban hành Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn và chế độ kế toán hiện hành.
Giá nguyên vật liệu (NVL) nhập kho được xác định là giá ghi trên hóa đơn, không bao gồm thuế GTGT, chi phí vận chuyển và bốc dỡ, đã trừ các khoản chiết khấu thương mại cùng giảm giá hàng bán Hiện tại, công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá xuất NVL.
Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng, trong đó kế toán xác định tỷ lệ khấu hao dựa trên thời gian sử dụng kinh tế của tài sản Phương pháp này phù hợp với tình hình tài sản cố định (TSCĐ) của doanh nghiệp.
Phương pháp tính giá thành sản phẩm được công ty sử dụng là phương pháp trực tiếp.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm danh mục chứng từ, các mẫu biểu và phương pháp ghi chép cho từng loại chứng từ Danh mục này gồm 37 mẫu biểu, được phân loại thành 5 loại khác nhau.
Loại 1 - Lao động tiền lương gồm 12 chứng từ
Loại 2 - Hàng tồn kho gồm 7 chứng từ
Loại 3 - Bán hàng gồm 2 chứng từ
Loại 4 - Tiền tệ gồm 10 chứng từ
Loại 5 - Tài sản cố định gồm 6 chứng từ
Bộ Tài chính đã hướng dẫn cách sử dụng một số chứng từ đi kèm với các văn bản khác Danh mục chứng từ kế toán doanh nghiệp được quy định trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, mà công ty hiện đang áp dụng, được trình bày trong bảng 2.1.
Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán Công ty đang áp dụng
TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT
6 Bảng kê mua hàng 06-VT
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT
6 Biên lai thu tiền 06-TT
7 Bảng kê vàng tiền tệ 07-TT
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) 08b-TT
10 Bảng kê chi tiền 09-TT
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
2.2.2.1 Quy định về lập chứng từ kế toán của công ty
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động của công ty đều cần lập chứng từ kế toán một lần cho mỗi nghiệp vụ Chứng từ kế toán phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng và trung thực với nội dung của nghiệp vụ phát sinh Việc ghi chép trên chứng từ cần phải rõ ràng, không có tẩy xóa hay viết tắt Ngoài ra, số tiền ghi bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền ghi bằng số.
Chứng từ kế toán cần được lập đủ số liên theo quy định, và nếu lập nhiều liên, tất cả phải được tạo ra cùng một nội dung bằng máy tính Trong trường hợp đặc biệt không thể viết một lần cho tất cả, có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo tính nhất quán về nội dung và tính pháp lý Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải tuân thủ đầy đủ các quy định về nội dung.
2.2.2.2 Quy định về ký chứng từ kế toán
Tất cả chứng từ kế toán cần có chữ ký theo chức danh quy định để có giá trị thực hiện, trong khi chứng từ điện tử yêu cầu chữ ký điện tử hợp pháp Chữ ký phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, không sử dụng mực đỏ hay bút chì Đối với chứng từ chi tiền, chữ ký cần được ký theo từng liên Ngoài ra, chữ ký của một cá nhân phải nhất quán và giống với chữ ký đã đăng ký; nếu chưa đăng ký, chữ ký sau phải khớp với các chữ ký trước đó.
Chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) cùng với dấu đóng trên chứng từ phải khớp với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng Ngoài ra, chữ ký của Kế toán viên cũng phải giống với chữ ký đã được đăng ký với Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền không được phép ký thay cho người đứng đầu doanh nghiệp Hơn nữa, người được uỷ quyền cũng không có quyền uỷ quyền lại cho người khác.
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ không được phép ký chứng từ kế toán nếu chưa ghi đầy đủ nội dung theo trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán được quy định bởi Tổng Giám đốc doanh nghiệp nhằm tuân thủ luật pháp và yêu cầu quản lý, đồng thời đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và an toàn cho tài sản.
Kế toán các phần hành cụ thể
2.3.1 Kế toán TSCĐ tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát2.3.1.1 Quy trình mua sắm, thanh lý nhượng bán tài sản cố định
Việc mua sắm TSCĐ được tiến hành theo quyết định của Giám đốc điều hành.
Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát thường xuyên thực hiện các nghiệp vụ mua sắm và thanh lý trang thiết bị, máy móc Khi có quyết định mua sắm hoặc thanh lý TSCĐ, phòng kế toán sẽ lập bộ chứng từ liên quan Công ty thành lập Hội đồng giao nhận để thực hiện việc nhận TSCĐ mua về và giao TSCĐ thanh lý, nhượng bán Các chứng từ này sau đó được chuyển đến Kế toán TSCĐ để lập thẻ hoặc hủy thẻ TSCĐ, đồng thời lập bảng tính phân bổ TSCĐ qua phần mềm MISA SME.
2.3.1.2 Phân loại và đánh giá giá trị tài sản cố định tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Phân loại TSCĐ của công ty:
TSCĐ của công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh Để quản lý hiệu quả, công ty cần phân loại các TSCĐ thành các nhóm hợp lý.
TSCĐ của công ty có thể được chia thành: o Tài sản cố định hữu hình:
Nhà cửa vật chất kiến trúc gồm: Văn phòng công ty, xưởng sản xuất, nhà kho, bãi xe
Máy móc thiết bị bao gồm: Máy xẻ, lò sấy, máy phát điện
Phương tiện vận tải: Ô tô tải, xe nâng
Tài sản cố định khác o Tài sản cố định vô hình
Phần mềm quản lý doanh nghiệp
Quyền sử dụng đất Đánh giá giá trị của TSCĐ
Nguyên giá của tài sản cố định (TSCĐ) tại công ty TSCĐ chủ yếu tăng do hoạt động mua sắm Đối với các tài sản mua sắm, nguyên giá bao gồm giá mua thực tế, các khoản thuế không hoàn lại, và các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến TSCĐ cho đến khi tài sản được đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, như chi phí vận chuyển, bốc dỡ và lắp đặt.
Giá trị hao mòn: Giá trị hao mòn của TSCĐ là tổng số khấu hao lũy kế của TSCĐ đã trích được tính đến thời điểm báo cáo.
Giá trị còn lại = Nguyên giá TSCĐ – Hao mòn lũy kế
2.3.1.3 Kế toán chi tiết tài sản cố định tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức
Thủ tục, chứng từ o Chứng từ sử dụng
Liên quan đến kế toán TSCĐ, Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát sử dụng các chứng từ, sổ sách sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01-TSCĐ)
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06-TSCĐ)
Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 02-TSCĐ)
Hợp đồng mua bán, sửa chữa lớn TSCĐ
Hóa đơn mua TSCĐ do nhà cung cấp gửi
Hóa đơn vận chuyển mua, thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu 03-TSCĐ)
Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu 05-TSCĐ) là tài liệu quan trọng trong thủ tục tăng TSCĐ Ví dụ, vào ngày 8/11/2021, Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát đã mua một xe tải với giá 729.000.000 đồng, thời gian khấu hao được xác định là 9 năm Tài sản này được đưa vào sử dụng từ ngày 8/11/2021 và bắt đầu tính khấu hao từ ngày 1/12/2021.
Sau khi hoàn tất việc mua tài sản cố định, Công ty nhận được Hoá đơn GTGT Điện tử từ người bán Mẫu hoá đơn GTGT này được trình bày trong biểu 2.1.
Hoá đơn GTGT nhận được khi mua hàng
CÔNG TY TNHH MTV BẮC NINH TRƯỜNG HẢI
Mã số thuế (Tax code): 2300577049 Địa chỉ (Address): Km3, quốc lộ 18A, Phường Đại Phúc, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh Điện thoại (Tel): 0933 806 006
Số tài khoản ( Bank account): 52300494 – Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng – CN Bắc Ninh
Mẫu số (Form no) : 01GTKT0/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (VAT Invoice) Bản thể hiện của hoá đơn điện tử ( E-Invoice viewer) Ngày (Date) 08 tháng (month) 11 năm (year) 2021
Họ tên người mua hàng (Buyer):
Tên đơn vị (Company’s Name): Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Mã số thuế (Tax code): 2300774537 Địa chỉ (Address): Thôn Mao Lại, Xã Phượng Mao, Huyện Quế Võ, Tỉnh Bắc Ninh
Hình thức thanh toán (Payment method): TM/CK Số tài khoản (Bank account):
Tên hàng hóa, dịch vụ
(Name of goods or services) ĐVT
1 Ô tô tải FUSO Canter 6.5 Chiếc 1,00 729.000.000 729.000.000
Cộng tiền hàng (Total before VAT): 729.000.000 Thuế suất GTGT (VAT rate): 10 % Tiền thuế GTGT (VAT amount): 72.900.000 Tổng cộng tiền thanh toán (Total amount): 801.900.000
Số tiền viết bằng chữ (Total amount in words): Tám trăm linh một triệu chín trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng (Buyer) Người bán hàng (Seller)
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên)
( Signature, full name) ( Signature, full name)
Ký bởi: CÔNG TY TNHH MTV BẮC NINH TRƯỜNG HẢI
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) (Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát)
Sau khi ô tô được mua, nó sẽ được chuyển giao cho đội xe để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Quy trình bàn giao được ghi lại trong biên bản giao nhận tài sản cố định, cụ thể được trình bày trong Biểu 2.2.
Biên bản giao nhận TSCĐ Đơn vị:Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát Mẫu số 01- TSCĐ
Mao Lại – Phượng Mao – Quế Võ – Bắc Ninh (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ
Căn cứ Quyết định của Ban lãnh đạo công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát về việc bàn giao TSCĐ.
Ban giao nhận TSCĐ gồm:
- Ông: Nguyễn Đức Đại chức vụ: Giám đốc Đại diện bên giao
Ông Nguyễn Danh Huynh giữ chức vụ Trưởng đội xe, đại diện bên nhận tài sản cố định tại địa điểm giao nhận ở thôn Mao Lại, xã Phượng Mao, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh.
Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
Tên, ký hiệu quy cách (cấp hạng TSCĐ)
Năm đưa vào dụng sử
Công Tính nguyên giá tài sản cố định suất Giá mua (ZSX)
Tài liệu kỹ thuật kèm theo
(diện phí phí tích vận chạy thiết kế) chuyể n thử
DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO
Số thứ tự Tên, qui cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị
Kế toán trưởng bên nhận
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát o Thủ tục thanh lý TSCĐ
Vào ngày 14/11/2021, Công ty đã tiến hành thanh lý một ô tô Hyundai đã khấu hao hoàn toàn Ban thanh lý họp và quyết định thanh lý tài sản cố định này với nguyên giá 750.000.000 đồng và hao mòn lũy kế cũng là 750.000.000 đồng, dẫn đến giá trị còn lại là 0 đồng Giá trị thu hồi từ thanh lý đạt 60.000.000 đồng chưa bao gồm VAT 10%, và khoản thu đã được thực hiện qua tiền gửi ngân hàng Chi phí thanh lý là 2.000.000 đồng, đã được thanh toán bằng tiền mặt.
Khi phát hiện tài sản cố định không còn hiệu quả sử dụng và đã khấu hao hết, đội xe sẽ gửi đề nghị thanh lý cho Giám đốc theo biểu mẫu 2.3.
Biểu 2 3 Đơn đề nghị thanh lý TSCĐ
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI ĐỨC AN PHÁT
Thôn Mao Lại, Xã Phượng Mao, Huyện Quế Võ, Tỉnh Bắc Ninh
Quế Võ, ngày 12 tháng 10 năm 2021 ĐƠN ĐỀ NGHỊ
Kính gửi Giám đốc Công ty TNHH Thương mại và Vận Tải Đức An Phát, đội xe được giao nhiệm vụ quản lý phương tiện vận tải của công ty đã hoạt động trong nhiều năm Tuy nhiên, sau thời gian dài sử dụng, tài sản này đã khấu hao hoàn toàn và không còn hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng Tài chính – Kế toán, cùng với bộ phận Hành chính – Nhân sự và Đội xe công ty, đã tiến hành kiểm kê và lập danh sách các phương tiện cũ kỹ, lạc hậu với giá trị hao mòn gần hết Chúng tôi kính đề nghị Giám đốc xem xét và phê duyệt việc thanh lý những phương tiện này.
Giá trị thu hồi ước tính
GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ ĐỘI XE
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Sau khi đơn đề nghị được phê duyệt, công ty tiến hành thanh lý TSCĐ Nội dung hoat động thanh lý TSCĐ được thể hiện trong biểu mẫu 2.4.
Biên bản thanh lý TSCĐ Đơn vị:Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát Mẫu số 02- TSCĐ
Mao Lại – Phượng Mao – Quế Võ – Bắc Ninh (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ
Dựa trên Đơn đề nghị thanh lý ngày 12 tháng 10 năm 2021 từ Phòng Kỹ thuật – Vật tư của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát, Giám đốc đã phê duyệt yêu cầu này.
I Ban thanh lý TSCĐ gồm: Ông: Nguyễn Đức Đại Chức vụ: Giám đốc công ty Trưởng ban Bà:Nguyễn Thị Mai Chức vụ:.Kế toán trưởng Uỷ viên Bà:Nguyễn Thị Phương Chức vụ: Nhân viên kế toán Uỷ viên
II Tiến hành thanh lý TSCĐ:
- Tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) TSCĐ: Xe tải HYUNDAI………
- Nước sản xuất (xây dựng): Hàn Quốc
- Năm đưa vào sử dụng: 2014 Số thẻ TSCĐ: TSCĐ/03
- Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 750.000.000
- Giá trị còn lại của TSCĐ 0
III Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ:
TSCĐ theo giá thị trường là 60.000.000 đồng, chấp nhận bán giá thanh lý với giá 60.000.000 đồng (chưa thuế GTGT 10%).
Trưởng Ban thanh lý (Ký, họ tên)
IV Kết quả thanh lý TSCĐ:
- Chi phí thanh lý TSCĐ : 2.000.000 (viết bằng chữ) Hai triệu đồng chẵn
- Giá trị thu hồi : 60.000.000 (viết bằng chữ) Sáu mươi triệu đồng chẵn
- Đã ghi giảm sổ TSCĐ ngày 14 tháng 11 năm 2021
Ngày 14 tháng 11 năm 2021 Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên)Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng (Biểu 2.5, trang), khi khách hàng thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Giấy báo có của ngân hàng
Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Quy trình ghi sổ chi tiết TSCĐ tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức
Kế toán TSCĐ nhập dữ liệu từ bảng tổng hợp chứng từ vào phần mềm kế toán MISA SME Với dữ liệu đầy đủ, kế toán có khả năng xuất Thẻ TSCĐ và Sổ TSCĐ.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI ĐỨC AN PHÁT
Ưu điểm
3.1.1 Ưu điểm trong việc tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty được thiết lập theo hình thức tập trung, với tất cả các công việc kế toán được thực hiện tại bộ phận kế toán, bao gồm nhận, kiểm tra, chuẩn bị và ghi chép chứng từ, cũng như nhập liệu và quản lý thông qua phần mềm MISA SME Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, với các hoạt động kinh doanh được phòng kế toán phản ánh dựa trên hóa đơn, chứng từ trên hệ thống phần mềm và sổ sách kế toán Hệ thống được thiết kế tối ưu xung quanh Kế toán trưởng, phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty, đồng thời phân rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng nhân viên, tạo điều kiện cho mối quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa các nhân viên.
Đội ngũ kế toán của công ty có trình độ chuyên môn cao, năng động và nhanh nhạy với các thay đổi trong quy định kế toán của Nhà nước Công việc được phân công rõ ràng, phù hợp với năng lực từng kế toán viên, giúp tránh lãng phí nguồn lực và nâng cao hiệu quả làm việc Sự kết hợp giữa những nhân viên dày dạn kinh nghiệm và các nhân sự trẻ được đào tạo bài bản tại các trường Đại học, Học viện trên toàn quốc càng làm tăng thêm tính chuyên nghiệp cho bộ máy kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống kế toán MISA SME nhằm nâng cao hiệu quả công việc kế toán, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác, đồng thời thông báo kịp thời cho giám đốc về những biến động trong tình hình kinh doanh.
Từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp với thực tiễn hoạt động hiện tại.
3.1.2 Ưu điểm trong việc tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Công ty tuân thủ các chính sách kế toán hiện hành theo quy định của nhà nước, áp dụng kỳ kế toán và niên độ kế toán hợp lý Việc sử dụng các phương pháp kế toán hàng tồn kho, tính thuế GTGT và khấu hao tài sản cố định không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.
Công ty tổ chức hệ thống chứng từ kế toán theo quy định hiện hành, đảm bảo chứng từ đầy đủ, rõ ràng và chính xác, phản ánh đầy đủ chữ ký của các bên liên quan Hệ thống luân chuyển chứng từ được thực hiện khoa học, giúp các chứng từ đến đúng bộ phận và tránh nhầm lẫn Các chứng từ bị lỗi sẽ được chuyển đến kế toán tổng hợp để xử lý Đối với chứng từ nội bộ phục vụ quản trị, công ty sử dụng một số chứng từ đặc thù nhằm đáp ứng yêu cầu và tính chất hoạt động quản trị, vẫn trong khuôn khổ pháp luật.
Doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC, đảm bảo tuân thủ quy chế công tác kế toán đã được quy định rõ ràng.
Doanh nghiệp áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quy định hiện hành với hình thức Nhật ký chung, mang lại sự đơn giản và dễ dàng trong việc ghi chép, theo dõi và rà soát Hình thức này không chỉ phù hợp với xu thế chung mà còn tương thích với thực tế bộ máy kế toán của công ty, giúp đơn giản hóa quá trình kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót Sổ sách được bảo quản an toàn, khoa học, dễ sử dụng thông qua việc lưu trữ cả thủ công trong tủ khóa và trên phần mềm máy tính của công ty.
Tồn tại trong tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức An Phát
Công tác đối chiếu sổ sách thường bị xem nhẹ do nhân viên kế toán phụ thuộc vào phần mềm, dẫn đến sai sót khi phần mềm gặp sự cố Việc đối chiếu diễn ra định kỳ cũng làm tăng khả năng xảy ra sai sót và gây khó khăn trong việc xác định nguyên nhân do ghi chép đã được thực hiện từ trước.
Việc Kế toán trưởng kiêm nhiệm công việc của kế toán tổng hợp có thể dẫn đến quá tải công việc Mặc dù mô hình này nhằm tiết kiệm nguồn lực, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể gây ra hiệu ứng ngược.
Công ty chưa chú trọng đến việc thực hiện và lập báo cáo quản trị nội bộ, dẫn đến việc các báo cáo về hiệu quả sản xuất và sử dụng chi phí chưa được quan tâm đúng mức.
Công ty hiện chưa thiết lập quy trình và hoạt động kiểm soát hiệu quả cho công tác kế toán Kế toán là một phần quan trọng, ảnh hưởng lớn đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, đồng thời tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót và gian lận trong quá trình thực hiện.
Một số giải pháp đề xuất
Dựa trên những đánh giá về bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty, tôi xin đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức kế toán và cải thiện bộ máy kế toán của công ty.
3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Khi khối lượng công việc tăng cao, công ty nên xem xét bổ sung vị trí kế toán tổng hợp để tách biệt với nhiệm vụ của kế toán trưởng, từ đó đảm bảo hiệu quả và khả năng xử lý công việc tốt hơn.
Kế toán trưởng cần thường xuyên cập nhật các chính sách và quy định mới về kế toán để nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại doanh nghiệp Bên cạnh đó, họ cũng nên củng cố vai trò tư vấn chiến lược cho giám đốc Công ty trong các hoạt động quan trọng.
3.3.2 Công tác tổ chức kế toán
Công ty cần chú trọng và đầu tư nhiều nguồn lực vào việc thực hiện các báo cáo quản trị, vì những báo cáo này không chỉ phản ánh tình hình nội bộ mà còn giúp cải thiện hiệu quả sử dụng chi phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Trong phần hành kế toán bán hàng, việc tách riêng lập chứng từ xuất kho và hóa đơn bởi hai vị trí khác nhau là cần thiết để giảm thiểu sai sót và ngăn chặn gian lận trong quá trình bán hàng.
Để hạn chế sai sót và chênh lệch trong công tác quản lý, việc kiểm tra và đối chiếu số liệu sổ sách cần được thực hiện thường xuyên Đồng thời, việc xuất sổ Nhật ký chung và sổ Cái cũng nên diễn ra định kỳ nhằm đảm bảo hiệu quả theo dõi thông tin và tránh những sai sót không đáng có.
Công ty nên tổ chức định kỳ các khóa đào tạo ngắn hạn về kế toán để nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng xử lý nghiệp vụ cho các kế toán viên Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Việt Nam đang hướng tới việc đồng bộ và chuẩn hóa hệ thống chuẩn mực kế toán theo tiêu chuẩn quốc tế.
Vào thứ năm hàng tuần, công ty nên tiến hành đánh giá thường xuyên về hoạt động kế toán, nhằm nhận diện những vấn đề cần cải thiện và đề xuất các phương án nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Vào thứ sáu, thực hiện các thủ tục kiểm soát quy trình kế toán bằng cách thường xuyên kiểm tra và đối chiếu tài liệu, bổ sung các chốt bảo vệ cho tài sản cố định của công ty; tiến hành kiểm kê định kỳ và đánh số hóa đơn cùng chứng từ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.