Báo cáo nghiên cứu khoa học Đề tài báo cáo thực tế mô tả thông tin về mẫu chứng từ phiếu chi tại công ty tnhh minh hòa

* Hoá đơn, chứng từ hợp lệ phải đảm bảo các nội dung chủ yếu: - Hóa đơn được lập phải do Bộ Tài chính phát hành, trường hợp hóa đơn của doanh nghiệp phải được đặt in theo quy định về in

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-

——– -NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Đề tài: Báo cáo thực tế mô tả thông tin về mẫu chứng từ phiếu chi tại công

ty TNHH MINH HÒA

Giảng viên: Nguyễn Thị Thanh Huyền

Sinh viên thực hiện: Nhóm 2

HÀ VĂN NAM 23K4090087

NGUYỄN THỊ YẾN NHI 23K4090103

NGÔ VIẾT THÌN 23K4090175

TRẦN GIA BẢO 23K4090011

MỤC LỤC

PHẦN 1: TỔNG QUAN LÝ THUYẾT 2

1 Khái niệm và phân loại (Theo điều 3, Luật Kế toán năm 2015) 2

1.1 Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán 2

1.2 Phân loại chứng từ kế toán 2

1.2.1 Phân loại chứng từ về mặt hình thức: 2

1.2.2 Phân loại theo nội dung kinh tế 2

1.2.3 Phân loại theo trình tự xử lý và công dụng của chứng từ 3

2 Nội dung của chứng từ kế toán 3

2.1 Nội dung , yêu cầu khi lập chứng từ 3

2.2 Cách lập một chứng từ kế toán 5

2.2.1 Xác định loại chứng từ cần lập 5

2.2.2 Thu thập và kiểm tra thông tin 5

2.2.3 Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc trên chứng từ 5

2.2.4 Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ 6

2 2.5 Phân loại và lưu trữ chứng từ 6

2.3 Ý nghĩa: 6

PHẦN 2: NỘI DUNG THỰC TẾ: 7

1 Nội dung chứng từ 7

1.1 Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán 7

1.2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ 7

1.3 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán 7

1.4 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán 8

1.5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh 8

1.6 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính 8

1.7 Chữ ký, họ và tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đên chứng từ 9

2 Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi thực tế của công ty 9

3 Quy trình về bảo quan và lưu trữ phiếu chi thực tế của công ty 10

PHẦN 3: KẾT LUẬN 11

1 Ưu điểm 11

1.1 Tính pháp lý và minh bạch trong giao dịch 11

1.2 Công cụ quản lý tài chính hiệu quả 11

2 Nhược Điểm 11

2.1 Chi phí lưu trữ và xử lý chứng từ 12

2.2 Khó khăn trong việc truy xuất thông tin 12

3 Rủi ro 12

3.1 Rủi ro về gian lận và giả mạo chứng từ 12

3.2 Rủi ro mất mát và hư hỏng chứng từ 12

3.3 Rủi ro bảo mật thông tin 13

4 Giải pháp giảm thiểu nhược điểm và rủi ro 13

4.1 Áp dụng số hóa chứng từ 13

4.2 Tăng cường quy trình kiểm soát nội bộ 13

PHẦN 1: TỔNG QUAN LÝ THUYẾT

1 Khái niệm và phân loại (Theo điều 3, Luật Kế toán năm 2015)

1.1 Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

1.2 Phân loại chứng từ kế toán

1.2.1 Phân loại chứng từ về mặt hình thức:

a) Chứng từ giấy: Là chứng từ văn bản bằng giấy Ví dụ như, Hóa đơn bán

hàng, Vé, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, giấy báo Có

b) Chứng từ điện tử: Là chứng từ kế toán khi có các nội dung lưu trữ dưới

dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như, băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

1.2.2 Phân loại theo nội dung kinh tế

a) Nhóm 1 Lao động tiền lương, 12 mẫu, gồm: Bảng chấm công; Bảng

chấm công làm thêm giờ; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán tiền thưởng; Giấy đi đường; Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành; Bảng thanh toán làm thêm giờ; Bảng thanh toán tiền thuê ngoài; Hợp đồng giao khoán; Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán; Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội

b) Nhóm 2 Hàng tồn kho, 07 mẫu, gồm: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho;

Biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hóa; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ (CCDC), sản phẩm, hàng hóa; Bảng kê mua hàng; Bảng phân bổ NVL, CCDC

c) Nhóm 3 Bán hàng, 02 mẫu, gồm: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi;

Thẻ quầy hàng

d) Nhóm 4 Tiền tệ, 10 mẫu, gồm: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm

ứng; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Biên lai thu tiền;

Bảng kê vàng tiền tệ; Bảng kiểm kê quỹ (VND); Bảng kiểm kê quỹ (ngoại tệ, vàng tiền tệ); Bảng kê chi tiền

) Nhóm 5 Tài sản cố định, 06 mẫu, gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên

bản thanh lý TSCĐ; Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Biên bản kiểm kê TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

1.2.3 Phân loại theo trình tự xử lý và công dụng của chứng từ

Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành chứng từ gốc

và chứng từ tổng hợp (còn gọi là chứng từ ghi sổ)

a) Chứng từ gốc: Là chứng từ ban đầu, được lập trực tiếp ngay khi nghiệp

vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý của các giao dịch nên có giá trị ghi sổ kế toán

b) Chứng từ tổng hợp: Là chứng từ được lập từ việc tổng hợp chứng từ

gốc cùng loại theo nội dung nghiệp vụ kinh tế và yêu cầu quản lý Chứng từ tổng hợp có giá trị pháp lý khi có chứng từ gốc đi kèm Việc lập chứng từ tổng hợp nhằm tạo thuận lợi cho việc ghi chép, xử lý số liệu kế toán (Giảm các thao tác ghi sổ, xây dựng hệ thống luân chuyển chứng từ hợp lý)

2 Nội dung của chứng từ kế toán

2.1 Nội dung , yêu cầu khi lập chứng từ

* Nội dung bắt buộc của chứng từ kế toán bao gồm:

1 Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.

3 Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.

4 Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

6 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số;

bằng chữ

7 Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt, những người có liên quan đến

chứng từ

* Yêu cầu lập chứng từ:

- Cần phải lập đủ và đúng theo số liên quy định

- Việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ và có tính khách quan trung thực Phải đầy đủ các yếu tố như gạch các ô trống, không tẩy xóa thông tin Trường hợp viết sai thì không cần xé rời khỏi cuốn, chỉ huỷ bỏ và lập cái mới Đặc biệt là không ký tên trên chứng từ trắng mẫu in sẵn

* Hoá đơn, chứng từ hợp lệ phải đảm bảo các nội dung chủ yếu:

- Hóa đơn được lập phải do Bộ Tài chính phát hành, trường hợp hóa đơn của doanh nghiệp phải được đặt in theo quy định về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn

- Những hóa đơn không hợp pháp là những hóa đơn giả và hóa đơn tự

in theo quy định của doanh nghiệp chưa qua thông báo phát hành hóa đơn với

cơ quan thuế   

- Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn

- Chi phí hợp lý, hợp lệ phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp chỉ mới đáp ứng 03 yêu cầu cơ bản

- Ngoài ra, hóa đơn chứng từ cần phải đảm bảo các nội dung sau:

+ Ghi đầy đủ rõ ràng ngày tháng hóa đơn, thông tin khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản,…

+ Ghi chính xác, rõ ràng tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thành toán…

+Phải có đầy đủ chữ ký, người mua, bán, giám đốc Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải đóng dấu treo và có giấy ủy quyền, và người được ủy quyển

ký vào đây Hóa đơn bán hàng qua mạng, điện thoại thì phần chữ ký người mua phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại

+ Hóa đơn hợp lệ dùng là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Ngoài những điểm trên thì các bạn cần chú ý:

o Không vượt định mức như tiêu hao nguyên vật liệu

o Không vượt các định mức khống chế

o Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng thì mới được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

2.2 Cách lập một chứng từ kế toán

2.2.1 Xác định loại chứng từ cần lập

Tùy thuộc vào giao dịch hoặc nghiệp vụ phát sinh, bạn phải chọn loại chứng từ phù hợp như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, bảng lương, biên lai, hợp đồng, v.v

Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp, bạn sẽ lập hóa đơn mua hàng Khi nhận tiền từ khách hàng, lập phiếu thu

2.2.2 Thu thập và kiểm tra thông tin

Nội dung giao dịch: Bạn cần có thông tin chi tiết về giao dịch hoặc

nghiệp vụ tài chính xảy ra (mua, bán, thanh toán, lương, v.v.)

Các bên tham gia giao dịch: Bao gồm thông tin của các bên liên quan

(tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có)

Số liệu: Kiểm tra chính xác số lượng, đơn giá, và tổng giá trị của các

hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản thanh toán

2.2.3 Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc trên chứng từ

Một chứng từ kế toán thông thường sẽ bao gồm các thông tin sau:

-Tên chứng từ: Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn mua hàng, v.v

-Số chứng từ: Mỗi chứng từ phải có số thứ tự riêng để dễ theo dõi và quản lý -Ngày, tháng, năm lập chứng từ: Ngày lập chứng từ là ngày xảy ra giao dịch hoặc nghiệp vụ kinh tế

-Tên và địa chỉ của các bên: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của các bên tham gia -Nội dung giao dịch: Miêu tả ngắn gọn nội dung nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính (ví dụ: thanh toán tiền hàng, thu tiền khách hàng, v.v.)

-Số tiền giao dịch: Điền đầy đủ số lượng, đơn giá, và tổng giá trị bằng số và chữ -Chữ ký: Chứng từ cần phải có chữ ký của các bên liên quan như người lập, người duyệt, người nhận, người giao hàng, v.v

2.2.4 Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

Đảm bảo mọi thông tin trên chứng từ là chính xác, không có sai sót hoặc tẩy xóa

Nếu cần sửa chữa, phải có xác nhận của người lập và các bên liên quan

2 2.5 Phân loại và lưu trữ chứng từ

 Sau khi lập xong chứng từ, cần lưu giữ bản gốc của chứng từ kế toán để đối chiếu và làm cơ sở ghi sổ sách kế toán

 Chứng từ cần được sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc loại chứng từ, đồng thời phải được bảo quản theo quy định của pháp luật (thông thường 5-10 năm)

Ví dụ: lập Phiếu thu.

1 Tên chứng từ: Phiếu thu

2 Số chứng từ: 001/PT

3 Ngày lập chứng từ: 10/10/2024

4 Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH ABC

5 Nội dung: Thu tiền bán hàng hóa

6 Số tiền: 10.000.000 đồng (ghi bằng số), Mười triệu đồng (ghi bằng chữ)

7 Chữ ký: Người lập phiếu, người duyệt, người nhận tiền

2.3 Ý nghĩa:

Có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán,

kiểm soát nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và

của số liệu ghi chép trên sổ kế toán

+ Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng

như toàn bộ công tác kế toán

+ Lập chứng từ kế toán đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ,

là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại

+ Là căn cứ cho công tác kiểm tra thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh

doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi

lãng phí tài sản của đơn vị

+ Là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với

nhà nước của đơn vị

PHẦN 2: NỘI DUNG THỰC TẾ :

1 Nội dung chứng từ

- Phiếu chi là một chứng từ được sử dụng để ghi nhận và chứng minh cho việc thanh toán một khoản tiền cụ thể Phiếu chi thường được sử dụng trong các doanh nghiệp để thanh toán chi phí cho nhân viên hoặc thanh toán cho nhà cung cấp Phiếu chi có thể được lập dưới dạng bản cứng hoặc bản điện tử

- Nội dung phiếu chi bao gồm các thông tin sau:

1.1 Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán

 Tên gọi: PHIẾU CHI

 Số hiệu: 41

 Giải thích về cách đánh số hiệu 41: Được đánh theo số hoá đơn của công ty

để dễ dàng nắm bắt cũng như dễ tra cứu, thông kê hoá đơn

1.2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ

 Ngày, tháng, năm: Ngày 28 tháng 9 năm 2024

 Việc ghi ngày, tháng, năm lập trong phiếu chi giúp đảm bảo tính chính xác

và hợp pháp của các giao dịch tài chính, hỗ trợ quản lý, theo dõi và báo cáo một cách hiệu quả

1.3 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

 Tên: CÔNG TY TNHH MINH HOÀ

Địa chỉ: 18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên - Huế, Việt Nam

 Ghi tên và địa chỉ của đơn vị trong phiếu chi là để xác định rõ ràng bên chi trả trong giao dịch tài chính Cụ thể, việc này nhằm các mục đích như: xác định đơn vị thực hiện giao dịch, xác định trách nhiệm pháp lý…

 Đơn vị: Tên đơn vị, doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt (theo tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh)

 Địa chỉ: Địa chỉ đơn vị, doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt (theo địa chỉ trên giấy phép đăng ký kinh doanh)

1.4 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

 Tên: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN SẢN XUẤT XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TRƯƠNG NGUYỄN

 Địa chỉ: Ngọc Anh, Phường Phú Thượng, Thành phố Huế, Tỉnh Thùa Thiên – Huế, Việt Nam

 Tên và địa chỉ giúp bạn xác định rõ nguồn giao dịch và địa chỉ của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm tra các chi phí liên quan đến đơn vị đó

 Họ và tên người nhận tiền: Họ tên của người nhận tiền (giống như họ tên trên chứng từ thanh toán)

1.5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

 Nội dung: Chi tiền mua hàng CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN SẢN XUẤT XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TRƯƠNG NGUYÊN theo hoá đơn 41

 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là những hoạt động, giao dịch xảy ra trong quá trình kinh doanh của một đơn vị Chúng phản ánh những thay đổi về tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

 Dòng "Lý do chi": ghi rõ ràng, ngắn gọn nội dung xuất quỹ tiền

1.6 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính

 Số tiền: Viết bằng số 19.800.000 VND

 Viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn

 Số lượng, đơn giá và số tiền là những thông tin quan trọng trong các báo cáo như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,… Chúng giúp làm rõ giá trị thực tế của các giao dịch và

là cơ sở để lập báo cáo tài chính

 Minh bạch và chính xác: Việc ghi chép đúng số lượng, đơn giá và số tiền giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong sổ sách kế toán, từ đó

giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính của mình

 Dòng "Số tiền": lưu ý phải ghi bằng số và bằng chữ của số tiền thực xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính tiền đã chi …

1.7 Chữ ký, họ và tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đên chứng từ

 Các chữ ký bao gồm: Giám đốc, kế toán trưởng, thu quỷ, người lập phiếu, người nhận tiền

 Chữ ký, họ và tên của những người liên quan trực tiếp đến một chứng từ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác thực tính pháp lý và trách nhiệm của từng cá nhân đối với nội dung ghi trên chứng từ đó

Lưu ý một số ký tự ghi tắt:

- Mẫu số 02- TT: Mã của bộ tài chính

- Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Theo thông tư Hướng dẫn chế độ kế toán nhỏ và vừa

- Mẫu này được lưu trữ

2 Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi thực tế của công ty

- Bước 1: Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị chi tiền của thủ quỹ, bộ phận

có yêu cầu

Đi kèm với đề nghị chi tiền là chứng từ như: Giấy đề nghị thanh toán; Giấy đề nghị tạm ứng; Hóa đơn; Hợp đồng,

- Bước 2: Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ, hóa đơn phát sinh

Sau khi đối chiếu chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp như thông tin bên nhận, chữ ký và phê duyệt của bộ phận phụ trách liên quan, thông tư áp dụng, quy định pháp luật Và chuyển cho kế toán trưởng duyệt và phê chuẩn

- Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu và ký vào đề nghị thanh toán chi tiền

- Bước 4: Được phê duyệt của Ban lãnh đạo