Báo cáo tham quan thực tế doanh nghiệp công ty tnhh vận tải & du lịch vitraco

Lời mở đầuSau một buổi tham quan công ty TNHH liên hợp vận tải và du lịch VITRACO, em đã có cơ hội học hỏi và thu thập được nhiều thông tin nhờ sự hỗ trợ của cô Nguyễn Thị Thống Nhất - g

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO THAM QUAN THỰC TẾ DOANH NGHIỆP CÔNG TY TNHH VẬN TẢI & DU LỊCH VITRACO

Họ và tên sinh viên: Trần Thị Diễm Phúc

Mã số sinh viên: 231121703226

Lớp: 49K03.2

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Thống Nhất

Mục lục

I Lời mở đầu………

II Nội dung chính………

1 Giới thiệu chung về công ty TNHH vận tải và du lịch VITRACO…………

1.1 Thông tin chung………

1.2 Ngành nghề kinh doanh chính………

2 Giới thiệu cơ cấu tổ chức của công ty………

3 Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban………

4 Sự phối hơp giữa các phòng ban trong quá trình làm việc………

4.1 Giữa các phòng ban trong khối Kinh doanh………

4.2 Giữa các phòng ban trong khối Dịch vụ………

4.3 Giữa các khối………

5 Mô tả công việc của một số vị trí trong doanh nghiệp……… III Kết luận

I Lời mở đầu

Sau một buổi tham quan công ty TNHH liên hợp vận tải và du lịch VITRACO, em đã có cơ hội học hỏi và thu thập được nhiều thông tin nhờ sự

hỗ trợ của cô Nguyễn Thị Thống Nhất - giảng viên bộ môn Quản trị kinh doanh lữ hành và cô Trần Hoàng Uyên Thảo - giảng viên hỗ trợ chuyến tham quan, cùng với các anh/chị nhân viên tại VITRACO

Trong chuyến tham quan, em đã được tiếp cận với hệ thống làm việc thực tế

và tìm hiểu về các thông tin chuyên môn về doanh nghiệp lữ hành Cụ thể,

em đã tham quan và trò chuyện thảo luận cùng các anh chị cũng như đội ngũ nhân viên ở công ty, quan sát được các phòng ban, cách làm việc của nhân viên Điều này giúp em hiểu rõ hơn về các ngành nghề kinh doanh tại đây và

cơ cấu để tổ chức một doanh nghiệp

Ngoài ra, chuyến tham quan cũng giúp em mở rộng kiến thức về các lĩnh vực kinh doanh lữ hành, công ty cũng cho em biết được mỗi doanh nghiệp nội địa

và doanh nghiệp quốc tế có những mảng kinh doanh nào

Hơn nữa, em đã có cái nhìn sâu sắc về hệ thống quản lý chất lượng của công

ty Em được giới thiệu về các tiêu chuẩn chất lượng mà công ty áp dụng trong quy trình làm việc và vận hành Điều này cho thấy sự nghiêm túc và tận tâm khi mang đến những sản phẩm chất lượng để phục vụ cho khách hàng một cách hiệu quả nhất

Những thông tin và bài học thu được từ chuyến đi thực tế này không chỉ giúp

em nâng cao hiểu biết về ngành kinh doanh du lịch, mà còn cung cấp cái nhìn thực tiễn về cách các công ty tổ chức doanh nghiệp và quản lý chất lượng

Em hy vọng rằng các thông tin và kiến thức được trình bày dưới đây sẽ mang lại cái nhìn tổng quan và hữu ích về những gì em đã học hỏi từ chuyến tham quan công ty TNHH liên hợp vận tải và du lịch VITRACO

II Nội dung chính

1 Giới thiệu chung về công ty

1.1 Thông tin chung

– Tên công ty: CÔNG TY TNHH LIÊN HỢP VẬN TẢI VÀ DU LỊCH VI.TRA.CO

– Tên tiếng Anh: VITRACO TOURISM AND TRANSPORTATION CONNECTION CO.,LTD

– Tên giao dịch: VITRACO CO.,LTD

– Người đại diện: Ông Ngô Tấn Nhị; Chức vụ: Tổng Giám Đốc

– Biểu trưng doanh nghiệp: Logo

– Trụ sở chính: Tòa nhà VITRACO 394B Điện Biên Phủ, quận Thanh Khê,

Tp Đà Nẵng

– Email: vitraco@vitraco.vip

– Website: www.vitraco.vip

– Điện thoại: 0356 726 726 – 3 78 78 78 *Fax: 0236 3 711143

– Giấy CN ĐKKD số: 0400447748 Ngày cấp: 23/05/2003

– Nơi cấp: Sở Kế Hoạch Đầu Tư Đà Nẵng

– Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH

1.2 Nghành nghề kinh doanh chính

– Tổ chức các tour du lịch trong nước và quốc tế

– Tổ chức sự kiện

– Vận chuyển khách du lịch, cho thuê xe dự án từ 4 – 45 chỗ ngồi

– Kinh doanh cho thuê xe tự lái từ 4 – 7 chỗ ngồi

– Kinh doanh sửa chữa ô tô và mua bán ô tô, kiểm định-đăng kiểm xe cơ giới – Cứu hộ giao thông 119

2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức công ty

3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

3.1 Cấp cao nhất

Tổng Giám đốc: Người đứng đầu công ty, có trách nhiệm điều hành chung toàn bộ hoạt động của công ty, đưa ra các quyết định chiến lược

3.2 Cấp trung

- Giám đốc điều hành: Trực tiếp phụ trách điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty

- Ban kiểm soát: Kiểm soát các hoạt động tài chính, kế toán của công ty, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các báo cáo tài chính

3.3 Cấp phòng ban

- Khối kinh doanh:

+ Kinh doanh vận chuyển: Phụ trách các hoạt động kinh doanh liên quan đến vận chuyển hàng hóa và hành khách, bao gồm tìm kiếm khách hàng, xây dựng hợp đồng, quản lý đội xe, đảm bảo chất lượng dịch vụ

+ Kinh doanh tour: Phụ trách các hoạt động tổ chức tour du lịch, bao gồm thiết kế tour, bán tour, hướng dẫn viên

+Dự án: Phụ trách lên kế hoạch, triển khai và quản lý các dự án mới của công

ty, có thể là các dự án mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới (ví dụ: tour du lịch mới, dịch vụ vận chuyển mới), hoặc các dự án hợp tác với đối tác khác

+ Gara Bảo Khoa: Chịu trách nhiệm bảo dưỡng, sửa chữa các phương tiện vận tải của công ty, đảm bảo các phương tiện luôn hoạt động ổn định và an toàn

+ Phòng khám mắt Bảo Châu: Đây là một dịch vụ mà VITRACO cung cấp, phòng khám này sẽ chịu trách nhiệm khám chữa bệnh mắt cho khách hàng,

có thể là một phần của các gói du lịch hoặc dịch vụ bổ sung

- Khối hành chính:

+Kế toán: Quản lý các hoạt động kế toán, tài chính của công ty, lập báo cáo tài chính, kê khai thuế

+Hành chính nhân sự: Quản lý các hoạt động hành chính, nhân sự của công

ty, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương thưởng, các chế độ phúc lợi cho nhân viên

+ Marketing: Xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing để quảng bá hình ảnh và dịch vụ của công ty, thu hút khách hàng

- Khối dịch vụ:

+ Điều hành: Quản lý và điều phối các hoạt động vận hành hàng ngày của công ty, đảm bảo mọi công việc diễn ra trơn tru và hiệu quả

+ Lái xe: Thực hiện công việc lái xe, vận chuyển khách hàng và hàng hóa theo lịch trình đã được sắp xếp

+ Bảo vệ: Bảo vệ tài sản, đảm bảo an ninh cho nhân viên và khách hàng của công ty

- Chăm sóc khách hàng: Phụ trách tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu, khiếu

nại của khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng

4 Sự phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình làm việc

4.1 Giữa các phòng ban trong khối Kinh doanh:

- Dự án và Kinh doanh: Phòng Dự án sẽ lên ý tưởng và xây dựng các kế hoạch kinh doanh mới Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm triển khai các

kế hoạch này, tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng

- Gara Bảo Khoa và Kinh doanh vận chuyển: Gara Bảo Khoa đảm bảo các phương tiện luôn trong tình trạng tốt để phục vụ cho hoạt động kinh doanh vận chuyển Phòng Kinh doanh vận chuyển sẽ lên kế hoạch sử dụng xe và phối hợp với gara để bảo dưỡng, sửa chữa xe

- Phòng khám mắt Bảo Châu và Kinh doanh tour: Phòng khám mắt Bảo Châu

là một phần của các gói dịch vụ du lịch, thì phòng khám sẽ phối hợp với phòng Kinh doanh tour để xây dựng các gói dịch vụ phù hợp và cung cấp dịch vụ khám mắt cho khách hàng

4.2 Giữa các phòng ban trong khối Dịch vụ:

- Điều hành và các phòng ban khác: Phòng Điều hành sẽ phối hợp với tất cả các phòng ban để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch và quy trình

- Lái xe và Kinh doanh vận chuyển: Lái xe sẽ thực hiện việc vận chuyển khách hàng và hàng hóa theo yêu cầu của phòng Kinh doanh vận chuyển

- Bảo vệ và tất cả các phòng ban: Phòng bảo vệ sẽ phối hợp với tất cả các phòng ban để đảm bảo an ninh cho toàn bộ công ty

- Khối Kinh doanh và Khối Hành chính: Phòng Kinh doanh sẽ cung cấp thông tin về nhu cầu nhân sự cho phòng Hành chính nhân sự Phòng Hành chính nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng và đào tạo nhân sự để đáp ứng nhu cầu của phòng Kinh doanh

- Khối Kinh doanh và Khối Kế toán: Phòng Kinh doanh sẽ cung cấp thông tin

về doanh thu và chi phí cho phòng Kế toán Phòng Kế toán sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả kinh doanh cho ban lãnh đạo

- Khối Kinh doanh và Khối Marketing: Phòng Marketing sẽ xây dựng các chiến dịch quảng bá để thu hút khách hàng cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty Phòng Kinh doanh sẽ phối hợp với phòng Marketing để thực hiện các chiến dịch này

5 Mô tả một số vị trí công việc trong công ty

5.1 Vị trí chuyên viên kinh doanh du lịch nội địa, outbound, inbound, khách đoàn

- Mô tả công việc:

+ Thực hiện tìm kiếm và mở rộng nguồn khách hàng tiềm năng nhằm đảm bảo tiếp cận tối đa nguồn khách hàng tiềm năng tại thị trường du lịch được phân công

+ Giới thiệu các dịch vụ du lịch mới mà công ty đang áp dụng như: chương trình du lịch, cho thuê xe,… cho các cơ quan, đơn vị, khách hàng mới, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty

+ Liên hệ với khách để cập nhật kịp thời những thông tin về giá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi cho khách hàng

+ Xây dựng mối quan hệ với khách hàng dựa trên sự tập trung vào nhu cầu mong muốn của khách hàng và chốt sales

+ Tư vấn, đàm phán và thuyết phục khách hàng cũ sử dụng dịch vụ của công ty

5.2 Vị trí nhân Viên Telesale

- Mô tả công việc:

+ Gọi điện thoại cho các khách hàng tiềm năng để chào mời về sản phẩm/dịch vụ của công ty và tư vấn, đàm phán, thuyết phục khách hàng sử dụng

+ Giải đáp các thắc mắc và vấn đề cho khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty

+ Tìm hiểu thông tin và nhu cầu của khách hàng qua điện thoại

+ Quản lý thông tin khách hàng và liên tục cập nhật trên hệ thống cơ sở dữ liệu

+ Xây dựng mối quan hệ với khách hàng dựa trên sự tập trung vào nhu cầu mong muốn của khách hàng và chốt sales

+ Theo dõi và cập nhật liên tục các chính sách, chương trình khuyến mãi, và thông tin mới nhất về sản phẩm, sau đó chia sẻ thông qua các kênh truyền thông xã hội

+ Lưu trữ lịch sử cuộc gọi với khách hàng để xây dựng hồ sơ thông tin + Báo cáo với cấp trên về tiến độ và kết quả kinh doanh

5.3 Vị trí chuyên viên kinh doanh dịch vụ ô tô

- Mô tả công việc:

+ Tìm kiếm, phát triển nguồn khách hàng tiềm năng dựa trên các mối quan hệ

cá nhân và dữ liệu khách hàng của Công ty

+ Tư vấn cho khách hàng các dịch vụ chăm sóc oto và sửa chữa oto

+ Sử dụng các công cụ truyền thông, mạng xã hội một cách hiệu quả để phát triển nguồn khách hàng cá nhân có nhu cầu sử dụng dịch vụ Công ty + Gặp gỡ, thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ của công ty

+ Giải quyết nhanh, dứt điểm các thông tin phản hồi, thắc mắc, phàn nàn của khách hàng về chất lượng dịch vụ, phương tiện

+ Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên

5.4 Vị trí chuyên viên Kinh doanh lữ hành (Sales Tour)

- Mô tả công việc:

+ Thực hiện tìm kiếm và mở rộng nguồn khách hàng tiềm năng bằng cách đi thị trường hoặc liên hệ qua mạng, điện thoại, fax, email,… nhằm đảm bảo tiếp cận tối đa nguồn khách hàng tiềm năng tại thị trường du lịch được phân công

+ Giới thiệu các dịch vụ du lịch mới mà công ty đang áp dụng như: chương trình du lịch, bán vé máy bay, cho thuê xe,… cho các cơ quan, đơn vị, khách hàng mới, … nhằm thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty + Liên hệ với khách để cập nhật kịp thời những thông tin về giá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi cho khách hàng

+ Định kỳ tri ân những khách hàng thường xuyên (gọi điện hỏi thăm, chúc sinh nhật, chúc các dịp lễ tết, tặng quà khuyến mãi,…) theo chỉ đạo của ban giám đốc để giữ chân khách hàng trung thành

+ Thực hiện tư vấn những dịch vụ phù hợp, đồng thời linh hoạt thay đổi một vài điểm cụ thể đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách; đảm bảo đàm phán thành công

+ Phối hợp với các Bộ phận có liên quan xây dựng, thiết kế chương trình du lịch mới khi có nhu cầu và phân công

+ Xác định thị trường mục tiêu, thiếp lập phương án kinh doanh phù hợp và chịu trách nhiệm phát triển thị trường du lịch theo định hướng khi được phân công

5.5 Vị trí chuyên viên pháp chế ban phát triển dự án

- Mô tả công việc:

+ Lựa chọn gói dự án đủ năng lực và tiến hành hoàn thiện HSDT

+ Tìm kiếm các đơn vị đối tác liên kết để thực hiện các dự án

+ Thực hiện các công việc hành chính liên quan đến việc thực hiện các yêu cầu của hồ sơ như Công chứng giấy tờ, làm các biểu mẫu hồ sơ,

+ Nghiên cứu các văn bản luật để vận dụng và thực hiện các dự án

+ Theo dõi và thực hiện các Dự án

+ Phối hợp cùng Ban lãnh đạo công ty ký kết thương thảo và thực hiện hợp đồng

+ Tham gia đàm phán và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng theo quy định/ quy chế của Công ty và đảm bảo tính pháp lý; tham gia giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng

+ Hoàn thiện các hồ sơ thanh toán, nhập phần mềm, đối chiếu công nợ, phối hợp với các phòng ban xử lý các vấn đề phát sinh liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng, lưu trữ hồ sơ

+ Thực hiện báo cáo hàng ngày/ tháng/ quý/ năm

+ Chăm sóc khách hàng của các dự án đã và đang thực hiện

+ Đi công tác theo chỉ đạo của Công ty

+ Báo cáo các Dự án thực hiện và các báo cáo liên có liên quan khác + Các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên