Đây là một quá trình từ việc lên kế hoạch, tìm kiếm, lựa chọn, mua hàng/dịch vụ đến việc duy trì các hoạt động mua hàng và mỗi quan hệ với các nguồn hàng theo đúng chiến lược mua hàng củ
Trang 1BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH
KHOA QUAN TRI KINH DOANH
0Q0
A
INDUSTRIAL UNIVERSITY
OF HOCHIMINH CITY
BAO CAO GIUA Ki
MON: QUAN TRI CHUOI CUNG UNG
DE TAI: TIM VI DU MINH HOA VE HOAT DONG THU MUA CUA
MOT DOANH NGHIEP TRONG MOT CHUOI CUNG UNG, TU ĐÓ,
DE XUAT CHIEN LUQC THU MUA MANG TINH CANH TRANH
Giảng viên hướng dẫn: NGUYÊN QUANG VINH
Nhóm thực hiện : NHÓM 2 Lớp học phần : DHQTLOGI8BTT
Thành phố Hỗ Chí Minh, ngày 2 tháng lă năm 2024
Trang 2
STT HỌ VÀ TÊN MSSV TI LE DONG GOP
1 NGUYEN NGOC HAI 22723991 100%
2 DONG QUANG HUY 22715061 100%
3 TRAN NGUYEN DUY 22716091 100%
7 NGUYEN KHANH LINH 22725361 100%
8 PHAM MINH HIEU 22674921 100%
9 LÝ NGHỊ KHANG 22669121 100%
Trang 3NHẬN XÉT CUA GIANG VIEN HUONG DAN
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn Nguyễn Quang Vinh đã tận tình hướng dẫn Nhờ vào những lời khuyên và chỉ bảo đúng lúc của
Thay, chung em đã vượt qua những khó khăn khi học tập môn Quản trị Chuỗi Cung
Ứng Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu, lỗi trình bảy Em rất mong nhận được sự góp ý kiến quý báo từ thầy để kiến thức của
chúng em trong lĩnh vực nảy được hoàn thiện hon, đồng thời có điều kiện bỗ sung, nâng
cao ý thức của mình
Nhóm 2 ching em xin chan thanh cam on a!
Trang 5DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM - - 222 t222221 1.22 rre 2 NHAN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DĐÂN - - 22t TH net rye 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYÉTT 55:2 222222222222221121.222211 122.2 re 6 1.1 Khái niệm về hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng - - c2 ncncEcxEErcrrrre 6 1.1.1 Định nghĩa về thu mua trong chuỗi cung ứng - s2 2 E2 12112 1x2 ekrrrrrey 6 1.1.2 Quy trình thu mua trong chuỗi cung Ứng s 5-5 1 1E E211 c1 Errrrrey 6 1.2 Vai trò và chức năng của hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng 5.55: 7
1.2.1 Vai trò của hoạt động thu mua - 0 2012211212112 11112111 2111011 1181110112111 1 1xx kea 7 1.2.2 Chức năng của hoạt động thu mua 0 220122212 1211111 1112112111181 18111011 8
1.3 Ưu điểm của hoạt động thu mua 2 S1 SE EEEE1E71121 21 71211 E1 Hee 9
1.4 Nhược điểm của hoạt động thu mua - 1 2c 2221122111211 12 112211115 2111118111 rey 10
CHƯƠNG 2: THỰC TRANG QUAN TRỊ HOẠT ĐỘNG THU MUA TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ IMAKET VIỆT NAM 2-5222 22E sec 12 2.1 Quy trình thu mua hàng của doanh nghiỆp - - c1 2122212211111 2E tt re 12 2.1.1 sơ đồ quy trình thu mua hàng của doanh nghiỆp - 2 2S 3 11121121121 ri 12 2.1.2 M6 tả quy trình mua hàng của doanh nghiệp - - 20 22c c2 sese2 12 2.2 “Phân tích tình hình thu mua tại doanh nghiệp thương mại điện tử 1Miarket Việt Nam” 14
2.2.1 Phân tích tình hình thu mua các mặt hàng chủ lực - 2 222cc 22c se 14
2.3.1 Các nhân tổ bên trong Công ty S1 1 E1 1211 E11 HH HH HH tro 16
2.4 Đánh giá công tac quan tri mua hang theo quy trình mua hàng ee 17 2.4.1 Công tác kiêm soát nhu cầu thu mua hàng tại đoanh nghiệp 5-55-5552 18 2.4.2 Công tác tim va Iya chon nha cung CAp c.cccccccscsseescsscssesesecsseseevevsscecaseesevsvseseeeees 18 2.4.3 Quy trình Thương lượng và Đặt hàng tại Doanh nghiỆp 727cc 225cc: 19 2.4.4 Quy trình Theo dõi và Kiểm tra Giao nhận Hàng hóa 525 cccccszcxcsese2 20
2.5 Đánh giá Công tác Quản trị Thụ mua của 1Market Việt Nam 2-22 22255352 20
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP CUA HOAT DONG THU MUA
00) 100 là “<4 23 3.1 Đánh giá ưu, nhược điềm của hoạt động thu mua của công fy - 5s csnserxsrez 23
5
Trang 63.1.2 Nhược điểm: - ¿221 2122212112111211211121121112112111211111112211112211221 re 23
3.2 Đề xuất giải pháp cho hoạt động thu mua của công ty - s5 ng rterreey 24
CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 25+ ST E11 E1 1 1E HH HH ng ng Hee 27 NGUON TALI LIEU KHAM KHẢO: - S1 EEEEE2112E121121121121x E1 tren 28
Trang 7CHUONG 1: CO SO LY THUYET
1.1 Khái niệm về hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng
1.1.1 Định nghĩa về thu mua trong chuỗi cung ứng
Thu mua hay Procurement có thê được hiểu đơn giản là chuỗi hoạt động mua hàng Đây là một quá
trình từ việc lên kế hoạch, tìm kiếm, lựa chọn, mua hàng/dịch vụ đến việc duy trì các hoạt động mua
hàng và mỗi quan hệ với các nguồn hàng theo đúng chiến lược mua hàng của doanh nghiệp Đây là hoạt động then chốt, ánh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của doanh nghiệp, liên quan mật thiết đến
chiến lược sản xuất và kinh đoanh của đoanh nghiệp, quyết định tính ổn định của toàn chuỗi cung ứng,
giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chỉ phí và duy tri nang lye sản xuất ôn định
Đối tượng của hoạt động thu mua là các nguyên vật liệu, dịch vụ cần thiết để sản xuất ra sản phẩm; các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho sản xuất; hoặc các hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho hoạt động của
doanh nghiệp
Hoạt động thu mua không thế hoạt động độc lập mà phái kết hợp chặt chế với các bộ phận khác như sản xuất, vận chuyển, và lưu trữ Việc phối hợp tốt giữa thu mua và các bộ phận khác giúp doanh nghiệp đuy trì dòng chảy nguyên vật liệu liên tục, đảm báo thời gian sản xuất và giao hàng Điều này cũng giúp tôi ưu hóa nguôn lực và giảm thiểu lượng tồn kho, từ đó giám thiểu chỉ phí (Handfield &
Nichols, 2002)
1.1.2 Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng
Quy trình thu mua không chỉ tập trung vào việc đảm báo nguyên liệu đầu vào mà còn phải đáp ứng yêu cầu về chất lượng, số lượng, giá thành, thời gian giao hàng, và uy tín từ phía nhà cung cấp (Kraljic, 1983)
Mỗi giai đoạn trong quy trình thu mua đều cần được tính toán kỹ lưỡng dé đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, đáp ứng các tiêu chí như tối ưu chi phi, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng Quá
trinh này bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cũng như việc tiếp nhận và thanh toán Quá trình
bao gồm các công việc sau:
1 Phân tích nhu cầu (Needs Analpsis):
Xác định và phân tích nhu câu của tô chức, dựa trên các yêu tố như sản phẩm, dich vụ, hoặc nguyên liệu cần thiết để duy trì và phát triển hoạt động kinh đoanh
2 Lập kế hoạch mua sắm (Planning):
Trang 8Đề xuất và lập kế hoạch các hoạt động mua sắm để đáp ứng nhu cầu của tổ chức Bao gồm việc xác định nguồn cung cấp, xây dựng đầu thầu, và thiết lập các tiêu chí lựa chọn
3 Chọn nhà cung cấp (Selection):
Tiến hành quá trình đầu thâu, tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp dựa trên các yêu cầu và tiêu chí đã đặt ra Điều này có thể bao gồm việc đánh giá và so sánh các đề xuắt, thương thảo hợp đồng và thực hiện quy trình mua hàng
4 Dam phan va lap hop dong (Contract Negotation):
Tiến hành lập hợp đồng và thỏa thuận ký kết giữa hai bên với các điều khoản, điều kiện giao
dịch như giá, thời gian giao hàng, địa điểm, thời hạn bảo hành, và các điều khoản thanh toán,
phục lục bô sung nếu có vấn đề phát sinh ngoài hợp đồng
5 Quan lp quan hé véi nha cung cap (Supplier Performance Management):
Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp đã chọn Điều này bao gồm việc tiền hành order mua hàng, theo đõi chất lượng hàng hóa/địch vụ, quán lý rủi ro và giải quyết các vấn
dé phát sinh trong quá trình cung ứng
6 Kiém soat va danh gid hiéu qua (Performance Evalution):
Theo dõi và kiếm soát quá trình mua sắm, đảm báo tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn, đánh giá hiệu quá và tìm cách cái thiện quy trình mua sắm trong tương lai
Quá trình thu mua quan trọng trong việc đảm bảo rằng tô chức có thê tiếp tục hoạt động một cách hiệu quá, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
1.2 Vai trò và chức năng của hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng
1.2.1 Vai trò của hoạt động thu mua
8) Đảm bảo nguồn cung Ôn định
Vai trò cơ bán của hoạt động thu mua là đảm bảo đoanh nghiệp luôn có nguồn cung ứng nguyên vật liệu và sản phẩm đầu vào ôn định, không để tình trạng thiếu hụt gây gián đoạn quá trình sản xuất hoặc dịch vụ Hoạt động thu mua hiệu quá không chỉ đám báo nguồn cung ôn định mà còn giúp doanh nghiệp giữ vững cam kết với khách hàng, nâng cao độ tin cậy của thương hiệu và tối ưu hóa sự ôn định của chuỗi cung ứng
b) Tối ưu hóa chỉ phí
Một trong những vai trò quan trọng khác của thu mua là tối ưu hóa chỉ phí Thông qua việc thương thảo giá cá, quán lý hợp đồng và lựa chọn nhà cung cấp có giá trị tốt, bộ phận thu mua giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kê chỉ phí sản xuất và giảm chỉ phí cho các hoạt động đầu vào Việc tối ưu hóa chỉ phí
8
Trang 9phí vận chuyên, và ứng dụng công nghệ dé tăng hiệu quá quán lý Mục tiêu là đạt được sự cân bằng giữa chỉ phí và chất lượng, giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn trên thị trường
€) Quản {ý rủi ro trong chuỗi cung ứng
Hoạt động thu mua đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng Điều này bao gồm việc phân tích và lựa chọn các nhà cung cấp đáng tin cậy, quan lý các yếu tổ rủi ro
về nguồn cung và áp dụng các biện pháp đự phòng như hợp đồng đài hạn, phân phối mua sắm từ nhiều nguồn Thu mua cũng đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị các kịch bản ứng phó khi có khủng hoảng như thiếu nguyên liệu, thiên tai hoặc sự cố từ phía nhà cung cấp, giúp đuy trì sự linh hoạt và khá năng phục hồi của chuỗi cung ứng
d) Xây dựng quan hệ với nhà cung cấp
Ngoài việc mua sắm, hoạt động thu mua còn liên quan đến việc phát triển mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp Quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp đoanh nghiệp có thê đàm phán hiệu quả hơn, nhận được các ưu đãi về gia ca, chất lượng và thời gian giao hàng Sự hợp tác chiến lược với nhà cung cấp còn giúp thúc đây sự đối mới, hỗ trợ đoanh nghiệp áp dụng những cái tiến mới nhất, từ đó nâng cao giá trị cho sản phẩm và dịch vụ
1.2.2 Chức năng của hoạt động thu mua
a) Lập kế hoạch và dự bảo nhu cầu
Một trong những chức năng đầu tiên của hoạt động thu mua là lập kế hoạch và dự báo nhu cầu cho các nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết Quá trình này liên quan đến việc đánh giá nhu cầu sản xuất và xác định thời điểm, số lượng và loại nguyên vật liệu cần thu mua Chính nhờ chức năng này mà
hoạt động thu mua có thể tối ưu hóa dự trữ, giảm thiêu tồn kho thừa, và duy trì dòng nguyên vật liệu ra
vào ôn định,
b) Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Chức năng đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là bước quan trọng trong quá trình thu mua Bộ phận thu mua thực hiện các tiêu chí đánh giá như giá ca, chất lượng, khả năng cung cấp, thời gian giao hàng và
độ uy tín của nhà cung cấp Việc lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp không chỉ giúp đám báo chất
lượng sản phẩm mà còn tối ưu hóa chỉ phí từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu
của chuỗi cung ứng
c) Quan |ý hợp dồng và giảm sát tiễn độ giao hàng
Trang 10Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận thu mua sẽ tiến hành quản lý hợp đồng, bao gồm cả điều khoán
về giá cá, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm Trong quá trình thực hiện hợp đồng, bộ phận này phải giám sát tiến độ giao hàng dé đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu Quá trình quan ly hợp đồng cũng giúp đám báo các nhà cung cấp tuân thủ cam kết và hạn chế rủi ro từ việc giao hàng trễ
hoặc thiếu hụt hàng hóa
d) Kiểm tra chất lượng và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
Dé dam bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, bộ phận thu mua thực hiện các hoạt động kiểm tra chất
lượng trước khi nhận hàng Đồng thời, thông qua đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, đoanh nghiệp có thé đánh giá được độ tin cậy và hiệu quá của nhà cung cấp đó, từ đó đuy trì hoặc cái tiến mối quan hệ hợp tác, hoặc tìm kiếm nhà cung cấp thay thể khi cần thiết
1.3 Ưu điểm của hoạt động thu mua
Để thực sự mang lại lợi ích, hoạt động thu mua cần phải được thực hiện một cách hiệu quả Một số ưu điểm nổi bật của hoạt động thu mua hiệu quả:
- Tối ưu hóa chỉ phí
Hoạt động thu mua hiệu quá giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chỉ phí thông qua việc đàm phán thành công với các nhà cung cấp không chỉ đảm bảo giá cá cạnh tranh mà còn việc thiết lập mối quan hệ lâu
dai với họ có thé tao ra những lợi ích kinh tế bền vững Điều này không chỉ làm giảm chỉ phí hiện tại
ma con duy trì sự ôn định cho chuỗi cung ứng trong tương lai
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm
Việc thiết lập các tiêu chuẩn về chất lượng và hợp tác chặt chế với nhà cung cấp giúp đoanh nghiệp giảm thiêu các vấn để phát sinh về chất lượng đầu vào Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả sản xuất
mà còn cải thiện sự hải lòng của khách hàng
- Giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng
Khi doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược và quy trình thu mua bài bán thì nó có thể giúp doanh nghiệp giảm thiêu các rủi ro liên quan đến nguồn cung, bao gồm rủi ro về chậm trễ, biến động giá cá, và gián đoạn cung ứng Việc thiết lập mối quan hệ tốt với nhiều nhà cung cấp cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh khi có sự có trong chuỗi cung ứng
10
Trang 11Tóm lại, hoạt động thu mua có thể mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp nếu được thực hiện một cách hiệu quá Sự tối ưu hóa chỉ phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm và giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng
là những lợi ích thiết yêu mà mọi doanh nghiệp cần cân nhắc trong chiến lược phát triển của minh
1.4 Nhược điểm của hoạt động thu mua
Dù hoạt động thu mua mang lại nhiều lợi đối với sự phát triển của doanh nghiệp, nhưng nó cũng tồn tại một số nhược điểm đáng lưu ý Các nhược điểm này có thê ảnh hướng đến hiệu quá hoạt động và chi phí vận hành của doanh nghiệp nếu không được quản lý chặt chẽ
- Sự thiếu ốn định về nguồn cung
Sự ôn định của nguồn cung đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, và hoạt động thu mua thường gặp khó khăn trong việc đám báo sự liên tục này Một số nguyên nhân có thế bao gồm sự thay
đổi về năng lực sản xuất của nhà cung cấp, biến động giá cả trên thị trường, hoặc thậm chí các yếu tổ
thời tiết và chính trị Những yếu tố này dễ gây gián đoạn trong việc cung cấp nguyên liệu hoặc hàng hóa, làm trì trệ quy trình sản xuất và ánh hướng tiêu cực đến khả năng phục vụ khách hàng của doanh nghiệp Ví đụ, nếu một nhà cung cấp gặp phải sự có trong quá trình sản xuất hoặc giao hàng bị trì hoãn, doanh nghiệp sẽ không thế đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đúng hạn Điều này có thể gây ra tinh trang tồn đọng hang, gia tang chi phí lưu kho, và dẫn đến mắt lòng tin của khách hàng
- Phụ thuộc vào số lượng nhỏ các nhà cung cấp
Một trong những rủi ro lớn nhất trong thu mua là sự phụ thuộc vào số lượng nhỏ các nhà cung cấp, nhất
là khi doanh nghiệp chi chọn làm việc với một hoặc hai nhà cung cấp chính để giảm thiểu chi phi quan
lý Mặc dù việc tập trung nguồn lực vào một số nhà cung cấp có thê giúp doanh nghiệp thương lượng giá tốt hơn, nó cũng đồng thời tạo ra rủi ro lớn Nếu một trong số các nhà cung cấp này gặp phái vấn để như phá sản, chất lượng giảm sút, hoặc thay đổi chính sách đột ngột, đoanh nghiệp sẽ bị ánh hưởng
ngay lập tức, dẫn đến gián đoạn hoặc thậm chí là đứt đoạn chuỗi cung ứng Do đó, phụ thuộc vào một
vài nhà cung cấp có thể làm mắt tính linh hoạt trong việc tìm kiếm nguồn cung mới hoặc chuyên đổi nhà cung cấp khi cần thiết
- Khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng nguồn cung
II
Trang 12Chất lượng là yếu tô quan trọng ảnh hướng trực tiếp đến sản phẩm cuối cùng và sự hài lòng của khách hàng Tuy nhiên, việc kiếm soát chất lượng của nguồn cung là một thách thức lớn trong thu mua Doanh nghiệp thường phụ thuộc vào các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu hoặc linh kiện đầu vào, và nếu nhà cung cấp không tuân thủ đúng các tiêu chuẩn chất lượng, doanh nghiệp sẽ gặp phải vấn đề trong quá trình sản xuất Dé giám rủi ro, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đánh giá và kiếm soát chất lượng đầu vào, điều này đòi hỏi chỉ phí và thời gian Việc không đảm bảo chất lượng trong chuỗi cung ứng có thể dẫn đến sản phẩm bị lỗi, giảm uy tín thương hiệu và làm mắt lòng tin tr phía khách hàng
- Khó khăn trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động thu mua là việc xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp Trong nhiều trường hợp, do sự cạnh tranh về giá cá hoặc điều kiện hợp đồng, các doanh nghiệp phái thay đổi nhà cung cấp liên tục để tìm kiếm lợi thế về giá Tuy nhiên, việc thay đổi nhà cung cấp có thế dẫn đến sự bất ôn định trong chất lượng và làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp Các mỗi quan hệ lâu dài và đáng tin cậy với nhà cung cấp có thể giúp doanh nghiệp đạt được sự ôn định về nguồn cung và đám báo chất lượng, nhưng đông thời đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và tài nguyên
để duy trì
- Khả năng thiéu minh bạch và rủi ro gian lận trong thu mua
Một trong những thách thức lớn nhất của hoạt động thu mua là nguy cơ thiếu minh bạch và gian lận Trong nhiều trường hợp, việc thương lượng và ký kết hợp đồng có thể bị ảnh hướng bởi các yếu tố
không minh bạch, dẫn đến giá trị hợp đồng không phản ánh đúng giá trị thị trường hoặc các điều khoản
không công bằng Gian lận trong hoạt động thu mua cũng có thể xảy ra đo sự thông đồng giữa nhân
viên của doanh nghiệp và nhà cung cấp, dẫn đến việc doanh nghiệp chịu thiệt hại về tài chính Để đối
phó với nguy cơ này, các đoanh nghiệp phái đầu tư vào các quy trình kiểm soát và giám sát chặt chẽ, đồng thời nâng cao ý thức và trách nhiệm của nhân viên tham gia vào hoạt động thu mua
12
Trang 13CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG THU MUA TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ IMAKET VIỆT NAM
2.1 Quy trình thu mua hàng của doanh nghiệp
2.1.1 sơ đồ quy trình thu mua hàng của doanh nghiệp
| không
— puyétT _rđồng ý
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp
2.1.2 M6 ta quy trình mua hàng của doanh nghiệp
1 Lập đề nghị thu mua hàng
Trang 14động sản xuất kinh doanh, và gửi đến Phòng mua hàng
Trưởng Phòng mua hàng sẽ phân công nhân viên tìm kiếm nhà cung cấp dựa trên đề nghị mua hàng,
2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Nhà cung cấp truyền thống: Phòng mua hàng gửi đơn đặt hàng hoặc thông báo đề thỏa thuận
và thực hiện giao địch theo quy định của công ty
Nhà cung cấp mới: Phòng mua hàng liên hệ, thu thập thông tin và yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng Sau đó, tối thiểu hai báo giá sẽ được thu thập và xem xét trước khi đề xuất
lên Ban lãnh đạo để chọn lựa nhà cung cấp
Nếu cần hợp đồng, hai bên sẽ ký kết hợp đồng theo thỏa thuận Trường hợp không cần, công
ty sẽ xác nhận đồng ý bằng thông báo hoặc chấp nhận báo giá
Phòng mua hàng lập danh sách nhà cung cấp được duyệt và cập nhật vào danh sách chính thức
của công ty
3 Lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua
Sau khi Ban lãnh đạo phê duyệt nhà cung cấp, Phòng mua hàng lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng và gửi đến nhà cung cấp để xác nhận việc mua hàng Đơn hàng hoặc hợp đồng sau đó sẽ
được ký duyệt bởi Ban lãnh đạo
4 Nhận và kiếm tra hàng hóa
Phòng mua hàng chuyển đơn đặt hàng/hợp đồng mua đến thủ kho và Phòng kế toán Đồng thời, thông báo lịch nhập hàng cho các bên liên quan
Thủ kho kiểm tra hàng hóa khi nhận, nếu đúng yêu cầu thì nhập kho, nếu không đạt yéu cau,
thủ kho thông báo với Phòng mua hàng để xử lý với nhà cung cấp Trường hợp phải trả lại hàng, nhân viên mua hàng sẽ làm thủ tục theo quy định của công ty
Sau khi hoàn tất việc đối hàng (nếu có), thủ kho và các phòng ban ký biên bản nghiệm thu và
giao nhận vật tư
5 Thanh toán và lưu trữ hồ sơ thanh toán
Phòng Kế toán xử lý thanh toán theo hợp đồng hoặc thỏa thuận và lưu trữ hồ sơ theo quy định tài chính Các tài liệu liên quan bao gồm đề nghị mua hàng, bảng đánh giá và phê duyệt mua hàng, đơn đặt hàng/hợp đồng mua, biên bản nghiệm thu, chứng từ tạm ứng (nếu có), và các chứng từ khác theo quy định
6 Giao nhận chứng từ thanh toán
14
Trang 15Nhân viên mua hàng hoàn thành hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứng, trình Trưởng phòng mua hàng ký duyệt và chuyển cho Phòng Kế toán dé thanh toán cho nhà cung cấp Hồ sơ sẽ được lưu trữ tại Phòng mua hàng hoặc Phòng Tài chính kế toán với thời hạn lưu giữ là 5 năm
7 Theo dõi và đánh giá nhà cung cấp
Trong quá trình mua hàng và tiếp nhận, Phòng mua hàng theo dõi khả năng đáp ứng của nhà cung cấp Kết quá đánh giá sẽ được sử dụng đề cập nhật và điều chỉnh danh sách nhà cung cấp khi cân thiết, đảm báo sự phù hợp và chất lượng cho các lần mua tiếp theo, định kỳ hàng năm
hoặc khi phát sinh nhu câu đặc biệt
2.2 “Phân tích tình hình thu mua tại doanh nghiệp thương mại điện tử iMarket Việt Nam”
2.2.1 Phân tích tình hình thu mua các mặt hàng chủ lực