HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHÂN PHỐI HÀNG HÓA CHO CHUỖI CỬA HÀNG BÁN LẺ

Báo cáo phân tích và thiết kế hệ thống quản lý phân phối hàng hóa cho chuỗi cửa hàng bán lẻ gồm các nội dung: sơ đồ DFD, mô hình ERD, mô hình quan hệ dữ liệu, và chi tiết các chức năng như quản lý kho, quản lý nhà cung cấp, quản lý đơn hàng, phân phối hàng hóa, vận chuyển, báo cáo tồn kho và doanh số. Tài liệu này phù hợp cho sinh viên công nghệ thông tin nghiên cứu về phát triển hệ thống quản lý chuỗi cung ứng và bán lẻ.

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 3

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG 3

NỘI DUNG 4

II MÔ TẢ NGHIỆP VỤ 4

A Nhiệm vụ cơ bản 4

B Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm 4

1 Bộ phận Quản lý nhận yêu cầu lấy hàng 5

2 Bộ phận Xử lý đơn hàng 5

3 Bộ phận Thanh toán 5

4 Bộ phận Giao hàng 6

5 Bộ phận Nhập hàng 6

III MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 6

A Mô hình phân rã chức năng 6

B Sơ đồ mức 0 8

C Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 9

D Mô hình ERD 14

E Mô hình ERD sang mô hình quan hệ 15

IV THIẾT KẾ GIAO DIỆN 20

V TỔNG KẾT 24

VI ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN 25

vô cùng quan trọng.

Hệ thống phân phối hàng hóa là một hệ thống rất cần thiết hiện nay Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp trên là các mặt hàng tổng hợp Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vẫn mang tính thủ công, dựa vàokinh nghiệm của hệ thống nhân viên Do đặc điểm lượng hàng hoá nhập xuất ngày càng lớn nên công tác quản lí , mua bán rất mất nhiều thời gian , công sức mà độ chính xác không cao , điều này nhiều khi gây thiệt hại cho công ty Ngày nay cửa hàng đang từng bước hiện đại hoá hệ thống các máy tính và đưa hệ thống phần mềm hiện đại vào sử dụng để dần thay thế công tác quản lí thủ công trong công ty Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công nên bộc lộ những hạn chế sau :

 Tra cứu và cập nhật thông tin về hàng hoá , khách hàng , lượng hàng tồn kho nhiều khi rất mất nhiều thời gian , thiếu chính xác

 Việc lưu trữ các thông tin về hàng hoá , khách hàng , nhà cung cấp, tàichính  phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ

 Tốn nhiều thời gian làm báo cáo thống kê

 Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương lai

Trước tình hình đó , vấn đề đặt ra cần phải có một hệ thống mới đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau :

 Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ và cập nhật kịp thời , thuận tiện

 Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , chính xác

 Có thể thống kê được từng loại hàng , mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ trong kho một cách nhanh chóng và chính xác

 Tự động in các hóa đơn , phiếu nhập xuất kho và khách hàng

NỘI DUNG

A Nhiệm vụ cơ bản

 Bổ sung, cập nhật thông tin khách hàng mới

 Quản lý thông tin về số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho

B Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Hệ thống quản lý phân phối hàng hóa cho chuỗi cửa hàng bán lẻ gồm 5 bộ phậnchính, các bộ phận này hoạt động có quan hệ tương đối độc lập trong quá trình xử

1 Bộ phận Quản lý nhận yêu cầu lấy hàng

Nhân viên nhận yêu cầu tiếp nhận phiếu thông tin và kiểm tra thông tin kháchhàng (tên, địa chỉ, số điện thoại)

Lập thông tin khách hàng mới, cập nhật thông tin khách hàng cũ

Kiểm tra lịch sử giao dịch khách hàng Khách hàng có nằm trong danh sách cấmgiao dịch hay không?

Nếu có -> Chuyển đến bộ phận chăm sóc khách hàng xử lý

Nếu không -> Giao dịch

2 Bộ phận Xử lý đơn hàng

Nhận thông tin đơn hàng Nhân viên xử lý kiểm tra loại hàng hóa, số lượng trongkho

Đủ hàng hóa -> Xuất phiếu giao dịch

Không đủ hàng hóa -> Thông báo cho khách hàng, báo thủ kho nhập thêm hàng

Nhân viên thủ kho nhận phiếu giao hàng

Kiểm tra phiếu giao hàng

Cho nhân viên kho đi lấy hàng

5 Bộ phận Nhập hàng

Cuối ngày hoặc nhận được thông báo hết hàng từ nhân viên xử lí, nhân viên thủkho thực hiện:

Kiểm tra toàn bộ loại hàng hóa

Nếu nhận được thông báo từ nhân viên xử lí, chỉ kiểm tra loại hàng hóa đó.Sau khi kiểm tra:

Nếu thiếu hàng thì xin nhập hàng từ nhà máy sản xuất Khi hàng đến nhân viên thủkho kiểm tra hàng hóa nhập kho và phản hồi cho nhân viên xử lí

Nếu hàng hóa còn đủ, nhân viên thủ kho làm thống kê báo cáo cho nhân viên xử

lí. 

A Mô hình phân rã chức năng

0.Quản lý phân phối hàng hóa

1.1 Tạo thông tin khách hàng: Khách hàng cung cấp thông tin cá nhân và thông tin

đặt hàng bằng cách ghi vào phiếu cung cấp thông tin

3.1 Nhận phiếu giao dịch

4.1 Nhận phiếu hàng

5.1 KT hàng trong kho

1.2 KT thông tin

KH và cập nhật

2.2 KT số lượng hàng hóa 3.2 Tính tiền

3.3 Xuất biên lai

và phiếu thu tiền

5.3 Thống kê báo cáo

5 Nhập hàng

3 Thanh toán 4 Giao hàng

2 Xử lí

1.2 KT thông tin KH và cập nhật: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng , nhân viên cửa hàng sẽ cập nhật đơn đặt hàng , thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Để cửa hàng có phương án cung cấp hàng cho khách hàng

1.3 Tạo phiếu giao dịch: Sau khi xác nhận khách hàng có đủ điều kiện để đặt hàngthì nhân viên cung cấp thông tin cho bộ phận xử lí để tiếp tục tạo giao dịch

2.1 Nhận phiếu thông tin đơn hàng: Nhân viên cửa hàng sẽ có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng , giải thích các thắc mắc hoặc phản hồi từ khách hàng

2.2 KT số lượng hàng hóa: Thông qua phiếu thông tin của khách hàng , Bộ phận

xử lí có trách nhiệm kiểm tra hàng tồn, xác nhận hàng về mặt chất lượng , số lượng, chủng loại hàng

2.3 Xuất phiếu giao dịch : Sau khi kiểm tra lượng hàng tồn kho, nhân viên tiếp nhận có nhiệm vụ tạo phiếu giao dịch

3.1 Nhận phiếu giao dịch: Nhân viên cửa hàng sẽ có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng , giải thích các thắc mắc hoặc phản hồi từ khách hàng Thông báo giá hàng hóa cho khách hàng

3.2 Tính tiền: Bộ phận kế toán sau khi nhận được hoá đơn bán hàng từ khách hàng

sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền với khách hàng

3.3 Xuất biên lai và phiếu thu tiền: Sau khi khách hàng thanh toán nhân viên thanh toán viết phiếu thu và gửi lại cho khách hàng

4.1 Nhận phiếu hàng: Nhân viên thủ kho nhận phiếu xuất hàng, kiểm tra số lượng, loại hàng hóa rồi đối chiếu hàng với đơn đặt hàng của khách hàng

4.2 Lấy hàng: Sau khi kiểm tra phiếu hàng , bộ phận thủ kho sẽ kiểm hàng và cho nhân viên kho đi lấy hàng giao

5.1 KT hàng: Bộ phận thủ kho phải kiểm tra , theo dõi và lắm các thông tin về các mặt hàng trong kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng cho khách hàng hoặc lên kế hoạch gửi lãnh đạo để nhập hàng về

B Sơ đồ mức 0

Kiểm tra hàng tồn Kiểm tra TT khách hàng

C Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 : Nhận yêu cầu khách hàng

Phiếu thông tin Thông báo

Thực hiện Thực hiện

Cập nhật

Trả phiếu giao dịch Xác nhận

Lưu

Tạo phiếu giao dịch : Tạo phiếu giao dịch và chuyển đến khách hàng

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 : Xử lý

Xử

Kiểm tra số lượng hàng hóa :Bộ phận xử lý nhận thông tin từ bộ phận tiếp

tân và kiểm tra hàng hóa.Sau đó báo về báo về cho các bộ phận khác xử lý

Xuất phiếu giao dịch :Tạo phiếu giao dịch cho khách hàng khi kết quả kiểm

tra là đủ hàng hóa

Nhập thêm hàng : Khi kết quả kiểm tra hàng là thiế

2.1 Kiểm tra

số lượng hàng hoá

2.2 Xuất phiếu giao hàng

a Tồn kho hàng hoá Trả lời đơn hàng

Tra phiếu giao dịch

Thông tin lấy hàng

Thông báo đơn hàng

Thực hiện xuất phiếu

Nhập thêm hàng

Yêu cầu thêm hàng

Báo cáo

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 : Thanh toán

3.3 Tính tiền

3.1 Kiểm tra khách hàng diện

ưu đãi

Phiếu giao dịch

a Thông tin khách hàng

3.2 Thực hiện hình thức ưu đãi

Thuộc

ưu đãi

Không ưu đãi Lưu

3.4 Thanh toán

3.5 Lựa chọn hình thức giao hàng

3.6 Đưa phiếu xuất hàng và biên lai

Phiếu xuất hàng Yêu cầu thanh toán

Thanh toán

Giao phiếu giao dịch và phiếu xuất hàng

Kiểm tra thông tin KH Chọn

hình

thức

giao

Tính tiền : Tính tiền cho khách hàng.

Thanh toán :Khách hàng thanh toán

Lựa chọn hình thức giao hàng : Khách hàng chọn hình thức giao hàng tận nơi hoặc nhờ nhân viên giao hàng

Đưa phiếu xuất hàng và biên lai : Đưa cả phiếu và biên lai cho khách hàng nếu khách hàng không lựa chọn hình thức giao hàng tận nơi.Ngược lại giao phiếu xuất hàng cho nhân viên giao hàng

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 : Giao hàng

Nhận phiếu xuất hàng :Nhân viên nhận phiếu xuất hàng từ khách hàng

Kiểm tra phiếu : Nhân viên kiểm tra phiếu

Lấy hàng : Nhân viên lấy hàng giao cho khách hàng hoặc nhân viên giao hàng

Khách hàng

Người giao hàng

Nhân viên

4.1 Nhận phiếu xuất hàng

4.2 Kiểm tra phiếu

lấy hàng

a Hàng tồn kho

5.1Kiểm tra toàn bộ

5.2Kiểm tra 1 loại Nhận thông báo

từ NV

5.3Nhập hàng

Kiểm tra đủ

Kiểm tra thiếu Thông tinhàng hoá

Hàng hoá

5.5Kiểm tra hàng sau khi nhập Phản hồi

Kiểm tra toàn bộ :Nhân viên kiểm tra toàn bộ hàng hóa

Kiểm tra 1 loại : Nhận thông báo từ bộ phận xử lí thì nhân viên kho kiểm tra và phản hồi

Nhập hàng: Kiểm tra thiếu hàng thì nhập hàng

Kiểm tra sau khi nhập: Kiểm tra hàng sau khi nhập và phản hồi cho bộ phận khác.Báo cáo thống kê : Báo cáo thông kê cho các bộ phận khác

NhanVien MaNV Hoten SDT Email

PhieuXuat MaPX Ngayxuat Sotien TenHang Noidung

Mua (1,n)

(n,n)

QuanLy (1,1)

(1,n)

LapPX (0,n)

(1,1) CoPX

(0,n)

(0,n) LapPN

(0,n)

(1,1) CoPN

(0,n)

(0,n)

Cungcap (1,n) (1,n)

19

20

TỔNG KẾT

• Sau khi phân tích hệ thống phân phối về chức năng, cơ chế hoạt động ta

đã có cái nhìn khá tổng quát và toàn diện về hệ thống.

• Sơ đồ phân rã chức năng BFD cho ta biết khái quát, dễ hiểu từ tổng thể các chức năng lớn đến những chức năng chi tiết trong quy trình hoạt động của hệ thống Còn mô hình thực thể kết hợp ERD cho ta biết được mối liên kết và liên hệ lẫn nhau giữa các thực thể Và cuối cùng là mô hình DFD có nhiệm vụ cho ta thấy được bức tranh tổng thể toàn diện về

hệ thống và thiết kế sơ bộ về cách thức, quy trình thực hiện các chức năng của hệ thống.

• Nâng cao hiệu quả kinh doanh

• Quản lý sản phẩm tồn kho linh động

• Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , chính xác

• Đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ và cập nhật kịp thời , thuận tiện về khách hàng và hàng hóa.

• Tiết kiệm thời gian, chi phí, tối ưu nguồn nhân lực.

• Nắm bắt các phản hồi của khách hàng và thông tin thị trường một cách nhanh chóng

ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

Tên thành viên Mức độ hoàn thành nhiệm vụ