Kiểm soát nội bộ, trách nhiệm của nhà quản lý doanh nghiệp Đối với kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, Ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ tới kiểm toán viên

Vì vậy, bên cạnh việc thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm,công tác tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm thì các nhà quản lý cònphải quan tâm đến vấn đề kiểm soát trong

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA LUẬT

✫ ✫ ✫

BÁO CÁO THẢO LUẬN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ, TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ĐỐI VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA DOANH NGHIỆP, ẢNH HƯỞNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TỚI KIỂM TOÁN VIÊN

Môn: Kiểm toán căn bản

Nhóm thảo luận: 06

Mã lớp học phần: 232_FAUD0411_06

Giáo viên hướng dẫn: Vũ Thị Ngọc Huyền

Hà Nội, năm 2024

MỤC LỤC

2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

4 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống trong quản lý doanh nghiệp 19 4.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 19 4.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 19

7 Ưu và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ 21

hu Thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội

8.2 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho các khoản mục trên báo

8.3 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (thử nghiệm tuân thủ) 25

THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam 26

2 Thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Việt nam 29

3 Trách nhiệm của nhà quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp 36

4 Ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ tới công việc của kiểm toán viên 38

CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

2 Một số ý kiến hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp 40

ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ THAM GIA THÀNH VIÊN

NHÓM 04

điểm

(nhiệ t tình, đóng góp tích cực)

Mức điểm

(trung bình)

Mức điểm

(tham gia hình thức thụ động,

ít đóng góp hoặc không)

Mức điểm

(khôn

g tham gia hoặc tham gia ít)

Ghi chú

Nguyễn Thị Minh Khuê (NT) 22D200059 A

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

I Thời gian và địa điểm

BIÊN BẢN HỌP NHÓM

(Lần 1)

1 Thời gian: 19:49 ngày 31/3/2024

2 Địa điểm: GoogleMeet

II Thành viên tham gia

- Chủ trì: Nguyễn Thị Minh Khuê

- Các thành viên nhóm 03

- Có mặt: 11/11

III Nội dung

1 Triển khai nội dung

2 Phân công nhiệm vụ

IV Kết quả cuộc họp

1 Nội dung

- Thống nhất cách triển khai nội dung trong từng phần

- Triển khai yêu cầu về nội dung cần đạt được trong mỗi mục

2 Phân công nhiệm vụ

- Nội dung được phân công theo thứ tự danh sách

- Kiểm tra: Minh Khuê

- Thiết kế Powerpoint: Đào Thị Khánh Linh

- Trình bày bài thảo luận: Thanh Lam, Minh Hữu

Hà Nội, ngày 2 tháng 3 năm 2024

Nhóm trưởng

(Ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Thị Minh Khuê

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

I Thời gian và địa điểm

BIÊN BẢN HỌP NHÓM

(Lần 2)

1 Thời gian: 20:30 ngày 4/4/2024

2 Địa điểm: GoogleMeet

II Thành viên tham gia

- Chủ trì: Nguyễn Thị Minh Khuê

- Các thành viên nhóm 03

- Có mặt: 11/11

III Nội dung

1 Chốt các nội dung thảo luận

2 Đánh giá mức độ tham gia của thành viên

IV Kết quả cuộc họp

1 Nội dung

- Chỉnh sửa nội dung chưa hợp lý

- Thống nhất nội dung

2 Đánh giá thành viên

- Đánh giá mức độ tham gia bằng điểm số: A B C D

- Tất cả thành viên đồng ý với kết quả đánh giá

Hà Nội, ngày 24 tháng 3 năm 2024

Nhóm trưởng

(Ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Thị Minh Khuê

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế, không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp từ người khác Trong suốt thời gianbắt đầu môn học, chúng em đã nhận được nhiều sự quan tâm, giúp đỡ từ phíathầy/cô Với lòng biết ơn sâu sắc, chúng em xin gửi tới cô giáo Vũ Thị Thu Huyền -Giảng viên Trường đại học Thương mại lời cảm ơn trân thành nhất với những trithức và tâm huyết mà cô đã tận tâm giảng dạy chúng em trong suốt quá trình học tập.Nếu không có những lời hướng dẫn, chỉ bảo tận tình thì chúng em không thể hoànthành bài thảo luận được tốt Bài thảo luận được thực hiện trong thời gian ngắn.Bước đầu đi vào thực tế tìm hiểu về những lĩnh vực Kinh tế, vốn kiến thức của chúng

em còn nhiều hạn chế, bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắcchắn, chúng em rất mong nhận được những đóng góp quý báu của cô để bài thảo luậncủa chúng em sau này được hoàn thiện tốt hơn

Xin trân thành cảm ơn!

Sinh viên

Lời mở đầu

Trong những thập kỷ gần đây, với chính sách đổi mới đúng đắn của Đảng vàNhà nước, nền kinh tế nước ta đã chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang nềnkinh tế Thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đặcbiệt là đã trở thành viên của tổ chức Liên hợp quốc (WTO) với mong muốn học hỏi,hợp tác với tất cả các quốc gia trên thế giới Để có những cơ chế, chính sách, nhữngquyết định phù hợp với quy luật thị trường, hệ thống kiểm soát nội bộ đã trở thành một công cụ đắc lực không chỉ với hoạt động tài chính của nhà nước mà còn vô cùngquan trọng và cần thiết đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa như hiện nay, nền kinh tế nói chung và nềnsản xuất doanh nói riêng đã có nhiều thay đổi phong phú Các hoạt động kinh tế diễn

ra một cách sôi động trên phạm vi rộng lớn và thu hút mọi thành phần kinh tế thamgia Để đứng vững trên thị trường, phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, mỗi đơn

vị sản xuất đều cố gắng tìm mọi cách để làm cho doanh nghiệp của mình tăng trưởng

và phát triển Vì vậy, bên cạnh việc thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm,công tác tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm thì các nhà quản lý cònphải quan tâm đến vấn đề kiểm soát trong doanh nghiệp bởi vì mọi hoạt động củadoanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý

và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Chỉ cókiểm soát nội bộ doanh nghiệp thì doanh nghiệp mới có thể đứng vững trong nềnkinh tế thị trường khốc liệt như ngày nay Vì vậy, nhóm chúng em đã lựa chọn

“Kiểm soát nội bộ, trách nhiệm của nhà quản lý doanh nghiệp đối với kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ tới kiểm toán viên” làm

đề tài thảo luận để muốn tìm tìm hiểu kỹ hơn về lĩnh vực này, đồng thời góp mộtphần cho mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1 Khái niệm và phân loại kiểm soát nội bộ

1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế

độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các tổ chức, đơn vị.Trên cơ sở đó có thể đánh giá rủi ro xảy ra để tìm biện pháp ngăn chặn hiệu quả tất cảcác mục tiêu của đơn vị:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố địnhhữu hình và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán,các tài liệu quan trọng…khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mụcđích khác nhau

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý vì vậy các thông tin cung cấpphải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạnghoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạtđộng

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyếtđịnh và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp phải được tuân thủ đúng mức Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

+ Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt động củadoanh nghiệp

+ Ngăn chặn phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận

+ Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác lập BCTC trung thực khách quan

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lạikhông cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kémhiệu quả các nguồn lực.

Bốn mục tiêu nói trên của hệ thống kiểm soát nội bộ tuy nằm trong một thểthống nhất tuy nhiên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả củahoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Cụ thể như nếu chúng ta muốn tăng cường việc bảo vệ tài sản thì sẽ làm tăngthêm chi phí như vậy sẽ không đảm bảo được mục tiêu nâng cao tính hiệu quả củahoạt động Vậy nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soátnội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu nói trên

1.2 Phân loại kiểm soát nội bộ

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Thể hiện việc phân chia trách nhiệm thực hiệnmột nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia Mục đích làkhông để cho một cá nhân hay một bộ phận nào kiểm soát được mọi mặt củanghiệp vụ Khi đó công việc của nhân viên này được kiểm soát bởi một nhânviên khác, giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như hành vi gian lận

- Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động: Tất cả các nghiệp vụ đềuphải được uỷ quyền cho một người chịu trách nhiệm Tránh trường hợp aicũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì xảy ra hỗn độn

- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: Tài sản vật chất cần được bảo vệ đểkhông bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích Cácthông tin cũng cần được bảo vệ thông qua các quy định và thủ tục thích hợp.Việc tiết lộ các thông tin có thể gây ra thiệt hại lớn cho đơn vị

- Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra của một người mà không phải là ngườithực hiện nhiệm vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm được sự sai sót và gian lận do

sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên Mặc dù sự phân chia tráchnhiệm đã tạo một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong hoạt động,kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ mà người quản lý xét thấytrọng yếu và rủi ro cao

- Phân tích rà soát: Là sự so sánh giữa hai số liệu có nguồn gốc khác nhau Tất

cả mọi sự khác biệt sau đó cần làm rõ Ưu điểm của thur tục này là mau

chóng phát hiện các gian lận, sai sót, hoặc các biến động bất thường để kịp thời đối phó.

2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị và được thể hiệnqua nhận thức quan điểm, thái độ của người quản lý về vấn đề kiểm soát trong doanhnghiệp Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tínhchính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Tínhchính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạođức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nộidung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động

cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợppháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tínhchính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên cácchuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cáchđiều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ vàhành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính

có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán một cách

thận trọng hoặc ít thận trọng khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc

kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán

- Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét,cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phùhợp Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặcđiểm hoạt động của đơn vị

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và tráchnhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểubiết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt và các nguồn lực được cung cấp

để thực hiện nhiệm vụ Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chínhsách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mụctiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhaunhư thế nào và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó và nhận thức đượcmỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì

- Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sựthường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị Các chính sách đào tạo trong đó truyền đạt vai trò và nhiệm vụtương lai, gồm các hoạt động như tổ chức đào tạo và hội thảo, thể hiện yêucầu về kết quả công việc và hành vi mong đợi Việc đề bạt dựa trên đánh giáđịnh kỳ về hiệu quả công việc thể hiện cam kết của đơn vị trong việc bổnhiệm những nhân sự có khả năng vào những trọng trách cao hơn

2.2 Đánh giá rủi ro

Rủi ro là khả năng doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra do các yếu tốcản trở quá trình thực hiện mục tiêu Các rủi ro có thể phát sinh từ rất nhiều nguồn, cóthể từ bên trong hoặc từ bên ngoài tổ chức, có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quanhoặc khách quan Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải xácđịnh được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểmsoát được rủi ro

- Xác định mục tiêu của đơn vị:

Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xácđịnh nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng với một tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác

động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa

ra sứ mệnh, hoạch định của các mục tiêu chiến lược cũng như chỉ tiêu phải đạt đượctrong ngắn hạn, trung hay dài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngàycủa nhà quản lý

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từviệc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc ràsoát thường xuyên của hoạt động Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thểtiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng hoặc các buổihọp giao ban trong nội bộ

- Phân tích và đánh giá rủi ro:

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiềuphương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi rothường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng cóthể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biệnpháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong bảnchất hoạt động của đơn vị hoặc từ yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ Vì vậy,việc xem xét các rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quátrình lập kế hoạch kiểm toán

Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như:

+ Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong môi trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lựccạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể;

+ Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác

về kiểm soát nội bộ;

+ Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng vànhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quanđến kiểm soát nội bộ;

+ Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động một cách nhanhchóng có thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại;

+ Công nghệ mới: Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình sản xuất hoặcvào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong kiểm soát nội bộ;+ Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới: Việc tham gia vào các lĩnhvực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tớinhững rủi ro mới liên quan đến kiểm soát nội bộ;

+ Tái cơ cấu đơn vị: Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi quản

lý hay thay đổi sự phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến kiểm soát nộibộ;

+ Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại các hoạt động

ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường, mà có thể ảnh hưởngđến kiểm soát nội bộ, ví dụ gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịchngoại tệ;

+ Áp dụng các quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc kế toán mới hoặcthay đổi nguyên tắc kế toán có thể ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trìnhlập và trình bày báo cáo tài chính

Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính bao gồm các sự kiệntrong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính phùhợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong báo cáo tài chính Ban Giám đốc

có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thểhoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu

tố khác

2.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiệncác chỉ đạo của người quản lý Các hoạt động kiểm soát bảo đảm các hành động cầnthiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu củađơn vị

Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Hoạt động kiểm soát này được thực hiện thôngqua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều bộphận cùng tham gia Mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thểkiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, côngviệc của một nhân viên này được kiểm soát bởi công việc của một nhân viên khác.Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành

- Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các thành viên kế toánkhông được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che giấuhành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán Thí dụ, nếu kế toán tiền kiêm nhiệm thủ quỹ, anh ta có thể biển thủ một số tiền và sửa chữa sổ sách

kế toán để che giấu số tiền bị chiếm đoạt

- Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người xétduyệt nghiệp vụ không được kiêm nhiệm việc giữ các tài sản liên quan vì sẽlàm tăng rủi ro lạm dụng tài sản

Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động Tất cả các nghiệp vụ đềuphải được uỷ quyền cho một người chịu trách nhiệm Khi bất kỳ ai trong đơn vị cũng

có thể mua hay chỉ dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy ra Có hai mức độ uỷ quyền:

- Uỷ quyền chung liên quan đến việc đưa ra các chính sách và những ngườicấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính

sách Các thí dụ về uỷ quyền chung như hạn mức bán chịu (số tiền tối đa có thể bánchịu cho khách hàng), bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồnkho tối thiểu

- Uỷ quyền cụ thể liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từngnghiệp vụ Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽyêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp Thí dụ các khoản bán chịu trên hạnmức, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản…

Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không

bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích Tài sản có thể đượcbảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách xây dựng nhà kho antoàn, bố trí lực lượng bảo vệ đầy đủ, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê địnhkỳ Thông tin cũng là một tài sản của đơn vị Việc tiết lộ các thông tin như giá thành sản phẩm hay các hợp đồng của đơn vị có thể gây thiệt hại lớn cho đơn vị Thông t

in cần được bảo vệ thông qua các quy định và thủ tục thích hợp

Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra của một người không phải là người thựchiện nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm được các sai sót và gian lận do sự cẩu thảhoặc thiếu năng lực của nhân viên Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong hoạt động, kiểm tra độc lập vẫn tồn tạitrong một số nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao

Phân tích rà soát: Là sự so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau Tất cả mọi khác biệt sau đó cần làm rõ Ưu điểm của thủ tục này là giúp mau chóngphát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời đối phó Cácdạng phân tích rà soát thường gặp là:

- Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài Thí dụ, đốichiếu với ngân hàng về số dư tiền gửi, đối chiếu công nợ với nhà cung cấphoặc khách hàng…

- Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết Thí dụ đối chiếu hàng tồnkho hay nợ phải thu trên tài khoản với các sổ chi tiết

- Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch.Trong loại đối chiếu này, chủ yếu tập trung vào những khác biệt đáng kể

2.4 Thông tin truyền thông

Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính baogồm các quy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin

Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị (phần cứng), phần mềm, nhân

sự, thủ tục và dữ liệu Nhiều hệ thống thông tin sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin(IT)

Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính, gồm hệthống báo cáo tài chính, trong đó có các phương pháp và ghi chép để:

+ Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực;

+ Mô tả các giao dịch một cách kịp thời, chi tiết để cho phép phân loại phù hợp các giao dịch để lập và trình bày báo cáo tài chính;

+ Đo lường giá trị của các giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được phản ánh hợp lý trong báo cáo tài chính;

+ Xác định thời kỳ diễn ra giao dịch để ghi nhận giao dịch đúng kỳ kế toán;+ Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết minh liên quan trên báo cáo tài chính

Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng Ban Giámđốc đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động củađơn vị và lập báo cáo tài chính một cách đáng tin cậy

2.5 Giám sát

Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì kiểm soát nội

bộ một cách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việcxem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thayđổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát có thểbao gồm các hoạt động như: Ban Giám đốc soát xét liệu bảng đối chiếu với ngânhàng đã được lập kịp thời hay chưa, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân thủ củanhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng,

bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt độngcủa đơn vị, Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt độngmột cách hiệu quả theo thời gian

Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự có thểtham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ.Thông thường, những người này cung cấp thông tin một cách đều đặn về

hoạt động của kiểm soát nội bộ và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quảcủa kiểm soát nội bộ và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa

ra các khuyến nghị để cải thiện kiểm soát nội bộ

Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổivới các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đềhoặc các khu vực cần được cải thiện Khách hàng thường xác minh các thông tin trênhóa đơn thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặc khiếu nại về số tiền phải trả

3 Mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ

3.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ được thiết kế , thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi rokinh doanh đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị không đạt được một trong cácmục tiêu liên quan đến:

1 Độ tin cậy của quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính

2 Hiệu quả và hiệu suất hoạt động

3 Việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành

4 Nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính và kiểm soát nội bộ của báo cáo tài chính;

5 Cải thiện kiểm soát hoạt động nội bộ;

6 Đảm bảo 3 tiêu chí của kiểm toán hoạt động: Năng lực, Hiệu quả và Kinh tế;

7 Đánh giá tuân thủ: Cả Chính sách nội bộ và Chính sách đối ngoại (Luật và Quy định);

8 Phát hiện gian lận và lỗi quản lý rủi ro khác…

3.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản trị của tổ chức,

hỗ trợ cho doanh nghiệp Một số vai trò của kiểm toán nội bộ có thể bao gồm:+ Cung cấp khả năng quản lý rủi ro, nhận định và đánh giá hiệu quả của các quytrình, hệ thống kiểm soát nội bộ, quản trị doanh nghiệp

+ Tư vấn xây dựng quy trình, tư vấn kiểm soát dự án mới, tư vấn và đánh giá,quản trị rủi ro

+ Đảm bảo thực hiện các hoạt động kiểm tra để đưa ra những đánh giá kháchquan về tính tuân thủ, hiệu quả và hiệu suất kiểm soát.

+ Đánh giá nội bộ, báo cáo trực tiếp lên Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc vềtình hình tài chính kinh doanh và các vấn đề khác của doanh nghiệp Do đó,

hệ thống kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp cần liên tục được kiểm tra, cậpnhật và hoàn thiện

4 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống trong quản lý doanh nghiệp

4.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong môi trường kinh doanh ngày càng năng động, mang tính cạnh tranh cao,việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu mang sao chophù hợp với quy mô, tính chất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đang là nhu cầu cấpthiết trong công tác quản lý Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ là cánh tay

hỗ trợ đắc lực cho Ban quản trị không chỉ đối với doanh nghiệp lớn mà các doanhnghiệp nhỏ cũng là ngoại lệ bởi những lý do sau:

- Củng cố nề nếp trong quản lý, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm nâng cao năng lực quản lý

- Bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy của hệ thống thông tintrong đơn vị

- Góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là hết sức cần thiết, Ban quản trịtại mỗi doanh nghiệp qua tâm và đầu tư đúng mực cho công tác này sẽ giúp chodoanh nghiệp pháp triển bền vững

4.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải dựa trên các điều kiện thực tế củamỗi đơn vị hoạt động Chỉ có dựa trên các thủ tục kiểm soát của đơn vị thì mới

có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải dựa trên các nguyên tắc phổ biến nhưnguyên tắc phân công nhiệm vụ, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷquyền phê chuẩn

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động củađơn vị Vì thế chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi ích

hệ thống mang lại

5 Các thủ tục kiểm soát

Kiểm soát nội bộ được chia làm 2 loại chính là kiểm soát trực tiếp và kiểm soáttổng quát Mỗi loại sẽ có đặc điểm và mục đích riêng

5.1 Kiểm soát trực tiếp

- Kiểm soát trực tiếp là loại kiểm soát nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu cụ thể

đề ra trong chi tiết kiểm soát Đó là những quy chế, thủ tục trực tiếp, rõ ràng Kiểmsoát trực tiếp bao gồm 3 loại thủ tục chính:

+ Kiểm soát bảo vệ tài chính, thông tin: đây là thủ tục kiểm soát nhằm mục đíchđảm bảo toàn vẹn tài sản, an toàn thông tin cho đơn vị kinh doanh Trong thủtục kiểm soát này còn bao gồm: phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin; thông tin của những người không có trách nhiệm; đảm bảo các kho tàng,thiết bị cho việc bảo vệ tài sản, thông tin hoạt động tốt; thiết lập các quy chếkiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ ba,…

+ Kiểm soát quản lý: tên gọi khác là kiểm soát độc lập với thực hiện Kiểm soátquản lý sinh ra để kiểm soát hoạt động đơn lẻ của nhân viên và người thựchiện hoạt động đó Kiểm soát quản lý nhằm đảm bảo quy chế, chính sách làmviệc trong tổ chức được chấp hành đúng và đủ Bởi vì, doanh nghiệp khôngthể tránh khỏi tình trạng nhân viên lơ là, làm việc thiếu trách nhiệm và không tuân thủ quy tắc Vì vậy, việc kiểm soát quản lý sẽ đưa hoạt động kinh doanh,văn hóa đúng giờ, tác phong làm việc vào nề nếp và hiệu quả

+ Kiểm soát xử lý: các nghiệp vụ kinh tế là thứ luôn cần phải được lưu trữ chínhxác Vì thế, kiểm soát xử lý sẽ đảm bảo các nghiệp vụ đó xảy ra thật và đượclưu trữ đúng theo quy định Điều này sẽ khiến cho việc quản lý, thống kếtrong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn

- Vai trò của kiểm soát trực tiếp: chính vì quy trình kiểm soát trực tiếp được xâydựng dựa trên mục tiêu cụ thể được đề ra trong chi tiết kiểm soát nên nó có nhiều lợi ích Đó là nó sẽ tập trung vào điểm yếu kém nhất định và đề ra phương pháp

riêng sao cho phù hợp và kiểm soát chặt chẽ Nhờ đó mà các rủi ro ở từng thành phầnđược xác định và giải quyết kịp thời.

5.2 Kiểm soát tổng quát

Kiểm soát tổng quát khác với kiểm soát trực tiếp Kiểm soát tổng quát sẽ đượcthực hiện đồng thời đối với nhiều hệ thống Quá trình này sẽ kiểm soát nhiều hệthống với các đầu việc khác nhau và sẽ có sử dụng hệ thống tin học trong kế toán.Vai trò của kiểm soát tổng quát: đây là loại thủ tục kiểm soát giúp tiết kiệm chi phí và

áp dụng được cho toàn hệ thống Kiểm soát tổng quát sẽ có những chính sách, quytắc được cân nhắc phù hợp với tổng thể

6 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm tiếnhành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộđơn vị

Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy được tác dụng thì nó phải được xây dựngtrên cơ sở các nguyên tắc sau:

- Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ đểkhông giới hạn phạm vi hoạt động của nó Phải được giao một quyền hạntương đối rộng rãi Hoạt động phải tương đối độc lập với phòng kế toán vàcác bộ phận hoạt động được kiểm tra

- Về nhân sự: Phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn vàđạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

7 Ưu và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

➔ Ưu điểm:

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm toán nội bộ là một hệ thốngchính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn

vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố địnhhữu hình và tài sản cố định vô hình), các tài sản vật chất như sổ sách kế toán,

các tài liệu quan trọng… khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mụcđích khác nhau.

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọngcho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Vì vậy các thông tin cung cấpphải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạnghoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạtđộng

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế

độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải đượctuân thủ đúng mức

Cụ thể, hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

+ Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt động củadoanh nghiệp

+ Ngăn chặn phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận

+ Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác, lập báo cáo tài chính trung thực, kháchquan

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lạikhông cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dựng kémhiệu quả các nguồn lực

➔ Nhược điểm:

Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng thì các kiểm toán viên cần nhận thức rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ dù có được thiết kế hoàn hảo tới đâuthì cũng không thể nào ngăn ngừa phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là hạnchế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ:

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ thường bị xem xét trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đem lại

+ Các thủ tục kiểm soát này thường tác động đến những nghiệp vụ xảy rathường xuyên mà ít có tác động với những nghiệp vụ bất thường

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ thường chỉ đặt ra các thủ tục kiểm soát bên trong