Chính vì những lý do trên nhóm chúng em quyết định lựachọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty Cổ phần giao nhận vận tải ” để co
Mục tiêu nghiên cứu
Thứ nhất, phân tích và đánh giá quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty Cổ phần giao nhận vận tải
Dựa trên kết quả từ mục tiêu đầu tiên, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển tại công ty, từ đó nâng cao tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp xử lý thông tin bao gồm việc đối chiếu và chọn lọc thông tin nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng Điều này giúp tránh tình trạng quá tải và nhiễu thông tin, đảm bảo người dùng nhận được thông tin chính xác và hữu ích.
⁻ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập các thông tin, cơ sở lý thuyết về dịch vụ vận tải liên quan đến đề tài.
Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp bao gồm việc sử dụng nguồn dữ liệu từ các tài liệu liên quan, trang mạng và các nguồn thông tin khác Điều này bao gồm việc tham khảo tài liệu và giáo trình có liên quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Ý nghĩa đề tài
Cung cấp những luận cứ quan trọng giúp hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải, mang lại hiệu quả cao trong quản lý logistics và tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Nghiên cứu này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong việc củng cố lý thuyết về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Công ty cổ phần giao nhận vận tải Qua đó, công ty có thể xác định các vấn đề hiện tại và từ đó phát triển các giải pháp phù hợp nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải.
Bố cục bài báo cáo
Nội dung báo cáo được trình bày thành 3 chương, trong đó:
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Những vấn đề cơ bản về vận tải
Vận tải, theo Đoàn Thị Hồng Vân (2010), là hoạt động kinh tế có mục đích của con người, nhằm chuyển đổi vị trí của hàng hóa và con người từ địa điểm này sang địa điểm khác bằng các phương tiện vận tải.
Theo TS Phạm Thị Nga (2016), vận tải được định nghĩa là quá trình di chuyển hàng hóa, con người và thông tin Tất cả sự thay đổi vị trí của các sự vật và hiện tượng đều được xem là vận tải, không phân biệt loại đối tượng, mục đích hay kỹ thuật sử dụng trong quá trình vận chuyển.
Theo Nghị định 42/2020/NĐ-CP, vận tải được định nghĩa là quá trình tác động lực vào các vật thể để di chuyển chúng từ vị trí này đến vị trí khác Hoạt động vận tải có vai trò quan trọng trong nhu cầu sinh hoạt và sản xuất hàng ngày của con người.
1.1.2 Vai trò của vận tải
Vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các khu vực khác nhau, từ nông thôn đến đô thị và giữa các quốc gia Qua đó, nó tạo ra một mạng lưới giao thương quốc tế, giúp lưu thông hàng hóa, con người, thông tin và dịch vụ giữa các địa phương, thúc đẩy sự phát triển kinh tế và xã hội.
Vận tải đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ sản xuất và kinh doanh bằng cách vận chuyển nguyên liệu từ nơi sản xuất đến các địa điểm chế biến và phân phối sản phẩm tới tay người tiêu dùng Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển du lịch, không chỉ giúp quảng bá ngành mà còn làm cho các điểm đến quốc tế trở nên dễ dàng tiếp cận hơn thông qua ngành vận tải hàng không và biển Đồng thời, các phương tiện giao thông công cộng như xe buýt, tàu điện ngầm và xe đạp cung cấp phương tiện di chuyển an toàn, tiết kiệm và tiện lợi, góp phần giảm ùn tắc giao thông và tạo điều kiện tiếp cận dễ dàng đến các khu vực khác nhau trong thành phố.
Vận tải đóng vai trò thiết yếu trong việc kết nối các quốc gia và khu vực, từ đó thúc đẩy phát triển kinh tế Sự phát triển này không chỉ tạo ra nhiều cơ hội việc làm mà còn tăng thu nhập và nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân.
Vận tải hàng hóa là yếu tố then chốt trong nền kinh tế, đóng vai trò quan trọng trong phân phối và lưu thông hàng hóa Nó quyết định vị trí đặt nhà máy và doanh nghiệp, ảnh hưởng đến chi phí sản phẩm và chi phí vận tải, từ đó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm và dịch vụ.
1.1.3 Khái niệm của quy trình
Quy trình, theo Th.S Đinh Thùy Dung (2023), là cách thức cụ thể để thực hiện một hoạt động hay quá trình, xác định rõ đầu vào, đầu ra và cách thức chuyển đổi đầu vào thành đầu ra Quy trình bao gồm các yếu tố như việc gì cần làm, ai thực hiện, thời gian, địa điểm và phương pháp thực hiện Quy trình có thể được lập thành văn bản hoặc không.
Quy trình là phương pháp được thiết lập để hoàn thành nhiệm vụ với các bước thực hiện theo thứ tự nhất định Thuật ngữ này đề cập đến cách thức cụ thể để thực hiện một công việc, thường được ghi lại bằng văn bản Các đơn vị phát triển quy trình nhằm kiểm soát và thực hiện các hoạt động của mình, với một quy trình có thể kiểm soát nhiều quá trình khác nhau Ngược lại, một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình khác nhau Quy trình cũng hỗ trợ quản lý trong việc theo dõi tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên.
1.1.4 Vai trò của quy trình
Trong một tổ chức, sự đa dạng về kiến thức và kỹ năng của các cá nhân ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc Do đó, việc thiết lập quy trình là cần thiết để giúp các thành viên thực hiện công việc một cách hiệu quả, tránh tình trạng nhân viên chậm trễ trong việc nhận chỉ thị từ cấp trên và giảm thiểu công việc thừa, tiết kiệm thời gian.
Quy trình này hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra các giải pháp và chiến lược kịp thời nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
Theo Th.S Đinh Thùy Dung (2023), việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng yêu cầu hợp thức hóa các quy trình để đạt được mục tiêu đề ra Quá trình này là công việc lâu dài, cần sự đầu tư về công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm Đặc biệt, việc thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý hiệu quả.
Tiêu chuẩn 9001 là giải pháp tối ưu cho các tổ chức, giúp xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả, từ đó gia tăng lợi nhuận cho các chủ thể.
1.1.5 Các phương thức vận tải
Vận tải đường bộ là phương thức vận chuyển phổ biến nhất hiện nay, thường được sử dụng để chuyển hàng hóa và hành khách hàng ngày Đặc biệt, hàng hóa cỡ vừa và nhỏ chủ yếu áp dụng hình thức này Trong quá trình vận chuyển, các đơn vị thường sử dụng xe đầu kéo, xe tải và container để đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng điểm cuối.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI
Tổng quan về công ty
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Được chính thức thành lập vào năm 2004, Logistics là nhà cung cấp dịch vụ hậu cần hoàn toàn thuộc sở hữu của Việt Nam Hiện nay, công ty có các văn phòng đặt tại Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Hải Phòng, Bình Dương, Đồng Nai và Đồng Bằng sông Cửu Long để bao phủ tất cả các cửa ngõ hàng hải và hàng không quan trọng, biên giới của Việt Nam. Đến nay, Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải đã có những bước chuyển biến đáng kể, hiệu quả và quy mô hoạt động tăng lên, ban lãnh đạo công ty đã phát huy mọi năng lực trong tổ chức thực hiện các dịch vụ Logistics, kết hợp với việc sở hữu hệ thống cơ sở vật chất tốt như: kho bãi, phương tiện ô tô, xe tải, xe kéo container,… sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu thông quan, vận chuyển nội địa cho hàng hoá xuất khẩu cũng như nhập khẩu.
Công ty cổ phần giao nhận vận tải cam kết cung cấp dịch vụ Logistics chất lượng với giá cả hợp lý, thời gian vận chuyển nhanh chóng và an toàn Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao, cùng với lực lượng giao nhận hùng hậu, giúp công ty phát triển mạnh mẽ Chúng tôi không ngừng hoàn thiện dịch vụ và phát triển sản phẩm mới, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước, khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp Logistics.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
GIÁM ĐỐCTỔNG GIÁM ĐỐC
(Nguồn: Công ty ) 2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các thành viên cá nhân và đại diện theo ủy quyền của các tổ chức Theo điều lệ công ty, Hội đồng thành viên phải họp ít nhất một lần mỗi năm Trong các cuộc họp, Hội đồng sẽ bầu ra một Chủ tịch, người có thể đồng thời đảm nhiệm vị trí Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của công ty.
- Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty
- Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Tổng giám đốc, thường được biết đến là giám đốc điều hành (CEO), là vị trí lãnh đạo cao nhất trong các tổ chức chính phủ, phi chính phủ, doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận Chức vụ này có mặt ở nhiều quốc gia, tuy nhiên, ý nghĩa của nó có thể khác nhau tùy theo từng ngữ cảnh.
Tổng giám đốc phải tuân thủ sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
- Tổng giám đốc là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp.
Tổng giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của họ là xây dựng và thực thi các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận Những chiến lược này có thể bao gồm các phương án đầu tư, kế hoạch kinh doanh, phát triển sản phẩm và xây dựng thương hiệu.
- Cố vấn chiến lược cho chủ tịch
Xây dựng và quản lý cơ cấu doanh nghiệp là trách nhiệm quan trọng của tổng giám đốc, không chỉ bao gồm hoạt động kinh doanh mà còn cả cơ cấu nhân lực Mặc dù tổng giám đốc không quản lý trực tiếp từng nhân viên, nhiệm vụ này thuộc về giám đốc nhân sự, người có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của toàn bộ hệ thống nhân viên từ thấp tới cao.
Tổng giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả Họ cần kết nối với các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp để thu hút và giữ chân nhân viên, đồng thời làm hài lòng chủ sử dụng lao động Việc duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Ban kiểm soát trong doanh nghiệp là tổ chức do Hội đồng quản trị thành lập nhằm giám sát và kiểm tra tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý hoạt động kinh doanh Nhiệm vụ của ban này bao gồm việc kiểm tra ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, và đảm bảo việc tuân thủ điều lệ công ty cùng các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và chủ tịch Hội đồng quản trị.
Rà soát và đánh giá hiệu lực cũng như hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm là rất cần thiết để đảm bảo sự vận hành hiệu quả của công ty.
- Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty.
- Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao
- Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc hợp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.
Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty Họ đưa ra quyết định về thời điểm huy động vốn và xác định số vốn cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
- Là người quyết định giải pháp phát triển thị trường.
- Sửa đổi các điều lệ của công ty
- Chịu trách nhiệm pháp lý của công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty.
- Là người tuyển dụng lao động
Các quyền và nhiệm vụ của Giám đốc được quy định trong điều lệ công ty và hợp đồng lao động mà Giám đốc đã ký Ngoài ra, Giám đốc còn phải thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
- Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản của công ty.
Đại diện công ty chủ động giao tiếp và thương thảo với khách hàng, tập trung vào các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và sự biến động trong quá trình giao nhận hàng Họ cũng tổ chức các hoạt động tiếp thị và tìm kiếm đối tác kinh doanh cho công ty.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm xây dựng và triển khai các chính sách, kế hoạch nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Họ cũng phải báo cáo doanh thu định kỳ cho ban giám đốc, bao gồm hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
- Phối hợp các phòng ban chức năng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tiếp xúc và đàm phán với đối tác trong và ngoài nước để ký kết hợp đồng liên doanh và hợp đồng ngoại thương Nghiên cứu và mở rộng thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng cùng các hoạt động của đối thủ cạnh tranh nhằm xây dựng các chiến lược phù hợp.
- Tham khảo thị trường để có những chính sách khai thác giá cả hợp lý so với các đối thủ cạnh tranh.
- Đảm trách thực hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu cho các đơn vị kinh tế khác.
- Nghiên cứu, đề ra kế hoạch, chiến lược kinh doanh hoạt động logistics và các biện pháp thực hiện để mang lại hiệu quả cao nhất.
- Ngoài ra phòng kinh doanh còn đảm nhận việc liên hệ với các đại lý hãng tàu, ký kết hợp đồng về cước vận tải, giá giao nhận.
- Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý phòng Giao nhận vận tải.
- Đóng vai trò hết sức quan trọng trong hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
- Thu hút, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng để mở rộng thị trường phát triển công ty.
- Giữ vững và duy trì các mối quan hệ với khách hàng và bạn hàng lớn.
- Liên hệ được với các hãng tàu lớn trên thế giới để phát triển tốt nhất thị trường vận tải quốc tế.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải là doanh nghiệp 100% vốn trong nước, hoạt động độc lập và tự chủ về tài chính Công ty cam kết tuân thủ các quy định của pháp luật, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cần thiết để hoạt động hiệu quả, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ của nhà nước theo quy định pháp luật.
Công ty cung cấp dịch vụ quốc tế chuyên về vận chuyển, giao nhận, khai thuê hải quan, xuất nhập khẩu hàng hóa, và đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước Chúng tôi hỗ trợ các hoạt động liên quan đến vận chuyển và xuất nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Tổ chức và phối hợp cùng các doanh nghiệp trong nước và quốc tế để thực hiện việc chuyên chở và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, cũng như các chứng từ và tài liệu liên quan.
Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá
Trở thành đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và thiết lập liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước là một chiến lược quan trọng trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và kho bãi.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ uỷ thác về giao nhận, kho vận và cho thuê kho bãi, bao gồm các phương tiện vận tải như tàu biển, xà lan, máy bay và container Dịch vụ của chúng tôi được thực hiện qua hợp đồng trọn gói "door to door", bao gồm các hoạt động như gom hàng, chia lẻ hàng hoá, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục Hải Quan, mua bảo hiểm hàng hoá, giám định, kiểm dịch hàng hoá và giao hàng hoá cho người chuyên chở để chuyển tiếp đến địa điểm quy định.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh dịch vụ để đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty Đảm bảo bảo toàn và bổ sung vốn thông qua việc tự tạo nguồn, quản lý tài chính hợp lý và hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định về nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước.
Chúng tôi cam kết tuân thủ đầy đủ các chế độ, chính sách và luật pháp của Nhà nước, cũng như các tập quán quốc tế liên quan đến lĩnh vực giao nhận vận tải Đồng thời, chúng tôi cũng thực hiện nghiêm túc các quy định về tài chính, tài sản cố định và tài sản lưu động.
Doanh nghiệp cần hoạt động trong phạm vi đã đăng ký trên giấy phép kinh doanh, sử dụng vốn đúng mục đích và tự chịu trách nhiệm pháp lý về các dịch vụ của mình Cần khai thác hiệu quả cơ sở vật chất hiện có để mở rộng kinh doanh Đồng thời, tăng cường quản lý tài chính và xây dựng mối quan hệ hợp tác kinh doanh tốt đẹp với các quốc gia trong khu vực và trên thế giới.
Để đáp ứng nhu cầu kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, công ty thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn nâng cao đời sống vật chất và tinh thần, cũng như điều kiện làm việc cho đội ngũ nhân viên.
Thực hiện tốt chế độ BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.
Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội và phòng cháy chữa cháy trong khu vực triển khai hoạt động.
Góp phần bảo vệ môi trường tài sản xã hội chủ nghĩa theo hướng chỉ đạo chung của nhà nước.
Củng cố và mở rộng thị phần trong thị trường hiện tại, đồng thời thâm nhập vào các thị trường tiềm năng và mới Tăng cường thu hút khách hàng mới nhằm xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững với họ.
Hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ giao nhận của công ty, khẳng định vị thế của mình ở cả trong và ngoài nước.
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI
Quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển tại công ty
Hình 3.1 Quy trình nhập khẩu hàng hoá
Bước 1: Đàm phán ký hợp đồng ngoại thương:
Hợp đồng ngoại thương, hay hợp đồng xuất nhập khẩu, là thỏa thuận giữa bên mua và bên bán đến từ các quốc gia khác nhau Trong hợp đồng này, bên bán có trách nhiệm cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ liên quan đến hàng hóa cũng như quyền sở hữu cho bên mua Ngược lại, bên mua phải thanh toán cho bên bán một khoản tiền tương ứng với giá trị hàng hóa qua các phương thức thanh toán quốc tế Một hợp đồng cơ bản sẽ bao gồm các nội dung quan trọng này.
- Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng.
- Thông tin bên mua, bên bán (Tên công ty, số điện thoại, số Fax, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp).
- Các điều khoản trong hợp đồng về: Hàng hóa, đóng gói và vận chuyển, thanh toán, điều kiện giao hàng, điều khoản chung.
- Chữ ký bên mua và bên bán.
Hình 3.2 Mẫu hợp đồng nhập khẩu
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Tùy thuộc vào loại hàng hóa và mã hàng (mã HS), bên nhập khẩu phải thực hiện các thủ tục theo quy định của Nhà Nước để nhập khẩu hàng hóa Đối với các mặt hàng không yêu cầu giấy phép nhập khẩu, có thể bỏ qua bước này Tuy nhiên, đối với những mặt hàng cần giấy phép như thuốc bảo vệ thực vật, phân bón và các loại ấn phẩm, việc xin giấy phép là bắt buộc.
Nhà nhập khẩu cần kiểm tra tên hàng hóa trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, điều kiện được quy định tại Phụ lục III của Nghị định 69/2018/NĐ-CP Đối với hàng nhập khẩu có giấy phép, doanh nghiệp phải đảm bảo có giấy phép hợp lệ tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan và cung cấp đầy đủ thông tin về giấy phép trên tờ khai Các loại giấy phép cần thiết bao gồm giấy phép kiểm dịch thực vật, động vật, công bố hợp quy, phân loại thiết bị y tế (đối với hàng hóa y tế), đăng kiểm và chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, tùy thuộc vào yêu cầu của từng loại hàng hóa.
Hình 3.3 Mẫu đơn xin giấy phép nhập khẩu
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 3: Nhận bộ chứng từ bên xuất khẩu
Trước khi bên xuất khẩu gửi chứng từ chính thức qua email hoặc chuyển phát nhanh, bên nhập khẩu nên yêu cầu bản nháp qua email để kiểm tra Việc này giúp phát hiện và điều chỉnh các sai sót cho đến khi thông tin trên các chứng từ khớp nhau, bao gồm tên nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, hãng tàu, cảng đi, cảng đến, tên tàu, số chuyến, tên hàng và mã HS Chỉ khi mọi thông tin đã chính xác, bên xuất khẩu mới gửi chứng từ chính thức, nhằm tránh rắc rối lớn từ phía hải quan và cơ quan Nhà nước.
Các chứng từ cơ bản cần có như:
- Danh sách đóng gói
- Giấy chứng nhận nguồn gốc (cần kiểm tra kĩ mã HS của hàng, thông tin trên C/O phải chính xác để được hưởng thuế suất ưu đãi, thường là 0%).
Trong hợp đồng ngoại thương, các loại chứng từ như Giấy kiểm dịch thực vật (Phyto), Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate), và Chứng nhận chất lượng hàng hóa (C/Q) là rất quan trọng Số lượng và loại chứng từ cần thiết sẽ phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của bên nhập khẩu để đảm bảo sự phù hợp trong quá trình kiểm tra hàng hóa.
Hình 3.4 Mẫu hoá đơn thương mại
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 4: Kiểm tra bộ chứng từ và theo dõi hàng đến
Các chứng từ cần kiểm tra (cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu cơ bản) kiểm tra số lượng, tính chính xác của bộ chứng từ.
- Danh sách đóng gói
- Giấy chứng nhận nguồn gốc
- Các chứng từ đặt thù khác như: Giấy kiểm dịch thực vật (Phyto), giấy chứng nhận y tế (Health Certificate), C/A, C/O
Để theo dõi lịch tàu, bạn có thể truy cập vào website của hãng tàu, gọi điện hoặc gửi email trực tiếp để hỏi thông tin Ngoài ra, khi tàu sắp cập cảng, bạn cũng có thể tra cứu trên trang Saigonnewport.
Bước 5: Nhận thông báo hàng đến
Phiếu thông báo hàng đến sẻ nhận được trước ngày tàu cập cảng 2-3 ngày, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị B/L để nhận EDO.
Hình 3.5 Mẫu thông báo hàng đến
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 6: Nhận lệnh giao hàng và cược container Để nhận lệnh giao hàng, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị B/L, tiền và giấy giới thiệu Đối với hàng container, cần thực hiện cược container theo quy định của từng hãng tàu, bao gồm việc nộp tiền cược và viết giấy mượn container theo mẫu của hãng.
Hình 3.6 Mẫu Lệnh giao hàng
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 7: Khai báo hải quan
Doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo hải quan trực tiếp tại cơ quan hải quan hoặc qua hệ thống VNACCS, nhưng hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hệ thống VNACCS để tiết kiệm thời gian và công sức Để tiến hành khai báo hải quan, nhà nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
- Danh sách đóng gói
- Giấy chứng nhận nguồn gốc
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
- Hóa đơn cước (nếu có)
- Chữ ký số của doanh nghiệp
Sau khi truyền tờ khai sẽ nhận được 1 trong 3 kết quả phân luồng sau:
Tờ khai luồng xanh cho phép hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế Nhà nhập khẩu chỉ cần thực hiện việc đóng thuế, in mã vạch và sau đó thanh lý tờ khai để nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng cho phép hàng hóa được kiểm tra chi tiết hồ sơ mà không cần kiểm tra thực tế Nếu không có sai phạm, nhà nhập khẩu sẽ thực hiện nghĩa vụ đóng thuế, mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ tương tự như luồng vàng, nhưng trong quá trình mở tờ khai thực tế, cần thực hiện thêm bước kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiếp theo, người nhập khẩu sẽ tiến hành mở tờ khai Để thực hiện được bước này, bên nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Danh sách đóng gói
- Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Hình 3.7 Mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu
(Nguồn:Tác giả tự tổng hợp)
Bước 8: Điều xe chuẩn bị kho nhận hàng
Nhà vận chuyển hoặc nhà nhập khẩu đến phòng thương vụ của cảng, mang theo lệnh giao hàng (D/O) để thanh toán phí Sau đó, họ cung cấp cho tài xế các chứng từ như phiếu EIR và D/O để trình hải quan giám sát cổng, cho phép xe rời khỏi cảng và chờ hàng về kho.
Bước 9: Lấy hàng về kho, trả container rỗng tiền cược
Khi hàng hóa được vận chuyển về kho, người nhận cần kiểm tra các giấy tờ như seal và tình trạng của container hoặc xe chở hàng Sau khi hoàn tất việc dỡ hàng, lái xe sẽ trả container về cảng hoặc ICD, đánh dấu sự hoàn tất của quá trình giao nhận hàng nguyên container.
Nhân viên bãi sẽ kiểm tra tình trạng của container rỗng trước khi hạ Nếu container không có vấn đề gì, quá trình hạ sẽ được thực hiện Tuy nhiên, nếu container bị hư hỏng hoặc bẩn, chủ hàng sẽ phải trả một khoản phí để hạ container, bất kể lỗi thuộc về đầu xuất hay đầu nhập.
Sau khi nhận phiếu, nhân viên giao nhận sẽ đưa nó đến hãng tàu để kiểm tra mức độ hư hỏng Việc này nhằm xác định xem có được miễn phí chi phí sửa chữa và vệ sinh hay không.
Phân tích SWOT
Ban lãnh đạo có khả năng quản lý xuất sắc, tạo sự ăn ý trong công việc với nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả và tốc độ thực hiện các hoạt động của công ty.
Đội ngũ nhân viên của chúng tôi có kinh nghiệm phong phú và trình độ chuyên môn cao, được đào tạo chuyên sâu từ khâu tìm kiếm khách hàng đến việc liên hệ và đàm phán với các hãng tàu Nhờ đó, công ty không chỉ tiết kiệm được nhiều chi phí mà còn nâng cao uy tín trong mắt khách hàng.
Các phòng ban trong công ty hoạt động phối hợp nhịp nhàng, giúp đảm bảo đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng về thời gian và địa điểm giao hàng Điều này cũng đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Công ty S4 đặc biệt chú trọng đến công tác nhân sự, tạo điều kiện cho các cán bộ trẻ có trình độ và nhiệt tình nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cũng như nhận thức chính trị và kỹ năng quản lý.
Công ty đã xây dựng được một lượng khách hàng ổn định cả trong và ngoài nước nhờ vào sự linh hoạt trong cơ chế thị trường, khả năng nắm bắt cơ hội kinh doanh và phát huy uy tín thương hiệu.
Công ty sở hữu khả năng tài chính vững mạnh và đã xây dựng được mối quan hệ tốt với các ngân hàng, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian trong việc cung cấp tín dụng và thanh toán.
S7: Công ty có hệ thống kho bãi, phương tiện vận tải riêng đã giúp công ty chủ động trong quá trình vận chuyển và bảo quản hàng hoá.
Công ty đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực, dẫn đến việc một số nhân viên phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc Điều này có thể gây ra sai sót trong các quy trình yêu cầu độ chính xác cao, như khai hải quan và kiểm tra bộ chứng từ, từ đó gây tổn thất về tài chính và uy tín của công ty.
Trình độ ngoại ngữ hạn chế của nhân viên dẫn đến việc kéo dài thời gian chứng từ hàng hóa Do đó, cần tuyển dụng nhân viên có khả năng ngoại ngữ tốt để thực hiện giao dịch và đàm phán hiệu quả với khách hàng quốc tế.
Việc quảng bá hình ảnh và thương hiệu của công ty hiện chưa đạt hiệu quả cao, dẫn đến số lượng khách hàng chủ động tìm đến công ty còn hạn chế So với các công ty giao nhận khác, hoạt động marketing của công ty vẫn còn nhiều hạn chế.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện tại chưa đủ để đáp ứng số lượng hợp đồng lớn cùng lúc, dẫn đến việc chậm trễ trong quá trình giao nhận Tình trạng này có thể gây ra chi phí phát sinh cho công ty, chẳng hạn như việc phải thuê ngoài để hoàn thành công việc.
Bộ phận giao nhận và phòng kế toán cần cải thiện sự phối hợp trong việc bàn giao chứng từ và quyết toán hàng hóa Sau mỗi lô hàng, nhân viên giao nhận phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các chứng từ như tờ khai hải quan, hóa đơn, biên lai thu lệ phí hải quan và phiếu quyết toán cho phòng kế toán để lập bảng liệt kê chi phí cho khách hàng Tuy nhiên, nhiều trường hợp nhân viên giao nhận nhận hóa đơn chậm từ hãng tàu hoặc các đại lý do lý do khách quan hoặc mất hóa đơn, dẫn đến trì trệ trong việc yêu cầu khách hàng thanh toán.
W6: Phương tiện vận tải tuy có nhưng vẫn còn thiếu, chưa đáp ứng được nhu cầu chuyên chở hàng hoá khi lượng hàng giao nhận cao.
Việt Nam đang tích cực hội nhập kinh tế quốc tế thông qua việc ký kết các Hiệp định thương mại tự do (FTA) và tham gia Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC), điều này đã ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự phát triển chung của nền kinh tế và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, trong đó có Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Sự gia tăng nhu cầu xuất nhập khẩu đã tạo ra động lực đáng kể cho sự phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty.
Nhà nước đã đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng, bao gồm hệ thống cảng biển hiện đại và quy mô lớn, cùng với sự phát triển của hệ thống đường bộ kết nối với các phương tiện vận tải khác và bến cảng thủy nội địa Những cải tiến này đã thúc đẩy hoạt động vận tải hàng hóa bằng đường biển và nâng cao hiệu quả dịch vụ logistics, tạo động lực lớn cho sự phát triển của các công ty.
Doanh nghiệp có thể tận dụng cơ sở hạ tầng Logistics đang phát triển của Việt Nam để nâng cao hiệu quả hoạt động và cung cấp sản phẩm dịch vụ chất lượng cao Sự gia tăng của các hãng tàu biển và hàng không quốc tế khai thác các tuyến vận tải kết nối Việt Nam với toàn cầu tạo ra cơ hội thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển tuyến vận tải cũng như khả năng liên doanh liên kết.
Chính sách bãi bỏ và giảm dần thuế nhập khẩu đã thúc đẩy sự gia tăng lượng hàng xuất khẩu, đồng thời làm tăng nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa Sự phát triển này đã tạo điều kiện thuận lợi cho hai dịch vụ chủ chốt của công ty là khai hải quan và giao nhận hàng hóa.
Một số giải pháp hoàn thiện quy trình
3.3.1 Nâng cao tay nghề của đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên chính là yếu tố quyết định sự thành công của một công ty Một công ty hoạt động hiệu quả khi có nhân viên năng động, nhạy bén trong việc nắm bắt tình huống và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh, đồng thời biết cách vượt qua khó khăn.
Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, cần chú trọng vào quy trình chọn lọc ứng viên phù hợp cho từng vị trí Ưu tiên ứng viên có bằng cấp đại học sẽ giúp đảm bảo trình độ chuyên môn cơ bản và giảm thiểu thời gian đào tạo Tuy nhiên, yếu tố này không phải là điều kiện bắt buộc; kỹ năng của ứng viên như khả năng tiếng Anh, nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm và giải quyết vấn đề cũng rất quan trọng trong việc đánh giá sự phù hợp.
Để nâng cao trình độ ngoại ngữ, kỹ năng công nghệ thông tin và kiến thức chuyên môn cho nhân viên bộ phận chứng từ và giao nhận hàng hóa, cần tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn do những giảng viên có kinh nghiệm đầu ngành thực hiện.
Đào tạo nhân viên Sales với trình độ ngoại ngữ tốt và chuyên môn cao là rất cần thiết Họ cần hiểu rõ nghiệp vụ và có khả năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng, từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững Ngoài ra, việc thường xuyên nghiên cứu thị trường và nắm bắt nhu cầu khách hàng là yếu tố quan trọng, cùng với việc cập nhật thông tin và hiểu biết sâu sắc về đối thủ cạnh tranh.
Nâng cao kiến thức cho nhân viên, đặc biệt là tài xế có trình độ thấp, là cần thiết để họ nhận diện và xử lý chứng từ, hóa đơn quan trọng Việc tổ chức các buổi huấn luyện và bổ sung kiến thức chuyên ngành sẽ giúp họ cải thiện khả năng nhận biết thông tin trên chứng từ.
3.3.2 Nâng cao cơ sở vật chất
Công ty cần thiết kế một văn phòng làm việc hiện đại và khang trang, được trang bị đầy đủ thiết bị và máy móc cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.
Xây dựng hệ thống kho bãi giúp công ty tiết kiệm chi phí thuê ngoài, giải quyết tình trạng hàng hóa quá tải và mở rộng dịch vụ cho thuê kho Đầu tư thêm xe tải nâng cao hiệu quả giao nhận, đồng thời định kỳ sửa chữa và nâng cấp trang thiết bị, đảm bảo chất lượng máy móc để phục vụ khách hàng đúng hẹn Đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị sẽ cải thiện vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa, từ đó gia tăng sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng vào sự chuyên nghiệp của công ty.
3.3.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ
Công ty chú trọng đến nhu cầu của khách hàng, duy trì mối quan hệ hai chiều và thường xuyên trao đổi để thu thập ý kiến phản hồi, từ đó xây dựng các chính sách hợp lý hơn.
Công ty cần xây dựng kế hoạch tiếp cận khách hàng để tạo ấn tượng ban đầu và thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ, đội ngũ nhân viên phải tuân thủ tiến độ và kiểm tra chất lượng hàng hóa Mọi khiếu nại và vướng mắc của khách hàng cần được đội ngũ tư vấn phản hồi và giải quyết kịp thời.
Công ty cần cải thiện và làm phong phú trang web của mình nhằm thu hút nhiều khách truy cập và cộng tác viên hơn Việc này sẽ giúp tăng cường các hình thức hợp tác và giao tiếp trực tuyến hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức.
3.3.4 Giảm chi phí hoạt động
Chi phí vận tải là yếu tố quan trọng nhất trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Chi phí thấp không chỉ thu hút nhiều khách hàng hơn mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Công ty cần theo dõi thường xuyên giá xăng dầu và chủ động tổ chức các cuộc họp với hãng tàu để xây dựng mối quan hệ vững chắc Việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa quốc tế dài hạn sẽ giúp công ty có giá cước ưu đãi và giảm chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Kết quả là khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi lựa chọn dịch vụ của công ty.
Kiến nghị
- Công ty cần mở rộng tìm kiếm và xâm nhập thị trường mới ít đối thủ cạnh tranh, các thị trường có triển vọng trong tương lai.
Để nâng cao hiệu quả quảng bá và tiếp xúc với doanh nghiệp, cần xây dựng một chiến lược quảng bá chuyên nghiệp, rõ ràng và cụ thể Việc áp dụng các phương pháp quảng bá hiện đại sẽ tạo uy tín và niềm tin cho khách hàng, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trong thị trường cạnh tranh.
Mở các lớp đào tạo và trao đổi nghiệp vụ cho nhân viên là rất quan trọng, đặc biệt là trong việc cập nhật kiến thức mới về giao nhận hàng hóa và các lĩnh vực liên quan Ngoài ra, tổ chức các lớp nghiệp vụ ngắn hạn sẽ giúp nhân viên tích lũy thêm kiến thức cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty cần tổ chức định kỳ các buổi đào tạo để nâng cao kỹ năng sử dụng các chương trình tiện ích công nghệ thông tin cho nhân viên Điều này giúp nhân viên có khả năng áp dụng hiệu quả các công cụ này trong công việc hàng ngày của họ.
Nhà nước cần thiết lập chính sách điều tiết tỉ giá kịp thời và hợp lý để bảo vệ giá trị đồng tiền Việt Nam, từ đó tạo sự tin tưởng cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Đồng thời, cần có các giải pháp hiệu quả nhằm ngăn chặn tình trạng lạm phát đang diễn ra hiện nay.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động tại cảng, cần tập trung vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng, đầu tư trang thiết bị hiện đại và cơ giới hóa quy trình bốc xếp Việc mở rộng cầu bến, kho bãi và các tuyến giao thông trong cảng sẽ giúp giảm thiểu khó khăn và bất tiện trong quá trình rút hàng và đóng hàng.
Nhà nước đang triển khai các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhằm thúc đẩy công tác đào tạo nhân lực với nhiều hình thức linh hoạt, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của ngành Các hiệp hội ngành cũng cần tận dụng các nguồn tài trợ và hợp tác đào tạo từ nước ngoài để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, cần phát triển hệ thống Hải quan điện tử tại nhiều địa phương, giúp việc khai báo diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi quá trình khai báo Hải quan mà không cần phải có mặt trực tiếp tại cảng hoặc sân bay.
Dịch vụ vận tải đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả kinh doanh của nền kinh tế, đặc biệt đối với Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Công ty này đã góp phần đáng kể vào việc cải thiện cán cân thanh toán và mậu dịch quốc tế.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của cơ chế thị trường, các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực Logistics, cần nỗ lực thích nghi để đạt hiệu quả kinh doanh cao Logistics đã nhanh chóng điều chỉnh hoạt động của mình và tận dụng những lợi thế sẵn có Sự phát triển này không thể không nhắc đến đóng góp quan trọng của bộ máy điều hành và đội ngũ nhân viên, những người đã làm việc chăm chỉ để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Trong suốt quá trình hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải đã khẳng định vị thế độc đáo trên thị trường và trong lòng khách hàng Công ty không ngừng ổn định và phát triển, xây dựng uy tín cùng hiệu quả kinh doanh ngày càng cao, điều này phản ánh sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên.
Phân tích quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải để đề xuất giải pháp tối ưu hóa, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu chi phí Qua đó, công ty có thể phát triển mạnh mẽ hơn và mở rộng ra thị trường quốc tế.
Bài báo cáo "Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải" thể hiện những kiến thức và hiểu biết còn hạn chế của em về lĩnh vực này Em rất mong nhận được sự góp ý từ quý thầy cô để cải thiện và hoàn thiện hơn nữa nội dung báo cáo.
Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!
Nguyễn Thị Quỳnh Như (2021) đã thực hiện nghiên cứu về việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) qua đường biển tại Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu Luận văn tốt nghiệp này được trình bày tại Trường Đại học Kinh tế Huế, nhằm nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình logistics trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa.
Nguyễn Thị Hằng (2019) đã thực hiện một nghiên cứu đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển tại Công ty TNHH Bansard Việt Nam trong năm 2019 Nghiên cứu này thuộc khóa luận tốt nghiệp của tác giả tại Trường Đại học Giao thông Vận tải Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm phân tích hiệu quả và những thách thức trong quy trình giao nhận hàng hóa của công ty.
Lê Huỳnh Như (2018) đã nghiên cứu các vấn đề pháp lý liên quan đến kiểm tra hải quan nhằm đảm bảo việc thu thuế xuất khẩu và thuế nhập khẩu đối với hàng hóa Luận văn tiến sĩ của tác giả tập trung vào việc phân tích các quy định pháp luật hiện hành và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình kiểm tra hải quan để tối ưu hóa công tác thu thuế.