Quản trị mua hàng giải pháp nâng cao hiệu quả khâu mua hàng tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu xisj Quy trình mua hàngLưu đồ quy trình mua hàng
PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Xã hội phát triển mạnh mẽ và Việt Nam đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, buộc các doanh nghiệp phải thích ứng với môi trường cạnh tranh năng động và bình đẳng Điều này tạo ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp, yêu cầu sản phẩm của họ phải đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của khách hàng Để tồn tại, cạnh tranh và phát triển, sản phẩm cần đảm bảo chất lượng và có giá thành hợp lý.
Khâu thu mua nguyên vật liệu và dụng cụ là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc cấu thành sản phẩm Để đảm bảo giá sản phẩm phù hợp với thị trường và thực hiện hiệu quả kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp uy tín, chất lượng, đáp ứng đúng mục đích và kế hoạch đã đề ra.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và dụng cụ một cách chặt chẽ và khoa học là rất quan trọng để quản lý hiệu quả tình hình nhập xuất, bảo quản và sử dụng Điều này không chỉ giúp hạ giá thành sản phẩm mà còn tăng cường sức cạnh tranh và mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp luôn nỗ lực nâng cao trình độ quản lý sản xuất, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý thu mua và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Sau khi học môn Quản trị mua hàng tại Đại học Thủ Dầu Một, nhóm chúng em đã có cơ hội thực tập tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ tại TP Hồ Chí Minh Qua nghiên cứu và quan sát thực tế, chúng em nhận thấy rằng việc quản lý mua hàng là vấn đề quyết định sự sống còn của doanh nghiệp Với mong muốn học hỏi và đóng góp ý kiến từ lý thuyết và thực tiễn đã học, nhóm đã chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả khâu mua hàng tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ”.
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu quy trình thu mua hàng tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ ở TP Hồ Chí Minh, cùng với các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình này, là rất quan trọng Công ty áp dụng các chiến lược hiệu quả để tối ưu hóa quy trình thu mua, đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý Những yếu tố như thị trường, nhà cung cấp, và nhu cầu khách hàng đều có tác động lớn đến quyết định thu mua Việc nắm bắt thông tin chi tiết về quy trình này sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty.
Trong hoạt động chuỗi cung ứng, việc mua hàng đóng vai trò quan trọng Nghiên cứu và tìm ra các giải pháp hiệu quả sẽ giúp nâng cao và phát triển chất lượng thu mua hàng tại công ty.
Đối tượng/phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về bộ phận thu mua tại công ty.
Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ - TP Hồ Chí Minh.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, bài tiểu luận áp dụng nhiều phương pháp như tổng hợp tài liệu sơ cấp, phân tích, thống kê, so sánh và khái quát nhằm làm rõ các khái niệm và vấn đề, từ đó rút ra nhận định, đánh giá và kết luận.
Ý nghĩa đề tài
Đề tài này nhấn mạnh tầm quan trọng của hoạt động thu mua hàng hóa trong chuỗi cung ứng và thực trạng tại công ty Việc thu mua hàng là một phần vốn quan trọng của doanh nghiệp sản xuất, và nếu được quản lý tốt, sẽ gia tăng lợi nhuận Trong các phòng ban hỗ trợ sản xuất, phòng thu mua hàng đóng vai trò then chốt Nhóm chúng tôi đã chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả khâu mua hàng tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ” với mục tiêu tìm hiểu sâu về hoạt động thu mua, phân tích những khó khăn mà công ty gặp phải và đề xuất giải pháp để cải thiện quy trình này.
Bố cục của bài báo cáo
Bài báo cáo gồm 3 chương:
+ CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC KINH TẾ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU XISJ - TP HỒ CHÍ MINH
+ CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH VẬN HÀNH TẠI CÔNG TY
+ CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC
Giới thiệu về công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu XISJ
Loại hình hoạt động: Công ty Cổ phần
Trụ sở chính:, TP Hồ Chí Minh. Điện thoại: +84-8-
Các đơn vị trực thuộc:
: Mang đến lợi ích cho khách hàng bằng sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
+Nhân viên: Mang đến sự tự tin hơn trong cuộc sống cho nhân viên thông qua việc đóng góp đầy ý nghĩa của họ.
+Cổ đông: Mang đến lợi nhuận cho nhà đầu tư, sự tin tưởng vào trí thức và tính chính trực của chúng tôi.
+Cộng đồng xã hội: đóng góp nhiều hơn cho xã hội; đồng thời phát triển con người và kinh doanh trên nền tảng trí thức và tính chính trực.
Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành một trong những công ty sản xuất đồ gỗ hàng đầu thế giới, đồng thời cung cấp môi trường làm việc tốt nhất tại Việt Nam thông qua sự sáng tạo hàng ngày.
Khách hàng là thượng đế và cộng đồng là gia đình, vì vậy chúng tôi phục vụ khách hàng với tất cả đam mê và tính chính trực của mình.
+Chính trực: Tích cực xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh.
+Chủ động: nắm bắt sự chủ động trong mọi hoạt động kinh doanh luôn là tôn chỉ hàng đầu của chúng tôi.
Đam mê cho sự xuất sắc là nền tảng để cá nhân xuất sắc tạo ra công ty, gia đình và xã hội xuất sắc Qua việc làm việc sáng tạo không ngừng, chúng tôi không ngừng hoàn thiện bản thân mỗi ngày.
Tinh thần đoàn kết là yếu tố cốt lõi trong mọi công ty, và tại XISJ, mỗi cá nhân đều thể hiện sự gắn bó chặt chẽ Chúng tôi luôn sẵn sàng chia sẻ kiến thức, học hỏi lẫn nhau, và hỗ trợ nhau để cùng nhau phát triển không ngừng.
Hình 2: Sơ đồ nhà máyXISJ– Quận 12 Địa chỉ: 162.
Vật liệu: Cao su, tràm, thông, MDF, MFC, veener, PB…
Thị trường: Mỹ, Nhật, EU, Hàn Quốc, Úc.
Hình 3: Sơ đồ nhà máyXISJ– Thủ Đức Địa chỉ: 234, HCM.
Vật liệu: Cao su, tràm, thông, MDF, MFC, veener, PB…
Thị trường: Mỹ, Nhật, Hàn Quốc, Úc.
Công ty XISJ, được thành lập vào ngày 29/08/1985, ban đầu hoạt động trong lĩnh vực hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu với Lào, chuyên khai thác gỗ xuất khẩu và cung cấp hàng công nghiệp tiêu dùng tại TP.HCM và Lào Qua quá trình đổi mới, XISJ hiện nay chuyên sản xuất, gia công và xuất khẩu các sản phẩm đồ gỗ, hàng mộc gia dụng và đồ gỗ trang trí nội thất theo phong cách hiện đại và cổ điển, đồng thời tạo việc làm ổn định cho hơn 1250 công nhân viên.
Công ty được thành lập vào ngày 29 tháng 8 năm 1985, mang tên Công ty hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu với Lào (XISJ) Hoạt động chính của công ty bao gồm khai thác gỗ, xuất khẩu nhựa thông và cung cấp hàng công nghiệp tiêu dùng sang thị trường Lào.
Năm 1991, công ty mở rộng thị trường xuất khẩu sang Liên Xô, Nhật Bản, Singapore, Hồng Kông và Đài Loan, chủ yếu với các sản phẩm như ván sàn, gỗ tròn và gỗ xẻ Đến năm 1992, công ty hợp tác với Công ty Japan Nippon Furniture (JNF) để tiếp nhận dây chuyền sản xuất gỗ tinh chế sang Nhật Bản.
Năm 1993, nhà máy Savi – kỹ nghệ gỗ (Saviwtech) được thành lập thông qua sự hợp tác với công ty Marunaka Đồng thời, trung tâm xây dựng và phát triển nội thất cũng được thành lập nhằm thực hiện các dự án trang trí nội thất và cung cấp đồ gỗ cho nhà hàng, khách sạn, cao ốc và văn phòng.
1994: Đổi tên thành Công ty Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ; tên giao dịch quốc tế là XISJ Corporation.
Năm 1995, SAVOR được thành lập, chuyên thiết kế và trang trí nội thất, đồng thời sản xuất đồ gỗ nội thất chất lượng cao phục vụ thị trường trong nước.
1997: XISJ triển khai xây dựng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO
2001: XISJ thực hiện cổ phần hoá và chính thức trở thành công ty cổ phần từ 01/06/2001.
2002: Chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán với mã cổ phiếu SAV.
Nhà máyXISJlà Nhà máy chế biến gỗ đầu tiên của Việt Nam nhận chứng chỉ hệ thống quản lý môi trường theo chuẩn ISO-14001.
Năm 2003, chúng tôi đã đầu tư vào một dây chuyền công nghiệp chế biến gỗ hoàn chỉnh, từ khâu tạo dáng đến sơn, với công nghệ sơn Enamel đạt độ bóng 100% Mục tiêu của chúng tôi là sản xuất hàng hóa xuất khẩu sang thị trường Mỹ.
Năm 2004, công ty đã đầu tư vào một nhà xưởng mới với dây chuyền chế biến gỗ hiện đại nhập khẩu từ Nhật Bản, nhằm sản xuất các sản phẩm xuất khẩu cho thị trường Mỹ và EU, cũng như cung cấp đồ gỗ cho thị trường nội địa.
Hiện đại hoá công nghệ quản lý: triển khai vận hành ERP với phần mềm Oracle E-Business Suite (Special Edition).
2007: Thành lập xí nghiệp sản xuất Bao bì Carton (SAV) với dây chuyền máy móc thiết bị được nhập khẩu từ Đài Loan.
2008: Thành lập Công ty Liên doanh chế biến gỗ Lào.
2012: Đầu tư từng bước để thay dần máy móc thiết bị cũ, lạc hậu, tiêu hao nhiều năng lượng, lao động, nguyên vật liệu…
Năm 2014, Tập đoàn ELAND từ Hàn Quốc đã đầu tư vào công ty XISJ với mục tiêu trở thành cổ đông lớn, nhằm đưa XISJ phát triển thành công ty hàng đầu trong ngành đồ gỗ trong tương lai.
2016 – nay: Công ty tăng vốn điều lệ từ 99.634.500.000 đồng lên
139.237.730.000 đồng thông qua phát hành cổ phiếu từ nguồn vốn chủ sở hữu.
Cơ cấu nhân sự của công ty
Số lượng cán bộ, nhân viên của Công ty là 1.251 người.
Bảng 1: Tình hình nhân sự theo trình độ
STT Tính chất phân loại Số lượng Tỷ lệ (%)
1 Cao đẳng, đại học, trên đại học 144 11.51
4 Phổ thông và công nhân kỹ thuật 1055 84.33
BIỂU ĐỒ NHÂN SỰ THEO TRÌNH ĐỘ
Cao đẳng, đại học, trên đại học Trung cấp chuyên nghiệp
Phổ thông và công nhân kỹ thuật
Trong công ty, số lượng nhân viên có trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học là 144 người, chiếm 11.51% Trong khi đó, trình độ trung cấp chuyên nghiệp có 48 người, tương đương 3.84% Trình độ sơ cấp chuyên nghiệp chỉ có 4 người, chiếm 0.32%, cho thấy tỷ lệ này rất thấp Đáng chú ý, nhân viên có trình độ phổ thông và công nhân kỹ thuật chiếm tỷ lệ cao nhất với 1055 người, tương đương 84.33% tổng số nhân viên.
Bảng 2: Tình hình nhân sự theo tính chất hợp đồng
STT Tính chất phân loại Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
1 Hợp đồng có xác định thời hạn 462 36.93
2 Hợp đồng không có xác định thời hạn 729 58.27
3 Hợp đồng theo thời vụ 60 47.96
TÌNH HÌNH NHÂN SỰ THEO TÍNH CHẤT HỢP ĐỒNG
Hợp đồng có xác định thời hạn
Hợp đồng không có xác định thời hạn
Hợp đồng theo thời vụ
58.27 Đối với tình hình nhân sự theo tính chất hợp đồng thì số nhân viên làm việc theo hợp đồng không có xác định thời hạn có 729 người (chiếm 58.27%) chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng số nhân viên của công ty Tiếp theo là số nhân viên làm việc theo hợp đồng có xác định thời hạn có 462 người (chiếm 36.93%) và số nhân viên làm việc theo hợp đồng thời vụ có 60 người (chiếm 47.96%).
Công ty XISJ chú trọng đào tạo nhân viên nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực, với các chính sách đào tạo định kỳ và lớp học nâng cao kỹ năng chuyên môn, cập nhật xu hướng sản phẩm và quy trình sản xuất mới Để tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng cao, công ty xây dựng quy trình tuyển dụng dựa trên năng lực, kinh nghiệm và bằng cấp phù hợp với mô tả công việc XISJ cũng nỗ lực tạo ra môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và công bằng, giúp nhân viên phát triển bản thân và nâng cao năng lực chuyên môn Hệ thống kênh thông tin của công ty cho phép thu thập ý kiến đánh giá từ nhân viên, từ đó đưa ra các chính sách phù hợp hơn.
QUY TRÌNH VẬN HÀNH TẠI CÔNG TY
Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Sự uy tín của nhà cung cấp:
+Thông tin rõ ràng: thông tin về địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh rõ ràng.
+Sự minh bạch trong hợp tác: nhà cung cấp đó phải đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Các vấn đề pháp lý liên quan đến các hợp đồng của nhà cung cấp, bao gồm cả thủ tục pháp lý trong quá khứ và hiện tại, cần được xem xét kỹ lưỡng Nhà cung cấp phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
+Hiệu suất: chức năng cơ bản của sản phẩm cung cấp.
+Tính năng: tính năng nâng cao và cải tiến sản phẩm phải phù hợp với thứ doanh nghiệp cần.
+Độ tin cậy: xác suất các sản phẩm bị "hỏng" tối đa là bao nhiêu?
+Độ bền: tuổi thọ của sản phẩm cung cấp.
+Sự phù hợp: sản phẩm phải đáp ứng được mô tả kỹ thuật cần thiết của doanh nghiệp.
+Khả năng phục vụ: chất lượng, khả năng vận hành và bảo hành sản phẩm của nhà cung cấp.
+Tính thẩm mỹ: hình thức, cảm giác, mà sản phẩm của nhà cung cấp đạt yêu cầu của doanh nghiệp.
Hiệu suất cung cấp hàng hóa:
+Thời gian thực hiện đơn hàng: thời gian từ lúc bắt đầu thực hiện đơn hàng đến khi nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp.
+Độ tin cậy của giao hàng: đảm bảo thời gian giao hàng theo thỏa thuận.
+Giao hàng chắc chắn: đúng loại hàng hóa, đúng chất lượng, số lượng theo hợp đồng.
+Thông tin: thông tin được trao đổi xuyên suốt giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.
+Thích ứng: khả năng thích ứng của nhà cung cấp với yêu cầu của doanh nghiệp.
+Tính linh hoạt: khả năng thích ứng của nhà cung cấp trong việc cung cấp sản phẩm khi các điều kiện liên quan thay đổi.
+Mức độ dịch vụ: xác suất để sản phẩm hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp Giá cả sản phẩm và phương thức thanh toán:
Sự cạnh tranh trong thị trường yêu cầu giá cả phải tương đương với mức giá của các nhà cung cấp sản phẩm tương tự Doanh nghiệp thường xuyên so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp để đưa ra quyết định tốt nhất cho mình.
+Sự ổn định: giá cả phải ổn định một cách hợp lý theo thời gian.
+Sự chính xác: giá trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn chỉ nên có chênh lệch nhỏ.
+Việc thay đổi giá: nhà cung cấp cần thông báo trước đầy đủ khi có thay đổi giá.
Minh bạch trong thanh toán là yếu tố quan trọng, với thời gian trung bình nhận ghi chú tín dụng phải hợp lý Chi phí ước tính không nên thay đổi nhiều so với hóa đơn cuối cùng Hóa đơn từ nhà cung cấp cần được gửi kịp thời, dễ đọc và dễ hiểu.
Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp:
• Dịch vụ khách hàng bằng văn bản, chính sách.
• Tính linh hoạt của hệ thống.
• Thời gian chu kỳ đặt hàng.
• Tính sẵn có của hàng tồn kho.
• Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng.
• Thông tin trạng thái đơn hàng.
• Sự sẵn có của phụ tùng.
• Khiếu nại của khách hàng.