Quản trị mua hàng giải pháp nâng cao hiệu quả khâu mua hàng tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu xisj

Quản trị mua hàng giải pháp nâng cao hiệu quả khâu mua hàng tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu xisj Quy trình mua hàngLưu đồ quy trình mua hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ



BÀI TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ MUA HÀNG

ĐỀ TÀI: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHÂU MUA

HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC KINH TẾ VÀ XUẤT

NHẬP KHẨU XISJ

Ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng Sinh viên thực hiện:

Bình Dương, tháng 09/2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ



BÀI TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ MUA HÀNG

ĐỀ TÀI: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHÂU MUA

HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC KINH TẾ VÀ XUẤT

NHẬP KHẨU XISJGVHD Ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng Sinh

1 – D19LO01

Bình Dương, tháng 09/2022

Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ

(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)

Chương 1: Cơ sở lý thuyết / Nêu vấn đề 2.0

Chương 2: Phân tích, so sánh và đánh giá 2.0

Chương 3: Đề xuất giải pháp 1.5

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH i

DANH MỤC BẢNG BIỂU i

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng/phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa đề tài 2

6 Bố cục của bài báo cáo 2

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC KINH TẾ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU XISJ - TP HỒ CHÍ MINH 3

1.1 Giới thiệu về công ty 3

1.2 Cơ cấu nhân sự của công ty 8

1.3 Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của Công ty 11

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH VẬN HÀNH TẠI CÔNG TY 13

2.1 Quy trình mua hàng 13

2.1.1 Lưu đồ quy trình mua hàng 13

2.1.2 Nội dung quy trình mua hàng 13

2.1.3 Ưu và nhược điểm của quy trình mua hàng 15

2.2 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp 16

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 19

3.1 Phát triển các nhà cung cấp trong nước 19

3.2 Giải pháp về nguồn nhân lực 19

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

DANH MỤC BẢNG BIỂU

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xã hội ngày càng phát triển mạnh, nước ta cũng đang dần hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới Điều đó chứng tỏ các doanh nghiệp Việt Nam bắt buộc phải có sự chuẩn bị thích ứng tốt với môi trường cạnh tranh năng động, bình đẳng, đồng thời cũng là một thách thức lớn Các sản phẩm làm ra của doanh nghiệp đòi hỏi phải đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, sản phẩm phải đảm bảo chất lượng, giá thành phù hợp để có thể tồn tại, cạnh tranh và phát triển.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất cấu thành nên sản phẩm đó chính là khâu thu mua nguyên vật liệu, dụng cụ Vậy nên, để giá sản phẩm được đưa ra phù hợp với thị trường và thực hiện tốt được kế hoạch

sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần tìm được nguồn nguyên vật liệu

từ nhà cung cấp uy tín, chất lượng, đúng mục đích, đúng kế hoạch.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và dụng cụ chặt chẽ, khoa học là công cụ quan trọng để quản lý tình hình nhập xuất, bảo quản và sử dụng, dữ trữ… Góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh và đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Các doanh nghiệp luôn không ngừng nâng cao trình độ quản lý sản xuất kinh doanh nói chung, đặc biệt là quản lý thu mua và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng.

Sau khi học môn Quản trị mua hàng tại trường Đại Học Thủ Dầu Một, trãi qua nghiên cứu cùng với sự may mắn được xem xét, tìm hiểu, quan sát tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ - TP Hồ Chí Minhtrong chuyến đi thực tập của kì vừa rồi Nhóm chúng em nhận thấy rằng đây là một trong những vấn đề

quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp, cùng với sự mong muốn học hỏi cũng như mong muốn đóng góp ý kiến được kết hợp từ lý luận

và thực tiễn đã được học qua trong môn Quản trị mua hàng, nhóm chúng

em đã chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả khâu mua hàng tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu về quá trình thu mua hàng tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ - TP Hồ Chí Minh cũng tìm hiểu về những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình

1

mua hàng trong hoạt động chuỗi cung ứng Nghiên cứu, tìm ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao, phát triển chất lượng khi thu mua hàng tại công ty.

3 Đối tượng/phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về bộ phận thu mua tại công ty.

Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh

tế và Xuất nhập khẩu XISJ - TP Hồ Chí Minh.

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, để làm sáng tỏ các khái niệm, vấn đề, bài tiểu luận sử dụng các phương pháp như phương pháp tổng hợp tài liệu

sơ cấp, phương pháp phân tích, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, khái quát để rút ra nhận định, đánh giá và kết luận.

5 Ý nghĩa đề tài

Thông qua đề tài có thể thấy được tầm quan trọng của việc thu mua hàng hóa trong hoạt động chuỗi cung ứng và thực trạng diễn ra tại công

ty Vì một doanh nghiệp sản xuất khẩu thu mua hàng rất quan trọng nó

là phần vốn doanh nghiệp bỏ ra khi phần vốn đó được quản lí tốt nhất thì lợi nhuận của công ty sẽ được tăng cao Trong số các phòng ban hỗ trợ cho sản xuất thì phòng ban thu mua hàng đóng vai trò trọng yếu nhất của một mắt xích trong sản xuất Nhóm chúng em đã chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả khâu mua hàng tại Công ty Cổ phần Hợp tác Kinh tế

và Xuất nhập khẩu XISJ” mục đích tìm hiểu sâu hơn về hoạt động thu mua tại công ty mặc khác phân tích những khó khăn công ty hay gặp

phải trong việc mua hàng và đưa ra những giải pháp nhằm góp phần giúp công ty hoàn thiện hơn trong hoạt động thu mua hàng hóa.

6 Bố cục của bài báo cáo

Bài báo cáo gồm 3 chương:

+CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC KINH TẾ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU XISJ - TP HỒ CHÍ MINH

+CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH VẬN HÀNH TẠI CÔNG TY

+CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH

Hình 1: Logo Công ty

Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu XISJ

Loại hình hoạt động: Công ty Cổ phần

: Mang đến lợi ích cho khách hàng bằng sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.

+ Nhân viên: Mang đến sự tự tin hơn trong cuộc sống cho nhân viên thông qua

việc đóng góp đầy ý nghĩa của họ

+ Cổ đông: Mang đến lợi nhuận cho nhà đầu tư, sự tin tưởng vào trí thức và tính

chính trực của chúng tôi

+ Cộng đồng xã hội: đóng góp nhiều hơn cho xã hội; đồng thời phát triển con

người và kinh doanh trên nền tảng trí thức và tính chính trực

Tầm nhìn: “Bằng cách làm việc sáng tạo hàng ngày, chúng tôi đang từng bướcvững chắc tiến tới ước mơ trở thành một trong các công ty sản xuất đồ gỗ hàng đầuthế giới và là một trong những nơi cung cấp môi trường làm việc tốt nhất tại ViệtNam.”

Giá trị:

+ Phục vụ khách hàng: Khách hàng là thượng đế, cộng đồng là gia đình Chúng

tôi làm

việc phục vụ khách hàng bằng hết tất cả đam mê và tính chính trực của mình

+ Chính trực: Tích cực xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh.

+ Chủ động: nắm bắt sự chủ động trong mọi hoạt động kinh doanh luôn là tôn chỉ

hàng

đầu của chúng tôi

+ Đam mê cho sự xuất sắc: cá nhân xuất sắc sẽ khởi tạo công ty xuất sắc, gia đình

xuất sắc, xã hội xuất sắc Bằng cách làm việc sáng tạo không ngừng, chúng tôihàng ngày đang

hoàn thiện hơn những con người của mình

+ Sẵn sàng chia sẻ và học hỏi: tinh thần đoàn kết là yếu tố cốt lõi của mọi công

ty Mọi cá nhân trong XISJ đều nêu cao tình đoàn kết, sẵn sàng chia sẻ, học hỏi lẫnnhau, cùng giúp nhau tiến bộ không ngừng

Nhà máy XISJ:

+ Nhà máyXISJ– quận 12

Hình 2: Sơ đồ nhà máyXISJ– Quận 12

+ Nhà máyXISJ– Thủ Đức

Số xưởng: 04

Thị trường: Mỹ, Nhật, Hàn Quốc, Úc

Công ty thành lập ngày 29/08/1985 với tên gọi Công ty hợp tác kinh tế và xuấtnhập khẩu với Lào (Saigon–Vientianne import export company, viết tắt là XISJ),bắt đầu kinh doanh bằng hoạt động hợp tác với Lào để khai thác gỗ xuất khẩu vàcung cấp hàng công nghiệp tiêu dùng ở TP.HCM và Lào Trải qua quá trình đổimới, hiện tại XISJ là đơn vị chuyên sản xuất, gia công và xuất khẩu: đồ gỗ, hàngmộc gia dụng, đồ gỗ trang trí nội thất theo phong cách hiện đại và cổ điển, tạo điềukiện việc làm ổn định cho hơn 1250 công nhân viên

1985 – 1986: Công ty được thành lập ngày 29/8/1985 với tên gọi là Công tyhợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu với Lào (XISJ) với hoạt động khai thác gỗ, nhựathông xuất khẩu và cung cấp các hàng công nghiệp tiêu dùng sang Lào

1991: Mở rộng thị trường sang Liên Xô, Nhật, Singapore, Hồng Kông, ĐàiLoan… với sản phẩm xuất khẩu chủ yếu là ván sàn, gỗ tròn, gỗ xẻ… 1992: Hợp

tác với Công ty Japan Nippon Furniture (JNF) tiếp nhận dây chuyền sản xuất gỗtinh chế sang Nhật Bản.

1993: Thành lập nhà máy Savi – kỹ nghệ gỗ (Saviwtech), hợp tác với công tyMarunaka; Thành lập trung tâm xây dựng và phát triển nội thất để thực hiện cáccông trình trang trí nội thất, trang bị đồ gỗ cho nhà hàng, khách sạn, cao ốc, vănphòng…

1994: Đổi tên thành Công ty Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu XISJ; tên giaodịch quốc tế là XISJ Corporation

1995: Thành lập SAVOR chuyên hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, trang trí nộithất và sản xuất đồ gỗ nội thất chất lượng cao cung cấp cho thị trường trong nước

1997: XISJ triển khai xây dựng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

9001

2001: XISJ thực hiện cổ phần hoá và chính thức trở thành công ty cổ phần từ01/06/2001.

2002: Chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán với mã cổ phiếu SAV

Nhà máyXISJlà Nhà máy chế biến gỗ đầu tiên của Việt Nam nhận chứng chỉ hệthống quản lý môi trường theo chuẩn ISO-14001

7

2003: Đầu tư dây chuyền công nghiệp chế biến gỗ hoàn chỉnh từ tạo dáng đếnkhâu sơn (công nghệ sơn Enamel đạt độ bóng 100%) để sản xuất hàng xuất khẩusang thị trường Mỹ.

2004: Đầu tư thêm một nhà xưởng mới với dây chuyền chế biến gỗ hoàn chỉnhhiện đại nhập từ Nhật để sản xuất sản phẩm xuất khẩu cho thị trường Mỹ, EU và

2008: Thành lập Công ty Liên doanh chế biến gỗ Lào

2012: Đầu tư từng bước để thay dần máy móc thiết bị cũ, lạc hậu, tiêu hao nhiều năng lượng, lao động, nguyên vật liệu…

2014: Tập đoàn ELAND (Hàn Quốc) đầu tư với mục tiêu trở thành cổ đông lớn của công ty và đưa XISJ trở thành công ty dẫn đầu về ngành đồ gỗ trong tương lai.

2016 – nay: Công ty tăng vốn điều lệ từ 99.634.500.000 đồng lên

139.237.730.000 đồng thông qua phát hành cổ phiếu từ nguồn vốn chủ sở hữu

1.2 Cơ cấu nhân sự của công ty

Số lượng cán bộ, nhân viên của Công ty là 1.251 người

Bảng 1: Tình hình nhân sự theo trình độ

STT Tính chất phân loại Số lượng Tỷ lệ (%)

1 Cao đẳng, đại học, trên đại học 144 11.51

2 Trung cấp chuyên nghiệp 48 3.84

3 Sơ cấp chuyên nghiệp 4 0.32

4 Phổ thông và công nhân kỹ thuật 1055 84.33

Nguồn: Phòng Nhân sự

8

BIỂU ĐỒ NHÂN SỰ THEO TRÌNH ĐỘ

3.8411.51 0.32

84.33

Cao đẳng, đại học, trên đại học Trung cấp chuyên nghiệp

Sơ cấp chuyên nghiệp

Phổ thông và công nhân kỹ thuật

Số lượng nhân viên có trình độ cao đẳng, đại học, trên đại học chiếm 144 người(11.51%), trình độ trung cấp chuyên nghiệp có 48 người (chiếm 3,84%), trình độ

sơ cấp chuyên nghiệp chiếm tỉ lệ thấp nhất trong cơ cấu nhân viên của công ty có 4người (chiếm 0.32%) và trình độ phổ thông và công nhân kĩ thuật chiếm tỉ lệ caonhất trong tổng số nhân viên của công ty là 1055 người (chiếm 84.33%)

Bảng 2: Tình hình nhân sự theo tính chất hợp đồng

STT Tính chất phân loại Số lượng (người) Tỷ lệ (%)

9

TÌNH HÌNH NHÂN SỰ THEO TÍNH CHẤT HỢP ĐỒNG

47.96

36.93

Hợp đồng có xác định

thời hạn

Hợp đồng không có xác

định thời hạn

Hợp đồng theo thời vụ

Công ty XISJ với mục tiêu muốn sử dụng triệt để nguồn nhân lực tại công tynên việc đào tạo nhân viên rất được chú trọng Công ty đưa ra các chính sách đàotạo định kì cho nhân viên, mở các lớp đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn, cậpnhật kiến thức về xu hướng sản phẩm mới, quy trình sản xuất mới để nâng caonăng lực sản xuất và phát triển chất lượng sản phẩm Đối với vấn đề tuyển dụng,công ty đã xây dựng quy trình tuyển dụng để tuyển dụng nguồn nhân lực chấtlượng cao thông qua yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, bằng cấp và khả năng đáp

ứng công việc phù hợp với mô tả công việc được đề ra Về vấn đề môi trường làmviệc, XISJ đã nỗ lực tạo ra môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và côngbằng giúp cho nhân viên có cơ hội phát triển bản thân đồng thời nâng cao năng lựcchuyên môn Ngoài ra, công ty còn có hệ thống kênh thông tin nhằm thu thập ýkiến đánh giá của nhân viên để có thể đưa ra các chính sách phù hợp hơn với nhânviên trong công ty.

10

1.3 Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của Công ty

XISJ còn có một số đơn vị trực thuộc kinh doanh sản xuất ở nhiều lĩnh vực khác nhau như:

+ SAVIPACK: sản xuất kinh doanh bao bì giấy, in trên bao bì khép kín… đáp ứng nhu cầu nội bộ công ty và các nhu cầu trong nước

+ SAVIDECOR: chuyên đầu tư, thi công và trang trí nội ngoại thất, phát triển cơ

sở hạ

tầng kỹ thuật, đô thị, khu công nghiệp, lâm nghiệp, khu dân cư

+ SAVIHOMES: chuyên chức năng giao dịch mua bán địa ốc, xây dựng dự án cáckhu dân cư, nhà ở và chung cư cho mọi đối tượng

+ CHAMPA – SAVI: đơn vị liên doanh tinh chế đồ gỗ xuất khẩu của tỉnhChampasak-Lào, giúp XISJ có được nguồn nguyên liệu gỗ ổn định cho hoạt độngsản xuất của các nhà máy tại Việt Nam.

Sản phẩm của XISJ đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn khắt khe của các thị trường như:

Mỹ, Nhật Bản, EU, Úc, Hàn Quốc,… Ngoài ra, XISJ còn cung cấp thiết kế, trangtrí nội thất và sản phẩm gỗ cho một số dự án tại các thành phố lớn như TP Hồ ChíMinh, Hà Nội, Nha Trang, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đaknông Với hơn 30 năm trongngành đồ gỗ cùng đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi đang khôngngừng đổi mới để cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng

Hình 4: Một số sản phẩm của công ty ở thị trường Việt Nam

11

Ashly

Hình 5: Một số khách hàng của XISJ

Hình 6: Thương hiệu bán lẻ MOHO trên nền tảng online và offline

12

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH VẬN HÀNH TẠI CÔNG TY 2.1 Quy trình mua hàng

2.1.1 Lưu đồ quy trình mua hàng

Sơ đồ 2.1.1 Lưu đồ quy trình mua hàng

2.1.2 Nội dung quy trình mua hàng

Nội dung quy trình trên gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Văn phòng Sale gửi đơn đặt hàng (SO – Sale Order) theo nhu cầu

khách hàng, tổ BOM (Bill of Materials) sẽ lên thiết kế, xác định các nguyên vậtliệu cần thiết để sản xuất sản phẩm như là màu sắc, kích thước, thông số kỹ thuật,

…để báo nguyên vật liệu cần mua trong nước, hay hàng nhập (nếu hàng nhập từnước ngoài sẽ báo cáo lại cho bộ phận Sale, bộ phận Sale sẽ lại với báo khách hàngnhập hàng về hoặc họ chỉ định mình tìm mua)

Hình 7: Đơn đặt hàng

Nguồn: Phòng mua hàng

13

Hình 8: Bảng liệt kê chi tiết

Nguồn: Phòng mua hàng

Bước 2: Phòng kế hoạch duyệt và lập lệnh sản xuất.

Bước 3: Phòng định mức sẽ tính toán lượng nguyên vật liệu cần để sản xuất,

kiểm tra số lượng hàng tồn kho lập PR (Purchase Request)

Bước 4: Bộ phận mua hàng sẽ tiếp nhận, tìm nhà cung cấp, chọn lọc nhà cung

cấp theo đúng như trên PR Sau khi đã lựa chọn nhà cung cấp phòng mua hàng tiếnhành lập PO gửi nhà cung cấp đặt hàng, theo dõi đơn hàng

Bước 5: Sau khi hàng được chuyển đến công ty, đội ngũ QC sẽ kiểm tra chất

lượng và số lượng theo như hợp đồng mua hàng Nếu hàng về đến kho không đúngnhư thỏa thuận trên hợp đồng đội ngũ QC báo về phòng mua hàng làm việc lại vớinhà cung cấp tìm hướng giải quyết một cách hợp lý Nếu như không có hướng giảiquyết ổn thỏa tiến hành trả hàng và tìm lại nhà cung cấp mới, đánh giá, khảo sát lại

từ đầu Ngược lại nếu hàng đúng như thỏa thuận trên PO bộ phận kho tiến hành cácbước nhập hàng vào kho Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biênbản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán và thanh toán đúng hạn

14