BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ-KỸ THUẬTCÔNG NGHIỆP KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI : BÁO CÁO THỰC TẬP THIẾT KẾ TRANG WEB BÁN XE MÁY Sinh viên thực hiện :Trươn
MÔ TẢ HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CHO HỆ THỐNG CỬA HÀNG BÁN XE MÁY
Tổng quan về hệ thống
Một công ty kinh doanh xe máy bao gồm các bộ phận như kinh doanh, quản lý kho, kỹ thuật, thống kê và các cửa hàng Tương tự như mọi tổ chức kinh doanh khác trên thị trường, tất cả hoạt động của công ty đều tập trung vào các vấn đề quan trọng.
⬥ Tổng hợp và lên kế hoạch
Dựa trên thông tin thu thập về thị trường tiêu thụ, nguồn cung cấp, và sở thích của khách hàng, công ty đã quyết định đặt mua các loại xe phù hợp từ các nhà cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu bán hàng tại các cửa hàng.
Khi nhận xe từ các nhà cung cấp, công ty tiến hành kiểm tra lô hàng, nhập kho các xe đạt yêu cầu và trả lại xe bị lỗi Sau đó, xe sẽ được xuất đến các cửa hàng để bán Để thúc đẩy doanh số, công ty tổ chức quảng cáo các loại xe qua các phương tiện truyền thông như đài phát thanh, truyền hình và sách báo Khi khách hàng đến cửa hàng, nhân viên sẽ giới thiệu và hỗ trợ khách trong việc chọn xe, đồng thời thỏa thuận giá cả trước khi hoàn tất thủ tục bán xe.
Các tổ chức bán hàng hiện nay thường cung cấp nhiều dịch vụ ưu đãi nhằm thu hút khách hàng Trong lĩnh vực bán xe máy, việc cung cấp các dịch vụ như bảo hành, bảo trì và sửa chữa sau khi mua xe là rất quan trọng để nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.
Cuối mỗi ngày và theo định kỳ (tháng, quý, năm), các bộ phận cần báo cáo hoạt động của mình cho cấp trên Việc này giúp cấp trên có cách giải quyết và lập kế hoạch kinh doanh hợp lý và kịp thời cho các hoạt động mua bán, nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
Mục tiêu của hệ thống kinh doanh
⬥ Mục tiêu: Bằng cách kinh doanh bán xe máy để thu nhiều lợi nhuận.
Bán các loại xe máy mà thị trường có nhu cầu.
Mở rộng quy mô kinh doanh cả về số lƣợng và địa bàn.
Tổ chức kinh doanh hiệu quả, báo đảm uy tín lâu dài.
⬥ Để đạt được mục tiêu đề ra, công ty phải quan tâm đến các hoạt động.
Hệ thống bán hàng xử lý thủ tục giấy tờ nhanh.
Dịch vụ bán hàng tốt, tiện lợi cho khách hàng.
Cải tiến dịch vụ xử lý tốt thông tin kịp thời và nhanh chóng để ra quyết định hợp lý.
Tăng cường hoạt động quản lý, mở rộng phạm vi kinh doanh tăng thêm lực cạnh tranh.
Những vấn đề đặt ra trong kinh doanh
− Không có thông tin kịp thời về nhà cung cấp để lựa chọn mua xe đúng chúng loại và giá cả hợp lý.
Việc không nắm rõ chủng loại và số lượng xe có trong kho cũng như tại các cửa hàng vào mọi thời điểm dẫn đến khó khăn trong việc mua sắm Điều này gây ra sự chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng và ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng.
− Do làm thủ tục bán hàng bằng tay nên giải quyết công việc còn chậm, để khách hàng phải đợi lâu, nhất là khi đông khách.
Dữ liệu lưu trữ dưới dạng giấy tờ gây khó khăn cho việc quản lý thông tin, làm giảm hiệu quả và tốn thời gian trong quá trình truy xuất thông tin cần thiết.
Việc không theo dõi tình hình bán hàng hàng ngày và không thực hiện hoạch toán kịp thời sẽ ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định về việc mua hàng bổ sung hoặc điều chỉnh giá bán sao cho phù hợp với thị trường.
Quảng cáo trực tuyến đang phát triển mạnh mẽ, nhưng nhiều cửa hàng vẫn chưa có nền tảng vững chắc Thông tin về các loại xe, giá cả và ưu đãi chủ yếu do nhân viên bán hàng cung cấp trực tiếp, điều này không đáp ứng kịp thời nhu cầu và lượng khách hàng đông đảo đến mua xe.
Các bộ phận liên quan
Công ty gồm nhiều bộ phận, nhƣng các khó khăn trên chỉ liên quan trực tiếp đến một số bộ phận như:
− Bộ phận lãnh đạo và kinh doanh: cần đƣợc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời để hỗ trợ cho việc ra các quyết định kinh doanh.
− Bộ phận thống kê: cần đƣợc hỗ trợ trong việc lấy thông tin để tổng kết, làm
− Bộ phận bán hàng: Cần đƣợc cải tiến dịch vụ phục vụ khách hàng, giải quyết dịch vụ nhanh chóng, không để khách phải đợi lâu.
Để xây dựng một hệ thống kinh doanh hiệu quả, cần nghiên cứu kỹ lưỡng nhằm đảm bảo tính rõ ràng, đầy đủ và chính xác, đồng thời đáp ứng các vấn đề đã nêu Việc hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và tạo ra những ưu thế mới là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu mong muốn.
Cơ cấu tổ chức và nội dung hoạt động
Công ty gồm các bộ phận sau:
2 Bộ phận kinh doanh thị trường.
4 Bộ phận bán hàng (các cửa hàng).
Các bộ phận có trách nhiệm định kỳ lập báo cáo về hoạt động hàng ngày của mình, gửi đến các bộ phận liên quan và báo cáo cho ban giám đốc để hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định cần thiết.
Bộ phận kinh doanh và thị trường
Bộ phận kế toán thống kê
Bộ phận kho hàng và kỹ thuật
Lập kế hoạch thu chi và mua bán hàng
Nhận xe từ kho, bán hàng và chỉnh sửa xe cho khách hàng
Nhận và kiểm tra khi xe về. Nhập xe vào kho hay xuất xe đến điểm bán
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức hoạt động của các bộ phận trong công ty
Lập kế hoạch kinh doanh, kết hợp hợp đồng
Ra các quyết định muc hàng, giá bán, đầu tƣ
Thu thập thông tin thị trường
1.5.2 Nội dung hoạt động của mỗi bộ phận
Ban giám đốc là người có quyền quyết định cuối cùng về mọi thông tin, kế hoạch kinh doanh và tuyển dụng nhân viên tại cửa hàng Họ cũng chịu trách nhiệm xác định giá bán cụ thể cho từng loại xe và các khoản đầu tư kinh doanh.
Bộ phận kinh doanh - thị trường có trách nhiệm nghiên cứu và đánh giá nhu cầu thị trường về các loại xe, từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh trình ban giám đốc phê duyệt Sau khi nhận được sự đồng ý từ giám đốc, bộ phận này sẽ tiến hành ký hợp đồng và thực hiện thanh toán với nhà cung cấp để mua hàng.
Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm lắp ráp, bảo trì và sửa chữa xe máy tại cửa hàng Họ cũng thực hiện kiểm tra lô hàng khi về để đảm bảo đúng kỹ thuật và chủng loại.
Bộ phận kho có nhiệm vụ quản lý tình hình hàng hóa trong kho, đảm bảo việc nhập các xe đã được kiểm tra vào kho và xuất hàng cho các cửa hàng của công ty khi có yêu cầu.
Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận hàng từ kho và thực hiện việc bán xe cho khách hàng Đồng thời, họ cũng giải quyết các khiếu nại của khách khi có yêu cầu liên quan đến việc mua xe.
Bộ phận kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu kế toán chung, thực hiện thanh quyết toán các giao dịch với nhà cung cấp và khách hàng, cũng như lập các báo cáo định kỳ để trình lên lãnh đạo.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Mô hình nghiệp vụ hệ thống
2.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng
Việc kinh doanh bán xe máy gồm các chức năng chính sau:
Hình 2.2: Biểu đồ phân rã chức năng
2.1.2 Các hồ sơ được sử dụng trong hệ thống
Trong hệ thống bán xe máy đã sử dụng các hồ sơ chính sau đây:
1 Danh sách nhà cung cấp
2.1.3 Ma trận thực thể - chức năng
Các hoạt động chức năng sử dụng nhiều loại hồ sơ dữ liệu khác nhau Bảng dưới đây trình bày mối quan hệ giữa từng hoạt động chức năng và các hồ sơ liên quan thông qua các hoạt động thông tin cụ thể như: tạo (C), cập nhật (U) và đọc (R) dữ liệu.
Hình 2.9: Ma trận thực thể chức năng
Kết luận : Các chức năng đều cần thiết Các hồ sơ (thực thể) đều đƣợc các hoạt động chức năng liên quan sử dụng.
2.1.4 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống
Hệ thống bán xe máy bao gồm các tác nhân chính như thị trường, nhà cung cấp, khách hàng và lãnh đạo công ty, tất cả đều ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống Sự tương tác giữa các tác nhân này không chỉ tác động đến số lượng mà còn ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của hệ thống Các luồng thông tin tương tác giữa các tác nhân và hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện sự kết nối và ảnh hưởng lẫn nhau.
Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống
Hóa đơn bán Thông tin giá
HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN XE MÁY
P hiế un hậ Q uy ết địn h
P hiế u g ia o B áo cá o H ợp đ ồn g
Mô hình xử lý nghiệp vụ: Biểu đồ luồng dữ liệu
2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 toàn hệ thống
Hình 2.10: Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống xử lý mức 0
THỊ TRƯỜNG NHÀ CUNG CẤP Đánh giá nh.cầu 3
Phiếu thu 7 Hóa đơn bán
B.bản trả xe 8 Phiếu nhập
Báo giá 2 Nhà cung cấp Hợp đồng mua 4
Nghiên cứu thị trường, lập KH
Y êu cầ u H ợp đ ồn g B áo g iá
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 a Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: hoạt động nghiên cứu thị trường
Hình 2.11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: nghiên cứu thị trường
1.1 Thu thập thông tin thị trường
1.3 Đánh giá nhu cầu Lập kế hoach1.4 Đánh giá nh.cầu 3
1.2 Tổng hợp bán hàng b Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: hoạt động mua hàng
Hình 2.12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Mua hàng
P hiế u c hi B áo g iá H ợp đ ồn g
Hợp đồng mua 4 Nhà cung cấp 1
2.3 Kiểm tra xe, lập biên bàn trả
Phiếu chi B.bản trả xe 8
Thanh toán,2 lập phiếu chi
2.1 ký hợp đồngBáo giá mua c Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: hoạt động bán hàng
Hình 2.13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Bán hàng d Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: quản lý kho
Hình 2.14: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý kho
Lập phiếu4.2 xuất xe Thẻ kho
H oa đ ơn P hi ếu x uấ t
3.3 Làm các thủ tục giao xe
3.1 Giới thiệu Khách đồng ý mua hàng
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế dữ liệu
3.1.1 Thiết kế dữ liệu lôgic
Thiết kế dữ liệu logic là quá trình chuyển đổi mô hình dữ liệu ER sang mô hình quan hệ, bao gồm việc biểu diễn các thực thể thành các quan hệ.
Thực thể Quan hệ tương ứng
NHÀ C.CÂP NHAC.CAP (MãNCC, TênNCC, ĐịachỉNCC, Sốphone,
LOẠI XE LOẠI XE (Mãloại, tênloại, dungtích, tốcđộ tối đa) (2)
XE MÁY XEMÁY (Mãxe, Sốkhung, Sốmáy, Màu, Đơngiá) (3)
KHÁCH KHÁCH (MãKH, TênKH, số CMND, ĐịachỉKH, PhoneKH) (4) NHÂN VIÊN NHÂNVIÊN (MãNV, TênNV, địa chỉ, Vai trò) (5) b Biểu diễn các mối quan hệ thành các quan hệ
Mối quan hệ Quan hệ tương ứng
HOPĐONG (sốHD, ngàyHD, sốlượngHD, mãloại, mãNCC, mãNV ) (6)
PHIẾUGIAO(SốphiếuG, ngàyG, sốlượngG, mãloại, Đơngiá, sốHĐ, mãNCC , mãNV ) (7)
B.BANTRA (sốBB, ngàyBB, sốlượngBB, mãloại, mãNCC, ãNV) (8)
PHIẾUNHẬP(SốphiếuN, ngàyN, SốlượngN, mãloại, mãNCC, mãNV) (9)
PHIẾUXUẤT (SốphiếuX, ngàyX, SốlượngX, mãxe, mãNV1, mãNV2) (10)
HÓAĐƠN(SốHĐ, ngàyHĐ, sốlượngHĐ, mãxe, đơngiá, mãNV, mãKH) (11)
PHIẾUTHU (sốphiếuT, ngàyT, lýdoT, tổngtiềnT, mãNV, mãKH)
PHIẾUCHI (sốphiếuC, ngàyC, lýdoC, tổngtiềnC, mãNV, mãNCC) (13)
27 c Chuẩn hóa các quan hệ chưa là chuẩn 3
Trong các quan hệ trên, có các quan hệ (6), (7), (8), (9), (10), (11) chưa phải chuẩn 1 nên cần phải chuẩn hóa Tiến hành chuẩn hóa ta đƣợc các quan hệ sau:
Quan hệ cũ Quan hệ tương ứng
HOPĐONG (sốHD, ngàyHD, mãNCC , mãNV ) (6a) DÕNGHOPĐ (sốHD , mãloại, sốlươngHD) (6b)
(7) PHIẾUGIAO (SốphiêuG, ngàyG, sốHĐ, mãNCC, mãNV ) (7a)
DÕNGPHIẾUG (SốphiêuG, mãloại , sốlượngG, Đơngiá) (7b)
(8) B.BANTRA (sốBB, ngàyBB, mãNCC, mãNV) (8a)
(9) PHIẾUNHẬP(SốphiếuN, ngàyN, mãNCC, mãNV ) (9a)
(10) PHIẾUXUẤT (SốphiếuX, ngàyX, mãNV1, mãN V2) (10a)
DÕNGPHIẾUX (SốphiếuX, mãxe, SốlượngX, đơngiáX) (10b)
(11) HÓAĐƠN (SốHĐ, ngàyHĐ, mãNV , mãKH) (11a)
DÒNGHĐ (SốHĐ, mãxe , sốlượngB, đơngiáB) (11b)
28 c Kết hợp các quan hệ có cùng cấu trúc
Nhìn vào cấu trúc của các cặp quan hệ (6a,6b), (8a, 8b), (9a,9b) ta thấy chúng giống nhau Vì thế có thể thay chúng bằng một cặp quan hệ sau đây:
HOSO (sốHS, ngayHS, mãNCC, mãN V, loạiHS ) (6a’)
DÒNGHOSO (sốHS , mãloại , sốlươngHS, loaiHS) (6b’)
Trong đó ta chọn loạaiHS đặc trƣng cho mỗi loại hồ sơ sử dụng nhƣ sau: loaiHS =H cho HOPĐONG, = B cho BBANTRA và = N cho PHIẾUNHẬP.
Cũng tương tự, các cặp (10a, 10b) và (11a, 11b) có cùng cấu trúc, ta thay chúng bằng hai quan hệ sau:
PHIẾU (Sốphiếu, ngày, mãNV1, mãP , loạiP) (10a’),
DÕNGPHIẾU (Sốphiếu, mãxe, Sốlượng, loạiP (10b’)
Trong đó ta chọn loạiP đặc trƣng cho mỗi loại phiếu sử dụng: loaiP =X choPHIẾUXUẤT, và = B cho HÓAĐƠN bán
29 d Biểu đồ liên kết của mô hình quan hệ
3.1.2 Thiết kê Các file vật lý
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc Ý nghĩa MaNCC Text 12 Chữ, số Khóa chính Mã nhà cung cấp
TennNCC Text 50 Chữ Tên nhà cung cấp
Diachi Text 50 Chữ Địa chỉ
Email Text 20 Chữ+số Email
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc Ý nghĩa
Maloai Text 12 Chữ, số Khóa chính Mã loại xe
Hangsx Text 50 Chữ, số Mã xe
Dungtich Number Long integer Dung tích
TocdoTD Numbe Long integer Tốc độ tối đa
Soluong Numbe Long integer Số lƣợng
Dongia Number Long integer Đơn giá
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
Maxe Text 12 Chữ, số Khóa chính Mã xe
Maloại Text 12 Chữ, số Mã loại xe
Somay Text 20 Chữ, số Số máy
Mau Text 15 Chữ Màu sắc
Dongia Number Long integer Đơn giá
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
Makh Text 12 Chữ, số Khóa chính Mã khách hàng
HoTenkh Text 20 Chữ Họ Tên khách
Diachikh Text 30 Chữ Địa chỉ
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
MaNV Text 12 Chữ, số Khóa chính Mã
HoTenNV Text 20 Chữ Họ Tên khách
DiachiNV Text 30 Chữ Địa chỉ
SoCMND N 10 Số Số chứng minh thƣ
Vaitro Text 20 Chữ Vai trò đảm nhiệm
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
MaHS Text 10 Chữ, số Khóa chính Mã Phiếu nhập
MaNV Text 12 Chữ, số Khóa ngoài Ma nhân viên
MaNCC Text 12 Chữ, số Khóa ngoài Mã nhà cung cấp
Ngày nhập loaiHS Text Loại hồ sơ
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
MaHS Text 10 Chữ, số Khóa chính Mã Phiếu nhập
Maloai Text 12 Chữ, số Khóa chính Mã loại Xe
DongiaHS N Long integer Đơn giá
SoluongHS N Long integer Số lƣợng loaiHS Text 1 Loại hồ sơ
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
MaPH Text 10 Chữ, số Khóa chính Mã Hóa Đơn
Makh Text 12 Chữ, số Khóa ngoài Mã khách hàng
MaNV Text 12 Chữ, số Khóa ngoài Mã Nhân Viên
Ngày lập phiếu loaiP Text Loại phiếu
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
MaPH Text 10 Chữ, số Khóa chính Số của phiếu
Maxe Text 12 Chữ, số Khóa chính Mã xe
DongiaP Number Long integer Đơn giá
Long integer Số lƣợng loaiP Text Chữ Loại phiếu
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
SophieuC Text 10 Chữ, số Khóa chính Số phiếu thu
MaNV Text 12 Chữ, số Khóa ngoài Ma nhân viên
MaNCC Text 12 Chữ, số Khóa ngoài Mã khách hàng lydoC Text 50 Chữ Lý do thu
TongtiềnC Number Long integer Tổng tiền chi
Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ràng buộc ý nghĩa mô tả
SophieuT Text 10 Chữ, số Khóa chính Số phiếu thu
MaNV Text 12 Chữ, số Khóa ngoài Ma nhân viên
Makh Text 12 Chữ, số Khóa ngoài Mã khách hàng lydoT Text 50 Chữ Lý do thu
TongtiềnT Number Long integer Tổng tiền thu
CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM CHƯƠNG TRÌNH
Giới thiệu hệ thống phần mềm
Hệ thống quản lý bán hàng cung cấp cho người sử dụng một số chức năng sau:
Hệ thống Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo Trợ giúp
Chương trình quản lý bán hàng
4.2.1.2 Hệ thực đơn con: a Hệ thực đơn: Cập nhật :
Thực đơn này cung cấp các chức năng quan trọng như thông tin về nhóm xe, xe máy, khách hàng, hóa đơn thanh toán, hóa đơn bán xe, bảo hành, nhân viên, nhà cung cấp và phiếu nhập.
Thực đơn này gồm có các thực đơn con nhƣ hình sau:
Trong chức năng này, các thao tác sẽ được thực hiện trên những đối tượng cụ thể, có thể là kho hoặc các cửa hàng bán xe máy của công ty Để thao tác trên một đối tượng, người dùng cần lựa chọn đối tượng đó theo mã của chúng, bao gồm mã đơn vị và tên đơn vị.
Thông Tin Nhóm xe Thông Tin Xe Máy Thông Tin Khách Hàng
Thông Tin Bảo Hành Thông Tin Nhân Viên Thông Tin Nhà Cung Cấp Thông Tin Phiếu Nhập
Thông Tin Hóa Đơn Thanh Toán
Thông Tin Hóa Đơn Bán Xe b Hệ thực đơn: Tìm kiếm c Hệ thực đơn: Quản lý người dùng a Hệ thực đơn: Báo cáo
Thông Tin Xe Đã Bán Thông tin xe nhập Báo Cáo
Thông tin nhà cung cấp
Thông Tin khách hàng Tìm kiếm Đổi mật khẩu Đăng ký mớiQuản lý người dùng
4.2.2 Hướng dẫn sử dụng một số chức năng chính
Hình 4.1 Giao diện chính của chương trình.
Tương ứng với mỗi thực đơn trong chương trình ta có một giao diện.
Sau đây là một số giao diện chính của hệ thống chương trình a Giao diện chức năng cập nhật thông tin:
Hình 4.2 Giao diện chức năng cập nhật thông tin
Thực đơn cho phép nhập dữ liệu về nhà cung cấp, loại xe và giá bán, cùng với địa chỉ bảo hành cho từng loại xe (nếu có) Chức năng này sử dụng file dữ liệu NHA_CUNG_CAP để chọn đối tượng liên quan Các giao diện cho mỗi đối tượng đều giống nhau Ví dụ, khi chọn chức năng nhập thông tin về nhà cung cấp xe máy, màn hình giao diện sẽ hiển thị thông tin cần thiết.
Hình 4.3 Giao diện giỏ hàng c.Giao diện mua hàng
Hình 4.4 Giao diện mua hàng d.Giao diện đăng ký
Hình 4.5 Giao diện đăng ký e.Giao diện đăng nhập
Hình 4.7 Giao diện liên hệ