TIỂU LUẬN - GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH - đề tài - Kỹ Năng Thuyết Trình Trong Kinh Doanh

Có 2 loại chủ đề khả thi cho các bài thuyết trình tại lớp: Xác định mục đích trong giới hạn sẽ giúp bạn đánh đúng trọng tâm Ví dụ: Thông tin cho HĐQT về tình hình kinh doanh của Công ty

TR ƯỜ NG Đ I H C KINH T TP.HCM Ạ Ọ Ế KHOA TH ƯƠ NG M I – DU L CH - MARKETING Ạ Ị

BÀI TIỂU LUẬN

MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG

KINH DOANH

MỤC LỤ

1.1 CHỌN CHỦ ĐỀ VÀ XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH BÀI THUYẾT TRÌNH 1

1 1.1 Chọn Chủ Đề: 1

1.1.2 Xác Định Mục Đích: 1

1.2 TÌM HIỂU KHÁN THÍNH GIẢ 2

1.2.1 Khán Thính Giả Là Trung Tâm: 2

1.2.2 Thu thập thông tin về thính giả: 2

1.2.2.1 Độ tuổi 2

1.2.2.2 Giới tính 2

1.2.2.3 Chủng tộc, dân tộc và nền tảng văn hóa 3

1.2.2.4 Tôn giáo 4

1.2.3 Thích ứng với khán giả 4

1.3 XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH 5

1.3.1.Thu thập thông tin tư liệu cho bài thuyết trình 5

1.3.1.1 Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của diễn giả 5

1.3.1.2 Nghiên cứu tại thư viện 5

1.3.1.3 Tìm kiếm trên internet 5

1.3.1.4 Phỏng vấn 6

1.3.1.5 Sắp xếp thông tin thuyết trình của bạn 6

1.3.2 Nội dung thuyết trình : 6

1.3.2.1 Lập đề cương cho bài thuyết trình 7

1.3.2.1.1.Phần mở đầu 7

1.3.2.1.2 Phần chính (nội dung bài nói ) 7

1.3.2.1.3 Phần kết luận 9

1.3.2.2 Chuẩn bị phần mở bài 9

1.3.2.3 Xây dựng phần thân bài 10

1.3.2.3.1 Chọn lựa mẫu kết cấu bài nói 10

1.3.2.3.2 Một số hướng dẫn sau khi phát triển phần thân bài 11

1.3.2.4 Xây dựng phần kết thúc 11

1.4 NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý TRONG KHI THUYẾT TRÌNH: 12

1.4.1 Công tác chuẩn bị: 12

1.4.2 Bắt đầu một cách tích cực: 13

1.4.3 Thích nghi với khan giả trước bài thuyết trình: 13

1.4.4 Thích nghi với khan giả trong lúc thuyết trình: 14

1.4.5 Giữ bình tĩnh: 14

1.4.6 Đánh giá phản hồi của khán giả 15

1.4.7 Xử lý câu hỏi khi thuyết trình 15

1.4.8 Cải thiện chất lượng giọng nói 16

1.4.8.1 Giọng điệu 16

1.4.8.2 Âm lượng 16

1.4.8.3 Độ cao thấp 16

1.4.8.4 Tốc độ: 17

1.4.8.5 Ngắt nghỉ: 17

1.4.8.6 Phát âm: 17

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH1.1 CHỌN CHỦ ĐỀ VÀ XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH BÀI THUYẾT TRÌNH 1.1.1 Chọn Chủ Đề:

Trong giao tiếp kinh doanh, chủ đề thuyết trình rất đa dạng Vì vậy, nên chọn nhữngchủ đề hay để thu hút được người nghe và thu hẹp chủ đề để trình bày trong khoảngthời gian cho phép

Chủ đề có thể là giới thiệu sản phẩm mới, công dụng mới được phát minh haythuyết trình về một kế hoạch kinh doanh nào đó…

V

í dụ : Giới thiệu Samsung Galaxy S6, Iphone 6s…

Có 2 loại chủ đề khả thi cho các bài thuyết trình tại lớp:

Xác định mục đích trong giới hạn sẽ giúp bạn đánh đúng trọng tâm

Ví dụ: Thông tin cho HĐQT về tình hình kinh doanh của Công ty trong quý I

Thuyết phục HĐQT về kế hoạch kinh doanh của công ty trong quý II

Sau khi đã xác định được chủ đề và mục đích, chúng ta phải thu hẹp bằng cách xácđịnh mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình, đó là tập trung vào một khía cạnh nhấtđịnh

1.2 TÌM HIỂU KHÁN THÍNH GIẢ

1.2.1 Khán Thính Giả Là Trung Tâm:

Khi đã xác định khán thính giả là trung tâm thì chìa khóa cho buổi thuyết trìnhthành công là: chuyển tải thông tin một cách dễ hiểu nhất đến người nghe

Muốn làm được điều đó ta cần phải trả lời những câu hỏi sau:

+ Ta đang nói chuyện với ai?

+ Họ sẽ có phản ứng như thế nào khi nghe thuyết trình

+ Cách hiệu quả để tiếp cận thuyết phục họ

Trả lời cho những câu hỏi này sẽ ảnh hưởng đến mỗi quyết định của bạn

Ví dụ: Khi người nghe của chúng ta là sinh viên thì chủ đề hot nhất là tình yêu và

nghề nghiệp (theo khảo sát của BMG)

1.2.2 Thu thập thông tin về thính giả:

Là bằng việc xem xét những đặc điểm có thể quan sát được như độ tuổi giới tính, xuhướng tôn giáo, chủng tộc dân tộc, hoặc nền tảng văn hóa, nhóm thành viên vànhững điểm tương tự

1.2.2.1 Độ tuổi

- Những người ở thế hệ cùng nhau không suy nghĩ giống nhau, những trẻ nhỏkhông mua cùng một sản phẩm, những công viên gương mẫu không bỏ phiếucho cùng một ứng viên chính trị gia

- Do đó, một vài điều khác ảnh hưởng đến nhìn nhận của một người hơn là tuổitác cuả họ, mỗi một thế hệ có những giá trị và kinh nghiệm tự hình thành chung

so với những thế hệ khác

1.2.2.2 Giới tính

- Trong lúc thuyết trình, bạn phải thận trọng trong việc đưa ra các giả định liênquan tới vấn đề giới tính

Ví dụ: Chúng ta vẫn gặp nhưng người tự động nhắc đến những họa sỹ hay bác sỹ

là những nam giới, và những giáo viên phổ thông hay y tá là nữ giới Một diễngiả đưa ra đánh giá chủ quan như vậy phần lớn chắc chắn sẽ xúc phạm một sốđộc giả

- Ngày nay, nam giới nấu nướng, dọn nhà, làm nhân viên lễ tân và tình nguyệnđưa con đi học Phụ nữ làm việc trong khu thương mại, xây dựng, điều hànhcông ty gia nhận quân đội, và làm giám đốc trường đại học thể thao Phụ nữ vànam giới ngày nay chia sẽ nhiều kinh nghiệm, sở thích và khát vọng hơn trướcđây

1.2.2.3 Chủng tộc, dân tộc và nền tảng văn hóa

- Nước Việt Nam có hơn 60 dân tộc anh em Mỗi con người Việt Nam đều sống

và làm việc theo quy định pháp lý và điều kiện xã hội nước Việt Nam Tuynhiên, mỗi dân tộc đều có một nét văn hóa riêng thể hiện qua truyền thống, tínngưỡng khác nhau

- Ngay cả những chủ doanh nghiệp hoặc những nguyên thủ quốc gia đôi khi cũng

sơ suất

Ví dụ: Trong chuyến viếng thăm ra nước ngoài đầu tiên của mình sau khi được bầu

cử làm tổng thống Mỹ, Bill Clinton được mời thuyết trình trong bữa tiệc tối tại HànQuốc Ông đề nghị mời người phiên dịch đứng giữa Ông và tổng thống Hàn QuốcKim Young-Sam, tạo ra một khoảnh khắc lúng túng tại một quốc gia nơi đó là một

sự sỉ nhục cho ai đứng giữa hai nguyên thủ quốc gia Cũng trong bữa tiệc đó,Clinton cũng vài lần nhắc đến vợ tổng thống Kim là “ Bà Kim” Như những ngườiphụ nữ Hàn Quốc sử dụng tên đặt lúc mới sinh Clinton đáng lẽ phải gọi vợ tổngthống Kim là “ Bà Sohn Myong-Suk” hay là “ Bà Sohn”

- Nhận thức được rằng một số độc giả của chúng ta có thể thực sự thuộc mộtchủng tộc, dân tộc hoặc định hướng văn hóa

- Cố gắng xác định định hướng là gì và chúng ta có thể tại ra những phản ứng củađộc giả như thế nào đối với thông điệp chúng ta đưa ra

- Điều chỉnh thông điệp chúng ta đưa ra để nó trở nên càng rõ ràng, phù hợp vàcàng thuyết phục càng tốt với những nền tảng văn hóa, chủng tộc và dân tộc.

1.2.2.4 Tôn giáo

- Cách nhìn về tôn giáo là một trong những mối quan tâm nhiều cảm xúc vàmang tính bênh vực nhiệt huyết của loài người

Ví dụ: Khi Hoa Kỳ trở thành một quốc gia đa văn hóa, nó cũng trở thành một

quốc gia đa tôn giáo Sự trộn lẫn truyền thống giữa đạo tin lành, Công giáo và DoThái và được phong phú thêm với một số lượng đạo khác Chúng ta có thể nhậnthấy sự khác biệt này giữa những thành phố lớn và nhỏ trên toàn lãnh thổ Có 7đền thờ đạo phật tại thành phố Salt Lake, 2 đền thờ theo đạo Sikh tại Pheonix, mộtđền thơ đạo Taoist ở Denver, 5 đền thờ hồi giáo ở thành phoosOklahoma, và nhàthờ theo đạo Jain ở Blairstown, New Jersey Trên cả nước, có hơn 1100 nhà thờhồi giáo, 1500 nhà thowg Phật giáo, 400 đạo Hindu

- Mỗi khi chúng ta nói về chủ đề với những mô tả về tôn giáo, khi đó, cần chắcchắn xem xét những định hướng tôn giáo của thính giả

Ví dụ: Ở Việt Nam, đặc biệt khi thuyết trình với những thính giả theo đạo Phật, nếu

có sự mô tả hay quan điểm trái ngược với cách nhìn nhận vấn đề của Phật tử thì bàithuyết trình khó có thể được chấp nhận Đây là vấn đề hết sức nhạy cảm liên quanđến niềm tin và lối sống của con người Nếu người thuyết trình khéo léo đứng trêngóc độ tôn giáo thính giả để đưa ra vấn đề, bài thuyết trình chắc chắn sẽ đạt hiệuquả cao hơn

Tuy nhiên, tuổi, giới tính, tôn giáo, chủng tộc, dân tộc hoặc nền tảng vănhóa, thành viên nhóm, những yếu tố này chỉ là một trong những vấn đề để xem xétkhi phân tích nhân học khán thính giả Những yếu tố khác là nghề nghiệp, địa vịkinh tế, chỗ đứng xã hội, giáo dục, trí thông minh và địa điểm định cư

1.2.3 Thích ứng với khán giả

- Khi chúng ta hoàn thành việc phân tích khán thính giả, chúng ta nên có một bứctranh rõ ràng về khán thính giả của mình Chúng ta cần biết về những đặc điểm

nhân học tương ứng của họ, quan tâm và hiểu biết của họ về chủ đề, thái độ của

họ về chủ đề và diễn giả, và kỳ vọng của họ về dịp này

- Công việc này cần nhận được sự quan tâm đặc biệt vì nó là một trong nhữngviệc khó nhất mà các diễn giả trong nghề gặp phải Hầu hết mọi người có thểxác định được những đặc điểm của khán giả, nhưng rất nhiều người lúng túng

để làm khán giả thích nghi với ý kiến khán giả thích nghi với ý kiến của họ

1.3 XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

1.3.1 Thu thập thông tin tư liệu cho bài thuyết trình

1.3.1.1 Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của diễn giả

Bất kỳ ai cũng có thể là chuyên gia về một cái gì đó Khi bạn đã lựa chọn về mộtchủ đề từ kinh nghiệm riêng của mình, bạn có thể xóa bỏ cá nhân hóa chủ đề nàybằng cách dựa vào các sự kiện và số liệu từ sách vở Các thông tin bên ngoài nhưvậy luôn là cần thiết

1.3.1.2 Nghiên cứu tại thư viện

Bạn có thể thu thập nhiều tại liệu nhất cho phần thuyết trình của mình từ thư viện.Chính vì thế mà bạn cần có một số kỹ thuật cơ bản, để tiến hành tìm kiếm thông tinthư viện là cách thức duy nhất và tốt nhất để làm quen với tìm kiếm thông tin thưviện đó là vào thư viện

1.3.1.3 Tìm kiếm trên internet

Internet được gọi là thư viện lớn nhất trên thế giới một bộ sưu tập toàn cầu với cácmạng máy tính gắn kết với nhau Tuy nhiên không giống như thư viện, internetkhông có bộ phận thông tin tập trung, không có thủ thư, không có catalog và không

có bộ phận thông tin tham khảo để đảm bảo rằng các tại liệu này có chất lượng cao.Chính vì thế các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng internet để bổ sung, chứ khôngphải là thay thế tìm kiếm thư viện

Ví dụ: Khi ta tìm thông tin trên một trang mạng nào đó hay sử dụng công cụ tìm

kiếm google, yahoo… thường cho những kết quả không đi sát vấn đề, ta phải sanglọc thông tin cần thiết trong nhiều kết quả thông tin Do vậy, sẽ dẫn đến “ nhiễu”

thông tin Vả lại trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, những gì trên mạngkhông phải thông tin nào cũng chính xác được.

1.3.1.4 Phỏng vấn

Khi nói đến phỏng vấn phần lớn mọi người đều nghĩ đến phỏng vấn tuyển dụng tuynhiên có một loại phỏng vấn khác đó là phỏng vấn nghiên cứu và điều tra cáchphỏng vấn này tiết kiệm được thời gian và là một cách thu thập thông tin tốt nhấtcho bài thuyết trình

Ví dụ: Có hai kiểu câu hỏi phỏng vấn cơ bản:

 Câu hỏi mở: Các câu hỏi phỏng vấn mở cho phép những người được phỏng

vấn trả lời những gì họ mong muốn và mức độ mong muốn của họ Các câuhỏi mở phù hợp khi người phân tích quan tâm tới độ rộng và sâu của câu trảlời

 Câu hỏi đóng: Câu hỏi đóng hạn chế số câu trả lời có thể có Câu hỏi đóng

phù hợp để tạo ra dữ liệu đáng tin cậy và chính xác, dễ dàng để phân tích.Phương pháp luận hiệu quả và đòi hỏi ít kỹ năng đối với người phỏng vấn

1.3.1.5 Sắp xếp thông tin thuyết trình của bạn

Bắt đầu tổ chức bài thuyết trình của bạn bằng cách quay lại mục đích và sắp xếp tàiliệu thành ba phần:

 Những tài liệu bạn phải có ( những thông tin gần gũi với ý chính của bạn)

 Những tài liệu bạn nên có ( những thông tin bổ sung ý chính của bạn)

 Những tài liệu bạn có thể có ( những thông tin liên quan nền tảng kiến thứccủa đề tài)

Trong bài thuyết trình phần “ những thông tin phải có” sẽ có đầy đủ, ngoài ra phải

có những thông tin nên có Mỗi lần sắp xếp cho bài thuyết trình như vậy, bạn có thểxác định những vấn đề giúp ích cho bạn khi thuyết trình

1.3.2 Nội dung thuyết trình :

Nội dung là điều quan trọng nhất cho một bài thuyết trình

Cấu trúc của một bài thuyết trình

1 Giới thiệu về vấn đề mà bạn sẽ trình bày

2 Giải thích lý do chọn đề tài

3 Trình bày cách giải quyết vấn đề , cách tiếp cận vấn đề , cách nghĩ , cáchhiểu của mình Phần này trình bày các ý chi tiết để giải thích lý do chọn đềtài

4 Thảo luận về các vấn đề tồn tại

1.3.2.1 Lập đề cương cho bài thuyết trình

Đề cương bài nói chính là dàn bài chi tiết thể hiện mục đích , yêu cầu và những nộidung cơ bản của bài nói , giúp cho bài thuyết trình đạt hiệu quả cao

Cấu trúc đề cương bài nói : bài nói thường có 3 phần Mỗi phần có chức năng riêng

1.3.2.1.1.Phần mở đầu

Yêu cầu chung của phần mở đầu gồm 3 mục tiêu cụ thể là :

 Giới thiệu và làm quen

 Thông báo nội dung trình bày

 Thông báo thời gian và phương thức tiến hành

Lời mở đầu cần tự nhiên , ngắn gọn vì đây là bước đầu tiên tiếp xúc với người nghe,

do đó báo cáo viên phải mở đầu sao cho hấp dẫn, kích thích hứng thú của ngườinghe, và làm rõ chủ đề của bài nói

1.3.2.1.2 Phần chính (nội dung bài nói )

Đây là phần quan trọng nhất của bài nói , giải quyết vấn đề đặt ra theo một trình tựnhất định

Khi lựa chọn nội dung bài nói cần chọn những vấn đề mang tác dụng sau :

 Một là, phải cung cấp cho người nghe những thông tin mới do đó phải

thường xuyên tích lũy tư liệu , tìm tòi , sáng tạo cách trình bày , tích cựcnghiên cứu thực tế

Ví dụ: Cũng với chủ đề “Bảo vệ môi trường” thay vì đưa ra những thông tin cũ,

những phân tích từ ô nhiễm môi trường do khói, bụi, rác thải, chất độc thải ra từ

các nhà máy bạn có thể phân tích hay khơi gợi khán giả hình dung về tương laicủa 50 năm nữa với cuộc sống của con em họ gắn liền với những chiếc mặt nạphòng độc, hay những loài vật hiện nay là quá đổ quen thuộc như ngựa, sư tử,gấu trở thành những sinh vật lạ lẫm, hiếm hoi, được bảo vệ nghiêm ngặt để tránhnạn tuyệt chủng….

 Hai là, phải đáp ứng một cách cao nhất yêu cầu thông tin của những tầng lớp

công chúng cụ thể, không thể chọn một nội dung nói cho nhiều đối tượngkhác nhau Nội dung bao giờ cũng hướng tới một đối tượng , một nhómngười nghe cụ thể Việc phân loại đối tượng người nghe, nắm vững nhu cầuthông tin vừa là yêu cầu vừa là điều kiện đảm bảo sự thành công của bài nói

Ví dụ: bài nói về sản phẩm sữa dinh dưỡng cho trẻ em từ 3 – 5 tuổi thì đối

tượng nghe là những bà mẹ, ông bố có con nhỏ trong độ tuổi này, hoặc các cặp

vợ chồng mới cưới sắp có dự định sinh con, chứ không thể là các bạn sinh viênhay học sinh được

 Ba là, bài nói phải mang tính thời sự , phản ánh những vấn đề nóng bỏng của

cuộc sống Thuyết trình phải đúng thời điểm để thu hút người nghe nhiềuhơn

Ví dụ: Với chủ đề “Lối sống, cách cư xử, niềm tin vào những giá trị ảo của một

bộ phận giới trẻ hiện nay” liên hệ với hiện tượng “Bà Tưng” để có thể thấy rằnghậu quả cuối cùng đem lại là sự thờ ơ, quay lưng của xã hội, của gia đình, sự xấu

hổ, dở dang trên con đường học tập hay sự chông chênh về tương lai, sự nghiệp

 Bốn là, đề cương bài của bài thuyết trình cần có bố cục rõ ràng, kết cấu chặt

chẽ, logíc, có trọng tâm, trọng điểm phù hợp với quá trình nhận thức, thểhiện cả phương pháp trình bày với từng vấn đề, quan điểm được nêu ra

 Năm là, đề cương bài thuyết trình phải thể hiện được hai yêu cầu: nêu luận

điểm và các thông tin, tư liệu làm ví dụ chứng minh luận điểm đó.Trong mỗiphần cần nêu lên các luận điểm chủ yếu Sau mỗi luận điểm nhận định phảiđưa ra được một vài ví dụ, số liệu chứng minh cho luận điểm đó

Ví dụ: chủ đề bài thuyết trình bàn về tình hình tăng giảm giá xăng thất thường

gây ảnh hưởng đến đời sống người dân, nền kinh tế đất nước thì nên có những

số liệu thống kê, bảng giá xăng trong khoảng 6 tháng đến một năm, các bài báophân tích ảnh hưởng của giá xăng đến tình hình vật giá, kinh tế, đời sống khác

để làm tư liệu dẫn chứng, chứng minh

1.3.2.1.3 Phần kết luận

Đây là phần tổng kết bài thuyết trình, củng cố nhận thức người nghe và cổ vũ hànhđộng Yêu cầu chung của phần kết luận là: tóm tắt, nhấn mạnh nội dung, cổ vũ hànhđộng, tạo mối giao lưu tình cảm giữa người nói và người nghe Phần này cần ngắngọn tránh dài dòng

1.3.2.2 Chuẩn bị phần mở bài

Muốn đạt được một bài thuyết trình đầy đủ, luôn nhớ có ba phần: mở bài, thân bài,kết luận Mở bài hiệu quả mang tính quyết định một ấn tượng tốt đẹp ban đầu sẽgiúp ích cho bạn và khán giả xuyên suốt bài thuyết trình

Sử dụng mở bài của bạn để thu hút sự chú ý và say mê của khán giả bằng cách tạo

ra sự bất ngờ hay một sự trích dẫn hay giai thoại, một câu chuyện hài hước, một câuhỏi, một tình huống cần giải quyết, một sự chỉ dẫn của lịch sử, một tình huống ấntượng, một sự giúp đỡ của phương tiện nghe nhìn hay một sự minh họa