Tiểu luận môn hành vi tổ chức phân tích hành vi giao tiếp nhân sự trong công ty

Bao nhiêu đây cũng đủ đề thấy được tầm ảnh hưởng quan trong của hoạt động giao tiếp nói chung và hành vi giao tiếp trong nhân sự trong doanh nghiệp nói riêng.. Khai niém Giao tiếp là hoạ

_ BOGIAODUC VADAOTAO TRUONG DAI HQC KINH TE - TAI CHINH THANH PHO HO CHi MINH

“`

UEF

ĐẠI HỌC KINH TE TÀI CHÍNH

TIỂU LUẬN MÔN HÀNH VI TỎ CHỨC

PHẦN TÍCH HÀNH VI GIAO TIẾP

NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY

Họ và tên : Trịnh Minh Thư MSHV : 226201183 Lớp : 222MBA12

Thành phố Hà Chí Minh, tháng 10 năm 2023

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH THANH PHO HO CHÍ MINH

(®) _UEF-

ĐẠI HỌC KINH TẾ TÀI CHÍNH HỌC KINH TẾ TÀI CHÍNH

TIỂU LUẬN MÔN HÀNH VI TỎ CHỨC

PHẦN TÍCH HÀNH VI GIAO TIẾP

NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY

Họ và tên : Trịnh Minh Thư MSHV : 226201183 Lớp : 222MBA12

Thành phố Hà Chí Minh, tháng 10 năm 2023

MUC LUC

lơng In =a 5 1.2 Vai trị của giao tIẾp - c1 11H 121 HE HH1 re 5 1.2.1 Vai trị của giao tiếp trong đời sống xã hội 5-2 nhe 5 1.2.2 Vai trị của giao tiếp trong hoạt động kinh doanh 2s cc sex sre2 6 1.3 Chức năng của giao tiẾp cc c n E1Et1 HH1 n1 1 1n 7

1.3.1 Nhĩm chức năng xã hội - L2 2112111 112121211 111111155 11111 tre 7

1.3.2 Nhĩm chức năng tâm Ìý 2L 0 1211112111211 1 152115111 11511111811 x re 8 1.4 Hành vi ứng xử trong tổ chức -s- + E21 112127111 117.11 1 tre re 8

1.4.6 Thái độ: thỏa mãn với cơng việc, gắn bĩ với tổ chức 5ccccccsssei 14

CHƯƠNG 2 CASE STUDY 2 212111121 1211111111111 1011111211 He 15

2.1 Tinh bung Lice ceccccccecccccecseesscscssesscseesesecseesscevsscsussessvsussrsevsessevevsensevevsenseceveevees 15

QoL 1 Nh ain cach 15

PN XaciaaiiiiiiiiiiâaaÕẼÕẼÕỶẢẼỶẼÝÝ 15

"mổ on “-11 15 2.1.4 Kha nang ccccececcessecsensceseescsssssessessssecsecsseseesecsesseessteesseenees 16 Pa 16 2.1.6 That dO -ỶẢÝ 16

2.1.7 Gidi quyét tinh HUG ge ccc cece eesesecsseseeseesestestesestssteevsessteevstestseeneess 17 2.1.8 Cách thức đề tạo sự đồng thuận trong một tập thể nhĩm 2.52 Scsscn2 17 2.2 Tình huống 2 5s 1 E1 12211 121 1 1 1110121111 1111 tre 18 2.3 Tình huống 3 s 1t ST HE E1 HH n1 HH1 n1 n1 1 111 tre 20

LOI MO DAU

Hàng ngày, con người phải thường xuyên giao tiếp và trao đổi với mọi nguoiwf từ người thân cho tới đồng nghiệp với hàng loạt thông tin Đó có thê là mẫu chuyện phiếm lúc thanh nhàn, tin tức thời sự hàng ngày mà chúng ta nói cho nhau nghe cho tới những thông tin liên quan tới công việc, số liệu báo cáo về kết quá kinh đoanh Bao nhiêu đây cũng đủ

đề thấy được tầm ảnh hưởng quan trong của hoạt động giao tiếp nói chung và hành vi giao tiếp trong nhân sự trong doanh nghiệp nói riêng

Nếu trong cuộc sống hàng ngày, hành vi giao tiếp có thê khiến ta biết nhiều hơn về thé giới xung quanh và hiểu rõ mình hơn, thì trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và trong công tác hoạt động văn phòng nói riêng, giao tiếp là một kênh thông tin có ý nghĩa ảnh hưởng đến kết quả của chiến lược Hay nói cách khác, điều này sẽ quyết định doanh nghiệp, hay tổ chức có thê phát triển hay suy yếu trên thương trường kinh doanh Thế nên, việc đầy mạnh và phát triển hoạt động giao tiếp của tổ chức càng được chú trọng bây nhiêu sẽ đem lại hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp bấy nhiêu

Mỗi cá nhân mang đến tô chức những đặc điểm riêng về tính cách, ngành nghè chuyên môn và kinh nghiệm của riêng mình Tuy nhiên, các cá nhân không làm việc đơn lẻ trong

tổ chức Họ còn có mối liên hệ với những đồng nghiệp, người quản lý với tổ chức thông qua các chính sách, luật lệ quy định và sự thay đổi diễn ra trong tô chức Khi cá nhân thay đối qua quá trình làm việc lâu dài trong tổ chức, thì đến lượt tổ chức sẽ chịu ảnh hưởng của sự thay đổi đó Vì vậy, nghiên cửu sự tương tác giữa cá nhân và tổ chức là rất

cần thiết Tổ chức tồn tại trước khi cá nhân vào làm việc và tiếp tục tổn tại sau khi cá nhân rời bỏ tô chức Do vậy, bản thân tô chức là một khía cạnh thứ ba để nhìn nhận về

hành vi tô chức

Hanh vi tô chức đi vào giải thích các hiện tượng như vậy một cách khoa học Đề làm được điều đó các kết luận phải dựa trên các nghiên cứu được tiễn hành có hệ thong

CHUONG 1 | LY LUAN CHUNG VE HANH VI GIAO TIEP

1.1 Khai niém

Giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người, nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố trao đôi như thông tin, xây dựng chiến lược hoạt động phối hợp, tri giác và tìm hiểu người khác Tương ứng với các yếu tổ trên thì giao tiếp có ba khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lai va tri giác

Khía cạnh giao lưu của giao tiếp gắn liền với những đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau có tính đến mục đích, tâm thê và ý định của nhau Quá trình giao lưu sẽ làm giàu thêm kiến thức, kinh nghiệm của những người tham gia giao tiếp

Một khía cạnh khác của giao tiếp đó là tác dộng qua lại hai bên Trong trường hợp này, ngôn ngữ thống nhất và cùng hiểu biết về tình huồng, hoàn cảnh giao tiếp là điều kiện cần thiết đảm bảo sự tác động qua lại đạt hiệu quả

Khía cạnh tri giác của giao tiếp bao hàm quá trình hình thành hình ảnh về người khác, xác định được các phẩm chất tâm lý và đặc điểm hành vi của người đó (thông qua các biểu hiện bên ngoài) Trong khi tri giác người khác cần chú ý tới các hiện tượng như:

an tuong ban đầu, hiệu Ứng cái mới

1.2 Vai trò của giao tiếp

Giao tiếp có vai trò đặc biêt quan trọng trong đời sống xã hội của con người và cả

trong hoạt động kinh doanh

1.2.1 Vai trò của giao tiếp trong đời sống xã hội

Về bản chất, con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội Nhờ có giao tiếp mà mỗi con người có thê tham gia vào các môi quan hệ xã hội, gia nhập vào cộng đồng, phản ánh các môi quan hệ xã hội, kinh nghiệm xã hội và chuyển chúng thành tài sản riêng của

mình Do đó, giao tiếp là điều kiện để tâm lý, nhân cách cá nhân phát triển bình thường

Trong giao tiếp, nhiều phâm chất của con người, đặc biệt là các phẩm chất đạo đức, được hình thành và phát triển Trong quá trình tiếp xúc với những người xung quanh, người ta

nhận thức được các nguyên tắc ứng xử trong xã hội; chúng ta biết được cái gì xấu, cái gi tốt, cái gì đẹp, cái gì không đẹp, cái gì nên làm, cái gì cần làm, cái gì không được làm và

từ đó thê hiện thái độ và hành động cho phù hợp

Giao tiếp thoả mãn nhiều nhu cầu của con người Những nhu cầu của chúng ta như: nhu câu thông tin, nhu cầu được thừa nhận, nhu cầu được những người xung quanh

quan tam, nhu cau duoc hoa nhập vào những nhóm xã hội nhất định chỉ được thoả mãn

trong giao tiếp Chúng ta sẽ cảm thấy thế nào nều tự giam mình dù chỉ là một ngày trong

phòng, không gặp gỡ, tiếp xúc với bất kỳ ai, không liên hệ với ai qua điện thoại, không

đọc, không xem truyền hình? Chắc chắn đó sẽ là một ngày dài lê thê, nặng nề, đó là vì nhu cầu giao tiếp của chúng ta không được thoả mãn

Đối với xã hội, giao tiếp là điều kiện của sự tổn tại và phát triển Xã hội là một tập

hợp người có mối quan hệ qua lại với nhau Chúng ta hãy thử hình đung xem xã hội sẽ thể nào nếu mọi người tồn tại trong đó không có quan hệ gì với nhau, mỗi người chỉ biết mình mà không quan tâm, không có liên hệ gì với những người xung quanh? Đó không

phải là xã hội mà chỉ là một tập hợp rời rạc những cá nhân đơn lẻ Mối quan hệ chặt chẽ giữa con người với con người trong xã hội còn là điều kiện để xã hội phát triển Ví dụ nên sản xuất hàng hoá phát triển được là nhờ có mối liên hệ chặt chẽ giữa nhà sản xuất và

người tiêu dùng: người sản xuất năm được nhu cầu của người tiêu dùng, sản xuất ra những loại hàng hoá đáp ứng nhu cầu, nghĩa là được tiêu dùng chấp nhận và điều này thúc đây sản xuất phát triển

1.2.2 Vai trò của giao tiếp trong hoạt động kinh doanh

Hoạt động quản trị kinh doanh về thực chất cũng là hoạt động giao tiếp Trong hoạt động của mình, nhà quản trị phải giao tiếp với nhân viên đề truyền đạt nhiệm vụ:

động viên, khuyên khích họ thực hiện tốt các nhiệm vụ đó Nhiều khi nhà quản trị cũng

cần phải xử lý những tình huống giao tiếp tế nhị như: khiển trách, phê bình, giải quyết các xung đột Nhà quản trị cũng cân thiết lập các mối quan hệ với những cơ quan, đoàn thê, các tổ chức chính quyền nhằm tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu

quả Nhà kinh doanh phải giao tiếp với khách hàng, với các đối tác khác nhau dưới nhiều

hình thức khác nhau: thuyết phục người ta mua, bán hàng, đàm phán một vài điều khoản

nào đó trong hợp đồng

Chính vì vậy, muốn trở thành một nhà kinh doanh giỏi, bên cạnh việc lắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, chúng ta cần nghiên cứu khoa học giao tiếp, năm vững các kỹ năng giao tiếp và thường xuyên rèn luyện những kỹ năng này đề thống lĩnh nghệ thuật giao tiếp

1.3 Chức năng của giao tiếp

1.3.1 Nhóm chức năng xã hội

- Chức năng thông tin: Chức năng thông tin được biểu hiện ở khía cạnh truyền thông (trao đối thông tin) của giao tiếp: qua giao tiếp, con người trao đổi cho nhau những

thông tin nhất định Ví dụ người thư ký báo cáo lại kết quả của buổi làm việc với một đối

tác theo uỷ quyền của giám đốc, giám đốc đưa ra những lời yêu cầu chỉ thị đối với người thư ký

- Chức năng tổ chức, phối hợp hành động: Trong một tô chức một công việc

thường do nhiều bộ phận, nhiều người cùng thực hiện Đề có thể hoàn thành công việc

một cách tốt đẹp, những bộ phận, con người này phải thống nhất với nhau, tức là phối hợp một cách nhịp nhàng Muốn vậy, họ phải tiếp xúc với nhau đề trao đôi, bàn bạc, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng người, phổ biến cách thức thực hiện công việc và trong quá trình thực hiện cũng phải có những “tín hiệu” để mọi người hành động một cách thống nhất

- Chức năng điều khiển: chức năng điều khiển được thể hiện ở khía cạnh ảnh

hưởng tác động qua lại của giao tiếp Trong giao tiếp, chúng ta ảnh hưởng, tác động đến người khác, và ngược lại người khác cũng ảnh hưởng, tác động đến chúng ta bằng nhiều hình thức khác nhau như thuyết phục, ám thị, bắt chước Đây là một chức năng quan trọng của giao tiếp Một người có khả năng lãnh đạo chính là người có khả năng ảnh hưởng đến người khác, biết “thu phục lòng người”, lời nói của người đó có “trọng lượng”

đối với người khác

- Chức năng phê bình và tự phê bình: Trong xã hội, mỗi con người là một “chiếc gương” Giao tiếp với họ chính là chúng ta soi mình trong chiếc gương đó Từ đó chúng

thân

1.3.2 Nhóm chức năng tâm lý

- Chức năng động viên, khích lệ: Chức năng động viên khích lệ của giao quan đến lĩnh vực cảm xúc trong đời sông tâm lý con người Trong giao tiếp liên tiếp, con người còn khơi dậy nhau những xúc cảm, tình cảm nhất định, chúng kích thích hành động của

họ Một lời khen chân tinh đưa ra kịp thời, một sự quan tâm được thể hiện đúng lúc có

thê làm người khác tự tin, cảm thấy cần phải cố gắng làm việc tốt hơn

- Chức năng thiết lập, phát triển, củng cô các mối quan hệ: Giao tiếp không chỉ là hình thức biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, mà còn là cách thức để con người thiết lập các mối quan hệ mới, phát triển và củng cô các mối quan hệ đã có Tiếp xúc, gặp gỡ nhau, đó là khởi đầu của các mối quan hệ, nhưng các mối quan hệ này

có phát triển hay không, có trở nên bèn chặt hay không, điều này phụ thuộc vào quá trình giao tiếp sau đó Nếu chỉ tiếp xúc, gặp gỡ một vài lần rồi sau đó sự tiếp xúc bị ngắt quãng trong thời gian dài, thì mối quan hệ cũng khó duy trì

- Chức năng cân bằng cảm xúc: Trong cuộc sống, nhiều khi chúng ta có cảm xúc cần bộc lộ Những niềm vui hay nỗi buồn, sung sướng hay đau khô, lạc quan hay bi ai, chúng ta muốn được cùng người khác chỉ sẻ Chỉ có giao tiếp, chúng ta mới tìm được sự đồng cảm, cảm thông và giai toa dược xúc cảm của mình

- Chức năng hình thành, phát triển tâm lý, nhân cách: Trong giao tiếp con người lĩnh hội được kinh nghiệm xã hội, tâm hồn của con người trở nên phong phú, tri thức sâu sắc, tình cảm và thế giới quan đucợ hình thành, củng cố và phát triển Thông qua giao tiếp những tiêu chuẩn về đạo đức, cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ, tính nguyên tắc, vị

tha, tính trung thực không chỉ được thê hiện mà còn được hình thành ở chúng ta

Như vậy giao tiếp có nhiều chức năng quan trọng Trong cuộc sống của mỗi chúng

ta, khi các quan hệ giao tiếp cơ bản không thể hiện được đầy đủ các chức năng này thì điều đó không những sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống và hoạt động, mà còn đề lại những dấu ấn tiêu cực trong phát triển tâm lý, nhân cách của mỗi người

1 4 Hành vi ứng xử trong tô chức

Hanh vi ứng xử của cá nhân con người trong t6 chức bị ảnh hưởng bởi các yêu tô:

1.4.1 Kha nang

Khả năng: kha nang tinh than, thê lực, thích ứng với công việc

Một số đặc điểm này liên quan đến chiều cao, làn đa, nước đa, tầm nhìn, hình đạng

và kích thước sống mũi, cân nặng Tất cả những đặc điểm này đều có ảnh hưởng đến hiệu suất của các cá nhân Đôi khi người ta nói rằng đôi mắt phản bội tính cách của một

con người Tương tự, một số ý tưởng nhất định về hành vi có thể được hình thành dựa

trên việc người đó béo, cao hay gầy

Những người cao và mảnh mai được cho là sẽ ăn mặc đẹp và cư xử một cach tinh

tế còn những người béo được cho là có bản chất vui nhộn Liệu có mối tương quan giữa cầu trúc cơ thê và hành vi hay không vẫn chưa được khoa học chứng minh Ngay cả khi

có môi tương quan giữa hai điều này, rất khó đề hiểu được đâu là biến độc lập và đâu là

biến phụ thuộc

Đặc điểm tiêu sử cá nhân: tuổi tác, giới tính, tình trạng hôn nhân, thâm niên công

tác,

Tất cả con người đều có những đặc điểm nhất định mang bản chất di truyền và được di truyền Đây là những phâm chất mà con người sinh ra đã có Đây là những đặc

điểm không thé thay đổi; nhiều nhất, chúng có thê được tính chỉnh ở một mức độ nào đó

Nếu các nhà quản lý biết về những phẩm chất và hạn chế được thừa hưởng của con người, họ có thể sử dụng các kỹ thuật hành vi tổ chức của mình một cách hiệu quả hơn Tất cả những đặc điểm này được giải thích chỉ tiết như sau:

1.4.2.1 Tuổi:

Tuổi được coi là một đặc điểm di truyền vỉ nó được xác định bởi ngày sinh Mỗi

quan hệ giữa tuôi tác và hiệu suất công việc là một vấn đề của việc tăng hiệu suất Về mặt

tâm lý, những người trẻ tuôi được mong đợi là những người tràn đầy năng lượng, sáng tạo, thích mạo hiểm, tham vọng và chấp nhận rủi ro Trong khi đó, những người già được

cho là người bảo thủ, tự lập theo cách của mình và kém thích nghĩ Mặc dù không chính

xác khi nói tất cả những người già là không thể tập luyện được, về mặt sinh lý, hiệu suất

Hiéu suat giam dan theo sy thang tiến của tuôi tác vì người lớn tuổi có sức chịu đựng, trí nhớ kém hơn, Những người trẻ tuôi có xu hướng thay đổi công việc để tận

dụng cơ hội việc làm tốt hơn, nhưng khi lớn tuổi, khả năng bỏ việc sẽ ít hơn Cũng có

một mỗi quan hệ giữa tuổi tác và sự vắng mặt Người cao tuổi có xu hướng vắng mặt trong công việc nhiều hơn do những lý do không thê tránh khỏi, ví dụ như sức khỏe kém Trong khi những người trẻ tuổi tự nghỉ việc vì những lý đo có thê tránh được, ví

dụ như đi nghỉ mát Trong các tô chức chịu sự thay đôi mạnh mẽ do những đôi mới mới

nhất, những người lớn tuổi nhận được ít sự hài lòng hơn trong công việc vì họ bắt đầu

cam thay lạc hậu so với các đồng nghiệp trẻ tuổi Mặc dù không có ranh giới rõ ràng giữa tuôi trẻ và tuôi già nhưng theo Lehman, đỉnh cao của khả năng sáng tạo là ở những người

trong độ tuôi từ 30 đến 40

1.4.2.2 Giới tính

Nam hay nữ đều có bản chất di truyền và nó được coi là một đặc điểm di truyền Liệu phụ nữ có thực hiện tốt công việc như nam giới hay không, là một van đề đã khơi

mào cho rất nhiều cuộc tranh luận, quan niệm và ý kiến sai lầm Quan điểm truyền thống

cho rằng đàn ông cứng rắn hơn phụ nữ hoặc phụ nữ dễ xúc động hơn đàn ông Nhưng đây

là một số giả định vô căn cử rập khuôn Nghiên cứu đã chứng minh rằng có rất ít sự khác biệt quan trọng giữa nam và nữ nêu có sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của họ Đặc biệt, ở một số người như khả năng giải quyết vẫn đề, kỹ năng phân tích, động

lực cạnh tranh, động lực, khả năng lãnh đạo, hòa đồng và khả năng học hỏi, không có sự

khác biệt nhất quán giữa nam và nữ Ban đầu, một số vai trò được coi là lĩnh vực riêng

của phụ nữ, ví đụ như y tá, tiếp viên hàng không nhưng bây giờ theo thời gian, chúng

ta cũng có nam giới trong những nghè này Tương tự, một số công việc được coi là lĩnh vực riêng của nam giới như phi công, công việc quốc phòng, v.v cũng bắt đầu thu hút

phụ nữ, mặc dù với một số điều kiện

Giới tính có tác động đến tình trạng nghỉ phép Xu hướng thoái thác công việc ở

nữ giới nhiều hơn nam giới, bởi vì trong lịch sử, xã hội chúng ta đã đặt trách nhiệm gia

đình lên vai nữ giới Khi con ôm đau, sửa chữa hoặc có khách đột xuất đến thì nữ phải

nghỉ phép

Doanh thu cũng nhiều hơn ở các nhân viên nữ, mặc dù bằng chứng trong trường hợp này là trái chiều Một số nghiên cứu đã phát hiện ra rằng phụ nữ có tỷ lệ doanh thu cao, trong khi những người khác không tìm thấy bất kỳ sự khác biệt nào Nguyên nhân dẫn đến doanh thu cao có thé là do đôi khi nữ phái nghỉ việc hoặc chuyên sang làm công việc bán thời gian đề chăm sóc con cái và nhà cửa

Đôi khi họ phải nghỉ việc nêu chồng chuyên ổi nơi khác và công việc của nữ là

không thê chuyền nhượng Mặc dù xu hướng này đang thay đối theo thời gian, nhưng phần lớn các gia đình Ấn Độ vẫn tuân theo các quy tắc nảy

1.4.2.3 Tôn giáo:

Mặc dù không có nghiên cứu khoa hoc nao chứng minh và chúng ta không thê khái quát nó, nhưng tôn giáo và các nên văn hóa dựa trên tôn giáo đóng một vai trò quan

trọng trong việc xác định một số khía cạnh của hành vi cá nhân, đặc biệt là những khía

cạnh liên quan đến luân lý, đạo đức và quy tắc ứng xử Tôn giáo và văn hóa cũng quyết

định thái độ đối với công việc và đối với các khuyến khích tài chính

Những người có tính tôn giáo cao được cho là có giá trị đạo đức cao, ví dụ như họ trung thực, họ không nói dối hoặc nói xấu người khác, họ được cho là bị tranh giành Nhưng cũng có một mặt khác Mặc dù không có bằng chứng nhưng người ta đã quan sát thấy rằng đôi khi những người không trung thực và vô đạo đức lại có tính tôn giáo cao hơn so với những người khác

so với những công nhân chưa kết hôn Nhưng cho đến nay vẫn chưa có nghiên cứu nào xác định được nguyên nhân của điều này