Đẩy mạnh công tác lưu trữ Điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên Địa bàn quận 4, thành phố hồ chí minh

Tuy nhiên, quá trình triển khai và quản lý công tác lưu trữ điện tử tại địa phương, công tác lưu trữ điện tử vẫn còn gặp phải những bất cập về mặt pháp lý và thực tiễn hoạt động lưu trữ

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG

Tp.Hồ Chí Minh, Tháng 12/Năm 2024

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG MÃ SỐ: 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS TRẦN THỊ LOAN

Tp.Hồ Chí Minh, Tháng 12/Năm 2024

1

LỜI CAM ĐOAN

Học viên cam đoan việc thực hiện đề án “Đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử

tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh” hoàn

toàn đúng quy định của pháp luật và của Học viện hành chính Quốc gia trên cơ sở định

hướng nghiên cứu của TS Trần Thị Loan

Những vấn đề lý luận, pháp lý và thực tiễn học viên phân tích trong đề án là dựa trên cơ sở học viên thu thập và xử lý thông tin sơ cấp, thứ cấp có liên quan đến các nội dung trong đề án

Học viên sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và cơ sở đào tạo về đề

án của mình./

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2024

Học viên

Lê Thị Ngọc Dung

2

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề án, em xin chân thành cảm ơn:

- Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, Ban Quản lý đào tạo, Lãnh đạo Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng Quản lý đào tạo & Công tác sinh viên và các thầy, cô giảng viên đã tạo điều kiện thuận lợi và

đã trang bị cho tôi những kiến thức khoa học quý báu về chuyên ngành Quản lý công,

là nền tảng rất quan trọng cho em trong cuộc sống cũng như trong công việc

- Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc, chân thành nhất đối với sự hướng dẫn khoa học của TS Trần Thị Loan Dưới sự hướng dẫn của Cô, em đã lĩnh hội được rất nhiều tri thức và kỹ năng trong nghiên cứu cũng như rất nhiều bài học trong cuộc sống

Bên cạnh đó, để hoàn thành đề án, em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và đồng nghiệp luôn động viên, đồng hành trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề án

Vì khả năng chuyên môn và kiến thức thực tế có hạn nên đề án chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế Em rất mong nhận được những ý kiến nhận xét, bổ sung của Thầy Cô, các nhà khoa học và bạn bè đồng nghiệp để đề án được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2024

Tác giả đề án

Lê Thị Ngọc Dung

4

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

1 Bảng 2.1 Số liệu công chức UBND phường trên địa bàn Quận 4,

2 Bảng 2.2 Tỷ lệ phiếu khảo sát công chức các phường trên địa bàn

3 Bảng 2.3 Số lượng văn bản ban hành về công tác lưu trữ điện tử tại

các phường trên địa bàn Quận 4 giai đoạn 2021 – 2023 20

4

Bảng 2.4 Đánh giá về tính kịp thời của các các văn bản chỉ đạo

công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn

Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

21

5

Bảng 2.5 Đánh giá về chất lượng các văn bản chỉ đạo công tác lưu

trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành

phố Hồ Chí Minh

22

6

Bảng 2.6 Đánh giá về tính khả thi của văn bản chỉ đạo trong công

tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4,

thành phố Hồ Chí Minh

22

7

Bảng 2.7 Đánh giá về tính hiệu quả, ổn định của văn bản quản lý

nhà nước về công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường

trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

23

8 Bảng 2.8 Số lượng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ điện tử

tại các phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh 24

9

Bảng 2.9 Đánh giá về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ,

công chức đảm nhận lĩnh vực công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban

nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

24

5

10

Bảng 2.10 Đánh giá về tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức

đảm nhận nhiệm vụ công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân

phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

25

11

Bảng 2.11 Đánh giá về bố trí nguồn lực (nhân lực, tài chính )

trong công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa

bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

26

12

Bảng 2.12 Đánh giá về công tác chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện

công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn

Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

27

13 Bảng 2.13 Công tác thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ điện tử tại

các phường trên địa bàn Quận 4 giai đoạn 2021 – 2023 28

6

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU 9

1 Lý do xây dựng đề án 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 11

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 12

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 13

5 Phương pháp nghiên cứu 13

6 Hiệu quả của đề án có thể ứng dụng trong thực tiễn 15

7 Kết cấu của đề án 15

Chương 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 16

1.1 Khái niệm công tác lưu trữ điện tử 16

1.1.1 Khái niệm lưu trữ điện tử 16

1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ điện tử 16

1.2 Vai trò của công tác lưu trữ điện tử 16

1.2.1 Đối với hoạt động quản lý 16

1.2.2 Đối với hoạt động thực tiễn 17

1.3 Nội dung công tác lưu trữ điện tử 17

1.3.1 Về hoạt động quản lý lưu trữ điện tử 17

1.3.2 Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ điện tử 19

1.4 Các yếu tố tác động đến công tác lưu trữ điện tử 21

1.4.1 Yếu tố thể chế 21

1.4.2 Yếu tố kinh tế 22

1.4.3 Yếu tố văn hóa – xã hội 22

7

1.4.4 Yếu tố hội nhập quốc tế 22

1.4.5 Yếu tố cuộc cách mạng khoa học công nghệ lần thứ tư 23

1.4.6 Yếu tố người lãnh đạo, quản lý và nhận thức của đội ngũ thực hiện công tác lưu trữ điện tử 23

Chương 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN 4, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 25

2.1 Khái quát về các phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh 25

2.2 Thực trạng công tác lưu trữ điện tử tại UBND phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh 26

2.2.1 Về hoạt động quản lý công tác lưu trữ điện tử 27

2.2.2 Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ điện tử 38

2.3 Đánh giá chung 42

2.3.1 Kết quả đạt được 42

2.3.2 Hạn chế, tồn tại 43

2.3.3 Nguyên nhân hạn chế, tồn tại 44

Chương 3: GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN 4, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 47

3.1 Quan điểm và định hướng của Đảng, Nhà nước và UBND Quận 4 về công tác lưu trữ điện tử tại UBND phường 47

3.1.1 Quan điểm và định hướng của Đảng và Nhà nước 47

3.1.2 Quan điểm của UBND Quận 4 về công tác lưu trữ điện tử 48

3.2 Giải pháp cụ thể 48

3.2.1 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ điện tử 48

3.2.2 Xây dựng văn bản quản lý nghiệp vụ về công tác lưu trữ điện tử 49

3.2.3 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhân lực thực hiện công tác lưu trữ điện tử 50

8

3.2.4 Ứng dụng các giải pháp công nghệ 4.0 trong thực hiện công tác lưu trữ điện tử …51

3.2.5 Kiện toàn tổ chức, nhân lực thực hiện công tác lưu trữ điện tử 52

3.2.6 Tăng cường kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện lưu trữ điện tử 52

3.3 Lộ trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện đề án 53

3.3.1 Lộ trình 53

3.3.2 Các nguồn lực 54

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 57

1 Kết luận 57

2 Kiến nghị 58

2.1 Kiến nghị chung 58

2.2 Kiến nghị đối với UBND Quận 4 59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

PHỤ LỤC 1 PHIẾU KHẢO SÁT 65

PHỤ LỤC 2 BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN 69

PHỤ LỤC 3 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 71

PHỤ LỤC 4 KẾT QUẢ PHỎNG VẤN 74

từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử Đảng và Nhà nước ta đã thực hiện sự chỉ đạo, lãnh đạo quyết liệt với công tác này Chính vì thế bước đầu công tác lưu trữ điện

tử tại các địa phương đã có kết quả khả quan

Thứ hai, xuất phát từ xu thế tất yếu của thời đại ngày nay

Hiện nay, chuyển đổi số là xu thế tất yếu khách quan Trong lĩnh vực lưu trữ điện tử, chuyển đổi số là hướng đi lâu dài và cấp bách, giúp ngành lưu trữ bắt kịp được

sự phát triển mạnh mẽ của xã hội hiện nay Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp lần thứ tứ (4.0), hầu hết các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có lộ trình, kế hoạch hành động

và các chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác lưu trữ nói riêng, phục vụ mục đích quá trình chuyển đổi

số Có thể nói, trong bối cảnh hiện nay nếu không ứng dụng được công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là sự lạc hậu so với thế giới Chính vì thế, việc nghiên cứu và đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử hiện nay là tất yếu cả về lý luận lẫn thực tiễn

Thứ ba, xuất phát từ thực tiễn công tác lưu trữ điện tử ở Việt Nam

Trong bối cảnh đổi mới quản trị quốc gia hiện nay, vấn đề lưu trữ điện tử đặt ra

hai vấn đề lớn: Một là, vấn đề quản lý đối với công tác lưu trữ điện tử; Hai là, vấn đề

nghiệp vụ lưu trữ điện tử Cả hai vấn đề này đã có nhiều chuyển biến tích cực Tuy nhiên, hoạt động quản lý đối với công tác lưu trữ điện tử ở Việt Nam đang gặp nhiều

10

thách thức, đặc biệt là vấn đề đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện công tác này Do đó, nghiên cứu tìm hiểu các giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử là thật sự cần thiết ở Việt Nam trong bối cảnh hiện nay

Thứ tư, xuất phát từ thực trạng công tác lưu trữ điện tử tại UBND các phường trên địa bàn Quận 4

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh trong những năm qua đã ghi nhận những bước tiến đáng kể Việc ban hành và triển khai các văn bản quy phạm pháp luật cùng văn bản hành chính của nhà nước về quản lý công tác lưu trữ điện tử liên quan trên địa bàn phường đã đánh dấu bước chuyển biến quan trọng Tuy nhiên, quá trình triển khai và quản lý công tác lưu trữ điện tử tại địa phương, công tác lưu trữ điện tử vẫn còn gặp phải những bất cập về mặt pháp lý và

thực tiễn hoạt động lưu trữ điện tử, cụ thể như: “Thiếu quy định cụ thể về quản lý thời gian lưu trữ các loại văn bản, tài liệu khác nhau trên phần công cụ, phần mềm quản lý điện tử văn bản đi và đến; Hệ thống pháp lý chưa theo kịp sự phát triển của công nghệ số hóa tài liệu; Hệ thống quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chưa được quy định cụ thể; Nhân lực được đào tạo chuyên sâu về công tác văn thư lưu trữ điện tử chưa được chuẩn hoá về chuyên môn, nghiệp vụ; Cơ sở vật chất, trang thiết bị lưu trữ tại nhiều đơn vị chưa được nâng cấp đủ tiêu chuẩn để ứng dụng các phần mềm quản lý công nghệ cao; Lưu trữ tài liệu điện tử chưa được đồng bộ liên kết dữ liệu giữa các cơ đơn vị; Vấn đề bảo mật và an toàn thông tin trong lưu trữ điện tử chưa được đảm bảo; Khó khăn trong việc tìm kiếm, truy xuất thông tin từ kho tài liệu lưu trữ tồn đọng; Chưa có cơ chế giám sát, đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ điện tử…” [18,11] Chính vì những hạn chế này đã đặt ra nhiều vấn đề lý luận và

thực tiễn cần phải nghiên cứu để góp phần đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh trong điều kiện chuyển đổi

số hiện nay

11

Xuất phát từ các căn cứ nêu trên, học viên lựa chọn vấn đề “Đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

để làm đề án tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công theo định hướng ứng dụng

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Hiện hay những nghiên cứu liên quan đến vấn đề công tác lưu trữ điện tử trên thế giới đã có rất nhiều công trình nghiên cứu Tuy nhiên, việc nghiên cứu công tác lưu trữ điện tử, nhất là tại UBND các phường là một vấn đề còn khá mới mẻ ở Việt Nam hiện nay

Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thiện đề án và học viên tiếp cận được một số công trình có giá trị, là cơ sở, nền tảng để nhóm triển khai nghiên cứu, hoàn thiện đề án Cụ thể như sau:

Tác giả Lưu Kiếm Thanh (2008), “Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay”, Đề tài khoa học cấp Bộ [40]

Trong công trình nghiên cứu, tác giả đã luận giải tính tất yếu và đề xuất nhiều giải pháp nhằm thay đổi phương pháp quản lý văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước ở Việt Nam Các phân tích của tác giả là những gợi mở quan trọng trong việc đẩy mạnh thực hiện công tác lưu trữ điện tử tại chính quyền các địa phương

Tạ Tuyết Nhung (2015), “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công [38] Tác giả luận văn

đã nêu bật được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý va8b bản nói chung và văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ nói riêng

Trần Đức Mạnh (2016), “Pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử - Thực trạng và một số vấn đề đặt ra”, Luận văn Thạc sỹ Lưu trữ học [37]

Tác giả luận văn đã phân tích chi tiết các quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ điện

tử Kết quả đạt được tích cực nhất của luận văn là tác giả đã phân tích và chỉ ra được thực trạng pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và đề xuất nhiều giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật về tài liệu điện tử

Kỷ yếu Tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước [35]

Thông qua các bài tham luận trong kỷ yếu có nhiều vấn đề được luận giải sâu sắc, đặc biệt là các tham luận đã phân tích, chỉ ra thuận lợi và khó khăn của công tác lưu trữ do tác động của cách mạng công nghiệp 4.0 mang lại

Như vậy, có thể nói, các công trình mà tác giả đã khảo cứu ở trên chưa có công trình nào nghiên cứu đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử tại UBND các phường trên địa

bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài: “Đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố

Hồ Chí Minh” làm đề án là đề tài mới, không có tính trùng lặp

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục đích nghiên cứu, đề án cần thực hiện 4 nhiệm vụ cụ thể như sau:

Một là, hệ thống hoá và làm rõ lý luận công tác lưu trữ điện tử;

Hai là, khảo sát thực trạng công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên

địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh;

Ba là, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường

trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh, qua đó chỉ ra những tồn tại, hạn chế cần khắc phục;

13

Bốn là, đề xuất những giải pháp chủ yếu và lộ trình thực hiện nhằm đẩy mạnh công

tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh trong giai đoạn tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về không gian: Đề án được thực hiện tại Ủy ban nhân dân phường trên địa

bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

- Phạm vi về thời gian: Giai đoạn từ năm 2020 -2024

- Phạm vi về nội dung: Những vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ điện tử

tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Đề án nghiên cứu dựa trên nền tảng thế giới quan và phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử

Đối với quan điểm toàn diện: Học viên phân tích vấn đề thực hiện công tác lưu trữ

điện tử gồm nhiều phương diện, khía cạnh khác nhau, nhưng tập trung chủ yếu vào các phương diện tạo lập và nắm bắt tài liệu điện tử; chuyển giao tài liệu điện tử; tổ chức khoa học tài liệu điện tử; lưu trữ tài liệu điện tử (lưu trữ siêu tài liệu, chuyển đổi định dạng tài liệu, lựa chọn công cụ và thiết bị lưu trữ phù hợp…)

Đối với quan điểm lịch sử - cụ thể: Học viên đánh giá phân tích các vấn đề về công

tác lưu trữ điện tử bám sát vào thực tiễn thực hiện hoạt động này tại các phường trên địa bàn Quận 4, đồng thời luôn đặt trong bối cảnh phát triển của đất nước và thời đại

Đối với quan điểm phát triển: Học viên so sánh, đối chiếu về công tác lưu trữ điện tử

tại các phường trên địa bàn Quận 4 và các phường ở các quận khác trên địa bàn Thành phố

14

Hồ Chí Minh Bên cạnh đó, học viên nhận diện được những khó khăn, thách thức và thuận lợi trong việc thực hiện các giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2025 – 2030

5.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Để làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu, đề án sử dụng kết hợp nhiều phương pháp trong

đó tập trung một số phương pháp như sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở các tài liệu liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công tác lưu trữ điện tử, tác giả tiến hành so sánh, đối chiếu, phân tích, đánh giá, tổng hợp Các nguồn tài liệu được sử dụng nghiên cứu Đề án được chia thành hai nhóm cơ bản: các văn bản pháp lý; các báo cáo, số liệu thống kê có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp khảo sát đánh giá

Học viên tiến hành khảo sát đối với cán bộ, công chức nhằm thu thập thông tin về trình độ, mức độ hài lòng của người dân liên hệ giải quyết công tác hành chính; thuận lợi và khó khăn trong công tác thực hiện hồ sơ thủ tục hành chính, điều kiện về cơ sở vật chất, ngân sách hoạt động cho công tác lưu trữ điện tử Cụ thể: Học viên sẽ phát 100 phiếu khảo sát cho công chức các phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh để thu thập thông tin về công tác lưu trữ tài liệu điện tử

- Phương pháp phỏng vấn

Học viên tiến hành phỏng vấn đội ngũ cán bộ, công chức được bố trí, phân công nhiệm vụ thực hiện lưu trữ điện tử về mức độ quan trọng của công tác lưu trữ điện tử và thực trạng công tác lưu trữ điện tử hiện nay

- Phương pháp phân tích, tổng hợp

Phân tích, làm rõ và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ điện tử để từ đó chỉ ra những tổn tại, hạn chế, làm cơ sở đưa ra những giải pháp đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử

- Phương pháp thống kê

15

Sử dụng thống kê số liệu thu thập được qua kết quả điều tra, khảo sát về công tác lưu

trữ điện tử Ngoài ra, đề án còn sử dụng phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, đối

chiếu để thu thập thêm những thông tin phục vụ cho quá trình phân tích, đánh giá công tác lưu trữ điện tử

6 Hiệu quả của đề án có thể ứng dụng trong thực tiễn

Đề án góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận, thực tiễn về công tác lưu trữ điện

tử, đóng góp, xây dựng, đề xuất những giải pháp cải tiến quy trình thực hiện lưu trữ điện tử

Kết quả nghiên cứu của đề án giúp chủ thể thực hiện công tác lưu trữ điện tử khắc phục tồn tại, hạn chế trong quá trình thực thi Đề án có thể là nguồn tài liệu tham khảo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công chức tại Ủy ban nhân dân phường nói chung và tại Quận 4 nói riêng

7 Kết cấu của đề án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của đề án gồm

3 chương chính như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ điện tử;

Chương 2: Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường

trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh;

Chương 3: Giải pháp và lộ trình thực hiện đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử tại Ủy

ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

16

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm lưu trữ điện tử

Khái niệm lưu trữ điện tử xuất hiện đầu tiên vào năm 1990 với nội hàm “là lưu trữ tồn tại dưới dạng số” Ở Việt Nam thì khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử mới được quy định cụ thể trong Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7

năm 2025) Theo đó “ Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu lưu trữ được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu” [8]

Một cách khái quát có thể hiểu “Lưu trữ điện tử là lưu trữ hệ thống thông tin tài liệu điện tử được thiết lập, vận hành, khai thác trên hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ và truyền thông của Trung tâm dữ liệu (Data Center)” [31]

1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ điện tử

Công tác lưu trữ điện tử là một hình thức lưu trữ mới với những tính năng, đặc điểm khác biệt so với các loại lưu trữ truyền thống, cơ sở khoa học và pháp luật để quản lý tài liệu điện tử đã vượt quá giới hạn của hệ thống lý luận quản lý các loại hình tài liệu lưu trữ truyền thống Công tác lưu trữ điện tử là một dạng của công tác lưu trữ

Hiểu một cách khái quát: “Công tác lưu trữ điện tử là tổ chức thực hiện hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”

1.2 Vai trò của công tác lưu trữ điện tử

1.2.1 Đối với hoạt động quản lý

Công tác lưu trữ điện tử có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Cụ thể:

Một là, thực hiện tốt công tác lưu trữ điện tử giúp cho hoạt động quản lý tiến

hành công khai, minh bạch, góp phần hạn chế những hạn chế, tiêu cực trong công tác lưu trữ;

17

Hai là, thực hiện tốt công tác lưu trữ điện tử góp phần hoàn chỉnh quy trình số

hóa trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước;

Ba là, thực hiện tốt công tác lưu trữ điện tử giúp cho hoạt động thanh tra, kiểm

tra công tác lưu trữ được tiến hành thuận lợi

Chính vì vậy, việc đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay là cần thiết và cấp bách nhằm từng bước khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, đồng thời góp phần thực hiện chiến lược chuyển đổi số và chủ động tham gia vào cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư của ngành lưu trữ

1.2.2 Đối với hoạt động thực tiễn

Công tác lưu trữ điện tử có vai trò quan trọng trong hoạt động thực tiễn

Một là, lưu trữ điện tử tiết kiệm được nguồn kinh phí rất lớn (bao gồm cả chi phí

cơ sở lưu trữ và nguồn nhân lực cho công tác lưu trữ);

Hai là, lưu trữ điện tử giúp cho việc tra cứu thông tin, khai thác và sử dụng

thông tin được tiến hành nhanh chóng, kịp thời;

Ba là, trong thực tế lưu trữ điện tử sẽ góp phần tạo lập, duy trì và kết nối thuận

lợi với các địa phương, với quốc tế trong thực hiện các nhiệm vụ, trong đó có công tác lưu trữ

1.3 Nội dung công tác lưu trữ điện tử

1.3.1 Về hoạt động quản lý lưu trữ điện tử

1.3.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ điện tử

Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ điện

tử là một nội dung quan trọng, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý đối với công tác lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức Làm tốt nội dung này sẽ tăng cường hiệu quả QLNN về công tác lưu trữ điện tử, giúp cơ quan, tổ chức thực hiện một cách thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ điện tử và các nội dung khác có liên quan, đưa công tác lưu trữ điện tử đi vào nền nếp, đảm bảo cung cấp

18

thông tin cho hoạt động quản lý Mặt khác, trong hoạt động QLNN đối với công tác lưu trữ điện tử phải được thực hiện trong khuôn khổ của pháp luật với hệ thống luật pháp hoàn chỉnh, theo những quy định về địa vị pháp lý, quy mô và thẩm quyền của

nó

1.3.1.2 Xây dựng bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ điện tử

- Về xây dựng bộ máy làm công tác lưu trữ điện tử: Theo quy định cơ quan quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ điện tử bao gồm Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ điện tử theo nội dung quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ điện tử; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là một đơn

vị trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm trực tiếp giúp Bộ

- Về bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ điện tử: Căn cứ khối lượng công việc,

các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ chức văn thư hoặc bố trí người làm công tác lưu trữ điện tử Việc bố trí người làm công tác lưu trữ điện tử phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định cùa pháp luật

1.3.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ điện tử

Chính quyền địa phương cần phải quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, các kỹ năng chuyên môn, hiểu sâu sắc về nghề nghiệp, nhiệm vụ mà họ được giao; thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu; có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác; có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ lưu trữ điện tử và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại

1.3.1.4 Thanh tra, kiểm tra trong công tác lưu trữ điện tử

Kiểm tra trong công tác lưu trữ điện tử: kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động

và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu Đối với công tác lưu trữ điện tử, hoạt động kiểm tra chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra hoạt động nghiệp vụ lưu trữ điện tử

19

Thanh tra trong công tác lưu trữ điện tử: thanh tra là hoạt động xem xét, đánh giá cũng như thực hiện các biện pháp kỉ luật của tổ chức, cá nhân thuộc tổ chức và quy trình thanh tra sẽ được thực hiện theo trình tự pháp luật nhất định

1.3.2 Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ điện tử

1.3.2.1 Tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử

Việc tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng được các yêu cầu:

Một là, phải đảm bảo đúng chuẩn dữ liệu thông tin theo quy định của pháp luật

hiện hành về công tác lưu trữ;

Hai là, phải bám sát vào thực tế hoạt động của cơ quan và sự chỉ đạo, hướng

dẫn của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ;

Ba là, cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa theo thẩm quyền có trách nhiệm xác

thực vào tài liệu lưu trữ số hóa bằng ký số hoặc bằng hình thức khác tương tự

1.3.2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử

Nghiệp vụ thu thập tài liệu lưu trữ điện tử cần tuân thủ, quán triệt các nội dung sau:

Một là, tài liệu lưu trữ điện tử được thu thập trong khuôn dạng gói tin đầu vào

theo quy định;

Hai là, cần thu thập cả tài liệu lưu trữ giấy và lưu trữ điện tử nếu hai loại này có

nội dung trùng nhau;

Ba là, việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử cần phải đảm bảo đúng quy trình trên

cơ sở phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập hồ sơ

Quy trình giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử

Quy trình giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử gồm các bước sau đây:

Bước 1 Thông báo Danh mục hồ sơ nộp lưu;

Bước 2 Thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển; Bước 3 Giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

Bước 4 Kiểm tra hồ sơ;

20

Bước 5 Chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện

các biện pháp sao lưu dự phòng;

Bước 6 Lập hồ sơ về việc giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử

1.3.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử cần phải đảm bảo các nội dung sau:

Một là, tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu bảo đảm độ tin cậy, tính

toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử kể từ khi tài liệu được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

Hai là, thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số có thể truy

cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh;

Ba là, tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật

lưu trữ có giá trị như bản gốc

Sau khi xác định giá trị tài liệu điện tử phải thực hiện hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị cần phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

Thứ nhất, tài liệu lưu trữ điện tử không còn giá trị khi hủy phải đảm bảo đúng

thẩm quyền, đúng chức năng và cần phải có thanh tra, kiểm tra quy trình thực hiện;

Thứ hai, hủy tài liệu lưu trữ điện tử cần phải tiến hành khách quan và phải được

nghiên cứu bài bản, nghiêm túc, tránh tình trạng hủy tài liệu mà thiếu sự cân nhắc, tính toán Vì như vậy, có thể gây ra những hệ lụy, tổn thất khó lường

1.3.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử nhằm kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu điện tử tránh được các nguy cơ rủi ro như: điều kiện tự nhiên, rò rỉ thông tin, lộ lọt thông tin, sửa chữa, làm giả tài liệu Để phòng ngừa các yếu tố này, hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu điện tử nói riêng phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau đây:

Một là, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử phải an toàn, khách quan và thực hiện

đúng quy trình;

21

Hai là, tiến hành kiểm tra các hoạt động lưu trữ và thực hiện nhiều lớp bảo vệ

đối với các tài liệu lưu trữ hàm chứa thông tin mật;

Ba là, phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số phải được

bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp

Bốn là, cơ quan, tổ chức phải định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống

quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số

1.3.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Các nhà nghiên cứu về lưu trữ đã khái quát rằng việc tổ chức khai thác là để sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu một cách hiệu quả Để tài liệu lưu trữ điện tử phát huy được giá trị lâu dài nhất cho cả hiện tại và tương lai, việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cần tuân thủ đúng các yêu cầu sau:

Một là, tài liệu lưu trữ điện tử được sử dụng vào đúng mục đích nghiên cứu

hoặc giải quyết các nhiệm vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Hai là, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cần phải đảm bảo thực hiện theo

đúng quy định của pháp luật và dựa trên các quy định cụ thể của các cơ quan, tổ chức

Ba là, kết quả hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cần

được quản lý, thống kê theo quy định của Nhà nước

1.4 Các yếu tố tác động đến công tác lưu trữ điện tử

1.4.1 Yếu tố thể chế

Đẩy mạnh thực hiện công tác lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ điện tử nói riêng nói riêng phụ thuộc rất lớn vào cơ chế, chính sách, hệ thống pháp luật của Nhà nước Nếu thể chế, chính sách thụ động, không tương thích với bối cảnh trong nước và quốc tế thì tất yếu không thể đẩy mạnh thực hiện công tác lưu trữ điện tử Nếu thể chế, chính sách, hệ thống pháp luật Nhà nước hiện đại, thích ứng với bối cảnh trong nước

và quốc tế thì tất yếu việc đẩy mạnh thực hiện công tác lưu trữ điện tử sẽ rất thuận lợi

Hiện nay, Việt Nam đang thực hiện đổi mới quản trị quốc gia, thực hiện dịch chuyển tích cực từ mô hình quản lý công truyền thống sang mô hình quản lý công hiện

22

đại Trong đó, Việt Nam cũng đã tích cực thực hiện việc chuyển từ công tác lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử Đây là tiền đề quan trọng để tiến tới thực hiện toàn diện Đề án vị trí việc làm – cơ sở để đổi mới phương thức quản lý nhân sự

1.4.2 Yếu tố kinh tế

Kinh tế là yếu tố quyết định chính trị Mọi sự cải cách, đổi mới phải tính đến yếu tố kinh tế Phương án, kế hoạch và chiến lược có tốt đến đâu nếu thiếu nguồn kinh phí thì không thể tiến hành được Do đó, việc đổi thực hiện công tác lưu trữ điện tử tất yếu phải căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương

Hiện nay, Việt Nam đang thực hiện cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Đây là môi trường kinh tế năng động, chủ động hội nhập sâu rộng vào kinh tế quốc tế Do đó, việc thực hiện công tác lưu trữ điện tử vừa có thời cơ vừa có thách thức trong quá trình tổ chức, triển khai thực hiện

1.4.3 Yếu tố văn hóa – xã hội

Tính văn hóa xã hội đặc trưng của từng vùng miền đều có ảnh hưởng sâu sắc đến công tác lưu trữ điện tử trong các tổ chức nói chung và tại chính quyền phường nói riêng Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hóa, quốc tế hóa nền kinh tế, có sự giao lưu, tiếp biến với văn hóa của nhân loại, trong đó có phong cách, tác phong của nhân sự làm công tác lưu trữ điện tử Trong một đơn vị nói chung và chính quyền phường nói riêng, việc đa dạng màu sắc văn hóa (truyền thống và hiện đại, Phương Tây và Phương Đông, trong nước và ngoài nước) là tất yếu Do đó, việc thực hiện công tác lưu trữ điện tử tại các phường không thể bỏ qua tính đặc thù về văn hóa, xã hội Các tổ chức hành chính cần phải xác định sự tác động, thuận lợi và khó khăn của văn hóa xã hội tới đổi mới quản lý nhân sự nói chung và nhân sự làm công tác lưu trữ điện tử nói riêng

1.4.4 Yếu tố hội nhập quốc tế

Hội nhập quốc tế là xu thế tất yếu trong bối cảnh hiện nay Hội nhập quốc tế là

cơ hội để tiếp thu tinh hoa văn hóa của nhân loại nói chung, trong đó có việc tiếp thu cách thức đổi mới thực hiện công tác lưu trữ điện tử

23

Trong xu thế hội nhập quốc tế hiện nay, việc nghiên cứu cách thức thực hiện công tác lưu trữ điện tử ở các tổ chức tại các nước phát triển sẽ giúp cho Việt Nam nói chung và chính quyền địa phương nói riêng có nhiều phương án để thực hiện công tác này hiệu quả nhất

1.4.5 Yếu tố cuộc cách mạng khoa học công nghệ lần thứ tư

Cách mạng công nghệ 4.0 là công cụ, nền tảng rất quan trọng để các đơn vị, trong đó có chính quyền địa phương thực hiện chuyển đổi số trong quá trình triển khai các hoạt động của mình

Cách mạng công nghệ 4.0 tác động sâu sắc đến tất cả các lĩnh vực, trong đó có tác động đến công tác lưu trữ điện tử Áp dụng những thành tựu của cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ giúp cho việc thực hiện các phương án thực hiện công tác lưu trữ điện tử ngày càng hiện đại, tiến bộ, hạn chế được nhiều tiêu cực xảy ra

1.4.6 Yếu tố lãnh đạo, quản lý và nhận thức của đội ngũ thực hiện công tác lưu trữ điện tử

- Vai trò người lãnh đạo, quản lý

Thời đại chuyển đổi số là thời đai thay đổi tư duy Việc này, phải bắt nguồn từ người đứng đầu Nếu người đứng đầu không chịu thay đổi tư duy quản lý thì không thể thực hiện chuyển đổi số trong cách thức lưu trữ nói chung và lưu trữ điện tử nói riêng

Để tổ chức vận hành, phát triển thì năng lực, tầm nhìn, đạo đức của người đứng đầu đóng vai trò quyết định Chính vì thế, Đảng và Nhà nước ta mới có Nghị quyết về trách nhiệm của người đứng đầu Tầm nhìn, đạo đức, năng lực của người đứng đầu có thể là động lực và cũng có thể là trở lực đối với công tác lưu trữ điện tử

- Nhận thức của đội ngũ thực hiện công tác lưu trữ điện tử

Thực hiện công tác lưu trữ điện tử không chỉ chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài (thể chế, kinh tế…) mà còn chịu sự tác động của chính bản thân đội ngũ thực hiện công tác lưu trữ điện tử Bản thân đội ngũ thực hiện công tác lưu trữ điện tử phải thấu hiểu cốt yếu của công tác này là nhằm thực hiện tính hiệu lực, hiệu quả trong quản

24

lý nhà nước nói chung và công tác lưu trữ điện tử nói riêng Do đó, chính bản thân họ phải đổi mới thái độ làm việc, chuyên môn Có như vậy, nhân sự mới có thể thích ứng linh hoạt với các phương thức đổi mới là lãnh đạo, tổ chức triển khai thực hiện

Trước đây, Quận 4 có tất cả 18 phường Hiện nay, trên địa bàn Quận 4 gồm có 13 phường (Phường 1, Phường 2, Phường 3, Phường 4, Phường 6, Phường 8, Phường 9, Phường 10, Phường 13, Phường 14, Phường 15, Phường 16, Phường 18) Theo yêu cầu sắp xếp các đơn vị hành chính, lộ trình tiếp theo số lượng phường của Quận 4 sẽ giảm còn 10 phường

Trên địa bàn Quận 4 thường cơ cấu là 01 Chủ tịch UBND; 02 Phó Chủ tịch UBND Công chức các phường trên địa bàn Quận 4 gồm 7 chức danh: Văn phòng - Thống kê, Địa chính - Xây dựng - Đô thị và Môi trường, Kế toán - Tài chính, Tư pháp, Văn hóa – Xã Hội

Tổng số lượng công chức các phường toàn quận là 146 người

Bảng 2.1 Số liệu công chức UBND phường trên địa bàn Quận 4, TPHCM tính

(Nguồn: Phòng Nội vụ - UBND Quận 4)

Qua bảng số liệu 2.1 cho thấy số lượng công chức phường trên địa bàn Quận 4 đã đảm bảo đủ số lượng nhân sự theo cơ cấu tổ chức phường Mỗi chức danh công chức phường bố trí từ 1 người trở lên, có vị trí bố trí 2 người, tuỳ theo khối lượng công việc và điều kiện từng khu vực mà sắp xếp nhân sự cho phù hợp

2.2 Thực trạng công tác lưu trữ điện tử tại UBND phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

Để đánh giá những điểm mạnh, hạn chế tồn tại của thực trạng công tác lưu trữ điện tử tại các phường trên địa bàn Quận 4, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác lưu trữ điện tử tại UBND phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2025-2030, tác giả đã tiến hành khảo sát thực trạng công tác lưu trữ điện tử tại các phường trên địa bàn Quận 4, thông qua việc lấy ý kiến 100 khách thể là công chức thuộc 13 phường trên địa bàn Quận 4 Thành phố Hồ Chí Minh (trong đó có

20 người là bán chuyên trách và người kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ, trong đó

có lưu trữ điện tử)

Cơ cấu số lượng phiếu phát ra cho các phường căn cứ vào số lượng công chức của các phương Cụ thể theo tỷ lệ ở bảng 2.2 dưới đây:

Bảng 2.2 Tỷ lệ phiếu khảo sát công chức các phường trên địa bàn Quận 4

STT Đơn vị phường Số phiếu phát ra Số phiếu thu về Tỷ lệ (%)

2.2.1 Về hoạt động quản lý công tác lưu trữ điện tử

2.2.1.1 Ban hành các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử

Để quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ điện tử, ngoài việc cụ thể hóa văn bản QPPL về công tác lưu trữ điện tử của Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước, thì Chi cục Văn thư và Lưu trữ và Sở Nội vụ Thành phố Hồ

Chí Minh, Phòng Nội vụ Quận 4 đã tham mưu UBND Quận 4 ban hành văn bản quản

lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ sát với tình hình thực tế của địa phương, nhằm triển khai thực hiện có hiệu quả tại các cơ quan, tổ chức nói chung và tại bộ phận lưu

trữ của UBND các phường trên địa bàn quận nói riêng Trên tinh thần đó, UBND các phường trên địa bàn Quận 4 xác định ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác lưu

trữ điện tử và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ điện tử là một nhiệm vụ trọng tâm của QLNN trong công tác lưu trữ điện tử, tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để thực hiện nhiệm vụ QLNN về công tác công tác lưu trữ điện tử tại UBND phường

28

Hằng năm, các phường trên địa bàn Quận 4 đều ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ điện từ Các văn bản chỉ đạo này đều tăng lên về số lượng từ năm 2021 đến nay Cụ thể:

Bảng 2.3 Số lượng văn bản ban hành về công tác lưu trữ điện tử tại các phường trên địa bàn Quận 4 giai đoạn 2021 – 2023

(Nguồn: Phòng Nội vụ Quận 4)

Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ điện

tử được UBND các phường trên địa bàn Quận 4 triển khai thực hiện cơ bản đã giải quyết được những công việc trước mắt, phù hợp với tình hình thực tế, góp phần từng bước quản lý thống nhất công tác lưu trữ điện tử, đưa hoạt động này đi vào nền nếp, nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ điện tử trong quá

29

trình hội nhập và phát triển, đã có những chuyển biến rõ rệt đáp ứng yêu cầu trong công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo UBND các phường Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND Quận 4 chậm so với quy định thực tế Kết quả khảo sát của học viên về vấn đề này cũng phản ánh đúng thực tế

Văn bản được ban hành hoàn toàn không kịp thời 15 15

(Nguồn: Kết quả khảo sát của đề tài, câu 2, Phụ lục 3)

Theo bảng khảo sát 2.4 nêu trên thì có 20 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng văn bản được ban hành rất kịp thời; có 45% cho rằng văn bản được ban hành kịp thời; có 20 % cho rằng văn bản được ban hành không kịp thời;

có 15% cho rằng văn bản ban hành không hoàn toàn kịp thời Như vậy, số lượng công chức được khảo sát cho rằng văn bản ban hành không kịp thời và rất không kịp thời chiếm 35% Đây là tỷ lệ mà UBND các phường trên địa bàn Quận 4 cần phải nghiêm túc, quán triệt để kết quả được tốt hơn Trao đổi về vấn đề này, lãnh đạo UBND

Phường 16, Quận 4 cho biết “Mặc dù chúng tôi luôn cố gắng thực hiện triển khai các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ điện tử Tuy nhiên vì nhiều lý do cho nên công tác triển khải các văn bản này vẫn còn chậm tiến độ Chúng tôi sẽ nghiêm túc xem xét các phương án để giai đoạn tới chúng tôi sẽ triển khai thực hiện tốt hơn”

(Phỏng vấn Câu hỏi 1, Phụ lục 4, Nam, 42 tuổi).Theo học viên khảo sát thì đa phần

công chức đánh giá chất lượng các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban

30

nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh đều đạt ở mức trung bình trở lên Điều này thể hiện thông qua kết quả bảng khảo sát sau đây:

Bảng 2.5 Đánh giá về chất lượng các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện

tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

(Nguồn: Kết quả khảo sát của đề tài, câu 1, Phụ lục 3)

Theo bảng khảo sát 2.5 nêu trên thì có 6 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng chất lượng các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh là rất tốt; có

19 % cho rằng tốt; có 32% cho rằng khá; 36% cho rằng trung bình; chỉ có 7% cho rằng yếu, kém Chính vì các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh về cơ bản đạt ở mức trung bình nên nhìn chung đều có tính khả thi và có tính hiệu quả, ổn định, đảm bảo có thể thực hiện trong thực tiễn Cụ thể như sau:

Bảng 2.6 Đánh giá về tính khả thi của văn bản chỉ đạo trong công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

31

(Nguồn: Kết quả khảo sát của đề tài, câu 5, Phụ lục 3)

Bảng 2.7 Đánh giá về tính hiệu quả, ổn định của văn bản quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

(Nguồn: Kết quả khảo sát của đề tài, câu 6, Phụ lục 3)

Theo bảng khảo sát 2.6 và 2.7 nêu trên thì có 8 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng tính khả thi và 5% tính hiệu quả, ổn định của văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử là rất tốt; Kết quả khảo sát có:

+ 14 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng tính khả thi và 15% tính hiệu quả, ổn định của văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử là tốt

+ 26 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng tính khả thi và 21% tính hiệu quả, ổn định của văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử là khá

+ 41 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng tính khả thi và 42% tính hiệu quả, ổn định của văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử là trung bình;

+ 11 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng tính khả thi và 17% tính hiệu quả, ổn định của văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ điện tử là yếu, kém

2.2.1.2 Về việc bố trí các nguồn lực thực hiện công tác lưu trữ điện tử

Trong đó

Đúng chuyên ngành Không đúng chuyên

ngành Tổng

(Nguồn: Phòng Nội vụ - UBND Quận 4)

Theo bảng số liệu 2.8 thì có tổng cộng 20 người làm công tác lưu trữ điện tử tại các phường trên địa bàn Quận 4, trong đó có 12 người bán chuyên trách (chiếm 60%) và 8 người là kiêm nhiệm công việc khác (chiếm 40%) Cũng theo bảng 2.8, nếu là cán bộ chuyên trách, đúng chuyên ngành thì có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ (12 người, chiếm 60%); nếu kiêm nhiệm là có trình độ đại học (8 người, chiếm 40%)

Bảng 2.9 Đánh giá về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức đảm nhận lĩnh vực công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

(Nguồn: Kết quả khảo sát của đề tài, câu 7, Phụ lục 3)

Theo bảng khảo sát 2.9 nêu trên thì có 8 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức

33

đảm nhận lĩnh vực công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh là rất tốt; có 17 % cho rằng tốt; có 36% cho rằng khá

Có tới 34 % công chức cho rằng chỉ đạt ở mức trung bình và 5% cho rằng ở mức yếu,

kém Trao đổi về nội dung này, lãnh đạo UBND Phường 16 cho biết “Nhìn chung, lực lượng làm công tác lưu trữ, nhất là lưu trữ điện tử hiện nay còn ít và năng lực chưa tốt Đa phần các công chức hộ trợ nhau trong việc thực hiện công tác lưu trữ điện tử Thời gian tới, chúng tôi sẽ tham mưu cho lãnh đạo Quận 4 về việc phải đẩy mạnh tập huấn, nâng cao chuyên môn và nghiệp vụ của cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ

điện tử” (Phỏng vấn Câu hỏi 4, Phụ lục 4, Nam 45 tuổi)

Mặc dù chuyên môn, nghiệp vụ đa phần ở mức trung bình nhưng tinh thần, trách nhiệm của cán bộ, công chức đảm nhận lĩnh vực công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh được đánh giá cao Kết quả được thể hiện thông qua bảng 2.10 dưới đây:

Bảng 2.10 Đánh giá về tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức đảm nhận nhiệm vụ công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

(Nguồn: Kết quả khảo sát của đề tài, câu 8, Phụ lục 3)

Nhìn vào bảng 2.10, có thể thấy, có tới 40% công chức cho rằng tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức đảm nhận nhiệm vụ công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh ở mức khá; 17 % cho rằng ở mức tốt và 8% cho rằng ở mức rất tốt Đây là một trong những dấu hiệu đáng mừng trong quá

34

trình xây dựng và thực thi đạo đức công vụ của các phường trên địa bàn Quận 4, Thành phố

Hồ Chí Minh

- Kết quả khảo sát về việc bố trí nguồn lực thực hiện công tác lưu trữ điện tử

Học viên tiến hành khảo sát 100 cán bộ, công chức tại các phường trên địa bàn Quận

4, kết quả thu về như bảng số liệu 2.11 dưới đây:

Bảng 2.11 Đánh giá về bố trí nguồn lực (nhân lực, tài chính ) trong công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố

(Nguồn: Kết quả khảo sát của đề tài, câu 3, Phụ lục 3)

Theo bảng khảo sát 2.11 nêu trên thì có 16 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng việc bố trí nguồn lực (nhân lực, tài chính ) trong công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh là đầy đủ; có 10 % cho rằng rất tốt; có 39% cho rằng tương đối đầy đủ Có tới 27

% công chức cho rằng việc bố trí là không đủ và đáng quan tâm hơn là có 8% công chức cho rằng không có bố trí

Lãnh đạo UBND phường 4 cho rằng “Việc bố trí các nguồn lực thực hiện công tác lưu trữ điện tử hiện nay còn nhiều khó khăn Thứ nhất là khó khăn về tài chính và thứ hai là khó khăn về đội ngũ công chức thực hiện nhiệm vụ này Phường chúng tôi có

01 cán bộ làm bán chuyên trách về lưu trữ điện tử và về cơ bản vẫn chưa được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp nên còn lúng túng trong thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến

lưu trữ điện tử” (Phỏng vấn Câu hỏi 3, Phụ lục 4, Nữ 43 tuổi)

35

2.2.1.3 Về công tác chỉ đạo, đôn đốc thực hiện và tuyên truyền, phổ biến quy định về công tác lưu trữ điện tử

- Về công tác chỉ đạo, đôn đốc thực công tác lưu trữ điện tử

Thời gian qua, UBND các phường trên địa bàn Quận 4 về cơ bản đã có sự quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, trong đó có công tác lưu trữ điện tử Tuy nhiên vì đây là vấn đề mới nên công tác chỉ đạo, đôn đốc thực hiện công tác lưu trữ điện tử tại các phường vẫn chưa đạt được kết quả cao Khảo sát

về vấn đề này, học viên thu được kết quả như bảng số liệu dưới đây:

Bảng 2.12 Đánh giá về công tác chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh

(Nguồn: Kết quả khảo sát của đề tài, câu 4, Phụ lục 3)

Theo bảng khảo sát 2.12 nêu trên thì có 15 % công chức (trên tổng số 100 công chức được khảo sát) cho rằng công tác chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện công tác lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn Quận 4, thành phố Hồ Chí Minh là tốt; có 15 % cho rằng rất tốt; có 27% cho rằng khá Có tới 39 % công chức cho rằng trung bình và đáng quan tâm hơn là có 6% công chức việc chỉ đạo, đôn đốc thực hiện công tác lưu trữ điện tử là yếu kém Lãnh đạo UBND Phường 15, Quận 4 nêu rõ

“Trong điều kiện chuyển đổi số hiện nay, UBND phường cũng đã áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ điện tử nói riêng Tuy nhiên vì đang trong quá trình sáp nhập các đơn vị hành chính nên chúng tôi chưa thật sự tích

36

cực chỉ đạo, đốc Chính vì thế công tác lưu trữ điện tử hiện nay mới chỉ có kết quả

bước đầu” (Phỏng vấn Câu hỏi 6, Phụ lục 4, Nam 46 tuổi)

- Về tuyên truyền, phổ biến quy định về công tác lưu trữ điện tử

Để thông tin kịp thời đến cán bộ, công chức phụ trách công tác lưu trữ điện tử, lãnh đạo các phường trên địa bàn Quận 4 đã kịp thời tuyên truyền, phổ biến các quy định của Chính phủ, của Bộ Nội vụ, của Thành phố Hồ Chí Minh và của UBND Quận

4 về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ điện tử nói riêng

Ủy ban nhân dân các phường trên địa bàn Quận 4 đã ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành về công tác lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ điện tử nói riêng, triển khai đến các cá nhân, đơn vị có liên quan để triển khai thực hiện

Bên cạnh đó, các phường trên địa bàn Quận 4 cũng đã tổ chức tập huấn, đối thoại với cán bộ, công chức phụ trách công tác lưu trữ điện tử

Phỏng vấn về nội dung này, lãnh đạo UBND Phưởng 8, Quận 4 cho biết “Chúng tôi luôn đa dạng hóa cách thức truyền thông Mục đích nhằm thông tin nhanh chóng, kịp thời đến cho người dân Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, chúng tôi nhận thấy việc ứng

dụng công nghệ thông tin để truyền thông qua mạng xã hội là kênh hiệu quả nhất” (Phỏng

vấn Câu hỏi 1, Phụ lục 4, Nữ 42 tuổi)

2.2.1.4 Về thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ điện tử

Công tác thanh tra về công tác lưu trữ điện tử ít được thực hiện mà chủ yếu được thực hiện bằng hình thức kiểm tra Kiểm tra lưu trữ điện tử chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra việc thực hiện quy chế lưu trữ điện tử; xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến; việc ứng dụng CNTT trong lưu trữ điện tử Hằng năm, các phường trên địa bàn Quận 4 đều có tiến hành kiểm tra công tác lưu trữ điện tử Đa phần là kiểm tra định kỳ 1 lần/ năm Trong trường hợp cụ thể, các phường sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ Cụ thể:

Bảng 2.13 Công tác thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ điện tử tại các phường trên địa bàn Quận 4 giai đoạn 2021 – 2023