Giao tiếp kinh doanh là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, là điềukiện để thực hiện các hoạt động trong sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả tối ưu.Trong quá trình giao tiếp, lời nói,
Môi trường giao tiếp bên ngoài
Trước hết, ta cần hiểu “Giao tiếp” là gì?
Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin và tương tác nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể Quá trình này bị ảnh hưởng bởi môi trường giao tiếp, bao gồm cả môi trường bên trong và bên ngoài.
Đề tài tập trung nghiên cứu làm rõ môi trường giao tiếp bên ngoài, bao gồm các yếu tố sau:
Giao tiếp với khách hàng
Giao tiếp với nhà cung cấp
Giao tiếp với cơ quan chính quyền
Giao tiếp với báo chí
Các yếu tố của môi trường giao tiếp bên ngoài
Giao tiếp với nhà cung cấp
Để đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp là rất quan trọng Họ đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp nguyên liệu và dịch vụ, giúp cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ.
Khi quan hệ với các nhà cung cấp, bạn cần lưu ý những điều cơ bản sau đây:
Thứ nhất: Đừng bắt họ phải chờ đợi, đối với họ thời gian cũng quý như vàng.
Thứ hai: Đừng đối xử kém ưu tiên với các nhà cung cấp so với khách hàng.
Vào thứ ba, hãy thông báo ngay cho họ về bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến ngân sách, hợp đồng và kế hoạch sản xuất kinh doanh để họ có thể điều chỉnh kế hoạch của mình một cách kịp thời.
Thứ tư: Hãy nêu rõ những yêu cầu của mình bằng văn bản, giấy tờ càng chi tiết càng tốt.
Thứ năm: Hãy thanh toán đúng hạn và thể hiện sự hài lòng của bạn đối với những hợp đồng hoàn thành tốt.
Vào thứ Sáu, hãy thận trọng với những bí mật kinh doanh của bạn, vì các nhà cung cấp có thể làm việc với các đối thủ cạnh tranh khác Đồng thời, tránh yêu cầu thông tin bí mật từ đối thủ, điều này có thể khiến họ rơi vào tình huống khó xử.
Để xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, hãy mạnh dạn yêu cầu họ chia sẻ lời khuyên và thông tin về tình hình ngành Sáu cách gây ấn tượng với nhà cung cấp bao gồm việc biết cách để họ nhớ đến bạn ngay từ lần gặp đầu tiên Quan trọng là bạn không chỉ gây ấn tượng trong các cuộc gặp trực tiếp mà còn phải ghi dấu ấn tốt qua e-mail và điện thoại.
Dưới đây là 6 cách bạn có thể gây ấn tượng với đối tác:
- Cách 1: Đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý
Có lẽ điều quan trọng nhất khi muốn đánh dấu cho buổi "ra mắt" chính là tránh
Để đạt được sự tôn trọng từ đối tác, hãy đặt họ vào trung tâm của sự chú ý thay vì chú trọng vào bản thân Tránh mắc phải sai lầm khi đề cao mình quá mức; việc lùi lại và tạm gác cái tôi sang một bên sẽ thể hiện sự tôn trọng và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn.
Nói ít và lắng nghe người khác là cách hiệu quả để thu thập thông tin và thể hiện sự tôn trọng Hãy thể hiện sự chú ý bằng cách gật đầu và thỉnh thoảng phản hồi với những câu như "tôi hiểu" hay "vâng" Đặc biệt, ánh mắt có vai trò rất quan trọng trong việc giao tiếp.
Nếu bạn thực hiện tất cả các hành động giao tiếp nhưng không chú ý đến ánh mắt, đối tác sẽ cảm thấy bạn không thật sự lắng nghe Để thể hiện sự quan tâm, hãy nhìn thẳng vào mắt họ khi họ nói và thỉnh thoảng đưa ra những bình luận phù hợp để chứng tỏ bạn đang hiểu và quan tâm đến câu chuyện của họ.
- Cách 3: Hóm hỉnh, hài hước
Hài hước có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ khi được sử dụng đúng lúc Một chút hóm hỉnh có thể làm dịu bầu không khí trang trọng trong giao tiếp Nếu đối tác đang trong tình huống khó xử, khả năng hài hước của bạn có thể giúp họ thoát khỏi tình huống đó, và họ sẽ rất biết ơn bạn vì điều đó.
Mặc dù việc cười đùa là cần thiết, nhưng không phải lúc nào cũng nên cợt nhả Sự thiếu nghiêm túc có thể làm bạn mất đi sự tôn trọng và gây khó xử cho người khác Trước khi chia sẻ một câu đùa, hãy cân nhắc kỹ lưỡng về hậu quả mà nó có thể mang lại.
- Cách 4: Thường xuyên sử dụng tên
Hãy dành thời gian để nhớ tên những người bạn đã gặp gần đây, vì việc gọi đúng tên họ giữa đám đông sẽ khiến đối tác cảm thấy bất ngờ và vui vẻ, ngay cả khi bạn đã không liên lạc trong một thời gian dài Nếu đối tác có cùng tên với bạn, cuộc trao đổi công việc sẽ trở nên gần gũi và thân thiết hơn.
Để tạo sự thân mật trong giao tiếp, hãy thường xuyên gọi tên người đối diện và tự xưng tên mình Tuy nhiên, tránh gọi nhầm tên vì điều này có thể gây khó chịu Nếu bạn gặp khó khăn trong việc nhớ tên, hãy ghi chú lại tên và thông tin liên quan của người mà bạn vừa gặp, như chức vụ, tên công ty, tính cách và vóc dáng, để có thể ôn lại khi cần.
- Cách 5: Nói năng rõ ràng
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng, và không gì bực bội hơn khi không hiểu người đối diện Nói quá nhỏ khiến người nghe phải căng tai và thường xuyên hỏi lại, trong khi nói quá to lại gây bất lịch sự Ngoài ra, tốc độ nói cũng cần được điều chỉnh; nói quá nhanh hoặc ề à sẽ gây khó chịu cho người nghe Tóm lại, việc nói rõ ràng và dễ hiểu không quá khó, chỉ cần bạn chú ý luyện tập một chút.
- Cách 6: Ăn mặc ấn tượng
Ăn mặc ấn tượng là lợi thế trong mọi hoàn cảnh, đặc biệt trong kinh doanh và giao tiếp Ấn tượng không có nghĩa là gây sốc, mà là thể hiện sự nền nã, sang trọng và lịch sự, đồng thời vẫn phản ánh cá tính riêng Quan trọng nhất là chọn trang phục vừa vặn, tôn lên vẻ đẹp cơ thể, vì cái đẹp luôn tạo ấn tượng tích cực Hơn nữa, diện mạo chỉn chu giúp bạn tăng cường sự tự tin.
Khi chọn trang phục cho một buổi hẹn với đối tác, hãy đảm bảo rằng bộ đồ phù hợp với hoàn cảnh, chẳng hạn như không nhất thiết phải mặc đồ văn phòng trong bữa dạ tiệc Tránh sự cầu kỳ trong chi tiết, nhưng cần chú ý đến chất liệu vải và luôn mặc đồ phẳng phiu Một bộ quần áo nhếch nhác có thể khiến đối tác nghi ngờ về khả năng kinh doanh của bạn.
Để xây dựng mối quan hệ đối tác thành công, việc cùng chia sẻ tham vọng và mục tiêu là yếu tố then chốt Sự thống nhất trong ý tưởng, quan điểm và hướng phát triển giữa các bên tham gia là rất quan trọng Do đó, việc vạch định mục tiêu rõ ràng và phân định hợp lý sẽ giúp tránh những sai lầm đáng tiếc trong quá trình hợp tác.
- Thứ hai: Cam kết công hiến hết mình
Giao tiếp với cơ quan chính quyền
a Các hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền:
Mọi cơ sở sản xuất kinh doanh đều phải tương tác với các cơ quan chính quyền từ giai đoạn nộp đơn xin phép thành lập cho đến khi được cấp phép hoạt động và thực hiện nghĩa vụ thuế Doanh nghiệp cần đảm bảo có các dịch vụ liên quan đến an ninh, trật tự và tuân thủ các chính sách tài trợ từ chính phủ.
Có nhiều hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền, bao gồm giao tiếp trực tiếp và gián tiếp Giao tiếp trực tiếp có thể diễn ra qua việc tiếp xúc với các cấp chỉ huy của ngành lập pháp và hành pháp để thảo luận và trình bày mục tiêu của doanh nghiệp Tổ chức các buổi tiệc tại cơ sở kinh doanh cũng là một cách hiệu quả để mời đại diện chính quyền, giúp họ hiểu rõ hơn về tình hình công ty và áp dụng các chính sách thuế hợp lý Ngoài ra, việc tổ chức các cuộc viếng thăm của lãnh đạo chính quyền tại doanh nghiệp cũng rất hữu ích Giao tiếp gián tiếp có thể thực hiện qua các bản báo cáo định kỳ hoặc phỏng vấn bằng thư tín để thu thập ý kiến từ giới lập pháp và hành pháp về các vấn đề kinh tế và chính sách Khi giao tiếp với cơ quan chính quyền, cần lưu ý đến cách thức trình bày và nội dung để đạt hiệu quả cao nhất.
Khi đến các cơ quan chính quyền để giải quyết công việc, bạn cần lưu ý:
Để gây ấn tượng tốt, hãy ăn mặc nghiêm túc, tránh những trang phục sặc sỡ hay loè loẹt có thể khiến người khác có ấn tượng xấu Ngoài ra, nếu bạn có hẹn, hãy đảm bảo đến đúng giờ để thể hiện sự tôn trọng đối với người khác.
Mỗi cơ quan đều có quy định riêng, vì vậy nếu bạn cảm thấy bất bình về sự vô lý, hãy cẩn trọng trong việc phản đối để không gây khó khăn cho quá trình giải quyết công việc Sau đó, bạn có thể gửi ý kiến của mình qua hộp thư.
Tôn trọng người đại diện chính quyền là điều cần thiết, nhưng bạn không nên quỵ luỵ hay làm mất thể diện Hãy giữ phong thái đúng mực, ăn nói hoà nhã và trình bày ngắn gọn Đồng thời, yêu cầu họ thực hiện nhiệm vụ theo đúng chức trách của mình.
Thứ tư, hãy nhớ rằng mọi người đều khao khát được công nhận và coi trọng, vì vậy nếu người đại diện chính quyền tỏ ra quan trọng, bạn nên thông cảm với họ Điều quan trọng nhất là bạn hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả.
Giao tiếp với báo chí
Kỹ năng tiếp xúc với báo chí là yếu tố quan trọng đối với nhà kinh doanh hiện đại Việc xây dựng mối quan hệ tốt với giới truyền thông không chỉ giúp tiết kiệm chi phí quảng cáo mà còn tạo cơ hội phát triển thương hiệu Ngược lại, nếu có quan hệ xấu với báo chí, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro nghiêm trọng, thậm chí dẫn đến tình trạng phá sản.
Khi làm việc với nhà báo, bạn cần thể hiện sự cởi mở và lịch sự, tránh thái độ khó chịu hay lảng tránh Hãy sẵn sàng cung cấp thông tin cần thiết, miễn là không vi phạm bí mật công ty Đáp ứng nhanh chóng và chủ động liên lạc với họ khi cần thiết, vì các nhà báo luôn tìm kiếm thông tin nóng hổi Nếu bạn chậm trễ, họ có thể tìm nguồn khác, dẫn đến việc bạn có thể bỏ lỡ cơ hội quan trọng.
Bạn nên chú trọng vào việc xây dựng mối quan hệ với báo chí và thể hiện sự chuyên nghiệp trong các cuộc phỏng vấn Khi các nhà báo quen thuộc với bạn, họ có thể thường xuyên liên hệ và ca ngợi bạn cùng doanh nghiệp Trong các buổi phỏng vấn, hãy cẩn thận trong việc lựa chọn từ ngữ, tránh những lời lẽ thô tục và chú ý đến ngữ pháp Đặc biệt, khi phỏng vấn trên truyền hình hoặc phát thanh, mọi lời nói của bạn, kể cả những từ ngập ngừng, đều sẽ được phát sóng nguyên vẹn Trước khi phỏng vấn, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng các phương án trả lời và luyện tập trước Khi xuất hiện trước ống kính, hãy ăn mặc lịch sự, giữ tư thế đàng hoàng, nhìn thẳng vào ống kính và nói một cách tự nhiên, tránh thái độ quá phô trương.
Khi tiếp xúc với báo chí, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng về những gì nên và không nên nói, tránh tình trạng sau phỏng vấn lại yêu cầu nhà báo không viết những thông tin đã chia sẻ Điều này không chỉ khiến phóng viên cảm thấy khó chịu mà còn lãng phí thời gian của cả hai bên Nếu có thông tin chưa chắc chắn, hãy thông báo với phóng viên rằng đó chỉ là tin tức chưa được xác thực và chỉ để tham khảo Trong quá trình phỏng vấn, bạn cũng nên tránh biểu hiện nghi ngờ hay sợ hãi về việc bị trích dẫn sai, vì điều này có thể làm tổn thương đến tính chuyên nghiệp của phóng viên.
Khi đăng báo tin tức về công ty, hãy biên tập cẩn thận và chú ý đến những điểm mấu chốt để thu hút sự quan tâm của độc giả Đảm bảo bài báo có nội dung mới mẻ và tiêu đề ấn tượng Tránh gửi những tin tức vô bổ, vì biên tập viên có thể mất hứng thú với các bài viết của bạn Ngoài ra, không yêu cầu xem lại bài báo trước khi in, vì điều này có thể gây xúc phạm cho họ.
Những điều cần tránh trong giao tiếp và kinh doanh
Nhìn xuống
Khi thuyết trình hoặc gặp gỡ đối tác, hãy luôn duy trì giao tiếp bằng mắt với người nghe Mặc dù trong cuộc sống hàng ngày bạn có thể làm nhiều việc cùng lúc như nhắn tin hay uống cà phê, nhưng trong những tình huống quan trọng, việc giữ liên lạc bằng ánh mắt sẽ giúp bạn kết nối tốt hơn với khán giả Điều này không chỉ tạo cảm giác tin cậy mà còn giúp mọi người cảm thấy gần gũi hơn với bạn.
Xoa tay
Bồn chồn xoa tay thường là dấu hiệu của sự mất tập trung, vì vậy bạn nên hạn chế hành động này để tránh khủng hoảng khớp đốt ngón tay hoặc làm tổn thương lớp biểu bì Trừ khi bạn đang chỉ vào một điểm cụ thể trong bài trình bày hoặc thực hiện một cử chỉ lớn, hãy giữ cho bàn tay của bạn ở bên cạnh để duy trì sự tập trung và chuyên nghiệp.
Khoa tay múa chân
Khi thuyết trình, bạn nên hạn chế sử dụng cử chỉ tay và thay vào đó, tập trung vào động tác từ vai Việc này giúp tránh cảm giác như bạn đang biểu diễn múa, tạo sự chuyên nghiệp và thu hút hơn cho người xem.
Ăn mặc nhếch nhác
Để có một buổi thuyết trình thành công, bạn nên ăn mặc gọn gàng và thanh lịch, với trang phục phù hợp cho từng hoàn cảnh Sử dụng trang phục trịnh trọng cho các bài thuyết trình kinh doanh chính thức, trong khi trang phục giản dị, thoải mái là lựa chọn tốt cho các buổi thuyết trình tại công ty Khi tạo slide thuyết trình, hãy nhấn mạnh các tiêu đề và từ ngữ quan trọng, đồng thời kiểm tra chính tả và nhờ đồng nghiệp xem xét tài liệu của bạn Hạn chế sử dụng hình ảnh dễ thương hoặc hài hước, đặc biệt khi thuyết trình về các chủ đề nghiêm túc.
Quay lưng lại với khán giả
Khán giả sẽ không chú ý nếu bạn chỉ nói chuyện với màn hình Tập trung vào nội dung thuyết trình và giao tiếp bằng ánh mắt với khán giả sẽ tạo sự hứng thú và kết nối tốt hơn giữa diễn giả và người nghe.
Lắp bắp
Cố gắng hết sức để tránh nói các từ phụ như: “à, ừ, theo tôi thì, giống như là” …Tốt nhất bạn hãy chuẩn bị trước những nội dung cần nói.
Vội vã
Vội vã có thể gây căng thẳng và tạo ấn tượng về sự thiếu chuyên nghiệp Thay vì giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả, sự vội vã thường dẫn đến những kết quả vụng về Để khắc phục tình trạng này, bạn cần lập kế hoạch cụ thể cho công việc, chủ động sắp xếp nhiệm vụ và tối ưu hóa thời gian của mình.
Cười nắc nẻ
Hành động thiếu lịch sự này cần được hạn chế, đặc biệt trong các cuộc gặp gỡ và tiếp xúc chính thức với đối tác và khách hàng Nếu không cẩn thận, bạn có thể khiến người khác cảm thấy rằng bạn đang cười cợt họ.
Đảo mắt
Để tránh làm khán giả phân tâm hoặc thể hiện thái độ khinh thường, bạn nên tránh động tác đảo mắt, đặc biệt khi đang trả lời câu hỏi hoặc ý kiến Hành động này có thể khiến người khác cảm thấy khó chịu vì nó biểu hiện sự thiếu kiên nhẫn Bí quyết để giao tiếp hiệu quả là mỉm cười, đứng thẳng, duy trì tiếp xúc bằng mắt và nói chuyện to, rõ ràng với mọi người.
Một số kỹ năng phát triển giao tiếp
Giao tiếp - ứng xử qua điện thoại
a Một số đặc điểm giao tiếp qua điện thoại:
Trong thời đại công nghệ thông tin, điện thoại đã trở thành công cụ liên lạc tiện lợi và quan trọng trong đời sống con người Việc giao tiếp qua điện thoại không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn thu hẹp khoảng cách về không gian và địa lý Do đó, sau giao tiếp trực tiếp, điện thoại đóng vai trò là phương tiện giao tiếp thứ hai quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi giao tiếp qua điện thoại, cần chú ý đến một số đặc điểm sau:
Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn chỉ có thể sử dụng giọng nói mà không có cử chỉ hay biểu cảm khuôn mặt để hỗ trợ, điều này tạo ra ấn tượng và hình ảnh về bạn trong tâm trí người nghe Mỗi cuộc gọi điện thoại không chỉ là một cuộc trò chuyện mà còn là cơ hội để xây dựng mối quan hệ làm việc tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn Do đó, việc chuẩn bị và truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng là rất quan trọng để tạo dựng ấn tượng tích cực.
Khi trò chuyện qua điện thoại, hãy luôn nở nụ cười và thể hiện ánh mắt ân cần, nhiệt tình như thể bạn đang giao tiếp trực tiếp với người đối diện Điều này giúp người nghe cảm nhận được sự quan tâm và kết nối từ bạn.
+ Ngay tư thế ngồi hay đứng nói phải thể hiện sự tập trung chú ý, tuyệt đối không được phân tâm.
+ Phải hỗ trợ nội dung đối thoại tích cực, hiệu quả bằng cả kỹ năng nói, kỹ năng nghe và kỹ năng giao tiếp không dùng lời.
Cần phải nắm vững cách thể hiện tổng thể khi giao tiếp qua điện thoại với mọi đối tượng, bất kể cấp bậc hay phong cách giao tiếp của họ.
+ Phải tuân theo những chuẩn mực nghi thức về lời chào, lời hoan nghênh mà doanh nghiệp đã quy định, một cách trân trọng, nồng nhiệt.
Khi trò chuyện qua điện thoại, bạn không thể quan sát người đối diện, điều này khiến bạn khó khăn trong việc xác định liệu họ có hiểu bạn hay không Các phản ứng không lời và thái độ của họ không được truyền tải đầy đủ qua thiết bị, dẫn đến việc giao tiếp có thể thiếu hiệu quả.
Cho nên tốt nhất là bạn hãy nói:
+ Một cách tự nhiên, vui vẻ, nhiệt tình.
+ Nói hơi chậm rãi, phát âm rõ Không được nói nhanh.
+ Nói với âm thanh trầm, thấp vừa phải, không được nói to, hét vào máy Để miệng cách loa máy cỡ 3cm là tốt nhất.
Điều chỉnh độ trầm bổng trong giọng nói giúp nhấn mạnh ý nghĩa và thể hiện sức sống trong cuộc trò chuyện Kỹ năng sử dụng điện thoại, đặc biệt là khi gọi điện, đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp hiệu quả.
Trước khi thực hiện cuộc gọi, cần chuẩn bị nội dung một cách chu đáo, tương tự như khi soạn thảo công văn hay bản ghi nhớ Việc này không phải là phóng đại vấn đề mà xuất phát từ thực tiễn giao tiếp hiệu quả.
Khi thực hiện cuộc gọi điện thoại, bạn cần ghi chú ý chính cùng với các số liệu và tư liệu cần thiết, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định bảo mật Hãy chọn thời gian gọi phù hợp và chú ý đến múi giờ nếu cuộc gọi là quốc tế Những chuẩn bị này sẽ giúp cuộc gọi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
- Thể hiện sự tôn trọng đối với người đối thoại.
- Nói gọn rõ, đủ ý mà tiết kiệm thời gian, giảm cước phí.
- Không để phải gọi lại chỉ với nội dung đó.
- Không giữ máy quá lâu khi không cần thiết. b.2 Nhận điện thoại:
Khi giao tiếp, bạn cần lắng nghe một cách chăm chú, giống như khi người đối diện đang ngồi trước mặt bạn Tránh ngắt lời hoặc làm những việc khác khiến người nói cảm thấy bạn không tập trung Đừng để điện thoại hay những yếu tố bên ngoài làm bạn phân tâm, vì điều này có thể khiến bạn không quan tâm đến thông tin mà họ chia sẻ.
- Nếu nghe không rõ, bạn cần yêu cầu người nói nói chậm lại, chú ý phát âm rõ hơn.
- Nếu nghe không hiểu hết ý, có thể nhờ nhắc lại để nhận biết được đầy đủ thông tin.
- Nếu gặp tên người nước ngoài chưa biết viết thế nào, thì nhờ người nói đánh vần chậm rãi để ghi cho đúng Đây là điều bình thường.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc nghe rõ do tiếng máy ồn ào trong phòng, hãy tắt máy hoặc yêu cầu người khác nhắc lại Đừng quên đưa ra lời giải thích và xin lỗi ngắn gọn để thể hiện sự tôn trọng.
- Khi nhận điện thoại, nhiều người chưa nắm được nghiệp vụ nhận điện thoại, nên thường nói thừa, không gọn. b.3 Kết thúc cuộc nói điện thoại:
Không bao giờ kết thúc cuộc gọi một cách đột ngột hoặc đặt máy mà không thông báo trước Đặc biệt, tránh việc đặt máy mạnh tay, vì điều này có thể khiến người ở đầu dây bên kia cảm thấy bạn không hài lòng hoặc đang tức giận.
Để kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự, bạn nên chủ động chào tạm biệt sau khi đã cung cấp thông tin cần thiết Hãy nhớ rằng bạn là người nghe, vì vậy hãy đặt máy xuống sau khi nói Một số cách để kết thúc cuộc trò chuyện bao gồm: “Cám ơn ông (bà) đã gọi đến”, “tôi đặt máy đây, cám ơn nhiều”, hoặc “tạm biệt, chào bạn” Hãy nhẹ nhàng và lịch sự khi đặt máy xuống.
Giao tiếp - ứng xử trực tiếp
Ngày nay, khả năng nói trước công chúng trở thành tiêu chuẩn đánh giá quan trọng đối với các nhà điều hành cao cấp Dù bạn không phải là một lãnh đạo cấp cao, việc trình bày về các nhiệm vụ hàng ngày trước đồng nghiệp vẫn là điều thường xuyên xảy ra.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, việc giao tiếp với khách hàng hàng ngày là rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh Thành công trong các cuộc trò chuyện này phụ thuộc trực tiếp vào những điểm cốt yếu mà bạn truyền đạt.
Những người có khả năng tạo ấn tượng mạnh với khách hàng tiềm năng sẽ dẫn đầu trong sự nghiệp kinh doanh.
Kỹ sư cơ khí, nhà kinh tế học và người quản lý đều cần kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để truyền đạt ý tưởng và chiến lược của mình Một kỹ sư giỏi có thể bị bỏ qua nếu không trình bày rõ ràng các phương án sản xuất mới, trong khi nhà kinh tế học sẽ không được trọng dụng nếu không giải thích được các chiến lược kinh doanh Đặc biệt, người quản lý cần giao tiếp hiệu quả để đảm bảo thông tin giữa nhân viên và cấp quản lý được trao đổi một cách suôn sẻ.
“Đừng chờ đợi người khác nhận ra giá trị của bạn, hãy chủ động thể hiện nó.” Để phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả, việc học cách thuyết trình và diễn đạt trước đám đông là rất quan trọng Kỹ năng viết cũng đóng vai trò then chốt trong việc truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng và thuyết phục.
Kỹ năng viết là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự rõ ràng, ngắn gọn và chính xác Cần phân chia ý tưởng một cách hệ thống và sắp xếp chúng một cách thuyết phục để người đọc dễ dàng tiếp nhận Việc viết cần phải nhất quán và tài liệu nên có độ dài phù hợp, tôn trọng thời gian của người đọc Tránh cung cấp thông tin không cần thiết, nhưng cũng không được cắt bỏ những nội dung thiết yếu.
Khi thiết kế tờ rơi quảng cáo, việc chèn quá nhiều hình ảnh hoặc thông tin không liên quan có thể làm giảm sự quan tâm của người đọc Ngoài ra, thông báo về việc tăng giá dịch vụ như điện, nước hay truyền hình cáp cần phải ghi rõ ngày tháng bắt đầu để thể hiện trách nhiệm của công ty đối với khách hàng Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc sử dụng email, tin nhắn và các phần mềm trình diễn như PowerPoint ngày càng trở nên phổ biến trong giao tiếp công việc và kinh doanh, đòi hỏi người dùng cần có kỹ năng viết tốt để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
Hỏi là kỹ năng quan trọng nhất mà người bán hàng cần nắm vững, vì việc đặt câu hỏi chính xác có thể quyết định giữa việc bán được hàng và không Khi kết hợp những câu hỏi phù hợp với kỹ năng lắng nghe hiệu quả, bạn sẽ có khả năng hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó định hình câu trả lời để thúc đẩy quyết định mua sắm của họ.
Đặt câu hỏi hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong việc hiểu nhu cầu của khách hàng Tránh những câu hỏi có hoặc không, trừ khi bạn chắc chắn câu trả lời sẽ là có Thay vào đó, hãy phát triển những câu hỏi mở để khuyến khích khách hàng chia sẻ nhiều hơn Dưới đây là 13 thách thức liên quan đến các loại và kiểu câu hỏi mà bạn nên xem xét để nâng cao khả năng giao tiếp của mình.
1 Câu hỏi có rõ ràng và ngắn gọn không? Khách hàng có hiểu câu hỏi, ý nghĩa, nội dung và ngụ ý của câu hỏi không?
2 Câu hỏi có đòi hỏi sự suy nghĩ tích cực trước khi khách hàng có thể định hình câu trả lời không? Bạn có đang dẫn khách hàng từng bước đến với sản phẩm và dịch vụ của bạn như là kết quả của câu hỏi không?
3 Câu hỏi có khiến khách hàng đánh giá những thông tin và khái niệm mới không? Bạn có đang làm cho khách hàng ngạc nhiên bằng cách đặt những câu hỏi ở tầm cao hơn, làm cho khách hàng cảm thấy họ không phải là nhân viên cấp dưới, nhưng lại thách thức họ theo một cách mới không?
4 Câu hỏi có khiến bạn cảm thấy bạn biết nhiều hơn đối thủ cạnh tranh của bạn bằng cách thăm dò những linh vực mới không? Bạn có đang làm cho mình trửo nên khác biệt với các đối thủ cạnh tranh bằng cách hỏi những câu hỏi mà đối thủ cạnh tranh của bạn chưa bao giờ nghĩ ra không?
5 Câu hỏi có khiến khách hàng và bạn rút ra từ kinh nghiệm trước không?
Bạn có thường hỏi khách hàng những câu hỏi khơi gợi niềm tự hào của họ không? Những câu hỏi này không chỉ nhằm mục đích bán hàng mà còn giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với khách hàng.
6 Câu hỏi có tạo ra những câu trả lời mà khách hàng chưa bao giờ nghĩ tới trước đây không? Những bước ngoặt mới trong câu chuyện khiến bạn dường như trở nên khác biệt, tốt hơn và dẫn dắt trò chơi của bạn.
7 Câu hỏi có cung cấp những câu trả lời khiến quá trình diễn thuyết của bạn gần hơn với vụ bán hàng không? Sử dụng những câu hỏi đuôi hoặc những từ kết thúc như “phải không, đúng không, đúng vậy không, phải vậy không” tạo cho bạn cơ hội khiến khách hàng nói có để trở thành một phần tham gia vào cuộc diễn thuyết của bạn, và tiến tới việc tham gia cuộc diễn thuyết lần sau.
Thực tiễn ứng dụng của Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettet
Chuẩn mực “Người Viettel”
Uy tín và tương lai của Viettel phụ thuộc vào hành động hàng ngày của từng cá nhân trong tổ chức Để đảm bảo điều này, Viettel đã xây dựng Bộ quy tắc ứng xử áp dụng cho tất cả “Người Viettel”, bao gồm Giám đốc, nhân viên hợp đồng dài hạn, ngắn hạn và các cộng tác viên.
“Người Viettel” phải hội đủ các chuẩn mực sau đây:
- Có khát vọng xây dựng Viettel thành một Tập đoàn hùng mạnh.
- Trung thực, đoàn kết, biết ơn người đi trước.
- Luôn đặt lợi ích tập thể lên trước.
- Tư duy đột phá và dám làm việc khó.
- Dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm.
1 Ứng xử của “Người Viettel” với khách hàng:
- Mỉm cười, chào đón khách hàng với thái độ thân thiện:
Mỉm cười với khách hàng khi họ cách bạn từ 2m trở ra.
Giao tiếp với khách hàng bằng giọng điệu nhẹ nhàng và nụ cười thân thiện là rất quan trọng Hãy luôn đáp lại trong suốt quá trình khách hàng trình bày vấn đề bằng những từ ngữ đệm như “dạ, vâng, vâng ạ” để thể hiện sự chú ý và tôn trọng.
Khách hàng có quyền được thông tin đầy đủ về các dịch vụ của Viettel, và mỗi nhân viên Viettel có trách nhiệm cung cấp tất cả các thông tin cần thiết cho khách hàng.
Chúng ta không nói quá nhiều về những việc mình làm được Hãy lắng nghe tất cả những điều khách hàng nói và khách hàng hỏi.
- Làm cho khách hàng hài lòng ngay cả khi dịch vụ của Viettel làm khách hàng phiền lòng, thất vọng nhất:
Khách hàng luôn đúng Nếu lợi ích của khách hàng xung đột với quyền lợi củaViettel thì đặt lợi ích của khách hàng lên trước.
Ứng xử của “Người Viettel” với khách hàng
- Ứng xử trong việc lựa chọn đối tác:
Viettel lựa chọn đối tác phù hợp nhất với các tiêu chí của mình Quá trình đấu thầu tại Viettel mang tính chất có điều kiện, trong đó Viettel sẽ đưa ra các yêu cầu và tiêu chí cụ thể trước khi tiếp cận các nhà thầu.
- Thận trọng với việc nhận quà cáp:
Có thể nhận quà tặng như vật khuyến mãi (bút, sổ tay, lịch,…) cho mục đích quảng cáo, hoặc quà biếu trong các lễ tiệc theo phong tục quốc gia, miễn là không vi phạm pháp luật và không bị hiểu là hối lộ Các món quà này cần có giá trị không đáng kể và không liên quan đến bất kỳ cam kết nào của công ty trong các giao dịch kinh doanh.
Ứng xử của “Người Viettel” với báo chí
Việc công khai thông tin này sẽ không gây rắc rối cho Viettel, vì các món quà có giá trị không lớn và không liên quan đến bất kỳ cam kết kinh doanh nào của công ty.
3 Ứng xử của “Người Viettel” với báo chí:
- Ý thức trả lời báo chí:
Không nên chia sẻ thông tin công việc của công ty với báo chí, ngay cả khi phóng viên là bạn thân Tất cả các câu hỏi từ báo chí cần được tham khảo ý kiến của Phòng Truyền thông trước khi trả lời.
-Ý thức bảo vệ thông tin:
Không tiết lộ thông tin liên quan đến công ty Viettel cho bất kỳ ai ngoài công ty khi chưa được công khai, trừ khi có sự cho phép của cấp quản lý hoặc theo yêu cầu của pháp luật Điều này áp dụng trong suốt thời gian làm việc và cả sau khi rời công ty.
Không nên gửi thông tin quan trọng qua máy fax để tránh rò rỉ thông tin cho những người không có quyền truy cập Hạn chế để tài liệu quan trọng trên bàn làm việc hoặc khu vực công cộng để bảo vệ sự riêng tư Đối với nhân viên Viettel khi nghỉ việc, cần thực hiện việc đổi toàn bộ mật khẩu và xóa email để đảm bảo an toàn thông tin.
Lời kết
Bài tiểu luận của nhóm 7 nghiên cứu về "Môi trường giao tiếp - Giao tiếp bên ngoài", đã khai thác sâu lý thuyết và thực tiễn Nhóm tập trung vào các yếu tố của môi trường giao tiếp bên ngoài, nguyên tắc và bí quyết cụ thể, với minh chứng từ Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel, nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho bài tiểu luận.
Mặc dù nhóm đã nỗ lực hết mình, nhưng do thời gian hạn chế, khả năng còn có giới hạn và các yếu tố khách quan khác, bài tiểu luận vẫn không thể tránh khỏi một số sai sót.
Chúng em rất mong nhận được những lời nhận xét quý báu của thầy!
Hướng dẫn cách giao tiếp lịch sự và tôn trọng với người lớn, thầy cô, bạn bè, cũng như trong các mối quan hệ với khách hàng và đối tác trong công việc Đồng thời, phát triển khả năng phản ứng nhanh và tạo ra không khí vui vẻ trong giao tiếp.
- Quản trò chọn ra 8 – 10 bạn Sau đó, quản trò cho người chơi học các động tác sau:
Chào anh: theo kiểu chào nghi thức Đội.
Chào thầy: khoanh hai tay trước ngực.
Chào bác: như chào thầy nhưng cúi xuống.
Chào em: tay đưa ra phía trước như động tác mời.
- Quản trò hô các lời chào và làm các động tác Người chơi hô to và làm theo.
- Quản trò có thể hô một kiểu và làm một kiểu.
- Ai làm khác với lời hô của quản trò là sai.
- Làm không rõ động tác là sai.
- Người làm sai sẽ bị phạt (nặn tượng) Người chiến thắng cuộc chơi sẽ nhận quà từ ban tổ chức.
- Tốc độ hô nhanh, chậm tuỳ thuộc vào đối tượng chơi.