Chu trình sản xuất trong hệ thống thông tin kế toán

- Thiết kế sản phẩm theo yêu cầu khách hàng - Xác định kết cấu nguyên vật liệu: loại, số lượng - Tiến trình sản xuất, nhu cầu nhân công, máy móc thiết bị... Kê hoạch sản xuât Mục tiêu là

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆTNAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỎ CHÍ MINH

THUYET TRINH NHÓM

MON: HE THONG THONG TIN KE TOAN NANG CAO

II

CHU TRÌNH SẢN XUẤT TRONG

HE THONG THONG TIN KE TOAN

Giảng viên: LƯƠNG XUÂN MINH

Nhóm thực hiện: Nhóm 1

PHAN NGUYEN VAN ANH - 050610220041 HOANG THAO LY - 050610220288 LUU HUE LINH - 050610220271 TRAN NGOC NGA -050610220325 TRAN TRONG HIEP - 050610220934

4 Tập hợp chí phí tính giá thành sản phẩm 2-52 2 2 192121 112212121111 221EE xe,

II TÔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH 22- 2255222222222

1 Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin: 52 S21 E211 21111115221121.11111122 H10

2 Thu thập, lưu trữ và luân chuyền thông tin - 22s E121 EE12115212111111 E1 2xze

- Nội dung phân I, tóm tắt

- Tổng hợp nội dung, hoàn thành tiêu luận

2 Mỗi quan hệ với các chu trình khác:

+ Chu trình doanh thu (quá trinh xuất và sẵn sàng đề bán)

chu trinh khac

Don dat hang tir khach hang —

Chutrinh [py baobanhang | Chutrinh

Chu trình chi phí (chu trình đề xuất yêu cầu về các nguyên vật

Chu trình nhân sự (cung cấp thông tin về nhu cầu lao động

nhân công Nhu cầu lao động

Gia von hang ban

H CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ DÒNG THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH

1.0 Tính giá thành

Nguồn: Nguyên Thi Bích Liên và cong sự (2016)

Là bước đâu tiên và quan trọng nhất trong một chu trình sản xuât

Mục đích của thiết kế là tạo ra những sản phâm đáp ứng những yêu cầu của khách hàng về các tiêu chí như: chất lượng, độ bền và các chức năng khác

a) Dòng dữ liệu đâu vào: yêu câu sản xuất của đơn hàng từ chu trinh doanh thu hoặc hệ thông quản lý hàng tồn kho

- Thiết kế sản phẩm theo yêu cầu khách hàng

- Xác định kết cấu nguyên vật liệu: loại, số lượng

- Tiến trình sản xuất, nhu cầu nhân công, máy móc thiết bị

Part Number Description Quantity

- Ngoài ra đê cải thiện hiệu quả và hiệu suat cua quy trình thiết kê sản phâm

có thể kế đến công cụ quan ly vong doi san pham-product life-cycle management

(PLM)

Solution IAS

- Phan mém PLM bao gồm ba thành phần chính: phần mềm thiết kế hỗ trợ máy tính (CAD) để thiết kế sản phẩm mới, phần mềm sản xuất kỹ thuật số mô phỏng cách sản xuất những sản phẩm đó và phần mềm quản lý đữ liệu sản phẩm lưu trữ tất cả đữ liệu liên quan đến sản phẩm

c) Dòng dữ liệu đầu ra: cung cấp cho hệ thống định mức nguyên vật liệu,

nhân công, máy móc thiết bị

2 Kê hoạch sản xuât

Mục tiêu là phát triển một kế hoạch sản xuất đủ hiệu quả để đáp ứng các đơn

đặt hàng hiện có và dự kiến nhu cầu ngắn hạn đồng thời phải giảm thiểu hàng tồn

kho của nguyên liệu thô và các sản phâm đã hoàn thành

a) Dòng dữ liệu đầu vào: đơn đặt hàng và dự báo tỉnh hình tiêu thụ

- Hoạch định sản xuất

- Xét duyệt sản xuất

- Xác định nhu cầu nguyên vật liệu

c) Dòng dữ liệu đầu ra: phục vụ hoạt động sản xuât và xác định nguồn lực cân thiết

Dòng thông tin đầu ra của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là cơ sở cho các hoạt động Thực hiện sản xuất và Tập hợp chi phí tính giá thành của quy trình sản xuất

Có 2 phương pháp đề lên kế hoạch sản xuất:

2.1 Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất - Manufacturing Resource Planning (\-II)

Là phần mở rộng của lập kế hoạch nhu cầu vật liệu - Material Requirements Planning (MRP)

Mục đích của nó là cân bằng năng lực sản xuất hiện có với nguyên liệu thô phù hợp đề đáp ứng các yêu cầu bán hàng dự kiến

Thường được øsọi là sản xuất đây vì hàng hóa được sản xuất theo kì vọng về

nhu cầu của khách hảng

Adaptacgdo do sistema as necessidades da Indastria

<S>Sensio

22 Lập kế hoạch sản xuất tỉnh gon - Lean manufacturing

Là phần mớ rộng của hệ thống kiểm soát hàng tồn kho MRP

Mục tiêu của sản xuất tính gọn là giảm thiếu hoặc loại bỏ hàng tồn kho nguyên liệu thô, sản phẩm đang sản xuất và thành phẩm

Sản xuất tính gọn thường được gọi là sản xuất kéo, vì hàng hóa được sản xuất đề đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Sự khác biệt giữa hai hệ thống:

« Chúng khác nhau về độ dài của khả năng lập kế hoạch

* MRP-II co thé phát triển các kế hoạch sản xuất trước tới 12 tháng

« Sản phẩm được sản xuất bởi sản xuất tính sọn sử dụng đường chân trời kế hoạch ngắn

MPS, viết tắt của Master Production Schedule — Lập kế hoạch và lịch trình

sản xuất tông thể Đây là kế hoạch sản xuất nêu chỉ tiết những yếu tố liên quan đến

số lượng sản phẩm cân sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định MPS được trình bày dưới dạng bảng thông tin, trong đó dữ liệu bao gồm: thời gian, quy trình sản xuất, số liệu tồn kho, dự báo tiêu thụ và nhu cầu phân phối trên thị trường để xây dựng kế hoạch sản xuất và phân bổ các nguồn lực hợp lý

MPS là bản chuyển thể chỉ tiết của kế hoạch sản xuất

MPS sé giup các nhà quản lý các hoạt động như:

° Cân đôi năng lực sản xuât

Xác định sô lượng hàng sản xuất trone một môc thời ø1an cụ thê MPS giúp đánh giá các phương án sản xuất thay thế

Một lịch trình sản xuất tông thể (MPS) nên xem xét nhiều phương án sản xuất khác nhau, để dam bảo phương án đó là một sự sắp xếp nguồn lực hiệu quả nhất

MPS hỗ trợ đáp ứng yêu cầu sản xuất

MPS giúp các nhà quản lý tìm ra công suất thực tế của nhà máy cần để đáp ứng nhu cầu sản xuất của khách hàng, giúp tăng lợi nhuận và giảm thiểu các chi phí

lãng phí không đáng có (ví dụ: sản xuất thừa, sản xuất thiểu so với năng lực vả nhu

cầu)

MPS giúp tối ưu hoá công suất

MPS tham gia vào việc thiết lập các yêu cầu khối lượng sản xuất mà mỗi máy móc, trang/thiét bị cần thực hiện

- Hoan thanh san xuat

c) Dòng thông tin đầu ra: phản ánh sô lượng sản phâm và nguôn lực sản xuât

° Kế toán viên không phải là chuyên gia về CIM, nhưng họ phải hiểu

cách nó ảnh hướng đến AIS

e Một tác động khác liên quan đến sự hoạt động của CIM là sự chuyên đổi từ sản xuất hàng loạt sang sản xuất theo đơn đặt hàng riêng

Chứng từ tạo ra từ hoạt động này gồm:

° Chứng từ phản ánh nguyên vật liệu, nhân công và chi phí khác đã sử

dụng phục vụ sản xuất: Phiếu yêu cầu xuất kho (Routing slip) — mô tả loại và lượng nguyên vật liệu cần sử dụng cho sản xuất; Phiếu xuất kho (Dispatched note) — mé ta loại và lượng nguyên vật liệu thực tế xuất kho phục vụ cho sản xuất; Phiếu theo đõi thời gian (Job time tickets): phi nhận thời gian sử dụng để sản xuất sản phẩm

° Chứng từ phản ánh sản pham do dang va san phâm hoàn thành: báo cáo

° Tinh trang hang ton kho (Inventory Status Report) — thê hiện mức độ hoàn thành sản phẩm và nguồn lực sử dụng trong quá trình sản xuất Báo cáo hàng tồn kho (Inventory Warehousing) — quản lý lượng hàng tồn kho sẵn sàng để bán

Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này gồm: thông tin xuất kho nguyên vật liệu và các chi phí khác phục vụ sản xuất, thông tin về mức độ sử dụng nhân công, thông tin về sản phẩm đở dang và sản phẩm hoàn thành

4 Tập hợp chỉ phí tính giá thành sản phẩm

Kế toán viên sẽ tham gia nhiều hơn vào hoạt động thứ tư (kế toán chỉ phí)

nhưng phải hiểu rõ các quy trình khác để thiết kế một AIS cung cấp thông tin can

thiết và hỗ trợ các hoạt động này

a) Dòng thông tin đầu vào: tỉnh hình sản xuất (nguyên vật liệu, nhân công )

Đề hoàn thành mục tiêu đầu tiên, hệ thống kế toán chi phí phải được thiết kế

để thu thập dữ liệu thời gian thực về hiệu suất của các hoạt động sản xuất để ban quản lý có thế đưa ra quyết định kịp thời Có hai phương pháp mả các doanh nghiệp

thường chọn đề tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm: phương pháp xác định chi

phi theo don dat hang (job - order costinp) và xác định chi phi theo quá trình sản xuat (process costing)

Chi phi theo don dat Xac dinh chi phi theo

(job-order costing) (process costing)

San pham san xuat theo đơn đặt hàng hoặc theo Sản xuất sản phâm đại trà

yêu câu khách hàng lẻ (sản với sô lượng lớn phâm riêng biệt)

Chi phi sản xuất được tập

hợp theo từng công đoạn

Xác định chỉ phí làtừng hoặc từng phân xưởng

chị phí bình quân cho cả

các sản phâm hoàn thành

Dù áp dụng phương pháp nảo, trong từng kỳ kế toán, kế toán chi phí cần ghi

nhận chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình sản xuất.

Chứng từ tạo ra từ hoạt động này là: bảng phân bỏ chỉ phí sản xuất, bang tinh

giá thành sản phâm

Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này là thông tin về giá thành sản phẩm

II TÓ CHỨC KẺ TOÁN TRONG CHU TRÌNH

1 Yéu cau quan li va nhu cầu thông tin:

Yéu cau vé quan li: Cung câp các đữ liệu về chi phí trong chu trình sản xuat sản phâm hoặc dịch vụ chính xác đê đưa ra các quyết định đúng đăn về giá và các

kết hợp sản phẩm

Nhu cầu về thông tin:

+ Lượng sản phẩm và chỉ phí của sản phẩm trong kì trước hoặc kì này + Tý lệ về rủi ro sản phẩm, nguyên nhân, các biện pháp khắc phục

+ Tiến trình các sản phâm chưa được hoàn thành

+ Thông tin chị phí khi sử dụng tự động hóa

+ Các bước cải tiến trong quy trình để giảm giá thành sản phẩm

+ Nhà cung cấp (về chất lượng, địch vụ, các chính sach ban hang)

2 Thu thập, lưu trữ và luân chuyền thông tin

Thiết kế sản phẩm: Là bước đầu tiên và quan trọng nhất, tạo ra những sản phẩm đáp ứng đúng những yêu cầu của khách hàng đề ra cho sản phẩm

Chứng từ: bảng thiết kế cụ thể của sản phẩm, bản thiết kế về hoạt động tạo ra san pham

+ Thông tin về kết cấu chi phí

Lap kế hoạch sản xuất tỉnh gon - Lean manufacturing

Hoạt động sản xuất: Chuyên đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm theo mẫu thiệt kê và kê hoạch sản xuât

Chứng từ:

Kế hoạch sản xuất

Phiếu yêu cầu xuất kho

Phiếu xuất kho

Phiếu theo dõi thời gian

Tình trạng hàng tồn kho (Inventory Status Report)

Báo cáo hàng tổn kho (Inventory Warehousine)

Dữ liệu được lưu trữ:

+ Thông tin xuất kho nguyên vật liệu và các chị phí khác

+ Thông tin về mức độ sử dụng nhân công, thông tin về sản phẩm đở dang và sản phẩm hoàn thành

Dữ liệu sử dụng nguyên vật liệu thô:

1 Quản lý shi chép chị phí nguyên vật liệu:

Ghi nợ tài khoản sản phẩm dở dang (WIP): khi nguyên vật liệu được chuyền vảo sản xuất

Ghi có WIP: khi nguyên vật liệu không dùng hết và được trả lại kho

2 Công nghệ hỗ trợ theo dõi nguyên vật liệu:

Mã vạch: Thu thập đữ liệu qua quét sản phẩm khi xuất hoặc trả về kho RFID: Cải thiện hiệu quả quản lý, cho phép áp dụng phương pháp nhận diện

cụ thể đối với từng sản phâm

3 Hạn chế trong theo dõi:

Các vật liệu khó gắn thẻ (như chất lỏng) phải nhập đữ liệu thủ công qua hệ thống trực tuyến

Chỉ phí lao động trực tiếp:

Phương pháp cũ và mới:

- _ Trước đây: Sử dụng phiếu giấy để ghi nhận thời gian công việc

- _ Hiện nay: Nhập dữ liệu qua thiết bị trực tuyến tại trạm làm việc Cải tiến với mã vạch và thẻ nhận đạng:

Dùng thẻ nhận dạng quẹt qua máy đọc hoặc máy quét mã vạch để tự động ghi nhan thoi gian lam viéc

Sử dụng máy móc và thiết bị:

Sự gia tăng chi phí liên quan đến máy móc và thiết bị:

Khi tự động hóa sản xuất, may moc va thiết bị trở thành yếu tố chỉ phí chính trong sản phẩm

Quản lý đữ liệu máy móc và thiết bị:

Dữ liệu về việc sử dụng máy móc được thu thập củng với thông tin về lao động tại từng trạm làm việc (bao gồm loại máy va thoi gian str dung)

Chi phi san xuat chung:

Bao gồm các chỉ phí không thế truy xuất trực tiếp như tiện ích, vật tư phụ, thuê nhà máy, bảo hiểm, thuế và lương giám sát Được thu thập qua hệ thống thông tin chu trình chi tiêu và nhân sự

Vai trò của kế toán trong kiếm soát chỉ phí chung:

- Đánh giá tác động của thay đổi cơ câu sản phẩm đến tông chỉ phi

- Xác định yếu tố chính dẫn đến thay đổi chỉ phí và sử dụng

chúng đề tôi ưu hóa kê hoạch sản xuât, bô trí nhà máy

Thiết kế lại hệ thống kế toán chỉ phí:

Phủ hợp với kỹ thuật sản xuất của công ty (ví dụ: sản xuất tinh gon) Tập trung báo cáo đóng póp chung của các nhóm thay vì chỉ từng cá nhân hay từng nhóm, tránh tạo động lực không phù hợp làm giảm hiệu quả tông thé

4 Hệ thống báo cáo:

Tinh trang hàng tồn kho (Inventory Status Report)

Báo cáo hàng tồn kho (Inventory Warehousing)

° Báo cáo về hoạt động sản xuất

IV HOAT DONG KIEM SOAT

Nhằm tô chức hiệu quả hệ thông thông tin kế toán cho chu trình sản xuất, cần dam bao tô chức tôt các hoạt động kiêm soát, hướng tới các mục tiêu cơ bản sau:

° Mọi hoạt động sản xuất đều được phê duyệt hợp lệ và đúng quy định

* Sản phâm dở dang được bảo quản an toàn, tránh thất thoát hoặc

hư hỏng

* Các nghiệp vụ hợp lệ trong chu trình sản xuất đều được phê duyệt và phi nhận đầy đủ

* Dam bao ghi chép chính xác tất cả các nghiệp vụ phát sinh

trong chu trình sản xuất

° Dữ liệu được lưu trữ, duy trì và bảo mật một cách an toàn

* Các hoạt động trong chu trình sản xuất được thực hiện hiệu quả

và đạt được mục tiêu đề ra

Đôi với môi rủi ro tiêm an trong chu trinh san xuất, cân triên khai các hoạt

động kiếm soát phù hợp để giảm thiêu tác động tiêu cực

liệu và xử ly dữ liệu

Dữ liệu bị chỉnh sửa,

Hạn chế tiếp cận hệ thống đữ liệu không chính xác

Kiêm soát mọi thay đôi của hệ thống đữ liệu

Thông tin bị tiết lộ trái Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu phép Cài mã bảo vệ

Dữ liệu bi mat Phân tích sự thay đổi chỉ phí khi

thay đôi các phương án thiết kê