Tiểu luận môn quản trị học Đề tài chức năng tổ chức

- _ Biết được tầm quan trọng của việc xây dựng bộ máy quản trị trong một số tô chức.. Tầm han quan tri: - Khai niệm: Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là số lượng bộ phậ

TRUONG DAI HOC NGAN HANG TP HO CHi MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN

MON: QUAN TRI HOC

DE TAI: CHUC NANG TO CHUC

Nhóm: 4 Lớp: MAG322 221 10 L22 Khóa : Năm học 2022-2023

GVHD: Nguyễn Minh Tuấn

TP.HCM, ngày 30 tháng 1Í năm 2022

MỤC LỤC

MUC LUC eee cneetcerteesnesneesneesnssnaeeneessaeseesnesiesneesuseseesarestesinarensas 1

1 Tính Cấp Thiết Của Vấn ĐỀ 5 s1 2112111121211212121 181121 ce ru 3

2 Mục Tiêu Của Đề Tài - 2c HH2 t rau 3

3 Phương Pháp Nghiên Cứu L2 22 22212211221 121 112111111111 111111 11x re 4

4 Đối Tượng Và Phạm Vĩ Nghiên Cứu -s- 5222 22111211212212122.1 x2 4

5 Kết Cầu Của Tiểu Luận -:-::- 222 2221111222 tre 4 CHƯƠNG 1: LÝ THUYÊT 255:22222112221111122211112212111212122111211 1 1c 5

1 Khái Niệm, Phân Loại Và Vai Trò Của Chức Năng Tô Chức 5

r1 ý n nan ng hổ nh hen 5 1.2 Phân loại tô chỨC acc TH TT nh HH HH HH HH nh nay 5 1.3 Vai trò của tô HỨC 5c ch ke 5

2 Các Vẫn Đề Trong Công Tác Tô Chức - 2-5 1 1 E122112122121112221 e2 5 2.1 Tâm hạn 77-70, 80071nPẼn8Ẽ7 5a 5 2.2 Quyên hành quản Hị 5S SE 2 HH2 Ha 7 2.3 Phân quyÊH QUẲH HFị ác cc cS 2 HH2 kg 7

3 Xây Dựng Cơ Cầu Tô Chức - 5s 21 112112121111171 111212121 11 e tr §

SN vẽ 8n n h8 8 3.2 YÊM CẨM 5 1 2121221 112212 11a 8 3.3 Các yếu tô ảnh hưởng đến cơ cấu tô €ÏúỨc c:ce cv: 8 E19 1 )lađiđiđiiầẳẶẮ 8 3.5 Quan điểm thiết kế cơ cấu tô hứC S5: ch 9

3.6 Cơ cẩu quản trị trực tuyến LH nen k KĐT TT TT TT HE Tag 9

3.7 Cơ cấu quản trị CHUC NENG ooecccccccccccsces veces cesses tsvessesstetestveteveseetevaes 11 3.8 Cơ cấu quản trị chức năng — IrựC THVẾH Ă cv 12

4 Phân Quyển Trong Quản TTỊ - 2-5 2S S11111E7111211211111 1111111 14

ALD KMGI IGINLA nên he se a ai 14 4.2 Quyên hạn và trách HhIỆNH cv xxx Khen ghe nha RY

&

4.3 Ủy quyền TH TT KTS KT EE HE EKgKKKE1EKkE TT TKKKĐ1 KKEE1KkkKEKET1 11111111 KP Ko 14

5 Bố Trí Nguồn Nhân Lực 5s s91 1821211111211 1.211 112211221 rrg 17

SD VAD UO cece ev cneecnte eee a nese eens anette ee eee e eee eb See D tb eo ttaa bnasbaaaaaaesaaeetantaae ed 17 5.3 Quy trình bố trí nguôn nhân ÏựC ác tt ye 17

CHƯƠNG 2: TÌNH HUỐNG & HƯỚNG GIẢI QUYẾT -2-2sczz2zzc2 20

1 Tình Huống Số L - 5 S9 1221211111211 Ẹ112121121 12110121212 g 20 PIN 0n vn n.Ở 22 CHƯƠNG 3: KÉT LUẬN & BÀI HỌC KINH NGHIỆM 2- 22c 24

1 Kết Luận 2-5-2212 22112112112112112111212112122122111 222122 yg 24

2 Bài Học Kinh Nghiệm 5 G02 22211211 1211121 111111112211 1021 1111111118111 ke 24

TAI LIEU THAM KHẢO - - 22222 1211212211122121111121111 12111 rea 25 PHỤ LỤC - 55 S2221222122212112112211 2222221212211 121 rre 26

1 Biên Bản Số Ì 552 22212212211 1112112112112211211212112222121 21212 rreg 26

2 Biên Bản Số 2 - 1 1 21 2122111112112211211211122111122112112212221 2121 xca 27

3 Biên Bản Số 3 SH 2121 121111 11111111111111111111 2120111111 n na 28

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính Cấp Thiết Của Vấn Đề:

- Trong nén kinh té thi trường hiện nay, trước sự biến động mạnh mẽ của môi trường kinh doanh, tính chất khốc liệt của sự cạnh tranh và nhu cầu đòi hỏi được đáp ứng ngảy càng cao của nhân viên, tất cả những vấn đề này đã và đang là sức ép lớn đối với doanh nghiệp Các doanh nghiệp muốn trụ vững, cũng như tiếp tục phát

triển thi không chỉ cần có một chiến lược kinh doanh hợp lý mà còn phải hình thành

cơ cau tô chức mới sao cho phù hợp với chiến lược ấy Theo Gunter Buschpes, nhà

nghiên cứu về xã hội học người Đức trong tác phâm Nhập môn xã hội học tô

chức, thì: “Tô chức là dấu hiệu đặc trưng và yếu tố cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại” Vậy thị, trong một doanh nghiệp với cơ cầu tô chức phủ hợp thì mới giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu và các kế hoạch chiến lược như mong muốn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong thời gian dài Nhưng việc thiết lập một cơ cầu tô chức là một điều không hề đơn giản Đề có cái nhìn hoàn chỉnh và toàn điện hơn cũng như nhận thức được tính cấp thiết của vấn đề, nhóm 4 - Lớp quản trị học L22 chọn: “Chức năng T: ồ chức” làm

đề tài tiêu luận Hi vọng bài tiểu luận của nhóm sẽ cung cấp được những thông tin

hữu ích và giúp mọi người hiểu rõ hon vé van dé nay

2 Mục Tiêu Của Đề Tài:

- Mục tiêu khi nghiên cứu vấn đề tô chức là để hiểu sâu sắc khái niệm, vai trò

và tiến trình của việc tổ chức

- _ Biết được tầm quan trọng của việc xây dựng bộ máy quản trị trong một số tô chức Hiệu được khải niệm về tâm hạn kiêm soát (tâm hạn quan tri)

- _ Hiêu được câu trúc tô chức, nguyên tắc xây dựng tô chức, các yêu tô ảnh hưởng đên cơ câu tô chức

- Nam được khái niệm phân quyền, ủy quyền trong quản trị học

3 Phương Pháp Nghiên Cứu:

- _ Nghiên cứu lý thuyết: Dựa trên các thông tin và cơ sở dữ liệu sẵn có tại các văn bản, tài liệu đề rút ra kết luận khoa học cho vấn đề cần nghiên cứu

- _ Liệt kê: phương pháp nghiên cứu tiêu luận sử dụng các tải liệu tham khảo và

các dẫn chứng thực tế so sánh và đối chiếu với nhau đề tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của từng luận điểm nhằm rút ra lựa chọn tối ưu nhất cho bai tiéu luận

- _ Điều tra, quan sát và phân tích tông hợp vấn đề: phân tích những lý thuyết,

dữ liệu thu thập đề nhận thức, phát hiện và khai thác thêm các khía cạnh khác nhau nhằm chọn lọc thông tin và đưa ra các ý chính cần thiết phục vụ dé tai

4 Đối Tượng Và Phạm Vi Nghiên Cứu:

- _ Đối tượng nghiên cứu: Chức năng, cơ cấu tô chức của các tô chức và doanh

nghiệp

- _ Phạm vi nghiên cứu: Xung quanh nội dung các tô chức và doanh nghiệp

5 Kết Cấu Của Tiểu Luận:

- _ Nội dung chính của bài tiểu luận gồm có phân:

e Khái niệm, vai trò, nguyên tắc và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức

e Các vấn đề trong công tác tô chức

® Xây dựng cơ cấu tổ chức

e Sự phân chia quyền lực

® Bồ trí nhân lực

1.3 Vai trò của tô chức:

- Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế

- Tao ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thẻ

- _ Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất -_ Giảm thiêu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị

2 Các Vấn Đề Trong Công Tác Tổ Chức:

21 Tầm han quan tri:

- Khai niệm: Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là số lượng

bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một nhà quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất

- _ Theo kinh nghiệm quản trị, tầm quan tri tốt nhất cho một nhà quản trị bình

thường là khoảng 4 - 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, con số này có thể tăng đến

12 hay 15 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những hoạt động đơn giản, và rút xuống còn 2-3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp

- Tam han quan tri có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ câu (cấp bậc

và phân hệ

- Tam han bj tác động bởi nhiều yếu tố: trình độ và năng lực của nha quan trị, khả năng và ý thức của câp dưới, công việc ít biên động, môi quan hệ øiữa nhân viên với nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhà quản trị, kỹ thuật thông tin dùng trong quản lý

¢ Tam han quan tri rong va tam han quan tri hep:

a Tam han quan trị rộng:

* Là sô lượng nhân viên nhà quan tri có thê điêu khiên một cách hữu hiệu cao v\x Điều kiện:

= Nhà quản trị có đầy đủ năng lực

' Số lượng cấp quản trị nhiều

*_ Tầm hạn quản trị tốt nhất từ 3 đến 9 nhân viên

Cần phải có những nhà quản

tri gidi

Truyén dat théng tin đến các thuộc

Ky thuat thong tin quan ly hg di

=Ì

Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới

Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng va thường dễ méo

mó, biễn dạng

Năng lực của nhà quản trị hạn chế Trình độ của cấp dưới không cao Khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi,

gọi là “quyên hành” khi nó là một quyền hành hợp pháp chính đáng

Quyên hành là công cụ của nhà quản trị, cho phép nha quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của mình, là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy

Quyền hành gan với vị trí và các bậc quản trị

Quyền hành được hình thành từ nhiều yếu tố:

® Tính chức thức và hợp pháp của chức vụ

® Sự châp nhận của các đôi tượng liên quan

® Năng lực và đạo đức nhà quản trị

đức xã hội, điều kiện sinh học của con người, vv

2.3 Phân quyền quản trị:

Giới hạn của quyền hành quản trị: hạn chế bới các yêu tô như luật pháp, đạo

- _ Khái niệm: Phân quyền quản trị là quá trình chuyển giao quyền lực

từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất định

- _ Phân quyền quản trị là xu thế của quản trị hiện đại

- _ Phân quyền quản trị làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống

- _ Đáp ứng nhu cầu gia tăng quy mô hoạt động của các hệ thông lớn

3 Xây Dựng Cơ Cấu Tô Chức:

3.!I Khải niệm:

- - Cơ cấu tô chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận

khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, có mỗi liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tô chức

3.2 Yêu cầu:

- _ Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc phải phù hợp với thực tế, phải có khả năng thay đổi nhanh chóng

- _ Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéo

- Mi bé phận có thể có nhiều nhiệm vụ nhưng mỗi nhiệm vụ không thê do nhiều bộ phận giải quyết

- _ Xác định các luỗng thông tin đọc và ngang trong tổ chức, đảm bảo sự phối

hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ phận

3.3 Các yếu tổ ảnh hưởng đến cơ cấu tô chức:

- Muc tiéu va chiến lược phát triển của doanh nghiệp

-_ Quy mô hoạch động của doanh nghiệp

- - Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

- _ Môi trường hoạt động của doanh nghiệp

- _ Khả năng về nguôn lực của doanh nghiệp

3.4 Các nguyên tắc:

¢ Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Mỗi người thực hiện chỉ có một cấp trên va chỉ nhận lệnh và báo cáo với người nảy

® Nguyên tắc gan liền với mục tiêu: Mỗi một bộ máy tô chức khi xây dựng đều

có các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thê

e©_ Nguyên tắc hiệu quả kinh tế: Hoạt động của tổ chức phải đảm bảo tính hiệu quả tốt nhưng vẫn tối ưu chỉ phí

® Nguyên tắc cân đối: Các bộ phan can duoc can déi quyén hanh va trach

nhiệm, khối lượng công việc giữa các bộ phận

e©_ Nguyên tắc linh hoạt: Tô chức đảm bảo sự thích nghi, cũng như thích ứng trước những biến đôi từ môi trường

® An toàn trong hoạt động

3.5, Quan điểm thiết kế cơ cấu tô chức:

- Quan diém cô điển:

* Tinh bai bản cao, quy định chi tiết các chức danh, hệ thống quyên lực phân biệt rõ

e - Mô hình hướng vào tập quyền và phân cấp chặt chẽ

© Tuy nhiên ít chú trọng vào sự hợp tác có nghĩa là mỗi đơn vị sẽ thực hiện công việc riêng của mình không có sự hợp tác và kết hợp với các phòng ban khác nhau

* - Cho nên mô hỉnh này quan điểm này sẽ khó tồn tại

- Quan diém hién dai:

© Tổ chức ít chú trọng đến phân quyền và phi tập trung hóa

® Tính bài bản thấp,quy định ít chức danh

e - Chú trọng đến phân quyên và phi tập trung hoá

© - Tuy nhiên có lợi thế là quan điểm này nhắn mạnh đến tính hợp tác giữa các

phòng ban và về giải quyết theo tình huống khác nhau có nghĩa là tùy theo những

vấn đề gặp phải các phòng ban này sẽ chia sẽ với các phòng ban liên quan đề tìm ra

những giải pháp khắc phục tốt nhất hiệu quả nhất

3.6 Cơ cấu quản trị trực tuyến:

- _ Mô hình cơ cấu trực tuyến là: Một mô hình tô chức quản lý, trong đó nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới và ngược lại, mỗi cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và phải chịu trách nhiệm trước một cấp trên Mối quan

hệ làm việc giữa các thành viên của bộ máy tô chức được thực hiện trực tư

người thực thi chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách Nên nhà quan tri sẽ trực tiếp ra quyết định với cấp dưới và nhận báo cáo từ phía họ

- _ Đặc điểm của cơ cấu tô chức trực tuyến:

e Có 2 đặc điểm cơ bản trong loại hình cơ cấu tô chức trực tuyến:

a Thứ nhất: Trong cơ cấu tô chức này không xuất hiện các phòng ban chức năng

b Thứ hai: Mọi vẫn đề ở trong tổ chức do duy nhất một người điều khiển và quyết định

® - Cơ câu theo trực tuyên được minh họa qua so do sau:

a Ưu điểm:

v Sẽ tận dụng được hết tât cả những ưu điểm của cơ câu trực tuyên và cơ câu chức năng

* Người thực hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực

tiếp

Chế độ trách nhiệm rõ ràng

b Nhược điểm:

*ˆ Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

* Lãnh đạo chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, nên thường xuyên phải thảo luận căng thẳng, đưa ra quyết định không kịp thời dẫn tới hiệu quả kinh doanh sụt giam

Y Gitta cac bé phan trong céng ty chua cé nhiéu co héi tuong tac voi nhau, kha năng nâng cao nghiệp vụ thấp, kiến thức học tập bị hạn chế

*ˆ Công ty khó theo kịp xu hướng phát triển của thị trường bởi nhân viên không

có cơ hội học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn hay tìm hiểu thêm các kiến thức mới đê nâng cao kỹ năng ban than trong suốt thời p1an làm việc

3.7 Cơ cầu quản trị chức năng:

- _ Mô hình cơ câu chức năng là mô hình trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận, một cơ quan đảm nhận Đặc điểm của mô hình là: Nếu doanh nghiệp hoạt động theo mô hình này thường yêu cầu nhân viên có nghiệp vụ thành thạo và am hiệu chuyên môn sâu

- Mô hình này cho phép sự chuyên môn hóa các chức năng quản lý, tránh được sự chồng chéo giữa những nhiệm vụ và chức năng trong các bộ phận Ít gặp rủi ro trone khâu chất lượng và giải quyết van dé

- _ Tuy nhiên, nếu áp dụng mô hình này thì cấp dưới phải chịu nhiều sự chỉ đạo

Người iãnh Người lãnh Người iãnh

a Uudiém:

Y Duara cac chi dan 16 ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận

v_ Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cô định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ

*' Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cầu chức năng

Mức độ chuyên môn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phâm

w Viyêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng một cách chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý

*ˆ Chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa

v_ Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giam sat được thực hiện hiệu quả

b Nhược điểm:

Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, sự phối hợp

là khó có thê đạt được

Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thông phân cấp

* Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và có thê trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phâm hoặc thị trường mục tiêu Các rào cản được tạo ra cũng có thể hạn chế sự trao đổi và giao tiép của các bộ phan, gay tro ngai néu can bat ky su hop tac nao

* Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức

# Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong củng một bộ phan, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh

* Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lên

được các vị trí quản lý cấp cao Chính vì vậy lộ trình thăng tiễn của họ sẽ khó khăn

trong qua trình phát triển sự nghiệp và họ có thê bỏ qua các mục tiêu do tổ chức

thiết lập

3.8 Cơ cấu quan trị chức năng — trực tuyến:

- Mô hỉnh cơ câu trực tuyến là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý( nhiều cấp thủ trưởng) và các bộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cấp cao Thủ trưởng trực tuyến( theo chiều đọc) là người có quyền cao nhất- quyền quyết định trong quá trình điều hành, chịu trách nhiệm trước hết và chủ yếu về kết quả điều hành ở cấp mà mình phụ trách như hoạch định chiến lược, tô chức các bộ

® - Cơ câu theo chức năng được minh họa qua sơ đô sau:

Người lanh dao A

# Có tác dụng phân quyền, chỉ huy, xử lý kịp thời mệnh lệnh, đảm bảo vận

hành theo đúng tuyến quy định

* Những người đứng đầu của mỗi khu chức năng đảm bảo vẫn phát huy được

tối đa tài năng, trợ giúp cho lãnh đạo cao cấp Cho dù họ không được tham gia trực tiếp vào việc ra lệnh cho những người khác thuộc các phân hệ

* Có tính nghiệp vụ chuyên sâu: Do đảm bảo được các yếu tố về cơ sở, căn cứ, hướng dẫn thực hiện

b Nhược điểm:

*' Sử dụng mô hình trực tuyến chức năng sẽ phát sinh nhiều luồng ý kiến, đề xuất; giữa các bộ phận không có sự thống nhất khiến công việc trở nên nhàm chán Gia tăng sự xung đột siữa các bộ phận trong công ty

v Liên lạc trong hệ thống tổ chức có thế bị gián đoạn hoặc phức tạp Điều này càng khiến khó phối hợp các hoạt động của nhiều chức năng Nhất là khi mà doanh

nghiệp luôn phải điều chỉnh những điều kiện bên ngoài thay đôi

- Mac du, có nhiều ưu điểm và được sử dụng rộng rãi song những hạn chế của mô hình trực tuyến chức năng đang gặp chính là bài toán đau đầu cần giải quyết của các nhà quản lý doanh nghiệp Họ gặp khó khăn trong khâu tìm ra giải pháp khắc phục Vậy biện pháp được đưa ra là gì? Đó chính là sử dụng nền tảng

Đào Tạo Nội Bộ

4 Phân Quyền Trong Quản Trị: