Giáo trình quản lý tồn trữ thuốc

Bên cạnh đó, sinh viên cũng được cập nhậtnhững quy định về thực hành tốt bảo quản thuốc GSP và các kiến thức về bảo quản một số dạng thuốc thành phẩm, hóa chất, dược liệu, dụng cụ y tế đ

CHỈ ĐẠO BIÊN SOẠN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ HÀ NỘI

CHỦ BIÊN:

ThS Hoàng Thị Nguyệt Phương

BIÊN SOẠN:

TS Phan Thị Thanh Tâm

ThS Hoàng Thị Nguyệt Phương

ThS Nguyễn Thị Lượng

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý tồn trữ thuốc là một môn học đào tạo cho sinh viên cao đẳng Dược nhữngkiến thức cơ bản về việc thực hiện các hoạt động tồn trữ như xếp thuốc, xuất nhậpthuốc, kiểm kê và bảo quản thuốc trong kho Bên cạnh đó, sinh viên cũng được cập nhậtnhững quy định về thực hành tốt bảo quản thuốc GSP và các kiến thức về bảo quản một

số dạng thuốc thành phẩm, hóa chất, dược liệu, dụng cụ y tế đồng thời biết cách xử tríkhi thuốc cần bảo quản kém chất lượng và tồn đọng nhiều

Giáo trình được biên soạn dựa trên chương trình đào tạo đã được nhà trường phêduyệt Nội dung giáo trình đã cập nhật những thông tin, kiến thức mới, các văn bản phápquy trong lĩnh vực dược và phù hợp với thực tiễn đào tạo cho đối tượng cao đẳng dược.Giáo trình Quản lý tồn trữ thuốc gồm 6 bài:

Bài 1: Đại cương về quản lý tồn trữ thuốc

Bài 2: Kho thuốc

Bài 3: Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thuốc trong bảo quản

Bài 4: Kỹ thuật bảo quản thuốc thành phẩm

Bài 5: Kỹ thuật bảo quản vắc xin

Bài 6: Kỹ thuật bảo quản hóa chất, dược liệu, dụng cụ y tế

Giáo trình Quản lý tồn trữ thuốc được biên soạn lần đầu tiên nên không tránh khỏinhững khiếm khuyết, chúng tôi rất mong nhận được những đóng góp ý kiến của các bạnđồng nghiệp, các thầy cô giáo và sinh viên để giáo trình được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Nhóm tác giả

MỤC LỤC

BÀI 1 ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN LÝ TỒN TRỮ THUỐC 11

1 Quản lý tồn trữ thuốc 11

1.1 Một số khái niệm liên quan 11

1.2 Vai trò của quản lý tồn trữ thuốc 11

1.3 Các biện pháp tăng cường công tác quản lý tồn trữ thuốc 12

2 Quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc 13

2.1 Một số khái niệm liên quan 13

2.2 Vai trò của quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc 14

2.3 Cách quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc 15

Bài 2 KHO THUỐC 16

1 Chức năng và phân loại kho thuốc 16

1.1 Chức năng 16

1.2 Phân loại 17

2 Các yêu cầu của kho thuốc 18

2.1 Địa điểm 18

2.2 Thiết kế, xây dựng 19

2.3 Trang thiết bị 19

2.4 Nhân sự kho thuốc 20

2.5 Diện tích và bố trí kho thuốc 21

3 Nghiệp vụ kho thuốc 22

3.1 Một số khái niệm liên quan 22

3.2 Nghiệp vụ xếp thuốc 23

3.3 Nghiệp vụ bảo quản thuốc 25

3.4 Nghiệp vụ nhập thuốc vào kho 27

3.5 Nghiệp vụ xuất thuốc ra khỏi kho 28

3.6 Kiểm kê thuốc trong kho 29

Bài 3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG THUỐC TRONG

BẢO QUẢN 32

1 Các yếu tố môi trường 32

1.1 Yếu tố vật lý 32

1.2 Yếu tố hoá học 37

1.3 Yếu tố sinh học 38

2 Các yếu tố thuộc bản chất của thuốc và bao bì 41

2.1 Các yếu tố thuộc bản chất của thuốc 41

2.2 Bao bì đóng gói dược phẩm 42

Bài 4 KỸ THUẬT BẢO QUẢN THUỐC THÀNH PHẨM 43

1 Nguyên tắc chung 43

1.1 Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm 43

1.2 Chống tác động của ánh sáng 43

1.3 Kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc 44

1.4 Kiểm tra vệ sinh kho 45

1.5 Bảo quản các thuốc trả về, thuốc bị thu hồi 45

1.6 Theo dõi hạn dùng của thuốc 46

2 Kỹ thuật bảo quản các dạng thuốc thành phẩm 46

2.1 Thuốc bột 46

2.2 Thuốc viên 47

2.3 Thuốc tiêm 48

2.4 Thuốc dạng lỏng 48

2.5 Các thuốc dầu mỡ 48

2.6 Tinh dầu 49 2.7 Thuốc cổ truyền 50 Bài 5 KỸ THUẬT BẢO QUẢN VẮC XIN 51

1 Điều kiện bảo quản vắc xin 51

2 Bảo quản dung môi pha hồi chỉnh vắc xin 52

3 Kỹ thuật bảo quản vắc xin trong dây chuyền lạnh 53

3.1 Nguyên tắc chung 53

3.2 Bảo quản vắc xin trong buồng lạnh 53

3.3 Bảo quản vắc xin trong tủ lạnh cửa mở phía trên 54

3.4 Bảo quản vắc xin trong tủ lạnh cửa mở trước 55

3.5 Đóng gói, vận chuyển vắc xin trong hòm lạnh và phích vắc xin 56

3.6 Bảo quản vắc xin trong buổi tiêm chủng 57

Bài 6 KỸ THUẬT BẢO QUẢN HÓA CHẤT, DƯỢC LIỆU, DỤNG CỤ Y TẾ 58 1 Kỹ thuật bảo quản hóa chất 58

1.1 Đặc điểm hóa chất 58

1.2 Các biện pháp bảo quản hóa chất 58

2 Kỹ thuật bảo quản dược liệu 61

2.1 Đặc điểm của dược liệu 61

2.2 Biện pháp bảo quản dược liệu 62

3 Kỹ thuật bảo quản dụng cụ y tế 63

3.1 Kỹ thuật bảo quản dụng cụ thủy tinh 63

3.2 Kỹ thuật bảo quản dụng cụ cao su, chất dẻo 64

3.3 Kỹ thuật bảo quản bông, băng, gạc 66

DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

ADR Adverse Drug Reactions (Phản ứng có hại của thuốc)

BCG Vaccin lao

DAV Drug Administration of Vietnam (Cục Quản lý dược Việt Nam)

DĐVN Dược điển Việt Nam

EXP Expiry date (Hạn dùng)

FIFO First In First Out (Nhập trước – xuất trước)

FEFO First Expires First Out (Hết hạn trước xuất trước)

GSP Good Storage Practices (Thực hành tốt bảo quản thuốc)

BÀI 1 ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN LÝ TỒN TRỮ THUỐC

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này sinh viên có khả năng:

1 Trình bày được một số khái niệm liên quan đến quản lý tồn trữ thuốc, vai trò quản lý tồn trữ thuốc và các biện pháp tăng cường công tác quản lý tồn trữ thuốc

2 Trình bày được một số khái niệm liên quan đến quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc, vai trò và cách quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc.

NỘI DUNG

1 Quản lý tồn trữ thuốc

1.1 Một số khái niệm liên quan

Thuốc trong khái niệm tồn trữ thuốc bao gồm thuốc thành phẩm, bán thành phẩm,

nguyên liệu, bao bì và dụng cụ y tế

Tồn trữ thuốc có thể hiểu là quá trình xếp thuốc, xuất nhập thuốc, kiểm tra kiểm

kê thuốc và bảo quản thuốc đang lưu giữ trong kho; đang trên đường vận chuyển, đangchờ kiểm nhận nhập kho hay đang sản xuất dang dở

Các cơ sở kinh doanh dược phẩm khác nhau sẽ có các loại tồn trữ thuốc khác nhau:

- Cơ sở bán lẻ thuốc tồn trữ thuốc thành phẩm, thuốc pha chế theo đơn (nếu có),dụng cụ y tế (bông, băng, gạc, bơm kim tiêm…)

- Cơ sở sản xuất thuốc tồn trữ nguyên liệu làm thuốc, bao bì, thuốc thành phẩm vàbán thành phẩm

- Cơ sở phân phối, xuất nhập khẩu thuốc tồn trữ nguyên liệu làm thuốc, bao bì,thuốc thành phẩm, bán thành phẩm và dụng cụ y tế

Bảo quản thuốc là việc cất giữ bảo đảm an toàn, chất lượng của thuốc bao gồm cả

việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ hệ thống hồ sơ tài liệu phục vụ bảo quản, xuất,nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc tại nơi bảo quản

Quản lý tồn trữ thuốc có thể được hiểu là việc giám sát thực hiện hợp lý các hoạt

động tồn trữ thuốc trong kho

1.2 Vai trò của quản lý tồn trữ thuốc

Quản lý tồn trữ là một trong các mắt xích quan trọng giúp cho việc cung cấp thuốcđến người bệnh với số lượng đầy đủ nhất, chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ

hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc

Quản lý tồn trữ thuốc chặt chẽ sẽ giúp kho thuốc:

- Lưu trữ đúng loại thuốc

- Giữ lượng tồn kho vừa phải, không quá nhiều hoặc quá ít

- Bảo quản thuốc trong điều kiện tốt và không bị thất thoát hoặc mất cắp

- Đặt mua thêm thuốc vào đúng thời điểm

1.3 Các biện pháp tăng cường công tác quản lý tồn trữ thuốc

1.3.1 Giữ lượng tồn trữ vừa phải

- Lượng tồn trữ quá ít

Một cơ sở kinh doanh thuốc không thực hiện tốt công tác quản lý tồn trữ thuốc,thường xuyên mua thuốc quá chậm nên cơ sở này sẽ bị thiếu các loại thuốc, nguyên vậtliệu làm thuốc Cơ sở này sẽ không thể tiếp tục sản xuất kinh doanh cung ứng thuốc rathị trường, làm giảm doanh thu và lợi nhuận

- Lượng tồn trữ quá nhiều

Nhà thuốc A không quản lý tồn kho của họ đôi khi họ đặt hàng quá nhiều do đó

số lượng và chủng loại thuốc ngoại quá nhiều trong nhà thuốc A vượt quá nhu cầu Nhàthuốc A bị đọng vốn nên không đủ tiền để mua những loại thuốc mà khách hàng cần

- Nguyên nhân thiếu hoặc thừa tồn trữ kho:

+ Không xác định được những loại thuốc nào bán chạy và loại nào bán chậm Do

đó có thể tiếp tục đặt mua những loại thuốc không bán được

+ Không kiểm kê thuốc thường xuyên nên không nắm được lượng tồn kho hiện

có Kết quả là có thể sẽ đặt mua thêm thuốc quá muộn hoặc quá sớm

+ Thuốc sắp xếp không ngăn nắp nên rất khó quan sát và kiểm đếm, dẫn đến cóthể sẽ đặt hàng quá nhiều, quá ít hoặc đặt hàng không đúng thời điểm

1.3.2 Mua dự trữ những loại thuốc bán chạy

Nên mua và dự trữ những loại thuốc bán chạy vì điều này sẽ giúp doanh nghiệp có

doanh số và doanh thu cao hơn Tránh mua dự trữ nhiều những loại thuốc bán chậm vì

sẽ làm đọng vốn kinh doanh

1.3.3 Sắp xếp và trưng bày thuốc hợp lý

Sắp xếp và trưng bày thuốc ngăn nắp, trật tự có thẩm mỹ để khách hàng dễ nhìn

đồng thời dễ kiểm tra Sắp xếp những loại thuốc cùng nhóm ở gần nhau.

Đựng những vật kích thước bé như kim và đinh trong một hộp nhỏ, mỗi hộp mộtloại và một cỡ

Để thuốc và nguyên vật liệu làm thuốc dễ bị mất cắp ở nơi an toàn, ví dụ như đểgần quầy

1.3.4 Kiểm tra thuốc thường xuyên

Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo có đủ lượng thuốc và nguyên liệu làm thuốccần thiết

Kiểm tra để phát hiện lượng thuốc có thất thoát không và giúp phát hiện thuốc hưhỏng hoặc kém phẩm chất Nếu có, cố gắng sử dụng hết hoặc bán hạ giá chứ đừng để

hết hạn sử dụng.

Kiểm tra để biết khi nào cần mua thêm thuốc và mua thêm bao nhiêu

1.3.5 Ghi chép dữ liệu tồn trữ kho thuốc

Nếu cơ sở kinh doanh có nhiều thuốc thì nên ghi chép dữ liệu tồn trữ kho.

Nếu cơ sở kinh doanh chỉ bán một vài loại thì chỉ cần ghi chép một số thuốc đắt tiền

Sử dụng những ghi chép đó để xem loại thuốc bán chạy và ngược lại Như vậy sẽ

xác định được nên mua loại thuốc nào hoặc nguyên vật liệu nào Sử dụng dữ liệu tồn trữ

kho để nắm được cần đặt thêm thuốc nào, vào thời điểm nào, với số lượng bao nhiêu

2 Quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc

2.1 Một số khái niệm liên quan

Dữ liệu tồn trữ kho thuốc có thể được hiểu là toàn bộ thuốc nhập vào doanh

nghiệp và toàn bộ thuốc thuốc xuất ra khỏi doanh nghiệp

Thuốc nhập vào hay xuất ra khỏi doanh nghiệp theo nhiều con đường khác nhau

Bảng 1.1 Các trường hợp nhập thuốc và xuất thuốc ra khỏi kho

Thuốc nhập vào khi:

- Nhận đợt thuốc hoặc nguyên vật liệu mới.

- Khách trả lại thuốc mà số thuốc vẫn có thể

bán lại được.

- Quá trình sản xuất đã hoàn thành, thuốc thành

phẩm đã sẵn sàng xuất xưởng

Thuốc xuất ra khi:

- Bán thuốc thu tiền mặt hoặc bán chịu.

- Sử dụng để sản xuất thuốc và cung cấp dịch vụ.

- Loại bỏ những thuốc bị hư hỏng.

- Thuốc bị mất cắp.

Ghi “Nhập” kho Ghi “Xuất" kho

Quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc có thể hiểu là việc ghi chép, lưu giữ, theo dõi và

kiểm tra toàn bộ thuốc nhập vào và xuất ra khỏi doanh nghiệp

Mức dự trữ là lượng tồn trữ thuốc tối thiểu mà theo dự tính cần thiết để duy trì

hoạt động kinh doanh bình thường cho tới khi nhận được đợt thuốc mới Khi lượngthuốc còn lại giảm xuống bằng mức dự trữ là đến lúc cần phải đặt mua thêm thuốc

Để tính được mức dự trữ, cần phải biết hoặc phải ước lượng được:

- Thời gian từ lúc đặt thuốc đến lúc nhận được thuốc là bao lâu;

- Trong thời gian đó, dự kiến sẽ bán được bao nhiêu thuốc và sử dụng hết bao

nhiêu nguyên vật liệu;

- Ngoài ra, cần thêm bao nhiêu thuốc nữa để phòng những trường hợp như:

+ Bán hoặc sử dụng thuốc nhiều hơn dự kiến

+ Thuốc mua mới bị giao chậm

+ Nhà cung cấp hết thuốc

Ví dụ:

Nhà thuốc A tính mức dự trữ cho mặt hàng siro bổ phế Nam Hà như sau:

- Nhà cung cấp thường giao hàng sau một tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng

- Cửa hàng thường bán được 10 chai/tuần

Trong trường hợp bán được nhiều hơn 10chai/tuần hoặc bị giao hàng chậm thì cửahàng dự đoán rằng họ cần thêm 5 chai nữa

→ Vậy mức dự trữ là: 10 + 5 = 15chai

Nếu nhà thuốc có thẻ kho hoặc phần mềm quản lý thì phải ghi mức dự trữ vào

2.2 Vai trò của quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc

Nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy lợi ích của việc quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc:

- Các doanh nghiệp sản xuất sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nhau để sảnxuất thuốc Dựa vào dữ liệu tồn kho họ sẽ biết mỗi loại nguyên liệu họ đã sử dụng hếtbao nhiêu

- Nhà thuốc bán rất nhiều loại thuốc và thuốc khác nhau Dựa vào dữ liệu tồn kho

mà họ biết được loại thuốc nào bán chạy và khi nào cần phải đặt thêm hàng

Song đối với một số doanh nghiệp lợi ích của việc ghi chép dữ liệu tồn kho lạitương đối hạn chế Quầy thuốc rất dễ quản lý một vài thuốc hoặc thuốc mà quầy thuốcbán vì chỉ cần nhìn ngay lên giá là họ thấy ngay thuốc hoặc mặt hàng nào cần đặt thêm.Đại lý bán thuốc chỉ bán một vài loại thuốc nhất định của doanh nghiệp phân phối do đó

họ dễ quản lý và dự trữ thuốc

Quản lý dữ liệu tồn kho thuốc có lợi nhất khi:

- Doanh nghiệp bán và sử dụng nhiều loại thuốc khác nhau; từng loại thuốc đềuđược bán hoặc sử dụng với số lượng lớn

- Doanh nghiệp có nhiều loại thuốc có giá trị cao và dễ bị mất cắp

Quản lý dữ liệu tồn trữ kho sẽ cho ta biết được loại thuốc đã bán được hoặc sửdụng hết? Từng loại đã bán hoặc sử dụng hết bao nhiêu? Thuốc đã được bán hoặc sửdụng khi nào? Lượng tồn kho còn lại của từng thuốc là bao nhiêu? Do đó căn cứ vào dữliệu tồn trữ kho thuốc doanh nghiệp có thể xác định được:

- Loại thuốc gì cần bán

- Số lượng, chủng loại thuốc cần đặt mua

- Thời điểm cần đặt mua thêm thuốc

- Số lượng thuốc bị thất thoát

2.3 Cách quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc

Sử dụng các loại thẻ, sổ bìa cứng, vở viết hoặc phần mềm để quản lý dữ liệu tồ trữkho thuốc Hiện nay có rất nhiều các phần mềm quản lý nhà thuốc như Pharma Deluxe,Moss Pharma…và một số phần mềm quản lý trong doanh nghiệp dược

Cần đảm bảo rằng dữ liệu tồn kho luôn chính xác và được cập nhật đầy đủ, nếukhông sẽ nhận được những thông tin sai lệch và có thể dẫn đến quyết định không đúngtrong việc kinh doanh

Để lưu trữ và theo dõi dữ liệu của toàn bộ tồn kho, phải ghi lại vào máy tính, sổsách những thông tin sau:

1 Tên và mô tả chi tiết từng loại thuốc và nguyên vật liệu

2 Đơn giá mua của từng loại thuốc

3 Đơn giá bán của từng loại thuốc

4 Mức dự trữ của từng loại thuốc

5 Số lượng xuất, nhập, tồn của từng loại thuốc

6 Toàn bộ số lượng hàng bị hỏng và không bán được vào cột hàng xuất

Bảng 1.2 Bảng minh họa ghi chép dữ liệu tồn trữ kho thuốc

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO THUỐC

Tên thuốc: Siro Bổ phế Nam Hà 125ml

Bài 2 KHO THUỐC

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này sinh viên có khả năng:

1 Trình bày được chức năng và phân loại kho thuốc

2 Trình bày được yêu cầu về địa điểm, thiết kế xây dựng, trang thiết bị, nhân sự, diện tích và bố trí kho thuốc

3 Trình bày được nghiệp vụ xếp thuốc, bảo quản thuốc, nhập thuốc, xuất thuốc và kiểm kê thuốc trong kho.

4 Vận dụng được các quy trình nghiệp vụ kho thuốc trong thực tế nghề nghiệp

Người cung ứng

Người sử dụng

Nguyên liệu Phụ liệu Vật tư, bao gói

Bán thành phẩm

Thành phẩm

Các công đoạn sản xuất

Hình 2.1 Vị trí của kho đối với sản xuất và phân phối lưu thông

1.1.1 Chức năng bảo quản

Kho thuốc có chức năng bảo quản, đây là chức năng chính Thuốc trong kho đượcbảo quản tốt cả về số lượng và chất lượng, hạn chế hao hụt, hư hỏng, quá hạn dùng, mấtmát… Vì vậy có thể nói kho dược góp phần đảm bảo chất lượng thuốc; góp phần tăngnăng suất lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển Đồng thời góp

phần cho mạng lưới phân phối lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao.

1.1.2 Chức năng dự trữ

Kho dự trữ những nguyên liệu, phụ liệu, vật tư, bao bì và thuốc cần thiết để đảmbảo cho quá trình sản xuất thuốc được đồng bộ và liên tục; đồng thời kho thuốc cũng gópphần mở rộng lưu thông thuốc, đảm bảo được mục tiêu cung ứng thuốc cho cộng đồng

1.1.3 Chức năng kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc

Thông qua công tác kiểm tra, kiểm soát thuốc khi xuất, nhập vì trong quá trìnhbảo quản, kho dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng,ngăn ngừa hàng giả, xấu, quá hạn… lọt vào lưu thông; góp phần bảo vệ quyền lợi chongười bệnh cũng như các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thuốc

1.1.4 Cân đối nhu cầu

Kho còn có chức năng góp phần điều hòa lượng thuốc; cân đối cung cầu trên thịtrường Kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn thuốc Do đó, nó đảm bảo choviệc điều hòa thuốc từ nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhucầu phòng chữa bệnh Góp phần thực hiện cân đối cung cầu Để thực hiện được điềunày, công tác quản lý lượng thuốc trong kho có vai trò quan trọng

1.2 Phân loại

1.2.1 Phân loại theo nhiệm vụ chính

- Kho thu mua, tiếp nhận:

Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai thác hay đầu mối ga, cảng để thumua hay tiếp nhận thuốc Nhiệm vụ của kho là gom thuốc trong một thời gian rồichuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho phân phối khác

Ví dụ: Các kho của Công ty Dược liệu trung ương 1 đặt tại các địa phương để thumua dược liệu

- Kho tiêu thụ:

Kho này chứa các thuốc thành phẩm của xí nghiệp sản xuất ra Ví dụ các kho của

Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 1, Trung ương 2… Nhiệm vụ chính của kho là kiểmtra, kiểm soát, kiểm nghiệm lại phẩm chất thuốc (kể cả nguyên liệu, bán thành phẩm,thành phẩm) vừa được sản xuất, sắp xếp, phân loại đóng gói theo đơn đặt hàng đểchuyển bán cho các cơ sở bán buôn, bán lẻ, phân phối thuốc

- Kho trung chuyển:

Là kho đặt trên đường vận chuyển của thuốc Ví dụ kho ở các nhà ga, bến cảng…Đây là nơi chứa thuốc tạm thời Thuốc được vận chuyển từ phương tiện vận chuyển nàysang phương tiện vận chuyển khác Thuốc không bị chia nhỏ mà vẫn được giữ nguyênđại, nguyên kiện

- Kho dự trữ:

Là loại kho dùng để dự trữ thuốc trong một thời gian dài và chỉ được dùng khi cólệnh của cấp quản lý trực tiếp.

- Kho cấp phát, cung ứng:

Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng Nhiệm vụ của kho là ra lẻ thuốc vàchuẩn bị thuốc theo các đơn đặt hàng Ví dụ các kho dược liệu, hóa chất, hóa dược…gần các xí nghiệp dược phẩm; các kho của các công ty dược phẩm cung ứng thuốc chocác đơn vị tiêu dùng

1.2.2 Phân loại theo mặt hàng chứa trong kho

- Kho dược liệu: chứa các dược liệu sau khi thu hái bao gồm cả dược liệu chưa sơchế và đã sơ chế

- Kho hóa chất, hóa dược: Bao gồm kho hóa chất dễ cháy, dễ nổ, hóa chất độc, ănmòn, hóa chất cần tránh ánh sáng…

- Kho bán thành phẩm: các kho chứa cao đặc, cao lỏng dược liệu, cồn, DEP, mậtong chưa ra lẻ

- Kho thuốc thành phẩm: chia thành các kho thành phẩm thuốc độc, thành phẩmthuốc thường, kho thành phẩm thuốc cần kiểm soát đặc biệt

2 Các yêu cầu của kho thuốc

2.1 Địa điểm

Căn cứ theo nhiệm vụ của kho để chọn địa điểm xây dựng kho cho phù hợp Khothu mua thì nhất thiết phải được đặt ở nơi có nhiều nguồn nguyên liệu để mua Kho tiêuthụ sẳn phẩm hoặc cung cấp nguyên liệu cho các xí nghiệp sản xuất thì phải được đặt ởgần các xí nghiệp đó Kho cung ứng phân phối thì phải được đặt ở các trung tâm tiêuthụ thuốc…

Lựa chọn địa điểm xây dựng kho cũng còn phải xem xét quy hoạch tổng thể củavùng hoặc địa phương nơi đặt kho (ví dụ xem địa điểm kho có nằm trong vùng làmđường hoặc vùng xây dựng các công trình khác trong tương lai…) Có như vậy, cơ sởkinh doanh mới có thể phát triển ổn định lâu dài và đáp ứng được nhu cầu phát triển khi

mở rộng kinh doanh

Nơi xây dựng kho phải có địa chất công trình tốt, chịu được tải trọng lớn, đấtkhông bị lún, sụt lở… để giảm các khoản chi phí đầu tư xây dựng kho Thuận tiệnđường giao thông cũng là yếu tố quan trọng đối với việc vận hành kho sau này

Việc chọn địa điểm xây dựng kho thuốc còn có yêu cầu nữa là phải làm việctránh xa được các nguồn gây ô nhiễm ví dụ như chợ búa, khu nước thải của thành phố,của các bệnh viện lớn… đảm bảo an toàn cho thuốc cũng như cho cán bộ công nhânviên Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoátnước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt Một

số kho hóa chất như hóa chất độc, hóa chất dễ cháy, nổ… phải xây dựng xa nơi tậptrung dân cư

2.2 Thiết kế, xây dựng

Việc lựa chọn thiết kế một kho thuốc phải dựa trên những yếu tố sau:

- Số lượng và cấu thành thuốc lưu chuyển qua kho: Số lượng và cấu thành thuốcquyết định lên quy mô hoạt dộng của kho lớn hoặc nhỏ; kết cấu kho giản đơn hay phứctạp Ví dụ: Kho của các công ty dược phẩm trung ương phải có quy mô lớn hơn kho củacác nhà thuốc

- Loại thuốc bảo quản trong kho: là yếu tố quan trọng quyết định tới việc thiết kếkho Như trên đã nói, các mặt hàng bảo quản trong ngành Dược thường là: nguyên liệulàm thuốc như là dược liệu, hóa dược, thuốc thành phẩm, bán thành phẩm như thuốcđộc, thuốc thường, thuốc tiêm, viên… Mỗi loại thuốc yêu cầu phải có một kiểu thiết kếkho để bảo quản cho thích hợp

- Quy trình nghiệp vụ kho: quy trình nghiệp vụ kho là trình tự các bước công việc

từ khi nhập hàng đến khi xuất hàng có tính đến quy mô, vị trí, cơ cấu, thời gian vàphương tiện thực hiện từng khâu công việc Các kho có nhiệm vụ khác nhau sẽ có cácquy trình nghiệp vụ khác nhau Ví dụ quy trình nghiệp vụ của kho thu mua dược liệu sẽphải khác với kho phân phối dược phẩm, kho trung chuyển…

- Việc xây dựng kho còn phải căn cứ vào vốn đầu tư xây dựng kho (chi phí bìnhquân xây dựng 1m2 diện tích,1m3 dung tích nhà kho)

Kho thuốc phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì một cách hệthống sao cho có hể bảo vệ thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sựthay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và khôngảnh hưởng tới chất lượng thuốc

Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo sự thôngthoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết nhưnắng, mưa, bão lụt

Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và không được có các khe, vếtnứt gãy là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng

Kho thuốc phải có các phương tiện phát hiện và cảnh báo tự động (như chuông,đèn…) kịp thời về các sự cố, sai lệch về điều kiện bảo quản đối với các thuốc có yêucầu đặc biệt về điều kiện bảo quản

Kho thuốc phải được chiếu đủ sáng, cho phép tiến hành một cách chính xác và antoàn tất cả các hoạt động trong kvực kho Không được để ánh sáng mặt trời chiếu trựctiếp vào thuốc.

Kho thuốc phải có đủ các trang bị, giá, kệ để xếp hàng Khoảng cách giữa các giá

kệ, giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu vàxếp, dỡ thuốc

Kho thuốc phải có đủ các trang thiết bị phòng chữa cháy, bản hướng dẫn cần thiếtcho công tác phòng chống cháy nổ như: hệ thống phòng chữa cháy tự động, hoặc cácbình khí chữa cháy, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy

2.4 Nhân sự kho thuốc

2.4.1 Trình độ, kinh nghiệm

Kho thuốc phải có đủ nhân viên với trình độ phù hợp để thực hiện các hoạt độngliên quan đến xuất nhập, bảo quản, bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh, bảo trì và các hoạtđộng khác nhằm đảm bảo chất lượng thuốc Trong đó:

Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc không phải kiểm soát đặc biệt, thủ kho phảiđáp ứng các quy định sau:

- Thủ kho phải là người có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảoquản (phương pháp bảo quản, quản lý số sách, theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc,nguyên liệu làm thuốc…)

- Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sở bảoquản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế

Đối với thuốc phải kiểm soát đặc biệt: nhân sự phải đáp ứng theo quy định vềquản lý thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần, thuốc tiền chất và thuốc phóng xạ

2.4.3 Yêu cầu khác

Nhân viên và cán bộ làm việc trong kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ theoquy định của pháp luật Người mắc các bệnh về đường hô hấp, hoặc có vết thương hởkhông được làm việc trong khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc có bao bì hở.Nhân viên làm việc trong khu vực bảo quản phải được trang bị và mặc trang phụcbảo hộ phù hợp với hoạt động tại kho

2.5 Diện tích và bố trí kho thuốc

Kho thuốc phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động sau:

- Tiếp nhận, kiểm nhập thuốc;

- Bảo quản thuốc;

- Bảo quản thuốc yêu cầu các điều kiện bảo quản đặc biệt;

- Bảo quản thuốc phải kiểm soát đặc biệt hoặc phải bảo quản riêng biệt;

- Biệt trữ hàng chờ xử lý (thuốc trả về, thuốc bị thu hồi, thuốc bị nghi ngờ là thuốcgiả, thuốc nghi ngờ về chất lượng, …)

- Chuẩn bị, đóng gói và cấp phát thuốc;

Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải

có diện tích và thể tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại, sắp xếpthuốc theo các chủng loại thuốc khác nhau; phân cách theo từng loại và từng lô thuốc,đảm bảo không khí được lưu thông đều

Với những kho lớn, diện tích toàn bộ của khu vực kho phải bao gồm diện tích củacác bộ phận sau:

- Diện tích nghiệp vụ:

+ Diện tích để xếp và bảo quản thuốc – diện tích này được gọi là diện tích hữuích, chiếm khoảng 1/3 đến 2/3 diện tích toàn khu vực kho

+ Diện tích sử dụng cho công tác nhập và xuất thuốc

- Diện tích phụ: là diện tích dùng làm đường đi lại, diện tích dùng để thực hiệncác công việc nghiệp vụ kho như: phòng thí nghiệm để kiểm nghiệm thuốc, kho chứabao bì, diện tích để đóng gói lẻ hoặc sửa chữa hàng

- Diện tích hành chính, sinh hoạt: văn phòng, câu lạc bộ, nhà ăn, nhà tắm, nhà

vệ sinh

Tổng tất cả các diện tích trên được gọi là diện tích chiếm đất của kho hay cũngchính là diện tích cần thiết để xây dựng kho thuốc

a Cách tính diện tích chiếm đất của kho thuốc

Diện tích chiếm đất của kho thuốc được tính bằng công thức 1

Trong đó: S: diện tích của toàn bộ kho thuốc ( m2)

S1: diện tích hữu ích của kho (m2) α: hệ số chiếm đất

(Công thức 1)

Nếu kho được xây dựng ở nơi bằng phẳng không có hồ, ao thì α nằm trongkhoảng 0,38 – 0,42.

Nếu khu vực xây kho là đồi núi, có ao hồ thì α được tính từ 0,32 – 0,35

b Tính diện tích hữu ích của kho thuốc

Diện tích hữu ích của kho dược được tính toán theo công thức 2

Trong đó: S1: diện tích hữu hình của kho ( m2)

T: khối lượng thuốc chứa trong kho ( tấn) P: sức chứa tiêu chuẩn của 1m2 diện tích đối với từng loại thuốc (tấn/m2)

β: hệ số sử dụng

Nếu thuốc xếp trên giá: β = 0,42 – 0,47

Nếu thuốc xếp trên bục: β = 0,65 – 0,7

Nếu thuốc xếp thành khối đứng: β = 0,68 – 0,75

3 Nghiệp vụ kho thuốc

3.1 Một số khái niệm liên quan

Hạn dùng của thuốc thường được tính đến ngày, thông thường hạn dùng của thuốcđược ghi theo thứ tự ngày, tháng, năm của năm hết hạn theo dương lịch Ngày và thánghết hạn: biểu diến bằng 2 chữ số Năm hết hạn: biểu diễn bằng 2 chữ số cuối cùng củanăm hoặc cả 4 chữ số của năm

- Trên nhãn tiếp xúc trực tiếp với thuốc và nhãn bao bì ngoài đều ghi hạn dùngtheo dạng “tháng/năm” nhưng ngày sản xuất ghi trên nhãn như sau:

+ Trường hợp nhãn gốc ghi ngày sản xuất đầy đủ dạng “ngày/tháng/năm” thì hạndùng ghi trên nhãn phụ được tính và ghi theo ngày sản xuất được ghi trên nhãn gốc;+ Trường hợp nhãn gốc ngày sản xuất được ghi theo kiểu “tháng/năm”, thì hạndùng được tính là ngày cuối cùng của tháng hết hạn, nhãn phụ phải ghi dòng chữ: “hạndùng là ngày cuối cùng của tháng hết hạn”

S1 = β (Công thức 2)

Ví dụ: Hạn dùng của thuốc thường được kí hiệu như sau:

EXP (Expiry date): 07.20: dùng đến hết tháng 7 năm 2020

Aut.av (Autiliser avant): 05.19: đúng đến hết tháng 5 năm 2019

HD (hạn dùng): 18.01.20: dùng hết ngày 18 tháng 1 năm 2020

Tháng hết hạn còn được biểu diễn bằng chữ (tiếng anh hoặc tiếng pháp)

Ví dụ: EXP: MAY.19: dùng đến hết tháng 5 năm 2019

Aut.av: DEC.20: dùng đến hết tháng 12 năm 2020

Hạn dùng của thuốc là chỉ tiêu chất lượng quan trọng của thuốc mà lại rất dễ nhậnthấy; khi nhập kho phải chú ý tới hạn dùng:

- Kiểm tra hạn dùng của thuốc trước khi nhập vào kho Với những kho lớn, vòngquay của thuốc dài – tức là thuốc phải nằm trong kho lâu (hoặc ở những kho dự trữ) thìchỉ được nhập thuốc còn dài hạn

- Tất cả các thuốc trước khi nhập vào kho phải có hạn dùng trên nhãn tới từng đơn

vị bao gói nhỏ nhất

- Phải dán nhãn có ghi hạn dùng của lô thuốc lên từng kiện hàng, container lớn

- Phải có sổ theo dõi hạn dùng của thuốc

3.1.2 Nguyên tắc FIFO, FEFO

Nguyên tắc FIFO là với cùng một loại thuốc, những thuốc nhập kho trước thì phảicấp phát trước và ngược lại

Ở nước ta, nhiều khi việc sản xuất và phân phối lưu thông không đồng bộ nênnhững thuốc nhập kho trước lại có hạn dài hơn những thuốc nhập kho sau Để đảm bảotốt về chất lượng thuốc, không có thuốc hết hạn, nguyên tắc FEFO được áp dụng là: vớicùng một loại thuốc, những thuốc hạn dùng ngắn phải được cấp phát trước, và ngược lạinhững thuốc hạn dùng dài phải được cấp phát sau, có thể hàng nhập kho sau lại phảixuất trước

3.2 Nghiệp vụ xếp thuốc

3.2.1 Phân loại

Thuốc khi nhập vào kho phải được phân loại thành từng nhóm khác nhau để thuậntiện cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát Với các thành phẩm thuốc, có thể có cáccách phân loại sau:

- Phân loại theo thuốc phải kiểm soát đặc biệt: thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâmthần, tiền chất làm thuốc, thuốc phóng xạ

- Phân loại theo tác dụng dược lý: thuốc kháng sinh, thuốc hạ nhiệt giảm đau,thuốc dùng trong khoa tim mạch

- Phân loại theo dạng thuốc: thuốc viên, thuốc tiêm, dạng lỏng, thuốc cổ truyền…

Với nguyên liệu làm thuốc phải được phân loại theo yêu cầu bảo quản để bố trí ởcác khu vực bảo quản riêng biệt.

- Dược liệu: nguồn gốc động vật, thực vật

- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp dựa vào tên thuốc theo trình tự ABC của danh

pháp thông thường (tên gốc)

- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp phải dựa trên nguyên tắc FIFO/FEFO; tức là

những thuốc có hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải sắp xếp ở phía ngoài, dễ quan sát, tiệntheo dõi, cấp phát

3.2.3 Chất xếp

Việc chất xếp thuốc trong kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và trang thiết bị bảo quản

- Đảm bảo an toàn cho thuốc: không bị đổ vỡ, bẹp cũng như an toàn lao độngtrong kho

- Thuận tiện cho công tác kiểm tra, kiểm kê và nắm vững số lượng thuốc trong kho

- Thuận tiện cho công tác xuất nhập thuốc

Trong kho, thuốc thường được xếp làm hai kiểu:

Xếp trên giá: xếp trên giá được áp dụng đối với những loại thuốc tương đốinhẹ, dễ vỡ, nhiều loại, nhiều qui cách đóng gói khác nhau Cách sắp xếp được mô tả

ở hình 3.1

Xếp chồng đứng trên kệ, bục theo khối đứng hình lập phương hoặc theo hình kim

tự tháp Loại xếp chồng đứng được áp dụng cho những loại thuốc nặng, có cùng kiểu,cùng kích thước bao gói, ít bị vỡ ví dụ như các thùng thuốc còn nguyên đai, kiện

Thuốc nhẹ , cồng kềnh Thuốc có khối lượng bình thường, hay xuất nhập.

Thuốc có kích thước nhỏ Thuốc nặng, hay xuất nhập Thuốc nặng, dễ đổ vỡ

Hình 2.2 Cách sắp xếp thuốc trên giá

3.3 Nghiệp vụ bảo quản thuốc

3.3.1 Nguyên tắc bảo quản thuốc

Thuốc phải được bảo quản trong điều kiện đảm bảo duy trì chất lượng và theođúng quy định của pháp luật Các lô thuốc phải được cấp phát theo nguyên tắc “Hết hạntrước xuất trước” (FEFO- First Expires First Out) hoặc nguyên tắc “Nhập trước xuấttrước (FIFO- First In First Out)

Thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và được bảo quản ở vị trí cao hơnsàn nhà Các bao, thùng thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không cónguy cơ đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao bì, thùng thuốc bên dưới

Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản Không sửdụng bao bì đóng gói của loại này cho loại khác

Các khu vực giao, nhận thuốc phải đảm bảo bảo vệ thuốc tránh khỏi tác động trựctiếp của thời tiết

Phải có biện pháp về an ninh, bảo đảm không thất thoát thuốc phải kiểm soát đặcbiệt theo quy định:

- Khu vực bảo quản thuốc kiểm soát đặc biệt phải có biển thể hiện rõ từng loạithuốc kiểm soát đặc biệt tương ứng

- Thuốc độc làm thuốc phải được bao gói đảm bảo không bị thấm và rò rỉ trongquá trình vận chuyển

Việc bảo quản thuốc có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, hóa chất độc tế bào…);thuốc có tính nhạy cảm cao (kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơgây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy và các loại khí nén) ở cáckhu vực riêng biệt, có các biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh theo đúng quy định củacác văn bản quy phạm pháp luật liên quan

Các thuốc có mùi cần được bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng, tránh đểmùi hấp thụ vào các thuốc khác

Các thuốc nhạy cảm với ánh sáng phải được bảo quản trong bao bì kín, tránh ánhsáng, trong buồng kín hoặc trong phòng tối

Thuốc yêu cầu điều kiện bảo quản có kiểm soát về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng (vắcxin, thuốc có yêu cầu bảo quản lạnh, âm sâu… ) phải được bảo quản ở kho lạnh hoặc tủlạnh có thể tích phù hợp Kho lạnh hoặc tủ lạnh phải đảm bảo có nhiệt độ đồng nhấttrong giới hạn bảo quản cho phép Thiết bị theo dõi nhiệt độ phải được đặt ở những khuvực/vị trí có khả năng dao động nhiều nhất được xác định trên cơ sở kết quả đánh giá độđồng nhất nhiệt độ trong kho/tủ lạnh; trong đó phải có ít nhất 01 thiết bị theo dõi nhiệt

độ có khả năng tự động ghi lại dữ liệu nhiệt độ đã theo dõi với tần suất ghi phù hợp(thường 01 hoặc 02 lần trong khoảng thời gian 01 giờ, tùy theo mùa)

Phải bố trí biện pháp cách ly vật lý giữa các khu vực biệt trữ trong kho Các thuốcđược biệt trữ ở các khu vực này phải có biển hiệu rõ ràng đối với từng tình trạng biệt trữ

và chỉ những người được giao nhiệm vụ mới được phép tiếp cận khu vực này

Phải chuyển các thuốc bị vỡ, hỏng ra khỏi kho bảo quản và để tách riêng.

Phải thu dọn các sản phẩm bị đổ vỡ, rò rỉ càng sớm càng tốt để tránh khả năng gây

ô nhiễm, nhiễm chéo và gây nguy hại tới sản phẩm khác hoặc nhân viên làm việc tạikhu vực đó Phải có các quy trình bằng văn bản để xử lý các tình huống này

Thiết bị theo dõi điều kiện bảo quản khi bảo quản và trong quá trình vận chuyểnphải được đặt ở những khu vực/vị trí có khả năng dao động nhiều nhất được xác địnhtrên cơ sở kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ trong kho

Phải có các điều kiện, phương tiện phát hiện và cảnh báo (như chuông, đèn…) kịpthời về các sự cố, sai lệch về điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm)

3.3.2 Điều kiện bảo quản thuốc

Các điều kiện bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải tuân thủ theo đúngthông tin trên nhãn đã được phê duyệt hoặc công bố theo quy định Trừ khi có các yêucầu đặc biệt khác (ví dụ: duy trì liên tục việc bảo quản lạnh), chỉ chấp nhận việc bảoquản nằm ngoài quy định trên trong các quãng thời gian ngắn, ví dụ khi vận chuyển cục

bộ trong kho

Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc GSP năm 2018 quy định: Bảo quản điềukiện thường là bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C.Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày, nhiệt độ có thểtrên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm không vượt quá 80% Nếu trên nhãnkhông ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện thường Các trường hợp yêucầu bảo quản khác với bảo quản ở điều kiện thường là điều kiện bảo quản đặc biệt.Một số thông tin trên nhãn yêu cầu về điều kiện bảo quản

- “Không bảo quản quá 30 °C” từ +2 °C đến +30 °C

- “Không bảo quản quá 25 °C” từ +2 °C đến +25 °C

- “Không bảo quản quá 15 °C” từ +2 °C đến +15 °C

- “Không bảo quản quá 8 °C” từ +2 °C đến +8 °C

- “Không bảo quản dưới 8 °C” từ +8 °C đến +25 °C

Đồ thủy tinh dễ vỡ Tránh ẩm ướt:

Keep dry/ Tobe keep in a dry place

Tiếng Anh: Corrosive

Dung dịch dễ cháy

Flammable liquid

Bảo quản nơi mát, tránh ánh sáng: To be

stored in a dry cool place

Hình 2.3 Một số yêu cầu trên nhãn bảo quản hóa chất

3.4 Nghiệp vụ nhập thuốc vào kho

3.4.1 Ý nghĩa

Khi nhập thuốc vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nhận đúng số lượng và chất lượng thuốc theo hợp đồng mua bán, phiếu giaohàng, hóa đơn hoặc vận đơn

- Đưa nhanh thuốc và nguyên liệu làm thuốc từ nơi tiếp nhận về nơi bảo quảnhoặc sản xuất

Do đó, tiếp nhận đầy đủ về số lượng và đúng chất lượng của thuốc trước hết là tạođiều kiện để nắm chắc số lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong kho Thực hiện kếhoạch nhận thuốc kịp thời gian yêu cầu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các danh nghiệpthương mại cũng như đơn vị sản xuất kinh doanh khác hoàn thành nhiệm vụ đề ra

Tiếp nhận thuốc theo đúng nguyên tắc, thủ tục, quy trình, kịp thời phát hiện hưhỏng về chất lượng ví dụ thuốc biến màu, cháy dính, bao gói hư hỏng… ngăn ngừa kémchất lượng lọt vào khâu lưu thông phân phối.

Tiếp nhận thuốc kịp thời nhanh chóng còn góp phần giải phóng nhanh phươngtiện vận chuyển, bốc xếp, bến bãi… đảm bảo an toàn hàng hóa, tiết kiệm chi phí

Tóm lại: thực hiện tốt công tác tiếp nhận thuốc ở kho góp phần hạn chế tình trạngthiêu hụt, mất mát, thuốc kém chất lượng, tạo điều kiện giảm chi phí lưu thông, tăng lợinhuận của đơn vị sản xuất kinh doanh

3.4.2 Quy trình nhập thuốc vào kho

Bước 1: Kiểm tra hóa đơn chứng từ hợp lệ (hợp đồng kinh tế, phiếu xuất hàng, hóađơn, vận đơn, phiếu kiểm nghiệm chất lượng phải có chữ kí, dấu xác nhận của bên giao)Bước 2: Kiểm tra đối chiếu số lượng và chất lượng thuốc (so sánh tên thuốc, dạngbào chế, nồng độ/ hàm lượng, số lượng, chất lượng…với hóa đơn chứng từ)

Bước 3: Kiểm tra hạn dùng (đến đơn vị đóng gói nhỏ nhất)

Bước 4: Kiểm tra điều kiện bảo quản đối với những thuốc có yêu cầu bảo quảnđặc biệt

Bước 5: Ghi rõ số thuốc thực nhập, tình trạng chất lượng của thuốc vảo sổ nhập kho

3.4.3 Những trường hợp cần xử lý khi nhập thuốc

Trong quá trình nhập thuốc, cần phải xử lí ngay những phát sinh không mongmuốn như:

- Các trường hợp nhận thuốc mà không đủ thủ tục giấy tờ; số lượng quy cách củathuốc thực tế và chứng từ gửi kèm không khớp nhau, thuốc không đúng tiêu chuẩn chấtlượng so với đơn đặt hàng… đều phải được lập biên bản có đại diện của 2 bên và những

cơ quan có trách nhiệm – quy rõ trách nhiệm và xử lí kịp thời

- Nếu khi kiểm tra đối chiếu phát hiện thấy thuốc nhập kho không đúng với hóađơn chứng từ: không lập phiếu nhập kho và đưa tới khu vực biệt trữ ghi rõ tình trạngcủa thuốc

- Nếu lô thuốc đến nơi mà hóa đơn chưa kịp gửi đến: bộ phận kho lập phiếu nhậpkho ghi rõ “Thuốc nhập kho chưa có hóa đơn” và đưa vào khu vực riêng biệt trong kho.Khi hóa đơn đến, phải kiểm tra, đối chiếu với số thuốc thực nhận

3.5 Nghiệp vụ xuất thuốc ra khỏi kho

- Giao thuốc nhanh gọn, an toàn, thuận tiện cho người nhận.

Xuất thuốc theo đúng yêu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, thời gian,nhịp độ là yếu tố quan trọng để nâng cao uy tín của kho đối với khách hàng, là cơ hội để

mở rộng phạm vi kinh doanh, đứng vững trên thương trường

Xuất thuốc nhanh, gọn, chính xác, an toàn góp phần tiết kiệm chi phí kho nóiriêng và chi phí lưu thông nói chung, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất kinhdoanh của kho và doanh nghiệp

3.5.2 Quy trình xuất thuốc ra khỏi kho

Bước 1: Kiểm tra phiếu xuất thuốc, phiếu lĩnh thuốc hoặc lệnh giao hàng hợp lệ phải

- Thuốc xuất trong nội bộ kho phải có chữ kí của trưởng các bộ phận giao và nhậnthuốc trong phiếu hay lệnh xuất kho

- Thuốc xuất bán ra bên ngoài, trên hóa đơn xuất kho phải có đủ chữ ký của ngườiđứng đầu đơn vị, thủ kho và kế toán trưởng

Bước 2: Kiểm tra số lượng và chất lượng thuốc (so sánh nồng độ hàm lượng thuốcvới phiếu xuất hoặc lệnh giao hàng)

Bước 3: Kiểm tra hạn dùng (đến đơn vị đóng gói nhỏ nhất)

Bước 4: Xuất thuốc theo nguyên tắc FIFO và FEFO: thuốc nhập trước và hạndùng gần xuất trước

Bước 5: Ghi vào sổ xuất hàng, ký xác nhận

Bước 6: Hướng dẫn khách hàng việc sử dụng, bảo quản đối với những loại thuốcmới, bàn giao đầy đủ tài liệu, giấy tờ của thuốc nếu có (VD: Catalogue, các tài liệuthông tin thuốc, phiếu kiểm nghiệm chất lượng thuốc)

3.5.3 Những trường hợp cần xử lý khi xuất thuốc

Khi giao thuốc có thể xảy ra các tình huống không bình thường; khi đó các bênphải cùng nhau giải quyết trên cơ sở những chế độ, nguyên tắc đã quy định

Việc giao thuốc không đúng thời gian quy định: để lãng phí thời gian, nhân lựclàm ảnh hưởng tới kế hoạch của 1 trong 2 bên thì bên gây ra phải chịu mọi tổn thất xảy

3.6 Kiểm kê thuốc trong kho

3.6.1 Ý nghĩa

Kiểm kê thuốc là một hệ thống kiểm đếm và ghi chép toàn bộ thuốc vào danh mục

kiểm kê Kiểm kê cung cấp nhiều thông tin vì khi kiểm kê có thể phát hiện:

- Thuốc có bị thiếu hụt không và nếu có thì thiếu hụt bao nhiêu;

- Những thuốc bị hư hỏng hoặc đang trong tình trạng không tốt;

- Loại thuốc nào bán chạy và loại nào bán chậm;

- Loại nguyên vật liệu nào sử dụng nhiều và loại nào ít dùng;

- Khi nào cần đặt mua thêm thuốc.

Bảng 2.3 Bảng minh họa chênh lệch số lượng thuốc giữa phần mềm quản lý và danh

Số lượng Giá trị Xuất Nhập Tồn Kiểm kê Thẻ kho Chênh lệch Giá vồn giá trị Tổng

1/3 Tồnđầu kì 19

Bổ phế Nam Hà

125 ml 12

15 -3

Phần mềm quản lý nhà thuốc cho biết

đáng ra phải còn bao nhiêu lượng tồn

trữ thuốc trong kho Danh mục kiểm kê cho biết thực tế còn bao nhiêulượng tồn trữ thuốc trong kho

Kiểm kê thuốc trong kho cũng giúp tìm ra nguyên nhân thiếu hụt, có thể là do ghichép nhầm vào phần mềm quản lý, do kiểm đếm không chính xác hoặc do bị mất cắphoặc bất kỳ một nguyên nhân nào khác Nhưng danh mục kiểm kê không thể giải thíchtại sao số lượng thực có lại thấp hoặc cao hơn số tồn Đây là việc người quản lý khophải tự làm

Những thông tin thu được từ kiểm kê thuốc được sử dụng để tăng cường quản lýtồn trữ, xem xét các vấn đề phát hiện ra khi kiểm kê thuốc và đưa ra biện pháp kịp thời

để xử lý

Nếu thuốc trong kho thường xuyên bị thiếu hụt thì phương thức quản lý và trônggiữ kho của cơ sở có vấn đề Nên sử dụng những thông tin trong danh mục kiểm kê đểtăng cường việc quản lý tồn kho của cơ sở

3.6.2 Quy trình kiểm kê thuốc trong kho

Chuẩn bị danh mục kiểm kê: Phải chuẩn bị danh mục kiểm kê trước khi tiến hành

kiểm kê Có thể sử dụng trang giấy, quyển vở hoặc bất cứ thứ gì phù hợp với danh mụckiểm kê.

Kiểm đếm và ghi số lượng từng loại tồn kho vào danh mục kiểm kê: hai ngườicùng tiến hành kiểm kê thuốc, một người đọc tên thuốc và số lượng, người kia đọc lạitên, số lượng và viết thông tin danh mục kiểm kê, đó là cách tốt nhất để tránh sai sót.Ghi giá vốn của từng loại thuốc vào danh mục kiểm kê: giá vốn của thuốc là đơngiá mua thuốc từ nhà cung cấp Ghi đơn giá trong hóa đơn và biên lai nhận được khimua hàng sang cột giá vốn trong danh mục kiểm kê Cộng dồn giá trị tất cả các loạithuốc được tổng giá trị tồn kho

Bảng 2.4 Bảng minh họa danh mục kiểm kê thuốc

DANH MỤC KIỂM KÊ

Trang 1 Ngày 29/7/2021

Tên thuốc

Số lượng Giá trị (VNĐ) Kiểm

kê

Phần mềm quản lý

Chênh lệch Giá vốn

Tổng giá trị

Bổ phế Nam Hà 125ml 12 15 -3 26.500 318.000

Sirô ăn ngon Hoa Thiên 100ml 10 9 1 27.000 270.000

Bài 3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG THUỐC

TRONG BẢO QUẢN

Độ ẩm cực đại: là lượng hơi nước tối đa có thể chứa trong 1 m3 không khí ở nhiệt

độ và áp suất nhất định, ký hiệu là A (g/m3) Ở một nhiệt độ và áp suất xác định, độ ẩmcực đại có giá trị xác định Như vậy, độ ẩm cực đại luôn phụ thuộc vào nhiệt độ và ápsuất không khí

Độ ẩm cực đại cho biết khả năng chứa hơi nước của không khí Thông thường ở

áp suất nhất định, nhiệt độ càng cao thì độ ẩm cực đại càng lớn và ngược lại

Độ ẩm tương đối: Là tỷ lệ phần trăm giữa độ ẩm tuyệt đối và độ ẩm cực đại, ký

hiệu là r = a 100/A (%) Độ ẩm tương đối càng thấp thì không khí càng khô hanh,ngược lại độ ẩm tương đối càng cao thì không khí càng ẩm ướt Trên thực tế, nếu độ ẩmtương đối r < 30% sẽ rất khô hanh và không khí rất ẩm ướt khi r >70%

Nhiệt độ điểm sương: là nhiệt độ mà độ ẩm tuyệt đối vượt quá độ ẩm cực đại, khi

đó không khí sẽ bão hoà hơi nước và đọng lại tạo thành những giọt nước nhỏ li ti nhưhạt sương Hiện tượng này rất nguy hiểm trong công tác bảo quản vì nước dễ đọng lạitrong các bao bì đóng gói, dụng cụ y tế gây tác động không tốt đối với thuốc, dụng cụ

y tế, đặc biệt là các thuốc kỵ ẩm

Sự bão hoà hơi nước: là hiện tượng xảy ra khi độ ẩm tương đối bằng độ ẩm cực

đại (a - A), khi đó độ ẩm tương đối đạt mức cực đại (r = 100%) Trong trường hợpkhông khí đã bão hoà hơi nước, chúng ta không thể làm khô bất kỳ một vật nào vì khảnăng chứa nước của không khí đã đạt mức tối đa

Trong đó: r: là độ ẩm tương đối được xác định bằng ẩm kế.

A: là độ ẩm cực đại được xác định bằng các tra bảng

a: là độ ẩm tuyệt đối cần tính

Ví dụ: Dùng ẩm kế ta đo được độ ẩm không tương đối trong kho là 40%, nhiệt độtrong kho tại thời điểm đo là 250C Ta tính độ ẩm tuyệt đối như sau: Xác định độ ẩm cựcđại A ở 250C bằng cách tra bảng tính sẵn, ta có A = 23 g/m3 Áp dụng công thức 2: a =40.23 / 100 = 9,2 g/m3

1.1.1.3 Tác hại của độ ẩm

Độ ẩm không khí là yếu tố có ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng thuốc và dụng

cụ y tế trong quá trình bảo quản Độ ẩm không khí quá cao hay quá thấp đều có ảnhhưởng không tốt

- Ảnh hưởng của độ ẩm cao:

+ Độ ẩm cao gây hư hỏng các loại thuốc và hoá chất dễ hút ẩm như: Các muốikim loại kiềm, kiềm thổ (KI, NaCl, CaCl2 ) sẽ bị chảy lỏng, các viên bọc đường, viênnang sẽ bị chảy dính Làm vón cục, ẩm mốc thuốc bột Làm loãng hay giảm nồng độmột số thuốc, hoá chất như siro, glycerin, cồn cao độ, acid sulfuric… Các thuốc tạngliệu như cao gan, men… bị phá huỷ

+ Độ ẩm cao là điều kiện cho phản ứng thuỷ phân một số thuốc, hoá chất nhưalcaloid có cấu tạo ester, acetylsalicylic…

+ Độ ẩm cao tạo điều kiện cho một số phản ứng hoá học xảy ra và toả nhiệt rấtmạnh như anhydrid phosphoric (P2O5), Natri dioxyd (Na2O2), Natri, kali kim loại…+ Làm mất nhanh tác dụng của các kháng sinh, nội tiết tố, vaccin…

+ Làm han gỉ dụng cụ kim loại hoặc tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển trêndụng cụ thủy tinh, cao su, chất dẻo

+ Làm hư hỏng đồ bao gói thuốc như gây nấm mốc, làm bong rách đồ bao gói vànhãn, làm hư hỏng dược liệu thảo mộc và bông băng gạc…

- Ảnh hưởng của độ ẩm thấp:

Nếu môi trường bảo quản quá khô hanh sẽ làm hỏng một số thuốc và dụng cụ y tếnhư làm cho dụng cụ cao su, chất dẻo bị hư hỏng nhanh do hiện tượng lão hoá, làm chomuối kết tinh bị mất nước (Na2SO3.10H2O, MgSO4.7 H2O, ZnSO4.7H2O…)

1.1.1.4 Các biện pháp chống ẩm

Nguyên tắc chung là muốn chống ẩm phải áp dụng mọi cách nhằm hạ thấp lượnghơi nước có trong không khí Để bảo quản thuốc và dụng cụ y tế, người ta thường ápdụng các biện pháp sau:

- Thông gió tự nhiên: Đây là cách làm tiết kiệm nhất, dễ thực hiện nhất và có thể

áp dụng rộng trong công tác bảo quản Có hai cách thông gió là thông gió tự nhiên vàthông gió nhân tạo Tuỳ vào từng hoàn cảnh, điều kiện cụ thể để áp dụng cho phù hợp

Để thông gió có hiệu quả, phải có đủ 4 điều kiện sau (điều kiện thông gió)

+ Thời tiết phải tốt: phải chọn ngày có thời tiết tốt: nắng ráo, trời quang mây, giónhẹ (dưới cấp 4)

+ Độ ẩm tuyệt đối trong kho lớn hơn độ ẩm tuyệt đối ngoài kho

+ Phải ngăn ngừa hiện tượng đọng sương sau khi thông gió bằng cách là chỉ thônggió khi nhiệt độ điểm sương của môi trường có nhiệt độ cao bằng hay nhỏ hơn nhiệt độcủa môi trường có nhiệt độ thấp

Ví dụ: Nhiệt độ trong kho là 230C, r = 95%

Nhiệt độ ngoài kho là 240C, r = 75%

Ngoài kho là môi trường có nhiệt độ cao, tính nhiệt độ điểm sương của môitrường ngoài kho là 19,30C Vậy trường hợp này không bị đọng sương khi thông gió vìnhiệt độ điểm sương của môi trường có nhiệt độ cao nhỏ hơn nhiệt độ của môi trường

Mở cửa cho kho theo hướng gió thổi tới

Mở cửa đối diện

Lần lượt mở các cửa bên

Tránh mở tất cả các cửa cùng một lúc vì sẽ gây sự thay đổi nhiệt độ đột ngột Thờigian mở cửa thông gió từ 10 - 15 phút, sau đó phải đóng tất cả các cửa để tránh sự traođổi nhiệt độ và độ ẩm với môi trường bên ngoài

- Thông gió nhân tạo: Hiện nay, do trình độ phát triển của khoa học công nghệ,

người ta chế tạo được nhiều thiết bị chống ẩm hiện đại Việc sử dụng các thiết bị này cónhiều ưu điểm, nhưng đòi hỏi phải đầu tư kinh phí mua sắm thiết bị và các điều kiệnkhác nên khó áp dụng rộng rãi

- Dùng chất hút ẩm: Ngoài các phương pháp thông gió để chống ẩm, người ta còn

dùng các chất hút ẩm để chống ẩm Phương pháp này chỉ được áp dụng khi bảo quảnthuốc trong phạm vi không gian bảo quản hẹp như hòm, tủ, hộp…, không áp dụng đượcvới kho có không gian rộng

Khi sử dụng chất hút ẩm, phải tìm hiểu về khả năng hút ẩm và phải biết cách sửdụng hợp lý Tuỳ theo đối tượng bảo quản mà lựa chọn chất hút ẩm thích hợp Để chống

ẩm thường người ta đặt thuốc, hoá chất hay dụng cụ vào trong hòm, thùng kín cùng vớichất hút ẩm Lượng chất hút ẩm cần dùng tuỳ thuộc vào dung tích hòm, hộp và độ ẩmcần đạt Thường dùng 0,28g CaO hay 0,5g Silicagel cho một lít thể tích không khí.Thuốc viên, thuốc bột, dụng cụ quang học có thể dùng chất hút ẩm như silicagel Lượngchất hút ẩm phải được tính trước để tạo môi trường bảo quản thích hợp

Các chất hút ẩm thường dùng:

+ Calci oxyd (CaO) hay vôi sống: là một trong những chất hút ẩm hay được dùng

để chống ẩm vì CaO có một số ưu điểm là rẻ tiền, dễ kiếm, khả năng hút ẩm mạnh Khảnăng hút ẩm của CaO là 30% so với khối lượng của nó Nhược điểm của CaO là sau khihút ẩm sẽ tăng thể tích 3 lần, dễ bay bụi, toả nhiệt và có thể phản ứng với một số thuốc,gây ăn mòn kim loại

+ Silicagen (keo thuỷ tinh): có hình thù và màu sắc khác nhau, khả năng hút ẩmphụ thuộc vào cách sản xuất và độ tinh khiết của nguyên liệu Thường khả năng hút ẩmcủa silicagel từ 10- 30% so với khối lượng của nó Để phân biệt khi nào silicagel đã hút

no nước phải dùng chỉ thị màu để nhuộm vào silicagel Nhờ sự chuyển màu của chỉ thịnên dễ dàng xác định được khả năng hút ẩm của silicagel

Ví dụ: Khi silicagel có màu xanh, độ ẩm của môi trường là 50%

Khi silicagel có màu tím, độ ẩm của môi trường là 60%

Khi silicagel có màu hồng, độ ẩm của môi trường là 70%

Có thể phục hồi khả năng hút ẩm của silicagel sau khi đã no hơi ẩm

Đây là chất hút ẩm lý tưởng và tiện lợi nhất vì có nhiều ưu điểm như sạch, có thểphục hồi sau khi đã sử dụng nên rất kinh tế

+ Calci clorid khan: là chất hút nước rất mạnh và có toả nhiệt khi hút ẩm, khảnăng hút ẩm từ 100 - 250% Sau khi hút ẩm, calci clorid chuyển thành thể lỏng Nhượcđiểm của nó là dễ ăn mòn kim loại, dễ phản ứng với thuốc

+ Tăng nhiệt độ không khí: Khi nhiệt độ tăng thì khả năng chứa ẩm của không khícũng tăng làm cho hơi ẩm từ thuốc chuyển vào không khí Thực tế việc phơi sấy chống

ẩm là dựa trên khả năng này của không khí Thực nghiệm cho thấy muốn làm giảm độ

ẩm tương đối xuống 65% thì phải tăng nhiệt độ như sau: