Tiểu luận môn tổng quan hành vi tổ chức Đề tài “phân tích cấu trúc của nhóm ( leader, roles, norms, status, size, cohesiveness, diversity )

Tầm quan trọng  Người lên kế hoạch dài hạn cho nhóm: Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng các kỹ năng của mình để bước vào và cho họ thấy tầm nhìn của nhóm.. Có rất nhiều yếu tố tạo nên ngườ

TRƯỜNG KINH TẾ - ĐẠI HỌC DUY TÂN

KHOA MARKETING

-ÐѶÐÑ -BÀI TIỂU LUẬN MÔN: TỔNG QUAN HÀNH VI TỔ CHỨC

Đề tài: “Phân tích cấu trúc của nhóm ( Leader, roles, norms, status,

size, cohesiveness, diversity ).

GVHD : ThS Đặng Thiện Tâm

Mã Lớp : OB 251 C Nhóm thực hiện: Nhóm 3

Đà nẵng, tháng 11 năm 2024

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỦA TỪNG THÀNH VIÊN TRONG

NHÓM

tham gia

Đánh giá Ghi chú

1 Vũ Ngọc Tuấn

Anh

3 Nguyễn Thị Trúc

Quyên

4 Phạm Thị Thanh

Hà

5 Phạm Thị Yến nhi 29204659078 100%

6 Nguyễn Ngọc

Hoàng

7 Nguyễn Lê Kim

Ngân

8 Nguyễn Quang Vũ 29214660109 100%

10 Nguyễn Thị Việt

Trinh

11 Trương Quốc

Dũng

12 Nguyễn Thị Thanh

Tâm

14 Lê Hồ Ngọc Thảo 29204632591 100%

I, TỔNG QUAN CẤU TRÚC NHÓM

1 Khái niệm

Nhóm không phải là một hình thức vô tổ chức Nó có cơ cấu hoạt động và từ đó định hình hành vi của các thành viên, đồng thời dự báo các hành vi của nhóm cũng như kết quả công việc của nhóm

2 Sự khác biệt của nhóm người và đội nhóm

Trong học tập hay công việc chúng ta thường nghe nhiều đến khái niệm làm việc nhóm Tuy nhiên bên cạnh đó còn có một khái niệm khác mà Linh biết rất nhiều bạn thường hiểu với nghĩa tương tự với từ “nhóm" là “đội" "Đội" và "nhóm" đều

là hai khái niệm thường được sử dụng để chỉ một tập hợp các cá nhân làm việc cùng nhau Dù vậy khi nhìn nhận một cách chi tiết, chúng có sự khác biệt về mức

độ tương tác hay mục tiêu chung Các bạn có thể xem tổng quan hơn trong bảng bên dưới:

3 Tấm quan trọng và các chức năng

Video về ý nghĩa về sự quan trọng của nhóm

Như các bạn đã thấy trong video, để vươn xa, chúng ta cần có một điểm tựa vững chắc Đó chính là nhóm Khi cùng nhau hợp tác, chúng ta không chỉ nhận được sự

hỗ trợ mà còn có cơ hội học hỏi, phát triển bản thân Hãy nhớ rằng, sự thành công của mỗi người sẽ góp phần làm nên thành công chung của cả nhóm Vậy để làm được điều đó thì một cần và có những chức năng

II LEADER

1 Khái niệm

“Lãnh đạo là một quá trình của một cá nhân tìm cách gây ảnh hưởng lên một cá nhân khác hoặc một nhóm cá nhân khác để đạt được mục tiêu chung Lãnh đạo một quá trình ảnh hưởng mang tính xã hội trong đó lãnh đạo tìm kiếm sự tham gia tự nguyện của cấp dưới nhằm đạt mục tiêu của tổ chức” là khái niệm về lãnh đạo mà wikipedia đưa ra nếu ta search từ khóa “lãnh đạo là gì?” trên google

Theo Yasser Talat là VOY 2021: “Tôi chỉ nghĩ rằng lãnh đạo là hướng dẫn những người xung quanh bạn trong bất kỳ sáng kiến nào để đạt được giá trị tốt nhất cho

họ và cho sáng kiến đó cùng một lúc Điều này được thực hiện thông qua một số

kỹ năng và một số tư duy theo cuốn sách đã đề cập 'Nhà lãnh đạo tương lai' Điều này cũng bao gồm việc truyền cảm hứng, hỗ trợ và tôn trọng.” 

2 Tầm quan trọng

 Người lên kế hoạch dài hạn cho nhóm: Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng các

kỹ năng của mình để bước vào và cho họ thấy tầm nhìn của nhóm Nói cách khác, các nhà lãnh đạo đặt các nhiệm vụ và trách nhiệm vào đúng bối cảnh cho mọi người Với định hướng này, họ có thể biết vị trí của mình trong những kế hoạch của nhóm Với tầm nhìn rõ ràng, các nhà lãnh đạo cũng có thể đảm bảo nhóm của mình đang tiến tới các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

 Đáp ứng nhu cầu của mọi người: Lãnh đạo hiệu quả thiết lập mối liên hệ cá nhân với người khác Điều đó bao gồm việc giúp mọi người đáp ứng nhu cầu của họ Nếu ai đó tin rằng một nhà lãnh đạo thực sự hiểu cảm xúc và mối quan tâm của họ, họ có nhiều khả năng sẽ tuân theo họ Với điều đó, sự

tự tin và cảm giác an toàn sẽ tăng lên

 Giải quyết xung đột: Một phản ánh khác về tầm quan trọng của lãnh đạo là khả năng giải quyết xung đột khi chúng phát sinh Các nhà lãnh đạo sẽ lắng

nghe mối quan tâm và giải quyết chúng một cách nhanh chóng Giúp mọi người cảm thấy họ được lắng nghe có thể ngăn chặn các vấn đề trong tương lai. 

 Tạo ra môi trường tích cực: Cách mà môi trường làm việc mang lại cũng cho thấy tầm quan trọng của một nhà lãnh đạo hiệu quả Khi các giám đốc điều hành, giám đốc và quản lý tích cực và khuyến khích, mọi người sẽ cảm thấy như ở nhà và sẵn sàng đóng góp Các nhà lãnh đạo làm việc để đảm bảo môi trường làm việc luôn nâng cao tinh thần và thoải mái, ngay cả khi công việc được thực hiện từ xa

3 Yếu tố làm nên như lãnh đạo giỏi?

Có rất nhiều yếu tố tạo nên người lanh đạo giỏi nhưng theo học viện ATI một người lanh đạo giỏi thì cần đảm bảo 5 yếu tố sau đây:

 Có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt: Đúng với câu nói “Tầm vóc của người lãnh đạo được đo bằng khối vấn đề mà anh ta giải quyết” Trong thực tế, những người lãnh đạo thành công luôn là những người sở hữu khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc Họ không chỉ đưa ra quyết định mà còn tìm ra gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả Chính khả năng này đã giúp họ vượt qua những khó khăn, đưa nhóm của mình đến thành công

 Self leadership: "Bởi vì bạn không thể lãnh đạo người khác nếu bạn

không lãnh đạo chính mình trước!" Khả năng lãnh đạo bản thân là điều

cần thiết cho sự phát triển khả năng lãnh đạo, tăng cường tính sở hữu và

sự tự tin, cũng như duy trì sự phù hợp với  tương lai công việc  Mọi người đều có thể thực hành lãnh đạo bản thân, nhưng không phải ai cũng làm được Tin tốt là tất cả chúng ta đều có thể áp dụng các chiến lược tự lãnh đạo và trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình. Thực hành tự

lãnh đạo là liên tục phát triển 'trò chơi bên trong' (tư duy) và 'trò chơi bên ngoài' (hành động) Trò chơi bên trong bao gồm Ý định, Tự nhận

thức, Tự tin và Tự hiệu quả (niềm tin vào bản thân) để đạt được Sự thành thạo cá nhân, trong khi trò chơi bên ngoài bao gồm ảnh hưởng và tác động. 

 Self discipline: Lãnh đạo có kỷ luật không chỉ đơn thuần là kiểm soát hay trừng phạt Nó liên quan đến việc tạo ra cấu trúc, trật tự và mục đích trong một nhóm hoặc tổ chức Theo từ điển Macmillan, kỷ luật bản thân được định nghĩa là "khả năng kiểm soát hành vi của bạn để bạn làm những gì bạn nên làm" Trong bối cảnh lãnh đạo, nó bao gồm việc mang lại sự rõ ràng, quy trình và tập trung vào các nhiệm vụ và mục tiêu

 Đủ gần để thấu hiểu đủ xa để ra lệnh: Để trở thành một người lãnh đạo hiệu quả, việc cân bằng giữa sự gần gũi và uy quyền là điều vô cùng quan trọng Một nhà lãnh đạo không chỉ cần thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên mà còn phải đủ tầm để đưa ra những quyết định đúng đắn

và hướng dẫn đội ngũ Khi một người lãnh đạo có thể vừa gần gũi, tạo dựng mối quan hệ tin cậy với nhân viên, vừa giữ vững vị thế của người đứng đầu, họ sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức

 Phát triển con người: Một nhà lãnh đạo tài ba không chỉ tự mình xuất sắc

mà còn có khả năng nâng tầm đội ngũ của mình Câu hỏi đặt ra là: như bạn là lãnh đạo và bạn cực kì giỏi thì…nó chỉ dừng lại ở đó Thế đội nhôm của bạn thế nào? Thành viên cấp dưới của bạn ra sao? Thành công của một người lãnh đạo không chỉ được đo bằng những gì họ đạt được

mà còn được thể hiện qua sự phát triển của đội nhóm Khi mỗi thành viên trong đội ngũ cùng nhau tiến bộ, cùng nhau tạo ra những giá trị vượt trội,

đó mới thực sự là dấu ấn của một nhà lãnh đạo tài ba

4 Phong cách lãnh đạo

Bạn có tin minh có thể xác định linh hoạt thay đổi phong cách lanh đạo không? Giáo sư Đại học Havard Ron Heifetz cùng các chuyên gia về lanh đạo David Rooke và William Torbert cho rằng bạn hoàn toan có thể Bây giờ cùng nhau đi sâu hơn vào các phong lãnh đạo:

 Phong cách lanh độc đoán: Cách tiếp cận này hữu ích khi nhóm của bạn cần tuân theo quy trình một cách nghiêm ngặt để quản lý một rủi ro đáng kể Nó cũng hiệu quả khi bạn cần kiểm soát chặt chẽ những nhân viên thường trễ deadline, trong các phòng ban thường xuyên xảy ra mâu thuẫn hoặc trong các nhómđòi hỏi ra quyết định nhanh chóng Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng việc chỉ dựa vào kiểm soát và trừng phạt để duy trìtiêu chuẩn có thể khiến nhân viên rời đi

 Phong cách lãnh đạo dân chủ: Với cách tiếp cận này, bạn đặt ra mục tiêu, hướng dẫn thảo luận nhóm và đưa ra quyết định cuối cùng Nhưngbạn cũng thừa nhận mọi người trong nhóm có thể có cái nhìn sâu sắc và có giá trị về một vấn đề hoặc quytrình đội nhóm, vì vậy bạn hãy chủ động tham khảo ý kiến của họ Từ đó, bạn có thể thu được những ý tưởngsáng tạo và mới mẻ

mà bạn sẽ không thể nghĩ ra nếu làm việc một mình

 Nhà lãnh đạo ủy quyền: "Laissez Faire“ là cụm từ tiếng Pháp được dùng trong tiếng Anh, có nghĩa là "để mọi người tự do làm theo ý họ" Nó mô tả chính sách thả lỏng, không can thiệp vào diễn biến tình huống Bằng cách áp dụng phong cách lãnh đạo này, bạn trao quyền cho nhóm để đưa ra quyết định và tổ chức các quy trình riêng mà bạn ít hoặc không có sự hướng dẫn cho họ Nguy cơ của cách tiếp cận này là mọi thứ có thể rơi vào hỗn loạn nếu nhân viên thiếu động lực hoặc kỹ năng kém Tuy nhiên, nó có thể hiệu quả nếu họ là những người giàu kinh nghiệm, hiểu biết, tự tin, sáng tạo và năng động, hoặc nếu thời hạn linh hoạt và quy trình đơn giản

III ROLES

1 Khái niệm

Là tập hợp những hành vi mong đợi danh cho một người đang ở 1 vị trí nào đó trong 1 đơn vị xã hội Trong cuộc sống thì chúng ta có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau như ở trường minh là sinh viên của Đại Học học Duy Tân, vừa là một Maketer cho một doanh nghiệp X hay là Content Creator trên mạng xã hội,…

2 Các vai trò khác nhau trong một nhóm:

Theo mô hình Belbin  được phát hiện bởi Meredith Belbin - Một nhà lý luận, nhà nghiên cứu người Anh thì đối với 1 nhóm thông thường thì sẽ có 9 vai trò khác nhau có 3 nhóm chính, trong đó:

THINKING: Là những vai trò thiên về tư duy logic, có góc nhìn sáng tạo tạo và

mới mẻ, bao gồm:

 Người sáng tạo:  là nhóm những nhân sự luôn xuất hiện với những ý tưởng mới mẻ, vạch ra những phương hướng mà ít ai nghĩ tới Họ không thích những gì khuôn mẫu hay cứng nhắc Họ là “kho tàng” của những ý tưởng sáng tạo và góc nhìn mới lạ, họ đưa ra nhiều phương hướng, giải pháp mới giải quyết nhiều vấn đề của nhóm Đôi khi người sáng tạo thường chú trọng cải tiến mà quên mất tính áp dụng thực tế

 Người lãnh đạo: Vững vàng và mưu trí, người lãnh đạo là những người sáng suốt trong nhận diện và đánh giá vấn đề Họ có khả năng quan sát với con mắt điềm tĩnh trước những sự việc đang rối ren, họ luôn có tư duy khác biệt, tìm thấy hướng đi tách hoàn toàn ra khỏi các xu thế thời thượng hoặc các định kiến Họ luôn giữ được “cái đầu lạnh” với tâm thế vững vàng, kể cả khi gặp khó khăn, sóng gió Luôn thận trọng, cân nhắc kỹ lưỡng các ưu điểm,

hạn chế trước khi đưa ra quyết định nhưng trong quá trình lãnh đạo nếu không kéo léo tách trong giao tiếp sẽ dễ bị tách khỏi nhóm

 Chuyên gia/cố vấn: Là người cung cấp các lý thuyết chuyên sâu, kỹ năng chuyên ngành bổ ích cho đội nhóm Họ là những người có niềm đam mê và nền tảng kiến thức sâu rộng, đóng vai trò như “cuốn cẩm nang hướng dẫn” cho cả đội nhóm

ACTION: Là những vai trò có những năng lực hành động cao, có sự chủ động và

đạt được hiệu quả cao trong công việc, bao gồm:

 Người theo dõi tiến độ: là những người hoàn thiện, bổ sung để đạt được kết quả hoàn chỉnh nhất Đây là mẫu người cầu toàn, họ cẩn thận và chỉn chu, đảm bảo không có những sai sót nên dễ dàng phát hiện ra những thiếu sót của người khác để chỉnh sửa, bổ sung

 Người thúc đẩy:  là những cá nhân sôi nổi, thích làm việc trong môi trường

áp lực Người thúc đẩy luôn thể hiện là những thành viên nhiệt huyết và tham vọng nhất trong nhóm Bạn có thể dễ dàng nhận biết những người này bởi những câu câu nói như: “Thử thách này thú vị đấy chứ!”, “Càng khó khăn, tôi càng cảm thấy hứng thú!”,

 Người thực hiện: là người có khả năng thực thi các yêu cầu, nhiệm vụ từ những thành viên khác Đây là người mà đội nhóm có thể tin tưởng và giao phó nhiệm vụ, biến ý tưởng thành hành động thực tế Họ là những người Có

kỷ luật cao, cẩn thận, chắc chắn và đảm bảo hạn chế tối đa sai sót, là kiểu người có trách nhiệm luôn đảm bảo công việc sẽ hoàn thành đúng hạn

PEOPLE: Đây là nhóm vai trò tập hợp những người có năng lực làm việc với

nhiều người, tạo được hiệu quả cao trong công việc, trong đó:

 Người điều phối: Đóng vai trò là điều phối tất cả các công việc cho nhóm, là người có tầm nhìn tổng thể và bao quát Chín chắn, thấu đáo và tự tin, người điều phối sẽ xác định được mục tiêu và đưa ra quyết định cũng như phân công công việc cho tất cả mọi người Ưu điểm là họ có khả năng định hướng, chỉ dẫn cho các đồng đội Họ dễ dàng nhận ra giá trị của từng thành viên trong nhóm

 Người khám phá: Ai là người sẽ phát hiện, khám phá ra tài năng, giá trị của từng thành viên để xếp họ vào các vị trí phù hợp nhất? Đó chính là người khám phá Người khám phá là người chỉ ra cho nhóm thấy các cơ hội, lợi ích

của nhóm Họ thuộc nhóm người tò mò, rất yêu thích cải tiến, tiếp cận cái mới

 Người dung hòa, đoàn kết: Là người gắn bó đội nhóm, có khả năng ngoại giao giỏi, hòa giải, dung hòa các mối quan hệ, xích mích trong nhóm, khiến cho mọi người hiểu nhau hơn

3 Ý nghĩa

- Thấu hiểu và nắm bắt được hành vi của nhân viên:

Việc nghiên cứu về vai trò của cá nhân trong làm việc nhóm có

ý nghĩa rất lớn trong doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lý nói chung hiện nay Thông qua quá trình nghiên cứu này,

những người quản lý có thể thấy được vai trò của từng cá nhân trong nhóm Dựa vào đó, họ có thể đưa ra được những phân tích và nắm bắt xu hướng cũng như dự đoán được hành vi của từng thành viên đối với vai trò mà họ đảm nhận

- Đưa ra những cách xử lý tình huốn hiệu quả:

Hiểu rõ nhân viên của mình ở nhóm nào, vai trò của họ ra sao,

xu hướng về hành vi của họ như thế nào sẽ giúp các nhà quản

lý có sự chủ động hơn trong việc có thể xử lý những tình huống

có thể xảy ra

Việc chủ động trong quá trình quản lý và điều hành sẽ giúp các nhà quản lý có thể xử lý công việc một cách hiệu quả hơn góp phần thúc đẩy được các giá trị giá tăng một cách bền vững hơn Nhất là vấn đề từng nhân viên trong bộ phận, phòng ban của mình

- Phân công công việc phù hợp hơn:

Với vai trò là người lãnh đạo, việc hiểu rõ được vai trò và hành

vi của từng nhân viên sẽ giúp cho quá trình phân chia công việc trở nên hợp lý hơn Khi được giao một công việc phù hợp, họ sẽ

có thể vận dụng khả năng của mình để mang đến một kết quả làm việc tốt nhất

IV NORMS

1 Tổng quan

Chuẩn mực được định nghĩa là những nguyên tắc, luật được con người, xã hội thống nhất và cho là đúng

Mỗi một nhóm đều phải hình thành một chuẩn mực riêng Chuẩn mực cho các thành viên trong nhóm biết những gì họ phải làm và không được làm trong một số tình huống

Với mỗi nhóm, mỗi cộng động, mỗi xã hội khác nhau sẽ có một chuẩn mực khác sau Ngoài ra, chuẩn mực bao gồm chuẩn mực chính thức được viết ra giấy như cầm nang của một tổ chức, trong đó trình bày luật lệ, quy định, thủ tục bắt buộc phải tuân theo và chuẩn mực không chính thức là những nguyên tắc, quy định không được ghi ra giấy nhưng mọi người ngầm quy ước với nhau

2 Tầm quan trọng

 Duy trì sự sống của nhóm: Giống như một bản đồ chỉ đường, chuẩn mực giúp các thành viên hiểu bản thân mình nên làm gì, làm như thế nào, tạo

ra sự thống nhất trong hành động Ngoài ra, chuẩn mực rõ ràng tạo ra một môi trường làm việc có quy tắc, nơi mọi người đều biết vai trò và trách nhiệm của mình, giảm thiểu sự bất ổn và tăng hiệu suất làm việc

 Tăng khả năng dự đoán hành vi của thành viên: Khi những nguyên tắc chuẩn mực đã được thiết lập quá trình quan sát của người lãnh đạo sẽ trở nên dễ dàng hơn vì khi đó thành viên sẽ có xu hướng hành động một cách nhất quán và dễ dự đoán hơn Điều này giúp giảm thiểu những bất ngờ, tăng cường sự tin tưởng và tạo điều kiện cho sự hợp tác hiệu quả

 Giảm những quan hệ rắc rối: Chuẩn mực giúp xây dựng lòng tin giữa các thành viên, tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và thân thiện Chuẩn mực giúp xác định những hành vi không được chấp nhận, từ đó ngăn chặn những hành vi tiêu cực ảnh hưởng đến nhóm Khi có xung đột,