Nhận thấy đây là vấn đề cấp bách trong doanh nghiệp cần tập trung tìm hiểu và giải quyết, liên quan đến hoạt động vận hành và ra quyết định của doanh nghiệp, Đề tài nghiên cứu “Ứng dụng
GIỚI THIỆU
GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI
Ngày nay, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức rằng sự tồn tại và thành công của công ty không thể tách rời khỏi mạng lưới các bên liên quan và nhà cung cấp Năng lực cốt lõi của một công ty chính là khả năng thu thập và tận dụng thông tin từ các mối quan hệ hợp tác Sự chuyển mình trong quản lý cung ứng cho thấy các công ty hiện nay cạnh tranh như những chuỗi cung ứng và giá trị, thay vì hoạt động độc lập Quản lý nhà cung cấp mang lại cơ hội tối ưu hóa sức mạnh tổng hợp thông qua việc quản lý và tích hợp cả nội bộ lẫn liên công ty.
Quản lý nhà cung cấp là phương pháp tối ưu hóa hiệu suất và năng lực của nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Chiến lược này không chỉ tập trung vào việc giảm số lượng nhà cung cấp mà còn xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các mối quan hệ chiến lược Mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp vượt xa giá cả và chất lượng, quyết định giá trị gia tăng của chức năng thu mua Quản lý nhà cung cấp tích hợp các chức năng liên quan thành một quy trình liên tục, hiệu quả, dựa trên sự tin cậy, chia sẻ rủi ro và lợi ích chung.
Quản lý nhà cung cấp hiệu quả giúp người mua thu hẹp khoảng cách giữa mong đợi và năng lực của nhà cung cấp, đồng thời giảm chi phí chuỗi cung ứng Tham gia nhà cung cấp trong phát triển sản phẩm và kinh doanh mang lại nhiều lợi ích vô hình Những nỗ lực cải tiến từ người mua giúp nhà cung cấp hiểu rõ nhu cầu và cách làm việc, từ đó hỗ trợ hiệu quả hơn trong việc đáp ứng mong đợi Chiến lược quan hệ nhà cung cấp tăng cường giao tiếp, chia sẻ thông tin và kiến thức, cải thiện quyết định và đổi mới, góp phần nâng cao hiệu suất tổ chức.
Nhu cầu thông tin để quản lý nhà cung cấp là chính đáng, vì thông tin được chia sẻ và sử dụng hiệu quả giúp các nhà quản lý thực hiện công việc này một cách hiệu quả, đạt được mục tiêu chiến lược và gia tăng giá trị cùng các nhà cung cấp Với sự phát triển của công nghệ thông tin và nhu cầu chuyển đổi số, thông tin ngày càng được trình bày dưới dạng hình ảnh màu sắc sinh động qua công cụ trực quan hóa dữ liệu Trực quan hóa dữ liệu giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh, doanh thu và lợi nhuận bằng cách đơn giản hóa thông tin phức tạp, giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt xu hướng, tập trung vào nội dung quan trọng và đưa ra quyết định quản trị chính xác.
Công ty Connor Việt Nam, thành lập năm 2008, chuyên cung cấp dịch vụ tìm nguồn cung ứng toàn cầu, theo dõi đơn hàng, kiểm soát chất lượng sản phẩm và quản lý nhà cung cấp cho các chuỗi bán lẻ và nhãn hàng nổi tiếng tại Mỹ và Châu Âu Tuy nhiên, nhu cầu thông tin để ra quyết định chưa được đáp ứng, dẫn đến quản lý nhà cung cấp kém hiệu quả, giảm doanh thu và uy tín doanh nghiệp do tỷ lệ giao hàng đúng hạn thấp và khách hàng phàn nàn về chất lượng sản phẩm.
Đề tài "Ứng dụng trực quan hóa dữ liệu cải thiện hoạt động quản lý nhà cung cấp tại VPĐD Connor Việt Nam" được hình thành nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin từ các báo cáo cần thiết Bằng cách ứng dụng công nghệ mới, đặc biệt là Microsoft Excel, đề tài hướng tới việc cung cấp thông tin hiệu quả để nâng cao quản lý nhà cung cấp Qua đó, giảm thiểu chi phí cơ hội và tăng cường hiệu quả kinh doanh, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh cho VPĐD Connor.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
− Tìm hiểu thực trạng quản lý nhà cung cấp hiện tại của VPĐD Connor
− Xác định các loại báo cáo cần khai thác để quản lý nhà cung cấp hiệu quả cho VPĐD Connor và xây dựng nội dung báo cáo
Thử nghiệm cài đặt báo cáo thông qua trực quan hóa dữ liệu giúp đánh giá khả năng triển khai trên Microsoft Excel Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả phân tích mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc.
Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
Đề tài “Ứng dụng trực quan hóa dữ liệu cải thiện hoạt động quản trị nhà cung cấp của VPĐD Connor” cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn khách quan về tình hình quản lý nhà cung cấp hiện tại Qua đó, VPĐD Connor có thể đánh giá nhu cầu cải tiến để thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng Việc áp dụng các đề xuất từ nghiên cứu này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng nhà cung cấp, quản lý hiệu quả và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó mang lại lợi ích kinh tế cho công ty.
Đối với học viên, đề tài này tạo cơ hội trải nghiệm thực tế trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin và quản trị nhà cung cấp Học viên sẽ áp dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu để cải thiện quản lý hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, đồng thời vận dụng kiến thức chuyên môn như quản lý vận hành, giải quyết vấn đề trong kinh doanh và quản lý hệ thống thông tin Qua đó, họ có thể chuyển đổi lý thuyết thành trải nghiệm thực tế, nâng cao hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển nghề nghiệp trong tương lai.
PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng trực quan hóa dữ liệu cải thiện hoạt động quản trị nhà cung cấp của VPĐD Connor
Nghiên cứu được thực hiện tại Văn phòng đại diện Williams E Connor Việt Nam, địa chỉ 364 đường Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Thời gian nghiên cứu: đề tài được thực hiện từ tháng 1/2024 đến tháng 5/2024.
BỐ CỤC ĐỒ ÁN
Bố cục luận văn gồm có 6 chương với các nội dung chính như sau:
Bài viết này giới thiệu đề tài nghiên cứu, nêu rõ mục tiêu và phạm vi nghiên cứu, cùng với đối tượng nghiên cứu cụ thể Nó cũng nhấn mạnh ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu và trình bày bố cục của đồ án một cách rõ ràng, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung chính.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP
2.1.1 Định nghĩa nhà cung cấp
Nhà cung cấp đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng, cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của các công ty hoặc tổ chức khác Họ có thể là các nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà nhập khẩu hoặc nhà cung cấp dịch vụ, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình từ sản xuất đến tiếp thị và phân phối sản phẩm.
Nhà cung cấp không chỉ đơn thuần là người bán hàng, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tương tác và hợp tác liên tục với công ty khách hàng Họ cam kết đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ được cung cấp đúng thời gian, đạt chất lượng cao và mang lại giá trị như mong đợi.
Các nhà cung cấp hoạt động trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, vận chuyển, dịch vụ tài chính và tiếp thị Một công ty có thể hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau để đáp ứng nhu cầu và xây dựng chuỗi cung ứng hiệu quả.
Trong thiết kế chiến lược kinh doanh và quản lý nhà cung cấp, việc xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài và tạo sự tin cậy là rất quan trọng Đảm bảo chất lượng, hiệu suất và thời gian giao hàng đúng hạn là những yếu tố then chốt Quản lý nhà cung cấp cần theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa hiệu suất để đảm bảo sự liên tục và ổn định trong quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
2.1.2 Vai trò của nhà cung cấp
Các công ty toàn cầu đang đối mặt với thách thức lớn do cuộc khủng hoảng Covid-19, thúc đẩy toàn cầu hóa và nhu cầu số hóa Điều này buộc họ phải thay đổi chiến lược và nguyên tắc quản lý truyền thống Sự gia tăng toàn cầu và mạng lưới nhà cung cấp đa dạng tạo ra sự trao đổi thông tin không giới hạn trong kỷ nguyên số Các hoạt động chuỗi cung ứng toàn cầu đang đặt ra câu hỏi về lợi thế cạnh tranh cho các công ty sản xuất, thương mại và dịch vụ trong tương lai Do đó, quản lý nguồn cung cấp và kiểm soát toàn bộ chuỗi giá trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Suppliers play a pivotal role in the value chain by not only being essential input components but also by shaping, guiding, and creating value for the final product.
Tầm quan trọng của nhà cung cấp trong chuỗi giá trị
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt để thu hút khách hàng và chiếm lĩnh thị trường, các công ty cần triển khai nhiều chiến lược và quyết định vận hành khác nhau nhằm củng cố và mở rộng lợi thế cạnh tranh cũng như vị thế của mình trên thị trường (Johnson và Scholes 1997; Porter 1985).
Trong bối cảnh hiện nay, nhà cung cấp và mạng lưới đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các công ty phát triển bền vững và đạt được thành công lâu dài thông qua chiến lược dọc theo toàn bộ chuỗi giá trị.
Theo Shanthakumar Palaniswami (Procurement and vendor management in the global environment, 2012), nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong chuỗi giá trị của một công ty hoặc tổ chức Chuỗi giá trị bao gồm các hoạt động liên quan giúp tạo ra và chuyển đổi sản phẩm hoặc dịch vụ thành giá trị cho khách hàng cuối Nhà cung cấp góp phần vào chuỗi giá trị qua nhiều cách quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng sản phẩm.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguyên liệu, thành phần hoặc thành phẩm đầu vào cho quá trình sản xuất Chất lượng, độ tin cậy và hiệu suất của nhà cung cấp không chỉ ảnh hưởng đến quy trình sản xuất mà còn quyết định chất lượng cuối cùng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Nhà cung cấp có trách nhiệm vận chuyển sản phẩm từ nhà máy hoặc kho hàng đến địa điểm của khách hàng Để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, việc đảm bảo an toàn, đúng thời gian và hiệu quả trong quá trình vận chuyển là rất quan trọng.
Dịch vụ hậu mãi là yếu tố quan trọng mà nhà cung cấp thường cung cấp, bao gồm bảo trì, sửa chữa và hỗ trợ kỹ thuật, nhằm đảm bảo khách hàng nhận được sự hỗ trợ sau khi mua hàng Những dịch vụ này không chỉ góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn xây dựng lòng tin vững chắc với thương hiệu.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong quá trình đổi mới và cải tiến của công ty bằng cách mang đến ý tưởng, công nghệ mới và cải tiến thiết kế sản phẩm hoặc quy trình sản xuất Sự đóng góp này không chỉ thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong chuỗi giá trị, đảm bảo sự liền mạch và hiệu quả trong các hoạt động nhằm tạo ra giá trị cho khách hàng Hệ thống quản lý nhà cung cấp tốt giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh, tối ưu hóa hiệu suất và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Quản lý nhà cung cấp kém hiệu quả có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau, bao gồm:
Quản lý nhà cung cấp kém có thể gây ra sự tăng giá bất thường và ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và khả năng họ từ bỏ sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu sẽ được thực hiện theo các bước như sau:
Quy trình thực hiện nghiên cứu được điều chỉnh theo Thọ (2013)
NHU CẦU THÔNG TIN
Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp
Dữ liệu thứ cấp bao gồm:
Thông tin về lý thuyết quản lý nhà cung cấp và tổng quan ngành được thu thập từ các nghiên cứu, báo cáo, tạp chí, niên giám thống kê, cũng như từ các trang web của chính phủ và các bộ ngành như ICO và Tổng cục thống kê Việt Nam.
(2) số liệu nội bộ được cung cấp bởi VPĐD Connor
Thực trạng và nhận diện vấn đề quản lý nhà cung cấp hiện tại của VPĐD Connor Việt Nam
Tìm kiếm Cơ sở lý thuyết liên quan
Xác định các loại báo cáo cần khai thác để quản lý nhà cung cấp hiệu quả cho VPĐD
Thử nghiệm cài đặt một số báo cáo qua công cụ trực quan hóa dữ liệu Microsoft Excel và đánh giá khả thi
Kết luận và kiến nghị
Dữ liệu sơ cấp tại VPĐD Connor được thu thập qua các phương pháp định tính, bao gồm khảo sát bằng bảng câu hỏi, thảo luận nhóm và quan sát.
3.2.2 Bảng câu hỏi khảo sát
Sử dụng bảng câu hỏi kháo sát do các nhân viên bộ phận quản lý nhà cung cấp tham gia khảo sát để xác định:
- Nhu cầu thông tin và các loại báo cáo cần khai thác để quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả
- Đánh giá hiệu quả sử dụng các báo cáo này trong việc quản lý nhà cung cấp
Thảo luận nhóm là phương pháp thu thập dữ liệu thông qua việc trao đổi giữa các đối tượng nghiên cứu dưới sự hướng dẫn của nhà nghiên cứu Khi lựa chọn thành viên tham gia nhóm, cần chú ý đến các tiêu chí phù hợp để đảm bảo tính hiệu quả của cuộc thảo luận.
- Thành viên chưa từng tham gia một cuộc thảo luận tương tự trước đây, hoặc ít nhất trong một khoảng thời gian nào đó,
- Thành viên chưa quen biết nhau (Nguyễn Đình Thọ, 2011)
Tác giả áp dụng công cụ thảo luận nhóm để xử lý và phân tích dữ liệu thông qua phỏng vấn nhóm nhỏ, đồng thời tính toán hao hụt của các nhân viên kiểm soát nhằm thống nhất cách tính số liệu Bên cạnh đó, tác giả phỏng vấn 2-3 chuyên gia chất lượng trong quá trình thử nếm chất lượng Lò hơi để hiểu sâu hơn về các vấn đề liên quan đến chất lượng.
3.2.4 Phương pháp thảo luận tay đôi
Thảo luận tay đôi là phương pháp thu thập dữ liệu hiệu quả thông qua cuộc trò chuyện giữa nhà nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu Kỹ thuật này thường được áp dụng trong nhiều trường hợp nghiên cứu để hiểu rõ hơn về quan điểm và trải nghiệm của người tham gia.
- Chủ đề nghiên cứu mang tính cá nhân cao, không phù hợp cho việc thảo luận trong môi trường tập thể,
- Do vị trí xã hội, nghề nghiệp của đối tượng nghiên cứu nên rất khó mời họ tham gia nhóm,
- Do cạnh tranh mà đối tượng nghiên cứu không thể tham gia thảo luận nhóm,
Do tính chuyên môn cao của vấn đề nghiên cứu sản phẩm, việc phỏng vấn trực tiếp là cần thiết để làm rõ và đào sâu dữ liệu một cách hiệu quả.
Do tính chuyên môn của vấn đề nghiên cứu, tác giả đã thực hiện phỏng vấn sâu với các chuyên gia, đặt ra những câu hỏi khơi gợi để thu thập thêm thông tin Phương pháp này không chỉ giúp khai thác ý kiến chuyên môn mà còn xác nhận tính xác thực và độ tin cậy của dữ liệu liên quan đến chủ đề nghiên cứu.
Quan sát là một công cụ thường dùng để thu thập dữ liệu định tính để thu thập dữ liệu bằng mắt bao gồm:
- Nhà nghiên cứu tham gia như một thành viên và không cho các đối tượng nghiên cứu nhận ra mình là nhà nghiên cứu,
- Nhà nghiên cứu tham gia chủ động để quan sát và cho các thành viên khác biết mình là nhà nghiên cứu,
- Tham gia thụ động và mục tiêu chính là quan sát và
- Chỉ quan sát không tham gia như một thành viên, dù là chủ động hay thụ động (Nguyễn Đình Thọ, 2011)
Tác giả tham gia tích cực nhằm quan sát nhân viên trong quá trình tự thao tác để trích xuất thông tin từ các báo cáo trực quan hóa dữ liệu.
XỬ LÝ DỮ LIỆU
Tác giả xử lý các loại dữ liệu bằng các công cụ bổ trợ
- Đối với dữ liệu dạng chữ: sử dụng các công cụ phân tích
Đối với dữ liệu không liên tục, bạn nên sử dụng biểu đồ cột, biểu đồ tròn và biểu đồ đường trong ứng dụng Microsoft Excel Phần mềm này cho phép bạn tạo ra các biểu đồ trực quan dựa trên số liệu thực tế đã được cung cấp.
PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
Phân tích dữ liệu định tính là quá trình đi tìm ý nghĩa của dữ liệu (Auerbach
Quá trình thu thập và phân tích dữ liệu định tính bao gồm việc nhà nghiên cứu thảo luận với đối tượng nghiên cứu để thu thập thông tin, tiếp tục phân tích và tìm hiểu ý nghĩa cho đến khi đạt điểm bão hòa Ba quá trình cơ bản trong phân tích dữ liệu định tính có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Để đạt được chất lượng nghiên cứu cao, tác giả đã trực tiếp thu thập và phân tích dữ liệu tại công ty trong khoảng thời gian gần 3 tháng Quá trình này giúp tác giả theo dõi, hiểu và mô tả lại ý nghĩa của dữ liệu Đồng thời, tác giả áp dụng ba quá trình cơ bản của phân tích định tính: mô tả hiện tượng, phân loại hiện tượng và kết nối dữ liệu để phân tích hiệu quả.
Chương 3 của bài viết trình bày phương pháp thực hiện báo cáo đề tài "Ứng dụng trực quan hóa dữ liệu nhằm cải thiện hoạt động quản lý nhà cung cấp của VPĐD Williams E Connor Việt Nam." Nội dung chương này cung cấp thông tin chi tiết về các bước và kỹ thuật được áp dụng để tối ưu hóa quy trình quản lý nhà cung cấp thông qua việc sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu.
CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ
CUNG CẤP TẠI VPĐD CONNOR
TỔNG QUAN VỀ VPĐD CONNOR
Văn phòng đại diện Connor cung cấp dịch vụ tìm nguồn cung ứng toàn cầu, thực hiện theo đơn đặt hàng của đối tác, và xác định thị trường cũng như nhà cung cấp phù hợp cho sản phẩm Chúng tôi hỗ trợ phát triển sản phẩm, lấy mẫu, đặt hàng và theo dõi quy trình sản xuất tại chỗ, đảm bảo chất lượng, trách nhiệm xã hội và thẩm định nhân quyền.
Logo VPĐD Connor Tên công ty: Văn phòng đại diện Williams E Connor Việt Nam
Website: https://www.weconnor.com
Ngày hoạt động: 10/6/2005 Địa chỉ: Tòa nhà E Town 2, số 364 Cộng Hòa, P 13, Q Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam
Connor không hoạt động như một nhà sản xuất hay công ty thương mại, mà tập trung vào việc thực thi các yêu cầu mua sắm toàn cầu của khách hàng Doanh nghiệp chỉ đại diện cho lợi ích của khách hàng và nhận doanh thu từ họ Đặc biệt, Connor là trung gian tìm nguồn cung ứng duy nhất trong ngành được công nhận là một trong những công ty có đạo đức nhất thế giới, với 10 lần vinh danh.
Biểu tượng công ty Đạo đức nhất trong ngành
4.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Được thành lập tại Nhật Bản cách đây 72 năm bởi ông William Connor Senior, người từng làm chuyên gia thương mại dưới quyền Tướng MacArther
Nhận thấy xu hướng phát triển mạnh mẽ của thương mại toàn cầu hóa, ông Connor đã thành lập công ty vào năm 1949 tại Tokyo, Nhật Bản Mặc dù có nhiều rào cản và hoài nghi về uy tín của nhà cung cấp cũng như chất lượng hàng hóa ở các quốc gia mà khách hàng chưa từng đặt chân đến, ông vẫn quyết tâm khai thác lĩnh vực đầy tiềm năng này.
Vào năm 1961, Connor chuyển trụ sở chính của Công ty đến Hồng Kông, một thành phố chiến lược gần Trung Quốc và là trung tâm thương mại quan trọng, với khả năng kết nối đến một nửa dân số thế giới trong vòng 5 giờ bay Từ đó, công ty đã mở rộng và hiện đang hoạt động 40 văn phòng tại 20 quốc gia.
Connor không hoạt động như một trung gian giữa nhà máy mà chỉ đại diện cho khách hàng, khác với mô hình "đại lý" truyền thống thường có các khoản phí ngầm và lợi ích từ nhà cung cấp Danh sách văn phòng đại diện của Connor tại các quốc gia thể hiện cam kết của công ty trong việc phục vụ khách hàng một cách trực tiếp và minh bạch.
Doanh nghiệp hoạt động trong môi trường minh bạch, không sở hữu hoặc đầu tư vào nhà máy hay nguyên liệu thô, và không tham gia vào các thỏa thuận đặc biệt với nhà cung cấp Cam kết của doanh nghiệp là tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp cho khách hàng và thực hiện kinh doanh một cách có đạo đức.
Trong 72 năm qua, tập đoàn đã phát triển một cách thuần túy tự nhiên bằng chính năng lực cốt lõi của mình mà không tích cực đi thu mua và sáp nhập các đại lý khác Do vậy, Connor cùng phát triển với các khách hàng của mình và các khách hàng khác đã “gõ cửa nhà” nhờ danh tiếng xuất sắc của doanh nghiệp trên thị trường
Lịch sử phát triển của Connor
Khối lượng vận chuyển đơn hàng hàng năm đạt hơn 1,2 tỷ USD cho hơn 60 khách hàng trên 4 châu lục
4.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Trở thành công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tìm nguồn cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu, chúng tôi cam kết xây dựng sự tín nhiệm từ khách hàng và đối tác kinh doanh Mục tiêu của chúng tôi là phát triển vượt bậc, tạo ra nhiều cơ hội thành công cho đội ngũ nhân viên Đến năm 2030, chúng tôi hướng tới việc nằm trong Top 10 doanh nghiệp hàng đầu trong ngành, đồng thời mở rộng quy mô hoạt động sang nhiều nhóm ngành hàng khác nhau.
Chúng tôi cam kết không ngừng sáng tạo và phát triển những sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, hoàn hảo, cùng với giải pháp tối ưu từ thương hiệu uy tín, nhằm mang lại giá trị thiết thực cho khách hàng.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác tin cậy với đối tác để hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình phát triển Đồng thời, chúng tôi cam kết tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và đoàn kết, phát huy tối đa khả năng của từng nhân viên Mục tiêu là nâng cao thu nhập, đảm bảo cuộc sống ổn định, từ đó góp phần xây dựng một xã hội hạnh phúc và thịnh vượng.
Cấu trúc tổ chức VPĐD Connor Việt Nam được thể hiện như bên dưới
Cơ cấu tổ chức công ty Connor
4.1.5 Tổng quan về sản phẩm
Connor là VPĐD chuyên cung cấp dịch vụ tìm nguồn cung ứng hàng hóa với hơn 74 năm kinh nghiệm phục vụ hơn 60 thương hiệu hàng đầu quốc tế Công ty có trụ sở chính tại Hồng Kông và mạng lưới 40 văn phòng đại diện tại 20 quốc gia, bao gồm Việt Nam, với gần 1.400 nhân viên chuyên nghiệp và 6.000 đối tác nhà máy, nhà cung cấp Doanh nghiệp cung ứng đa dạng sản phẩm như đồ nội thất trang trí, thời trang gia đình, quần áo, trang sức, phụ kiện thời trang, quà tặng và phụ kiện trang trí cho nhiều khách hàng trên toàn thế giới.
Connor cung cấp dịch vụ đa dạng cho mọi loại hàng may mặc, phụ kiện, quà tặng và hàng hóa cứng, bao gồm giày dép, túi xách, trang sức, đồ nội thất, đèn chiếu sáng và hàng dệt gia dụng.
- Xác định thị trường và nhà cung cấp phù hợp với sản phẩm được yêu cầu
- Cung cấp hỗ trợ phát triển sản phẩm và lấy mẫu
- Tính toán chi phí và đàm phán giá
- Theo dõi sản xuất tại chỗ, kiểm soát chất lượng, trách nhiệm xã hội và thẩm định nhân quyền
- Sắp xếp thử nghiệm của bên thứ ba
- Nghiên cứu thị trường, xu hướng và báo cáo kinh tế
- Giám sát chuỗi cung ứng hoàn chỉnh
Chúng tôi cung cấp dịch vụ theo dõi và quản lý sản xuất toàn diện, từ giai đoạn ý tưởng cho đến khi sản phẩm hoàn thiện và được giao hàng Dịch vụ của chúng tôi đảm bảo khả năng hiển thị thông tin chi tiết ở từng bước, cùng với các giải pháp tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách hàng.
4 giai đoạn chính của chuỗi dịch vụ mà công ty cung cấp:
- Hoạch định: phát triển sản phẩm ban đầu, tính toán chi phí và hoàn thiện ý tưởng – hoàn thiện sản phẩm
- Trước sản xuất: tìm nguồn cung ứng, báo giá, phát triển mẫu và họp triển khai trước khi sản xuất – xác định đối tác sản xuất phù hợp
Trong quy trình sản xuất, cần đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch đã định, bao gồm chi tiết kỹ thuật, nguyên liệu thô và thành phẩm Việc kiểm tra và xác minh nhà sản xuất tuân thủ thời gian giao hàng, kế hoạch và chất lượng hàng hóa theo thỏa thuận là rất quan trọng.
- Sau sản xuất: hỗ trợ tài liệu chứng từ vận chuyển, xuất khẩu và xử lý các vấn đề phát sinh về chất lượng hay cải tiến sản phẩm
Dịch vụ công ty Connor cung cấp
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI VPĐD CONNOR VIỆT NAM
Bài viết này tập trung vào lĩnh vực sản phẩm nội thất, một mảng mà tác giả đang đảm nhiệm tại công ty Connor Nội dung dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm nội thất mà công ty đang phát triển.
Dưới đây là thực trạng Quản lý nhà cung cấp của công ty Connor
Sơ đồ phân tích thực trạng quản lý nhà cung cấp của công ty Connor
4.2.2 Tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp
4.2.2.1 Hồ sơ nhà cung cấp
Connor tìm kiếm nhà cung cấp thông qua các triển lãm và hội chợ trong và ngoài nước, thông tin ngành từ các hội nhóm, báo cáo xuất khẩu có phí, công cụ truyền thông xã hội, cũng như từ chỉ định của khách hàng.
Khi tìm kiếm thông tin liên lạc của các nhà cung cấp tiềm năng có sản phẩm phù hợp, Connor sẽ gửi Hồ sơ nhà cung cấp để họ điền vào Tài liệu này ngắn gọn nhưng chứa đựng những dữ liệu tổng quát và quan trọng về nhà cung cấp, thường không yêu cầu nhiều thông tin kỹ thuật Nó tập trung vào các thuộc tính chính mà công ty mong muốn từ nhà cung cấp, nhằm đảm bảo sự phù hợp trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Các nội dung được đề cập trong hồ sơ này bao gồm:
Nhà cung cấp cần cung cấp thông tin chi tiết bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, loại hình doanh nghiệp, năm thành lập, thông tin người liên hệ, tổng số nhân công và tổng đầu tư.
Công ty sở hữu năng lực sản xuất mạnh mẽ trong lĩnh vực [ngành hàng cụ thể], với khả năng xuất khẩu lên tới [số lượng container] container mỗi tháng, đóng góp [tỷ lệ phần trăm]% vào tổng năng lực sản xuất Thế mạnh cốt lõi của công ty nằm ở [thế mạnh cốt lõi], với số lượng đặt hàng tối thiểu là [số lượng] và thời gian phát triển mẫu là [thời gian] Thời gian sản xuất cho mỗi đơn hàng là [thời gian], và điều khoản thanh toán được quy định rõ ràng để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
- Thông tin kĩ thuật sơ bộ: liệt kê tên và số lượng các loại máy móc thiết bị, mục đích sử dụng và tình trạng sử dụng
Các chứng chỉ xanh đang trở thành yếu tố quan trọng trong việc xác định uy tín của nhà cung cấp Cần xem xét các chứng chỉ xanh mà nhà cung cấp hiện có, bao gồm độ tin cậy và sự phù hợp với thị trường Thời gian hiệu lực của các chứng chỉ cũng là yếu tố cần lưu ý Nếu nhà cung cấp chưa có chứng chỉ nào, việc họ có sẵn sàng hợp tác để đạt được các chứng chỉ này hay không sẽ ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn.
- Một số hình ảnh sản phẩm nhà cung cấp sản xuất
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, Connor sẽ dựa vào đó để đánh giá toàn diện giá trị của mối quan hệ với nhà cung cấp, không chỉ giới hạn ở sản phẩm và giá cả.
Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp
4.2.2.2 Đánh giá nhà cung cấp
Connor sẽ tiến hành kiểm tra thực địa nhà máy để đánh giá nhà cung cấp Việc kiểm tra này giúp xác định tính chính xác và sự phù hợp của thông tin mà nhà cung cấp cung cấp, đồng thời đánh giá khả năng thực hiện cam kết của họ Quy trình đánh giá thường kéo dài khoảng 1 tuần.
Dưới đây là các nội dung Connor thực hiện tiến hành kiểm tra chất lượng tiêu chuẩn nhà máy trong mẫu đánh giá của công ty
Phần #1: Cơ sở vật chất, phòng trưng bày, văn phòng làm việc
Phần #2: Hệ thống kiểm soát chất lượng
Phần #3: Kiểm tra vật liệu đến, máy móc thiết bị
Phần #4: Dây chuyền sản xuất
Phần #7: Nơi kiểm tra chất lượng hàng hóa cuối cùng trước khi xuất hàng Phần #8: Nơi xuất hàng
Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp
Khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu về sản phẩm, giá cả và điều kiện thanh toán, Connor sẽ tổ chức một cuộc họp trực tuyến để chào mừng việc onboard nhà cung cấp Trong cuộc họp này, Connor sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình và các yêu cầu cần thiết.
- Điểm nổi bật của yêu cầu khách hàng
- Quy trình kiểm hàng của Connor
- Hướng dẫn vận chuyển của khách hàng
- Hướng dẫn sử dụng hệ thống để quản lý đơn hàng và cung cấp chứng từ cần thiết hỗ trợ vận chuyển và thanh toán
Quy trình vendor on board
4.2.3 Quản lý nhà cung cấp
Hiện tại, Connor quản lý nhà cung cấp thông qua ứng dụng TEAMS và trang website nội bộ công ty https://.weconnor.com
Hầu hết thông tin dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp được lưu trữ thủ công và tự phát trên ứng dụng TEAMS, với quyền truy cập được chia sẻ cho các thành viên trong đội nhóm Trong khi đó, hệ thống trên website công ty chỉ lưu trữ một phần thông tin nhất định.
- Tuân thủ Xã hội của nhà cung cấp: để xem các Báo cáo Kiểm tra Tuân thủ Xã hội của tất cả các nhà máy
- Đánh giá năng lực kỹ thuật của nhà máy: để xem Báo cáo đánh giá kỹ thuật của tất cả nhà máy
Website quản lý đơn hàng của công ty Connor
Công ty Connor đang sử dụng ứng dụng TEAMS để quản lý nhà cung cấp hiệu quả Thông tin về các nhà cung cấp được lưu trữ trong file Excel trên nền tảng TEAMS, giúp việc truy cập và quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
Thông tin nhà cung cấp lưu trữ ở file Excel Lưu trữ các chứng nhận phát triển bền vững về môi trường của nhà cung cấp trên ứng dụng TEAMS
Quản lý thông tin nhà cung cấp trên TEAMS là một phần quan trọng trong việc tuân thủ quy định của khách hàng Connor thực hiện việc này bằng cách ký xác nhận trên biên bản Hướng dẫn nhà cung cấp, đảm bảo rằng các nhà cung ứng hoạt động theo đúng yêu cầu Tuy nhiên, các biên bản này hiện vẫn chưa được tổ chức lưu trữ một cách hợp lý trên TEAMS.
Nhà cung cấp kí thỏa thuận cung cấp hàng hóa
Thông tin lưu trữ trên ứng dụng TEAMS
4.2.4 Đánh giá, đo lường hiệu suất
VPĐD Williams E Connor thực hiện đánh giá nhà cung cấp hàng tháng thông qua hệ thống Vendor Score Card, dựa trên dữ liệu thực tế về tình trạng xuất hàng của nhà cung cấp để xác định khả năng đáp ứng tiến độ Các nhà cung cấp được xếp hạng theo thang điểm ABC, giúp cải thiện hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng.
Báo cáo này nhằm cung cấp thông tin cho các nhà cung cấp của Connor về tình hình kinh doanh, bao gồm điểm mạnh và cơ hội cải tiến Thẻ điểm Nhà cung cấp tạo điều kiện cho phản hồi và đối thoại dựa trên dữ liệu giữa khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời tóm tắt hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp trong tháng trước Điểm tổng thể được tính toán từ điểm chất lượng, thiệt hại và tỷ lệ vận chuyển đúng thời hạn Các điểm ABC dựa trên thiệt hại, chất lượng và tỷ lệ vận chuyển đúng hạn trong danh mục hàng hóa xuất khẩu Công cụ này giúp quản lý rủi ro, đặc biệt là khi xem xét các nhà cung cấp có điểm số C kéo dài mà không có cải thiện, từ đó giúp doanh nghiệp xác định và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.
Mẫu đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
Các báo cáo kiểm hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm tại nhà máy được lưu trữ công khai trên website https://weconnor.com Chỉ những hàng hóa có báo cáo đạt tiêu chuẩn mới đủ điều kiện xuất khẩu theo yêu cầu của từng khách hàng Trong trường hợp hàng hóa bị lỗi, nhà máy cần khắc phục và sắp xếp lịch để nhân viên kiểm hàng của công ty Connor đến kiểm tra và phát hành báo cáo kiểm hàng đạt trên hệ thống.
Mẫu tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa
4.2.4.3 Các khiếu nại và bồi thường
NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI VPĐD
Quy trình quản lý nhà cung cấp của công ty hiện tại còn đơn giản và thiếu tính hệ thống Việc thực hiện dựa trên nhận xét của các chuyên gia vẫn mang tính thủ công, dẫn đến thông tin rời rạc và chưa chuyên nghiệp Điều này có thể gây ra rủi ro và gia tăng khả năng xảy ra sai sót trong quá trình quản lý.
Quá trình đánh giá nhà cung cấp hiện nay chủ yếu dựa vào các yếu tố định tính, trong khi việc áp dụng các công cụ và phương pháp định lượng còn hạn chế Công ty chưa sử dụng phần mềm hỗ trợ cho công tác đánh giá và so sánh các nhà cung ứng, dẫn đến phân tích trong quá trình ra quyết định chưa được sâu sắc.
Công ty Connor thu thập thông tin dữ liệu từ các nhà cung cấp và lưu trữ dưới dạng file Excel trên ứng dụng TEAMS, nhưng việc này thiếu hệ thống và tổ chức Ứng dụng TEAMS yêu cầu cấp quyền truy cập, xem và chỉnh sửa, chỉ có người tạo tệp mới có khả năng cấp quyền Nếu người tạo tệp nghỉ việc mà không chuyển giao quyền, nhân viên mới sẽ không thể truy cập thông tin trong tệp lưu trữ do thiếu người cấp quyền.
Dữ liệu là tài nguyên quý giá cho các tổ chức hiện đại, giúp họ tối ưu hóa quy trình và đưa ra quyết định thông minh Để khai thác hiệu quả khối lượng lớn và đa dạng dữ liệu, các tổ chức đang đầu tư mạnh mẽ vào kho lưu trữ và hạ tầng quản lý dữ liệu.
Tại Connor, nguồn tài nguyên dữ liệu quý giá chưa được chia sẻ hiệu quả giữa các nhóm khách hàng trong cùng một tổ chức, dẫn đến việc không tận dụng triệt để nguồn lực này Dữ liệu về nhà cung cấp được lưu trữ riêng tư theo cấp độ nhóm thay vì trong kho dữ liệu toàn công ty, gây ra bất lợi và tốn thời gian, chi phí khi tiếp cận các nhà cung ứng giống nhau cho các khách hàng ở các đội nhóm khác nhau.
Thông tin lưu trữ không có cấu trúc gây khó khăn trong việc trích xuất và tìm kiếm dữ liệu cần thiết, làm mất thời gian trong quá trình làm việc Việc không nhớ rõ tệp nào được lưu ở đâu dẫn đến việc khai thác thông tin không hiệu quả Điều này khiến người dùng không chắc chắn về tính đầy đủ của thông tin đầu vào và có thể phải tiếp cận nhà cung cấp một lần nữa để lấy thêm dữ liệu.
Công ty Connor đang gặp khó khăn trong việc quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, đặc biệt là trong việc tổ chức và lưu trữ thông tin nhà cung cấp Hiện tại, thông tin này được lưu trữ thủ công trên các nền tảng không đồng bộ như ứng dụng TEAMS và trang web nội bộ, thường dưới dạng file Excel Hệ thống lưu trữ này gây cản trở cho việc truy xuất, cập nhật và phân tích thông tin một cách hiệu quả.
Vấn đề cụ thể bao gồm:
Tổ chức hồ sơ nhà cung cấp là rất cần thiết để cải thiện quản lý thông tin Hiện tại, hồ sơ chưa được sắp xếp hệ thống và tập trung, dẫn đến việc thông tin quan trọng như năng lực sản xuất, chứng chỉ chất lượng và yêu cầu kỹ thuật bị phân tán và thiếu cấu trúc rõ ràng Sự thiếu tổ chức này gây khó khăn trong việc quản lý và truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
Thiếu tính đồng bộ trong việc cập nhật dữ liệu nhà cung cấp trên các nền tảng khác nhau dẫn đến thông tin không nhất quán Việc lưu trữ thông tin trên nhiều hệ thống khác nhau làm giảm hiệu quả theo dõi và quản lý nhà cung cấp.
Hệ thống hiện tại gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và phân tích dữ liệu hiệu quả, do phụ thuộc vào các file Excel và lưu trữ thủ công Điều này làm giảm khả năng tổng hợp thông tin, dẫn đến việc đưa ra quyết định chính xác và kịp thời về các nhà cung cấp trở nên khó khăn hơn.
Quản lý chứng nhận và thỏa thuận là rất quan trọng, nhưng hiện tại các chứng nhận và thỏa thuận liên quan đến nhà cung cấp đang được lưu trữ không đồng bộ Điều này dẫn đến việc thiếu một hệ thống quản lý tập trung, gây khó khăn trong việc theo dõi và cập nhật thông tin liên quan đến tuân thủ các quy định và yêu cầu của khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả quản lý thông tin nhà cung cấp, công ty Connor cần xây dựng và triển khai một hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung và đồng bộ Hệ thống này cần tổ chức thông tin một cách rõ ràng và dễ dàng truy xuất, đồng thời tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu nhằm cải thiện quá trình quản lý và đánh giá nhà cung cấp.
Trong chương 4, tác giả đã giới thiệu tổng quan về công ty nơi mình làm việc, đồng thời là không gian nghiên cứu cho đồ án tốt nghiệp Chương này cũng phân tích SWOT, bao gồm điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty Ngoài ra, thực trạng quản lý nhà cung cấp hiện tại của VPĐD Williams E Connor cũng được trình bày Các giải pháp cho những vấn đề này sẽ được đề cập trong chương tiếp theo.
XÂY DỰNG HỆ THỐNG BÁO CÁO CẦN THIẾT VÀ THỬ NGHIỆM TRÊN CÔNG CỤ TRỰC QUAN HÓA DỮ LIỆU MICROSOFT EXCEL
XÂY DỰNG HỆ THỐNG BÁO CÁO CẦN THIẾT ĐỂ CẢI THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP CỦA VPĐD CONNOR
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP CỦA VPĐD CONNOR
Sau cuộc họp nhóm với các thành viên bộ phận quản lý nhà cung cấp, các báo cáo dưới đây được xác định là cần thiết để đồng bộ hóa hoạt động quản lý nhà cung cấp tại VPĐD Connor.
Báo cáo về danh sách đơn đặt hàng (PO list) cung cấp thông tin chi tiết về các đơn đặt hàng và trạng thái xử lý của chúng Báo cáo này bao gồm nhiều cột thông tin quan trọng, giúp người sử dụng dễ dàng theo dõi và quản lý các đơn hàng một cách hiệu quả.
- Client division: Mã khách hàng hàng
- Client Departure: Bộ phận phụ trách khách hang
- Vendor: Tên nhà cung cấp
- Product Category: phân loại sản phẩm
- PO number: số đơn đặt hang
- PO date: số ngày đặt hàng
- SKU: kí hiệu sản phẩm
- New SKU: Yes/ No: sản phẩm mới/ cũ
- Product Name: Tên sản phẩm
- Sample Approval date: Ngày hàng mẫu duyệt
- PPM date: Ngày họp trước sản xuất đại trà
- Order quantity: Số lượng đặt hàng
- Total amount: Tổng giá trị đơn hàng
- Balance quantity: Số lượng cân bằng
- Schedule shipmode: Phương thức vận chuyển (Sea/ Air/ FCL/ LCL)
- Price term: điều kiện giá
- Port of Loading: Cảng chất hàng
- DC#: mã số cảng đến
- Original shipdate: ngày giao hàng ban đầu
- Original cancel date: ngày hủy hàng ban đầu
- Revised shipdate: ngày giao hàng cập nhật
- Revised cancel date: ngày hủy hàng cập nhật
- Status: trạng thái đơn hàng (Open/ Close)
- Shipment status: tình trạng giao hàng (On-time/ Late/ Early)
- FCR date: ngày giao hàng ra cảng
- Quantity shipped: số lượng đã giao
- Shipped Amount: tổng giá trị đã giao
- Vessel name: Tên tàu chở hàng
Báo cáo quản lý chứng chỉ phát triển bền vững cung cấp thông tin về các mã hàng hóa yêu cầu chứng chỉ kèm theo đơn hàng xuất khẩu Người dùng có thể kiểm tra và quản lý thông tin chứng chỉ, đồng thời theo dõi thời hạn của chúng Khi chứng chỉ gần hết hạn, cần làm việc với nhà cung cấp để gia hạn hoặc làm mới, đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ đơn hàng.
Gồm các trường thông tin:
- Client division: Mã khách hàng hàng
- Client Departure: Bộ phận phụ trách khách hàng
- Vendor: Tên nhà cung cấp
- PO number: số đơn đặt hàng
- SKU: kí hiệu sản phẩm
- Certificate No.: Mã số chứng chỉ
- Certificate Status vs Shipment Date: Tình trạng chứng chỉ với đơn hàng hiện có
- Issue Date: Ngày phát hàng chứng chỉ
- Valid until: Ngày hết hạn chứng chỉ
- Next Annual Audit Planned Request Date: Ngày dự kiến gia hạn hàng năm tiếp theo
Báo cáo này có thể được mở rộng để quản lý các chứng chỉ phát triển bền vững, cũng như các chứng chỉ khác theo yêu cầu của khách hàng, sử dụng định dạng đã nêu trên.
Báo cáo quản lý thời hạn sử dụng các báo cáo kiểm tra chất lượng sản phẩm, bao bì sản phẩm và bảng màu sản phẩm giúp người dùng theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến các báo cáo này Khi các báo cáo gần hết hạn, cần liên hệ với nhà cung cấp để làm mới hoặc gia hạn, đảm bảo không ảnh hưởng đến đơn hàng Đối với một số khách hàng, việc giao hàng sẽ không được chấp nhận nếu thiếu các báo cáo kiểm tra chất lượng.
Gồm các trường thông tin:
- Vendor: Tên nhà cung cấp
- Item name: Tên sản phẩm
- Test report no./ color panel no.: Mã số báo cáo kiểm tra/ mã số bảng màu
- Expiry date: Ngày hết hạn
- Open PO no.: Mã số đơn hàng kế tiếp
- Next ship date: Ngày giao hàng kế tiếp
Báo cáo hoạt động giao hàng hàng tháng của nhà cung cấp cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng và giá trị hàng hóa đã giao Báo cáo bao gồm các trường thông tin chi tiết cho từng nhà cung cấp theo tháng.
- Vendor: Tên nhà cung cấp
- Shipment Value: Giá trị lô hàng
- Number of shipment: Số lượng lô hàng
- On time %/ Late %: Phần trăm giao đúng hạn/ Phần trăm giao hàng trễ hạn
Báo cáo doanh thu theo trạng thái đơn hàng cung cấp thông tin chi tiết về giá trị các đơn hàng đã giao, các đơn hàng chuẩn bị giao, đơn hàng chưa xác nhận và đơn hàng đã quá hạn giao nhưng chưa xác nhận Các trường thông tin này giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.
- Vendor: Tên nhà cung cấp
- Projected shipment: giá trị đơn hàng theo kế hoạch
- Booked to ship: đơn hàng sắp giao
- Order to confirm: đơn hàng chưa xác nhận
- Overdue pending order: đơn hàng quá hạn giao chưa xác nhận
Báo cáo KPI (Key Performance Index) gồm các thông tin:
- Khối lượng vận chuyển được dựa trên số liệu vận chuyển thực tế và số liệu đã đặt trước khi vận chuyển
- Tỷ lệ giao hàng đúng giờ (OTD):
- Tỷ lệ OTD được dựa trên số liệu lô hàng thực tế Sau đây là các công thức tính tỷ lệ OTD
- Tỷ lệ, Giá trị OTD: Giá trị lô hàng đúng hạn / Tổng giá trị lô hàng, hoặc
- Tỷ lệ OTD, số lượng: Số lượng vận chuyển đúng thời gian/ Tổng số lượng vận chuyển
Giá trị lô hàng cần được xác định đúng thời gian, với tổng giá trị lô hàng ghi trên "Biên nhận hàng hóa của người giao nhận" (FCR) phải được thực hiện trước Ngày hủy hoặc Ngày hủy đã được sửa đổi nếu có.
- Tổng giá trị lô hàng = Tổng giá trị lô hàng trong kỳ
- Số lượng lô hàng đúng hạn = Tổng số lượng đã vận chuyển có ngày FCR trước Ngày hủy (hoặc Ngày hủy đã sửa đổi nếu có)
- Tổng số lượng lô hàng = Tổng số lượng lô hàng được vận chuyển trong kỳ
- Giá giao hàng đúng thời hạn được tính toán dựa trên Thời hạn giao hàng ban đầu hoặc Thời hạn giao hàng đã sửa đổi của Khách hàng
Tỷ lệ giao hàng đúng thời gian phụ thuộc vào thời hạn vận chuyển của đơn đặt hàng (PO) được chấp nhận ban đầu, không tính đến các sửa đổi sau đó Nếu ngày FCR xảy ra trước ngày hủy ban đầu, thì được coi là giao hàng đúng giờ; ngược lại, nếu không, sẽ được xem là giao hàng muộn.
Trong Cửa sổ tàu được sửa đổi của Khách hàng, hệ thống sử dụng logic thông minh độc quyền để phân biệt giữa các lần bàn giao trễ do nhà cung cấp và những lần trì hoãn do yêu cầu của khách hàng Khi sửa đổi cửa sổ tàu, người bán hàng chọn mã lý do từ danh sách thả xuống Nếu sự sửa đổi là do nhà cung cấp, ngày FCR sẽ được so sánh với Cửa sổ Tàu ban đầu để xác định tình trạng Đúng giờ hay Trễ Ngược lại, nếu sự thay đổi là do yêu cầu của khách hàng hoặc người giao nhận hàng hóa do khách hàng chỉ định, ngày FCR sẽ được so sánh với Thời hạn Vận chuyển Đã Sửa đổi để đưa ra kết luận tương tự.
Nếu bạn có câu hỏi về tỷ lệ OTD, hãy tạo Báo cáo nhật ký vận chuyển OS320 để kiểm tra trạng thái lô hàng cho từng đơn hàng Báo cáo OS320 cung cấp chi tiết về tất cả các đơn hàng trong một khoảng thời gian xác định, cho phép bạn xem số lượng đơn hàng "Đúng giờ" và "Trễ" thông qua cột Trạng thái lô hàng.
Số lượng hàng đã vận chuyển có thể vượt quá 100% so với số lượng đơn hàng, dẫn đến tỷ lệ hoàn thành cũng có thể cao hơn 100% Các văn phòng và nhà cung cấp được khuyến khích thực hiện việc vận chuyển vượt mức trong giới hạn cho phép để tối ưu hóa hiệu suất.
A: tỉ lệ giao hàng đúng hạn trên 90%
B: tỉ lệ giao hàng đúng hạn từ 80% đến 89.99%
C: tỉ lệ giao hàng đúng hạn từ 70% đến 79.99%
D: tỉ lệ giao hàng đúng hạn từ 60% đến 69.99%
E: tỉ lệ giao hàng đúng hạn dưới 60%
Tỷ lệ chấp nhận đơn vị mẫu được chấp nhận cuối cùng đầu tiên là chỉ số quan trọng để đo lường hiệu suất của các lần kiểm tra cuối cùng Chỉ số này phản ánh tỷ lệ chấp nhận, trái ngược với OQL, tức là tỷ lệ từ chối.
Tỷ lệ Yêu cầu được lấy từ Số tiền Yêu cầu Chất lượng Tổng Giá trị Lô hàng
Báo cáo biến động doanh thu qua các năm cung cấp thông tin quan trọng về sự thay đổi đơn hàng và doanh thu, giúp đưa ra dự báo và chiến lược quản lý hiệu quả Thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích xu hướng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Báo cáo xếp hạng các nhà cung cấp theo doanh thu cao nhất cung cấp cái nhìn tổng quan về các nhà cung cấp hàng đầu, giúp người sử dụng xây dựng chiến lược mở rộng quan hệ đối tác hoặc tìm kiếm nhà cung cấp thay thế Thông tin trong báo cáo này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển bền vững và giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.
- Period: Khoảng thời gian xét
- Vendor name: Tên nhà cung cấp
- Product Categories: Danh mục sản phẩm
THỬ NGHIỆM SỬ DỤNG CÔNG CỤ MICROSOFT EXCEL ĐỂ TRỰC QUAN HÓA DỮ LIỆU CÀI ĐẶT CÁC BÁO CÁO ĐÃ NÊU
TRỰC QUAN HÓA DỮ LIỆU CÀI ĐẶT CÁC BÁO CÁO ĐÃ NÊU
Sử dụng Microsoft Excel để trực quan hóa dữ liệu từ các báo cáo đề xuất ở mục 5.1, chúng tôi đã thu được kết quả như hình dưới đây Phân tích và đánh giá được thực hiện cho 5 nhà cung cấp mặt hàng Nội thất, bao gồm: Riches, YC, GHP, Chien và AY.
Biểu đồ tròn thể hiện thông tin về hạn sử dụng chứng chỉ FSC của các nhà cung cấp
Biểu đồ cột minh họa thời hạn chứng chỉ FSC của nhà cung cấp dựa trên tình trạng đơn hàng hiện tại Theo thông tin từ biểu đồ, hiện có tổng cộng 363 chứng chỉ FSC còn hiệu lực, tương ứng với các lô hàng xuất khẩu từ tháng 1/2024 đến tháng 9/2024.
Biểu đồ tròn thể hiện thông tin về hạn sử dụng chứng chỉ GGG của các nhà cung cấp
Biểu đồ cột hiển thị thời hạn chứng chỉ GGG của nhà cung cấp tương ứng với tình trạng đơn hàng hiện tại, cho thấy tổng cộng có 236 chứng chỉ GreenGuard Trong số đó, có 1 chứng chỉ đã hết hạn cho lô hàng tháng 9/2024 cần được gia hạn hoặc làm mới trước tháng 9 Bên cạnh đó, có 1 chứng chỉ sẽ hết hạn trong 30 ngày tới, liên quan đến lô hàng tháng 8/2024 Số còn lại là các chứng chỉ còn hiệu lực, áp dụng cho lô hàng xuất từ tháng 1/2024 đến tháng 9/2024.
Biểu đồ tròn thể hiện ngày hết hạn báo cáo kiểm tra ngoại quan sản phẩm
Biểu đồ tròn thể hiện ngày hết hạn báo cáo kiểm tra công năng sản phẩm
Biểu đồ tròn thể hiện ngày hết hạn báo cáo kiểm tra bao bì đóng gói sản phẩm
Biểu đồ tròn hiển thị ngày hết hạn sử dụng của bảng màu sơn bề mặt sản phẩm, giúp cung cấp thông tin quan trọng về các báo cáo kiểm tra bao bì, ngoại quan sản phẩm, và bảng màu sử dụng trong quá trình sản xuất.
Biểu đồ cột thể hiện doanh thu giữa các nhà cung cấp tháng 1 năm 2024
Biểu đồ cho thấy sự so sánh doanh thu các nhà cung cấp trong tháng 1 năm
2024 Trong đó, nhà cung cấp GHP đã xuất khẩu nhiều nhất trong 5 nhà cung cấp, và
AY là nhà cung cấp xuất khẩu thấp nhất
Biểu đồ cột ngang thể hiện doanh thu xuất khẩu của các nhà cung cấp từ tháng 1 đến tháng 5 năm 2024, cho thấy sự so sánh doanh thu giữa các nhà cung cấp Trong tháng 1, GHP là nhà cung cấp có doanh thu xuất khẩu cao nhất, trong khi AY đứng ở vị trí thấp nhất Đến tháng 2, Riches đã vươn lên dẫn đầu, và AY vẫn giữ vị trí cuối bảng Tháng 3, GHP trở lại vị trí dẫn đầu, trong khi AY vẫn không thay đổi thứ hạng Xu hướng này tiếp tục duy trì trong tháng 4 và tháng 5, khi Riches lại một lần nữa trở thành nhà cung cấp xuất khẩu nhiều nhất.
Trong 5 tháng đầu năm, Riches dẫn đầu về xuất khẩu trong số 5 nhà cung cấp được xem xét, trong khi AY ghi nhận doanh số thấp nhất.
Biểu đồ cột đôi thể hiện doanh số đơn hàng và doanh số đã xuất hàng của các nhà cung cấp từ đầu năm 2024 đến hiện tại Trong đó, Bourvie (Riches) là nhà cung cấp có doanh số hàng đã xuất và hàng chưa xuất cao nhất trong 5 tháng đầu năm, tiếp theo là GHP, YC, Chien, và AY đứng ở vị trí cuối cùng.
Biểu đồ đường thể hiện doanh số từ năm 2015 đến năm 2023
Biểu đồ đường doanh số từ năm 2015 đến 2023 cho thấy sự biến động rõ rệt trong doanh thu của công ty, với đỉnh cao đạt được vào năm 2020 Tuy nhiên, từ năm 2020 đến 2024, doanh thu có xu hướng giảm dần.
Biểu đồ cột ngang thể hiện xếp hạng doanh số giữa các nhà cung cấp năm 2024 đến nay
Biểu đồ cột ngang năm 2023 minh họa sự xếp hạng doanh số giữa các nhà cung cấp, cho thấy những nhà cung cấp có doanh số cao nhất trong năm.
Trong năm 2023 và nửa đầu năm 2024, Riches tiếp tục duy trì vị trí dẫn đầu với 19.9% tổng doanh thu đơn hàng GHP theo sát với 16.4%, trong khi nhà cung cấp Yang Cheng đứng thứ 4 với 10% Chien giữ vị trí thứ 6 với 5.7%, và không có nhà cung cấp AY nào xuất hiện trong bảng xếp hạng top 10 nhà cung cấp doanh thu cao nhất trong cả năm 2023 và nửa đầu năm 2024.
Biểu đồ đường thể hiện doanh số giai đoạn tháng 1 đến tháng 6, so sánh giữa các năm 2022, 2023 và 2024
Biểu đồ cột đôi thể hiện công suất hoạt động của nhà cung cấp Riches năm 2024
Biểu đồ cột đôi thể hiện công suất hoạt động của nhà cung cấp YC năm
Biểu đồ cột đôi thể hiện công suất hoạt động của nhà cung cấp Chien năm 2024
Biểu đồ cột đôi thể hiện công suất hoạt động của nhà cung cấp GHP năm
Biểu đồ cột đôi thể hiện công suất hoạt động của nhà cung cấp AY năm
2024 Biểu đồ thể hiện công suất hoạt động trong năm 2024 của 5 nhà máy Riches,
Tính đến hết quý 2 năm 2024, YC, GHP, Chien và AY vẫn chưa nhận đủ đơn hàng để lấp đầy công suất nhà máy cho cả năm Công suất dư thừa vẫn tồn tại, và nhà máy cần nhiều đơn hàng hơn để duy trì hoạt động sản xuất hiệu quả.
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng lỗi từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp YC
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng giao đúng hạn từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp YC
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng lỗi từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp GHP
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng giao đúng hạn từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp GHP
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng lỗi từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp Riches
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng giao đúng hạn từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp Riches
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng lỗi từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp Chien
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng giao đúng hạn từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp Chien
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng lỗi từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp AY
Biểu đồ đường thể hiện tỉ lệ hàng giao đúng hạn từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024 của nhà cung cấp AY
Biểu đồ cột thể hiện tỉ lệ hàng lỗi của các nhà cung cấp tháng 3/2024
Biểu đồ cột thể hiện tỉ lệ hàng giao đúng hẹn của các nhà cung cấp tháng
Trong tháng 3, biểu đồ cho thấy AY là nhà cung cấp có tỉ lệ sản phẩm lỗi cao nhất và tỉ lệ giao hàng đúng hạn thấp nhất, trong khi GHP dẫn đầu với tỉ lệ sản phẩm lỗi thấp nhất và tỉ lệ giao hàng đúng hạn cao nhất.
Nếu dự án mới ưu tiên thời gian giao hàng đúng hạn và chất lượng hàng hóa đạt chuẩn với tỷ lệ hỏng thấp nhất, thì GHP là lựa chọn tối ưu.
Biểu đồ cột ngang-đôi thể hiện tỉ lệ phân bổ sản phẩm mới mùa xuân
Biểu đồ cột ngang-đôi thể hiện tỉ lệ phân bổ sản phẩm mới mùa xuân
2025 Biểu đồ phân bổ sản phẩm mới cho thấy Riches là nhà cung cấp gửi báo giá
(15 cái báo giá) nhưng chỉ có 5 sản phẩm mới xuống đơn hàng Giữ vị trí dẫn đầu là
Riches đã phát triển thành công 7 mẫu mới nhưng gặp khó khăn trong việc nhận đơn hàng Điều này cho thấy nhà cung cấp này đang gặp vấn đề trong việc báo giá, khi giá báo không được phê duyệt và không đủ cạnh tranh so với các nhà cung cấp khác.
Trong ngắn hạn, Riches là nhà cung cấp hàng đầu về doanh số và sản lượng đơn hàng Tuy nhiên, để duy trì vị thế cạnh tranh trong dài hạn, Riches cần cải thiện giá cho các sản phẩm mới, nếu không sẽ mất dần đơn hàng Nếu các mã hàng cũ ngừng hoạt động, doanh số sẽ giảm sút Do đó, Riches nên tập trung vào việc cải thiện giá cả cạnh tranh cho các mùa phát triển tiếp theo, nhằm duy trì sự ổn định giữa đơn hàng cũ và sản phẩm mới.
Biểu đồ cột chồng thể hiện tỉ lệ giảm giá sản phẩm của các nhà cung cấp