LỜI MỞ ĐẦU:Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc quản lý quy trình hiệu quả là yếu tố quan trọng cho sự thành công và bền vững của các doanh nghiệp.. Với khả năng cung cấp cái nhìn
GIỚI THIỆU CHUNG
Nội dung đề tài nghiên cứu
Business Process Model and Notation (BPMN) là một công cụ hữu ích trong việc mô hình hóa, phân tích và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giúp các doanh nghiệp dễ dàng nhận diện và cải tiến các bước trong quy trình Đề tài này sẽ tập trung nghiên cứu việc áp dụng BPMN vào hệ thống logistics của Điện Máy Xanh, một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện máy tại Việt Nam Nghiên cứu sẽ đi sâu vào các quy trình từ quản lý rủi ro, quản lý kho, xử lý đơn hàng, vận chuyển,đến giao nhận, nhằm hiểu rõ BPMN đã hỗ trợ nâng cao hiệu quả vận hành như thế nào.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Các quy trình logistics của Điện Máy Xanh, với trọng tâm là mô hình hóa và cải tiến các bước trong quy trình này thông qua BPMN.
- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung vào các hoạt động logistics chính của Điện Máy Xanh bao gồm chăm sóc khách hàng, quản trị rủi ro, quản lý kho, bộ phận kế hoạch, bộ phận dự án , vận chuyển và giao hàng, nhằm đảm bảo tính toàn diện trong phân tích quy trình logistics.
Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường bán lẻ điện máy,tối ưu hóa logistics là yếu tố sống còn giúp Điện Máy Xanh duy trì vị thế và sự hài lòng của khách hàng BPMN nổi bật lên như một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và tăng cường khả năng phản ứng nhanh chóng đối với thiết thực, nhằm tìm hiểu sâu hơn cách BPMN giúp Điện Máy Xanh tối ưu hóa các quy trình logistics và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.
Mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích chi tiết các bước trong quy trình logistics tại Điện Máy Xanh
- Nhận diện những thách thức khi áp dụng BPMN trong hệ thống logistics của Điện Máy Xanh và đề xuất các giải pháp cải tiến cho tương lai.
- Rút ra được bài học kinh nghiệm trong quá trình nghiên cứu BPMN của ĐiệnMáy Xanh
Phương pháp nghiên cứu
- Phân tích quy trình BPMN: Mô hình hóa các quy trình logistics chính bằng BPMN, qua đó xác định các cơ hội tối ưu hóa và bài học kinh nghiệm.
- Phân tích tài liệu: Tìm hiểu các lý thuyết liên quan đến BPMN và các trang web thông tin của Điện Máy Xanh
- Phân tích qua quá trình quan sát: Quan sát khách hàng khi đặt hàng tại ĐiệnMáy Xanh khi đặt tại cửa hàng và đặt hàng trên trang web chính thống
TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH BPMN
BPMN là gì ?
-BPMN (Business Process Model and Notation) là một tiêu chuẩn quốc tế được thiết kế để cung cấp một ngôn ngữ mô hình hóa quy trình kinh doanh dễ hiểu và nhất quán cho các tổ chức BPMN cho phép các bên liên quan trong một quy trình kinh doanh—bao gồm cả người quản lý, nhà phân tích, và lập trình viên—có thể giao tiếp một cách hiệu quả hơn thông qua việc mô tả các quy trình bằng hình ảnh trực quan.
-BPMN là một phương pháp biểu đồ luồng (Flow chart) Dùng để mô hình hóa các bước của quy trình kinh doanh theo kế hoạch từ đầu đến cuối.
-BPMN là một chìa khóa để quản lý quy trình kinh doanh Mô tả trực quan một chuỗi chi tiết các hoạt động kinh doanh và các luồng thông tin cần thiết để hoàn thành một quy trình.
-Mục đích của BPMN là mô hình hóa các bước để cải thiện hiệu quả Đưa ra các tình huống mới hoặc đạt được lợi thế cạnh tranh.
Hình 1: Quy trình kiểm kho khi khách hàng đặt hàng
Các loại phần tử và kí hiệu cơ bản trong BPMN
- Flow Objects (Đối tượng luồng): sự kiện (Event), hoạt động (Activity), cổng thông tin (Gateway)
- Data (Dữ liệu): đối tượng dữ liệu (Data Object), đầu vào (Data Input), đầu ra
(Data Output), kho dữ liệu (Data Store)
- Connecting Object (Kết nối đối tượng): luồng tuần tự (Sequence Flow), luồng thông điệp (Message Flow), liên kết (Association), liên kết dữ liệu (Data Association)
- Swimlanes: có hai cách thức để nhóm các phần tử mô hình hóa chính thông qua
Swimlanes là Pool và Lane Trong đó, Pool là biểu diễn đồ họa của một Thành phần tham gia Còn Lane là một phân vùng thuộc một Process (đôi khi thuộc một Pool).
- Artifacts: được sử dụng để cung cấp thông tin bổ sung về quy trình Có hai
Artifact tiêu chuẩn nhưng những nhà mô hình hóa hay công cụ mô hình hóa có thể tự do thêm các Artifact khi cần thiết Hiện tại, tập Artifact gồm: Group vàText Annotation.
Tưởng tượng trong một bể bơi, pool là toàn bộ bể còn lane là các đường bơi
Hình 2: hồ bơi ví dụ về Swimlane
Pool đại diện cho 1 tổ chức, tập thể, phòng ban
- Lane đại diện cho 1 cá nhân trong pool
- 1 Pool có thể có 1 hoặc nhiều lane
Hình 3: Ví dụ cách thể hiện Pool và Lane:
Trong bộ phận HR, sẽ có các vị trí như Recruiter, Compensation,Training,
Activity tập trung trả lời câu hỏi làm gì Tức là nó mô tả tất cả các công việc có trong quy trình Activity gồm 4 loại chính sau.
Hình 4: các loại của Activity
Hình 5: Một số kí hiệu mở rộng khác gồm Activity Marker và Task Type.
- Sub – Process: là hoạt động có thể chia nhỏ thành các hoạt động nhỏ hơn hay các hoạt động thành phần.
- Loop: Là hành động mà nó lặp đi lặp lại theo trình tự.
- Multi-Instance: Cái này cũng là hành động lặp đi lặp lại nhiều lần, nhưng nó cần các data set khác nhau.
- Multi-Instance ra làm 2 loại: song song (parallel) và tuần tự (sequential).
+ Song song tức là lặp đi lặp lại nhưng làm đồng thời, cùng một lúc Ví dụ như sếp cùng một lúc duyệt các report.
+ Còn tuần tự là xong cái này, mới tới cái khác Ví dụ sếp duyệt report cho Manager A rồi mới tới duyệt report cho Manager B.
- Ad Hoc: là được hình thành khi cần thiết và dành cho một mục đích cụ thể nhất định
- Compensation: cũng chỉ là một task bình thường Nhưng nó khác task bình thường ở chỗ: chỉ duy nhất xảy ra sau một task cụ thể nào đó.
- Send Task/Receive Task: Một task thể hiện sự nhận/ gửi thông tin, tài liệu, hoặc một data object.
- User Task: là task được thực hiện bởi người dùng, trên hệ thống và không thể tách nhỏ ra được nữa.
- Manual Task: là task được thực hiện bởi người dùng, ngoài hệ thống và được thực hiện một cách thủ công
- Service Task: là task được thực hiện tự động bởi hệ thống.
- Script Task: là task được thực hiện dựa trên một engine nào đó của hệ thống.
Từ “script” ở đây có nghĩa là một đoạn code được viết ra để engine có thể parse đoạn code này chạy và thực hiện công việc.
- Bussiness Rule Task: thể hiện một task, mà task đó dựa vào một cái rule nào đó
Hình 6: Transaction Activity từ BPMN-Guide
Event diễn tả các sự kiện diễn ra trong quy trình, thường mang yếu tố bên ngoài. Event được chia làm 3 giai đoạn :
Start: đánh dấu sự kiện bắt đầu 1 quy trình
Intermediate: xảy ra trong quy trình
End: kết thúc quy trình
3 loại event này được thể hiện bằng vòng tròn bao quanh.
Start event: 1 vòng tròn mỏng
Intermediate event: 2 vòng tròn mỏng
End event: 1 vòng tròn dày
Có rất nhiều loại Event Mỗi loại thể hiện một ý nghĩa khác nhau
Flow là các mũi tên thể hiện chiều đi của quy trình.
Gateway (cổng) đánh dấu điểm tách ra hoặc ghép lại trong quy trình Hiểu nôm na, khi nào quy trình cần rẽ thành nhiều hướng, hoặc từ nhiều hướng cần ghép về làm 1 đường thì chúng ta sử dụng gateway.
Hình 9: Các loại gateway phổ biến
Quy trình sẽ diễn biến thế nào tùy thuộc vào loại gateway mà chúng ta sử dụng Có cách loại gateway phổ biến như sau:
Exclusive gateway (XOR: Quy trình sẽ chỉ đi theo 1 và chỉ 1 nhánh duy nhất sau gateway
Mỗi nhánh sau gateway luôn đi cùng với 1 điều kiện, các điều kiện phải loại trừ lẫn nhau (không có trường hợp nào có hơn 1 điều kiện cùng thỏa mãn)
Hình 10:ví dụ về nhánh sau gateway
Như trong ví dụ, sau khi editor review, nếu điểm >=7 thì sẽ upload, còn ngược lại điểm
