Các vấn đề chung Excel

Các vấn đề chung Excel

Biểu đồ “động đậy” trong Excel- 12/11/2004 13h:13

Bạn có thấy một biểu đồ chuyển động trong Excel chưa? Với chương trình Viual Basic tự tạo đơn giản, bạn có thể làm cho biể u đồ của mình nhúc nhích trông thật sinh động Giả sử, bạn

có bảng số liệ u với cộtA chứa giá trị biế n số X (từ A4:A19).

Giá trị của biến X sau luôn bằng giá trị của biến X trước nó cộng với trị quy định ở ô A1 Bạn cho giá trị ban đầu của biến X là 0 (ô A4), công thức cho ô A5 = A4 + $A$1 Tiếp đó bạn chọn một khoảng (trong trường hợp này là A5:A19) rồi nhấn Ctrl + D để copy công thức từ ô A5 xuống các

ô còn lại Cột B chứa giá trị hàm số Y=SIN(X) Sau đó bạn vào Insert\ Chart để vẽ biểu đồ cho vùng giá trị mà bạn đã tạo (Bạn nên dùng Chart Type là XY Scatter)

Để cho biểu đồ của mình nhúc nhích, bạn phải viết một hàm để thay đổi giá trị của ô A1 Khi đó giá trị của bảng số liệu sẽ thay đổi và làm cho biểu đồ cũng thay đổi theo Bạn nhấn Alt +F11 để hiện ra cửa sổ Visual Basic Editor Trong của sổ Visual Basic, nhấn F7 để xuất hiện cửa sổ Code Viết một hàm nhưsau:

Thủ thuật với Microsoft Excel- 27/12/2004 13h:54

Mở tệ p tin thường dùng

Phải thao tác thường xuyên trên một tệp tin (ví dụ bảng quyết toán), bạn có thể chỉ định Excel để chương trình mở tệp tin này (ví dụ quyettoan.xls) mỗi khi chương trình khởi động Để thực hiện điều này, chỉ cần lưu tệp tin (File > Save As) vào thưmục XLStart nằm trong \Program

files\Microsoft Office\Office

* Chèn nhiề u dòng trong một ô (cell)

Trong quá trình nhập dữ liệu, ở chế độ mặc định mỗi lần bạn nhấn Enter thì con chỏ chuột sẽ chọn

ô (cell) ngay dưới ô bạn đang thao tác Chính vì vậy đối với những người “mới vào nghề”, rất khó

có thể nhập dữ liệu nhiều dòng trong cùng một ô Thủ thuật hết sức đơn giản, bạn chỉ việc nhấn tổ hợp phím Alt + Enter

* Thêm màu cho bảng tính

Để thêm màu hoặc ảnh nền cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background Tiếp đến, tìmtới ảnh nền (hoặc font màu) bạn thích và nhấn Open

Tạo công cụ học từ vựng trong Excel

Có bao giờ các bạn nghĩ tớiviệ c tạo công cụ học từ vựng trong Excel giống nhưcác chương trình học tiế ng Anh không?

Đầu tiên bạn hãy tạo một file Excel mới và đặt tên là Timer (bạn có thể đặt tên khác) Bạn xóa hết các sheet, chỉ để lại một sheet và đặt tên là Data Khối dữ liệu của chúng ta sẽ có 2 cột: Cột một làtựa đề, cột hai là nội dung Chú ý là các hàng dữ liệu phải liên tục nhau

Tiếp theo, chúng ta tạo một module và đặt tên là ModuleTimer (Hình 1) và nhập đoạn code 1 Ở đây chúng ta dùng hai hàm API là SetTimer và KillTimer

Tạo một form với tên là frmMain với thuộc tính ShowModal là False nhưhình 3và thêm các đối tượng sau:

- TextBox txtTopic với thuộc tính WordWrap là True

- TextBox txtDescriptions với thuộc tính WordWrap là True

- 4 nút lệnh với tên lần lượt: cmdStart, cmdStop, cmdSetTime, cmdClose, với thuộc tính Caption

lần lượt: Bắt đầu học, Ngừng học, Định thời gian, Đóng.(xem hình 2)

Và bây giờ bạn hãy nhập đoạn code 2 cho form frmMain

Bước cuối cùng, bạn hãy trở về màn hình soạn thảo Excel

Cho hiện thanh công cụ Visual Basic (View->Toolbars->Control Toolbox), chọn Command Button (Hình 3) và đặt lên sheet Data (nhưhình 4), đặt tên là cmdHoc với thuộc tính Caption làHọc Sau đó nhấn đúp vào nút lệnh để nhập đoạn mã sau:

Private Sub cmdHoc_Click()

frmMain.Show

End Sub

Bây giờ bạn hãy trở về màn hình soạn thảo Excel và tắt chế độ Design (nhấn vào biểu tượng thước

Ê ke và cây viết), và hãy thử nhấn vào nút lệnh vừa tạo xem sao Một công cụ học từ vựng thật đơn

giản, phải không các bạn.

Hy vọng rằng bài viết này hữu ích cho các bạn

CODE 1

Public Declare Function SetTimer

Lib "user32"( ByVal HWnd As

Long, ByVal nIDEvent As Long,

ByVal uElapse As Long, ByVal

lpTimerFunc As Long) As Long

Public Declare Function KillTimer

Lib "user32" ( ByVal HWnd As

Long, ByVal nIDEvent As Long) As

Long

Public TimerID As Long

Public TimerSeconds As Single

Public BLDefaul As Boolean

Public StrTopic As String

Public StrDes As String

Public IntCount As Integer

TimerID = SetTimer(0&, 0&,

TimerSeconds * 1000&, AddressOf

TimerProc)

End Sub

Sub SetTime()

Dim VTime As Single

Dim VAns As String

BLDefaul = False

VAns = InputBox("Xin nhập vào

thời gian (giây) cho timer ", "Định

Exit SubEnd IfElseIntCount = IntCount + 1End If

frmMain.txtTopic.Text = StrTopicfrmMain.txtDescriptions.Text =StrDes

DoEventsExit SubThongbao1:

Call EndTimerEnd Sub

CODE 2

Private Sub cmdClose_Click()

If BLHaveStartTimer = True ThenCall cmdStop_Click

End IfEndEnd Sub' Nhằm bảo đảm nếu đã gọi Timer rồi thì sẽ không gọi nữa

Private Sub cmdSetTime_Click()Call SetTime

Call cmdStop_ClickCall cmdStart_ClickEnd Sub

Private Sub cmdStart_Click()

If BLHaveStartTimer = False ThenCall StartTimer

BLHaveStartTimer = TrueEnd If

End SubPrivate Sub cmdStop_Click()Call EndTimer

End If

End Sub

Sub EndTimer()

On Error Resume Next

KillTimer 0&, TimerID

End Sub

Sub TimerProc(ByVal HWnd As

Long, ByVal uMsg As Long, ByVal

nIDEvent As Long, ByVal dwTimer

As Long)

'

' The procedure is called by

Windows Put your

' timer-related code here

'

On Error GoTo Thongbao1

If IntCount = 0 Then IntCount = 2

BLHaveStartTimer = FalseEnd Sub

Private Sub UserForm_

QueryClose(Cancel As Integer,CloseMode As Integer)

If CloseMode = vbFormControlMenuThen

Cancel = TrueMsgBox "Xin bạn đóng bằng nút lệnh ĐÓNG!", vbOKOnly, "Công cụ học từ vựng"

End IfEnd Sub

StrTopic = HÃY KIỂM TRA LẠI ĐĨ A MỀM

- bằng cách khởi động PC từ đĩa mềm

đó, hoặc đánh giá bằng công cụ quét

đĩa: Trong Windows 98 và Me, bạn chọn

Start.Programs.Accessories.SystemTools.ScanDisk Trong Windows

2000 và XP, chọn Start.My Computer, nhấn phải đĩa mềm đó, chọn Properties, và nhấn Tools.Check Now

Lê Văn Duyệt

Tính thuế thu nhập bằng Excel- 22/1/2005 9h:26

Cuối năm là thời điể m cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân Đây là vấn đề không "nhẹ nhàng" chút nào, nhất là khi qui mô công ty của bạn không nhỏ Tuy nhiên bạn đừng lo, bạn

có thể lập trình "bắt" Excel xử lý giúp "gánh nặng" này.

Công việc chuẩn bị

- PC cài HĐH Windows 2000 hoặc XP, Microsoft Excel XP hoặc 2003

- Phụ lục số 1 và số 2, kèm theo Thông tưsố 81/2004/ TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính

- Lên kế hoạch tạo các hàm sau:

• PITLC: Hàm tính thuế thu nhập cá nhân dành cho công dân Việt Nam và các cá nhân khác định cưtại Việt Nam

• PITFR: Hàm tính thuế thu nhập cá nhân người nước ngoài cưtrú tại Việt Nam và công dân Việt Nam lao động, công tác ở nước ngoài

• NET2GROSSLC: Hàm qui đổi thu nhập sau thuế (net) sang thu nhập trước thuế (gross) dành chocông dân Việt Nam và các cá nhân khác định cưtại Việt Nam.

• NET2GROSSFR: Hàm qui đổi thu nhập sau thuế (net) sang thu nhập trước thuế (gross) dành chongười nước ngoài cưtrú tại Việt Nam và công dân Việt Nam lao động, công tác ở nước ngoài.Lưu ý: Tên hàm có thể thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của bạn

TẠO HÀM

1 Mở bảng tính (workbook) mới

2 Nhấn tổ hợp phím Alt+F11 để khởi động microsoft Visual Basic

3 Nhấn vào bảng tính của bạn tại cửa sổ VBA project Ví dụ: VBA project (book1)

4 Chọn Insert.Module

5 Nhấn đúp vào module mới tạo ra và nhập vào các đoạn mã sau

Function pitlc(gross_local)

'Personal Income Tax for Local Vietnamese Citizen

If (gross_local > 0) And (gross_local <= 5000000) Then

End Function

Function pitfr(gross_foreign)

'Personal Income Tax for Resident Foreigner in Vietnamese

If (gross_foreign > 0) And (gross_foreign <= 8000000) Then

'Local Net Salary to be gross-up to Gross Salary

If (net_local > 0) And (net_local <= 5000000) Then

'Foreigner Net Salary to be gross-up to Gross Salary

If (net_foreign > 0) And (net_foreign <= 8000000) Then

sử dụng cho chính bảng tính có gắn hàm đã tạo mà thôi Để tất cả các bảng tính đều có thể sử dụng hàm đã tạo ở trên hoặc bạn muốn gửi những hàm này cho bạn bè thì bạn cần phải tạo add-in Cách

tạo add-in nhưsau:

1 Nhấn chuột phải vào Module đã tạo ở trên

2 Điền thông số trong tab General

a Project Name: Điền tên hàm (ví dụ: PIT)

b Project Description: Điền vào mô tả của dự án (ví dụ: PIT formular)

3 Trong tab Protection, nhấn vào Lock project for viewing sau đó điền mật khẩu và xác nhận mật khẩu nếu bạn không muốn người khác xem và chỉnh sửa đoạn mã của mình

4 Đóng cửa sổ VBA

5 Vào File_Save As, nhấn vào khung Save as type và chọn Microsoft Office Excel Add-in (*.xla)

6 Đặt tên file và chọn đường dẫn để lưu file (ví dụ: c:\PITformular xla)

7 Hoàn tất

Muốn gắn add-in vào bất cứ máy nào có Excel bạn chỉ việc vào Tools ->Add-Ins sau đó nhấn Browse và tìm đến nơichứa file xla nêu trên rồi OK

Tự động trích ngang dữ liệu trong Excel- 16/3/2005 14h:36

Bạn được giao nhiệ m vụ thực hiện một biểu dữ liệ u chi tiết theo dạng bàn cờ nhưnhật ký chứng từ Nhập liệu bằng tay cho biể u này phải dùng scroll bar kéo qua kéo lại để tìm cho đúng cột dữ liệu, vừa tốn công vừa dễ nhầm Chi bằng bạn cứ nhập các thông tin cần thiế t, phần việ c còn lại hãy cứ để cho Excel làm giúp, đảm bảo số liệ u chính xác 100%.

Ví dụ, chúng ta có một mẫu nhật ký chi tiền mặt (hình 1) với quy ước nhập liệu là nếu một chứng

từ có nhiều tài khoản đối ứng thì nhập trên nhiều dòng khác nhau nhưng các cột ngày, số chứng từ

và nội dung phải giống nhau Nhiệm vụ được chia nhỏ thành 3 thủ tục macro để tiện cho việc bảo trì, sửa đổi mã lệnh sau này khi cần thiết (xin được bỏ qua bước trình bày cách tạo, lưu giữ và quản

lý module, các thao tác này khá đơn giản) Một số điểm cần lưu ý trước khi trình bày mã lệnh của các thủ tục:

- Để gán giá trị của một cell vào biến, hãy di chuyển đến cell này và dùng thuộc tính value của cellhiện hành gán cho biến đã khai báo (Bien=ActiveCell.Value) Xong các lệnh gán, nhớ quay trở vềcell cũtrước khi di chuyển

- Sử dụng địa chỉ kiểu tương đối khi di chuyển cell bằng thuộc tính Offset (Offset(Row, Column)).

- Dùng một macro thứ tưgọilần lượt 3 macro trên để hình thành một quá trình hoàn chỉnh, gán phím tắt cho macro này để tiện sử dụng

1 Trích ngang dữ liệu theo tài khoản phát sinh Trong thủ tục này, căn cứ vào số hiệu tài khoản tại cột TK, số tiền tương ứng được trải ra theo chiều ngang, tiền của tài khoản nào được điền vào cột mang đúng số hiệu tài khoản đó

Sub TrichNgang()

Dim Taikhoan As String

Dim ThutuDong, SoCot As Integer

Dim Sotien As Long

Thực hiện cho đến cột tài khoản cuối cùng Nếu tìm thấy số hiệu tài khoản

thì điền số tiền lên dòng trên cùng của chứng từ và thoát vòng lặp

Sub CungCTu()

Dim Ngay, Ngay2 As Date

Dim Chungtu, Chungtu2, Taikhoan, Taikhoan2, Noidung, Noidung2 As String

Dim ThutuDong, SoCot, SoDong As Integer

Dim Sotien, Sotien2 As Long

Lặp đến dòng cuối của danh sách

If ActiveCell.Value = Taikhoan2 Then

ActiveCell.Offset(ThutuDong - SoDong + 1, 0).Range(“A1”).Select

ActiveCell.Value = Sotien2

ActiveCell.Offset(0, -SoCot + 5).Range(“A1”).Select

ActiveCell.Value = ActiveCell.Value + Sotien2

Dim Ngay, Ngay2 As Date

Dim Chungtu, Chungtu2, Noidung, Noidung2 As String

Lưu giữ các giá trị ở dòng đầu để so sánh trong vòng lặp

Range(“A2”).Select

Ngay = ActiveCell.Value

ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

Chungtu = ActiveCell.Value

Selection.Delete Shift:=xlToLeft

Range(“A1”).Select

End Sub

Các phương pháp giấu số 0 trong Excel- 16/3/2005 14h:39

Khi tính toán trong Excel, bạn có thể thấy kết quả số 0 nằm ở nhiề u nơi trong bảng tính Điề u này gây khó nhìn hoặc lúc in ra sẽ không thẩm mỹ Bạn có thể tìm để xoá các số 0 nhưng rất mất thời gian và nếu chúng là ô có công thức thì bạn phải tạo lại sau này khi thay đổi tính toán Trong bài viết này tôi muốn giới thiệu một số phương pháp “thủ tiêu” số 0

“đáng ghét” một cách nhanh chóng.

1- Giấu tất cả số 0 trong bảng tính:

Nhấn vào menu Tools>Options, chọn thẻ View Xoá hộp kiểm Zero values

2- Dùng dạng số để giấu các số 0 trong những ô được chọn:

- Chọn các ô có số 0 cần giấu Nhấn menu Format>Cells (hoặc nhấn Ctrl+1), chọn thẻ Number

- Trong hộp Category, chọn Custom Trong hộp Type, gõ 0;-0;;@

3- Dùng định dạng có điều kiện để giấu số 0 được trả về từ kết quả của công thức:

4- Dùng công thức để giấu số 0 hoặc thay bằng dấu gạch nối (-):

Giả sử tại ô A1, A2 bạn có các số tương ứng là 5, 5 Khi lấy A1-A2 thì kết quả sẽ là 0 Bạn có thể dùng các công thức sau để giấu số 0 hoặc thay bằng dấu gạch nối (-):

=IF(A1-A2=0,””,A1-A2)

=IF(A1-A2=0,”-”,A1-A2)

5- Giấu số 0 trong PivotTable:

- Trên thanh công cụ PivotTable, nhấn PivotTable và chọn Table Options

- Đánh dấu chọn For empty cells, show Nếu muốn thay số 0 bằng ký tự khác thì gõ vào hộp kếbên; ngược lại muốn giấu số 0 thì để trống hộp.ÿ

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 6- 3/8/2005 15h:10

Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người

sử dụng thao tác nhanh hơn Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel

F2 Sửa nội dung thông tin trong ô

Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format | Cell )

Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2)

Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2)

Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời

Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời

Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với

2 con số sau dấu phẩy

Alt-Enter Xuống dòng trong một ô

Kiểm soát hướng di chuyể n của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter.Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter Hãy thử thủ thuật sau đây

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Edit Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệtkê bên cạnh bạn hãy chọn hướng

di chuyển cho con trỏ chuột

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùngphím tắt Ctrl-C cho nhanh Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà

bạn muốn sao chép dữ liệu sang Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyênphím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 7- 9/8/2005 8h:33

Microsoft Excel

Một trang - Một biểu đồ

Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm vớidữ liệu có liên quan đến nó

Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn

toàn, tách rời khỏi dữ liệu Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó

rồi vào File | Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng

Biể u đồ chỉ có 2 màu đen-trắng

Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview) Cho

dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File | Print sau đó chọn nút Preview Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn

Tên tệ p tin được in ra ở Footers

Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả

năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer.Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin

Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:

Vào View | Header and Footer hoặc File | Page Setup | Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở giữa Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thưmục trong thanh công cụ ở ngay phía trên Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File] Nhưvậy

đã thành công

Xác nhận thông tin

Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễnhầm lẫn khi xử lý nhập liệu Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel

Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì

bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100 Nhưvậy nếu có lỡ tay thì cũng không

sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100 Hoặc bạn có thể đặt giá trị

nằm trong khoảng nào đó … Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…

Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data | Validation Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK

Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây

-Trong cửa sổ Data | Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràngvào đó Nhưvậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽhiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng

Tương tự nhưthế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó

Tuỳ biến danh sách

Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhânviên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.

Bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Custom Lists Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell vàlựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách

Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 8- 17/8/2005 15h:54

Microsoft Excel

Đị nh nghĩ a hằng số trong bảng tính

Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất Bạn hãy thử cách sau đây:

Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giátrị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức

bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn

Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính

Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to”

là xong

Biể u đồ tự cập nhật

Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết

Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data |

List | Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.

Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị

Công thức đúng hay sai?

Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúngnhằm đạt được kết quả tính toán đúng nhưmong đợi Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo

Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quảlà 22 thay vì 36 Để nhận được

kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3

Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết

Dấu cột hay hàng?

Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không

cần thiết để tránh rối mắt Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đirồi vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide Để hiện trở lại những hàng hay cột đã

bị giấu đi bạn hãy vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide

Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình

Bảo vệ bảng tính

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính,

bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…

Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng

mật khẩu “Password to open” Hãy vào Tool | Options | Security Bạn nhập mật khẩu vào trường

“Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của

Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có

mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet

Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất

định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trênvùng được bảo vệ này Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành

Windows của bạn Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu

Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn,

từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn

Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong

bảng tính của bạn Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng TrackChanges để ghi lại và thông báo cho bạn biết

Bảo vệ các tài liệu dùng chung- 17/11/2005 11h:23

Bạn muốn bảo vệ các tập tin Word và Excel không bị thay đổi khi bạn gửi chúng tới những người khác Các tập tin dùng chung rất dễ bị thay đổi, chỉ nh sửa lại Vậy có cách nào để giữ nguyên đị nh dạng và nội dung các tập tin bạn gửi?

Bảo vệ tài liệ u Word

Bạn có thể bảo vệ được các tập tin Word, tuy nhiên sự bảo vệ này không phải là hoàn hảo Trong Word 2003, bạn chọn menu Tools -> Protect Document Bạn đánh dấu chọn vào mục Allow only this type of editing in the document Bạn hãy để nguyên giá trị No changes (Read only), hoặc chọn Comments- lựa chọn này cho phép người nhận có thể thêm các chú thích vào tài liệu Bạn có thểthêm tài liệu bằng cách Insert -> Comment mà không làm thay đổi nội dung tài liệu Sau đó, bạn nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection, nhập mật khẩu 2 lần, nhấn OK

Trong Excel 2003, bạn chọn Tools -> Protection -> Protect Sheet Trong danh sách các hoạt động được phép, bạn hãy bỏ chọn tất cả đánh dấu ngoại trừ 2 lựa chọn đầu tiên (Select locked cells vàSelect unlocked cells) Tiếp theo, bạn nhập mật khẩu, nhấn OK, và lặp lại bước này một lần nữa Bởi vì tất cả các ô đều bị khóa nên người sử dụng không có mật khẩu sẽ không thể thay đổi được

Tuy nhiên, phương pháp này sẽ không cho phép người sử dụng khác có thể thay đổi các tập tin của

bạn, nhưng với những người sử dụng máy tính có kinh nghiệm thì sự bảo vệ này quá đơn giản với

họ Chẳng hạn, họ có thể sao chép (copy) và dán (paste) các đoạn văn bản từ tài liệu của bạn sang một tài liệu mới, xóa tài liệu gốc đi, thay đổi tên tài liệu mới thành tên tài liệu của bạn

Bảo vệ tài liệ u Excel

Không những thế, trên Internet còn có vô số các tiện ích cho phép bẻ khóa mật khẩu các tài liệu của Office

Còn một cách nữa, bạn chuyển các tài liệu của mình sang định dạng PDF hoặc lưu lại thành dạng

ảnh, cách này sẽ gây khó khăn hơn khi người nhận định thay đổi tài liệu của bạn Tuy nhiên, bạn

dù cách nào đinữa thì người nhận cũng có thể tìm ra cách để phá vỡ Vì vậy, điều đó còn tùy thuộc vào sự tin tưởng của bạn nơingười nhận

Dùng VBA trong Excel để tạo và sửa chữa PivotTable- 1/9/2006 10h:19

Chức năng PivotTable là chức năng mạnh của Excel, nó giúp bạn tổng kết số liệ u nhanh một cách kinh ngạc Chức năng này đầu tiên xuất hiện trong Excel 5.

Tôi cho rằng các bạn đã làm quen với việc tạo và sửa chữa PivotTable bằng cách thủ công và bàiviết này sẽ hướng dẫn dùng VBA để tạo và sửa chữa PivotTable một cách linh động Bài viết sử dụng cho Excel 2000

Giả sử ở sheet1, tôi có khối dữ liệu cần phân tích nhưHình1 Khối dữ liệu này gồm các trường:

SalesRep (đại diện bán hàng), Region (Vùng), Month (Tháng), Sales (doanh số bán)

Trước khi tạo bảng PivotTable nhưHình 2, tôi đã chọn Record New Macro nhưHình 3, để xem đoạn mã được ghi lại nhưthế nào

Sau đó tôi vào màn hình VBE bằng cách nhấn

tổ hợp phím Alt + F11 Tôi vào Module1, thấy

được đoạn mã nhưsau:

Fields("Sales").Orientation = _

xlDataField

End Sub

Khảo sát đoạn mã đã được ghi:

Để khảo sát đoạn mã trên bạn cần phải biết một số đối tượng liên quan Tất cả các đối tượng này

đều được giải thích trên online help

PivotCaches là tập hợp các đốitượng PivotCache trong đối tượng Workbook

PivotTables là tập hợp các đối tượng PivotTable trong

đối tượng Workbook

PivotTableFields là tập hợp các trường trong đối tượng

PivotTable

Create

PivotTable

một phương thức của đối tượng PivotCache

để tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu trong một PivotCache

Ta có thể viết lại thủ tục trên bằng thủ tục CreatePivotTable (chú ý bạn nhập thủ tục này vàomodule1) sau đây, có thể nó hơidài nhưng sẽ dễ hiểu hơn, và bạn có thể chạy chương trình bất cứ đâu bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F8, sau đó chọn thủ tục CreatePivotTable và chọn Run như Hình 4.

Sub CreatePivotTable()

Dim PTCache As PivotCache

Dim PT As PivotTable

Application.ScreenUpdating = False Xoa PivotSheet neu no ton tai

On Error Resume Next Application.DisplayAlerts = False Sheets("PivotSheet").Delete

On Error GoTo 0 Tao Pivot Cache Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add _ (SourceType:=xlDatabase, _

SourceData:=Sheets("Sheet1").Range("A1") CurrentRegion.Address)

Tao worksheet moi va dat ten Worksheets.Add