Báo cáo thực tập phân tích hoạt Động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần táo vàng holdings

Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần Táo Vàng Holdings.... Nhận xét về thực trạng quy tổ chức sự kiện tại công ty Cô phần Táo Vàng Holdings.... 21 CHƯƠNG 3: MỘT SÓ K

Đại học Công nghệ Tp.HOM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM

BAO CAO THUC TẬP

PHAN TICH HOAT DONG TO CHUC SU KIEN

CUA CONG TY CO PHAN TAO VANG HOLDINGS

Giang vién huong dan: ThS LE THI BICH DIEP

Sinh viên thực hiện LƯU QUANG THUẬN

TP Hồ Chí Minh, 2022

Đại học Công nghệ Tp.HOM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM

BAO CAO THUC TẬP

PHAN TICH HOAT DONG TO CHUC SU KIEN

CUA CONG TY CO PHAN TAO VANG HOLDINGS

Giang vién huong dan: ThS LE THI BICH DIEP

Sinh viên thực hiện LƯU QUANG THUẬN

TP Hồ Chí Minh, 2022

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập — Tự do — Hạnh phúc NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HUONG DAN

Họ và tên sinh viên: Lưu Quang Thuận

) 01.8.1610.) 8n 6 ố6ee-:-:œ+i‹iI ii 1 Danh mục hình à nh nh nh TH HT KH KH TH TH KH TH KH Tết 1

CHƯƠNG I1: GIỚI THIỆU VẺ CÔNG TY CỎ PHẢN TÁO VÀNG HOLDINGS 3

1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần Táo Vàng Holdings tt eenrnhrrrrrreerrrre 3 1.1.1 Sơ lược về Công ty -.- 2 St tr ng g2 11k rerrrrrrrea 3

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi - 5s Son tt ng re ưa 4

1.1.3 Lĩnh vực hoạt động ¿HH HH Hà HH Hà HH HH HH HH HH KHƯẾn 5 1.1.4 Cơ cầu tổ chức và quản lý - ¿5s S22 E2 212 22211.121.111 errrrree 5 1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức cúa công ty - 5c 2 tì in x11 rrrrrreg 5 1.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, và co cầu tô chức các phòng ban co con 6 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh cúa công ty cỗ phần Táo Vàng Holdings trong giai đoạn 2021-

CHUONG 2: THUC TRANG QUY TRINH TO CHUC SU KIEN TAI CONG TY CO PHAN TAO

M9 c0:9000n1c TP 11 2.1 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần Táo Vàng Holdings 11 2.1.1 Tiếp nhận yêu cầu tổ chức sự kiện 2-2022 ren tr HH 1e 12 2.1.2 Tạo kế hoạch và lựa chọn địa điểm tổ chức cho sự kiện cccccsoncerrerererei 13 2.1.3 Lập bảng kê chỉ phí và phiếu đề nghị thanh toán chỉ phí tổ chức 5 c5: 15 2.1.4 Trình ký ban giám đốc và được thanh toán chỉ phí - s55 25c Srsrxresrrresrrres 17 2.1.5 Yêu cầu thiết kế, truyền thông cho chương trình sự kiện ¿5o Scccsicsrerev 17 2.1.6 Phần công nhân sự - nh nh Hà HH HH HH KH TH ĐH TH khe 17 2.1.7 Chuẩn bị cho sự kiện - 5-22 2222 22 E121 2121721112121 rree 18 2.1.8 Tổ chức hoạt động theo kế hoạch

2.1.9 Tông kết, báo cáo và quyết đoán so nh HH1 re 2.2 Nhận xét về thực trạng quy tổ chức sự kiện tại công ty Cô phần Táo Vàng Holdings 21 2.2.1 Ưu điếm c2 HH HH Hàn HH HH HH HH hà ưng 21 p”? b0) nh .ÝÝẢ 21

CHƯƠNG 3: MỘT SÓ KIÊN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỎ CHỨC SỰ KIỆN

TẠI CÔNG TY CÓ PHÁN TẠO VÀNG HOLDINGS nh Hà nhào de 23

3.1 Kiến nghị 1: Nên linh hoạt trong việc xét duyệt kinh phí kê chỉ phí và quyết đoán trong tô

chức chương trình «ch nh TH Hà HH Hà Hà HH HH Hà HH HH HH ĐH gà KH TK gà ky 23 3.2 Kiến nghị 2: Yêu cầu tô chức sự kiện trước khi diễn ra sự kiện theo như đúng quy trình 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 5c nh nh TH ng rà nà HH are 25

Bang 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cô phần Táo Vàng Holdings trong

giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2022 22 2212 221921221712111211212120121121212 1y 9

Cơ cầu tô chức của công ty Cô phần Táo Vàng Holdings 55c scsssa 6

Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện tại công ty cô phần Táo Vàng Holdings II

Kịch bán chương trình sự kiện Dự án Táo Vàng Holdimgs 14

Bảng phân công công việc cho từng nĐƯỜI c c1 2222 re 15 Bảng kê chị phí sự kiện Dự án Táo Vàng Holdings ngày 22/12/2022 16

Phiếu đề nghị thanh toán cho sự kiện - 5: s1 1 1E 2E E221 tt prrg 17

Set up phòng họp lầu ba cho sự kiện Khát vọng Táo Vàng -scccsc: 19

Danh sách điểm danh khách mời của sự kiện Khát vọng Táo Vàng 21

LOI MO DAU

Sự kiện là một hay nhiều hoạt động có mục đích được diễn ra tại một thời điểm, địa điểm

cu thé do một cá nhân hoặc một tô chức làm chủ Qua đó nhằm truyền đạt một hoặc nhiều

thông điệp ý nghĩa nhất định và đáp ứng được các mục đích khác nhau của các chủ thê tham gia sự kiện

Công ty Cổ phần Táo Vàng Holdings là một công ty thuộc về lĩnh vực kinh doanh các tác phẩm giáo dục, hiện nay đang tiễn hành kêu gọi đầu tư cho các dự án sắp tới trong

tương lai nên việc tô chức sự kiện là một yếu tố cần thiết để thu hút được các nhà đầu tư

(Các nhà đầu tư/học viên từng học ở Táo Vàng trước đây) Thông qua các chương trình hằng tuần, hằng tháng hay hằng năm, Công ty có thê tạo được lòng tin của chính bản thân

với khách hàng, với các đối tác, đây mạnh thương hiệu đề có thể mở ra cơ hội đầu tư và

phát triển cho Công ty

Trong thời gian thực tập ba tháng (31/10/2022 — 15/01/2022) tại công ty Cô phần Tao vang Holdings ở vị trí nhân viên tô chức sự kiện Tác giả đã chọn cho mình một đề

tài về: “Phân tích quy trình tô chức sự kiện tại công ty Cô phần Táo vàng Holdings” Kết cầu đề tài gồm 3 phần:

Chương I: Giới thiệu về công ty Cổ phần Táo Vàng Holdings

Chương 2: Thực trạng quy trình tô chức sự kiện tại công ty Cổ phần Táo Vàng Holdings Chường 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tô chức sự kiện tại công ty Cô phần Táo Vàng Holdings

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỎ PHẢN TAO VANG HOLDINGS

1.1 Giới thiệu về công ty cỗ phần Táo Vàng Holdings

1.1.1 Sơ lược về Công ty

Công ty cô phần Táo vàng Holdings, tên quốc tế của Công ty: Tao Vang Holdings Join Stock Company, tén viét tat TVG Holdings., jsc Ma s6 thuế của Công ty:

0317479649 Được quản lý bởi Chi cục Thuế thành phố Thủ Đức

Loại hình Công ty: Công ty cỗ phần ngoài NN

9

TAO VANG

~~ TVG GROUP —

Logo céng ty:

Hinh 1.1 Logo céng ty c6 phan Tao Vang Holdings

(Nguồn: Công ty) Được sáng lập bởi Kỷ lục gia thế giới Trần Quốc Phúc dưới sự chỉ đạo của Trung ương Hội Kỷ lục gia Việt Nam, Tô chức Ký lục Việt Nam (VietKings) và Tô chức Kỷ lục người Việt toàn cầu (VietWorld) Sự thành công của tác phẩm Vườn Tâm Hồn trong 8 năm ấp ủ là công ty Táo Vàng Toàn Cầu, Táo Vàng Holdings là bước tiếp theo của Kỷ lục gia thế giới Trần Quốc Phúc nhằm kêu gọi vốn đầu tư cho các công ty thành viên:

- Táo Vàng Toản Cầu

- TAVA Edu: Chuỗi anh ngữ, toán tư duy, kỹ năng

Ngoài ra còn có các dự án (dự kiến) trong tương lai như TAVA School - Giáo dục

mâm non, TAVA Marketing —- Xây dựng thương hiệu, TAVA Academy — Học viện Táo

Vàng

Trụ sở của công ty được dat tai khu d6 thi Van Phuc, 171 Nguyễn Thị Nhung,

phường Hiệp Bình Phước, Thủ Đức Sau hơn l năm hoạt động thì doanh thu hiện nay đã

đạt mức 12 tỷ đồng cùng với hơn 60 nhân viên và sở hữu thêm một tòa nhà tại số 181

Nguyễn Thị Nhung để mở thêm không gian làm việc cho các phòng ban

Táo Vàng liên tục xuất hiện trên các kênh truyền thông uy tín tại Việt Nam như HTV, VTV, VOH Radio, Báo Thanh Niên, Tuổi Trẻ Online, Doanh Nhân, Người Lao Động, Pháp Luật, Báo Phụ Nữ, Báo Kỷ Lục, Doanh Nhân Sải Gòn, Dân Việt

Hình 1.2 Trích dẫn từ các đầu báo và chương trình truyền hình trong nước

(Nguồn: Tác gia tự tông hợp)

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi

Công ty Cô phần táo Vàng Holdings được xem là nền tảng vững chắc đề xây dựng nên một tập đoàn Táo Tàng gồm hệ sinh thái đa ngành với nhiều công ty thành viên thuộc

nhiều lĩnh vực khác nhau:

© Quỹ đầu tư: TAVA Capital

® Truong hoc: TAVA Edu, TAVA School, TAVA Academy

¢ Truyén théng: TAVA Marketing, TAVA Discovery

¢ Các sản phẩm giáo dục: Các khóa học, kỹ năng; Các ấn phẩm sách; Ứng dụng Táo Vàng

Tầm nhìn của công ty là xây dựng hơn I0 triệu gia đình Việt Nam Toàn Cầu hạnh

phúc và thịnh vượng Sứ mệnh nâng tầm chất lượng cuộc sông người việt trên toàn cầu Cùng 5 giá trị cốt lỗi mà Táo Vàng mang lại đó là sự chuyên nghiệp, tận tâm, tốc độ, chính trực và cùng thắng

© - Các khóa học kỹ năng sống cho người lớn và trẻ em

1.1.4 Cơ cầu tổ chức và quản lý

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Táo Vàng Holdings

(Nguồn: Tác giả thiết kế) 1.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, và co cầu tổ chức cúc phòng ban

- Phòng ban tô chức đảo tạo:

+ Chức năng, nhiệm vụ: tạo kế hoạch tổ chức các khóa học online và khóa học

offline Quản lý, trực các lớp học

+ Cơ cấu tô chức:

© Trưởng phòng: Tạo kế hoạch khóa học

® Nhân viên học vụ: Quản lý lớp học

¢ Nhan vién content: Viết bài truyền thông cho khóa học

e Nhân viên thiết kế: Thiết kế standee, banner, backdrop

- Phòng ban tổ chức sự kiện:

+ Chức năng, nhiệm vụ: tô chức các loại hình chương trình sự kiện của công ty như: sự kiện giáo dục, sự kiện kỷ niệm, sự kiện thê thao, cũng như sự kiện công ty

được thuê tô chức Viết kịch bản, ý tưởng cho một chương trình sự kiện Dự toán được chỉ phí và những vấn đề liên quan đến mỗi sự kiện

+ Co cau t6 chức:

® Trưởng phòng sự kiện: Lên kế hoạch vận hành, dự trù kinh phí

e© Team lead: Điều phối nhân sự thực hiện kế hoạch, đề nghị thanh toán, tạm ứng chi

phí cho chương trình

® Nhân viên logistics: Quản lý kho, kỹ thuật âm thanh

e© Nhân viên hậu cần: Set up dia điểm, chuẩn bị dụng cụ, vật liệu, hỗ trợ sau cảnh gà

- Phòng ban salecoach:

+ Chức năng, nhiệm vụ: Dẫn dắt đội nhóm học tập, xây dựng hệ thống cho đội nhóm, huấn luyện viên trị liệu cho học viên phụng sự và trao giá trị cho các sử giả lãnh đạo nhân

ai

+ Cơ cầu tô chức:

e - Trưởng Phòng salecoach: xây dựng kế hoạch giảng dạy

* Coach: Giang day lép hoc online va offline, sale cac san pham của công ty trong

cac khoa hoc

e Trainer: Hé tro giang day ldp hoc online va offline

1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cô phần Táo Vang Holdings trong giai đoạn 2021-2022

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cô phần Táo Vàng Holdings trong

giai đoạn từ năm 2021 đên năm 2022

Đơn vị tính: Tỷ đồng, %

| Quy2 | Quy3 | Quy 4 | Ouý3/Quý2 | Quý 4/Quý 3

nam năm | nam | Tuyệt | Tươn | Tuyệt | Tương

giảm là 13,7% Số liệu cho thấy rằng doanh thu tăng từ 11,2 (tý đồng) lên 15,3 (tỷ đồng)

ở giai đoạn từ quý 2 sang quý 3 đã phản ảnh được biến động do sự chuyên đôi của công

ty, chứng tỏ công ty đang hoạt động có hiệu quả và có khả năng cạnh tranh trên thị trường

Chi phí quý 3 năm 2021 giảm 2,4 (ty đồng) so với quý 2 năm 2021, tí lệ giảm là 30,3% Chi phi quý 4 năm 2021 tăng 4,1 (tỷ đồng) so với quý 3 năm 2022, tí lệ tăng là 74,05%%

Do ảnh hưởng của dịch bệnh nên các buổi dạy phải offlie phải chuyên sang hình thức dạy online nên sẽ lược bớt các chi phí như chỉ phí cơ sở vật chất, chi phí trợ cấp cho nhân viên nên chi phí có hiện tượng giảm mạnh từ quý 2 sang quý 3

Lợi nhuận trước thuế quý 3 năm 2021 tăng 6,5 (tý đồng) so với quý 2 năm 2021, tỉ lệ

tăng 196,9%, Lợi nhuận trước thuế quý 4 năm 2021 giảm 6,2 (tỷ đồng) so với quý 3 năm

2021, tỉ lệ giảm 63.3% Việc lợi nhuận tăng cao thế này do được giảm bớt chỉ phí nên lợi nhuận của công ty tăng đáng kẻ.

Tóm tắt chương 1

Được sáng lập bởi Kỷ lục gia thế giới Trần Quốc Phúc dưới sự chỉ đạo của Trung ương

Hội Kỷ lục gia Việt Nam, Tổ chức Kỷ lục Việt Nam (VietKings) và Tô chức Kỷ lục

người Việt toàn cầu (VietWorld) Sự thành công của tác phẩm Vườn Tâm Hồn trong 8 năm ấp ủ là công ty Táo Vàng Toàn Cầu, Táo Vàng Holdings là bước tiếp theo của Kỷ lục gia thế giới Trần Quốc Phúc nhằm kêu gọi vốn đầu tư cho các công ty thành viên

Sứ mệnh của Táo Vàng là huấn luyện và truyền cảm hứng cho phụ huynh, thiếu niên, người yêu trẻ chuyển đôi, cùng nhau giúp đỡ cho nhiều gia đình và trẻ em khác có cuộc sông tốt đẹp hơn, thành công và hạnh phúc trọn vẹn, giàu có và nhân ái

Trụ sở của Táo Vàng tọa lạc trong khu đô thị Vạn Phúc (Van Phục City) — nơi được mệnh

danh là “long mạch” tập hợp rất nhiều công ty triệu đô của đất Sài thành Sứ mệnh mà Táo Vàng hướng đến cần một hành trình dài với nỗ lực không ngừng nghỉ của một tập thể, Hội đồng quản trị đã trang bị hệ thống cơ sở vật chất, máy móc hàng tỉ đồng cho từng phòng ban để đảm bảo hỗ trợ tốt nhất cho đội ngũ nhân sự và phục vụ cho công

VIỆC

Để gặt hái thành công và vươn tới những mục tiêu mới, Tập đoàn Táo Vàng Holdings được “chèo lái” dưới sự lãnh đạo của “thuyền trưởng” Kỷ lục gia thế giới Trần Quốc Phúc Thầy được biết đến là người giàu kinh nghiệm trong việc giảng dạy, đảo tạo và cung cấp các giải pháp giáo dục toàn diện Bên cạnh đó, Ban có van va Ban điều hành của Táo Vàng đều là những chuyên gia uy tín trong lĩnh vực giáo dục Đặc biệt, đội ngũ nhân sự tại Tập đoàn Táo Vàng Holdings đều là những người trẻ nhiệt huyết, không ngại học hỏi và chính phục thách thức

2021 là một nam day biến động và thách thức, nhưng những thành tích mà Táo Vàng Holdings đã bước đầu đạt được sẽ là động lực to lớn, là nền móng vững chắc, là đòn bẩy

cho sự phát triển mạnh mẽ trong tương lai Trải qua hơn l năm hoạt động thì công ty cỗ phần Táo Vàng phát triển mạnh mẽ và lợi nhuân tăng mạnh qua mỗi quý

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỎ CHỨC SỰ KIỆN TAI CONG TY CO PHAN TAO VANG HOLDINGS

2.1 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty cỗ phần Táo Vàng Holdings Công ty cỗ phần Táo Vàng Holdings đã có quy trình tổ chức cụ thê thông qua 9 bước nằm trong ba giai đoạn chính: Trước khi sự kiện diễn ra (Tiếp nhận yêu cầu tổ chức

sự kiện, tạo kế hoạch và lựa chọn địa điểm tô chức cho chương trình sự kiện, lập bảng dự trù kinh phí và phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng chỉ phí tô chức, trình ký ban giám đốc

và được thanh toán chỉ phí tạm ứng, yêu cầu thiết kế truyền thông cho sự kiện, phân công

nhân sự, chuẩn bị lắp đặt và trang trí cho sự kiện) CHai đoạn trong khi diễn ra sự kiện sẽ thực hiện và tổ chức các hoạt động theo kế hoạch của chương trình Cuối cùng là kết thúc

sự kiện gồm các công việc như tổng kết, báo cáo và quyết toán cho chường trình Các bước trong quy trình tô chức sự kiện của công ty cô phần Táo Vàng Holdings

được thể hiện một cách trực quan và rõ ràng trong hình 2.L bên dưới:

Ti ép nhan Tao ké hoach va Lập bảng dy tri

Trước khi sự âu cầu tả lựa chọn địa điểm kinh phí và phiêu đề

kiện diễn ra yeu cau ro cho chương trình ) nghị thanh toán tạm

Chuan bi, lap Phân côn Yêu câu thiết kế

đặt và trang trí = nhân SỐ = truyén théng

diễn _ sự chức các hoạt động Kết thúc rong Ke, bie

Hình 2.4 Sơ đỗ quy trình tô chức sự kiện tại công ty cô phần Táo Vàng Holdings

(Nguồn: Tác giả thiết kế)