Xây dựng hệ thống quản lý phản hồi hư hỏng sửa chữa cho các phòng máy của trường cao Đẳng công nghệ thủ Đức

Để có thể nâng cao hiệu quả sử dụng phòng máy, chúng ta cần một hệ thống Quản lý phản hồi Hư hỏng - Sửa chữa sao cho GV có thể dễ dàng sử dụng điện thoại di động của mình báo cáo sai, hỏ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NĂM HỌC 2022 - 2023

Tên đề tài: Xây dựng hệ thống Quản lý phản hồi

hư hỏng-sửa chữa cho các phòng máy của Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức

Mã số:

Chủ nhiệm đề tài: Tiêu Kim Cương

TP Hồ Chí Minh, năm 2023

ỦY BAN NHÂN DÂN TP.HCM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

Mã số:

Chủ nhiệm đề tài: Tiêu Kim Cương

TP Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 04 năm 2023

MỤC LỤC

MỤC LỤC 3

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC HÌNH ẢNH 5

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 6

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Mục đích nghiên cứu 7

3 Đối tượng và khách thể nghiên cứu 7

4 Giả thuyết nghiên cứu 7

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 8

6 Phương pháp nghiên cứu 8

7 Phạm vi ảnh hưởng 8

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài 9

1.1 Thực trạng hoạt động các phòng máy tại TDC 9

1.2 Những vấn đề gặp phải 9

1.3 Yêu cầu với hoạt động tại phòng máy 10

1.4 Giải pháp đề xuất và tính khả thi 10

Chương 2: Phân tích thiết kế và triển khai hệ thống phần mềm 11

2.1 Mô hình hoạt động chung của hệ thống 11

2.2 Mô tả chi tiết các chức năng hệ thống 11

2.3 Triển khai hệ thống phần mềm 13

Chương 3: Kết quả nghiên cứu 16

3.1 Với giảng viên 18

3.2 Với LĐTB 20

3.3 Với CBNVTB 21

3.4 Với PĐT hoặc các phòng ban chức năng khác 22

Kết luận và kiến nghị 23

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

PHỤ LỤC 25

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1 CBNVTB Cán bộ, nhân viên Phòng thiết bị

3 PĐT Phòng Quản lý Đào tạo

4 PTB Phòng Thiết bị - Vật tư

5 LĐTB Lãnh đạo Phòng Thiết bị - Vật tư

6 TDC Thu Duc College of Technology

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Mô hình hoạt động chung của hệ thống 11

Hình 2 Cấu trúc mô đun chương trình 13

Hình 3 Cấu trúc lưu trữ dữ liệu trên Firebase 14

Hình 4 Cấu trúc file excel đăng ký sử dụng ứng dụng 14

Hình 5 Màn hình Login 16

Hình 6 Các màn hình đăng ký lúc đăng nhập hệ thống 17

Hình 7 Các màn hình sau khi xác minh thành công 17

Hình 8 Một số chức năng của vai trò GV 18

Hình 9 Chức năng báo sai hỏng và góp ý của GV 19

Hình 10 Chức năng nhiệm vụ của LĐTB 20

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1 Lý do chọn đề tài

Quản lý phản hồi Hư hỏng - Sửa chữa cho các phòng máy tính tại TDC hiện nay gặp nhiều khó khăn và có nhiều điểm còn bất hợp lý Việc báo hỏng thường được giảng viên thực hiện trực tiếp thông qua việc ghi sổ bằng tay vào nhật ký phòng máy Việc tiếp nhận sửa chữa cũng như thông báo tình trạng sửa chữa cho các bên liên quan (Giảng viên, Cán bộ nhân viên phòng thiết bị, Phòng Đào tạo, Lãnh đạo Phòng Thiết bị…) cũng được thực hiện thủ công theo cách thức tương tự:

- Giảng viên (GV) khó biết tình trạng báo hỏng của mình đã được tiếp nhận sửa chữa hay chưa? Tình trạng phòng máy ra sao? Có phát sinh các lỗi khác hay không (do giảng viên khác báo các lỗi khác…);

- Phòng Quản lý Đào tạo (PĐT) và Khoa chuyên môn khó biết thực trạng từng phòng máy khi cần để có thể bố trí lớp học cho phù hợp với thiết bị hiện có Muốn biết cần có những thủ tục bằng tay rườm rà yêu cầu trợ giúp từ Phòng thiết

bị, Phòng thiết bị tiếp tục cho nhân viên kiểm tra bằng tay tình trạng phòng máy

và báo cáo…;

- Nhân viên Phòng thiết bị cần rà soát bằng tay sổ nhật ký từng phòng để lên kế hoạch và sửa chữa Kết quả và tình trạng phòng máy sau khi sửa chữa cũng được thông báo thủ công đến giảng viên và đến Lãnh đạo phòng thiết bị

- Lãnh đạo Phòng Thiết bị (LĐTB) khó có thể kiểm tra, giám sát tình trạng phòng máy (Sai hỏng nhiều hay ít, đã sửa chữa đúng hạn hay chưa? Có cái nào sửa chữa không đúng hạn không? Có cái nào vừa sửa xong đã hỏng tiếp hay không? Thái

độ phục vụ của nhân viên dưới quyền có vấn đề gì không? GV có phản ánh tiêu cực gì không? ) cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên dưới quyền thế nào? Muốn biết phải tự mình đi kiểm tra từng phòng máy định kỳ với nhiều thời điểm khác nhau… điều này là phi khả thi;

- Tình trạng phòng máy sai hỏng thường xuyên nhưng không có biện pháp giám sát, quản lý, sửa chữa và điều phối hợp lý, kịp thời giữa nhân viên phòng thiết bị

và lãnh đạo phòng thiết bị

Để có thể nâng cao hiệu quả sử dụng phòng máy, chúng ta cần một hệ thống Quản lý phản hồi Hư hỏng - Sửa chữa sao cho GV có thể dễ dàng sử dụng điện thoại di động của mình báo cáo sai, hỏng của từng máy tính trong mỗi phòng máy cho nhân viên bảo dưỡng phòng máy được biết, đồng thời các bên liên quan (PĐT, LĐTB, GV…) cũng biết tình trạng phòng máy tương ứng để có kế hoạch phù hợp Không những vậy, mỗi nhân viên phụ trách các phòng máy khác nhau luôn luôn nhận được báo cáo tình trạng phòng máy do mình phụ trách trong thời gian thực để dễ dàng lên kế hoạch sửa chữa và cập nhật trạng thái sau sửa chữa cũng trong thời gian thực cho các bên liên quan GV được quyền phàn nàn nếu phòng máy lâu không được sửa chữa hoặc vừa sửa lại hỏng ngay (chất lượng sửa chữa không đảm bảo)…

Ngoài ra, LĐTB cũng có thể quản lý, theo dõi tình trạng mọi phòng máy cũng như điều phối hoạt động của nhân viên dưới quyền một cách hiệu quả trong thời gian thực thông qua ứng dụng trên điện thoại di động: Có những phòng nào đang cần sửa chữa những thiết bị gì? Có những phòng nào đã trễ hạn sửa chữa? Ai quản lý những phòng đó? GV có phàn nàn gì không? Chất lượng sửa chữa có tốt không (vừa sửa lại hỏng ngay)? Số lượng thiết bị hỏng trong từng phòng? Số lượng thiết bị còn hoạt động trong từng phòng…

2 Mục đích nghiên cứu

Xây dựng hệ thống phần mềm dựa trên điện thoại di động để có thể quản lý, giám sát tình trạng hoạt động các phòng máy tính của TDC trong thời gian thực một cách hiệu quả, nâng cao vai trò, trách nhiệm của cán bộ nhân viên phụ trách các phòng máy

3 Đối tượng và khách thể nghiên cứu

Hệ thống Quản lý phản hồi Sai hỏng - Sửa chữa cho các phòng máy tại TDC trong mối quan hệ với các bên liên quan: GV, CBNVTB, PĐT, LĐTB Bước đầu chỉ phát triển trên điện thoại Android

4 Giả thuyết nghiên cứu

Hệ thống Quản lý phản hồi Sai hỏng - Sửa chữa cho các phòng máy tại TDC sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng máy cũng như tinh thần trách nhiệm của CBNVTB và LĐTB

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

a) Tìm hiểu cấu trúc và các kỹ thuật xây dựng hệ thống quản lý phản hồi Hư hỏng - Sửa chữa cùng mối quan hệ với các bên liên quan

b) Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm

c) Viết chương trình phần mềm

d) Thực nghiệm và điều chỉnh

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phân tích và tổng hợp tài liệu: Nhằm hiểu rõ hơn hệ thống quản lý phản hồi Hư hỏng

- Sửa chữa cho các phòng máy tại TDC;

- Khảo sát, phỏng vấn và thống kê: Nhằm tìm hiểu thực trạng, thu lượm các thông tin

cần thiết về hệ thống phản hồi Hư hỏng - Sửa chữa cho các phòng máy tại TDC;

- Phân tích và thiết kế hệ thống: Nhằm xây dựng bản thiết kế cho phần mềm di động,

sao cho hệ thống có tính mở, có thể bổ sung thêm các dữ liệu, tính năng mới sau này vào hệ thống;

- Thực nghiệm: Thử nghiệm và hiệu chỉnh phần mềm cho hoàn thiện

7 Phạm vi ảnh hưởng

Toàn bộ GV có tiết dạy trong các phòng máy tại TDC; CBNVTB phụ trách các phòng máy tính; LĐTB khi giám sát và điều phối hoạt động hợp lý cho các nhân viên dưới quyền; PĐT và khoa chuyên ngành khi phân bổ các lớp học trong các phòng máy

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài

1.1 Thực trạng hoạt động các phòng máy tại TDC

Tại TDC, mọi hoạt động liên quan đến các phòng máy tính hiện nay đều được thực hiện thủ công, thông qua sổ ghi chép và báo cáo Tình trạng máy tính hỏng và không được sửa chữa kịp thời xảy ra thường xuyên gây nhiều khó khăn cho GV trong quá trình giảng dạy GV chỉ có một kênh duy nhất để báo cáo tình trạng phòng học là ghi vào sổ ghi chép tại phòng máy Tuy nhiên GV không có cách gì biết được liệu phòng máy đã được sửa chữa hay chưa? Có hỏng thêm thiết bị nào không? Liệu thiết bị có sẵn sàng, đầy đủ cho bài học tiếp theo hay không?

Nhiệm vụ sửa chữa máy tính, điều hoà (gọi chung là thiết bị) trong các phòng máy rất phức tạp, khó khăn, nhiều rủi ro và rất khó giám sát LĐTB không thể đến từng phòng học để kiểm tra tình trạng của từng thiết bị (phi khả thi), nhưng cũng không thể chỉ nghe báo cáo một chiều từ CBNVTB (có thể không sát với thực tiễn) Do đó, không thể đôn đốc kịp thời CBNVTB dưới quyền Điều này dẫn đến tình trạng không hài lòng của nhiều GV mà có thể nguyên nhân chỉ do hiểu nhầm hoặc thiếu thông tin trao đổi qua lại, làm cho hệ thống nặng nề và không hiệu quả

Ngoài ra, PĐT và các khoa chuyên môn khi phân bổ phòng học, lên thời khoá biểu… do không nắm rõ tình trạng thiết bị (số lượng thiết bị, tình trạng hoạt động?) nên thường xuyên xảy ra tình trạng sĩ số lớp học vượt quá số lượng thiết bị sẵn có rất nhiều, ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng giảng dạy, đặc biệt là các môn chuyên ngành

c) Với LĐTB: Khó kiểm tra, giám sát tình trạng thiết bị trong các phòng máy cũng như kiểm tra, giám sát chất lượng công việc của CBNVTB dưới quyền trong thời gian thực; khó nắm bắt được phản hồi của GV, CBNVTB, PĐT hay các phòng ban khác về chất lượng công việc do tổ thiết bị phụ trách

d) Với PĐT, khoa chuyên môn hoặc các phòng ban khác: Khó biết tình trạng hoạt động thiết bị trong các phòng máy theo thời gian thực; khó phản ánh lại những bất cập hay ý kiến đóng góp cho CBNVTB hoặc LĐTB

1.3 Yêu cầu với hoạt động tại phòng máy

Do tình trạng hoạt động của thiết bị trong các phòng máy có ảnh hưởng đến nhiều đối tượng khác nhau trong trường (GV, CBNVTB, LĐTB, PĐT, khoa chuyên môn và các phòng ban chức năng) và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng giảng dạy, đặc biệt đối với các môn học chuyên ngành, nên đòi hỏi mọi giám sát, kiểm tra, trao đổi về tình trạng hoạt động các phòng máy, các góp ý của GV, LĐTB, PĐT… với CBNVTB, các phản hồi của CBNVTB và LĐTB tới GV, PĐT, Khoa chuyên môn… cần diễn ra trong thời gian thực, kịp thời, chính xác và minh bạch

1.4 Giải pháp đề xuất và tính khả thi

Để có thể đáp ứng được các yêu cầu kể trên và giải quyết những khó khăn gặp phải,

chúng tôi đề xuất xây dựng một Hệ thống quản lý phản hồi Hư hỏng - Sửa chữa cho các phòng máy tại TDC dựa trên các thiết bị di động để đảm bảo mọi hoạt động giám

sát, kiểm tra, phản hồi… đều diễn ra trong thời gian thực, chính xác và minh bạch

Tuy nhiên, do thời gian không cho phép, bước đầu chúng tôi chỉ xây dựng hệ thống dựa trên nền điện thoại di động Android, sau đó mới mở rộng cho các nền tảng khác (trên iPhone) Cơ sở dữ liệu lưu trữ tạm thời sử dụng Firebase miễn phí của Google Nếu trong quá trình hoạt động cần yêu cầu cao hơn sẽ mua bản quyền sau

Chương 2: Phân tích thiết kế và triển khai hệ thống phần mềm

2.1 Mô hình hoạt động chung của hệ thống

Hệ thống quản lý phản hồi Hư hỏng - Sửa chữa cho các phòng máy tại TDC cho phép nhiều đối tượng có thể sử dụng với nhiều chức năng khác nhau theo mô hình (Hình 1):

Hình 1 Mô hình hoạt động chung của hệ thống

2.2 Mô tả chi tiết các chức năng hệ thống

Mô hình hoạt động tổng thể của hệ thống được mô tả như hình 1 Trong đó:

a) PĐT, Khoa chuyên môn hoặc các phòng ban chức năng: Có thể kiểm tra tình trạng thiết bị tại các phòng máy tính (Số lượng thiết bị còn tốt, số lượng thiết bị

hư hỏng, hư hỏng phần nào? Có thiết bị nào đã hỏng lâu mà chưa sửa? Có thiết

bị nào mới sửa đã hỏng tiếp? ); có thể gửi các góp ý nếu cần; Mọi hoạt động đều diễn ra trong thời gian thực

b) GV và những đối tượng sử dụng thiết bị trong phòng máy tính: Có thể xem danh sách toàn bộ các phòng máy tại TDC; với mỗi phòng, có thể xem thông tin về số lượng máy còn tốt, máy hỏng, góp ý của mình, góp ý của người khác… cũng như

có thể mô tả chi tiết hư hỏng của mỗi thiết bị trong phòng và các thao tác tiền xử

lý đã thực hiện (nếu có) để CBNVTB được biết và có kế hoạch sửa chữa cho đúng; có thể gửi các góp ý nếu thấy cần thiết; có thể xem tình trạng thiết bị trong mỗi phòng máy (thiết bị nào đã báo lâu mà chưa được sửa chữa, những thiết bị nào vừa sửa xong đã hỏng lại? ); có thể điều chỉnh lại các góp ý của mình trong một khoảng thời gian xác định (không thể điều chỉnh góp ý của người khác); Mọi hoạt động đều diễn ra trong thời gian thực

c) CBNVTB: Có thể xem tình trạng hoạt động của các thiết bị trong những phòng

do mình quản lý (không xem được phòng do người khác quản lý); Xem được chi tiết những báo cáo sai hỏng, các thao tác tiền xử lý cũng như góp ý của từng GV trên mỗi thiết bị trong mỗi phòng máy; có thể biết chính xác những phòng máy nào có thiết bị báo sửa đã lâu ngày mà vẫn chưa được sửa chữa? Thiết bị nào vừa sửa xong lại bị hỏng lại (có thể sửa chưa đúng, chất lượng sửa chữa chưa tốt hoặc

do người học phá hoại…) để từ đó CBNVTB có thể lên kế hoạch sửa chữa cho phù hợp với từng phòng máy, nhắc nhở GV giám sát SV (nếu có hiện tượng phá hoại) hoặc kiểm tra nguyên nhân dẫn đến việc sửa chữa chất lượng chưa cao…; Ngoài ra, CBNVTB còn có thể cập nhật lại trạng thái thiết bị trong từng phòng máy nếu việc sửa chữa hoàn tất cũng như trả lời phản hồi từ GV, PĐT, LĐTB… điều này sẽ tránh nhiều hiểu lầm không đáng có Mọi hoạt động này cũng đều diễn ra trong thời gian thực

d) LĐTB: Có thể kiểm tra, giám sát tình trạng hoạt động của mọi thiết bị trong tất

cả các phòng máy do mình phụ trách cũng như chất lượng công việc của từng nhân viên dưới quyền; Xem được mọi góp ý phản hồi của GV, PĐT… với từng CBNVTB và có thể đưa ra những ý kiến chỉ đạo nếu cần; Tình trạng thiết bị ngoài

những sai hỏng thông thường (được mô tả chỉ tiết trên từng thiết bị) còn có 2

hỏng lâu ngày mà vẫn không được sửa chữa (lớn hơn 2 ngày) và tình trạng có những thiết bị vừa báo sửa chữa xong mà một thời gian ngắn đã bị hỏng lại (2 ngày trở lại) để người LĐTB có những giải pháp và chỉ đạo phù hợp với nhân viên dưới quyền Tình trạng sai, hỏng thì người CBNVTB có thể cập nhật trạng thái sau khi sửa xong, nhưng trạng thái lâu ngày chưa sửa hoặc vừa sửa xong một thời gian ngắn đã hỏng lại thì cần người LĐTB xem xét và trao đổi kỹ lưỡng với

nhân viên dưới quyền Hai trạng thái này chỉ duy nhất LĐTB mới có quyền xoá

và thiết lập lại trạng thái ban đầu (chưa mắc lỗi) Ngoài ra, LĐTB cũng có

quyền thêm mới, cập nhật các phòng học, gán quyền cho nhân viên quản lý phòng, gán quyền truy xuất hệ thống cho các đối tượng khác (GV, PĐT, Khoa chuyên môn…) Chỉ những người được LĐTB cấp quyền mới có khả năng đăng

ký sử dụng và bảo mật thông qua số điện thoại Mọi thao tác trên đều thực hiện trong thời gian thực

2.3 Triển khai hệ thống phần mềm

Dựa trên mô hình hoạt động 2.1 và mô tả chi tiết chức năng 2.2, hệ thống phần mềm được tổ chức thành các packages sau (Hình 2):

Hình 2 Cấu trúc mô đun chương trình

Dữ liệu của ứng dụng (Các phòng máy, dữ liệu về đối tượng được phép sử dụng hệt thống, dữ liệu sai hỏng, tình trạng thiết bị, các góp ý, chỉ đạo…) được lưu trữ trên server của Firebase (Hình 3)

Hình 3 Cấu trúc lưu trữ dữ liệu trên Firebase Mọi người dùng dùng muốn có thể đăng ký sử dụng ứng dụng cần được LĐTB cấp quyền lên hệ thống thông qua chức năng import dữ liệu người dùng từ file excel theo mẫu sau đây (Hình 4):

Hình 4 Cấu trúc file excel đăng ký sử dụng ứng dụng Với cách cấp quyền này, cho phép LĐTB có thể dễ dàng triển khai cho CBGV toàn trường đăng ký sử dụng và import một lần lên hệ thống (không cần nhập dữ liệu từng người một cách thủ công) Sau khi dữ liệu được import lên hệ thống, mỗi người dùng sẽ

có một vai trò riêng (Cột Vai trò) với chức năng nhiệm vụ khác nhau (như mô tả trong mục 2.2 ở trên) Số điện thoại sẽ được dùng để định danh cho người dùng và lấy làm tài khoản đăng nhập

Sau khi được LĐTB cấp quyền, mỗi người dùng cần đăng ký sử dụng dịch vụ bằng cách nhập vào số điện thoại đã đăng ký trong file excel và thực hiện chức năng