TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - - - - -o0o- - - TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài: Nghiên cứu phần mềm quản trị dự án Trello và áp dụng và
TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Khái niệm quản trị hệ thống thông tin
Quản trị hệ thống thông tin là một lĩnh vực được sử dụng để quản lý các hệ thống thông tin của một doanh nghiệp Nó bao gồm việc quản lý các hệ thống phần cứng, phần mềm, dữ liệu và các quy trình liên quan đến hệ thống Nó cũng bao gồm việc giám sát, bảo trì, bảo vệ và cải thiện các hệ thống thông tin
Quản trị hệ thống thông tin còn được hiểu là việc con người trực tiếp cài đặt hệ điều hành, phần mềm cho máy tính nhằm mục đích đảm bảo hệ thống luôn được vận hành một cách tốt nhất và phải lưu trữ được các bản backup dự phòng khi gặp các tình huống khẩn cấp hoặc thực hiện các biện pháp bảo mật cũng như sửa lỗi khi có vấn đề cấp bách xảy ra
Công việc này đặc biệt chú trọng đến vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động quản trị, sản xuất và kinh doanh trong các doanh nghiệp
Trong Quản trị hệ thống thông tin, người dùng trên hệ thống sẽ được phân quyền để có thể dễ dàng trong công tác quản lý dữ liệu cũng như quản lý đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp Nhờ có thế mạnh này mà Quản trị hệ thống thông tin đang ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước bởi việc nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý từ dữ liệu đến người dùng.
Lợi ích của quản trị hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp
Quản trị hệ thống thông tin có nhiều lợi ích bao gồm:
- Giúp các công ty cải thiện hiệu suất, năng suất công việc.
- Kiểm soát, quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
- Dễ dàng áp dụng công nghệ mới.
- Bảo vệ đảm bảo an toàn các thông tin, dữ liệu độc quyền của doanh nghiệp.
Cách xây dựng một hệ thống quản trị thông tin
Hệ thống quản trị thông tin sẽ chỉ được thiết lập một cách hiệu quả khi nó đi theo một quy trình cụ thể Mỗi doanh nghiệp thì sẽ có một cách làm của riêng mình sao cho phù hợp nhất:
Bước đầu tiên khi triển khai xâu dựng hệ thống chính là xác định yêu cầu. Bước này sẽ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu nội bộ hoặc khảo sát toàn công ty Qua đó để xác định phạm vi của một số các yếu tố như: cách vận hành, các bên liên quan, các quy định
Phương pháp dễ dàng nhất cho bước này chính là hỏi trực tiếp nhân viên về loại thông tin và phạm vi mà họ cần Từ đó sẽ đảm bảo mỗi người đều có những điều kiện cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
Vạch ra mục tiêu Để hệ thống đạt hiệu quả như mong đợi, doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn hướng đến.
Vạch ra mục tiêu cũng phần nào giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc lưu trữ, quản lý những thông tin không cần thiết Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được cả ngân sách lẫn công sức phải bỏ ra
Tìm nguồn thông tin Để có thể tiến hành quản trị hệ thống thông tin, tổ chức cũng cần tiến hành thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Các nhà quản trị có thể chia ra theo các mục lớn để tránh việc bỏ sót thông tin Thông thường, các doanh nghiệp sẽ rà soát các khía cạnh như là: Nhân viên; Bộ phận nội bộ; Nghiên cứu đối thủ; Tình báo thị trường; Cơ quan quản lý…
Xác định cách thu thập / phân loại
Khi đã có nguồn thông tin, bước tiếp theo cần phải thực hiện để có thể quản trị hệ thống thông tin hiệu quả là xác định phương pháp thu thập và phân loại Điều này liên quan trực tiếp tới việc vạch ra các yếu tố như: Số lượng cần có; Tần suất; Địa điểm; Thời gian Để quản trị hệ thống thông tin một cách nhanh chóng, bạn cũng cần phải biết chúng được xếp vào nhóm dữ liệu nào Trong một số lĩnh vực, thông tin được tách biệt như sau: định lượng, định tính; Kỹ thuật; Nhân khẩu học; Tài chính; Pháp lý; Danh mục khác…
Chi phí cho quản trị hệ thống thông tin bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau Thông thường, các loại chi phí đó sẽ được dành cho các hoạt động như:Thiết lập cơ sở hạ tầng; Đào tạo nhân viên; Vận hành – bảo trì Để đánh giá tính hiệu quả của quá trình quản trị hệ thống thông tin, doanh nghiệp cần nhận thấy lợi ích thu về lớn hơn chi phí mà mình đầu tư Sau khi triển khai một thời gian, doanh nghiệp cần nhìn lại để xem xem liệu rằng mình đã đạt được điều trên hay chưa.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tính đến một số dấu hiệu tích cực khác như là: Thời gian ghi và truy xuất thông tin ngắn hơn; Tăng cường sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định trong mọi hoạt động
Duy trì – cải tiến hệ thống
Phân tích – Đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận và tìm ra được cách cải thiện hệ thống sao cho hiệu quả Đó cũng chính là cơ sở để có thể nâng cấp cơ sở hạ tầng, đào tạo lại nhân viên Liên tục cải tiến sẽ đóng góp một cách tích cực vào khả năng đạt được các mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn
Tuy nhiên, bất kỳ một quy trình nào thì cũng cần phải có thời gian để có thể ổn định và đi vào quỹ đạo hoạt động Vì vậy, doanh nghiệp nên chắc chắn rằng mình đã triển khai đủ lâu trước khi có sự thay đổi tiếp theo.
Một số phần mềm quản trị doanh nghiệp
Hình 1.1: Jira software – Phần mềm quản lý doanh nghiệp online
Jira Software giúp các doanh nghiệp sở hữu tập hợp vào những kế hoạch công trình nhằm theo dõi và giám sát công tác Không những thế, người dùng cũng mang thể kiến lập Báo cáo trên Jira có khoảng 10 loại thống kê khác nhau
Jira Software là 1 phần mềm hỗ trợ đắc lực cho đơn vị, bên cạnh đó Jira vẫn có những nhược điểm về mặt giao diện, có thể nói giao diện của Jira khá phức tạp và tốn thời gian để dùng Bạn cần thích ứng và dùng trong một khoảng thời kì tương đối dài để có thể làm việc hiệu quả với Jira.
Hình 1.2: Trello - Phần mềm quản lý dự án
Trello là một phần mềm quản lý dự án trực quan dựa trên phương phápKanban Nó giúp các nhóm sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả Với những tính năng chính là bảng, danh sách và thẻ.
Hình 1.3: Redmine - Phần mềm quản lý dự án
Redmine là một phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở, miễn phí và dễ sử dụng.
Nó được sử dụng bởi các nhóm và cá nhân trong nhiều lĩnh vực khác nhau để theo dõi tiến độ dự án, quản lý nhiệm vụ và cộng tác hiệu quả
- Quản lý dự án: Redmine cho phép bạn tạo và quản lý nhiều dự án, theo dõi tiến độ, đặt lịch trình và phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm
- Theo dõi vấn đề: Redmine cho phép bạn theo dõi các vấn đề, lỗi và yêu cầu thay đổi trong dự án
- Quản lý thời gian: Redmine cung cấp các công cụ để theo dõi thời gian làm việc, lập lịch trình và quản lý thời gian hiệu quả.
TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DỰ ÁN TRELLO
Giới thiệu sơ bộ về phần mềm Trello
Trello là một công cụ hỗ trợ quản lý dự án trên nền Web rất đơn giản, gọn nhẹ và rất hiệu quả cho hầu hết các loại dự án: kinh doanh, văn phòng, phần mềm và bạn có thể sử dụng Trello lên kế hoạch một kỳ nghỉ, tổ chức một chiến dịch tiếp thị, hoặc theo dõi sự ra mắt của một sản phẩm mới và đặc biệt Trello hoàn toàn miễn phí
Trello tổ chức dự án dưới dạng các List Trong một khoảng thời gian rất ngắn, Trello cho bạn biết các công việc đang được thực hiện, nhân viên nào đang làm việc trên công cụ nào, một công việc nào đó đang trong trạng thái nào.
Hình 2.1: Giới thiệu phần mềm Trello
Nếu cần một phần mềm giúp bạn có thể nắm được thông tin của một dự án một cách tổng quát và từ đó có thể xem xét từng chi tiết cực nhỏ của bất kì nhiệm vụ nào thì Trello chính là sản phẩm dành cho bạn Hãy tưởng tượng bạn có một bảng khổng lồ những gạch đầu dòng và một núi phiếu chỉ số (index card- loại phiếu mà bạn có thể điều chỉnh hình dạng và kích cỡ) nhưng chỉ cần click vào một phiếu nào đó là bạn có thể ghi chú ngày hết hạn của phiếu đó, ghi thêm thông tin hay giao nó cho bất kỳ ai để họ thực hiện công việc đó Ngoài ra, bạn còn có thể đính kèm các tệp tin và tài liệu vào những chiếc thẻ này để gửi cho các thành viên khác trong nhóm của bạn Trello là một công cụ hợp tác tổ chức các dự án và ý tưởng của bạn vào đó Trong một nháy mắt, Trello cho bạn biết những gì đang được làm việc trên đó, người làm việc trên những gì, và ở đâu một cái gì đó là trong một quá trình.
Bảng, danh sách và thẻ ( Boards, Lists, Cards)
Một bảng Trello là một số sản phẩm hoặc dự án đang được phát triển liên tục, mặc dù một hội đồng quản trị có thể có nhiều mục đích sử dụng và những thứ khác nhau có ý nghĩa Bảng được tạo thành từ nhiều danh sách, danh sách chứa thẻ
Thẻ đại diện cho các đơn vị cơ bản của một hội đồng quản trị, ví dụ: một tính năng mới, dẫn đầu câu chuyện, một vụ kiện, một khách hàng, nghiên cứu cho một bài báo, một nhân viên tiềm năng, hoặc một vấn đề hỗ trợ khách hàng Thẻ có thể di chuyển từ danh sách liệt kê để chỉ ra sự tiến triển Thành viên hội đồng quản trị có thể thêm vào các thẻ, bắt đầu cuộc trò chuyện trên thẻ, tạo ra bản danh sách trên thẻ, và như vậy.
Cách tạo tài khoản Trello
Để sử dụng Trello bạn phải có tài khoản, tài khoản đó do chính Trello quản lý hoặc của bên đối tác như là google, facebook,… Để tạo tài khoản Trello, bạn vào trang chủ Trello.com, chọn Signup sẽ xuất hiện hộp thoại như hình bên, nhập đầy đủ thông tin
Email: Địa chỉ mail của bạn
Hình 2.2: Màn hình đăng ký, đăng nhập Trello
Nếu mọi thông tin của bạn hợp lệ thì Account sẽ được tạo ra thành công và bạn sẽ nhận được một thư gửi vào email của bạn xác thực.
Hình 2.3: Màn hình xác minh email
Hướng dẫn sử dụng Trello
Một dự án được thực hiện bởi một tổ chức xác định, trên tập hợp các tài nguyên có sự điều hành, quản lý để đạt kết quả theo yêu cầu trong thời gian hạn định.
Sử dụng Trello, chúng ta sẽ quản lý được các công việc cần triển khai của dự án:
2.4.1 Tạo ra một không gian làm việc mới (Creating a New project)
Hình 2.4: Tạo không gian làm việc trong Trello
Một không gian làm việc là một sản phẩm, dự án, nguồn lực, tập hợp các bảng hoặc cơ cấu tổ chức mà đang được phát triển liên tục, mặc dù một hội đồng quản trị có thể đại diện cho bất cứ điều gì và có nhiều công dụng Ban có một bộ sưu tập các danh sách, và danh sách có chứa thẻ.
Tạo ra một không gian làm việc mới bằng cách nhấn vào "Tạo mới" trình đơn trong tiêu đề và chọn "Tạo không gian làm việc".
2.4.2 Tạo ra một bảng mới (Creating a new board)
Hình 2.5: Tạo ra một bảng mới trong Trello
Tạo ra một bảng mới bằng cách nhấn vào "Tạo mới" trình đơn trong tiêu đề và chọn "Tạo bảng” để tạo một bảng mới hoặc “Bắt đầu với mẫu” sẽ có sẵn các mẫu hướng dẫn sử dụng bên trong bảng
Tạo ra một bảng mới bằng cách ấn “Tạo bảng mới” ngay trên quản lý bảng cũng sẽ ra một bảng mới như trong “Tạo mới”.
Một bảng được hình thành từ các thẻ được sắp xếp trong một danh sách Sử dụng bảng để quản lý các dự án, theo dõi thông tin hoặc tổ chức bất cứ việc gì.
2.4.3 Thêm thành viên vào một bảng (Adding member to a board)
Hình 2.6: Thêm thành viên vào không gian làm việc Để thêm thành viên vào một bảng, chọn “Thêm thành viên”(Adding member)" từ thanh bên không gian làm việc Tìm kiếm một người dùng có tên hoặc nhập một địa chỉ email để mời họ đến không gian làm việc Bấm vào tên của họ để thêm chúng vào không gian làm việc.
Bạn có thể thêm các thành viên qua liên kết bằng cách ấn tạo liên kết rồi gửi cho các thành viên bạn muốn mời.
Hình 2.7: Thêm các thẻ trong Trello
Thẻ là đơn vị cơ bản của một bảng Nó có thể đại diện cho các tính năng mới của phần mềm Kéo thẻ từ danh sách liệt kê để chỉ ra sự tiến triển, tình trạng,…
Sau khi hoàn thành tạo bảng bạn có thể tạo danh sách thẻ công việc bằng cách nhấn vào “Thêm danh sách” Các danh sách của bạn sẽ được hiển thị theo hàng ngang để bạn có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động của mình.
Trong một bảng có nhiều danh sách được xếp theo yêu cầu của công việc.
- Ví dụ: trong bảng Bộ phận dự án có các danh sách như: Công việc, Phê duyệt, Hoàn Thành, Tạm dừng
- Việc di chuyển vị trí giữa các danh sách (hoặc các thẻ trong nhóm danh sách) với nhau được thực hiện dễ dàng thông qua thao tác kéo rê chuột.
Chỉnh sửa thẻ - Editing cards
Chỉnh sửa tiêu đề thẻ bằng cách nhấn vào tiêu đề trên xem chi tiết thẻ Một thẻ có một trường mô tả tùy chọn Bạn có thể chỉnh sửa các mô tả chi tiết trên thẻ. Markdown được sử dụng để định dạng các mô tả của một thẻ (Markdown không được sử dụng trong các ý kiến của một thẻ).
Có một số phím tắt cho các thẻ: a - bổ sung thêm thành viên vào thẻ SPACE - thêm chính mình vào thẻ c - lưu trữ l - nhãn d- ngày đến hạn
- Di chuyển một thẻ ở bên phải v - bỏ phiếu 1-6 - thêm nhãn
- Thẻ (card)là thẻ thông tin có tiêu đề, mô tả để lưu trữ công việc Một thẻ có thể được dùng để ghi công việc, câu hỏi, ghi chú,
- Mỗi card sẽ có danh sách để bạn chia sẻ những thông tin đầu việc nhỏ hơn.Mỗi card sẽ có thể được bình luận, đính kèm các tệp, hình để phục vụ việc trao đổi giữa các thành viên
2.4.5 Thêm một thành viên vào một thẻ- Adding a member to a card
Hình 2.8: Thêm thành viên vào thẻ
Add members bằng cách click vào nút Members và nhập địa chỉ Email đầy đủ của người cần tìm vào ô search Members, nhấn Enter Khi chọn hoàn tất sẽ hiển thị thông tin thành viên trong thẻ.
Chú ý: Member của card chỉ được lựa chọn trong danh sách members củaBoard phía trước
Hình 2.9: Đặt nhãn cho thẻ
2.4.7 Gán thêm ngày hết hạn ( Due date)
Hình 2.10: Thêm ngày hết hạn ( due date)
Ngày hết hạn (Due date) là việc đặt ra thời hạn cố định để nhân viên (hoặc nhóm) được giao công việc phải hoàn thành.
- Ví dụ đối với công việc được gắn thẻ (ở hình bên) hạn cuối là vào lúc 10:45 ngày 10/02/2024 phải hoàn thành.
Cách đặt deadline cho card: click vào ngày hết hạn (due date), chọn ngày dealine,click “Lưu”.
Hình 2 11: Thêm tệp đính kèm vào thẻ Đính kèm các tài liệu có liên quan bằng cách nhấn vào lệnh attechments ở thẻ có liên quan Lựa chọn nơi lưu tài liệu đó và nhấn nút attach.
- Ví dụ: tài liệu đính kèm đã được tải lên ở hình bên là tài liệu Code PYC.
Hình 2.12: Các phím tắt trong Trello
- Nhấn phím “?” để gọi bảng phím tắt bất cứ lúc nào.
- Phím “b”, giúp mở Board menu (Bảng chọn) và cho phép tìm kiếm nhanh các Board
- Phím tắt “f”, gọi lệnh Card Filter (lệnh lọc thẻ): gõ tên để tìm kiếm nhanh các thẻ sau đó nhấn Enter
- Gõ “x” nếu muốn xóa kết quả lọc
- Còn rất nhiều phím tắt khác trong hộp này để sử dụng được nhanh chóng,tiện lợi hơn.
Hình 2 13: Trang cá nhân trên Trello Đây là một trang cá nhân của thành viên gồm các nội dung như: Profile, Cards, Settings, Help…
- Trong đó đối với các thành viên mới muốn tham khảo cách sử dụng thì chọn mục Getting Started Guide
- Các phím tắt thì nhấn vào nút shortcuts.
- Thay đổi ngôn ngữ ở mục change language.
- Ngoài ra, muốn xem các thông báo liên quan đến công việc được giao thì nhấn nút notification (biểu tượng hình cái chuông).
Hình 2 14: Các tính năng mở rộng ( Extension)
Trello còn cung cấp các ứng dụng mở rộng sử dụng để bổ trợ kèm theo như:Alerto:Simple Notifications for Trello,Hubbr Chat for Trello, Report forTrello… Ở mục Apps Đây là giao diện sau khi nhấn vào mục Apps để mở rộng thêm các tiện ích bổ trợ cho Trello Các bước cài đặt tiếp theo thì làm theo hướng dẫn từ phía Cửa hàng Chrome trực tuyến
PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DỰ ÁN TRELLO VÀ ÁP DỤNG VÀO QUẢN LÝ DỰ ÁN ATM
Giới thiệu dự án
Xây dựng hệ thống ATM
Người quản lý dự án
Thời gian thực hiện dự án
Mục đích dự án
Xây dựng phần mềm hệ thống Atm nhằm quản lý quyền lợi của khách hàng giúp khách hàng dễ dàng thực hiện các chức năng cần thiết tại cây ATM.
Mục tiêu cần thực hiện của dự án
Yêu cầu về phía người sử dụng:
- Giao diện đẹp, thân thiện phù hợp với yêu cầu người dùng.
- Thông tin hiển thị chi tiết đầy đủ.
- Hoàn thành sản phẩm đúng thời gian quy định.
Yêu cầu về chức năng
- Có tính hiệu quả cao
- Có tính bảo mật cao
- Hiển thị thông tin tài khoản
Lập kế hoạch thực hiện dự án
Thời gian tổng thể 3 tháng
Tổng thời gian dự kiến được phân chia như sau:
- Khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống: 16 ngày
- Bàn giao sản phẩm 1 ngày
- Sửa lỗi ( nếu khách hàng phản hồi): 5 ngày
Lịch biểu công việc
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Phỏng vấn 3 20/11/2023 23/11/2023 Điều tra thăm dò 2 24/11/2023 26/11/2023
Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế hệ thống
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Tạo tài khoản 5 5/12/2023 10/12/2023 Đổi mã pin 5 11/12/2023 16/12/2023 Đăng nhập bằng
Giai đoạn 4: Kiểm thử, sửa lỗi
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Nhiệm vụ Số ngày làm Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Giao nhiệm vụ và quản lý dự án trên phần mềm quản trị dự án Trello
Tạo các bảng nhiệm vụ lớn
Hình 3.1: Các bảng nhiệm vụ lớn trong không gian làm việc
Tạo các danh sách, các thẻ nhiệm vụ cần làm trong mỗi bảng
Hình 3.2: Bảng giao nhiệm vụ khảo sát
Bảng phân tích thiết kế hệ thống
Hình 3.3: Bảng giao nhiệm vụ phân tích thiết kế
Bảng giao nhiệm vụ lập trình
Hình 3.4: Bảng giao nhiệm vụ lập trình
Bảng giao nhiệm vụ kiểm thử
Hình 3.5: Bảng giao nhiệm vụ kiểm thử