Để hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận, tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế và đánh giá hiện trạng hoạt động kiểm
Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn giản là tập hợp các quy định và thủ tục mà một tổ chức xây dựng và thực hiện để tuân thủ pháp luật và các quy định Đó là bản hình thành của sự trách nhiệm, sự tổ chức, và sự tập trung để ngăn chặn, phát hiện, và khắc phục các sai sót và gian lận Nó cũng là cách đảm bảo an toàn cho tài sản, thông tin quý báu và sự hiệu quả của mọi hoạt động bên trong tổ chức Tất cả các tổ chức trên thế giới đều khao khát có hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, và tuân thủ mọi quy định
Tuy nhiên, luôn tồn tại nguy cơ về các yếu kém hoặc vi phạm, thường là do sự thiếu sót của các quản lý, nhân viên hoặc các đối tác bên ngoài Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là vấn đề quản lý, mà còn là một biện pháp quan trọng để bảo vệ tổ chức khỏi các rủi ro tiềm ẩn và nâng cao hiệu suất tổ chức
Thực tế cho thấy, sự suy yếu của nhiều công ty thường bắt nguồn từ sự thiếu quan tâm đối với việc xây dựng nền tảng kiểm soát cho các hoạt động của họ Đôi khi, ngay cả khi họ đã xây dựng hệ thống kiểm soát, việc triển khai thường không đạt hiệu quả mong muốn, và thường bắt nguồn từ các quyết định lãnh đạo cấp cao Vì vậy, vai trò quan trọng của kiểm soát nội bộ không thể bị xem nhẹ Để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững, nhiều tổ chức trên khắp thế giới đã tiến hành nghiên cứu và phát triển các khái niệm thống nhất về kiểm soát nội bộ để đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau Họ cũng đã xác định các thành phần quan trọng giúp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả
Hiện nay, vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đã nhận được sự quan tâm lớn và được thực hiện có kế hoạch từ việc xây dựng quy định đến việc thực thi các thủ tục kiểm soát trong tổ chức Mục tiêu là nâng cao hiệu suất kinh doanh, kiểm soát chi phí và đảm bảo sự hiệu quả của hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận, tập trung vào 4 lĩnh vực chính, đã nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững của họ Đầu tư tài chính vào các doanh nghiệp khác
Với việc có nhiều lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh nên việc kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận cần phải được quan tâm hoàn thiện nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động Với bản thân công tác tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận và là thành viên của Ban kiểm soát Tác giả mạnh dạn thực hiện đề tài “Hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận” làm luận văn tốt nghiệp tại Trường Đại học Bình Dương.
Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận, từ đó tìm ra những hạn chế và nguyên nhân tồn tại của hạn chế làm cơ sở đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận
Mục tiêu 1: Phân tích, khảo sát và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận
Mục tiêu 2: Phát hiện hạn chế và nguyên nhân tồn tại hạn chế của kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận
Mục tiêu 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận.
Câu hỏi nghiên cứu
Để giải quyết các mục tiêu nghiên cứu cụ thể đã đặt ra, các câu hỏi nghiên cứu hình thành tương ứng như sau:
Câu hỏi 1: Thực trạng kiểm soát nội bộ kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận thời gian qua như thế nào?
Câu hỏi 2: Hạn chế và nguyên nhân tồn tại hạn chế của kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận là gì?
Câu hỏi 3: Cần đề xuất giải pháp nào để hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH một thành viên phát triển công nghiệp Tân Thuận?
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu là phương pháp định tính Luận văn sẽ được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu luận để đưa ra các nhận định đánh giá cụ thể, kết hợp giữa lý thuyết và thực trạng hoạt động KSNB tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận thông qua khảo sát
Dựa vào các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và hoạt động KSNB tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận Từ đó xây dựng bảng câu hỏi khảo sát để phỏng vấn các lãnh đạo và cán bộ viên chức đang làm việc tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận Sau đó chọn lọc, đánh giá theo mục đích và yêu cầu của nghiên cứu.
Ý nghĩa của đề tài
Kết quả nghiên cứu sẽ giúp cho Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận hiểu rõ hơn các thành phần của hệ thống KSNB, thực trạng KSNB tại đơn vị này, từ đó xác định ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân của những nhược điểm đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận Luận văn đưa ra các giải pháp giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu quả trong quản lý thông qua việc hoàn thiện hoạt động KSNB Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận chung, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được trình bày theo bố cục bao gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ
Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Khái niệm kiểm soát nội bộ
Hiện nay, định nghĩa về Kiểm soát Nội bộ (KSNB) được công nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) Theo COSO, Kiểm soát Nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của tổ chức điều hành Mục tiêu chính của quá trình này là cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Trong định nghĩa của COSO, tồn tại bốn khái niệm quan trọng mà chúng ta cần tập trung, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu
KSNB là một quá trình: Được thực hiện thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các hoạt động của tổ chức, KSNB là quá trình cần thiết để đạt được mục tiêu mong muốn Nó không chỉ là một sự kiện hay tình huống cụ thể mà là một chuỗi các hoạt động liên quan chặt chẽ trong toàn bộ tổ chức KSNB hiệu quả nhất khi trở thành một phần không thể thiếu của hoạt động tổ chức, không chỉ là một chức năng bổ sung
+ Con người: KSNB được thiết kế và thực thi bởi con người, bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức Đây là một công cụ hữu ích mà nhà quản lý sử dụng, nhưng nó không thể thay thế vai trò quản lý KSNB là kết quả của hành động và quyết định của con người trong tổ chức, và chính họ sẽ xác định mục tiêu, đề xuất biện pháp kiểm soát và thực hiện chúng
Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau Một HTKSNB chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải các định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức
+ Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có khả năng cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức, nhưng nó không thể đảm bảo tuyệt đối Sự hạn chế này phát sinh từ những vấn đề tiềm ẩn trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm các sai lầm trong quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hoặc sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt quá phạm vi của KSNB Hơn nữa, một nguyên tắc quản lý quan trọng là chi phí của quá trình kiểm soát không nên vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Tất cả những điều này dẫn đến việc, trong mọi tổ chức, dù đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống, vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo
+ Các mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát riêng, từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Các mục tiêu này có thể là mục tiêu tổng quan cho cả tổ chức hoặc mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong tổ chức Các mục tiêu kiểm soát có thể được phân thành ba nhóm chính:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Tập trung vào hiệu suất và hiệu quả sử dụng tài nguyên
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ với pháp luật và các quy định
+ Các mục tiêu này có thể độc lập hoặc gắn liền với nhau, vì một mục tiêu cụ thể có thể áp dụng cho nhiều loại mục tiêu trong ba nhóm trên Sự phân loại này giúp tổ chức quản lý kiểm soát ở nhiều khía cạnh khác nhau
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả có thể đảm bảo một sự đảm bảo hợp lý đối với các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và các quy định Tuy nhiên, kết quả đạt được phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát của tổ chức, hệ thống thông tin và truyền thông, và quá trình giám sát.
Sự hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ
Vào năm 1929, thuật ngữ Kiểm soát Nội bộ (KSNB) được chính thức giới thiệu trong một tuyên bố của Cục Dự trữ Liên Bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin).
Theo đó, KSNB được định nghĩa là một công cụ quan trọng để bảo vệ tiền và tài sản, đồng thời thúc đẩy sự nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức Đây cũng là nền tảng quan trọng để hỗ trợ việc lấy mẫu và thử nghiệm bởi các kiểm toán viên
Năm 1936, trong một tuyên bố khác, Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants) đã đưa ra định nghĩa cho Kiểm soát Nội bộ, xem nó như một tập hợp các biện pháp và phương pháp được chấp nhận và áp dụng trong tổ chức để đảm bảo an toàn tiền và tài sản, đồng thời kiểm tra tính chính xác của các ghi chép sổ sách
Năm 1949, Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants) đã đánh dấu một bước quan trọng khi công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về Kiểm soát Nội bộ (KSNB) Trong báo cáo này, KSNB đã được định nghĩa một cách sâu sắc: "Kiểm soát nội bộ là hệ thống tổ chức và các biện pháp liên quan được tổ chức và áp dụng trong một tổ chức nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các ghi chép kế toán, thúc đẩy hoạt động hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý."
Năm 1958, Uỷ ban Thủ tục Kiểm toán (CAP - Committee On Auditing Procedure) dưới sự quản lý của AICPA đã phát hành một báo cáo quan trọng về Thủ tục Kiểm toán 29 (SAP - Statement On Auditing Procedure), trong đó lần đầu tiên, KSNB được chia thành hai loại: KSNB về quản lý và KSNB về kế toán
Tiếp theo, năm 1962, CAP tiếp tục phát hành SAP 33 (1962), tập trung vào KSNB về kế toán, đặc biệt về tác động trực tiếp đến thông tin tài chính Trong báo cáo này, kiểm toán viên được yêu cầu đánh giá KSNB, nhưng không bị ép phải đánh giá KSNB về quản lý
Với sự phát triển này, vào năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAO 54 (1972) có tựa đề "Tìm hiểu và đánh giá Kiểm soát Nội bộ." Tại đây, bốn thủ tục kiểm soát kế toán cốt yếu được đề xuất, bao gồm việc phê chuẩn, ghi nhận chính xác mọi giao dịch để lập báo cáo, hạn chế tiếp cận tài sản và tiến hành kiểm kê
AICPA tiếp tục thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực này và ban hành chuẩn mực kiểm toán (SAS - Statement On Auditing Standards) Trong hành trình phát triển này, Khái niệm về KSNB đã trở nên phong phú hơn và vượt xa việc bảo vệ tài sản và kiểm tra sổ sách kế toán Tuy nhiên, tại giai đoạn này, KSNB vẫn được xem xét như một công cụ hỗ trợ kiểm toán viên trong việc thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính
Trong giai đoạn từ những năm 1970 đến 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ và các nước phát triển trên khắp thế giới đã chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ, tuy nhiên, cũng đi kèm với đó là tai tiếng và những vụ gian lận nổi tiếng, đặc biệt là sự việc Watergate - một vụ bê bối chính trị đã lan truyền rộng rãi
Năm 1977, để đối phó với vấn đề tham nhũng quốc tế, Luật chống hối lộ nước ngoài đã chính thức ra đời Sau đó, vào năm 1979, Uỷ ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ (SEC) đã yêu cầu các công ty công bố thông tin về Kiểm soát Nội bộ đối với các hoạt động kế toán của họ Điều này đã gây ra một loạt cuộc tranh luận và cuối cùng đã dẫn đến sự thành lập của Uỷ ban COSO
Năm 1985, Uỷ ban COSO được hình thành dưới sự hỗ trợ và tài trợ của năm tổ chức nghề nghiệp hàng đầu bao gồm:
Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA)
Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA - American Accounting Association) Hiệp hội Quản trị viên Tài chính (FEI - Financial Executives Institute)
Hiệp hội Kế toán viên Quản trị (IMA - Institute of Management Accountants) Hiệp hội Kiểm toán viên Nội bộ (IIA - Institute of Internal Auditors)
Năm 1992, COSO đã phát hành một báo cáo lịch sử quan trọng Báo cáo này đã trở thành tài liệu tiên phong trên toàn cầu, giới thiệu mô hình lý thuyết toàn diện và có hệ thống về Kiểm soát Nội bộ Điểm đặc biệt của báo cáo này là nó mở rộng tầm nhìn về Kiểm soát Nội bộ, không chỉ giới hạn trong lĩnh vực báo cáo tài chính, mà còn liên quan đến mọi khía cạnh của hoạt động tổ chức và sự tuân thủ
1.2.4 Giai đoạn hiện đại (Thời kỳ hậu COSO- Từ 1992 đến nay)
Từ năm 2001 đến 2004, COSO đã trải qua sự phát triển về quản trị Trong năm
2004, họ chính thức giới thiệu ERM (Enterprise Risk Management Framework) - Khung công nghệ quản trị rủi ro doanh nghiệp
Năm 2006, COSO mở rộng tầm nhìn của mình đến các doanh nghiệp nhỏ thông qua tài liệu "Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính - Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ" (gọi tắt là COSO Guidance 2006)
Năm 1996, COSO đã bước vào lĩnh vực công nghệ thông tin và kiểm soát trong môi trường tin học Họ đưa ra tiêu chuẩn có tên "Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan" (COBIT - Control Objectives for Information and Related Technology), được công bố bởi Hiệp hội kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA - Information System Audit and Control Association)
Trong giai đoạn từ năm 1995 đến 2001, COSO đã phát triển mạnh về kiểm toán độc lập và đã công bố các tiêu chuẩn như SAS 78 (1995), SAS 94 (2001), ISA 315 và ISA 265
Hướng phát triển tiếp theo của COSO là về kiểm toán nội bộ, mà Hiệp hội kiểm toán nội bộ (IIA) đã đóng góp ý nghĩa
Năm 1998, COSO tập trung vào việc áp dụng kiểm soát nội bộ vào các ngành nghề cụ thể và đưa ra báo cáo Basel (1998) về khung KSNB trong lĩnh vực ngân hàng
Năm 2008, COSO đưa ra Dự thảo Hướng dẫn về giám sát Hệ thống Kiểm soát Nội bộ dựa trên mô hình COSO 1992 COSO Guidance 2008 bao gồm ba phần: Hướng dẫn, ứng dụng, và các ví dụ thực tế Năm 2009, phần Hướng dẫn này đã chính thức được công bố, với mục tiêu bổ sung và tập trung vào việc nâng cao hiệu quả của việc giám sát Hệ thống Kiểm soát Nội bộ trong các tổ chức.
Khái quát về COSO 2013
Năm 1992, COSO ra mắt mô hình lý thuyết đầu tiên về Kiểm soát Nội bộ, với
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (HTKSNB) được định nghĩa như một tập hợp các phương pháp và quy trình doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát hoạt động của họ Mặc dù báo cáo COSO năm 1992 vẫn còn một số điểm chưa hoàn thiện, nhưng nó đã khởi đầu một lý thuyết quan trọng về KSNB và được xem là nền tảng quan trọng đối với lĩnh vực này
Vào năm 2013, do áp lực từ môi trường kinh doanh, sự cần thiết của công nghệ thông tin và sự thay đổi trong các chuẩn mực, COSO đã ra mắt báo cáo COSO 2013 Báo cáo này giới thiệu 17 nguyên tắc mở rộng trong một mô hình cấu trúc với 5 thành phần quan trọng để hình thành HTKSNB
1.3.1 Những nội dung không thay đổi giữa báo cáo COSO 1992 và COSO 2013
Có bốn yếu tố quan trọng trong Báo cáo COSO 1992 vẫn duy trì trong Báo cáo COSO 2013: Định nghĩa Kiểm soát Nội bộ
Ba nhóm mục tiêu của tổ chức (Bao gồm mục tiêu về Hoạt động, Báo cáo, và Tuân thủ)
Năm thành phần cấu thành HTKSNB (Bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin - Truyền thông, và Giám sát)
Sự áp dụng của xét đoán trong việc thiết kế, thực hiện, vận hành và đánh giá HTKSNB
1.3.2 Những nội dung thay đổi trong báo cáo COSO 2013 so với báo cáo COSO
Có bảy điểm thay đổi quan trọng trong Báo cáo COSO 2013 so với Báo cáo COSO 1992:
- Tiếp cận dựa trên sự kỳ vọng đối với quản trị doanh nghiệp ở tầm vĩ mô
- Hướng tới tính toàn cầu của thị trường và sự mở rộng của hoạt động kinh doanh
- Thay đổi trong mô hình kinh doanh để phản ánh biến động trong thế giới
- Phản ánh sự thay đổi trong quy định, chuẩn mực và sự phức tạp
- Tăng cường các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm xã hội
- Sử dụng tiến bộ trong công nghệ hiện đại
- Tập trung vào ngăn chặn, phát hiện hoặc giảm thiểu gian lận trong doanh nghiệp
Dựa vào bảy điểm thay đổi này, COSO đã phát triển 17 nguyên tắc mở rộng, được tổ chức bởi 5 thành phần cấu thành Hệ thống Kiểm soát Nội bộ, dựa trên cơ sở của Báo cáo năm 1992
Bảng 1.1: Bộ 17 nguyên tắc của COSO 2013 Môi trường kiểm soát 1 Thực hiện cam kết nhằm đảm bảo chính trị và giá trị đạo đức
2 Thực hiện trách nhiệm tổng thể
3 Thiết lập cấu trúc, quyền lực và trách nhiệm
4 Thực thi cam kết về năng lực
5 Đảm bảo trách nhiệm giải trình Đánh giá rủi ro 6 Các mục tiêu phù hợp và cụ thể
7 Xác định và phân tích rủi ro
8 Đánh giá rủi ro gian lận
9 Xác định và phân tích các thay đổi quan trọng Hoạt động kiểm soát 10 Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát
11 Lựa chọn và phát triển các kiểm soát chung đối với công nghệ
12 Ứng dụng chính xác và thủ tục
Thông tin và truyền thông 13 Sử dụng thông tin phù hợp
15 Truyền thông bên ngoài đơn vị
Hoạt động giám sát 16 Thực hiện đánh giá liên tục và tách biệt
17 Đánh giá và tính truyền thông giữa các nội dung
(Nguồn: COSO organization 2013) 1.3.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát đặt nền tảng cho việc thực hiện Kiểm soát Nội bộ (KSNB) trong toàn tổ chức thông qua việc tổ hợp tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc Hội đồng quản trị và người quản lý cấp cao định ra các quy định ban đầu về tầm quan trọng của KSNB, bao gồm cả tiêu chuẩn về hành vi được kỳ vọng Môi trường kiểm soát cung cấp một nền tảng hỗ trợ cho sự tồn tại và hoạt động hiệu quả của các thành phần khác trong Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (HTKSNB)
Môi trường kiểm soát được xây dựng dựa trên năm nguyên tắc cơ bản:
Sự Vững Chắc và Tính Thống Nhất: Môi trường kiểm soát đòi hỏi tính thống nhất trong tổ chức, cả về quản lý và chuẩn mực đạo đức
Tính Độc Lập của Ban Tổng Giám Đốc: Ban Tổng Giám Đốc cần hoạt động độc lập so với quản lý cấp cao để đảm bảo tính khách quan và công bằng trong việc thực hiện KSNB
Hệ Thống Giám Sát và Cơ Cấu Tổ Chức: Môi trường kiểm soát cần thiết lập hệ thống giám sát, cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo và phân định rõ ràng về thẩm quyền và trách nhiệm tương ứng
Thu Hút, Phát Triển và Giữ Lại Những Cá Nhân Có Năng Lực: Tổ chức cần tập trung vào việc thu hút, phát triển và duy trì các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của hệ thống kiểm soát
Thu Hút, Phát Triển và Giữ Lại Những Cá Nhân Có Trách Nhiệm Liên Quan đến HTKSNB: Tổ chức cần thu hút, phát triển và duy trì các cá nhân có trách nhiệm liên quan đến Hệ thống Kiểm soát Nội bộ
1.3.3.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là một quá trình linh hoạt, không ngừng lặp đi lặp lại, nhằm xác định, phân tích và đánh giá những yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty Quá trình này tạo nền tảng quan trọng để xác định rủi ro và xác định cách quản lý chúng một cách hiệu quả Những nhà quản lý cần tiến hành đánh giá rủi ro bằng cách xem xét sự biến đổi trong môi trường ngoại vi và cấu trúc kinh doanh của tổ chức, những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty Điều quan trọng là việc thiết lập các mục tiêu liên quan ở nhiều cấp độ trong tổ chức, đó là điều kiện tiên quyết để thực hiện một đánh giá rủi ro thành công
Có bốn nguyên tắc quan trọng trong việc đánh giá rủi ro:
- Xác định Mục Tiêu Rõ Ràng: Để tiến hành đánh giá rủi ro một cách hiệu quả, việc xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng là cần thiết Mục tiêu này tạo điều kiện cho quá trình đánh giá
- Xác định Rủi Ro Từ Bên Trong Tổ Chức: Việc xác định các rủi ro có nguồn gốc từ bên trong tổ chức là quan trọng để hiểu và đối phó với các yếu tố nội bộ có thể tác động đến mục tiêu tổ chức
- Xem Xét Khả Năng Gian Lận: Trong quá trình đánh giá rủi ro, cần xem xét khả năng xảy ra các hoạt động gian lận và đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát thích hợp được áp dụng để ngăn chặn chúng
- Xác Định và Đánh Giá Những Thay Đổi Có Tác Động Lớn: Việc xác định và đánh giá những thay đổi có tiềm năng tác động lớn đến Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (HTKSNB) cũng rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và thích ứng của HTKSNB với môi trường thay đổi
Hoạt động kiểm soát là một khía cạnh quan trọng của toàn bộ tổ chức, bao gồm mọi cấp bậc và giai đoạn trong quá trình hoạt động kinh doanh và sử dụng công nghệ Nhiệm vụ của hoạt động kiểm soát là ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro của tổ chức thông qua việc thực hiện các hoạt động kiểm soát, có thể là hoạt động thủ công hoặc tự động như quyền ủy quyền, xác nhận, và đánh giá chất lượng hoạt động kinh doanh Quá trình lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát phải được thực hiện một cách cân nhắc, phù hợp với phân công và phân chia nhiệm vụ, và được điều chỉnh khi có sự thay đổi trong việc phân chia trách nhiệm
Hoạt động kiểm soát không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức mà còn hỗ trợ trong các khía cạnh quan trọng khác nhau Chúng hỗ trợ trong việc quản lý hoạt động, báo cáo tài chính, và tuân thủ các quy định và chính sách của tổ chức
Có ba nguyên tắc cơ bản trong việc thực hiện hoạt động kiểm soát:
Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức đa dạng về mức độ hiệu quả trong vận hành Tương tự, một hệ thống kiểm soát nội bộ cụ thể của một tổ chức cũng có thể hoạt động hiệu quả ở các thời điểm khác nhau
Theo báo cáo của COSO, để được coi là một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả (xét ở một thời điểm cụ thể), Hội đồng quản trị và nhà quản lý cần đáp ứng ba tiêu chí quan trọng:
- Hiểu Rõ Mục Tiêu Hoạt Động của Tổ Chức: Họ cần có sự hiểu biết về mức độ mà tổ chức đang đạt được các mục tiêu hoạt động
- Báo Cáo Tài Chính Đáng Tin Cậy: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập và trình bày một cách đáng tin cậy
Tuân Thủ Pháp Luật và Quy Định: Tổ chức cần đảm bảo rằng pháp luật và các quy định đang được tuân thủ
Sự hiện diện của năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là một yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống này Tuy nhiên, mỗi bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ không nhất thiết phải hoạt động theo cùng một cách hoặc đạt cùng một mức độ hiệu quả, bởi có sự đa dạng tự nhiên giữa chúng.
Lý thuyết liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Tác giả cơ sở nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dựa trên các lý thuyết căn bản quan trọng như: Lý thuyết lập quy, Lý thuyết ủy nhiệm, và Lý thuyết tâm lý học xã hội của tổ chức để xây dựng nền tảng cho các nghiên cứu
1.5.1 Lý thuyết lập quy (Regulatory theory)
Lý thuyết lập quy thông thường được thảo luận trong ba lý thuyết chính sau đây:
Lý thuyết lợi ích xã hội (public-interest theory): Lý thuyết này đề cập đến việc thiết lập quy định để đáp ứng nhu cầu của xã hội trong việc kiểm soát sự bất công hoặc không hiệu quả trong thị trường Mục tiêu chính là bảo vệ lợi ích chung của xã hội bằng cách thiết lập các quy định
Lý thuyết nắm giữ (capture theory) hoặc lý thuyết nhóm lợi ích (interest-group theory): Lý thuyết này nhấn mạnh vai trò của các nhóm lợi ích trong xã hội, những người thường đặt ra yêu cầu để thiết lập quy định nhằm tối đa hóa lợi ích của các thành viên trong nhóm này
Lý thuyết lợi ích cá nhân (private-interest theory): Lý thuyết này giả định rằng những người có trách nhiệm trong việc lập quy định thường động viên bởi lợi ích cá nhân của họ
Lý thuyết lập quy là cơ sở giải thích cách các cơ chế giám sát pháp luật hoạt động trong hệ thống pháp lý nói chung, và cách hoạt động của Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (HTKSNB) trong từng tổ chức cụ thể Lý thuyết này cũng giải thích cơ sở cho việc hình thành lợi ích nhóm trong các tổ chức, xuất phát từ sự tương tác của các cá nhân có trách nhiệm trong việc lập quy định
Khi áp dụng lý thuyết này vào nghiên cứu, tác giả hy vọng rằng các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý và nhân viên của các tổ chức thương mại sẽ tuân thủ và tuân thủ quy định pháp luật Như vậy, khi sự tuân thủ và chấp hành pháp luật càng cao từ phía chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý và nhân viên, thì tính hiệu quả của HTKSNB sẽ tăng lên
1.5.2 Lý thuyết ủy nhiệm (Agency theory)
Vào năm 1976, Michael C Jensen và William H Meckling đã đề xuất Lý thuyết ủy nhiệm, một khía cạnh quan trọng trong nghiên cứu về quản lý Lý thuyết này tập trung vào quan hệ ủy nhiệm giữa người ủy nhiệm (principal) và người được ủy nhiệm (agent) Nó phân tích các tình huống ủy nhiệm, trong đó người ủy nhiệm thuê người được ủy nhiệm để thực hiện một số công việc Trong thế giới doanh nghiệp, đặc biệt là trong các công ty cổ phần, mối quan hệ này thường xuất hiện dưới dạng mối quan hệ giữa cổ đông (người ủy nhiệm) và người quản lý công ty (người được ủy nhiệm) Trong các công ty cổ phần, sự phân chia này rất rõ ràng, với người quản lý thường không sở hữu nhiều cổ phần, nhưng lại đại diện cho cổ đông để đưa ra các quyết định liên quan đến lợi ích của họ
Với vị trí đại diện này, người quản lý phải đảm bảo kiểm soát hiệu quả các hoạt động bên trong tổ chức để bảo vệ quyền lợi của cổ đông Điều này bao gồm việc tạo ra một môi trường kiểm soát chuyên nghiệp, thực hiện các hoạt động đánh giá rủi ro nội bộ, thực hiện các biện pháp kiểm soát và đảm bảo rằng thông tin và truyền thông được cung cấp đầy đủ, đáng tin cậy và đúng thời gian
Ngoài ra, cần thiết phải giám sát hành vi của người được ủy nhiệm, xây dựng và duy trì cơ chế để bảo vệ quyền lợi của người ủy nhiệm và giảm thiểu hành vi tư lợi của người quản lý Tất cả những điều này là nền tảng để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, đảm bảo quyền lợi của cổ đông trong các công ty
Khi áp dụng lý thuyết này, tác giả hy vọng rằng các doanh nhân, quản lý doanh nghiệp sẽ phát triển một hệ thống kiểm soát nội bộ đáng tin cậy để đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp được kiểm soát hiệu quả
1.5.3 Lý thuyết về tâm lý học xã hội của tổ chức (Social psychology of organizationtheory)
Lý thuyết này, thường được gọi là lý thuyết hành vi, tập trung vào vai trò của các yếu tố tâm lý, tình cảm và quan hệ xã hội của con người trong công việc, và nó nổi bật trong lĩnh vực quản trị Theo lý thuyết này, hiệu suất quản lý không chỉ phụ thuộc vào năng suất lao động, mà còn phụ thuộc vào việc đáp ứng các nhu cầu tâm lý và xã hội của con người Như Don Hellriegel và Jonn W Slocum (1986) đã chỉ ra, "năng suất lao động quyết định, nhưng nó không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người."
Lý thuyết này đã bắt đầu xuất hiện ở Mỹ trong thập kỷ 30 và đã được phát triển mạnh mẽ trong những năm 60 Theo quan điểm của Doughlas Mc Gregor, "con người sẽ tận hưởng công việc nếu có điều kiện thuận lợi và có cơ hội đóng góp nhiều hơn cho tổ chức." Ông cũng đề xuất rằng, "nhà quản trị nên chú trọng đến sự phối hợp hoạt động thay vì chỉ tập trung vào cơ chế kiểm soát."
Lý thuyết này giải thích sự quan tâm đến việc xây dựng các hoạt động kiểm soát trong tổ chức và cơ chế giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ Khi áp dụng lý thuyết này vào nghiên cứu, tác giả mong đợi rằng việc đảm bảo hoạt động kiểm soát và giám sát sẽ tạo ra sự hiệu quả cao hơn cho hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các công trình nghiên cứu có liên quan
Cho đến thời điểm hiện tại, đã có nhiều nhà nghiên cứu quan tâm và khám phá hệ thống KSNB từ nhiều góc độ và trong nhiều lĩnh vực khác nhau Tác giả đã tổng hợp các nghiên cứu này và rút ra các nhận định quan trọng để xác định hướng nghiên cứu của mình
1.6.1 Các nghiên cứu nước ngoài
Tác giả tham khảo 09 nghiên cứu sau:
1 Nghiên cứu của Amudo, A & Inanga (2009) - "Đánh giá Hệ thống Kiểm soát Nội bộ: Trường hợp nghiên cứu tại Uganda," đã thấy ánh sáng trong Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế về Kinh tế Tài chính Cuộc nghiên cứu này tập trung vào việc xem xét mức độ hữu hiệu của Hệ thống Kiểm soát Nội bộ tại Uganda, một quốc gia ở Đông Phi và thành viên của Tổ chức Ngân Hàng Phát Triển Châu Phi (AFDB) Cuộc nghiên cứu này đã nghiên cứu 11 dự án và sử dụng phương pháp thống kê mô tả kết hợp với phân tích để đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến Hệ thống Kiểm soát Nội bộ tại Uganda và đề xuất các biện pháp khắc phục những hạn chế hiện tại Tác giả đã xác định 6 thành phần quan trọng trong HTKSNB, bao gồm Môi trường Kiểm soát, Đánh giá Rủi ro, Hoạt động Kiểm soát, Thông tin và Truyền thông, Giám sát, và Công nghệ thông tin Cuộc nghiên cứu đã chỉ ra một điểm đáng chú ý, đó là tác động của yếu tố Công nghệ thông tin đối với sự hữu hiệu của HTKSNB, ngoài 5 yếu tố chính khác
2 Nghiên cứu của Annukka Jokipii (2010) - "Những Nhân tố và Tác động của Kiểm soát Nội bộ trong Các Công ty: Phân tích Dựa trên Lý thuyết Ngẫu nhiên," đã được tiến hành trên một mẫu gồm 741 công ty có quy mô từ vừa đến lớn tại Phần Lan Cuộc nghiên cứu này tập trung vào việc đánh giá Hệ thống Kiểm soát Nội bộ và tính hữu hiệu của nó, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng và thu thập dữ liệu thông qua bảng câu hỏi khảo sát với thang đo Likert 7 điểm Kết quả của nghiên cứu đã chỉ ra rằng để đánh giá tính hữu hiệu của Hệ thống Kiểm soát Nội bộ, cần xem xét việc đạt được mục tiêu của nó, bao gồm hiệu suất và hiệu quả của hoạt động, đáng tin cậy của thông tin, tuân thủ pháp luật và các quy định Đồng thời, sự hiện diện đầy đủ và thực hiện đúng chức năng của 5 thành phần liên quan đến từng loại mục tiêu của tổ chức sẽ đảm bảo sự hữu hiệu của HTKSNB Trong số các yếu tố này, Hoạt động Giám sát có tác động mạnh nhất, trong khi Thành phần Thông tin và Truyền thông có tác động yếu nhất đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của Hệ thống Kiểm soát Nội bộ của các công ty
3 Trong nghiên cứu của Ioan-Ovidiu Spatacean (2012), mang tựa đề "Phân tích Tác động của Kiểm soát Nội bộ lên Báo cáo Tài chính trong Các Công ty Đầu tư Tài chính tại Romania," tác giả đã tập trung vào sự quan trọng và độ phức tạp của quản lý danh mục đầu tư trong các Công ty Đầu tư Tài chính Cuộc nghiên cứu này đề cập đến việc triển khai và giám sát một hệ thống Kiểm soát Nội bộ toàn diện đối với Báo cáo Tài chính Spatacean đã dùng phân tích thống kê để xem xét mối liên hệ giữa hiệu quả của kiểm soát nội bộ và rủi ro gian lận, bao gồm cả tham ô tài sản tài chính và sai lệch trong báo cáo tài chính Nghiên cứu nhằm tìm ra những điểm yếu quan trọng trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản, đặc biệt là những điểm có khả năng tăng cường rủi ro gian lận và ảnh hưởng đến tính đáng tin cậy của Báo cáo Tài chính Từ đó, cuộc nghiên cứu đã đưa ra các biện pháp ứng phó hợp lý để đối phó với những rủi ro gian lận này
4 Trong nghiên cứu của Tatiana Dănescu và đồng nghiên cứu (2012), mang tựa đề "Vai trò của Quản trị Rủi ro và Hoạt động Kiểm soát Nội bộ trong Cung cấp Thông tin Tài chính Hữu ích cho Quá trình Kế toán và Báo cáo Tài chính," tác giả đã bật mí về tầm quan trọng của thông tin tài chính đối với quá trình đưa ra quyết định nội bộ và sự quan trọng của việc đảm bảo thông tin này được thể hiện một cách hợp lý, so sánh được và đáng tin cậy Để đạt được miêu tả vững vàng về tình hình tài chính, yêu cầu kiến thức, hiểu biết và tuân theo chuẩn mực tài chính kế toán, cùng với việc thiết lập các thủ tục và chính sách phù hợp Cuộc nghiên cứu đã làm nổi bật vai trò không thể thiếu của cơ chế kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn rủi ro ảnh hưởng đến các báo cáo kế toán-tài chính một cách hiệu quả và nhanh chóng Để đảm bảo việc quản lý rủi ro trong tương lai, cần sử dụng công cụ dự báo rủi ro, từ đó thực hiện các hoạt động kiểm soát nội bộ một cách kịp thời Cuộc nghiên cứu này cố gắng tìm ra cách quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến thông tin trong báo cáo tài chính kế toán
5 Trong nghiên cứu của Karen C Miller và đồng nghiên cứu (2013), có tựa đề
"Giảng dạy về Trách nhiệm Quản trị của Kiểm soát Nội bộ: Khoảng Cách Nhận Thức giữa Những Người Kế toán và Nhà Quản trị," tác giả đã đưa ra một phát hiện quan trọng rằng một tổ chức cần phải có một phong cách quản trị phù hợp để duy trì một môi trường kiểm soát bền vững Tuy nhiên, những nhà quản trị không thể hiệu quả đối phó với những vấn đề mà họ không hiểu rõ Sự hiểu lầm này dẫn đến sự tạo ra khoảng cách giữa những người quản trị và những người kế toán khi liên quan đến trách nhiệm kiểm toán nội bộ Cuộc nghiên cứu này đã xem xét những quan điểm khác biệt giữa những người kế toán và những người quản trị về việc ai chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính và đã phân tích các ý kiến đặc trưng của hai nhóm này Kết quả cho thấy một số lớn những người quản trị đã ủy thác trách nhiệm này cho những người kiểm toán nội bộ thay vì tự mình quản lý Cuộc khảo sát cũng chỉ ra rằng một số nhà quản trị có thể chưa thực sự nhận thức đủ về trách nhiệm của họ trong việc kiểm soát nội bộ theo đạo luật SOX Act 2002 Cuộc nghiên cứu này cũng đã phát hiện ra sự khác biệt trong nhận thức giữa những người kế toán và quản trị về việc nên giảng dạy về kiểm soát nội bộ ở đâu và ai trong họ phù hợp để thực hiện việc đó trong các doanh nghiệp không chuyên về lĩnh vực kế toán Khoảng cách không kết nối này ngầm đẫn đến việc các chương trình giảng dạy cho các doanh nghiệp không chuyên về kế toán gần như không giải quyết được vai trò và trách nhiệm của người quản lý trong việc kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính
6 Trong nghiên cứu của Philip Ayagre (2014), có tựa đề "Hiệu Quả của Hệ Thống Kiểm soát Nội bộ của Ngân Hàng: Trường Hợp của Các Ngân Hàng ở Ghana," tác giả đã tiến hành nghiên cứu tại các ngân hàng ở Ghana Cuộc nghiên cứu này sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng, dữ liệu được thu thập thông qua bảng câu hỏi khảo sát dựa trên thang đo Likert 5 điểm Tác giả tập trung vào việc đánh giá hai thành phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm soát và hoạt động giám sát Kết quả của nghiên cứu cho thấy rằng môi trường kiểm soát và hoạt động giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng ở Ghana đều khá vững chắc và hiệu quả
7 Trong nghiên cứu mang tựa đề "Xây dựng Khung Kiểm Soát Nội Bộ Cho
Hệ Thống Quản Lý Nguồn Lực Doanh Nghiệp" của She-Ichang và đồng nghiên cứu
(2014), tác giả đã tạo ra một bộ khung Kiểm Soát Nội Bộ tiềm năng cho hệ thống quản lý nguồn lực Sự cần thiết của khung này đã được thẩm định qua việc áp dụng Công Nghệ Thông Tin Họ đã xây dựng tiêu chuẩn để thiết lập Khung Kiểm Soát Nội Bộ và kiểm tra nó thông qua một cuộc điều tra để đảm bảo tính khả thi của khung này Cuộc nghiên cứu này đã đưa ra 12 bộ khung cùng với 37 yếu tố kiểm soát để hỗ trợ kiểm toán viên trong việc kiểm tra các khía cạnh quan trọng của Kiểm Soát Nội Bộ trong hệ thống Quản Lý Tài Nguyên Doanh Nghiệp (ERP) Những bộ khung này đã được thiết kế để giúp các công ty cải thiện hiệu quả của kiểm soát sử dụng Công Nghệ Thông Tin và giảm thiểu rủi ro liên quan đến kiểm soát Hơn nữa, dựa trên những bộ khung này, các công ty có thể đánh giá chi tiết hơn về hạn chế của hệ thống quản lý Công Nghệ Thông Tin của họ và thiết lập một cơ chế quản lý mạnh mẽ hơn
8 Nghiên cứu của Mongkolsamai, Varipin, Ussahawanitchakit và Phapruke
(2015) trên 120 công ty Thái Lan niêm yết đã làm rõ rằng môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông đều có tác động tích cực và đáng kể đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Ngoài ra, tầm nhìn điều hành minh bạch, kiến thức của nhân viên, đa dạng giao dịch kinh doanh và sự tham gia cũng đóng một vai trò quan trọng trong chiến lược kiểm soát nội bộ của tổ chức Cuộc nghiên cứu này đã làm rõ tầm quan trọng của những yếu tố này đối với hiệu suất và khả năng kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, đánh bại những thách thức liên quan đến kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả
9 Trong nghiên cứu "Kiểm Soát Nội Bộ Cho Sự Phát Triển Bền Vững Của Doanh Nghiệp Nhỏ Ở Lagos State: Một Nghiên Cứu Trên Các Huyện Được Lựa Chọn" của nhóm tác giả Adenigi, S I và Adeniran, B G (2017), việc phân tích ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp nhỏ đã được tiến hành một cách tỉ mỉ Bằng cách sử dụng phương pháp hồi quy tuyến tính và phần mềm SPSS 20, họ đã thu thập dữ liệu từ 240 doanh nghiệp ở Lagos State Những kết quả rõ ràng của nghiên cứu đã làm sáng tỏ mối quan hệ chặt chẽ giữa cấu trúc tổ chức và quá trình tuyển dụng nhân sự trong các doanh nghiệp nhỏ, cũng như tác động của nó lên lợi nhuận ròng Nghiên cứu này đã chỉ ra một sự thật quan trọng: cấu trúc tổ chức xuất sắc sẽ thúc đẩy hiệu quả của kiểm soát nội bộ Cụ thể, việc phân chia rõ ràng nhiệm vụ giữa các nhân viên tạo ra một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ hơn Nghiên cứu cũng đặt nặng trách nhiệm của chủ doanh nghiệp trong việc phát triển bền vững và nhấn mạnh rằng duy trì hiệu quả của các thủ tục kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng nhất Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ, thường gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu quả của các biện pháp và thủ tục kiểm soát nội bộ Hơn nữa, nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong việc tuyển dụng nhân sự cho các doanh nghiệp nhỏ, dựa vào mối quan hệ gia đình thay vì tuân thủ các quy trình tuyển dụng hiện đại là một yếu điểm mà chủ doanh nghiệp cần chú ý Để đảm bảo rằng nhân viên được tuyển dụng dựa trên năng lực và khả năng, chúng ta cần thực hiện các quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ
1.6.2 Các nghiên cứu trong nước
Tác giả tham khảo 11 nghiên cứu sau:
1 Trong nghiên cứu "Tối ưu Hóa Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ" của Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh (2011), tác giả đã dấn thân vào việc khám phá hệ thống kiểm soát nội bộ của DNVVN và tập trung vào việc tinh chỉnh quá trình mua sắm, đặc biệt là quản lý hàng tồn kho Mặc dù nghiên cứu này làm ra một bước đầu quan trọng, thế nhưng, có một hạn chế đáng lưu ý, đó là quy mô mẫu nghiên cứu còn rất hạn chế với chỉ 10 mẫu, do đó, không thể tỏ ra khách quan và chỉ giới hạn trong việc tối ưu hóa một phần rất nhỏ của hệ thống kiểm soát nội bộ
2 Trong luận văn Thạc sỹ của Võ Thị Minh Thư (2012) về việc "Cải Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Tổng Công Ty Điện Lực Miền Trung," tác giả đã áp dụng hướng dẫn COSO 2004 về quản trị rủi ro làm cơ sở lý thuyết cho nghiên cứu của mình Đồng thời, cô đã kết hợp các đặc điểm đặc thù của ngành điện lực để thiết kế bảng câu hỏi khảo sát tại các đơn vị thuộc tổng công ty điện lực Miền Trung Thư đã sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để chi tiết hóa thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định các nguy cơ có thể xảy ra và đánh giá cách mà tổng công ty đối phó với chúng Bằng cách xác định nhược điểm trong hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty, cô đã đề xuất các giải pháp cải thiện, đặc biệt là trong việc quản lý rủi ro
3 Trong bài viết "Quá Trình Đánh Giá Rủi Ro Trong Kiểm Soát Nội Bộ Của Các Doanh Nghiệp Việt Nam" của Lại Thị Thu Thủy (2013), tác giả đã rõ ràng về tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ và cách nó giúp các doanh nghiệp duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của mình Bài viết này không chỉ giới thiệu cách thức đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Việt Nam, mà còn đặt ra quan điểm về tầm quan trọng của việc này, là một khía cạnh không thể thiếu trong việc duy trì sự bền vững của doanh nghiệp
4 Trong bài viết "Tối ưu Hóa Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Cho Các Doanh Nghiệp Việt Nam" của Bùi Thị Tĩnh (2014), tác giả đã khám phá sâu hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và cách nó có thể góp phần vào việc doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình Bài viết điểm qua những lợi ích mà KSNB mang lại cho doanh nghiệp và phân tích thực trạng việc áp dụng KSNB tại các doanh nghiệp Cuối cùng, tác giả đề xuất một loạt giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB
5 Nghiên cứu của Nguyễn Thị Minh Huệ (2014) về "Kiểm Soát Rủi Ro Hoạt Động Xuất Khẩu Tại Các Doanh Nghiệp Da Giày Ở Tỉnh Đồng Nai" đã đi sâu vào việc phân tích các yếu tố rủi ro trong ngành xuất khẩu da giày và đánh giá cụ thể hệ thống kiểm soát rủi ro của các doanh nghiệp trong ngành tại tỉnh Đồng Nai Tác giả đã thực hiện phân tích các mặt tích cực và yếu kém của hệ thống kiểm soát rủi ro dựa trên các chỉ số và văn bản liên quan đến xuất khẩu Dựa trên nhận định này, tác giả đề xuất một loạt giải pháp để cải thiện hệ thống kiểm soát rủi ro, đặc biệt là trong bối cảnh của
8 thành phần của hệ thống khung lý thuyết QTRR
Khảo sát, nhận định thực tế về hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty
nợ theo Nghị định số 206/2013/NĐ-CP ngày 09/12/2013 về quản lý nợ của doanh nghiệp do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ Bên cạnh đó, chúng tôi cũng thực hiện các báo cáo giám sát, đánh giá, và công khai thông tin tài chính theo các quy định hiện hành
2.2 Khảo sát, nhận định thực tế về hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
2.3.1 Phương pháp khảo sát Đối tượng khảo sát: Nhằm nắm bắt sâu hơn về hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận, tác giả đã tiến hành một cuộc khảo sát đối với các cán bộ làm việc tại công ty Đối tượng tham gia khảo sát bao gồm các thành viên trong ban kiểm soát, kế toán trưởng, giám đốc, phó giám đốc, và những người có vai trò quan trọng trong quản lý của công ty Mục tiêu chính của cuộc khảo sát này là thu thập ý kiến và câu trả lời từ những người tham gia, nhằm giúp tác giả hiểu rõ hơn về hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận Cuộc khảo sát này giúp tạo ra một bức tranh thực tế và chân thực hơn về cách công ty thực hiện kiểm soát nội bộ
Nội dung khảo sát: Bảng câu hỏi đã được xây dựng để tập trung vào các khía cạnh quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ Cụ thể, nó được chia thành hai phần chính:
Phần I: Khảo sát thông tin chung về đối tượng tham gia khảo sát, bao gồm tên, chức vụ, thời gian tham gia và bộ phận làm việc
Phần II: Khảo sát liên quan đến các yếu tố quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận Phần này bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát
Các phản hồi trong bảng khảo sát được đánh giá trên một thang điểm từ 1 (Hoàn toàn không đồng ý) đến 5 (Hoàn toàn đồng ý) Để tính giá trị điểm chấm, áp dụng một công thức tính giá trị khoảng cách tối thiểu và tối đa, với giá trị chấm điểm nằm trong khoảng từ 0 đến 5 Giá trị khoảng cách này thường được thiết lập là 0,8 để đảm bảo tính nhạy bén và đáng tin cậy trong việc đánh giá các khía cạnh khác nhau của hoạt động kiểm soát nội bộ Công thức tính như sau:
Giá trị khoảng = (Max – Min) / n = (5 -1) / 5 = 0.8
Sử dụng phần mềm thống kê SPSS để xử lý số liệu, qua đó, dữ liệu được phân tích bằng lệnh thống kê mô tả, tính toán khoảng ý nghĩa của từng giá trị trung bình đối với thang đo khoảng, ý nghĩa các giá trị trung bình như sau:
1.00 - 1.80: Hoàn toàn không đồng ý 1.81 - 2.60: Không đồng ý
2.61 - 3.40: Bình thường 3.41 - 4.20: Đồng ý 4.21 - 5.00: Hoàn toàn đồng ý
Bảng câu hỏi khảo sát được gửi trực tiếp đến các đối tượng được chọn khảo sát Trên thực tế tác giả đã gửi 36 bảng khảo sát đến các đối tượng được phỏng vấn Kết quả thu về được 34 bảng khảo sát hợp lệ và các kết quả về thực trạng về hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận là nhờ thông tin thu thập từ 34 bảng hợp lệ này, 2 bảng khảo sát không hợp lệ nguyên nhân chủ yếu là do người được khảo sát không trả lời tất cả các nhận định hoặc lựa chọn nhiều hơn một mức độ đồng ý cho 1 nhận định
Bảng 2.6: Thống kê số lượng phiếu khảo sát thu về hợp lệ
STT Chỉ tiêu Số lƣợng
1 Tổng số phiếu phát ra 36 100,00
2 Tổng số phiếu thu về 36 100,00
Trong đó: a Phiếu hợp lệ 34 94,44 b Phiếu không hợp lệ 2 5,56
(Nguồn: tác giả tổng hợp) Kết quả thống kê mô tả đối tượng khảo sát như sau:
Bảng 2.7: Thống kê mô tả mẫu khảo sát
Chỉ tiêu Số lượng Tỷ lệ
(Nguồn: tác giả tổng hợp) Kết quả thực trạng về hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận được thể hiện ở các nội dung dưới đây:
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát về “Môi trường kiểm soát”
Nhận định Mức độ đồng ý Trung bình Ý nghĩa
Lãnh đạo đơn vị luôn quan tâm đến việc hoàn thành kế hoạch được giao
0 0 4 12 18 4,41 Hoàn toàn đồng ý Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp
Tân Thuận thiết lập quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát
Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp
Tân Thuận thường xuyên mở các lớp đào tạo
12 14 8 0 0 1,88 Không đồng ngắn hạn hay cho nhân viên tham gia lớp tập huấn để nâng cao kiến thức và kỹ năng liên quan ý
Có sự phân công rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận
12 10 4 2 6 2,41 Không đồng ý Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp
Tân Thuận có những tiêu chuẩn đánh giá để khen thưởng và xử phạt nhân viên
Phân công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi nhân viên
2 6 12 8 6 3,29 Trung lập Xây dựng và thực hiện các hình thức khen thưởng, kỷ luật
0 2 6 14 12 4,06 Đồng ý (Nguồn: Tác giả tổng hợp) Kết quả khảo sát cho thấy:
- Nhận định: Lãnh đạo đơn vị luôn quan tâm đến việc hoàn thành kế hoạch được giao có giá trị trung bình là 4,41, tương ứng với mức ý nghĩa Hoàn toàn đồng ý
- Nhận định: Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận thiết lập quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát có giá trị trung bình là 4,06, tương ứng với mức ý nghĩa Đồng ý Trong việc tuân thủ quy chuẩn đạo đức trong công việc, Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận đã thiết lập một quy chế hoạt động hiệu quả, đáp ứng đúng mực và phù hợp với quy chuẩn đạo đức cũng như quy trình ứng xử tốt của cán bộ công chức trong Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
- Nhận định: Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận thường xuyên mở các lớp đào tạo ngắn hạn hay cho nhân viên tham gia lớp tập huấn để nâng cao kiến thức và kỹ năng liên quan có giá trị trung bình là 1,88, tương ứng với mức ý nghĩa Không đồng ý Thực tế cho thấy công tác đào tạo và bồi dưỡng hiện tại chủ yếu tập trung vào việc hoàn thiện tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo và tiêu chuẩn trong ngạch công chức Công tác cử công chức tham gia các khóa học bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng chuyên ngành, cũng như đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ công chức còn hạn chế về cả số lượng và chất lượng Một phần nguyên nhân khiến hiệu quả của công tác đào tạo và bồi dưỡng thấp là do một số cán bộ công chức và viên chức chưa nhận thức đầy đủ về vai trò quan trọng của hoạt động bồi dưỡng Tinh thần tham gia, học hỏi, và cập nhật nội dung đào tạo của họ vẫn còn chưa đạt được mức tối ưu
- Nhận định: Có sự phân công rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận, có giá trị trung bình là 2,41, tương ứng với mức ý nghĩa Không đồng ý Trên thực tế, phân công chức năng của các giao dịch viên tại Công ty còn chồng chéo, trùng lắp Thực hiện cập nhật, đối chiếu số liệu thanh toán theo định kỳ; Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị theo định kỳ hoặc đột xuất cấp trên và các đơn vị liên quan theo quy định
- Nhận định: Phân công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi nhân viên, có giá trị trung bình là 3,29, tương ứng với mức ý nghĩa Trung lập Trên thực tế, việc phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ công chức sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn của họ là một yêu cầu quan trọng và cần được quan tâm Tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận, vẫn còn một số trường hợp chưa đảm bảo việc phân công nhiệm vụ đúng chuyên môn cho từng người Điều này có thể dẫn đến việc một số người phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, gây ra hiệu quả làm việc không đạt được như mong đợi
- Nhận định: Xây dựng và thực hiện các hình thức khen thưởng, kỷ luật, có giá trị trung bình là 4,06, tương ứng với mức ý nghĩa Đồng ý Công tác thi đua, khen thưởng là một trong những động lực quan trọng của sự phát triển Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận Tuy nhiên, một số cán bộ vẫn cho rằng những tiêu chuẩn đánh giá để khen thưởng và xử phạt nhân viên chưa thật sự công bằng, minh bạch Điều này thể hiện ở nhận định: Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận có những tiêu chuẩn đánh giá để khen thưởng và xử phạt nhân viên chỉ nhận giá trị trung bình là 3,35, tương ứng với mức ý nghĩa trung lập Đánh giá rủi ro
Kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro như sau:
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về “Đánh giá rủi ro”
Nhận định Mức độ đồng ý Trung bình Ý nghĩa
Xây dựng kế hoạch lập bảng phân tích đánh 4 4 12 8 6 3,24 Trung giá rủi ro để nhận dạng rủi ro ảnh hưởng đến kết quả hoạt động tại Công ty TNHH MTV
Phát triển Công nghiệp Tân Thuận lập
Xây dựng mục tiêu phù hợp với tình hình thực tế của xã hội
0 2 6 14 12 4,06 Đồng ý Nguồn nhân lực thực hiện công tác kiểm soát rủi ro đáp ứng yêu cầu công việc
10 12 4 4 4 2,41 Không đồng ý Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp
Tân Thuận có xây dựng các biện pháp để đối phó với rủi ro được nhận diện
Phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật trong công tác tại Công ty TNHH
MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
12 12 2 4 4 2,29 Không đồng ý Kết quả phân tích đánh giá rủi ro được truyền đạt đến các nhân viên, phòng ban có liên quan để xử lý thông tin
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
Thông qua việc thống kê mô tả và khảo sát thực trạng hoạt động KSNB tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận Tác giả phát hiện những ưu điểm và hạn chế sau:
Hoạt động KSNB tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận được Lãnh đạo quan tâm thực hiện và có kết quả khá tốt
Quy chế Hoạt động KSNB tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận được ban hành rõ ràng
Quy trình Hoạt động KSNB tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận rõ ràng được thực hiện qua 11 bước cụ thể
+ Công tác đào tạo, tập huấn cho nhân viên để nâng cao kiến thức và kỹ năng liên quan chưa được quan tâm và còn nhiều hạn chế
+ Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận còn chưa hợp lý và chưa rõ ràng
+ Phân bổ nguồn nhân lực để ngăn ngừa và đối phó với rủi ro trong hoạt động cơ bản hiện chưa được thực hiện một cách hợp lý Công ty cần tập trung vào việc tạo ra một môi trường quan trọng về kiểm soát và đối phó với các rủi ro Điều này đòi hỏi việc xác định, phân tích và đánh giá đầy đủ các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động Hơn nữa, cần xây dựng một quy trình giám sát chặt chẽ để theo dõi và đối phó với các rủi ro này, cũng như lập kế hoạch sẵn sàng xử lý trong trường hợp xảy ra biến động đột xuất về cơ cấu tổ chức hoặc chính sách
+ Công ty cần thiết lập quy định rõ ràng và đầy đủ về việc xử lý sai phạm của các công chức Hiện tại, việc chỉ dựa vào các quy định pháp luật có thể dẫn đến việc xử lý sai phạm không nghiêm khắc và không hiệu quả Cần xây dựng một hệ thống quy trình xử lý sai phạm, kèm theo các biện pháp kỷ luật cụ thể, để đảm bảo tính công bằng và nghiêm minh trong quá trình xử lý sai phạm
+ Cần tăng cường khả năng phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật Hiện tại, việc chỉ xử lý sai phạm sau khi chúng được phát hiện không đảm bảo tính hiệu quả của quá trình kiểm soát và tuân thủ Công ty cần xây dựng các cơ chế kiểm tra và giám sát chặt chẽ để phát hiện và đối phó với các hành vi vi phạm pháp luật ngay khi chúng xảy ra, nhằm ngăn chặn sự vi phạm lan rộng và đảm bảo tính hợp pháp và công bằng
+ Phân bổ nguồn nhân lực và công tác luân chuyển công chức: Hiện tại, việc phân bổ nguồn nhân lực và quản lý luân chuyển công chức chưa đạt được mục tiêu đề ra và gặp hạn chế Cần tập trung vào cải thiện quy trình phân bổ nhân lực để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả công việc Ngoài ra, việc luân chuyển công việc cần được thực hiện một cách hợp lý để giảm tình trạng quá tải và đảm bảo các công chức có thể tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn
+ Tình trạng thiếu công chức và quá tải: Số lượng công chức hiện nay đang còn thiếu, dẫn đến mỗi công chức phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc khác nhau, gây ra tình trạng quá tải Điều này cần được cải thiện bằng cách tăng cường tuyển dụng và đào tạo thêm nhân lực để đảm bảo rằng mỗi công chức có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và không bị quá tải công việc
+ Chưa quan tâm với những thông tin đến từ bên ngoài Công ty
+ Hệ thống thông tin tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận chưa được cập nhật kịp thời và chính xác, chưa tạo điều kiện truy cập thuận tiện và hiệu quả
+ Kiểm tra nội bộ chưa thực hiện công việc thường xuyên, hiệu quả giám sát chưa cao
2.5.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Quản lý xử lý sai phạm công chức chưa hoàn hảo: Hiện tại, chưa có quy định cụ thể và đầy đủ về cách xử lý sai phạm của các công chức Các thông tin về sai phạm thường bị che giấu do sự tính cục bộ, điều này dẫn đến việc phản ứng trước sai phạm không kịp thời
Sự chậm trễ trong luân chuyển công việc: Với số lượng công việc quá nhiều, việc luân chuyển giữa các vị trí công việc của công chức mất nhiều thời gian để họ thích nghi và làm quen với công việc mới Điều này dẫn đến hiệu suất công việc không cao và có thể bị gián đoạn
Trình độ tin học chưa đáp ứng: Trình độ tin học của công chức chưa đủ để đáp ứng nhu cầu công việc Sự thay đổi thường xuyên trong quy định và chính sách chậm trễ trong việc cập nhật thông tin mới đã tạo ra khó khăn trong việc tuyên truyền và đào tạo nhân viên
Thiếu nguồn lực cho công tác kiểm tra, giám sát: Nhu cầu về công tác kiểm tra và giám sát ngày càng cao, nhưng số lượng công chức tham gia công việc này chưa đủ so với số lượng công việc được giao Hiện tại, nguồn lực về số lượng và trình độ vẫn còn hạn chế
Cần đầu tư và đào tạo nguồn nhân lực: Mặc dù có ý thức về cần thiết của việc kiểm tra nội bộ, nhưng việc thực hiện chưa đạt mức cao nhất Đội ngũ kiểm tra nội bộ cần được đầu tư, tập huấn, và đào tạo để nâng cao trình độ và khả năng phát hiện sai phạm trong quá trình làm việc.
Bài học kinh nghiệm
Một là, thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ: Các doanh nghiệp cần thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ khách quan với nhà quản lý để phục vụ đắc lực cho quá trình quản lý điều hành tổ chức, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp Cụ thể, kiểm toán nội bộ góp phần: Kiểm tra thông tin tài chính của các hoạt động; Soát xét các nghiệp vụ; Giám sát kiểm toán nội bộ; Kiểm tra việc tuân thủ pháp luật và các quy định; Quản lý rủi ro
Hai là, sử dụng những đơn vị tư vấn độc lập, có uy tín: Ở Việt Nam, sự cạnh tranh trên thị trường kiểm toán độc lập tại Việt Nam cạnh tranh rất khốc liệt và để tồn tại nhiều doanh nghiệp đã chọn hướng đi chiếm lĩnh thị trường thông qua việc hạ giá dịch vụ Hệ quả của việc hạ giá dịch vụ kéo theo chất lượng cuộc kiểm toán độc lập đi xuống làm giảm đi chất lượng của cuộc kiểm toán Chính vì vậy, việc sử dụng các công ty kiểm toán độc lập có uy tín và có kinh nghiệm kiểm toán đối với các tập đoàn lớn trên thế giới góp phần giúp các tập đoàn, DNNN Việt Nam nhanh chóng bắt kịp phương thức quản trị tài chính của các tập đoàn lớn trên thế giới, cũng như vận hành hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ
Ba là, sử dụng mô hình hợp nhất quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ tạo thành các hàng rào phòng thủ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra
Bốn là, trong các tập đoàn, DNNN cần phân định, tách biệt rõ ràng chức năng quản lý kinh doanh và chức năng quản lý hành chính, giữa mục tiêu hiệu quả kinh doanh và mục tiêu quản lý nhà nước điều tiết nền kinh tế Cần áp dụng các chuẩn mực về quản trị doanh nghiệp, nhất là các chuẩn mực về công bố và minh bạch thông tin, quản lý rủi ro tại các tập đoàn nhà nước
Năm là, tăng cường kiểm soát nợ vay Hiện nay, đa số các DNNN đều có rủi ro về thanh toán do tỷ trọng nợ vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn Vì vậy, bên cạnh việc chỉ tập trung vào kiểm soát bảo toàn và phát triển vốn cần thiết phải xem xét và đánh giá lại toàn bộ các khoản vay và kiểm soát chặt chẽ đối với các khoản vay mới, xây dựng phương án trả nợ đối với các khoản vay cũ để giảm dần tỷ trọng vốn vay của doanh nghiệp
Trong Chương 2 này tác giả đã trình bày tổng quan về Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận về chức năng, nhiệm vụ; sơ đồ tổ chức, thực trạng công tác, thực trạng kiểm soát nội công tác quản lý Nhằm tìm hiểu rõ hơn về thực trạng kiểm soát nội bộ công tác quản lý tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận, tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ công tác quản lý tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận, từ kết quả khảo sát, tác giả xác định những ưu điểm, hạn chế liên quan đến các thành phần của kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát và các nguyên nhân gây nên hạn chế trong kiểm soát nội bộ của Công ty Kết quả chương này chính là căn cứ để tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận ở Chương 3.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP TÂN THUẬN
Quan điểm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH
Thứ nhất, phù hợp với môi trường pháp lý và môi trường hoạt động của Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
Tính hữu hiệu của KSNB được thiết lập phụ thuộc rất nhiều vào môi trường hoạt động của từng đơn vị Việc hoàn thiện KSNB cần được căn cứ vào môi trường hoạt động của Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận, cũng như môi trường pháp lý tại đơn vị
Thứ hai, tiếp cận các quy định về kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận bao gồm năm bộ phận cấu thành, chúng có mối quan hệ chặt chẽ và đòi hỏi sự linh hoạt trong quá trình hoạt động của tổ chức KSNB không chỉ là một chuỗi các hoạt động kiểm soát phân tán tại các bộ phận khác nhau trong tổ chức, mà còn phải được tích hợp chặt chẽ để hình thành một thể thống nhất Tất cả nhân viên trong tổ chức đều đóng góp vào quá trình KSNB và đảm bảo sự hoạt động này giúp đạt được các mục tiêu tổng thể của tổ chức trên mọi khía cạnh và đặc biệt quan trọng để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của tổ chức Vì vậy, việc cải thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu và tuân thủ quy định của pháp luật Đồng thời, với tư cách là một doanh nghiệp, việc nghiên cứu hệ thống KSNB cần tuân theo quy định của COSO và tập trung vào các bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống KSNB, như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát
Thứ ba, tăng cường hiệu quả kiểm soát và trách nhiệm của từng bộ phận tại đơn vị khi thực hiện mục tiêu chung
Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận tổ chức hoạt động dựa trên các chức năng của các công ty con Mục tiêu chung hàng năm đã được đề ra, tuy nhiên, chưa được thông báo đầy đủ và rộng rãi đến tất cả cán bộ trong tổ chức Hơn nữa, công ty chưa thiết lập một tài liệu hướng dẫn rõ ràng về phân quyền và trách nhiệm cho từng hoạt động, không định rõ mối quan hệ giữa các đơn vị, và không thiết lập cơ chế phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm trong Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận đối với công tác quản lý Điều này đã dẫn đến tình trạng lơ mơ trong việc thực hiện nhiệm vụ và sự lưỡng lự về trách nhiệm khi đạt đến các mục tiêu Do đó, việc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là cần thiết để khắc phục những vấn đề đã nêu, đồng thời giúp các bộ phận trong Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận có cái nhìn rõ ràng về trách nhiệm của họ trong quá trình quản lý và tăng cường kiểm soát để đạt được mục tiêu quản lý.
Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
3.2.1 Giải pháp về môi trường kiểm soát
Tác giả đề xuất các giải pháp về môi trường kiểm soát như sau:
- Cần tăng cường nhận thức của ban lãnh đạo về các nguyên tắc hoạt động, sự tôn trọng đối với pháp luật và sự cần thiết của việc xây dựng một mô hình quản lý rủi ro phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
- Hãy đảm bảo thống nhất ý thức tuân thủ pháp luật và tôn trọng các quy tắc đạo đức nghề nghiệp trong tất cả các cấp điều hành và quản lý của Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận
- Quy định rõ về cách xử lý mâu thuẫn giữa quyền lợi của nhân viên và nguyên tắc nghề nghiệp là cần thiết
- Đảm bảo rằng cán bộ Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận hiểu rõ rằng hoạt động diễn ra trong công ty cần tuân thủ quy định để đảm bảo lợi ích trong tương lai của tất cả các đối tượng tham gia vào quá trình quản lý
3.2.2 Giải pháp về đánh giá rủi ro
Xây dựng cơ chế đánh giá rủi ro trong hoạt động kinh doanh rõ ràng, cụ thể
Bộ phận Quản trị rủi ro và dự báo giá cần tiến xa hơn trong việc cải thiện công việc dự báo biến động giá cho các dịch vụ Điều này bao gồm việc cập nhật thông tin về giá cả hàng ngày, thậm chí hàng giờ thông qua nhiều nguồn thông tin địa phương như báo chí, truyền hình, radio, Internet, v.v
Bộ phận này cần tăng cường hợp tác với bộ phận Công nghệ thông tin để đảm bảo thông tin dự báo được cập nhật trên các nền tảng nội bộ Ngoài ra, Bộ phận Quản trị rủi ro và dự báo giá cần tổng hợp và phân tích thông tin, sau đó báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo công ty để có thể đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời Xây dựng, đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ kiến thức chuyên môn để phân tích dự báo và quản trị rủi ro hiệu quả
Việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng để Công ty có khả năng dự báo, phân tích và đánh giá rủi ro, cũng như để hiểu rõ xu hướng thị trường trong tương lai Xây dựng một đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về Quản trị rủi ro và dự báo giá (QTRR) của Công ty, làm cho việc sử dụng tài nguyên vốn trở nên hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh Đây là một yếu tố quyết định đến thành công của hệ thống QTRR của Công ty Để thực hiện điều này, Công ty có thể thiết lập liên kết với các trường đại học, viện nghiên cứu và ngân hàng thương mại để tổ chức các buổi trao đổi với các doanh nghiệp về các dịch vụ và phân tích ưu điểm cũng như nhược điểm Qua đó, Công ty có thể cùng với các doanh nghiệp trong lĩnh vực QTRR tạo ra một môi trường học tập và trao đổi kiến thức để phát triển nguồn nhân lực và nâng cao nhận thức về rủi ro, đặc biệt là về biến động giá cả của các dịch vụ, trong bối cảnh hội nhập mạnh mẽ với nền kinh tế thế giới như hiện nay
3.2.3 Giải pháp về hoạt động kiểm soát
Từ quá trình lựa chọn đối tác kinh doanh cho đến việc ký kết hợp đồng, chuẩn bị nguồn cung ứng, và thanh toán cho các hợp đồng, mọi khía cạnh cần được xem xét và quản lý cụ thể Quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia một cách hợp lý để tránh tình trạng một người phải giải quyết tất cả mọi khía cạnh của một nghiệp vụ từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành
Trong quá trình ký kết hợp đồng, bộ phận Quản trị rủi ro và dự báo giá (QTRR) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về thị trường, bao gồm các yếu tố như tình hình ổn định chính trị, điều kiện địa lý trong vận chuyển, thỏa thuận hợp đồng, và triển vọng phát triển Họ cũng tham mưu về đối tác, bao gồm thông tin về giấy phép thành lập, khả năng tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, và thiện chí hợp tác
Trong quá trình mua hàng, bộ phận QTRR cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý về khả năng đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa, điều kiện giao hàng, và giá cả đầu vào
Trong quá trình thanh toán tiền hàng, bộ phận QTRR hỗ trợ quản lý trong việc lựa chọn ngân hàng uy tín để thực hiện thu tiền và lập kế hoạch sử dụng nguồn tiền thu được để cân đối tài chính của Công ty
Việc quản lý tất cả các khía cạnh này cần sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận và sự tham mưu đúng đắn từ bộ phận QTRR để đảm bảo hiệu quả trong quá trình kinh doanh của Công ty
3.2.4 Giải pháp về thông tin truyền thông Đảm bảo thông tin thích hợp, kịp thời và chính xác
Thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, và các quy định, chính sách của Nhà nước là rất quan trọng và cần phải được bộ phận Quản trị rủi ro và dự báo giá (QTRR) của Công ty xem xét và kiểm tra định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý Điều này đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật kịp thời và hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý Đối với thông tin về khách hàng, bộ phận QTRR cần ghi nhận các chi tiết quan trọng như khả năng thanh toán, mối quan hệ lâu dài, tinh thần hợp tác, khối lượng giao dịch, và tiềm năng phát triển của khách hàng Đối với thông tin về nhà cung ứng, cần ghi nhận các thông tin liên quan đến khả năng cung ứng nguyên liệu, giá cả thỏa thuận, chất lượng hàng hóa cung cấp, tiến độ giao hàng, và các yếu tố liên quan đến việc cung ứng
Việc duyệt xét và kiểm tra các thông tin này giúp Công ty duy trì sự linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách pháp luật
Xây dựng các kênh truyền thông vững mạnh, hỗ trợ cho việc truyền đạt thông tin Để tạo điều kiện cho nhân viên có thể kịp thời phản ánh các rủi ro và khó khăn trong quá trình làm việc hàng ngày, Công ty cần thiết lập các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả Điều này có thể thực hiện thông qua các cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hệ thống hộp thư góp ý, và trang web giao lưu giữa nhân viên và ban lãnh đạo Để nâng cao hiệu quả của thông tin, Công ty cũng cần khai thác ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại Bộ phận công nghệ thông tin có thể phối hợp với các phòng chức năng liên quan để nâng cấp hệ thống cổng thông tin nội bộ Điều này bao gồm việc hệ thống hóa danh mục các văn bản pháp lý còn hiệu lực áp dụng Quá trình này cần có sự phối hợp và đảm bảo thông tin đầy đủ với các phòng chức năng khác để giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc nhân viên thực hiện nghiệp vụ sai so với quy định hiện hành và hỗ trợ kiểm soát nghiệp vụ một cách hiệu quả hơn
3.2.5 Giải pháp về giám sát
Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận phải đối mặt với nhiều rủi ro trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi có các công ty con hoạt động độc lập trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau Do đó, sự giám sát chặt chẽ đóng vai trò quan trọng và cần thiết trong việc đảm bảo hiệu quả của các hoạt động này Các bộ phận chịu trách nhiệm giám sát từ xa, cán bộ quản lý, cũng như bộ phận KSNB và kiểm toán nội bộ phải có vai trò định kỳ trong quá trình này