Báo cáo Đồ Án cuối kỳ môn quản lý thông tin Đề tài hqtcsdl quan hệ ms access

Chương 1: Tổng quan1.1 Giới thiệuMicrosoft Access, còn được gọi là Microsoft Office Access, là một hệ thốngquản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft kết hợp Công cụ cơ sở dữ liệu quan hệ Micro

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT THÔNG TIN

BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ

MÔN QUẢN LÝ THÔNG TIN

Đề tài: HQTCSDL Quan hệ MS Access

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

……., ngày…… tháng……năm 20…

Người nhận xét

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

BẢNG PHÂN CÔNG, ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN:

Bảng 0.1: Bảng phân công, đánh giá thành viên

- Điểm nhóm đánh giá: 9/10

- Tổng hợp và kiểm tra lạinội dung

- Tỉ lệ đóng góp 34%

- Hoàn thành tốt, đúng thời gian công việc được giao

- Điểm nhóm đánh giá: 9/10

- Tỉ lệ đóng góp 33%

- Hoàn thành tốt, đúng thời gian công việc được giao

- Điểm nhóm đánh giá: 9/10

Bảng 0.1: Bảng phân công

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc sử dụng cơ sở dữ liệu đểquản lý thông tin đã trở thành một phần không thể thiếu trong các tổ chức và doanhnghiệp Trong bối cảnh đó, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu và trình bày về một công

cụ quan trọng trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, đó là Microsoft Access

Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ giới thiệu về các khái niệm cơ bản của cơ sở dữliệu, cùng những đặc trưng và ứng dụng của Microsoft Access trong thực tế Đồngthời, chúng tôi cũng sẽ đề cập đến kết quả thực nghiệm và so sánh Microsoft Accessvới một số công cụ khác, nhằm đưa ra cái nhìn tổng quan về hiệu suất và khả năng ứngdụng của nó

Tài liệu của chúng tôi được tổ chức thành năm chương, bao gồm: Tổng quan,Các đặc trưng, Quy trình thực hiện, Ứng dụng/Kết quả thực nghiệm/So sánh-Đánh giá

và Kết luận

Sau đây, nhóm 16 sẽ trình bày về MS Access qua các chương sau:

● Chương 1: Tổng quan

● Chương 2: Các đặc trưng

● Chương 3: Quy trình thực hiện

● Chương 4: Ứng dụng, kết quả thực nghiệm, so sánh và đánh giá

● Chương 5: Kết luận

Hình 2.1: Hình ảnh giao diện của access khi được sử dụng 22 Hình 2.2: Một số dạng file có thể thêm vào Access 23 Hình 2.3: Link 2 database bằng table ChiTietDonHang 24

Hình 2.5: Cửa sổ yêu cầu người dùng login tạo bằng VBA 25

Hình 3.8: Chọn thêm dữ liệu bằng import 31

Hình 3.15: Liên kết được tạo 34

Hình 4.14: Truy vấn dữ liệu bằng design view 46

Hình 4.18: So sánh tốc độ của lệnh INSERT 52

Hình 4.21: So sánh tốc độ của lệnh DELETE 53 Hình 4.22: MS Access truy vấn dữ liệu 53 Hình 4.23: SQL Server truy vấn dữ liệu 54 Hình 4.24: So sánh tốc độ của lệnh SELECT 54 Hình 4.25: Trang giới thiệu Access của Microsoft 57 Hình 4.26: Trang về SQL Server của Microsoft 58

1.2Định nghĩa và khái niệm 9

1.4.5 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA): 171.4.6 Cơ sở dữ liệu đa người dùng (Multi-user Database): 19

Chương 2: Các đặc trưng của MS Access 22

3.1Quy trình cài đặt Microsoft Access 27 3.2Quy trình hoạt động của Microsoft Access 29

3.2.6 Sao lưu dữ liệu: 39

Chương 4: Ứng dụng/ Kết quả thực nghiệm/So sánh-Đánh giá 40

4.1Ứng dụng của MS Access trong thực tế 40 4.2Kết quả thực nghiệm và hiệu suất của MS Access 40

Chương 1: Tổng quan1.1 Giới thiệu

Microsoft Access, còn được gọi là Microsoft Office Access, là một hệ thốngquản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft kết hợp Công cụ cơ sở dữ liệu quan hệ MicrosoftJet với giao diện người dùng đồ họa và các công cụ phát triển phần mềm Nó là mộtthành viên của bộ ứng dụng Microsoft Office, được bao gồm trong các phiên bảnchuyên nghiệp và cao hơn hoặc được bán riêng Microsoft Access lưu trữ dữ liệu ởđịnh dạng riêng dựa trên Access Jet Database Engine Nó cũng có thể nhập hoặc liênkết trực tiếp đến dữ liệu được lưu trữ trong các ứng dụng và cơ sở dữ liệu khác

Hình 1.1: Ảnh Microsoft Access

1.2 Định nghĩa và khái niệm

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS- Relational DaTabaseManagement System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ Hiệu năng cao

và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như

MS Word, MS Excel

1.3 Đặc tả về Microsoft Access

1.3.1 Tổng quát

Tổng kích cỡ cơ sở dữ liệu Access bao gồm mọi

đối tượng cơ sở dữ liệu và dữ liệu

2 gigabyte, trừ dung lượng cầnthiết cho các đối tượng hệ thống.Tổng số đối tượng trong cơ sở dữ liệu 32.768

Số lượng mô-đun (bao gồm các biểu mẫu và báo

cáo có thuộc tính HasModule được đặt là True) 1000

Số ký tự trong một mật khẩu 14 Đối với Access 2007, đó là 20

ký tự

Số ký tự trong một tên người dùng hoặc tên nhóm 20

Số lượng bảng mở Đối Microsoft 365 của Access, 4.096

bao gồm các bảng được liên kết và cácbảng được mở nội bộ bởi Access

Đối với các phiên bản không Microsoft

365 của Access, 2.048 bao gồm các bảngđược liên kết và các bảng được mở nội

Microsoft 365 của Access

các đối tượng hệ thống

Số ký tự trong một trường Văn bản ngắn

Lưu ý: Bắt đầu trong Access 2013,

trường Văn bản giờ đây được gọi là

trường Văn bản ngắn

255

Số ký tự trong một trường Văn bản dài

Lưu ý: Bắt đầu trong Access 2013,

trường Bản ghi nhớ giờ đây được gọi là

trường Văn bản dài

65.535 khi nhập dữ liệu thông qua giaodiện người dùng; 1 gigabyte dung lượnglưu trữ ký tự khi nhập dữ liệu theochương trình

Kích cỡ của trường Đối tượng OLE 1 gigabyte

Số chỉ mục trong một bảng 32 bao gồm các chỉ mục được tạo nội bộ

để duy trì mối quan hệ bảng, chỉ mụctrường đơn và tổng hợp

Số trường trong một chỉ mục hoặc khóa

chính

10

Số ký tự trong một thông báo xác thực 255

Số ký tự trong một quy tắc xác thực bao

gồm các dấu chấm câu và toán tử

2.048

Số ký tự trong một bản mô tả trường

hoặc bảng

255

Số ký tự trong một bản ghi (ngoại trừ

trường Văn bản dài và Đối tượng OLE)

khi thuộc tính Unicode Compression của

các trường được đặt là Yes

Số mối quan hệ bắt buộc 32 trong mỗi bảng, trừ số chỉ mục trên

bảng cho trường hoặc tổ hợp trườngkhông liên quan trong các mối quan hệ

Số đường nối trong một truy vấn 16

Số trường trong một tập bản ghi 255

Số toán tử AND trong một mệnh đề

WHERE hoặc HAVING

99

Số ký tự trong một câu lệnh SQL Xấp xỉ 64.000

Bảng 1.3: Đặc tả truy vấn

1.1.3 Biểu mẫu và báo cáo

Số ký tự trong một hộp văn bản 65.535

Chiều rộng biểu mẫu hoặc báo cáo 57,79 cm

Chiều cao của tất cả các mục kèm theo tiêu

đề mục (trong dạng xem Thiết kế)

508 cm

Số mức của các biểu mẫu hoặc báo cáo lồng

nhau

7

Số trường hoặc biểu thức mà bạn có thể sắp

xếp hoặc nhóm trong một báo cáo

10

Số đầu trang và chân trang trong một báo

cáo

1 đầu trang/chân trang báo cáo

1 đầu trang/chân trang của trang

10 đầu trang/chân trang của nhóm

Số trang đã in trong một báo cáo 65.536

Số điều khiển và mục mà bạn có thể thêm

trong toàn thời gian của biểu mẫu hoặc báo

cáo

754

Số ký tự trong một câu lệnh SQL đóng vai

trò là thuộc tính Recordsource hoặc

Rowsource của một biểu mẫu, báo cáo hay

1.2.1 Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database):

MS Access sử dụng mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, trong đó dữ liệu được tổchức thành các bảng có mối quan hệ với nhau Mô hình này giúp tổ chức dữ liệu mộtcách logic và linh hoạt, đồng thời giảm thiểu sự trùng lặp và mất mát dữ liệu

1.2.2 Bảng (Table):

Trong MS Access, bảng là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu Mỗi bảng bao gồmcác cột (fields) và hàng (records), tương ứng với các trường dữ liệu và các bản ghi.Các bảng này sau đó có thể được kết hợp với nhau thông qua các mối quan hệ

● Cột (Field): Mỗi cột trong bảng đại diện cho một thuộc tính của đốitượng mà bảng lưu trữ

● Hàng (Record): Mỗi hàng trong bảng đại diện cho một bản ghi, chứa dữliệu của một đối tượng cụ thể

Ví dụ, bảng "Khách hàng" có thể có các cột như "Mã khách hàng", "Tên kháchhàng", "Địa chỉ", và mỗi hàng sẽ lưu trữ thông tin của một khách hàng cụ thể

● Select Query (Truy vấn chọn): Dùng để chọn dữ liệu từ một hoặc nhiềubảng Nó cho phép người dùng xác định các cột dữ liệu cần hiển thị vàcác tiêu chí lọc dữ liệu

● Action Query (Truy vấn hành động): Bao gồm các truy vấn cập nhật,truy vấn thêm, truy vấn xóa, và truy vấn tạo bảng Những truy vấn nàythay đổi dữ liệu hoặc cấu trúc bảng.

o Update Query (Truy vấn cập nhật): Dùng để thay đổi dữ liệutrong các bảng hiện có

o Append Query (Truy vấn thêm): Dùng để thêm bản ghi mới vàomột bảng từ kết quả của một truy vấn khác

o Delete Query (Truy vấn xóa): Dùng để xóa các bản ghi từ mộtbảng dựa trên tiêu chí cụ thể

o Make Table Query (Truy vấn tạo bảng): Dùng để tạo một bảngmới từ dữ liệu kết quả của một truy vấn

Truy vấn giúp người dùng truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chínhxác, hỗ trợ việc ra quyết định và phân tích dữ liệu hiệu quả

Hình 1.3: Mẫu truy vấn

1.2.4 Biểu mẫu (Form) và Báo cáo (Report):

Biểu mẫu và báo cáo trong MS Access được sử dụng để hiển thị và xuất dữ liệumột cách trực quan và dễ đọc

● Biểu mẫu (Form): Biểu mẫu thường được sử dụng để nhập và chỉnh sửa

dữ liệu Chúng cung cấp một giao diện thân thiện cho người dùng cuối

để tương tác với dữ liệu mà không cần trực tiếp làm việc với các bảng.Biểu mẫu có thể chứa các điều khiển như hộp văn bản, hộp kiểm, danhsách, và nút bấm để nhập dữ liệu Người dùng có thể thiết kế biểu mẫu

để hiển thị thông tin từ nhiều bảng và truy vấn khác nhau, tạo ra giaodiện người dùng tùy chỉnh và trực quan

Hình 1.4: Mẫu biểu mẫu

● Báo cáo (Report): Báo cáo được sử dụng để in hoặc xuất dữ liệu theomột cách tổ chức cụ thể Chúng giúp trình bày dữ liệu một cách chuyênnghiệp và có thể được định dạng để bao gồm tiêu đề, hình ảnh, biểu đồ,

và nhóm dữ liệu Báo cáo có thể được xuất ra dưới dạng tệp PDF, Excel,hoặc các định dạng khác để chia sẻ và trình bày Báo cáo cung cấp cáccông cụ mạnh mẽ để tổng hợp, phân tích, và trình bày dữ liệu, giúpngười dùng dễ dàng tạo ra các bản báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu

Hình 1.5: Mẫu báo cáo

1.2.5 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA):

MS Access được tích hợp với Visual Basic for Applications (VBA), một ngônngữ lập trình đối tượng cho phép người dùng tạo và tự động hóa các chức năng trong

cơ sở dữ liệu VBA cho phép người dùng tạo các macro và modules để thực hiện cáctác vụ phức tạp và tùy chỉnh

● Macro: Macro là một tập hợp các hành động mà người dùng có thể tạo

để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại Macro trong Access có thể thựchiện các tác vụ như mở biểu mẫu, chạy truy vấn, hoặc cập nhật dữ liệu.Macro giúp giảm thiểu công việc thủ công và tăng hiệu suất làm việc

Hình 1.6: Mẫu Macro

● Modules: Modules là các chương trình VBA chứa các hàm và thủ tục đểthực hiện các tác vụ phức tạp hơn mà macro không thể thực hiện VBAcho phép truy cập và điều khiển toàn bộ cơ sở dữ liệu, bao gồm cả cácbiểu mẫu, báo cáo, và truy vấn Người dùng có thể viết mã VBA để kiểmtra và xử lý dữ liệu theo các quy tắc kinh doanh cụ thể, tạo giao diệnngười dùng tùy chỉnh, và kết nối với các ứng dụng khác

Hình 1.7: Mẫu Modules

VBA cung cấp khả năng mở rộng mạnh mẽ cho MS Access, giúp người dùngtạo ra các giải pháp cơ sở dữ liệu tinh vi và linh hoạt.

1.2.6 Cơ sở dữ liệu đa người dùng (Multi-user Database):

MS Access hỗ trợ cơ sở dữ liệu đa người dùng, cho phép nhiều người dùngcùng truy cập và làm việc trên cùng một cơ sở dữ liệu cùng một lúc Điều này đòi hỏiquản lý song song (concurrency management) để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu

● Quản lý Song song (Concurrency Management): Khi nhiều người dùngtruy cập và chỉnh sửa dữ liệu cùng một lúc, có nguy cơ xảy ra xung đột

và mất dữ liệu MS Access sử dụng các cơ chế khóa (locking) để kiểmsoát truy cập và chỉnh sửa dữ liệu, đảm bảo rằng chỉ một người dùng cóthể chỉnh sửa một bản ghi cụ thể tại một thời điểm Cơ chế khóa nàygiúp ngăn chặn xung đột và bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu

● Phân quyền và Bảo mật: MS Access cung cấp các công cụ để quản lýquyền truy cập của người dùng, đảm bảo rằng chỉ những người được ủyquyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu Người quản trị cơ sở dữliệu có thể thiết lập các nhóm người dùng và gán quyền truy cập cụ thểcho từng nhóm, bảo vệ dữ liệu khỏi sự truy cập trái phép

● Hiệu năng: Trong môi trường đa người dùng, hiệu năng của cơ sở dữliệu là một yếu tố quan trọng MS Access hỗ trợ việc chia sẻ cơ sở dữliệu qua mạng nội bộ (LAN), cho phép nhiều người dùng truy cập dữliệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên, đối với các ứng dụngyêu cầu quản lý hàng trăm người dùng đồng thời, việc sử dụng MSAccess có thể không phù hợp, và cần xem xét các hệ quản trị cơ sở dữliệu mạnh hơn như Microsoft SQL Server.

Khả năng hỗ trợ cơ sở dữ liệu đa người dùng của MS Access làm cho nó trởthành một công cụ linh hoạt và mạnh mẽ cho các tổ chức và nhóm làm việc nhỏ, chophép họ cộng tác và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả

1.3 Đặt vấn đề và Mục tiêu nghiên cứu

1.3.1 Đặt vấn đề:

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay, các công ty nhỏ hoặc cánhân cần phải quản lý dữ liệu một cách hiệu quả để đảm bảo sự phát triển bền vững vànâng cao hiệu suất hoạt động Microsoft Access là một công cụ mạnh mẽ để quản lý

cơ sở dữ liệu, nhưng nhiều tổ chức và cá nhân vẫn gặp khó khăn trong việc sử dụnghiệu quả và tối ưu hóa các chức năng của nó Những thách thức này bao gồm việc xử

lý dữ liệu lớn, duy trì tính nhất quán và bảo mật, cũng như tích hợp dữ liệu từ cácnguồn bên ngoài

1.3.2 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu của nghiên cứu này là đánh giá hiệu quả và ứng dụng thực tiễn củaMicrosoft Access trong quản lý cơ sở dữ liệu Cụ thể, nghiên cứu sẽ tập trung vào cácmục tiêu sau:

❖ Tìm hiểu các tính năng và khả năng của Microsoft Access Đánh giá hiệu

suất và hiệu quả của Microsoft Access trong việc quản lý dữ liệu

❖ Ứng dụng Microsoft Access vào các tình huống thực tế để minh họa các lợi

ích và hạn chế của nó

❖ Đánh giá hiệu suất và hiệu quả của Microsoft Access: Thực hiện các thử

nghiệm để đánh giá hiệu suất của Microsoft Access trong việc quản lý dữliệu, bao gồm tốc độ truy cập, khả năng xử lý dữ liệu lớn và tính nhất quáncủa dữ liệu

❖ So sánh Microsoft Access với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác: So sánh

Microsoft Access với các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu khác để xác định vịtrí và ưu điểm cạnh tranh của nó, đặc biệt là trong môi trường các doanhnghiệp nhỏ và vừa

1.3.3 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào các tính năng cơ bản và một số tính năngnâng cao của Microsoft Access, bao gồm việc tạo bảng (tables), truy vấn (queries),biểu mẫu (forms), và báo cáo (reports) Các tính năng như macro và lập trình VBA

cũng sẽ được xem xét để đánh giá khả năng tự động hóa và tùy chỉnh của công cụ này.Nghiên cứu sẽ giới hạn trong phạm vi các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nơi MicrosoftAccess được sử dụng phổ biến Các khía cạnh liên quan đến bảo mật dữ liệu, quản lýquyền truy cập và tích hợp với các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu lớn hơn sẽ khôngđược đề cập chi tiết trong nghiên cứu này.

1.3.4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu này sử dụng phương pháp nghiên cứu thực nghiệm và phân tích Các bướcthực hiện bao gồm:

❖ Nghiên cứu tài liệu: Thu thập và phân tích các tài liệu, sách và bài báo liên

quan đến Microsoft Access và quản lý cơ sở dữ liệu Điều này giúp xây dựngnền tảng lý thuyết vững chắc cho nghiên cứu và cung cấp cái nhìn tổng quan

về các tính năng và ứng dụng của Microsoft Access

❖ Thực nghiệm: Thiết lập các cơ sở dữ liệu mẫu và tiến hành các thử nghiệm

để đánh giá tính năng và hiệu suất của Microsoft Access Các thử nghiệmnày sẽ bao gồm việc tạo bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo, cũng như sửdụng macro và VBA để tự động hóa các tác vụ

❖ Phân tích: Đánh giá kết quả thực nghiệm và so sánh với các công cụ quản lý

cơ sở dữ liệu khác Quá trình này sẽ bao gồm việc phân tích hiệu suất, tínhnhất quán của dữ liệu và khả năng mở rộng của Microsoft Access

❖ Ứng dụng thực tế: Áp dụng Microsoft Access vào các tình huống thực tế để

minh họa các lợi ích và hạn chế của nó Các ứng dụng thực tế này sẽ baogồm quản lý khách hàng, quản lý kho hàng và quản lý nhân sự

1.4 Mục đích

Mục đích của bài báo cáo này là cung cấp một phân tích toàn diện về MicrosoftAccess trong việc quản lý cơ sở dữ liệu cho các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân Bằngcách tập trung vào việc khám phá các tính năng hiện có của Microsoft Access và đánhgiá hiệu quả ứng dụng trong thực tế, bài báo cáo nhằm mục đích cung cấp một cái nhìn

tổng quan về công cụ này, giúp các tổ chức và cá nhân hiểu rõ hơn về cách sử dụngMicrosoft Access để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả Đồng thời, bài báo cáo cũngmong muốn cung cấp các ví dụ và minh họa cụ thể để người đọc có thể áp dụng vàothực tiễn.

Chương 2: Các đặc trưng của

MS Access2.1 Giao diện người dùng

Giao diện người dùng của Microsoft Access được thiết kế để đơn giản hóa quátrình quản lý cơ sở dữ liệu và làm cho nó trở nên thân thiện và dễ tiếp cận đối vớingười dùng Thay vì phải sử dụng các câu lệnh phức tạp như trong SQL, người dùng

có thể tận dụng giao diện trực quan của Access để thực hiện các thao tác bằng cáchkéo và thả các phần tử

Hình 2.1: Hình ảnh giao diện của access khi được sử dụng

Giao diện này cho phép người dùng tạo mới và quản lý các bảng, biểu mẫu, báocáo và truy vấn dữ liệu mà không cần phải hiểu sâu về lập trình hoặc kỹ thuật cơ sở dữliệu Thay vào đó, họ có thể sử dụng các công cụ kéo và thả để thêm các trường dữliệu vào bảng, tạo các biểu mẫu để nhập dữ liệu một cách dễ dàng, thiết kế các báo cáo

để trình bày dữ liệu một cách trực quan, và tạo các truy vấn để trích xuất thông tin từ

cơ sở dữ liệu

Tính đến mức độ đơn giản và thân thiện của giao diện này, người dùng có thể nhanh chóng tiếp cận và làm quen với các tính năng của Access mà không cần phải đầu tư quá nhiều thời gian và công sức vào việc học hỏi về các khía cạnh kỹ thuật của

cơ sở dữ liệu Điều này giúp Access trở thành một công cụ hữu ích cho người dùng từ các lĩnh vực khác nhau, từ người mới bắt đầu đến những người có kinh nghiệm trong quản lý dữ liệu

2.2 Tích hợp với các công cụ MS khác

Tích hợp với các công cụ của Microsoft là một trong những điểm mạnh củaMicrosoft Access, cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi dữ liệu giữa Access vàcác ứng dụng khác như Word, Excel, Outlook, và ngược lại Điều này giúp tiết kiệmthời gian và công sức đặc biệt khi cần phải xử lý dữ liệu lớn hoặc thực hiện các tác vụliên quan đến việc nhập và xuất dữ liệu

Hình 2.2: Một số dạng file có thể thêm vào AccessVới tính tích hợp này, người dùng có thể nhập dữ liệu từ các tập tin Excel hoặcbảng tính Excel trực tiếp vào trong các bảng Access một cách dễ dàng, mà không cầnphải thực hiện các bước phức tạp Họ cũng có thể chuyển đổi các văn bản từ Wordhoặc dữ liệu từ Outlook thành các bảng hoặc biểu mẫu Access một cách thuận tiện

Ngược lại, khi cần thiết, người dùng cũng có thể xuất dữ liệu từ Access ra các địnhdạng khác.

Tính tích hợp với các công cụ MS khác của Access không chỉ giúp nâng cao hiệusuất làm việc mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu các lỗi có thểxảy ra khi nhập liệu thủ công Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dữ liệumột cách hiệu quả và nhanh chóng hơn

2.3 Dung lượng lớn

Mặc dù Microsoft Access có một giới hạn về dung lượng dữ liệu mỗi cơ sở dữ liệu là 2GB, nhưng tính linh hoạt của nó cho phép người dùng vượt qua giới hạn này bằng cách liên kết nhiều cơ sở dữ liệu lại với nhau thông qua tính năng "Linked Table Manager"

Qua việc liên kết các bảng từ các cơ sở dữ liệu khác nhau, Access cho phép người dùng tạo ra một cơ sở dữ liệu lớn hơn nhiều so với giới hạn 2GB Bằng cách này, người dùng có thể tổ chức và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn mà không gặp phải rào cản về dung lượng

Hình 2.3: Link 2 database bằng table ChiTietDonHangTính năng này giúp tăng khả năng lưu trữ dữ liệu mà không phải lo lắng về giới hạn dung lượng mỗi cơ sở dữ liệu Tính linh hoạt này của Access là một điểm mạnh, cho phép người dùng mở rộng và tối ưu hóa cơ sở dữ liệu của họ theo nhu cầu mà không bị hạn chế bởi giới hạn về dung lượng

Ngoài ra, Microsoft Access cũng cung cấp ứng dụng di động cho điện thoại diđộng và máy tính bảng, cho phép người dùng truy cập và quản lý cơ sở dữ liệu ngaytrên các thiết bị này Điều này mang lại tính linh hoạt cao hơn cho người dùng, chophép họ tiếp cận và làm việc với dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần kết nối internet.

Hình 2.4: MS Access trên điện thoạiTính năng này của Access không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còntạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt cho người dùng, đặc biệt trongmôi trường làm việc phân tán và đòi hỏi tính động cao

2.5 Quyền và bảo mật

Microsoft Access cung cấp một loạt các công cụ và tính năng để tăng cường bảo mật cho cơ sở dữ liệu thông qua VBA (Visual Basic for Applications) VBA cho phép người dùng tạo ra các mã và chương trình tùy chỉnh để thực hiện các hành động bảo mật như kiểm tra danh tính người dùng, xác thực, và giám sát hoạt động truy cập vào

Nhờ đó, Access không chỉ là một công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ mà còn là một công cụ bảo mật đáng tin cậy, phù hợp với các yêu cầu bảo mật cao của các tổ chức vàdoanh nghiệp

Chương 3: Quy trình thực

hiện3.1 Quy trình cài đặt Microsoft Access

Hầu hết các máy tính hệ điều hành Windows đều cài đặt sẵn Microsoft Access Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng tải và cài đặt phần mềm này theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang web Microsoft 365:

● Truy cập https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365

● Chọn gói đăng ký bao gồm Access Các gói Personal và Family đều có bao

gồm Access

Hình 3.1: Trang Microsoft 365

Bước 2: Đăng nhập hoặc tạo tài khoản Microsoft:

● Nếu bạn đã có tài khoản Microsoft, hãy đăng nhập

Hình 3.2: Cửa sổ đăng nhập

● Nếu chưa, hãy tạo tài khoản mới bằng cách nhấp vào Tạo tài khoản

Hình 3.3: Cửa sổ đăng ký tài khoản

Bước 3: Cài đặt Microsoft 365:

● Nhấp vào Cài đặt Office.

3.2 Quy trình hoạt động của Microsoft Access

1.1.1 Tạo cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access:

Đầu tiên để tạo cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access bạn nhấp vào File 🡪 New,

sau đó sẽ hiển thị như hình bên dưới, bạn có thể tùy chỉnh mẫu cơ sở dữ liệu nào bạnmuốn, có nhiều sự lựa chọn tùy theo nhu cầu của bạn

Hình 3.6: Giao diện tạo hoặc mở một database

1.1.2 Nhập dữ liệu:

Tiếp theo là phần nhập dữ liệu trong Microsoft Access, trong Access thì có 2cách để nhập vào dữ liệu tương tự như các hệ quản trị khác, đầu tiên là nhập trực tiếp,với tính năng này, người dùng có thể dễ dàng nhập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu một cách

dễ dàng Bạn chỉ cần chọn bảng mà bạn muốn nhập, sau đó nhấp vào từng ô để thêm

dữ liệu Như hình bên dưới:

Hình 3.7: Nhập dữ liệu trực tiếpCách thứ 2 đó chính là dùng nguồn dữ liệu từ bên ngoài như Excel, CSV, tậpvăn bản hoặc bảng Access khác Sau đây mình thử nghiệm với file Excel để thêm dữliệu vào bảng:

Bước đầu tiên nhấp chuột phải vào bảng bạn muốn chọn, sau đó chọn Import 🙡 Excel:

Hình 3.8: Chọn thêm dữ liệu bằng importChọn dữ liệu mà bạn chuẩn bị:

Hình 3.9: Chọn file muốn import

Hình 3.10: Xem trước bảng dữ liệu

Bấm chọn liên tục, sau đây là bảng dữ liệu mà bạn vừa import vào Microsoft Access:

Hình 3.11: Dữ liệu đã được import

1.1.3 Tạo liên kết:

Để tạo liên kết giữa các bảng trong một database với nhau, ta vào Relationship

ở mục Database tools trên thanh công cụ

Hình 3.12: Vào Relationship

Khi xuất hiện bảng Show Table, ta chọn vào các table mà cần tạo liên kết và nhấn Add để thêm chúng vào.

Hình 3.13: Add tablesTiếp theo, ta kéo chuột từ cột bên bảng này sang cột dữ liệu bên bảng kia Khi

đó Access sẽ tạo cho ta một relationship giữa hai cột đó Ta có thể chỉnh sửa lại

relationship theo ý muốn ở cửa sổ Edit Relationship như bên dưới

Hình 3.14: Edit Relationship

Ta có thể chỉnh loại liên kết 1-1, 1-n hay n-n ở ô Relationship Type, ta có thể chỉnh left join, right join, … ở Join Type và khi kết thúc thì bấm vào ô Create