Các rủi ro có thể xảy ra ở giai đoạn này bao gồm: Rủi ro 1 : Khách hàng không xác thực, mạo danh, có ý đồ lừa đảo - Rủi ro này ảnh hưởng đến mục tiêu về Sự đánh giá của đơn đặt hàng
Giới thiệu về công ty
Quá trình hình thành và phát triển
- Sau ngày giải phóng miền Nam thống nhất toàn vẹn đất nước, 47 người dân tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng đã đến làm việc và sinh sống tại Ngã Bảy Hiền từ lời kêu gọi của Tỉnh ủy, UBND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng (trước đây) Tại quận Tân Bình, TP.HCM, họ động viên nhau đóng góp vật tư, thiết bị, tiền vốn và kỹ thuật để đem về vận dụng xây dựng quê hương, thành lập công ty
- Công ty chính thức hoạt động vào ngày 02 tháng 02 năm 1977 với tên gọi: Xí nghiệp công tư hợp doanh dệt hồ Quảng Đà Quy mô ban đầu chỉ có 5.000m2 nhà xưởng, 114 máy dệt sắt, 03 máy suốt, 03 máy xe, 03 máy mắc, 01 máy hồ sợi, 01 lò hơi và 270 cán bộ công nhân viên chức cùng nhau làm việc.
- Vào tháng 5/1982, Xí nghiệp công tư hợp doanh dệt hồ Quảng Đà đổi tên thành:
Xí nghiệp Dệt Hoà Khánh trực thuộc Xí nghiệp Liên hiệp Quảng Nam - Đà Nẵng.
- Vào ngày 12 tháng 8 năm 1986, Xí nghiệp Dệt Hoà Khánh tách khỏi Xí nghiệp Liên hiệp Dệt Quảng Nam - Đà Nẵng, tổ chức sản xuất với quy mô riêng và hoạch toán độc lập, đồng thời đổi tên thành: Nhà máy Dệt Hoà Khánh.
- Nhà máy dệt Hoà Khánh đổi thành: Công ty Dệt Đà Nẵng trực thuộc Sở Công nghiệp Thành phố Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 01 năm 1994 Đến năm 2005, Công ty di dời vào khu công nghiệp Hoà Khánh.
- Công ty Dệt Đà Nẵng đổi thành Công ty cổ phần với tên gọi là Công ty cổ phầnDệt Hoà Khánh Đà Nẵng vào ngày 28 tháng 11 năm 2005 với chủ trương đổi mới doanh nghiệp nhà nước chuyển hình thức sở hữu doanh nghiệp.
Hình 1: Công ty CP Dệt Hòa Khánh - Đà Nẵng
Quá trình phát triển và thành tựu đạt được:
- Trong những năm kể từ ngày thành lập, công ty đã đầu tư cải tạo, nâng cấp nhà máy mới có diện tích hơn 20.000 mét vuông, mua các thiết bị hiện đại từ Đức, Nhật Bản, Bỉ, Trung Quốc, Ba Lan,… để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, hoàn thiện dây chuyền sản xuất, đưa vào sử dụng thêm 5 phân xưởng dệt mới, và nhiều loại thiết bị hỗ trợ khác, với tổng chi phí đầu tư là 37,7 tỷ đồng, giúp nâng giá trị tài sản cố định lên 46,051 tỷ đồng.
Hình 2: Hệ thống máy móc thiết bị được sử dụng trong Công ty
- Với quá trình hoạt động năng suất và sáng tạo của mình, DANATEX luôn luôn hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu pháp lệnh và kế hoạch sản xuất trên giao với tỷ lệ năm sau cao hơn năm trước Đạt được những thành tựu to lớn phải kể đến như được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng 3, hai Huân chương Lao động hạng 2 Ngoài ra trong các Hội chợ triển lãm, Công ty được tặng: Giải Quả Cầu Vàng made in Việt Nam cho các sản phẩm dệt; Giải Cúp vàng Cho sản phẩm màn tuyn DANATEX; 10 huy chương vàng, 07 huy chương bạc, 02 huy chương đồng và nhiều bằng khen, giấy khen của các cấp,…
- Năm 2003 – 2004, Công ty đã xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.
- Năm 2012, sản phẩm của Công ty đựơc người tiêu dùng trong cả nước bình chọn là Hàng Việt Nam Chất lượng cao.
- Đến nay, Công ty CP Dệt Hòa Khánh về cơ bản đã xây dựng được hệ thống cơ sở hạ tầng tương đối hoàn chỉnh, dây chuyền thiết bị kỹ thuật khép kín, đảm bảo quá trình sản xuất liên tục đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Công ty cũng đã khẳng định được sự trưởng thành của mình, góp phần tăng trưởng về giá trị sản lượng công nghiệp và tăng GDP mà Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Thành phố ĐàNẵng đã xác định.
Các hoạt động chính tại Công ty
Tại Công ty CP Dệt Hòa Khánh – Đà Nẵng, có 2 hoạt động chính là sản xuất và bán hàng:
Công ty Dệt Hòa Khánh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dệt may Công ty có thể chế tạo các sản phẩm như áo sơ mi, quần, váy, bộ đồ và các loại phụ kiện dệt khác nhau Các giai đoạn sản xuất bao gồm thiết kế, mua nguyên liệu, cắt may, gia công và gia công cuối cùng để tạo ra các sản phẩm hoàn thiện hơn Các công ty thường có các bộ phận thiết kế và sản xuất riêng và có thể sử dụng các máy móc và công nghệ hiện đại để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Chu trình sản xuất sản phẩm của công ty Dệt Hòa Khánh thông thường có các giai đoạn sau:
- Thiết kế: Đội ngũ thiết kế của công ty sẽ tạo ra các mẫu thiết kế mới dựa trên xu hướng thị trường, yêu cầu của khách hàng hoặc ý tưởng sáng tạo của chính công ty.
- Mua nguyên liệu: Sau khi có thiết kế, công ty sẽ tìm kiếm và mua các loại nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm Đây có thể là vải, chỉ, cúc áo, nút áo và các loại phụ liệu khác.
- Xử lý cắt và vá: Ở giai đoạn này, cắt vải thành các phần riêng biệt theo mẫu thiết kế sẵn
- Gia công: Các phần đã cắt sẽ được gia công lại để tạo thành các bộ phận hoàn chỉnh Công ty sẽ sử dụng các máy móc, công nghệ và thiết bị để thực hiện công việc này Ví dụ: may áo, may quần, may váy và hoàn thiện các chi tiết như bo cổ, áo tay, nút áo và túi.
- Gia công cuối cùng: Trước khi đóng gói và xuất xưởng, các sản phẩm cuối cùng sẽ được kiểm tra chất lượng, bất kỳ điều chỉnh nào cần thiết hoặc cần thực hiện đổi mới đều sẽ được thực hiện tại giai đoạn này.
- Đóng gói và sản xuất: Sau khi kiểm tra và chất lượng đảm bảo, các sản phẩm sẽ được đóng gói và tiêu chuẩn để sản xuất xưởng và đưa vào hoạt động kinh doanh. Đây chỉ là một tổng hợp tóm tắt về hoạt động sản xuất của Công ty Dệt HòaKhánh Cụ thể hơn, công ty có thể có nhiều giai đoạn và quy trình khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm và quy mô sản xuất. Đầu ra của hoạt động sản xuất tại đơn vị này là các sản phẩm dệt có thể hoàn thiện Điều này bao gồm áo sơ mi, quần, váy, bộ đồ và các loại phụ kiện dệt khác nhau. Các sản phẩm này được sản xuất với các mẫu thiết kế độc đáo và chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Ngoài ra, đầu ra của hoạt động sản xuất là các sản phẩm để làm đầu vào cho hoạt động bán hàng, vì thế đây là một hoạt động chính tại đơn vị.
Quy trình được diễn ra như sau:
- Nhận và xét duyệt đơn đặt hàng: Nhân viên bán hàng sẽ nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Sau đó kiểm tra thông tin đơn hàng (bao gồm thông tin khách hàng, sản phẩm, và thanh toán) Sau khi kiểm tra thông tin đơn hàng xong thì người nhân viên sẽ lập báo cáo nhận xét duyệt đơn đặt hàng và gửi cho trưởng phòng kinh doanh để xét duyệt đơn hàng Cuối cùng là thông báo kết quả duyệt đơn đặt hàng cho khách hàng.
- Xét duyệt bán chịu: Nhân viên bán hàng khởi tạo yêu cầu bán chịu khi khách hàng muốn mua hàng chịu Bao gồm: kiểm tra thông tin khách hàng trên hệ thống quản lý, thẩm định khả năng thanh toán của khách hàng, lập báo cáo xét duyệt bán chịu và gửi cho trưởng phòng kinh doanh chờ xét duyệt rồi thông báo lại cho khách hàng.
- Xuất kho và chuyển giao hàng hóa: o Thủ kho kiểm tra hàng hóa để đảm bảo đúng chủng loại và chất lượng. Lập phiếu xuất kho với các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá trị rồi xuất kho hàng hóa và chuyển giao cho bộ phận vận chuyển. o Bộ phận vận chuyển chuyển giao hàng hóa cho khách hàng theo thỏa thuận Cuối cùng là ghi nhận xuất kho vào hệ thống quản lý kho.
- Lập hóa đơn: Sau khi hàng hóa được chuyển giao thì bộ phận kế toán bắt đầu lập hóa đơn dựa trên chứng từ giao hàng Sau khi hóa đơn được duyệt bởi trưởng phòng kế toán thì sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Ghi sổ doanh thu bán hàng: Cuối cùng là ghi nhận doanh thu hàng bán và sổ sách kế toán, nhập hóa đơn vào hệ thống kế toán, xác định và ghi nhận thuế giá trị gia tăng phải nộp Cuối cùng là lập báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, và cân đối kế toán. Đầu ra của hoạt động bán hàng bao gồm doanh số bán hàng, lợi nhuận và mối quan hệ khách hàng Trên tất cả, hoạt động bán hàng là trụ cột của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh số bán hàng và duy trì mối quan hệ khách hàng.
Đánh giá rủi ro và Biện pháp KSNB trong các hoạt động chính của đơn vị
Các tiêu chí đánh giá rủi ro
Theo COSO (2013), kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan”.
Đánh giá rủi ro: dựa trên 3 tiêu chí sau:
- Mức độ nghiêm trọng của rủi ro : 5 cấp độ o Cấp 1: không nghiêm trọng
Định nghĩa: Rủi ro ở mức độ này không ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp và có khả năng xảy ra rất ít Thường không đòi hỏi sự quan tâm nhiều và có thể được chấp nhận mà không cần thực hiện các biện pháp đặc biệt. o Cấp 2: ít nghiêm trọng
Định nghĩa: Rủi ro ở mức độ này có khả năng xảy ra nhưng hậu quả của chúng không gây ra tác động lớn hoặc nghiêm trọng đến doanh nghiệp Mức độ nghiêm trọng của rủi ro này thấp hơn so với mức độ rủi ro trung bình và chúng thường không đòi hỏi sự quản lý và kiểm soát rủi ro lớn o Cấp 3: nghiêm trọng ở mức độ trung bình
Định nghĩa: Rủi ro ở mức này có thể gây ra hậu quả đáng kể nhưng không đe dọa trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp và có khả năng xảy ra một cách tương đối thường xuyên Nếu rủi ro xảy ra, nó có thể tác động đến một phạm vi nhất định của hoạt động hoặc tài sản, nhưng không gây ra thiệt hại quá lớn. o Cấp 4: khá nghiêm trọng
Định nghĩa: Rủi ro này đe dọa trực tiếp tới tồn tại của doanh nghiệp Chúng có thể xảy ra thường xuyên và gây ra hậu quả nghiêm trọng Để xử lý rủi ro ở mức này, cần thiết phải áp dụng các biện pháp kiểm soát cực kỳ chặt chẽ và theo dõi liên tục. o Cấp 5: rất nghiêm trọng
Định nghĩa: Rủi ro này có thể đe dọa trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp và có thể xảy ra một cách thường xuyên Hậu quả của chúng thường rất nghiêm trọng và có thể gây thất bại hoàn toàn nên đòi hỏi sự quản lý rủi ro rất nghiêm ngặt và chuẩn bị sẵn sàng để đối mặt với tình huống tồi tệ nhất.
- Khả năng phát sinh rủi ro: 5 cấp độ o Cấp 1: khó xảy ra
Định nghĩa: Đây là loại rủi ro có mức độ phát sinh thấp hoặc không đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp Rủi ro này ít ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh và thường không đòi hỏi sự quản lý đặc biệt
Tần suất xảy ra: thường rất thấp hoặc hiếm khi xảy ra, có thể xem xét như là một sự kiện hiếm trong một khoảng thời gian cụ thể o Cấp 2: khả năng xảy ra thấp
Định nghĩa: Đây là loại rủi ro có mức độ phát sinh từ thấp đến trung bình đến hoạt động của doanh nghiệp Cần một mức độ quản lý để giảm thiểu nguy cơ và tối ưu hóa cơ hội.
Tần suất xảy ra: ở mức này tương đối thấp, có thể xảy ra từ thời gian này sang thời gian khác, nhưng không thường xảy ra o Cấp 3: khả năng xảy ra trung bình
Định nghĩa: Đây là loại rủi ro có mức độ phát sinh trung bình đến cao đến hoạt động của doanh nghiệp Yêu cầu sự quản lý và kiểm soát rủi ro để giảm thiểu nguy cơ và tối ưu hóa cơ hội.
Tần suất xảy ra: xảy ra ở mức trung bình, có thể xảy ra định kỳ trong hoạt động của doanh nghiệp, nhưng không thường xảy ra hàng ngày. o Cấp 4: khả năng xảy ra cao
Định nghĩa: Đây là loại rủi ro có mức độ phát sinh cao đến hoạt động của doanh nghiệp và có thể gây thiệt hại nghiêm trọng Đòi hỏi sự quản lý và kiểm soát rủi ro mạnh mẽ.
Tần suất xảy ra: có tần suất xảy ra cao, có thể xảy ra thường xuyên hoặc định kỳ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. o Cấp 5: khả năng xảy ra rất cao
Định nghĩa: Đây là loại rủi ro có khả năng xảy ra một cách nghiêm trọng và đe dọa tồn tại của doanh nghiệp Yêu cầu sự quản lý rủi ro cực kỳ nghiêm ngặt và chi tiết.
Hoạt động bán hàng – thu tiền
Hoạt động bán hàng - thu tiền là một phần quan trọng trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp Đó là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng,…) và kết thúc việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán.
Hiện tại hoạt động bán hàng - thu tiền tại DANATEX gồm các giai đoạn sau:
Lập hóa đơn Ghi sổ doanh thu bán hàng
Xuất kho và chuyển giao hàng hóa
Nhận và xét duyệt đơn đặt hàng
Lập dự phòng phải thu khó đòi
Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
Xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được
Sơ đồ 1: Các giai đoạn của hoạt động bán hàng - thu tiền
2.2.1 Giai đoạn 1: Nhận và xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình kinh doanh. Những đơn đặt hàng của khách hàng có thể được nhận theo nhiều cách thức khác nhau như: đến trực tiếp đến công ty đặt hàng, gửi qua người đi nhận đơn đặt hàng, đặt hàng qua trang web của công ty, đặt hàng qua các thư điện tử điện tín (gmail, điện thoại, tax, )
- Bước 1: Nhận đơn đặt hàng o Khi khách hàng đặt hàng, nhân viên bộ phận kinh doanh của DANATEX sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra thông tin đơn hàng.
- Bước 2: Kiểm tra thông tin đơn đặt hàng
Nhân viên phòng kinh doanh sẽ kiểm tra các thông tin sau trên đơn đặt hàng: o Thông tin khách hàng: tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, email, o Thông tin sản phẩm: mã sản phẩm, số lượng, chủng loại,… o Thông tin thanh toán: phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán,
- Bước 3: Thẩm định đơn hàng
Sau khi kiểm tra xác nhận các thông tin trên đơn hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập một mẫu chứng từ mới là Giấy đề nghị bán hàng và thẩm định chứng từ mới này dựa trên các tiêu chí sau: o Tính khả thi của đơn đặt hàng: Đơn hàng có thể được thực hiện trong khoảng thời gian đó không? Số lượng hàng tồn kho có đảm bảo và đầy đủ để đáp ứng kịp thời hay không? … o Tính hợp lý của đơn đặt hàng: giá cả, chất lượng sản phẩm, điều kiện thanh toán, có phù hợp với chính sách của Công ty hay không?
- Bước 4: Áp giá bán o Trên cơ sở các nhu cầu có trên đơn đặt hàng của khách hàng đã được xác nhận thì nhân viên phòng kinh doanh tiếp tục thực hiện áp giá bán cho từng mặt hàng. o Việc áp giá phải được thực hiện và tính toán số tiền một cách chính xác, đầy đủ và rõ ràng
- Bước 5: Duyệt Giấy đề nghị bán hàng o Khi nhân viên phòng kinh doanh thực hiện xong bước áp giá bán thì chứng từ sẽ được chuyển đến Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra, xem xét và ký duyệt Giấy đề nghị bán hàng.
- Bước 6: Thông báo kết quả duyệt đơn đặt hàng cho khách hàng. o Nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận lại chi tiết các thông tin trên đơn đặt hàng o Việc này đảm bảo rằng không có sai sót trong thông tin đặt hàng như số lượng sản phẩm, giá cả, hoặc thời gian giao hàng.
Các rủi ro có thể xảy ra ở giai đoạn này bao gồm:
Rủi ro 1 : Khách hàng không xác thực, mạo danh, có ý đồ lừa đảo
- Rủi ro này ảnh hưởng đến mục tiêu về Sự đánh giá của đơn đặt hàng o Nhân viên bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng lại không xác định được khách hàng có thực hay không, điều này có thể dẫn đến việc ứ đọng hoặc gây thất thoát hàng hóa khiến chất lượng và hàng bị tụt giảm
Ảnh hưởng đến mục tiêu Sự đánh giá của đơn đặt hàng
- Khả năng phát sinh rủi ro: thuộc Cấp 1 - khó có khả năng xảy ra o Trong suốt 46 năm kể từ ngày DANATEX được thành lập cho đến nay, những trường hợp về lừa đảo đơn đặt hàng tại công ty này là gần như không có Từ những thông tin trên trang báo điện tử và trong quá trình trao đổi phỏng vấn, nhóm chúng em không tìm thấy được thông tin nào về rủi ro này xảy ra. o Tần suất xảy ra rủi ro này gần như bằng không nên khẳng định rủi ro này ở mức khó có thể xảy ra
- Mức độ nghiêm trọng của rủi ro: thuộc Cấp 3 - nghiêm trọng ở mức độ trung bình o Khi xét duyệt một đơn đặt hàng mà khách hàng không xác thực hoặc có ý đồ lừa đảo, hậu quả xảy ra là một lượng hàng hóa của doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng tại kho. o Nếu đơn hàng đã được giao nhưng người nhận không có thực vừa gây tồn một lượng lớn hàng hóa kèm theo đó là tốn một khoản chi phí vận chuyển đến kho của khách hàng, và có thể gây ảnh hưởng đến các đơn đặt hàng sau vì có thể hàng tồn kho trong kho đã đem đi vận chuyển cho đơn hàng lừa đảo khiến đơn hàng tiếp theo bị chậm tiến độ để chờ sản xuất thêm hàng. o Hàng hóa khi đã xuất kho nhưng không có người nhận sẽ đem về kho, công ty sẽ phải thực hiện giảm giá những mặt hàng có trong đơn hàng đó.
Rủi ro này đem lại rủi ro thiệt hại về mặt doanh thu và lợi nhuận, ảnh hưởng về mặt tài chính nhưng vẫn chưa thể khiến doanh nghiệp mất khả năng phát triển và tồn tại nên được xếp vào cấp 3.
- Mức độ tiềm tàng của rủi ro: thuộc Cấp 1 – mức độ thấp o Hầu hết các trường hợp về khách hàng không xác thực hay mạo danh đều mang mục đích lợi dụng doanh nghiệp để thu lợi nhuận cho cá nhân o Bộ phận kinh doanh tại đơn vị DANATEX trước khi xác nhận một đơn đặt hàng nào đó sẽ kiểm tra chi tiết từng thông tin có trên đơn đặt hàng o Vì thế khả năng xảy ra sai sót trọng yếu là rất thấp.
- Biện pháp của đơn vị: o Xác thực thông tin khách hàng: Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác khi đăng ký và đặt hàng Đồng thời xác nhận thông tin thông qua email, số điện thoại, địa chỉ, o Theo dõi sự thay đổi thông tin trên tài khoản khách hàng, để ý những thay đổi lớn và thất thường. o Kiểm tra các đặc điểm của đơn đặt hàng như số lượng lớn, quốc gia đặt hàng, loại sản phẩm xem có phù hợp hay không.
- Biện pháp nhóm đề xuất: o Kiểm tra thông tin và lịch sử giao dịch của khách hàng từ đánh giá của các doanh nghiệp khác o Gọi điện thoại, gửi email hoặc gặp trực tiếp đến khách hàng để xác nhận lại những thông tin có trên đơn đặt hàng o Nếu là đơn đặt hàng thông qua trang web hoặc tài khoản trực tuyến, kiểm tra xem tài khoản của khách hàng có đúng không Nếu có bất kỳ sự không rõ ràng nào, doanh nghiệp cần liên hệ với khách hàng để xác minh. o Sử dụng công nghệ xác thực tiên tiến vào bước kiểm tra thông tin khách hàng
Rủi ro 2: Người không có nhiệm vụ xét duyệt đơn đặt hàng lại nhận đơn đặt hàng
