Xác định thành phần liên quan pptx

Xác định thành phần liên quan Thành phần liên quan là bất kỳ ai quan tâm dù chỉ một khía cạnh kết quả của dự án. Đó cũng sẽ là người đánh giá thành công hay thất bại của dự án. Các thành viên trong nhóm dự án, khách hàng và ban lãnh đạo đều là những thành phần liên quan. Để xác định các thành phần liên quan trong dự án của bạn, hãy chú ý tới những điểm sau: • Những chức năng của cá nhân sẽ chịu ảnh hưởng bởi các hoạt động hay kết quả của dự án. • Những yếu tố là nguồn lực của dự án, bao gồm nhân lực, thời gian, công cụ và ngân sách. • Người sử dụng hoặc hưởng lợi kết quả của dự án. Tất cả các đối tượng này đều là thành phần liên quan trong dự án của bạn. Tổ chức công việc Khi đã hài lòng với mục tiêu của dự án, bước tiếp theo là tổ chức công việc của dự án. Nhà điều hành - người đề xuất và cấp phép cho dự án - hoặc cá nhân được chỉ định làm quản lý dự án nên chủ động tổ chức công việc này. Trong giai đoạn đầu này, nhà tổ chức phải xem xét mục tiêu và quyết định các cá nhân, cũng như những nguồn lực cần thiết để triển khai công việc. Trong cuốn sách Strategic Benchmarking (Tạo điểm chuẩn chiến lược), Gregory Watson đã giới thiệu cách thực hiện dự án phát triển mô hình xe hơi Taurus của hãng Ford vào cuối thập niên 1970. Ban lãnh đạo của Ford đã đặt cược cả công ty vào dự án Taurus vốn được xem là một bước đột phá lớn về thiết kế trong số các loại xe hiện có của công ty. Ford đã thắng lớn trong canh bạc này và việc tổ chức nhóm dự án đóng vai trò quan trọng trong thành công đó. Theo Watson, việc hoàn tất dự án đòi hỏi phải có sự tham gia của mọi bộ phận chức năng trong công ty. Nhân viên từ các phòng ban tham gia vào dự án dưới hình thức một nhóm xuyên chức năng với giám đốc dự án là Lew Veraldi. Theo Watson, Veraldi được toàn quyền chọn lựa các thành viên cho nhóm, và ông đã thiết lập nhóm bằng cách lên danh sách tất cả các lĩnh vực chuyên môn và thị trường cần thiết cho việc sản xuất và tung mẫu xe mới ra thị trường. Thành viên trong nhóm được chia thành hai cấp: số nhân viên chủ chốt chưa đến 10 người, và hơn 400 người liên quan khác. Sẽ phải tốn rất nhiều công sức để thực hiện công việc và chỉ một phần nhỏ trong số những người này dành trọn thời gian cho công việc của nhóm Taurus. Tuy nhiên, mỗi thành viên trong nhóm đều đóng góp mọi bí quyết, kinh nghiệm và năng lực của mình. Như đã trình bày ở trên, người tổ chức đã xác định nhân sự và nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, trong đó phải có một nhóm nhỏ gồm những người có kinh nghiệm và tầm ảnh hưởng – những người sẽ chịu trách nhiệm tư vấn cho phần lớn các thành viên còn lại trong nhóm dự án. Nhóm nòng cốt này có mục tiêu tổ chức hoạt động và có quyền phân phối nguồn lực. Trong khi hàng trăm người khác làm việc trong nhóm dự án và trong phạm vi công việc của mình, thì ban điều hành có quy mô nhỏ này được thành lập để ra quyết định và có quyền yêu cầu những người khác thi hành quyết định. (Trong ví dụ này, người lãnh đạo và nhóm nòng cốt phải đồng quan điểm về “các nhân vật có tiếng nói quan trọng”. Steven Wheelwright và Kim Clark, người đã đưa ra thuật ngữ này, định nghĩa “nhân vật có tiếng nói quan trọng” là những cá nhân vừa có chuyên môn cao vừa có năng lực tổ chức). Có thể dự án của bạn không quá lớn và phức tạp như dự án Taurus, nhưng khâu tổ chức công việc vẫn cần phải tuân theo phương pháp tương tự, nghĩa là xác định và thu hút sự tham gia của tất cả các kỹ năng, nguồn lực và nhân sự cần thiết để đạt được mục tiêu đề ra. Chi tiết về việc đánh giá các kỹ năng và nguồn lực cần thiết sẽ được trình bày chi tiết hơn ở các chương sau. . Xác định thành phần liên quan Thành phần liên quan là bất kỳ ai quan tâm dù chỉ một khía cạnh kết quả của dự án. Đó cũng sẽ là người đánh giá thành công hay thất bại của dự án. Các thành. thành viên trong nhóm dự án, khách hàng và ban lãnh đạo đều là những thành phần liên quan. Để xác định các thành phần liên quan trong dự án của bạn, hãy chú ý tới những điểm sau: • Những chức. được thành lập để ra quyết định và có quyền yêu cầu những người khác thi hành quyết định. (Trong ví dụ này, người lãnh đạo và nhóm nòng cốt phải đồng quan điểm về “các nhân vật có tiếng nói quan