Pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã – từ thực tiễn phường 8, quận 10, thành phố hồ chí minh

Đề án: “Pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã – từ thực tiễn Phường 8, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh” được xem như là một công trình nghiên cứu để đóng góp một phần vào việ

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

Khái niệm, đặc điểm vai trò, của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

1.1.1 Khái niệm pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính, bản gốc xác nhận tính chuẩn xác, chứng nhận tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để tổ chức, cá nhân sử dụng trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính theo quy định của pháp luật

Chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã là một hình thức hoạt động mang tính chất hành chính được Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành theo phạm vi được phân quyền nhằm xác nhận tính chuẩn xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, tài liệu, chữ ký của cá nhân, những sự kiện pháp lý, những thông tin cần thiết để tổ chức, cá nhân dùng vào mục đích của mình trong những quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính được pháp luật quy định cụ thể

Chứng thực của UBND gồm 4 hoạt động chứng thực như sau: Cấp bản sao từ sổ gốc, Chứng thực bản sao từ bản chính, Chứng thực chữ ký, Chứng thực hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên trong phạm vi đề án này sẽ không đề cập đến vấn đề cấp bản sao từ sổ gốc

Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, pháp luật là một công cụ đóng vai trò rất quan trọng để duy trì trật tự, nghiêm túc thực hiện các luật lệ và sự tăng trưởng vươn lên của xã hội Trong thời kỳ hội nhập quốc tế như hiện nay, Đảng và nhà nước ta đã nêu rõ khẳng định rằng vai trò quản lý xã hội bằng pháp luật là điều kiện tiên quyết giữ gìn sự an toàn, an ninh của quốc gia Chính vì vậy, Điều

8 Hiến pháp năm 2013 ghi nhận: Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiến pháp và pháp luật quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ [18] Ủy ban nhân dân ở cấp chính quyền địa phương do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên [18]

Căn cứ khoản 3, Điều 1, Nghị quyết số 131/2020/QH14 ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Quốc hội về Tổ chức chính quyền đô thị tại Thành phố Hồ Chí Minh: Chính quyền địa phương ở phường tại Thành phố là Ủy ban nhân dân phường Ủy ban nhân dân phường là cơ quan hành chính nhà nước ở phường, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Nghị quyết này, theo phân cấp của Ủy ban nhân dân Thành phố, Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân thành phố thuộc Thành phố và theo ủy quyền của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, thành phố thuộc Thành phố [22]

Từ khái niệm về chứng thực và khái niệm về chứng thực tại UBND cấp xã, có thể quan niệm pháp luật về chứng thực như sau: Pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã là tổng thể những quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung do nhà nước ban hành hoặc thừa nhận và được đảm bảo thực hiện bằng pháp luật nhằm điều chỉnh phù hợp hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc xác nhận tính chính xác, để xác minh của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để tổ chức, cá nhân là có thực để sử dụng trong những quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính

1.1.2 Đặc điểm của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Một là, những quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã là một trong những bộ phận của pháp luật về chứng thực

Các cơ quan có thẩm quyền thi hành pháp luật về chứng thực ở nhiều mức độ và lĩnh vực khác nhau, như Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài Mỗi cơ quan có thẩm quyền chứng thực với các nội dung, lĩnh vực cụ thể, tuân thủ các quy định chi tiết về trình tự, thủ tục Như vậy, UBND cấp xã được xem như một chủ thể chính của quá trình chứng thực và được pháp luật giao cho những thẩm quyền tương thích với những đặc thù của UBND cấp xã, pháp luật còn có quy định chi tiết những bước, hướng dẫn thi hành thủ tục nhằm giúp cho UBND cấp xã thi hành những thẩm quyền được phân bổ Vì vậy, pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã là một thành phần của pháp luật về chứng thực

Hai là, bản chất của chứng thực là chứng nhận tính pháp lý của tài liệu theo quy định của pháp luật

Những giấy tờ, tài liệu đã được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực pháp lý mà người nhận hồ sơ không được đề nghị đưa ra bản chính để so sánh, trong trường hợp nếu nghi ngờ có sự giả mạo thì có quyền yêu cầu minh chứng Chứng thực chủ yếu là xác nhận về mặt hình thức Ủy ban nhân dân các cấp thi hành thủ tục chứng thực có vi phạm đều phải chịu trách nhiệm theo luật định Trong khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong hoạt động chứng thực, người làm công tác chứng thực nếu thiếu sự kiểm tra hoặc cố ý làm không đúng pháp luật quy định thì tuỳ thuộc vi phạm ít nhiều có thể bị xử lý kỷ luật hoặc chịu trách nhiệm khác theo luật định; khi có gây ra tổn thất thì phải bồi thường theo luật định Đặc điểm này được thể hiện chi tiết khi so sánh với công chứng, công chứng khác so với chứng thực là nó chú trọng vào nội dung đối với từng hợp đồng cụ thể, từng giao dịch, công chứng viên phải kiểm tra đúng quy định pháp luật về tính hợp pháp đối với hợp đồng, giao dịch đó, thông qua quá trình bảo đảm tính hợp pháp để tránh nhiều sơ suất, nâng cao hiệu quả pháp lý, trong đó tài liệu được công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên xác nhận và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

Ba là, pháp luật về chứng thực là pháp luật về hình thức (pháp luật về thủ tục là chủ yếu) và có sự liên kết chặt chẽ với pháp luật về nội dung thuộc các chuyên ngành pháp luật khác

Pháp luật về chứng thực chủ yếu là pháp luật về thủ tục, nên phụ thuộc vào nhiều lĩnh vực khác như đất đai, tài sản liên quan đến đất và cần tuân thủ chặt chẽ các quy định của các lĩnh vực khác Nếu không tuân thủ đúng, có thể dẫn đến xung đột và làm cho văn bản chứng thực trở nên không hợp lệ Ví dụ: Pháp luật trong lĩnh vực đất đai (pháp luật nội dung) quy định rằng người sở hữu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà trên đó ghi rõ còn chưa trả đủ tiền sử dụng đất thì không được thực hiện các hoạt động mua bán, nếu trong trường hợp này người thi hành hoạt động chứng thực vẫn tiến hành giao dịch, hợp đồng đó sẽ không có giá trị

Bốn là, pháp luật chứng thực giúp kết nối hệ thống luật với nhau, nó là sự giao thoa trong hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật Việt Nam rất đa dạng, quy định đầy đủ có thể nói bất kỳ lĩnh vực nào trong cuộc sống của chúng ta cũng được pháp luật điều chỉnh: từ bất động sản, đất đai, đấu thầu, mua bán, xác minh giao dịch… Do đó, có thể nói, pháp luật chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết với mọi loại văn bản khác trong hệ thống pháp luật, đặc biệt là trong lĩnh vực dân sự, hành chính, hôn nhân và gia đình

Quá trình xử lý các thủ tục hành chính, nhất là việc thực hiện các giao dịch về dân sự, đất đai, nhà ở… đều cần sự tin cậy và xác nhận Pháp luật về chứng thực được coi là nền tảng để tạo ra lòng tin trong mọi giao dịch Sự tin tưởng và trung thực là yếu tố không thể thiếu để thực hiện các giao dịch và thủ tục Do đó, pháp luật chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự tin cậy Có thể nói, đây là một công cụ rất cần thiết và hết sức quan trọng Công cụ này một mặt đảm bảo được sự tin tưởng, phòng ngừa sự thiếu trung thực giữa các bên với nhau, mặt khác đề phòng có sự tranh chấp xảy ra, vi phạm quy định pháp luật, đảm bảo sự ổn định xã hội Pháp luật chứng thực đang tiến xa hơn để tạo ra những công cụ hữu ích và tiện lợi hơn Các phương tiện như chứng thực điện tử, chữ ký điện tử đang được nghiên cứu và áp dụng, từ đó làm cho hoạt động chứng thực ngày càng phong phú và hiệu quả hơn

Pháp luật chứng thực đóng vai trò vô cùng đặc biệt trong việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật trong hệ thống pháp luật nói chung Cho nên, khi tham gia quá trình dự thảo hình thành văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực chứng thực cần tập trung cao: đó là văn bản quy phạm pháp luật ở lĩnh vực chứng thực cần chỉ ra được các quy định vừa đảm bảo tính thống nhất của tính chất trong hoạt động chứng thực, mà vẫn đảm bảo tính hợp lý với hệ thống pháp luật chuyên ngành khác có liên quan nhằm không xảy ra tình trạng chồng chéo giữa những văn bản pháp luật với nhau

1.1.3 Vai trò của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Nội dung pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã đa số bao gồm “các quy định luật thủ tục” và một số ít “các quy định luật nội dung” tham gia điều chỉnh trực tiếp khi diễn ra quá trình chứng thực Trong mục này, đề án sẽ phân tích kỹ hơn nội dung pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã theo các nhóm quy định cụ thể về cả hai nhóm luật thủ tục và luật nội dung:

Một là, nhóm những quy phạm pháp luật quy định về thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

Nhóm quy phạm quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực tại UBND cấp xã là nhóm nội dung trước hết cần được quan tâm về pháp luật chứng thực tại UBND xã bởi nội dung này sẽ nhận định chính xác UBND cấp xã được chứng thực những kiểu tài liệu, giấy tờ, lĩnh vực nào và thuộc quy mô thẩm quyền đó thì UBND cấp xã phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nó như thế nào Nội dung pháp luật quy định rõ vai trò và trách nhiệm của UBND xã khi thực hiện chứng thực các loại văn bản, giấy tờ như bản sao, chữ ký, hợp đồng giao dịch về tài sản nhà ở, đất đai, thừa kế, và các cam kết trao đổi khác liên quan đến tài sản

Quy định này giúp phân rõ thẩm quyền và trách nhiệm của UBND xã so với các cấp quản lý khác, đồng thời đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong quá trình chứng thực Điều này bao gồm việc xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm của UBND xã, người dân, doanh nghiệp và các tổ chức khác khi tham gia vào quy trình chứng thực tại cơ quan này Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp tăng cường sự minh bạch, công bằng và đảm bảo quyền lợi của các bên trong các giao dịch pháp lý và hành chính Khi liên quan đến việc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã, các quy định về trình tự và thủ tục thường được xem là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình chứng thực diễn ra một cách minh bạch, công bằng và hiệu quả Các quy định này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thức tiến hành các bước, từ khi tiếp nhận hồ sơ cho đến khi hoàn tất việc chứng thực

Hai là, nhóm các quy phạm pháp luật quy định về cách thức, thủ tục thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Nhóm này là nhóm nội dung chủ yếu, giữ một lượng lớn nội dung của pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã Nội dung đề cập về trình tự và cách thức tổ chức thi hành khi diễn ra hoạt động chứng thực từ lúc hồ sơ được đưa đến cho đến lúc cung cấp kết quả cho người dân, tùy thuộc vào mỗi mô hình chứng thực như giấy tờ, văn bản chứng thực, về những giấy tờ, tài liệu cần chứng thực và cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực, thủ tục cần giải quyết hồ sơ, tài liệu được chứng thực, quá trình xử lý trong bao lâu, nhận lại kết quả từ lúc hồ sơ nhận ngày nào, gia hạn thời gian chứng thực trong các trường hợp cụ thể, việc văn bản được lưu trữ, nhập sổ hồ sơ sau khi chứng thực

Ba là, nhóm các quy phạm pháp luật quy định trách nhiệm pháp lý của cơ quan nhà nước và biện pháp xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã

Nhóm nội dung này quy định về trách nhiệm pháp lý của các cơ quan nhà nước về chứng thực cũng như đề xuất các biện pháp xử lý khi xảy ra sai sót trong hoạt động chứng thực của UBND xã nhằm củng cố mức độ thiết yếu của quá trình chứng thực, tuân thủ theo các quy định của nhà nước Bên cạnh đó, những hoạt động chứng thực của UBND cấp xã, pháp luật còn tồn tại những điều khoản cụ thể về tính trách nhiệm thực thi của UBND cấp xã về quá trình quản lý của hoạt động chứng thực và những điều khoản thi hành về trách nhiệm của mỗi chủ thể gắn với hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực tại UBND cấp xã Điều này thể hiện UBND cấp xã vừa là chủ thể quản lý và vừa là đối tượng bị quản lý do những chủ thể khác trong quá trình hoạt động

Bốn là, nhóm quy phạm pháp luật quy định về chế độ chính sách, phí và lệ phí, các quy định cụ thể bảo đảm khác đối với cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã

Pháp luật trong lĩnh vực chứng thực quy định rằng quá trình chứng thực có thể được thu lệ phí từ người đề nghị chứng thực, tuy nhiên việc thu phí và hạn mức phí sẽ được quy định rõ ràng theo pháp luật đặt ra Mức phí có thể thay đổi tùy theo điều kiện kinh tế - xã hội trong từng giai đoạn, thường do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quy định để phản ánh đúng tình hình cụ thể của địa phương Đối với người công tác làm nhiệm vụ chứng thực ở cấp xã, chế độ và chính sách liên quan được đề cập rõ ràng trong những văn bản hướng dẫn về chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã nói chung Đồng thời, chính sách này cũng góp phần vào sự phát triển của địa phương thông qua việc quản lý chứng thực một cách chuyên nghiệp và minh bạch

Chủ thể có thẩm quyền chứng thực tại UBND cấp xã

Căn cứ theo Khoản 2, điều 5, Nghị định số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng

02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã [8]

Căn cứ khoản 3, điều 18, Nghị định số: 33/2021/NĐ-CP ngày 29 tháng 3 năm 2021 Nghị định quy định chi tiết và biện pháp thi hành Nghị quyết số 131/2020/QH14 ngày 16 tháng 11 năm 2020 của quốc hội về tổ chức chính quyền đô thị tại Thành phố Hồ Chí Minh: Chủ tịch phường được ủy quyền cho công chức giữ chức danh Tư pháp - Hộ tịch thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân phường đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật Công chức

Tư pháp - Hộ tịch được ủy quyền phải có kinh nghiệm từ 3 năm công tác trở lên ở lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch [9]

Căn cứ Khoản 5, Điều 11, Nghị định số: 33/2023/NĐ-CP ngày 10 tháng 6 năm 2023 Nghị định quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố, theo đó Công chức Tư pháp -

Hộ tịch có nhiệm vụ sau đây:

“Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tư pháp và hộ tịch trên địa bàn theo quy định của pháp luật;

Phụ trách lĩnh vực hộ tịch, công chứng, chứng thực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và quy định của pháp luật có liên quan.” [9]

Quy định pháp luật hiện hành về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Các văn bản pháp luật hiện hành quy định về chứng thực của UBND cấp xã gồm:

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 3/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực;

Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên

Quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã

Căn cứ theo Khoản 2, điều 5, Nghị định số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng

02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:

THỰC TRẠNG ÁP DỤNG PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN PHƯỜNG 8, QUẬN 10, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân Phường 8, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Về vị trí địa lý:

Phường 8 là phường phía nam của Quận 10 được bao bọc bởi 4 tuyến đường

Ba Tháng Hai, Nguyễn Tri Phương, Vĩnh Viễn và Ngô Quyền; hướng đông là đường Nguyễn Tri Phương giáp với Phường 9 và Phường 4, hướng tây là đường Ngô Quyền giáp Phường 6, hướng bắc là đường Ba Tháng Hai giáp với Trung tâm hành chính Quận 10 và Phường 14, hướng nam giáp với Phường 5 bởi đường Vĩnh Viễn Các trục đường chính này là đường giao thông huyết mạch kết nối phường với các phường khác trên địa bàn Quận 10 và Thành phố

Phường có dáng hình thang vuông góc, diện tích 15,4 ha Ngoài 4 tuyến đường chính nêu trên làm ranh giới hành chính, trên địa bàn Phường có đường Nguyễn Tiểu La nằm xuyên tâm chạy từ hướng Bắc xuống hướng Nam với chiều dài khoảng 1 km, đoạn đầu giáp đường Ba Tháng Hai đoạn cuối tới đường Nguyễn Chí Thanh thuộc Phường 5 - Quận 10 Các trục đường: Bà Hạt, Nhật Tảo, Vĩnh Viễn chạy song song với đường Ba Tháng Hai tạo nên những ô tựa như bàn cờ nối kết các khu phố trên địa bàn

Về dân cư: Hiện nay, dân số toàn phường là 12.242 người, trong đó đồng bào dân tộc Hoa chiếm 28% dân số, chủ yếu là người Quảng Đông, Triều Châu, Phúc Kiến Bà con người Hoa tham gia và chấp hành các hoạt động luật lệ của địa phương, chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực bán buôn, sản xuất hàng tiêu dùng quy mô vừa và nhỏ

Về tổ chức khu phố

Phường 8 có 03 khu phố gồm:

- Khu phố 1 nằm trong các tuyến đường: Nguyễn Tiểu La - Bà Hạt - Ngô Quyền - Vĩnh Viễn.

Đánh giá thực trạng nội dung pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân Phường 8, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

- Khu phố 3 nằm trong các đường: Vĩnh Viễn - Nguyễn Tiểu La - Bà Hạt - Nguyễn Tri Phương

- Tổng số Tổ dân phố: 36 Tổ dân phố

- Tổng số tổ chức, chính trị - xã hội: 08 gồm có các tổ chức sau: Chi bộ khu phố, Ban điều hành khu phố, Ban công tác Mặt trận, Chi hội Phụ nữ, Chi Đoàn thanh niên, Chi hội Cựu chiến binh, Chi hội Khuyến học, Chi hội Người cao tuổi

- Tổng số Người hoạt động không chuyên trách ở khu phố: 27

- Tổng số Người hoạt động không chuyên trách ở Tổ dân phố: 50

- Tổng số hộ gia đình , tổng số nhân khẩu: 3.420 hộ gia đình, 12.242 nhân khẩu

2.2 Đánh giá về hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân Phường 8, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Dựa trên nền tảng pháp luật đề ra về chứng thực tại UBND cấp xã và thực tiễn thực hiện trên địa bàn Phường 8, Quận 10 có thể nói pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành đã giảm bớt được những bất cập của những văn bản trước đó, phân cấp thẩm quyền cho UBND cấp xã, thủ tục hành chính được thực hiện dễ dàng, hình thành môi trường cho người dân dễ thực hiện Cụ thể như sau:

Thứ nhất, mở rộng thẩm quyền một cách phù hợp cho cấp xã, quy định chi tiết cụ thể thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực tại UBND xã, không để xảy ra trường hợp chậm giải quyết và tránh né khi thực hiện hoạt động chứng thực

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã phân định thẩm quyền UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận [8], Điều này giúp dễ dàng phân biệt hơn so với nghị định trước đó là 79/2007/NĐ-CP, mà chỉ yêu cầu UBND cấp xã chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bằng tiếng Việt Do khái niệm về giấy tờ, văn bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài chưa được định rõ, nhiều trường hợp yêu cầu chứng thực đã bị từ chối giải quyết

Việc Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường ủy quyền cho công chức tư pháp - hộ tịch ký chứng thực giúp nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hành chính, đơn giản hóa quy trình, giảm đáng kể thời gian thực hiện, công dân có thể nhận kết quả ngay khi đến giao dịch tại Ủy ban nhân dân phường, không phải chờ đợi trong nhiều giờ hay phải đi lại nhiều lần, giảm đáng kể chi phí tuân thủ thủ tục hành chính

Việc ủy quyền cũng giúp giảm đầu mối, lược bỏ các bước xử lý nội bộ, tạo điều kiện cho công chức tư pháp - hộ tịch chủ động hơn trong việc bố trí thời gian giải quyết công việc, giảm áp lực công việc và tăng đáng kể thời gian giải quyết các công việc khác cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã

Thứ hai, Pháp luật đã đề cập thêm quy định trách nhiệm đối với cơ quan , tổ chức tiếp nhận bản sao để quán triệt tinh thần cải cách thủ tục hành chính khi diễn ra giao dịch hành chính

Chi tiết được thể hiện trong nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã bổ sung quy định: trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được đề nghị trình bản sao đã được chứng thực, nhưng được quyền đề nghị cung cấp bản chính để so sánh; người thực hiện so sánh có trách nhiệm chứng nhận tính chuẩn xác của bản sao so với bản chính Quy định này đã hạn chế được hiện tượng “ lạm dụng” bản sao có chứng thực và giảm tải đối với UBND cấp xã, tránh phiền hà, tốn kém Lãng phí thời gian, tiền bạc cho các cá nhân, tổ chức

Góp phần vào cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính Thông qua hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính, các văn bản, giấy tờ và hợp đồng, giao dịch đã tạo ra được sự tin cậy pháp lý, từ đó phục vụ tổ chức, cá nhân tham gia vào quan hệ hành chính nhà nước, giúp các giao dịch của mình thuận lợi hơn Chứng thực là một trong những công cụ phục vụ quản lý nhà nước, đồng thời, hoạt động chứng thực giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt tình hình giao dịch hợp đồng, giao kết hợp đồng được bảo đảm an toàn pháp lý cũng như để phục vụ cho việc xây dựng và hoạch định chính sách phát triển kinh tế và chính sách pháp luật cho phù hợp

Thứ ba, pháp luật đã bổ sung và hoàn thiện trình tự, thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính, mang lại thuận lợi cho cả cơ quan có thẩm quyền và người dân

Ngoài việc chỉ rõ cách ghi số chứng thực bản sao từ bản chính như trước đây, Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp đã bổ sung cách ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không sử dụng số chứng thực theo thứ tự người yêu cầu chứng thực (quy định mới); Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng hợp đồng; không lấy số theo thứ tự của người đề nghị hợp đồng

Quy trình chứng thực từng loại công việc cụ thể đã được cải thiện nhiều so với quy định trước đó, mang lại sự tiện lợi cho người dân khi thực hiện:

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính cụ thể, hoàn thiện hơn:

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã tăng cường trách nhiệm của cá nhân, tổ chức bằng cách đề ra người có đề nghị chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức và tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, tài liệu được sử dụng để chứng thực bản sao, người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về tính chuẩn xác của bản sao đúng với bản chính (Điều 19) Ngoài ra, còn đề cập một số quy định cụ thể đối với mỗi trường hợp chứng thực sao y bản chính, chỉ khi xảy ra tình huống phát sinh từ thực tế cần có những quy định chi tiết như trường hợp bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp có từ 02 trang trở lên mà không có đóng dấu giáp lai giữa các trang Quy định chứng thực bản sao từ bản chính mà chưa lưu trữ là phù hợp với Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/06/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC, tránh tình trạng lãng phí và “lạm dụng bản sao có chứng thực” [23]

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có đề cập chi tiết trong trường hợp bản chính gồm nhiều trang thì người có đề nghị chứng thực bản sao cần thiết nên chép, chụp để lưu giữ kết quả thì Thông tư 01/2020 cũng đã bổ sung thêm một vài quy định về chứng thực bản sao phải thể hiện tất cả số trang trên đó có hết thông tin cần thiết của bản chính

Thủ tục chứng thực chữ ký phù hợp và thuận tiện hơn:

Nhờ những quy định này, thủ tục chứng thực chữ ký trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn cho mọi người Trước đây, Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã gặp khó khăn vì chưa rõ ràng về việc nào không được chứng thực chữ ký, dẫn đến việc hiểu nhầm giữa chứng thực chữ ký và những hoạt động xác nhận hành chính khác Điều này đã hình thành nên không ít trường hợp sử dụng theo mục đích cá nhân vào chứng thực chữ ký để hợp pháp hóa hợp đồng và giao dịch mà chưa có quy định chi tiết cho trường hợp người đề nghị chứng thực chữ ký mất khả năng hành vi dân sự hoặc văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký vi phạm pháp luật, gây nhiều bất cập trong khi thi hành Hơn nữa, quá trình chứng thực chữ ký trong trường hợp không chỉ một người trên cùng một văn bản cũng chưa được quy định cụ thể vì vậy một số UBND đã không chứng thực

Kết quả việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND trên địa bàn Phường 8, Quận 10 năm 2022, 2023 như sau: [24,25]

Bảng 2.1 Kết quả việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND trên địa bàn Phường 8, Quận 10 năm 2022, 2023

Chứng thực bản sao các loại Đơn vị: bản

Chứng thực chữ ký Đơn vị: việc

Số tiền thu được từ chứng thực Đơn vị: đồng

ĐỊNH HƯỚNG, GIẢI PHÁP, LỘ TRÌNH HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN PHƯỜNG 8, QUẬN 10, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Sự cần thiết và định hướng hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy

Ủy ban nhân dân cấp xã

3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Một là, đảm bảo thực hiện yêu cầu của chương trình cải cách hành chính nhà nước, góp phần quá trình xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, phát triển đất nước

Mục tiêu của quá trình phát triển đất nước về tổng thể cải cách hành chính nhà nước là hình thành môi trường hành chính nhà nước hiện đại, ổn định, đảm bảo nhu cầu của người dân, chuyên môn hóa, nâng cao hiệu lực, phát triển nhân lực theo nguyên tắc Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa được dẫn dắt bởi Đảng Chứng thực là một quá trình và cũng là một thủ tục hành chính không thể thiếu sót được đảm bảo thi hành bởi các cơ quan nhà nước được pháp luật trao cho thẩm quyền Do đó, việc hoàn thiện pháp luật về chứng thực không chỉ là để tăng cường quản lý nhà nước trong lĩnh vực này, đáp ứng mục tiêu của cải cách hành chính, mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Có thể coi đây là mối liên kết giữa cá nhân và tổ chức, phần và toàn bộ, tác động lẫn nhau, ảnh hưởng đến nhau

Từ khía cạnh quản lý hành chính nhà nước để tạo nên chính phủ hoàn thiện pháp luật có tính năng động trong mọi điều kiện, cần thiết tập trung vào việc phân cấp quản lý Chính vì vậy, chứng thực đặt ra yêu cầu quan trọng về việc thúc đẩy các quy trình chứng thực quan trọng như chữ ký, hợp đồng, giao dịch sao cho thuận tiện cho người dân trên cơ sở pháp lý vững chắc, với mục tiêu phân cấp mạnh mẽ hơn cho cấp cơ sở để nâng cao khả năng thực hiện nhiệm vụ của họ Do đó vấn đề này cần được đáp ứng yêu cầu thiết thực về công tác hoàn thiện pháp luật về chứng thực nói chung và chứng thực tại cấp xã theo hướng tăng cường thẩm quyền và tổ chức thi hành cho cấp xã

Hai là, đảm bảo thực hiện yêu cầu của nhiệm vụ chính trị, chủ trương cải cách tư pháp, phân cấp, phân quyền cho cấp xã đề ra đối với hoạt động chứng thực

Hội nghị lần thứ VIII Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa IX [19] đã nhận định rõ phải nhất quán theo tinh thần độc lập dân tộc là ưu tiên hàng đầu cùng với việc xây dựng chủ nghĩa xã hội, lấy việc giữ gìn bảo vệ môi trường hòa bình, xây dựng nền kinh tế giàu mạnh, xã hội văn minh theo hướng hiện đại Hiểu biết rõ tính cần thiết của cải cách tư pháp trong quản lý nhà nước, Đảng đã ban hành Nghị quyết số 49-NQ/TW về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020 có đề cập đến pháp luật về chứng thực Nhất quán theo mục tiêu đó, tiếp tục kiên định vào các quan điểm trên của Đảng, lĩnh vực chứng thực cần nghiêm túc để giữ vững sự ổn định; quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức được đảm bảo nghiêm chỉnh; đảm bảo các văn bản chứng thực thực hiện theo đúng quy định của pháp luật; xây dựng và nâng cao tinh thần tự lực tự cường, gắn liền với tăng cường trật tự, kỷ cương trong hoạt động chứng thực Để đáp ứng các mong muốn này cần hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực nói chung và chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng một cách thống nhất, hợp lý, áp dụng được khi thi hành trên thực tế, đảm bảo triển khai thuận lợi

Ngoài ra, Đảng và nhà nước cũng đang triển khai chủ trương phân cấp, phân quyền cho địa phương, cấp cơ sở trong khi thi hành các nhiệm vụ quản lý nhà nước Điều này đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã Nghị quyết Đại hội Đảng IX xác định “phân cấp mạnh và toàn diện giữa các cấp trong hệ thống hành chính nhà nước” nhằm tăng quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của mỗi cấp chính quyền địa phương khi xử lý các nhu cầu của người dân một cách nhanh nhất, dễ dàng, đóng góp vào quá trình quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương và trên cả nước

Hiến pháp 2013 hình thành nền tảng cho cơ chế phân quyền, phân cấp giữa trung ương và địa phương ở nước ta thông qua quy định: “Chính quyền địa phương tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật tại địa phương; quyết định các vấn đề của địa phương do luật định; chịu sự kiểm tra của cơ quan nhà nước cấp trên” [8, Điều 112] Đối với điều này, cơ quan nhà nước ở địa phương phải chịu trách nhiệm triển khai thực hiện Hiến pháp, pháp luật và áp dụng nó có khoa học, tuân thủ đúng theo quy định tại địa bàn quản lý bằng cách sử dụng các phương pháp như xây dựng môi trường thuận lợi, đổi mới giáo dục, phát triển tiềm lực tại địa phương, hình thành nếp sống văn hóa, nâng cao tinh thần văn minh, dựa vào năng lực nhận thức tại địa phương, và có quyền tự quyết định các vấn đề của địa phương, có trách nhiệm trước nhân dân, trước cơ quan nhà nước cấp trên về những vấn đề của địa phương theo luật định Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực theo hướng tăng cường thẩm quyền cho cấp cơ sở thông qua việc cải thiện những quy định về yêu cầu đảm bảo, kiểm tra, giám sát của cấp trên không ngừng được đề ra

Ba là, đáp ứng yêu cầu của hội nhập nền kinh tế quốc tế Để đảm bảo thực hiện yêu cầu của tham gia vào nền kinh tế quốc tế, nước ta đang thực hiện chính sách đối ngoại mở rộng, đa phương hóa và đa dạng hóa quan hệ quốc tế, chủ động hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu và mở rộng sự trao đổi quốc tế trên nhiều lĩnh vực Đại hội XI của Đảng năm 2011 đã mở rộng và bổ sung chính sách với mục tiêu để Việt Nam là một đối tác, đồng minh đáng tin tưởng và thành viên có trách nhiệm trong hoạt động quốc tế, đóng góp vào công cuộc hòa bình, giữ vững độc lập, dân chủ và những bước đột phá trên toàn cầu

Cho đến thời điểm hiện tại, Việt Nam đã hình thành mối quan hệ ngoại giao với 180 quốc gia khác nhau, bao gồm cả những nhà đầu tư lớn, và đã phát triển hợp tác giao thương với hơn 220 thị trường trên thế giới Đồng thời, Việt Nam cũng là thành viên của nhiều tổ chức và diễn đàn quốc tế Trong quá trình hội nhập, cách thức và phương pháp quản lý nhà nước cần phải thích nghi và thay đổi để phản ánh đúng hoàn cảnh hiện tại Không những dựa vào điều kiện kinh tế - xã hội của đất nước, mà còn cần xem xét tới yếu tố văn hóa, truyền thống nét đẹp dân tộc, và xu hướng hội nhập trên toàn cầu và khu vực đang có ảnh hưởng đến việc quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng

Do đó, tăng cường quản lý nhà nước nói chung và tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng mà qua đó có hoàn thiện pháp luật về chứng thực là yêu cầu cấp thiết để hưởng ứng với các tác nhân có ảnh hưởng và những mục tiêu thực tiễn của công cuộc hội nhập

Pháp luật về chứng thực cần phải linh hoạt để đáp ứng các biến động trong các giao dịch dân sự, kinh tế liên quan đến yếu tố nước ngoài, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giao lưu kinh tế trong nước và quốc tế Đồng thời, việc nghiên cứu, tìm hiểu và áp dụng những kiến thức chứng thực của các quốc gia trên trường quốc tế, đặc biệt là những nước có nền kinh tế mới, là cần thiết trong quá trình xã hội hóa để điều chỉnh, bổ sung và cập nhật pháp luật chứng thực trong nước

Bốn là, điều chỉnh những khó khăn đang còn tồn tại trong quy định pháp luật hiện hành, những bất cập pháp luật trong lĩnh vực chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã còn trong thực tế

Sự thay đổi tích cực của pháp luật về chứng thực nói chung và chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng có khi thay đổi theo các điều kiện thực tế

Vì lý do đó, nên được đẩy mạnh hoàn thiện nhằm sửa đổi những khó khăn đang gặp phải đó tạo thuận lợi cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và công dân thực hiện, đáp ứng hiệu lực và hiệu quả thực sự của hoạt động đề ra

3.1.2 Định hướng hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Một là, hoàn thiện pháp luật về chứng thực cần bám sát vào cơ sở lý luận về hoạt động chứng thực và kết quả thi hành trong thực tiễn liên quan đến thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã để đáp ứng tính khoa học, thống nhất, khả thi

Giải pháp hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực

Từ những phân tích về những hạn chế của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã từ thực tế Phường 8, Quận 10 đề án đưa ra những nhóm giải pháp nền tảng sau đây để góp phần hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực

Thứ nhất, Nghiên cứu và đề xuất xây dựng Luật Chứng thực thay thế cho các văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn hiện nay nhằm mục đích tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, bảo đảm ổn định trong lĩnh vực chứng thực nói chung và chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng

Hiện nay, hoạt động chứng thực mới chỉ được điều chỉnh bằng Nghị định của Chính phủ Trong khi đó, một số lĩnh vực liên quan đến chứng thực lại được điều chỉnh bằng các luật, bộ luật Do đó, có sự khác nhau trong việc áp dụng Như vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và yêu cầu hội nhập, đồng thời nâng cao việc áp dụng pháp luật trong hoạt động chứng thực, cần sớm ban hành Luật Chứng thực, đồng thời, kịp thời ban hành các văn bản pháp luật hướng dẫn thực hiện quy định pháp luật về chứng thực để bảo đảm hoạt động chứng thực được duy trì ổn định, đồng bộ và thống nhất Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã được thi hành, đồng bộ trên nền tảng pháp lý về hoạt động chứng thực nhưng hiệu lực pháp lý những quy phạm pháp luật về chứng thực vẫn còn hạn chế và không đầy đủ Cho đến nay, việc điều chỉnh và quản lý hoạt động chứng thực mới chỉ được thực hiện ở cấp độ Nghị định mà chưa có Luật chứng thực cụ thể

Quá trình ban hành Luật chứng thực tạo nên sự đảm bảo nhất quán và tương thích đối với những văn bản pháp luật khác có liên quan với nhau, như Luật hộ tịch, Luật hôn nhân và gia đình, Luật doanh nghiệp, Luật Công chứng Điều đó góp phần giúp việc điều chỉnh và hoàn thiện pháp luật về chứng thực không còn dựa vào các văn bản khác ở mức độ Luật của các chuyên ngành khác Vì thế, quá trình ban hành Luật chứng thực góp phần tăng cường hơn nữa sự chấp hành pháp luật về chứng thực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, hạn chế tình trạng điều phối quá nhiều những văn bản quy phạm pháp luật khác

Thứ hai, cần bổ sung quy định định nghĩa chứng thực theo phương châm xác định cụ thể hoạt động chứng thực là việc cơ quan, tổ chức được trao thẩm quyền làm chứng về hình thức những tài liệu, văn bản Nhằm để người dân tìm hiểu kỹ hơn về bản chất của hoạt động chứng thực, tránh hiểu chưa đúng đối với hoạt động công chứng Chứng thực chỉ mang tính làm chứng về mặt hình thức đối với những giấy tờ, tài liệu, hợp đồng, giao dịch còn về công chứng là việc chứng nhận về khía cạnh nội dung của hợp đồng, giao dịch,

Thứ ba, bổ sung, điều chỉnh các quy định chung của pháp luật về thủ tục chứng thực như sau:

Nhằm xác định cơ sở xử lý trong trường hợp tìm thấy các thiếu sót của hoạt động chứng thực cần quy định thêm hướng dẫn về việc thu hồi, bãi bỏ văn bản đã chứng thực nếu có sai sót xảy ra Cụ thể như sau: trong trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký nếu có thiếu sót xảy ra, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký văn bản để thu hồi, hủy bỏ văn bản, tài liệu chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký văn bản để thu hồi, hủy bỏ văn bản, giấy tờ chứng thực tại Phòng Tư pháp; trong trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch chưa thực hiện đúng quy định pháp luật hiện hành thì giải quyết thu hồi, hủy bỏ theo quy định của pháp luật dân sự

Ngoài ra, cần bổ sung thêm quy định Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp có trách nhiệm xử lý việc bồi thường thiệt hại (nếu có) do thiếu sót của cơ quan thi hành hoạt động chứng thực đối với người có đề nghị chứng thực; đề xuất cơ quan, tổ chức có liên quan giải trình, xử lý trách nhiệm đối với người có đề nghị chứng thực, dịch viên nếu có sai phạm của người đề nghị chứng thực, người dịch

Bổ sung thêm những hướng dẫn chi tiết nhằm xử lý các khó khăn trong việc chứng thực theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với tình trạng có nơi chưa sắp xếp đủ cán bộ Tư pháp tại bộ phận "một cửa" thì đối với từng trường hợp chứng thực cụ thể phải xử lý ra sao nhằm đưa ra điều kiện dễ dàng cho người dân, ví dụ như trong chứng thực chữ ký, có nên đề nghị người dân cần ký tên trước người làm công tác chứng thực hay không

Hoàn thiện các hướng dẫn tương thích với mỗi loại hình giao dịch và giấy tờ cần đưa ra trong từng giao dịch đó, ví dụ, đối với chứng thực chữ ký, phân chia tài sản phải đưa ra giấy tờ nhằm mục đích minh chứng rõ quan hệ nhân thân (ví dụ: giấy chứng nhận kết hôn, căn cước công dân ) để chứng minh quan hệ với người để lại tài sản Bảo vệ tính chính xác, bền vững trong việc thi hành hoạt động chứng thực và tính thống nhất trong triển khai tại từng xã, phường, thị trấn, nhất là đối với việc chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch

Thứ tư, điều chỉnh, tăng cường quy định về thủ tục chứng thực trong các lĩnh vực cụ thể để phù hợp với tình hình thực tiễn, gia tăng tính chặt chẽ và thuận lợi trong khi thực hiện

Về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:

Nhằm phòng tránh, giảm bớt trường hợp sử dụng giấy tờ, bằng cấp giả, nên xóa đi nội dung quy định “Giấy phép điều khiển xe, giấy chứng nhận hành nghề, chứng chỉ và phiếu điểm đính kèm bằng tốt nghiệp, chứng chỉ không phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch.”

Quy định về thời gian được phép sử dụng bản sao có chứng thực cần được điều chỉnh, qua đó bản sao có chứng thực chưa cụ thể về thời hạn cần được quy định rõ ràng sử dụng trong bao lâu, tránh trường hợp bản chính đã không còn giá trị pháp lý mà người sử dụng vẫn tiếp tục sử dụng nó Thay đổi trong việc lưu trữ bản sao có chứng thực bằng cách chỉ lưu trữ 01 bản trong vòng 02 năm Bổ sung quy định về trách nhiệm các nội dung của giấy tờ, văn bản chứng thực từ bộ phận người đề nghị chứng thực Điều chỉnh quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính những giấy tờ, văn bản do cơ quan nhà nước của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, trừ giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài”

Nhằm ngăn chặn tình trạng bản sao có chứng thực được dùng một cách quá mức, cần thiết nên đề xuất thêm quy định về trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận hồ sơ trong việc xử lý các thủ tục hành chính Những cơ quan đó không được đề nghị công dân cung cấp bản sao có chứng thực mà phải tự so sánh hai bản với nhau, phải có trách nhiệm về tính chuẩn xác của bản sao đó (trừ khi nếu hồ sơ được gửi bằng đường bưu điện)

Thủ tục chứng thực chữ ký:

Thủ tục chứng thực chữ ký phải có sự kiểm tra cẩn thận và thống nhất quy định với những văn bản chuyên môn nhất là Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 của Bộ Giao thông vận tải và Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 của Bộ Công an nhằm xác nhận rõ việc thỏa thuận mua bán hoặc tặng xe chuyên dùng là một loại hợp đồng dân sự Đồng thời, cần bổ sung hướng dẫn chi tiết về việc chứng thực chữ ký cho các loại giấy tờ cụ thể để tạo thuận lợi cho người dân và đảm bảo tính thống nhất trong quá trình thực hiện quy trình chứng thực, từ đó ngăn chặn tình trạng lạm dụng chứng thực chữ ký để tránh việc phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính không cần thiết hoặc vì mục đích lừa đảo, lợi dụng

Chi tiết, dự thảo Thông tư (các điều 15, 16, và 17) đã đề cập quy định rõ ràng việc chấp thuận chứng thực chữ ký đối với một vài tài liệu có nội dung không phức tạp, đại trà hoặc áp dụng trong một nhóm đối tượng nhằm thúc đẩy quá trình giảm bớt quy trình xử lý hồ sơ phức tạp, tránh lãng phí cho người dân, nhất là các đối tượng chính sách (ví dụ như người nghèo thực hiện mượn tiền tại ngân hàng chính sách); Bổ sung cụ thể nội dung ủy quyền nào chưa được phép chứng thực chữ ký (Điều 14) Qua đó, dự thảo Thông tư (Điều 13) đã bổ sung thêm quy định về việc đưa ra những giấy tờ được pháp luật quy định có liên quan cần thiết luôn có trong tập hồ sơ để người tiếp nhận hồ sơ xử lý thực hiện kiểm tra

Lộ trình tổ chức thực hiện

Xây dựng lộ trình để hoàn thiện các quy định của pháp luật về hoạt động chứng thực nói chung và hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã nói riêng:

Một là, nhận định chi tiết nội dung công việc, bảo đảm tiến độ, đúng quy trình, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực

Hai là, Các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai đầy đủ nội dung, đúng tiến độ đã đề ra; nhanh chóng hướng dẫn và giải quyết các khó khăn, bất cập phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện nhằm đáp ứng tiến độ, đảm bảo quyền lợi của người dân và doanh nghiệp

Ba là, UBND cấp xã có trách nhiệm phối hợp với Sở tư pháp, sở nội vu,…mở lớp tập huấn cho cán bộ cấp xã, phường để lập danh sách cho các đối tượng cần bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Những người trực tiếp làm công tác tham mưu quản lý, tổ chức thi hành hoạt động chứng thực ở địa bàn Phường 8, Quận 10 thực hiện nghiêm túc theo quy định pháp luật

Bốn là, Định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, 01 năm báo cáo tình hình triển khai thực hiện kế hoạch, đề án Quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, trở ngại, nhanh chóng báo cáo, phản ánh về UBND Phường 8, Sở tư pháp, Sở nội vụ, sở Tài chính để nắm thông tin đưa ra hướng giải quyết, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, chỉ đạo và tổng hợp báo cáo UBND tỉnh

Năm là, Đề xuất nghiên cứu xây dựng Luật Chứng thực để có khung pháp lý chung cho hoạt động chứng thực, và phân cấp, phân quyền cho UBND cấp xã, kịp thời chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được phân công theo đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng, hiệu quả UBND Phường 8, Quận 10 Chủ trì, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện đề án; tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền theo qui định Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, đầy đủ của thông tin cung cấp

Thứ nhất, UBND cấp xã có trách nhiệm thực hiện lộ trình tuân thủ và các quy định pháp luật có liên quan, thời gian thực hiện lộ trình trong trường hợp cần thiết, UBND cấp xã cần phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan điều chỉnh biện pháp áp dụng và lộ trình thực hiện nhưng phải đảm bảo thời hạn lộ trình theo thời gian đề ra

Thứ hai, Kinh phí triển khai thực hiện đề án được bố trí từ ngân sách nhà nước bảo đảm theo phân cấp quản lý ngân sách nhà nước và các nguồn khác theo quy định của pháp luật

Thứ ba, Nếu chưa thiết lập cách thức quản lý thì nghiên cứu, ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin hiện đại áp dụng trong thực tế, tiến tới thống nhất một chương trình phần mềm quản lý chung

Thứ tư, Tham gia các lớp tập huấn, tập huấn chuyên sâu, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ lãnh đạo cơ quan, tổ chức, người trực tiếp làm công tác tham mưu quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực Đề xuất UBND xã tổ chức nghiên cứu những phương án phân bổ nguồn nhân lực tại các bộ phận tiếp công dân, hướng dẫn người dân các thủ tục hành chính về chứng thực, Hoàn thiện hơn về mô hình, người làm công tác chứng thực đáp ứng kịp thời yêu cầu chuyển đổi số, đào tạo nâng cao chuyên môn

Thời gian thực hiện: Thường xuyên

Dựa trên nền tảng lý luận về đặc điểm, nội dung, yếu tố tác động đến pháp luật về chứng thực được trình bày ở Chương 1, cùng với các đánh giá pháp luật về chứng thực tại Chương 2, Chương 3 có thể khẳng định một cách rõ ràng rằng việc hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã là một nhu cầu vô cùng cấp thiết bao gồm đáp ứng các nhiệm vụ của chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp, phân cấp, phân quyền cho UBND cấp xã, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, góp phần đẩy mạnh cơ cấu nhà nước pháp quyền, tham gia toàn cầu hóa, giải quyết bất cập, khó khăn của quy định hiện hành còn tồn tại Đề án đã nhận định rõ để hoàn thiện, cần dựa vào lý luận và tổng kết thực tiễn một cách toàn diện để đảm bảo tính khoa học, thống nhất và khả thi, đặc biệt chú ý đến việc cải cách Thủ tục hành chính công, sự phù hợp với đặc thù của UBND cấp xã và đáp ứng phục vụ mục đích của người dân

Nhằm đạt được giải quyết những khó khăn, vướng mắc đã được nêu ra trong Chương 2, những giải pháp hoàn thiện đã được xác định bao gồm: ban hành Luật Chứng thực thay thế cho các văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn đang thi hành để xây dựng một hệ thống pháp lý thống nhất, chắc chắn và lâu dài cho hoạt động chứng thực nói chung và chứng thực tại UBND cấp xã nói riêng, bổ sung định nghĩa chứng thực, điều chỉnh các quy định chung của pháp luật về thủ tục chứng thực, điều chỉnh quy định về trách nhiệm của mỗi bên trong hoạt động chứng thực, điều chỉnh, bổ sung quy định về thủ tục chứng thực trong thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch cho phù hợp với thực tế, đảm bảo tính chặt chẽ cũng như thuận lợi trong triển khai, sửa đổi quy định về phí, lệ phí, kiểm tra, điều chỉnh các quy định trong các văn bản liên quan đến hoạt động chứng thực

KẾT LUẬN Đề án đã phân tích và rút ra kết luận vài đặc điểm cơ sở lý luận của pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã như khái niệm, đặc điểm, nội dung, vai trò, ý nghĩa, đặc biệt là nội dung của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm các nhóm quy định về: thẩm quyền và trách nhiệm; quyền và nghĩa vụ của UBND cấp xã và các bên liên quan; trình tự, thủ tục thực hiện; trách nhiệm quản lý nhà nước, chế độ chính sách, phí và lệ phí, các điều kiện đảm bảo khác đối với chứng thực tại UBND cấp xã Các nhân tố ảnh hưởng đến pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã gồm có khả năng nhận thức, trình độ lập pháp, năng lực triển khai thi hành những quy định pháp luật của UBND cấp xã, điều kiện kinh tế - xã hội và hiểu biết của người dân

Dựa vào đó, đề án tiến hành phân tích, đánh giá những quy định của pháp luật đang thực thi dựa trên các nhóm nội dung quy định đã được nêu trong phần lý luận, qua việc này quá trình thi hành thực tế tại Phường 8, Quận 10, Thành phố

Hồ Chí Minh, đề án nêu ra những ưu điểm, khuyết điểm và nguyên nhân hạn chế của pháp luật về hoạt động này Các bất cập nổi bật được đề ra là chưa có định nghĩa cụ thể về việc chứng thực, các quy định chung về trình tự, thủ tục chứng thực và trình tự, thủ tục chứng thực trong từng lĩnh vực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã còn chưa có quy định cụ thể, kỹ lưỡng, hợp lý, gây bất cập trong việc đánh giá khi thực hiện, các quy định về thẩm quyền, phí, lệ phí còn thiếu sự đồng bộ với một số văn bản khác,… Các nguyên nhân cơ bản được chỉ ra như chưa có sự nhận thức, trình độ, quy trình lập pháp còn chưa đầy đủ, chưa có sự khảo sát, đánh giá tác động thận trọng trước khi ban hành, năng lực tổ chức thi hành trên thực tế của UBND cấp xã, điều kiện kinh tế, xã hội, năng lực thực thi của người dân còn một số điểm thiếu sót