Tiểu luận thi kết thúc học phần môn quản trị chất lượng tìm hiểu phương pháp 5s và kế hoạch triển khai Áp dụng 5s tại doanh nghiệp

Nghiên cứu sẽ giải quyết những lợi ích cụ thẻ của việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp, đồng thời xác định các điều kiện cần thiết đẻ triển khai thành công Đối tuong nghiên cứu - Các bước

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG DAI HQC KINH TE TP HO CHi MINH

-000 - UEH

UNIVERSITY

TIỂU LUẬN THỊ KÉT THÚC HỌC PHẢN MÔN QUÁN TRỊ CHÁT LƯỢNG

TÌM HIỂU PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ KÉ HOẠCH

TRIỄN KHAI ÁP DỤNG 5S TẠI DOANH NGHIỆP

Lớp : — LT27.2AD04

35221025371

TP.HCM, tháng 12 năm 2023

MUC LUC

LỜI MỞ ĐÂU L2 cec cee cee es eusceeuet ee ceeeee cuetensteureteneeeurr erect

Khai niém

Mục đích của quy trinh 5S

Il Điều kiện dé áp dụng thành công 5S c2 22 cọ nè

10 .10 10

14

1 Các điều kiện cơ bản cee cee cescee vuseeevuneeevureeeuueteestteeueeeeuaess

2 Giải thích lý do tại sao

Il ĐỀ xit kế hoạch chỉ tế tiền khai áp dạng SS co

Danh mực tài liệu tham khảo - c7 C22 222201222 c1 2n hy ng HH ha

Phương pháp 5S là gÌ 22.22 c22 222 cnn nhe nh nh HH na se

Lợi ích khi áp dụng 5S Q.22 2n HH HH HH He

Quy trình triển khai khi áp dựng 3Š ằ.SS

LOI MO DAU

Ngay nay voi hau hét moi doanh nghiệp, việc tối ưu hóa môi trường làm việc và quy trình sản xuát là yéu tổ quan trọng đẻ đạt được hiệu suất cao và chát lượng sản phẩm Trong vô vàn phương

pháp quán lý tiên tiền trợ giúp doanh nghiệp thì quản trị tinh gọn là một phương pháp hữu ích giúp

doanh nghiệp loại trừ lãng phí và nâng cao năng lực cạnh tranh Quản trị tỉnh gọn bao gỏm các

công cụ, phương pháp nhỏ khác nhau nhưng phương pháp 5S đã nổi lên như một công cụ quan

trọng giúp cái thiện tô chức, năng suất và chất lượng lao động Bài nghiên cứu này sẽ chiêm nghiệm

sâu sắc về Phương pháp 5S, phân tích mục tiêu, ưu điểm và cách triển khai hiệu quả phương pháp

35 trong môi trường doanh nghiệp

Mục tiêu chính của đề tài là tìm hiểu, phân tích, và đánh giá Phương pháp 5S như một công cụ quán lý và tổ chức nơi làm việc Nghiên cứu sẽ giải quyết những lợi ích cụ thẻ của việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp, đồng thời xác định các điều kiện cần thiết đẻ triển khai thành công Đối tuong nghiên cứu

- Các bước thiết lập xây dựng 5S trong doanh nghiệp

- Phương pháp đo lường hiệu quả của việc xây dựng phương pháp 5S

Phương pháp nghiên cứu:

San phẩm nghiên cứu dựa trên tích hợp các tài liệu học tập của trường ĐH UEH, các sách tham

kháo vẻ phương pháp 5S, các nghiên cứu uy tín và những ví dụ thực tế từ các công ty

Phuong phap 5S la gi?

1 Khái niệm:

5S là một phương pháp quán lý, sắp xép, xây dựng môi trường nơi làm việc một cách tinh

gọn, sạch sẽ, khoa học, thông qua các hoạt động như giữ vệ sinh cho máy móc, thiết bị, sắp xép

mọi thứ một cách trật tự Phương pháp này được phát minh bởi người Nhật và họ cũng cảm

tháy tự hào khi cá thế giới áp dụng phương pháp này của họ một cách rộng rãi dé quan ly chat

lượng và tăng hiệu suất 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, mỗi từ đại diện cho một bước cụ thể

trong quy trình: Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xép, Seiso -Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc, và Shitsuke - Sẵn sàng Nghĩa của 5 từ :

1 Seiri (Sort -Sàng lọc):

- _ Mục tiêu: Là sảng lọc loại bỏ mọi dé dụng không cần thiết từ nơi làm việc

- _ Hành động: Phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, tạo không gian làm việc

sạch sẽ

2 Seiton (Set in order - Sắp xếp):

- - Mục tiêu: Tổ chức nơi làm việc để tối ưu hóa sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian

- _ Hành động: Sắp xếp cụm công việc, đồ dụng và thiết bị sao cho để dàng tìm kiếm và sử

dụng

3 Seiso (Shine - Sach sé):

- Muc tiéu: Duy trì sự sạch sẽ và tạo môi trường làm viéc an toan

- _ Hành động: Thực hiện công việc vệ sinh định kỳ, duy trì sạch sẽ dé giam rui ro tai nan va

tăng cường hiệu suất lam việc

4 Seiketsu (Standardize - Săn sóc):

- _ Mục tiêu: Thiết lập các quy tắc và tiêu chuẩn đề duy trì 5S theo thời gian

- Hanh động: : Phát triển quy trình và tiêu chuẩn hóa để bảo đám việc duy trì 5S trở thành

một phần của văn hóa tô chức

5 Shitsuke (Sustain - San sang):

- Muc tiéu: Xây dựng và duy tri thói quen thực hiện 5Š như là một phan tự nhiên của công việc hàng

- Hành động: Đào tạo nhân viên, thiết lập các hệ thống kiêm tra và đánh giá định kỳ để đảm

bảo duy trì hiệu quả của 5S

Phương pháp này giúp tổ chức tối ưu hóa các quy trình sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm sự lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng tính an toàn cho nhân viên

2 Muc dich của quy trình 5S:

5S với phương châm tập trung vào môi trường làm việc, mối liên hệ giữa nhân viên và mọi thứ trong môi trường đó nhằm mục đích:

« _ Thứ nhát, 5S khuyén khích liên tục cái tiền tinh thần của nhân viên từ những điều nhỏ nhất trong công việc Điều này giúp nâng cao trách nhiệm, tăng hiệu quá và xây dựng một doanh

nghiệp có tô chức & trật tự rõ ràng

« _ Thứ hai, phương pháp 5S giúp xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh gọn, giúp

nhân viên được làm việc trong một không gian thuận tiện, an toàn và tăng tính tự giác của

mỗi cá nhân Thông qua việc sắp xép vật dụng đúng chỗ và giữ góc làm việc luôn sạch sẽ

thì thói quen tốt được hình thành và thực hiện thường xuyên để giảm thiêu lãng phí

« _ Thứ ba, phương pháp 5S này cũng giúp phát huy vai trò của các cáp lãnh đạo, quán lý trong

việc lên ké hoạch và triển khai quy trình vào thực té Việc xây dựng phương pháp này giúp

vận dụng sự cái tiến hữu Ích vào hoạt động sản xuất kinh doanh và lam nén táng cho sự

phát triên bền vững của doanh nghiệp

« - Thứ tư, 5§ cũng nâng cao sự tháu hiểu, hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên, các cáp quản

lý Tăng cường tinh thần làm việc đội nhóm, tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó, mọi

người luôn được san sẻ, giúp đỡ, gắn kết với nhau

3 Lgi ich c#a quy trình 5S:

« - Đối với doanh nghiệp:

- _ Tăng năng suất và hiệu quả: Môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, có tổ chức giúp nhân

viên giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm các vật dụng, thiết bị, công cụ và dé dang tim

kiếm sử dụng các công cụ cần thiết đó cho công việc, giúp tăng hiệu suất, hiệu quá trong công việc

- _ Giảm chỉ phí: Phương pháp 5S giúp giảm thiểu lãng phí và giám chi phí sản xuất - vận hành của doanh nghiệp Ví dụ như việc sắp xếp ngăn nắp gọn gàng các vật dụng, thiết bị giúp giám được tình trạng hỏng hóc , mat mat, người dùng có thẻ sử dụng chúng lâu bền

hơn, tránh được việc phải thay thế ducngj cu moi

- _ Tăng tính cạnh tranh: Phương pháp 5S cũng giúp doanh nghiệp tạo được an tượng tốt với khách hàng, đối tac, nhà cung cấp vì thê hiện môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ

chức, trật tự, và từ đó tăng tính cạnh tranh và s1ữ chân khách hàng, nhà cung cấp mà doanh

nghiệp mong muốn

- - Nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ: Phương pháp 5S giúp tăng tính chính xác, độ tin cậy và chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp

- Dam bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tô chức giúp tăng sự an toàn, giảm tải rủi ro cho nhân viên trong quá trình làm việc

« - Đôi với nhân viên

- _ Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Việc nhân viên có thể phát triển thói quen sắp xếp, đặt vật dụng vào đúng vị trí, giữ sạch sẽ và bảo dưỡng môi trường làm việc ø1úp tạo ra một môi trường làm việc sạch sé, tinh gọn và ngăn nắp, có tổ chức trật tự Những thói quen này cũng

giúp nhân viên tăng tính tự giác, trách nhiệm đối với công việc của minh

- _ Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Giúp xây dựng được một môi trường không gian làm việc thoải mái tăng tính sáng tạo của mỗi nhân viên

- Dam bao an toàn: Giúp giảm nguy cơ tai nạn, đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá

trình làm việc tại doanh nghiệp

4 Quy trình triển khai úp dụng Phương pháp 5S:

Triển khai Phương pháp 5S đòi hỏi sự kỷ luật và cam kết từ toàn bộ tô chức Quy trình dưới

day m6 ta chi tiét từng bước trong quá trình triển khai 5S, từ việc lựa chợn không gian cụ thể cho đến việc duy trì và cải tiến liên tục

Quy trình triển khai gồm các bước sau đây:

Bước 1: Seiri ( Sort- Sắp xếp)

1.1 Xác định mục tiêu:

- _ Xác định không gian cần áp dụng Seiri

- _ Đặt mục tiêu rõ ràng về việc loại bỏ vật dụng không cần thiết

1.2 Phân loại vật dụng:

- Nhóm các vật dụng theo cấp độ quan trọng và sử dụng

- Quyét định xem vat dụng nào cần được g1ữ lại, chuyển đi, hoặc loại bỏ

1.3 Phân loại thông mình:

- Sử dụng các tiêu chí như tần suất sử dụng, giá trị, và quy định công việc dé phan loai

thông minh

- Dam bao sy tham gia của nhóm làm việc

Bước 2: Seiton (Set in order — Sap xép ngan nap)

2.1 Xác định nhu cẩu sắp xếp:

- Xác đinh cách tốt nhất để sắp xếp vật dụng và trang thiết bị cần thiết

- Lắng nghe ý kiến từ nhân viên tham gia

2.2 Tạo kế hoạch sắp xếp:

- Thiết kế kế hoạch sắp xếp dựa trên nguyên tắc “ mọi thứ có nơi của nó”

- Đám bảo tính ngăn nắp và tiện dụng, đễ thấy

2.3 Thực hiện sắp xếp:

- Dùng các dụng cụ hé tro dé thực việc sap xép theo ké hoach da dé ra

- Đặt nhãn rõ ràng để dễ dàng nhận biết và sử dụng

Bước 3 : Seiso ( Shine- Sạch sẽ)

3.1 Phat hiện và loại bỏ rác:

- Xác định các vùng cần làm sạch và giữ gìn

- Loại bỏ rác và vật dụng không sử dụng

3.2 Lập kế hoạch dọn đẹp:

- Lập kế hoạch đọn đẹp định kỳ

- Đảm bảo mọi người đều có trách nhiệm tham gia

3.3 Bảo dưỡng và kiểm tra thiết bị:

- Thực hiện báo đưỡng và kiểm ra định kỳ trang thiết bị làm việc

- Báo cáo và sửa chữa ngay khi phát hiện vấn dé

Bước 4: Seiketsu (Standardize— Chuẩn hóa):

4.1 Xây dựng quy trình chuẩn hóa:

Tạo ra các hướng dẫn và tiêu chuẩn cho việc thực hiện 5S Đảm bảo mọi người đều hiểu và tuân theo

4.2 Đào tạo nhân viên:

Dao tạo nhân viên vẻ quy trình chuẩn hóa và ý thức vẻ 5S

Tổ chức các khóa học, khóa tập huấn định kỳ

Buéc 5: Shitsuke (Sustain — Duy tri)

3.1 Thực hiện đánh giá định kỳ:

- Tổ chức đánh giá định kỳ về tình hình duy trì 5S

- Kiêm tra việc tuân thue và cải thiện

5.2 Tao nén tang tư duy 3S:

- Tạo các sự kiện và hoạt động thú vị liên quan đến 5S

- Tạo sự cạnh tranh tích cực giữa các nhóm làm việc

5.3 Phát triển hệ thông thưởng phạt:

- Xây dựng hệ thống thưởng phạt để khuyến khích sự tích cực và trừng phạt sự lơ Tóm lại, quy trÌnh triển khai 5S là một chuỗi liên kết chặt chế của các bước hành động và

cam kết Việc duy trì và phát triển nó đòi hỏi sự đồng thuận và tham gia tích cực từ tất ca cấp độ trong tổ chức

ll Điều kiện để áp dụng thành công 5S là gì?

Doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tế quan trọng khác bên cạnh việc hiểu rõ tiêu chuẩn và

bước thực hiện 5S như sau để đạt được kết quả tốt trong việc triển khai quy trình 5S, bao gồm:

1 Cam két từ ban lãnh đạo: Lãnh đạo chính là người dẫn đầu và có ảnh hưởng lớn đến văn hóa tô chức, vì vậy để đảm bảo chất lượng quy trình 5S trong quá trình triển khai, ban lãnh đạo cần cam kết trách nhiệm đối với tổ chức và nhân viên Ban lãnh đạo cũng cần đánh giá quy trình cũng như lắng nghe phán hồi thừ nhân viên thường xuyên để có những điều chỉnh phù hợp bên cạnh việc giám sát và chỉ huy Ban lãnh đạo cần cung cấp công cụ , các chỉ dẫn và thời gian để nhân

viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả Bên cạnh đó cũng cần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và dong gdp y kiến của nhân viên Cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo tạo ra sự tập trung và hỗ trợ trong suốt quá trình thay đổi của nhân viên

2 Có sự tham gia tích cực, đồng nhất giữa nhân viên các bộ phận: Mọi nhân viên đều làm

việc trong không gian chung hoặc các khu vực khác nhau, vì thế các nhân viên có thê tham khảo

và so sánh với nhau về hiệu quả của các cải tiến trong cách thực hiện phương pháp 5S này Và với

sự học hỏi so sánh với nhau thì nhân viên các bộ phận sẽ tìm ra được những phương pháp tốt nhất, tạo ra môi trường tích cực và sức mạnh tập thể để đồng thuận trong việc triển khai phương pháp 5S

10

Đào tạo nâng cao nhận thức: Đào tạo giúp nhân viên hiểu rõ hơn về ý thức và lợi ích của

55, nâng cao nhận thức của nhân viên Từ đó sẽ tạo ra sự chấp nhận tự nhiên thoải mái tự

nguyện thực hiện hành vi của phương pháp 5S mà không cần phải bắt buộc khó chịu Xây dựng hệ thống kiểm soát và đánh giá: Hệ thông kiểm soát giúp duy trì sự ngăn nắp

và đám bảo răng phương pháp 5S không chỉ là một dự án tạm bợ hay qua loa mang tính

“cho có lệ” Việc đánh giá định kỳ giúp cho người thừa hành phương pháp 5S phát hiện ra

sự chênh lệch và từ đó rút kinh nghiệm để cải thiện

Chuẩn hóa quy trình và tiêu chuẩn: Chuẩn hóa giúp đảm bảo sự nhất quán trong cách

triển khai và duy tri 5S Bên cạnh đó tiêu chuẩn hóa cũng tạo ra một môi trường ổn định và

dễ quản lý

Tạo thái độ tích cực và cập nhật sự đôi mới: Tạo một môi trường tích cực tạo ra sự hứng

thú và sự cam kết trong quá trình triển khai Việc cập nhật sự đổi mới cũng giúp tổ chwuse luôn có sự cải tiến tránh lạc hậu lỗi thời và cứng nhắc kém hiệu quả trong việc thực thiện

5S

Tạo cơ sở hạ tầng vật chất: Cơ sở hạ tầng vật chất bao gồm không gian sạch sẽ và thiết

bị hỗ trợ, công cụ , dụng cụ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện 5S Bên cạnh đó môi

trường vật chất ôn định giúp nhân viên đễ dàng thực hiện và duy trì 5S

Những điều kiện trên không chỉ là yếu tố quan trọng mà còn là chìa khóa để một tổ chức

áp dụng thành công Phương pháp 5S và duy trì nó như một phần không thẻ thiếu của văn hóa

làm việc

Đề xuất kế hoạch chỉ tiết triển khai áp dụng 5S:

1 Gidi thiéu: Muc tiéu trién khai:

Xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và an toàn

Tăng hiệu suất và chất lượng công việc thông qua việc áp dụng Phương pháp 5S

Tạo nền tảng cho sự đổi mới và cải thiện liên tục

2 Chuẩn bị trước khi triển khai:

© - Lập đội ngũ triển khai: