I.MỞ ĐẦU 1.Giới thiệu Ngày nay sự phát triển của nền kinh tế theo xu thế quốc tế hóa và hội nhập diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh chóng làm cho thị trường hàng hóa trở nên phong phú đa dạng hơn. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và sự tăng trưởng của nền kinh tế, nhu cầu sử dụng hàng hoá nói chung ngày càng tăng. Câu hỏi luôn được khách hàng quan tâm đặt ra cho sản phẩm là trong môi trường cạnh tranh hàng hóa như vậy thì tiêu chuẩn chất lượng có được đảm bảo không. Vì vậy việc nâng cao chất lượng sản phẩm là rất cần thiết không những làm tăng khả năng thoả mãn của khách hàng mà còn liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, các doanh nghiệp Việt Nam đòi hỏi phải chủ động trong quy trình sản xuất kinh doanh của mình, phải chú trọng đến cải tiến chất lượng hàng hóa và quản lý chất lượng nhằm phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000. Được biết ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành lần đầu vào năm 1987 nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ… ở mọi quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Việc chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn này được xem là một trong những yêu cầu quan trọng và tất yếu để có thể tham gia thị trường trong nước cũng như quốc tế của các doanh nghiệp. Do đó việc tìm hiểu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 và đề xuất giải pháp áp dụng trong doanh nghiệp là rất cần thiết nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng khoản mục để thực hiện đúng và mang đến hiệu quả cao hơn cho hệ thống chất lượng. 2.Mục tiêu Tìm hiểu rõ các lý thuyết liên quan đến nội dung hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, sau đó phân tích đưa ra nhận định dựa trên cơ sở lý thuyết giúp doanh nghiệp có cái nhìn cụ thể về bộ tiêu chuẩn chất lượng này, từ đó đề xuất các phương pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng, chất lượng sản phẩm cho các doanh nghiệp ở Việt Nam. Giúp mang đến trải nghiệm chất lượng sản phẩm tối ưu thõa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong quá trình tiêu dùng. 3.Đối tượng, phạm vi phân tích - Đối tượng và phạm vi phân tích là hệ thống quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường Việt Nam mong muốn tìm ra giải pháp kiểm soát tốt chất lượng quản lý và sản phẩm của mình, lấy sự hài lòng của khách hàng làm tiêu chuẩn cải tiến cơ sở phục vụ và quy trình sản xuất. - Phạm vị không gian: Các doanh nghiệp tại Việt Nam. - Phạm vi về thời gian: Năm 2021 - Phạm vi nội dung: Nghiên cứu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 (ISO 9001). 4.Phương pháp, tóm tắt cấu trúc - Phương pháp thực hiện: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết liên quan đến ISO 9000 (ISO 9001), tham khảo thực tài liệu thực tế áp dụng và kết quả nghiên cứu của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Sau đó thực hiện phân tích tổng hợp, so sánh để đề xuất giải pháp áp dụng có hiệu quả trong doanh nghiệp. - Tóm tắt cấu trúc: Ngoài phần mở đầu , kết luận và tài liệu tham khảo, bài tiểu luận có kết cấu gồm 2 phần. Phần 1: Tóm tắt lý thuyết liên quan đến ISO 9000. Phần 2: Đề xuất giải pháp áp dụng tại doanh nghiệp. II.TÓM TẮT LÝ THUYẾT 1.Thực tế ứng dụng ISO John Nolan, 2015, How to evaluate supplier performance according to ISO 9001:2015 ISO 9000 không quy định việc đánh giá các nhà cung cấp một sản phẩm hay dịch vụ nhưng với một số kiểm tra cơ bản sẽ mang đến nhiều tích cực cho công ty chúng ta khi nhà cung cấp biết rằng chúng ta không chỉ đánh giá nội bộ mà còn đánh giá các yếu tố bên ngoài và trong đó có họ. - Chi phí: Khi nhà cung cấp biết rằng họ đang được đánh giá sẽ tạo cảm hứng để cải thiện giá của họ, nhằm đảm bảo rằng họ sẽ giữ vị trí tốt nhất trong chuỗi cung ứng của chúng ta. - Tuân thủ: Dưới sự đánh giá của chúng ta về nhà cung cấp sẽ tạo động lực cho họ thực hiện tuân thủ hơn hệ thống chất lượng ISO 9000 nhằm mang lại kết quả hợp tác tốt cho các bên. - Ổn định tài chính: Kiểm tra tài chính liên tục là cách để chúng ta giảm thiểu rủi ro nhà cung cấp. Vì khi họ gặp vấn đề tài chính sẽ dẫn đến hoạt động kém hiệu quả và điều đó ảnh hưởng đến sự hợp tác vốn có của các bên. - Tương tự các yếu tố trên thì việc đánh giá chất lượng, thời gian thực hiện và mối quan hệ đôi bên cùng có lợi cũng cần được thực hiện. Để thực hiện đánh giá các yếu tố trên, chúng ta cần xây dựng thang điểm chính thức đáp ứng yêu cầu ISO 9000 để đảm bảo tính công bằng khi đánh giá các nhà cung cấp. Nhìn nhận chung cho thấy rằng đánh giá nhà cung cấp mang lại nhiều lợi ích cho công ty giúp cải thiện chi phí, chất lượng và phân phối trong chuỗi cung ứng, giúp giảm thiểu rủi ro do tuân thủ hệ thống chất lượng 2.Sơ lược ISO 9000 và quá trình hình thành ISO 9001 CABEM Technologies, 2017, The history of the iso 9000 series - ISO là tổ chức Quốc tế có hơn 160 quốc gia thành viên. ISO lập các tiêu chuẩn trong mọi ngành trừ công nghiệp chế tạo điện và điện tử. Vào những năm 1970 có nhiều sự khác biệt về các quan điểm giữa các ngành công nghiệp giữa các nước trên thế giới, với vấn đề này các thành viên đã đề nghị ISO thành lập ban kỹ thuật để phát triển các tiêu chuẩn quốc tế, thực hiện đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn hóa quản lý chất lượng trên toàn thế giới. Từ đó Ban kỹ thuật 176 (TC 176) được thành lập đã giới thiệu một mô hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trên tiêu chuẩn có sẵn của Anh là BS-5750. cung cấp một tài liệu hợp đồng chung, chứng minh rằng sản xuất công nghiệp đã được kiểm soát. Từ những cơ sở tài liệu đó đến tháng 3 năm 1987 tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO công bố ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản trị chất lượng nhằm đem đến sự thống nhất chung cho hệ thống quản lý chất lượng. ISO 9000 gồm có 3 tiêu chuẩn: ISO 9001- Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ, kỹ thuật. ISO 9002- Mô hình đảm bảo chất lượng trong sản xuất lắp đặt. ISO 9003 – Mô hình đảm bảo chất lượng trong kiểm nghiệm và thử nghiệm cuối cùng, sau đó tùy chỉnh ban hành vào phiên bản 2 vào năm 1994. - Năm 2000 ISO 9000 được sửa đổi lần 2. Đây được xem là lần sửa đổi thành công nhất bởi hợp nhất 3 tiêu chuẩn thành ISO 9001:2000. - Việt Nam gia nhập tổ chức ISO vào năm 1977 là thành viên thứ 72 của tổ chức. Ủy ban khoa học và kỹ thuật chấp nhận tiêu chuẩn ISO 9000 và ban hành thành tiêu chuẩn Việt Nam với ký hiệu TCVN ISO 9000. Cũng từ 10/2005 ISO 9001:2000 được xem xát và sửa đổi, 11/2008 công bố phiên bản mới là ISO 9001:2008, vào 9/2015 ban hành phiên bản mới ISO 9001:2015 và áp dụng cho đến nay. 3.Giới thiệu ISO ISAAC CLARKE, 2018, What Is ISO 9000 - Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) là một tổ chức phi chính phủ độc lập gồm các thành viên từ các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia của hơn 160 quốc gia đặt ra các tiêu chuẩn quốc tế liên quan đến sản phẩm và dịch vụ. ISO đã xuất bản hơn 13.000 tiêu chuẩn. - Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, liên quan đến quản lý chất lượng bằng cách cung cấp cho các tổ chức hướng dẫn và công cụ cần thiết, có lẽ là tiêu chuẩn được biết đến rộng rãi và có tác động nhất trong số các tiêu chuẩn do ISO ban hành. - Tiêu chuẩn ISO 9001 là tài liệu mô tả tất cả các yêu cầu cần thiết để tạo và duy trì hệ thống quản lý chất lượng như được mô tả trong ISO 9000. Đây là sự khác biệt nhỏ giữa ISO 9000 và ISO 9001. Do đó, sẽ không chính xác khi nói rằng một tổ chức tuân thủ đạt chứng nhận ISO 9000, tuy nhiên nói một doanh nghiệp có thể được chứng nhận ISO 9001 hoặc tuân thủ thì chính xác hơn. Dẫu vậy cả hai đều dựa trên một số nguyên tắc quản lý chất lượng bao gồm tập trung vào khách hàng, động lực và ngụ ý của lãnh đạo cao nhất, cách tiếp cận theo quy trình và cải tiến liên tục. 4.Nội dung, các yêu cầu của ISO 9001: 2015
Trang 1BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC UEH VIỆN KINH DOANH
TIỂU LUẬN CUỐI KỲ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO
Trang 2Mục lục
I MỞ ĐẦU 1
1 Giới thiệu 1
2 Mục tiêu 1
3 Đối tượng, phạm vi phân tích 2
4 Phương pháp, tóm tắt cấu trúc 2
- Phương pháp thực hiện 2
- Tóm tắt cấu trúc 2
II TÓM TẮT LÝ THUYẾT 2
1. Thực tế ứng dụng ISO 2
2 Sơ lược ISO 9000 và quá trình hình thành ISO 9001 3
3 Giới thiệu ISO 4
4 Nội dung, các yêu cầu của ISO 9001: 2015 4
5 Các mốc thời gian cần lưu ý khi xác nhận chứng chỉ ISO 7
6 Cách tiếp cận chứng nhận ISO 9001 8
7 Ví dụ áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 9
8 Thuận lợi và khó khăn khi áp dụng ISO 9000 10
9 Tình hình thực tế 10
10 Mục đích tiếp cận ISO 9000 11
III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP 12
Giai đoạn 1: Chuẩn bị, phân tích và hoạch định 13
Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện 15
Giai đoạn 3: Chứng nhận 16
IV KẾT LUẬN 17
Tài liệu tham khảo 17
Trang 3I MỞ ĐẦU
1 Giới thiệu
Ngày nay sự phát triển của nền kinh tế theo xu thế quốc tế hóa và hội nhập diễn ra với tốc
độ ngày càng nhanh chóng làm cho thị trường hàng hóa trở nên phong phú đa dạng hơn.Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và sự tăng trưởng của nền kinh tế, nhu cầu
sử dụng hàng hoá nói chung ngày càng tăng Câu hỏi luôn được khách hàng quan tâm đặt
ra cho sản phẩm là trong môi trường cạnh tranh hàng hóa như vậy thì tiêu chuẩn chấtlượng có được đảm bảo không Vì vậy việc nâng cao chất lượng sản phẩm là rất cần thiếtkhông những làm tăng khả năng thoả mãn của khách hàng mà còn liên quan đến sự tồn tại
và phát triển của doanh nghiệp Hiểu được điều đó, các doanh nghiệp Việt Nam đòi hỏiphải chủ động trong quy trình sản xuất kinh doanh của mình, phải chú trọng đến cải tiếnchất lượng hàng hóa và quản lý chất lượng nhằm phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế ISO
9000 Được biết ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) banhành lần đầu vào năm 1987 nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng
và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ… ở mọi quy
mô hoạt động của doanh nghiệp Việc chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn này được xem
là một trong những yêu cầu quan trọng và tất yếu để có thể tham gia thị trường trong nướccũng như quốc tế của các doanh nghiệp Do đó việc tìm hiểu về hệ thống quản lý chấtlượng ISO 9000 và đề xuất giải pháp áp dụng trong doanh nghiệp là rất cần thiết nó giúpdoanh nghiệp hiểu rõ từng khoản mục để thực hiện đúng và mang đến hiệu quả cao hơncho hệ thống chất lượng
Trang 43 Đối tượng, phạm vi phân tích
- Đối tượng và phạm vi phân tích là hệ thống quản lý chất lượng tại các doanh nghiệphoạt động trên thị trường Việt Nam mong muốn tìm ra giải pháp kiểm soát tốt chất lượngquản lý và sản phẩm của mình, lấy sự hài lòng của khách hàng làm tiêu chuẩn cải tiến cơ
sở phục vụ và quy trình sản xuất
- Phạm vị không gian: Các doanh nghiệp tại Việt Nam
- Phạm vi về thời gian: Năm 2021
- Phạm vi nội dung: Nghiên cứu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000(ISO 9001)
4 Phương pháp, tóm tắt cấu trúc
- Phương pháp thực hiện: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết liên quan đến ISO 9000 (ISO 9001),tham khảo thực tài liệu thực tế áp dụng và kết quả nghiên cứu của các doanh nghiệp tạiViệt Nam Sau đó thực hiện phân tích tổng hợp, so sánh để đề xuất giải pháp áp dụng cóhiệu quả trong doanh nghiệp
- Tóm tắt cấu trúc: Ngoài phần mở đầu , kết luận và tài liệu tham khảo, bài tiểu luận cókết cấu gồm 2 phần
Phần 1: Tóm tắt lý thuyết liên quan đến ISO 9000
Phần 2: Đề xuất giải pháp áp dụng tại doanh nghiệp
II TÓM TẮT LÝ THUYẾT
1 Thực tế ứng dụng ISO
John Nolan, 2015, How to evaluate supplier performance according to ISO 9001:2015
ISO 9000 không quy định việc đánh giá các nhà cung cấp một sản phẩm hay dịch vụnhưng với một số kiểm tra cơ bản sẽ mang đến nhiều tích cực cho công ty chúng ta khinhà cung cấp biết rằng chúng ta không chỉ đánh giá nội bộ mà còn đánh giá các yếu tốbên ngoài và trong đó có họ
Trang 5- Chi phí: Khi nhà cung cấp biết rằng họ đang được đánh giá sẽ tạo cảm hứng để cải thiệngiá của họ, nhằm đảm bảo rằng họ sẽ giữ vị trí tốt nhất trong chuỗi cung ứng của chúngta.
- Tuân thủ: Dưới sự đánh giá của chúng ta về nhà cung cấp sẽ tạo động lực cho họ thựchiện tuân thủ hơn hệ thống chất lượng ISO 9000 nhằm mang lại kết quả hợp tác tốt chocác bên
- Ổn định tài chính: Kiểm tra tài chính liên tục là cách để chúng ta giảm thiểu rủi ro nhàcung cấp Vì khi họ gặp vấn đề tài chính sẽ dẫn đến hoạt động kém hiệu quả và điều đóảnh hưởng đến sự hợp tác vốn có của các bên
- Tương tự các yếu tố trên thì việc đánh giá chất lượng, thời gian thực hiện và mối quan
hệ đôi bên cùng có lợi cũng cần được thực hiện
Để thực hiện đánh giá các yếu tố trên, chúng ta cần xây dựng thang điểm chính thức đápứng yêu cầu ISO 9000 để đảm bảo tính công bằng khi đánh giá các nhà cung cấp Nhìnnhận chung cho thấy rằng đánh giá nhà cung cấp mang lại nhiều lợi ích cho công ty giúpcải thiện chi phí, chất lượng và phân phối trong chuỗi cung ứng, giúp giảm thiểu rủi ro dotuân thủ hệ thống chất lượng
2 Sơ lược ISO 9000 và quá trình hình thành ISO 9001
CABEM Technologies, 2017, The history of the iso 9000 series
- ISO là tổ chức Quốc tế có hơn 160 quốc gia thành viên ISO lập các tiêu chuẩn trongmọi ngành trừ công nghiệp chế tạo điện và điện tử Vào những năm 1970 có nhiều sựkhác biệt về các quan điểm giữa các ngành công nghiệp giữa các nước trên thế giới, vớivấn đề này các thành viên đã đề nghị ISO thành lập ban kỹ thuật để phát triển các tiêuchuẩn quốc tế, thực hiện đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn hóa quản lý chất lượng trêntoàn thế giới Từ đó Ban kỹ thuật 176 (TC 176) được thành lập đã giới thiệu một mô hình
hệ thống quản lý chất lượng dựa trên tiêu chuẩn có sẵn của Anh là BS-5750 cung cấpmột tài liệu hợp đồng chung, chứng minh rằng sản xuất công nghiệp đã được kiểm soát
Từ những cơ sở tài liệu đó đến tháng 3 năm 1987 tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISOcông bố ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản trị chất lượng nhằm đem đến sựthống nhất chung cho hệ thống quản lý chất lượng
Trang 6ISO 9000 gồm có 3 tiêu chuẩn:
ISO 9001- Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ, kỹthuật
ISO 9002- Mô hình đảm bảo chất lượng trong sản xuất lắp đặt
ISO 9003 – Mô hình đảm bảo chất lượng trong kiểm nghiệm và thử nghiệm cuối cùng,sau đó tùy chỉnh ban hành vào phiên bản 2 vào năm 1994
- Năm 2000 ISO 9000 được sửa đổi lần 2 Đây được xem là lần sửa đổi thành công nhấtbởi hợp nhất 3 tiêu chuẩn thành ISO 9001:2000
- Việt Nam gia nhập tổ chức ISO vào năm 1977 là thành viên thứ 72 của tổ chức Ủy bankhoa học và kỹ thuật chấp nhận tiêu chuẩn ISO 9000 và ban hành thành tiêu chuẩn ViệtNam với ký hiệu TCVN ISO 9000 Cũng từ 10/2005 ISO 9001:2000 được xem xát và sửađổi, 11/2008 công bố phiên bản mới là ISO 9001:2008, vào 9/2015 ban hành phiên bảnmới ISO 9001:2015 và áp dụng cho đến nay
3 Giới thiệu ISO
ISAAC CLARKE, 2018, What Is ISO 9000
- Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) là một tổ chức phi chính phủ độc lập gồm cácthành viên từ các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia của hơn 160 quốc gia đặt ra các tiêu chuẩnquốc tế liên quan đến sản phẩm và dịch vụ ISO đã xuất bản hơn 13.000 tiêu chuẩn
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, liên quan đến quản lý chất lượng bằng cách cung cấp cho các
tổ chức hướng dẫn và công cụ cần thiết, có lẽ là tiêu chuẩn được biết đến rộng rãi và cótác động nhất trong số các tiêu chuẩn do ISO ban hành
- Tiêu chuẩn ISO 9001 là tài liệu mô tả tất cả các yêu cầu cần thiết để tạo và duy trì hệthống quản lý chất lượng như được mô tả trong ISO 9000 Đây là sự khác biệt nhỏ giữaISO 9000 và ISO 9001 Do đó, sẽ không chính xác khi nói rằng một tổ chức tuân thủ đạtchứng nhận ISO 9000, tuy nhiên nói một doanh nghiệp có thể được chứng nhận ISO 9001hoặc tuân thủ thì chính xác hơn Dẫu vậy cả hai đều dựa trên một số nguyên tắc quản lýchất lượng bao gồm tập trung vào khách hàng, động lực và ngụ ý của lãnh đạo cao nhất,cách tiếp cận theo quy trình và cải tiến liên tục
4 Nội dung, các yêu cầu của ISO 9001: 2015
Trang 7Michael Nyhuis , 2020, What is ISO 9001 certification? Standards and Requirements
- Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng được xem là một quyết định chiến lược để cóthể cải tiến kết quả hoạt động tổng thể và cung cấp nền tảng vững chắc cho sự phát triểnbền vững của tổ chức thông qua cách tiếp cận quá trình kết hợp chu trình PDCA nhằmxác định có đủ nguồn lực, quản lý, cơ hội cải tiến và tư duy dựa trên rủi ro giúp kiểm soátcác sai lệch thông qua kiểm soát phòng ngừa
- Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 gồm có 7 nguyên tắc quản lý chất lượng: hướng vào kháchhàng, sự lãnh đạo, sự cam kết của mọi người, tiếp cận theo quá trình, cải tiến, đưa raquyết định dựa trên bằng chứng, quản lý mối quan hệ
- Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng:
1 Phạm vi áp dụng Cần xác định rõ phạm vi đáp ứng khách hàng, các yêu cầu luật
pháp, cũng như quá trình cải tiến để phù hợp các yêu cầu
2 Tài liệu viện dẫn Tài liệu viện dẫn là rất cần thiết, nếu tài liệu có ghi năm công bố
thì áp dụng bản được nêu, ngược lại không ghi sẽ áp dụng bản mới nhất
3 Thuật ngữ và định nghĩa Các thuật ngữ được áp dụng trong ISO 9001:2015.
4 Bối cảnh tổ chức
- Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh của tổ chức: doanh nghiệp phải xác định các vấn đề bêntrong, bên ngoài có liên quan đến mục đích, định hướng chiến lược và những vấn đề ảnhhưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được các kết quả mong đợi của hệ thốngquản lý chất lượng Có thể áp dụng mô hình SWOT, PEST
- Hiểu biết nhu cầu của các bên liên quan Việc phân tích nhu cầu và mong đợi của cácbên quan tâm cũng là đầu vào để đáp ứng các điều khoản khác trong ISO 9001:2015
- Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng ổ chức phải xác định ranh giới vàkhả năng áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng để thiết lập phạm vi của nó
- Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống ổ chức phải thiết lập, thựchiện, duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm các quá trình cầnthiết và mối tương tác của chúng, phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này
5 Sự lãnh đạo
Trang 8- Sự lãnh đạo và cam kết Cần có cam kết thực hiện của Ban lãnh đạo Nó rất quan trọng,
vì hệ thống chỉ hiệu quả khi Lãnh đạo thực sự muốn thực hiện nó
- Chính sách chất lượng
- Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức Lãnh đạo cấp cao nhất phải đảm bảocác trách nhiệm và quyền hạn cho các vị trí liên quan được phân công, truyền đạt và thấuhiểu trong toàn tổ chức
6 Hoạch định
Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức
và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu
- Hoạch định giải quyết rủi ro và cơ hội Cách tiếp cận dựa trên rủi ro và cơ hội nhằm gópphần giúp tổ chức hành động chủ động và phòng ngừa trước các tình huống bất ngờ
- Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu Yêu cầu phải thiết lập các mụctiêu chất lượng cho các vị trí và phòng ban phù hợp trong tổ chức
- Hoạch định sự thay đổi Khi tổ chức xác định nhu cầu thay đổi, các thay đổi sẽ đượcthực hiện theo cách thức có kế hoạch đã được hoạch định trước, đảm bảo rằng hoạt độngkinh doanh, hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức đều được kiểm soát, Chủ động trongmọi tình huống để tránh được những hệ quả tiêu cực
Trang 9Để các quy trình được vận hành tốt thì cần có các tiêu chuẩn hoạch định cần thiết như:
- Hoạch định và kiểm soát vận hành
- Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
- Thiết kế và phát triển sản phẩm và dịch vụ
- Kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Chuyển giao sản phẩm và dịch vụ
- Kiểm soát đầu ra không phù hợp
9 Đánh giá kết quả hoạt động
- Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá giúp doanh nghiệp xác định có đạt được kếtquả dự kiến hay không
- Đánh giá nội bộ được xem là một hoạt động quan trọng của tổ chức
- Xem xét của lãnh đạo là việc xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo đượctiến hành theo các khoảng thời gian hoạch định để đảm bảo tính kiên tục và phù hợp vớichiến lược của tổ chức
10 Cải tiến
Sau cùng để khắc phục và đảm bảo tính phù hợp lâu dài thì cần phải thực hiện cải tiến liêntục hệ thống chất lượng
5 Các mốc thời gian cần lưu ý khi xác nhận chứng chỉ ISO
Chungnhanisocert, 2020, How long is the validity of ISO 9001 CERTIFICATE
Hiệu lực của chứng chỉ ISO 9001 có giá trị trong vòng 3 năm Trong thời gian hiệu lựccủa chứng chỉ, tổ chức chứng nhận sẽ được giám sát và đánh giá hàng năm nhằm xem xétviệc tuân thủ thực hiện các yêu cầu của ISO 9001 Nếu trong quá trình giám sát doanhnghiệp không duy trì các yêu cầu của hệ thống chất lượng sẽ bị đình chỉnh và thu hồichứng chỉ Các mốc thời gian trong quá trình chứng chỉ có hiệu lực như sau:
- Chứng nhận lần đầu tiên: Sau khi đánh giá tất cả yếu tố đều đạt được thì công ty sẽ đượccấp chứng chỉ ISO 9000 và hiệu lực là 3 năm
- Giám sát đánh giá lần 1: Tối thiểu dưới 12 tháng tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá lạidoanh nghiệp để duy trì hiệu lực của chứng chỉ Nếu kết quả đạt thì tổ chức chứng nhận sẽ
Trang 10duy trì hiệu lực ở lần đánh giá 1 Nếu kết quả chưa đạt mà công ty không tiến hành khắcphục thì tổ chức chứng nhận sẽ đình chỉ và thu hồi chứng chỉ.
- Đánh giá giám sát lần 2: Thời gian cách lần 1 là 12 tháng và công việc được thực hiệntương tự như lần 1
- Chứng chỉ hết hạn và xác nhận lại: Hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 là 3 năm do đómốc thời gian này thì chứng nhận hết hiệu lực Nếu công ty muốn được cấp lại chứngnhận mới thì tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá lại theo quy trình
Các công việc mà công ty cần làm để duy trì hiệu quả của chứng chỉ ISO 9001 bao gồm:Duy trì việc áp dụng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001, theo dõihiệu lực của chứng chỉ và thời hạn giám sát, thực hiện đánh giá nội bộ tại công ty, thựchiện giám sát và đánh giá hàng năm
6 Cách tiếp cận chứng nhận ISO 9001
Richar Keen, 2021, How To Apply For ISO 9001 Certification - 5 Simple Steps
Chứng nhận ISO 9001 là giải pháp tuyệt vời giúp hỗ trợ và phát triển công ty thông quaviệc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng toàn cầu Bài viết đưa ra 3 cách để chuẩn bị chochứng nhận ISO gồm:
- Tiếp cập chuyên gia thực tế: Nghĩa là công ty sẽ thuê một chuyên gia về ISO 9001 để họthực hiện các công việc đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn ISO 9001 cho công ty và saucông ty được cấp chứng nhận họ sẽ rời đi
- Tiếp cận nội bộ: Nghĩa là công ty tự tìm hiểu và thực hiện toàn bộ quy trình chứng nhận
mà không nhờ sự hỗ trợ nào từ bên ngoài
- Tiếp cập nhà tư vấn thực hành: Là sự kết hợp giữa 2 cách trên Họ sẽ chỉ dẫn cho công
ty thực hiện
Tuy nhiên nhìn nhận chung cách tiếp cận nội bộ là tối ưu nhất, mặc dù nó mất nhiều thờigian nhưng đảm bảo rằng tính tuân thủ sau khi thực hiện là cao nhất
Có 5 bước đơn giản để thực hiện đăng ký chứng nhận ISO 9001
- Sự chuẩn bị: tìm hiểu về ISO 9001, thực hiện đánh giá của bên thứ 3 và đề xuất kếhoạch hành động
- Tài liệu: Sắp xếp và chuẩn bị các tài liệu liên quan, cần thiết cho ISO
Trang 11- Thực hiện: Cam kết toàn bộ công ty tuân thủ và áp dụng hiệu quả hệ thống chất lượng.
- Kiểm toán nội bộ, đánh giá: Đánh giá nội bộ hàng năm đẻ đảm bảo thực hiện liên tục vàhiệu quả
- Đăng ký chứng nhận: Sau khi có đủ bằng chứng về tính nhất quán liên tục thì sẽ đượccấp chứng nhận
7 Ví dụ áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001
Mark Hammar, 2021, How to stay ISO 9001 compliant with remote workers
Đứng trước vấn đề nhân viên làm việc tại nhà vậy thì làm thế nào để đảm bảo hiệu quảcông việc của nhân viên so với việc làm việc dưới sự quản lý chung tại văn phòng Dướiđây là một số vấn đề đã được đưa ra trong điều khoản 7 hỗ trợ của tiêu chuẩn ISO 9001đưa ra có một số yêu cầu liên quan đến cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc và giao tiếpgiúp cải thiện vấn đề này
- Cơ sở hạ tầng: Điều khoản 7.1.3 Yêu cầu về nơi làm việc vật lý, thiết bị và công nghệcần thiết để vận hành tốt quá trình Trong đó vấn đề cơ sở hạ tầng công nghệ thông tinnên được đảm bảo từ phân cứng ( có thiết bị máy tính, có kết nối internet…)cho đến phầnmềm ( phần mềm hội nghị từ xa, công cụ để chia sẻ thông tin cần thiết giữa các nhân viên
từ xa…)
- Môi trường làm việc: Điều khoản 7.1.4 như đã nêu trong ISO 9001 môi trường làm việcphù hợp là bao gồm đảm bảo yếu tố vật chất và con người Về yếu tố vật lý khi nhân viênlàm việc tại nhà thì chúng ta khó có thể kiểm soát về nhiệt độ, không khí, mức vệ sinh…Nên chúng ta chỉ có thể ở múc hướng dẫn nhân viên thực hiện thiết lập không gian làmviệc hiệu quả hơn Về yếu tố con người, chúng ta nên xây dựng nhiều biện pháp hỗ trợnhân viên giảm căng thẳng, ngăn ngừa kiệt sức và bảo vệ tinh thần của họ trong quá trìnhlàm việc
- Trao đổi thông tin Điều khoản 7.4 Cần tìm kiếm các kênh giao tiếp giữa các bộ phận vànhân viên Hơn hết là thiết lập các cuộc gọi kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng việc giaotiếp và trao đổi thông tin khi nhân viên làm việc tại nhà luôn được diễn ra liên tục
Ngoài ra cũng cần đảm bảo tuân thủ hiện tốt các điều khoản khác của ISO 9001 và cáctiêu chuẩn ISO khác