Final báo cáo erp nhóm 02

Báo cáo môn học Quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đề tài quản lý kho của doanh nghiệp cho thuê

GIỚI THIỆU PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

Mục đích

Tìm hiểu về hệ thống ERP, cách xây dựng và triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Hệ thống ERP được thiết kế, xây dựng nhằm đạt được những mục đích sau:

● Dữ liệu trong toàn hệ thống được thống nhất và có thể tự động cập nhật sửa đổi khi dữ liệu tại nơi quản lý gốc có thay đổi

● Cho phép việc lấy dữ liệu từ các phân hệ quản lý khác nhau trong công ty

Phạm vi

Về nội dung nghiên cứu: đề tài tập trung vào nghiên cứu mô hình ERP của một công ty/doanh nghiệp

Về không gian: đề tài nghiên cứu tại Công ty TNHH MediaStep Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết

Phân tích thiết kế, cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình là ba yếu tố quan trọng cần thiết để xây dựng một hệ thống Để hiểu rõ thêm về các khái niệm này, nhóm đã nghiên cứu và tổng hợp các tài liệu, tập trung vào các trọng điểm chính sau:

3.1 Phân tích thiết kế hướng đối tượng Định nghĩa: Phân tích thiết kế hướng đối tượng là giai đoạn phát triển một mô hình chính xác và súc tích của vấn đề, có thành phần là các đối tượng và khái niệm đời thực, dễ hiểu với người sử dụng Ưu điểm: Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng là tính tái sử dụng: có thể tạo ra các thành phần (đối tượng) một lần và dùng chúng nhiều lần sau đó

3.2 Cơ sở dữ liệu Định nghĩa: cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khác nhau

Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) giải quyết các hạn chế của lưu trữ dưới dạng hệ thống tập tin, bao gồm giảm tối đa trùng lặp thông tin, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của dữ liệu, cho phép truy xuất dữ liệu đa dạng từ nhiều nguồn và ứng dụng khác nhau, đồng thời tăng cường khả năng chia sẻ thông tin.

Nhóm sử dụng xampp, mySQL để làm và lưu trữ CSDL của đề tài

TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG ERP 5 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP

Giới thiệu

● Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH MediaStep Việt Nam

● Địa chỉ đăng ký: 60A Trường Sơn, P.2, Q Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh

● Giấy CNĐKDN: 0314449727 – Ngày cấp 07/06/2017 được sửa đổi lần thứ 1 ngày 12/06/2017

● Cơ quan cấp: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư TP.HCM

Quá trình phát triển

MediaStep được thành lập năm 2005, với gần 20 năm kinh nghiệm đồng hành cùng các doanh nghiệp trong nước và quốc tế đặc biệt và các nhà máy lớn có vốn đầu tư FDI, công ty đều hướng đến mục tiêu tăng trưởng bền vững cho khách hàng cộng đồng Trong quá trình phát triển, MediaStep đều đặt chất lượng dịch vụ, con người, cộng đồng xã hội là trung tâm của mọi sự họa động phát triển

Các giai đoạn phát triển:

● 2005: Thành lập công ty có trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh chỉ gần 10 nhân sự

● 2006: Khẳng định thương hiệu: Đạt chứng nhận Thương hiệu mạnh Việt Nam

● 2013: Mở rộng thị trường: Thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

● 2016: Thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

● 2017: Trở thành đối tác chiến lược của công ty Daiichi Kamotsu, đánh dấu bước ngoặt lớn trong sự phát triển nhằm hướng tới hoàn thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ logistics giữa Việt Nam và Nhật Bản

● 2021: Doanh thu tăng trưởng 42% so với năm 2020, hơn 200 nhân viên, phát triển dịch vụ phân phối và kho vận cho lĩnh vực thương mại điện tử.

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu

Dịch vụ cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa.

Cơ cấu tổ chức

- Đại diện công ty giao kết các hợp đồng, đại diện trong các quan hệ dân sự, quan hệ pháp luật phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty

- Thiết lập chính sách cho công ty, giám sát các quản lý của công ty

- Duyệt các chiến lược được đề ra, cung cấp tầm nhìn, sứ mệnh, nhiệm vụ, mục

7 tiêu phát triển của tổ chức

- Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý năm

- Giám sát và kiểm soát chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác, nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao

- Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh

- Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh

- Xây dựng chiến lược PR, marketing, chiến lược phát triển về thương hiệu

● Phòng công nghệ thông tin:

- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

- Thực hiện báo cáo về CNTT hoạt động trạng thái và hướng dẫn giải quyết sự cố liên quan đến CNTT hệ thống

- Chịu trách nhiệm quản lý CNTT hoạt động và quản lý

- Quản lý, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động trong doanh nghiệp

- Quản lý và sử dụng chất lượng cơ sở hiệu quả và các phương tiện, thiết bị trang được giao

- Lập kế hoạch, báo cáo và triển khai công việc tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu

8 cầu hoạt động của doanh nghiệp

- Tiếp cận các kênh truyền thông để đưa ra tuyển dụng thông tin đến gần hơn với chức năng của ứng viên

- Tạo mối liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… Tìm kiếm nguồn lực chất lượng cao cho doanh nghiệp

- Trực tiếp đề tài với cấp trên các ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng công việc của nhân viên

- Tính toán, quyết toán mức lương, phúc lợi và thuế thu nhập cho nhân viên theo quy định của pháp luật

- Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, cá nhân tài khoản, lương chính sách, bảo hiểm chế độ, phép nghỉ…

- Nắm quyền nhân viên hướng dẫn về hợp đồng lao động, tiền lương, chính sách phúc lợi, nội quy tại công ty

- Theo dõi, thực hiện nghỉ chế độ hay hết hạn hợp đồng theo quy định

- Phụ trách việc đăng ký và nộp các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… cho nhân viên

- Giải quyết các vấn đề liên quan đến đãi ngộ của nhân viên (thai sản, ốm đau, bảo hiểm, du lịch, …)

- Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc

- Hướng dẫn, đào tạo quy định, nội quy và văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới

- Thực hiện công việc về chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước

- Theo dõi sự vận hành, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan

- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh

- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,

- Giải quyết các vấn đề về lương, thưởng cho nhân sự

● Phòng chăm sóc khách hàng:

- Nhận mọi thông tin khiếu nại của khách hàng, phương pháp xử lý đưa ra trình cấp trên xin ý kiến và thảo luận tại cuộc họp giao ban

- Phối hợp với phòng marketing để thực hiện phân tích những lợi ích mà khách hàng nhận được, nhằm phát huy hiệu quả cao nhất của kế hoạch marketing

Để duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, doanh nghiệp cần lập kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên Việc thực hiện kế hoạch thăm hỏi sẽ bao gồm tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh khi cần Thông qua các buổi thăm hỏi, doanh nghiệp có thể ghi nhận ý kiến của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của họ, góp phần cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp.

- Lập kế hoạch tặng quà cho khách trong dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày sinh nhật của công ty

- Theo dõi sản phẩm bảo mật, kiểm tra hoạt động bảo mật, hoạt động bảo trì sửa chữa để có được hài lòng của khách hàng

- Triển khai đo lường mức độ hài lòng khách hàng Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân nhân viên được đánh giá không tốt, không đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đề ra giải pháp cải thiện.

- Lập kế hoạch ngân sách và quản lý hàng năm và xuất BGĐ thông qua.

ERP VÀ GIẢI PHÁP, LỢI ÍCH CỦA ERP ĐEM LẠI

ERP là chữ viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, đó là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau

2.2.2 Quá trình phát triển ERP

ERP được nhen nhóm từ những năm đầu của thập kỷ 50 và thực sự bắt đầu vào những năm 60 Ngày nay nó đã trở thành một thị trường phát triển vững chắc ở trên thế giới và thị trường này cũng đã hình thành ở Việt Nam cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin tại Việt nam Để hiểu ERP bắt đầu từ đầu và sẽ đi về đâu? Chúng ta cùng tìm hiểu một số khái niệm: MRP, MRP II, ERP và ERM

MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu vật liệu

MRP II: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất

ERP: Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

ERM: Enterprise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Thập niên 50, quá trình hoạt động sản xuất của các công ty đã đặt ra các yêu cầu cần phải giải quyết đó là:

● Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

● Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock)

● Danh sách nguyên liệu (Bill of Material BOMP)

● Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)

Việc giải quyết các yêu cầu trên sẽ quyết định phương hướng, kế hoạch sản xuất, kinh doanh của một công ty Vì vậy nó mang một ý nghĩa sống còn đối với hoạt động kinh doanh sản xuất Tuy nhiên những hoạt động này cần phải xử lý và tính toán nhanh và không thể đáp ứng được nếu xử lý bằng tay

Cũng trong giai đoạn này, máy tính đã trở nên rẻ hơn, mạnh hơn và thân thiện với con người hơn Do đó từ giữa những năm 60, nhiều hệ thống quản lý trên máy tính đã lần lượt xuất hiện, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý sản xuất truyền thống Các yêu cầu trong quản lý đã cấu thành hệ thống MRP - Material Requirements Planning hay hoạch định nhu cầu vật liệu

Những năm 1975, hệ thống MRP đã được định nghĩa và hiểu biết một cách đầy đủ và chính xác hơn Kể từ đó bắt đầu hình thành hệ thống MRP II – Manufacturing Resource Planning-Hoạch định nguồn lực sản xuất Từ đây thường có sự nhầm lẫn giữa MRP và MRP II

MRP là một tập hợp công nghệ sử dụng dữ liệu về BOM, thông tin kho và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu Còn MRP II được định nghĩa là: “Một phương pháp hoạch định hiệu quả các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp Nó nhắm đến việc hoạch định hoạt động cho từng đơn vị bộ phận, hoạch định tài chính và có khả năng dự trù cho các tình huống xảy ra trong quá trình sản xuất MRP II là kết quả trực tiếp và mở rộng từ các vòng lặp MRP

12 Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên mô hình Client/Server Các hệ thống MRP nhường chỗ cho một học phần mềm mới là ERP – Enterprise Resource Planning nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Nó bao trùm lên toàn bộ các chức năng, hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp như: quản lý tài chính, bán hàng, sản xuất, quản lý kho, nhân lực…

Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại như: SAP của Đức, Computer Associate, Peoplesoft, JD Edward và Oracle của Mỹ…

2.2.3 Phát triển ERP ở Việt Nam

Việc triển khai ERP ở Việt Nam gặp rất nhiều khó khăn và có thể nói là thiếu một lộ trình hợp lý Lý giải cho hiện tượng chưa cân xứng giữa vị trí và vai trò của ERP tại Việt Nam, các chuyên gia khẳng định nguyên nhân do lượng thông tin đến với doanh nghiệp chưa giúp họ hiểu cụ thể những tác động của nó Việc đề ra giải pháp để nâng cấp doanh nghiệp trở nên cấp thiết khi đến gần ngưỡng cửa hội nhập Cơ cấu quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam là rất phức tạp và không cụ thể Yêu cầu tất yếu đặt ra là phải thay đổi lại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các quy trình hoạt động cho phù hợp Tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp đều có xu hướng giữ lại quy trình cũ của mình Bản thân quy trình đó đã gắn bó với họ một thời gian dài, mang lại sự thành công và phát triển nhất định Việc thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp thay đổi quy trình sản xuất là điều không dễ và đây chính là khâu đặc biệt khó khăn khi triển khai một dự án ERP Bên cạnh đó, còn có những khó khăn cần được giải quyết như trình độ của đội ngũ nhân viên, cơ sở vật chất, sự khác biệt với kế toán truyền thống, việc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu…

Tuy nhiên, Việt Nam đã tham gia vào WTO, và các doanh nghiệp trong nước phải

13 đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt đến từ các công ty, doanh nghiệp nước ngoài Do đó yêu cầu triển khai ERP để làm quy trình làm việc chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn, nâng cao tính cạnh tranh là một điều tất yếu Bức tranh về “Thị trường ERP Việt Nam” đã có rất nhiều biến đổi theo chiều hướng tích cực và trong những năm tới nó sẽ còn phát triển hơn nữa Và thực sự “ERP Việt Nam” là một mảnh đất màu mỡ cho những nhà phát triển

2.2.4 Các phân hệ trong phần mềm ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ của ERP bao gồm : a Phân hệ kế toán:

Phân hệ kế toán trên hệ thống ERP là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác kế toán, tài chính tại các doanh nghiệp Ứng dụng giúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ kế toán hàng ngày của kế toán viên, là công cụ tổng hợp, thống kê, phân tích tình hình tài chính, kế toán tại các doanh nghiệp Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, một phân hệ kế toán tiên tiến sẽ giúp quản trị tài chính mọi lúc mọi nơi, tức thời xem kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ngay trên các thiết bị di động và quản trị toàn diện doanh nghiệp thông qua các báo cáo quản trị linh động: doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, công nợ, tồn kho, mua hàng, bán hàng, …

Chức năng dành cho kế toán của phân hệ này cần phải đáp ứng đầy đủ nhu cầu nghiệp vụ kế toán theo cả 2 chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC như:

● Tiếp nhận đề nghị tạm ứng, thanh quyết toán trực tuyến Tự động đối chiếu

14 với Thủ quỹ để phát hiện chênh lệch, tự động xử lý kết quả kiểm kê quỹ Tự động đối chiếu chứng từ Thu, Chi với Sổ phụ ngân hàng để phát hiện chênh lệch

Dự báo dòng tiền, số dư của từng tài khoản trong tương lai

● Tự động phân bổ chi phí mua hàng, chi phí hải quan, hạch toán các khoản chiết khấu thương mại, theo dõi chi tiết công nợ phải trả theo từng hóa đơn

LẬP KẾ HOẠCH CHO DỰ ÁN

● Chi phí dự án, kho bãi, nhân lực

2.3.1 Nhân sự, phân chia các nhóm

Nhóm Thành viên Nhiệm vụ

- Phân hệ Quản lý kho

- Phân hệ Quản lý nhân sự

- Phân hệ Quản lý vận tải

- Phân hệ Quản lý hợp đồng thuê

- Phân hệ Quản lý tài chính

- Phân hệ Quản lý khách hàng

Thời gian triển khai dự án trong 9 tuần

Tuần 1: Tiến hành khảo sát, tìm hiểu về công ty

Tuần 2: Xác Định Yêu cầu của hệ thống chung, phân tích ERP

Tuần 3: Các nhóm con nhận đề tài và tìm hiểu công việc

Tuần 4: Thống nhất cấu trúc, xác định công cụ lập trình Tuần

5: Xây dựng CSDL và tạo mối liên kết

Tuần 6: Xây dựng phần mềm

Tuần 7: Kiểm tra, kiểm thử, sửa lỗi phát sinh

Tuần 8: Hoàn thiện và triển khai dự án

Tuần 9: Bàn giao cho công ty

Trước khi triển khai ERP & CRM, cả hai bên khách hàng và nhà triển khai cần thống nhất:

Thành lập ban dự án ERP bao gồm giám đốc hoặc phó giám đốc và nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng ban Đơn cử một người làm đại diện duy nhất trao đổi nội dung với Nhà Triển Khai, người này sẽ báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành triển khai ERP và trao đổi thông tin với Nhà Triển Khai; đây là nhận sự có hiểu biết tường tận về quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực thực thi để đưa ra các giải pháp cho ban dự án của doanh nghiệp khi cần thiết

Sau khi nhân viên kinh doanh hỗ trợ xử lý xong hợp đồng sẽ tiến hành bàn giao lại công việc cho team Support của đơn vị triển khai

Trong team Support của đơn vị triển khai thường sẽ có một Trưởng Dự Án – Project Manager (Phó giám đốc hoặc Trưởng phòng triển khai ERP), người này sẽ đứng ra với vai trò chỉ đạo triển khai ERP cho doanh nghiệp Nhiệm vụ của người này là thiết lập các trao đổi, điều động nguồn nhân lực và theo dõi tiến độ và đảm bảo khách hàng hài lòng trong quá trình triển khai ERP Điều khoản bảo mật và lưu trữ dữ liệu: Đơn Vị Triển Khai phải đảm bảo không cung cấp dữ liệu, quy trình và các tài liệu được thỏa thuận bảo mật của Doanh Nghiệp cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào trừ trường hợp được sự cho phép của Doanh Nghiệp hoặc pháp luật có quy định Đơn Vị Triển Khai phải cam kết mã hóa mật khẩu truy cập của Doanh Nghiệp trước

28 khi lưu trữ xuống cơ sở dữ liệu (mã hóa 1 chiều, không dịch ngược) Đơn Vị Triển Khai phải đảm bảo mọi dữ liệu của Doanh Nghiệp được lưu trữ tách biệt, bảo mật, phải sao lưu dự phòng định kỳ 01 lần/ngày và luôn có bản sao lưu dự phòng mới nhất của Doanh Nghiệp trong trường hợp Doanh Nghiệp sử dụng gói Cloud Đối với Doanh Nghiệp triển khai On-Premises trên server riêng thì Đơn vị Triển Khai phải đảm bảo tư vấn đúng cấu hình cần thiết đáp ứng đủ nhu cầu truy cập của người dùng trong doanh nghiệp

Trong trường hợp Doanh Nghiệp không tiếp tục sử dụng Hệ thống của Đơn Vị Triển Khai khi thuê gói Cloud nữa thì toàn bộ dữ liệu trên hệ thống của Đơn Vị Triển Khai sẽ phải được xóa ngay lập tức kể từ khi thời hạn hợp đồng hết hiệu lực

Trong trường hợp Đơn Vị Triển Khai ngưng cung cấp dịch vụ Cloud, họ có trách nhiệm cài đặt hệ thống và dữ liệu lên máy chủ do Doanh Nghiệp chỉ định Đồng thời, Đơn Vị Triển Khai phải bàn giao mã nguồn của toàn bộ hệ thống đang chạy cho Doanh Nghiệp.

Doanh Nghiệp sẽ phải đảm bảo không kinh doanh hoạt động phần mềm liên quan đến hệ thống ERP & CRM mà đơn vị triển khai đã bàn giao cho Doanh Nghiệp, không vi phạm bản quyền hệ thống và sở hữu trí tuệ của đơn vị triển khai

Hai bên sẽ phải ký bản thỏa thuận bảo mật thông tin ngay sau khi ký hợp đồng và bản thoả thuận bảo mật thông tin được xem là một phần không tách rời của bản Hợp đồng

Quyền lợi và nghĩa vụ của công ty:

Khi triển khai dịch vụ, Đơn Vị Triển Khai cung cấp thông tin quản trị cho Doanh Nghiệp Sau đó, Doanh Nghiệp có trách nhiệm bảo quản thông tin tài khoản, bao gồm thay đổi ngay thông tin tài khoản và lưu giữ, bảo mật thông tin này Doanh Nghiệp chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật nếu để tổ chức hoặc cá nhân khác lợi dụng thông tin tài khoản để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật Doanh Nghiệp phải kịp thời thông báo cho Đơn Vị Triển Khai nếu phát hiện các trường hợp truy cập trái phép.

29 khoản hoặc các sơ hở về bảo mật, bao gồm việc mất mát, đánh cắp thông tin thì lập tức thông báo cho Đơn Vị Triển Khai kịp thời xử lý Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các dữ liệu theo hướng dẫn của Đơn Vị Triển Khai yêu cầu khi triển khai tích hợp hệ thống ERP

Doanh Nghiệp chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với các nội dung, dữ liệu do các tài khoản của Doanh Nghiệp thiết lập, tải lên, lưu trữ trên hệ thống hoặc gửi đi từ hệ thống

Trong trường hợp cần hỗ trợ kỹ thuật, Doanh nghiệp cho phép Đơn vị Triển khai truy cập vào tài khoản quản trị của Doanh nghiệp để xử lý vấn đề.

Việc doanh nghiệp tự ý bẻ khóa hoặc chỉnh sửa Hệ thống ERP là hành vi xâm phạm bản quyền và sở hữu trí tuệ của Đơn Vị Triển Khai Các hành động này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều khoản hợp đồng và chính sách của Đơn Vị Triển Khai, tránh những rủi ro không đáng có.

Thanh toán đầy đủ, đúng hạn các khoản phí dịch vụ, chi phí phát sinh (nếu có) theo thông báo của Đơn Vị Triển Khai

Quyền lợi và nghĩa vụ của Đơn Vị Triển Khai ERP

Cam kết đảm bảo tính toàn vẹn và bí mật từ phía máy chủ đối với dữ liệu của Doanh Nghiệp và đảm bảo giữ bí mật mọi thông tin của Doanh Nghiệp, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật

Cung cấp dịch vụ (khởi tạo tài khoản, thiết lập cấu hình) theo đúng nội dung đã thỏa thuận và đảm bảo chất lượng dịch vụ theo đúng các quy định tiêu chuẩn Đảm bảo an toàn, bảo mật về thông tin cho Doanh Nghiệp

Có trách nhiệm thông báo cho Doanh Nghiệp về các thay đổi, cập nhật hoặc có khả năng gián đoạn tối thiểu 02 ngày (48 tiếng) trước khi triển khai

Giải quyết các sự cố liên quan đến Hệ thống trong thời gian sớm nhất và không quá

24 giờ, trừ trường hợp bất khả kháng Đơn Vị Triển Khai được miễn trừ mọi trách nhiệm với các nội dung, dữ liệu do

Doanh Nghiệp thiết lập, tải lên và lưu trữ trên hệ thống hoặc gửi đi từ hệ thống mà Doanh Nghiệp đang quản lý

Trong trường hợp Doanh Nghiệp vi phạm các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng, Đơn Vị Triển Khai sẽ tiến hành kiểm tra và tạm ngừng cung cấp dịch vụ Nếu Doanh Nghiệp không xử lý sau 24 giờ kể từ khi được thông báo thì Đơn vị

TRIỂN KHAI VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

QUẢN LÝ KHO

3.1.1.1 Đánh giá hệ thống a Quy trình

Khách hàng liên hệ và làm thủ tục Quản lý khách hàng sẽ xác định loại hàng hóa và chọn ra loại kho phù hợp (kho đông lạnh,kho thường ) hoặc theo yêu cầu của khách và liên hệ cho bộ phận quản lý kho xem loại kho đó còn trống hay không Sau khi đã xác định thì sẽ hẹn khách ngày nhập kho và làm thủ tục nhập kho Khi nhập kho, Quản lý kho sẽ thống kê số lượng hàng hóa và chốt số lượng và thời gian khách thuê kho Khi xuất kho Quản lý sẽ kiểm tra lại tình trạng hàng hóa và bàn giao cho khách Nếu có hàng hóa bị hỏng hoặc mất thì bộ phận quản lý sẽ chịu trách nhiệm

Hệ thống quản lý kho được xây dựng cho hai đối tượng chính:Quản lý, nhân viên Đối với hệ thống quản lý kho, hệ thống phải cho phép thực hiện các công việc sau:

- Quản lý xuất nhập kho:

Xuất kho: Ngày xuất kho, hàng hóa xuất kho, số lượng, in báo cáo thống kê (nếu có)

Nhập kho: Ngày nhập, hàng hóa được đưa vào kho, số lượng được đưa vào, in báo cáo thống kê (nếu có)

Hệ thống quản lý kho là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp cần quản lý lượng hàng hóa lớn Nó cung cấp khả năng kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời về số lượng, loại và vị trí của hàng hóa Bằng cách tối ưu hóa quản lý kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tổn thất, cải thiện độ chính xác khi giao hàng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về hàng tồn kho.

Từ thực tế cho thấy việc quản lý trước kia chủ yếu bằng thủ công, các thông tin của các bộ được đưa vào sổ sách, từ đó người quản lý lập ra các báo cáo Việc quản lý thủ công có rất nhiều công đoạn chồng chéo, rời rạc, mất nhiều công sức Do đó sai sót có thể xảy ra dư thừa hay thiếu xót thông tin gây ra hậu quả nghiêm trọng

Trong quả trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên các nhà quản lý thường chú trọng đến các thông tin, hay những vấn đề quan trọng Do vậy nên thông tin không được cập nhập thường xuyên và đầy đủ, điều này dẫn đến tình trạng nhiều thông tin trên thực tế cần thiết cho việc quản lý lại bị bỏ qua không thể tập hợp nổi Cũng chính vì thế mà hiệu quả

 Do quản lý bằng sổ sách, giấy tờ nên tốn thời gian và nhân lực

 Dễ xảy ra sai sót

 Khó quản lý một cách chính xác

 Dữ liệu dễ bị mất

3.1.1.2 Xác định yêu cầu hệ thống a Yêu cầu chức năng

- Các yêu cầu chức năng nghiệp vụ của hệ thống: Đối tượng Chức năng Mô tả

Nhân viên Quản lý hàng hóa  Thêm thông tin hàng hóa

 Cập nhật thông tin hàng hóa

Quản lý nhập xuất kho  Xuất kho:

+ Thông tin hàng hóa + Tình trạng hàng hóa

+Thủ tục nhập kho +Thông tin hàng hóa

Quản lý Quản lý kho  Thêm thông tin kho

 Cập nhật thông tin kho

Quản lý hàng hóa  Thêm thông tin hàng hóa

 Cập nhật thông tin hàng hóa

Quản lý nhập xuất kho  Xuất kho:

+Thông tin hàng hóa +Tình trạng hàng hóa b Yêu cầu phi chức năng

- Cho phép thay đổi giao diện hệ thống

- Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng ngay cả cho những người không chuyên tin học

- Các màn hình có sự nhất quán chung

- Tốc độ tra cứu, thêm mới, cập nhật thông tin nhanh chóng

Bùi Thu Hằng + Phân công công việc nhóm lớn

+ Đảm bảo chất lượng tiến trình công việc nhóm lớn + Tham gia xây dựng demo và kiểm thử hệ thống + Phân tích hệ thống con

+ Chỉnh sửa hoàn thiện báo cáo

Nguyễn Chí Hưởng + Phân tích hệ thống con

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu và liên kết cơ sở dữ liệu

Hoàng Thị Thùy Trang + Đánh giá hiện trạng, xác định yêu cầu của hệ thống

+ Xây dựng hệ thống con

Nguyễn Đình Khánh Dương + Xây dựng hệ thống con

+ Tìm hiểu tổ chức doanh nghiệp

3.1.2.1 Phân tích về chức năng

36 a UC tổng quát b UC chi tiết và đặc tả chức năng

UC chi tiết chức năng quản lý hàng hóa

STT TÊN Usecase Quản lý hàng hóa

1 Tác nhân Quản lý, Nhân viên

2 Mục đích Xem thông tin chi tiết trong kho lưu trữ mặt hàng gì, tình trạng hàng hóa

3 Mô tả Usecase cho phép kiểm soát được các mặt hàng có trong kho

 Người quản lý thực hiện đăng nhập vào hệ thống

 Thực hiện chức năng Quản lý hàng hóa

 Thực hiện các chức năng của Quản lý hàng hóa

 Thực hiện các chức năng thêm , sửa, xóa, tìm kiếm xem thông tin chi tiết và tình trạng hàng hóa

STT Tên Usecase Thêm thông tin hàng hóa

2 Mục đích Thêm thông tin hàng hóa vào Quản lý hàng hóa của kho

3 Mô tả Usecase cho phép thêm thông tin hàng hóa vào Quản lý hàng hóa của kho

4 Luồng sự kiện chính - Người quản lý thực hiện đăng nhập vào hệ thống

- Thực hiện chức năng Quản lý hàng hóa

- Hiển thị danh sách hàng hóa có trong hệ thống

- Thực hiện chức năng thêm hàng hóa

- Hiển thị màn hình nhập thông tin của mã hàng hóa mới (mã hàng hóa, tên hàng hóa, …)

- Thực hiện nhập thông tin hàng hóa

- Hệ thống lưu thông tin hàng hóa vừa được thêm vào hệ thống

STT Tên Usecase Sửa thông tin hàng hóa

2 Mục đích Sửa thông tin của hàng hóa trong hệ thống quản lý hàng hóa

3 Mô tả Usecase cho phép người quản lý,nhân viên sửa thông tin của các mặt hàng đã được tạo trong hệ thống của kho

 Người quản lý, nhân viên thực hiện đăng nhập vào hệ thống

 Thực hiện chức năng quản lý hàng hóa

 Hiển thị danh sách hàng hóa có trong hệ thống

 Thực hiện chức năng sửa thông tin củahàng hóa muốn chỉnh sửa

 Hiển thị màn hình thông tin của hàng hóa

 Chọn thông tin muốn chỉnh sửa và thực hiện chỉnh sửa

 Hệ thống lưu thông tin vừa được người quản lý, nhân viên chỉnh sửa trong hệ thống

5 Luồng sự kiện phụ Không có

STT Tên Usecase Xóa thông tin hàng hóa

2 Mục đích Xóa thông tin của hàng hóa khỏi hệ thống quản lý hàng hóa

3 Mô tả Usecase cho phép người quản lý xóa thông tin của hàng hóa khỏi hệ thống quản lý hàng hóa

4 Luồng sự kiện chính - Người quản lý, nhân viên thực hiện đăng nhập vào hệ thống

- Thực hiện chức năng quản lý hàng hóa

- Hiển thị danh sách hàng góa có trong hệ thống

- Thực hiện chọn mặt hàng muốn xóa và lưu thông tin

- Hệ thống sẽ xóa thông tin của mặt hàng mà người quản lý đã thực hiện xóa

Tìm thông tin hàng hóa

2 Mục đích Tìm thông tin chi tiết của hàng hóa bất kỳ trong hệ thống quản lý hàng hóa

3 Mô tả Usecase cho phép người quản lý, nhân viên thực hiện tìm kiếm các thông tin của hàng hóa trong hệ thống quản lý hàng hóa

 Thực hiện nhập thông tin tìm kiếm trên thanh tìm kiếm của hệ thống

 Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin hàng hóa đã được nhập của quản lý, nhân viên và hiển thị những hàng hóa có thông tin trùng khớp với từ khóa đã tìm kiếm

STT Tên Usecase Tình trạng hang hóa

2 Mục đích Kiểm tra tình trạng của hàng hóa trong hệ thống quản lý hàng hóa

3 Mô tả Usecase cho phép người quản lý kiểm tra tình trạng của hàng

40 hóa đã được tạo trong hệ thống quản lý hàng hóa

 Thực hiện kiểm tra tình trạng hàng hóa

 Hệ thống sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa đã được nhập của quản lý, nhân viên và hiển thị những tình trạng hàng hóa

- UC chi tiết chức năng quản lý xuất nhập kho

STT TÊN Usecase Quản lý phiếu xuất kho

2 Mục đích Xem thông tin chi tiết phiếu xuất kho

3 Mô tả Usecase cho phép quản lý kiểm soát được đơn xuất kho

4 Luồng sự kiện chính - Người nhân viên thực hiện đăng nhập vào hệ thống

- Thực hiện các chức năng của xuất kho

- Thực hiện các chức năng thêm , sửa, xóa, tìm kiếm xem thông tin chi tiết và tình trạng xuất kho

STT Tên Usecase Quản lý phiếu nhập kho

2 Mục đích Thêm thông tin phiếu nhập kho

3 Mô tả Usecase cho phép quản lý kiểm soát được đơn nhập kho

4 Luồng sự kiện chính - Người nhân viên thực hiện đăng nhập vào hệ thống

- Thực hiện các chức năng của Xuất kho

- Thực hiện các chức năng thêm , sửa, xóa, tìm kiếm xem thông tin chi tiết và tình trạng nhập kho

STT Tên Usecase Tìm kiếm phiếu xuất/ nhập kho

2 Mục đích Tìm thông tin phiếu xuất/ nhập kho

3 Mô tả Usecase cho phép tìm kiếm đơn xuất/ nhập kho

4 Luồng sự kiện - Người nhân viên thực hiện đăng nhập vào hệ thống

42 chính - Thực hiện các chức năng tìm kiếm của phiếu xuất/ nhập kho

- Thực hiện các chức năng tìm kiếm xem thông tin chi tiết

UC chi tiết chức năng quản lý kho

STT TÊN Usecase Quản lý kho

2 Mục đích Xem thông tin chi tiết kho, tình trạng kho

3 Mô tả Usecase cho phép quản lý kiểm soát được các loại kho

- Thực hiện các chức năng của Quản lý kho

- Thực hiện các chức năng thêm , sửa, xóa, tìm kiếm xem thông tin chi tiết và tình trạng hàng hóa

STT Tên Usecase Thêm thông tin kho

2 Mục đích Thêm thông tin kho vào Quản lý kho

3 Mô tả Usecase cho phép quản lý thêm thông tin kho vào Quản lý kho

- Thực hiện chức năng Quản lý kho

- Hiển thị danh sách kho có trong hệ thống

- Thực hiện chức năng thêm kho

- Hiển thị màn hình nhập thông tin của mã kho mới (mã kho, tênkho, …)

- Thực hiện nhập thông tin kho

- Hệ thống lưu thông tin kho vừa được thêm vào hệ thống

STT Tên Usecase Sửa thông tin kho

2 Mục đích Sửa thông tin của kho trong hệ thống quản lý kho

3 Mô tả Usecase cho phép người quản lý sửa thông tin của các kho đã được tạo trong hệ thống quản lý kho

 Thực hiện chức năng quản lý kho

 Hiển thị danh sách kho có trong hệ thống

 Thực hiện chức năng sửa thông tin của kho muốn chỉnh sửa

 Hiển thị màn hình thông tin của kho

 Chọn thông tin muốn chỉnh sửa và thực hiện chỉnh sửa

 Hệ thống lưu thông tin vừa được người quản lý, nhân viên chỉnh sửa trong hệ thống

STT Tên Usecase Xóa thông tin kho

2 Mục đích Xóa thông tin của kho trong hệ thống quản lý kho

3 Mô tả Usecase cho phép người quản lý xóa thông tin của các kho đã được tạo trong hệ thống quản lý kho

 Thực hiện chức năng xóa thông tin của kho muốn xóa

 Hiển thị màn hình thông tin của kho

 Chọn thông tin muốn chỉnh xóa và thực hiện xóa

 Hệ thống lưu thông tin vừa được người quản lý, nhân viên xóa trong hệ thống

2 Mục đích Tìm thông tin của kho trong hệ thống quản lý kho

3 Mô tả Usecase cho phép người quản lý,nhân viên tìm thông tin của các kho đã được tạo trong hệ thống quản lý kho

 Thực hiện nhập thông tin tìm kiếm trên thanh tìm kiếm của hệ thống

 Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin kho đã được nhập của quản lý, và hiển thị những kho có thông tin trùng khớp với từ khóa đã tìm kiếm

STT Tên Usecase Tình trạng thông tin kho

2 Mục đích Kiểm tra tình trạng của kho trong hệ thống quản lý kho

3 Mô tả Usecase cho phép người quản lý kiểm tra tình trạng của các kho đã được tạo trong hệ thống quản lý kho

 Thực hiện kiểm tra tình trạng kho

 Hệ thống sẽ kiểm tra tình trạng kho đã được nhập của quản lý, và hiển thị những tình trạng kho

3.1.2.2 Phân tích về hành vi a Biểu đồ trình tự

- Biểu đồ trình tự chức năng qly hàng hóa

Thêm thông tin hàng hóa

Sửa thông tin hàng hóa

Xóa thông tin hàng hóa

- Biểu đồ trình tự chức năng quản lý xuất nhập kho

Tìm kiếm phiếu xuất nhập kho

Biểu diễn các chức năng

- Biểu đồ trình tự chức năng quản lý kho Biểu đồ trình tự chức năng thêm kho

Biểu đồ trình tự chức năng sửa kho

Biểu đồ trình tự chức năng xóa kho

Biểu đồ trình tự chức năng xem chi tiết kho

Biểu đồ trình tự chức năng xem tìm kiếm kho

- Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý hàng hóa Thêm thông tin hàng hóa

Sửa thông tin hàng hóa

Xóa thông tin hàng hóa

- Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý xuất nhập kho

Tìm kiếm phiếu xuất/ nhập kho

3.1.2.3 Phân tích thiết kế về dữ liệu

65 b PTTK dữ liệu thực thể c PTTK dữ liệu cấu trúc

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Lưu trữ hợp đồng lao động, thêm hợp đồng khi có nhân sự mới, gia hạn hợp đồng cho nhân viên cũ và xóa hợp đồng khi nhân viên nghỉ việc đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả Bằng cách lưu trữ thông tin hợp đồng đầy đủ, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất, chỉnh sửa và cập nhật khi cần thiết, đảm bảo sự minh bạch trong quản lý nhân sự cũng như tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

+ Quản lý hồ sơ nhân viên

Quản lý , lưu trữ cac hồ sơ liên quan của nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty + Quản lý bằng cấp

Quản lý bằng cấp , giấy tờ của nhân viên cần để ứng tuyển vào vị trí muốn ứng tuyển + Quản lý phòng ban

Quản lý, theo dõi các phòng ban trong công ty có thể thực hiện thêm phòng ban mới hoặc xóa các phòng ban không cần thiết

+ Quản lý khen thưởng, kỷ luật

Khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên Bộ phận quản lý thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiến hành xử lý theo quy định của Công ty

Người quản lý thực hiện cập nhật thông tin chấm công trên hệ thống (số thẻ chấm công, ca làm việc chính, công ngầm định, …) theo phòng ban

Nhân viên có thể kiểm tra thông tin bảng công

Sau khi tính công xong, hệ thống sẽ xuất thông tin đi trễ về sớm, người quản lý xem hoặc in báo cáo để kiểm tra thông tin trước khi tính lương

HTTT quản lý nhân sự từ đó đến nay hoàn toàn quản lý thủ công bằng Excel Những năm trước đó,khi hệ thống phòng ban cũng như tình hình nhân sự công ty vẫn còn đơn giản ít phức tạp thì việc quản lý bằng excel vẫn đáp ứng được các yêu cầu, nghiệp vụ Phòng nhân sự của công ty chính là bộ phận quản lý nguồn nhân viên và lương thưởng của toàn công ty

+ Ưu điểm ã Thứ nhất, Cụng ty cú phần hạ tầng kỹ thuật về cụng nghệ thụng tin khỏ hiện đại và đầy đủ Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt Vì thế, mặc dù vẫn đang thực hiện công tác quản lý nhân sự hoàn toàn bằng thủ công nhưng đây là một thuận lợi rất lớn cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn toàn bằng máy tính, bằng sử dụng công nghệ thông tin để mang lại hiệu quả cao và mang tính chuyên nghiệp ã Thứ hai, Cụng ty cú đội ngũ nhõn viờn chuyờn nghiệp, trẻ trung, ham học hỏi, sáng tạo, tìm hiểu về công nghệ thông tin và đặc biệt là dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi, thích sự tân tiến, hiện đại và khoa học Do vậy, việc chuyển đổi thói quen làm việc từ thủ công trên sổ sách giấy tờ sang làm việc với máy tính sẽ dễ dàng nhận được sự hưởng ứng, ủng hộ nhiệt tình của các nhân viên Đội ngũ nhân viên có trình độ cao nên việc áp dụng khoa học công nghệ vào quá trình làm việc không gặp nhiều khó khăn ã Thứ ba, Cụng ty rất chỳ trọng tới việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đầu tư xõy dựng, phát triển hệ thống thông tin Khuyến khích và thúc đẩy quá trình ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động kinh doanh và quá trình làm việc Ngoài ra, Công

Công ty 70 ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nhân viên để nâng cao kiến thức, kỹ năng Qua đó, công ty ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh, giúp công ty phát triển và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Khó khăn của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Công ty chính là những khó khăn của công tác quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công Tại Công ty chưa có hệ thống thông tin quản lý nhân sự, các nghiệp vụ vẫn được xử lý thủ công, lưu trữ thủ công các chứng từ liên quan, dẫn đến những khó khăn như: ã Tốc độ cập nhật, xử lý khụng cao, khụng đỏp ứng được nhu cầu cần bỏo cỏo đột xuất của ban lãnh đạo ã Mất thời gian và cụng sức cho cụng tỏc thờm, sửa, xúa thụng tin cỏc nhõn viờn, đòi hỏi phải dùng nhiều người cho công việc này gây tốn kém chi phí ã Lưu trữ và tỡm kiếm thụng tin khú do được tiến hành trờn giấy và dễ gặp rủi ro, bị hạn chế số người có thể tra cứu thông tin do phải thông qua người quản lý kho lưu trữ ã Khụng đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sút, tớnh bảo mật khụng cao Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều ã Cụng tỏc truyền tải thụng tin giữa cỏc phũng ban Cụng ty phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc

3.2.1.2 Xác định yêu cầu của hệ thống

- Yêu cầu về chức năng Đối tượng Chức năng Mô tả

Người quản lý Đăng nhập Đăng nhập tài khoản để vào hệ thống

Nhân viên Đăng nhập Đăng nhập tài khoản để vào hệ thống

Người quản lý Tim kiếm Tìm kiếm xem thông tin nhân viên

Nhân viên Tìm kiếm Tìm kiếm xem thông tin cá nhân Người quản lý Quản lý hợp đồng - Thêm hợp đồng

Người quản lý Quản lý hồ sơ nhân viên

Người quản lý Quản lý bằng cấp - Thêm bằng cấp

Người quản lý Quản lý phòng ban - Thêm phòng ban

Người quản lý Quản lý khen thưởng kỷ luật

Người quản lý Quản lý chấm công - Thêm thông tin

- Yêu cầu phi chức năng

● Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ, ngoài ra phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật

● Cho phép thay đổi giao diện hệ thống

● Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng ngay cả cho những người không chuyên tin học

● Các màn hình có sự nhất quán chung

Hiện đại hóa, tin học hóa hệ thống quản lý nhân sự, đáp ứng và giải quyết được những yếu kém tồn đọng doanh nghiệp đang gặp phải

Quản lý được khối lượng lớn nhân viên của công ty, đáp ứng và tổ chức tốt hệ thống về mặt lưu trữ hồ sơ, linh động trong khâu quản lý tìm kiếm, cập nhật hồ sơ Đảm bảo hệ thống hoạt động thực hiện một cách chính xác tránh sai sót, mất dữ liệu

3.2.1.3 Bảng phân chia công việc

3.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống

Họ và tên Nội dung công việc

1 Phan Tuấn Anh - Phân tích thiết kế hệ thống

- Phân tích thiết kế chi tiết

2 Nguyễn Thị Thảo Ly - Phân tích thiết kế hệ thống

- Phân tích thiết kế chi tiết

3 Cao Xuân Tưởng - Khảo sát

4 Lê Thị Thùy Dung - Khảo sát

3.2.2.1 Phân tích hệ thống về chức năng a Xác định tác nhân

Các tác nhân tác động lên hệ thống thông tin quản lý nhân sự:

Dựa vào các tác nhân đã được xác định, bảng mô tả Use case của hệ thống thông tin quản lý nhân sự được xây dựng như sau:

Bảng 1: Bảng mô tả Use case của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Ca sử dụng Mô tả

Cập nhật hồ sơ quản lý nhân viên

Người quản lý có thể thêm, sửa hay xóa HSNV tùy theo sự thay đổi về nhân sự của Công ty

Người quản lý có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa các phòng ban trong công ty

Cập nhật hợp đồng lao động

Người quản lý tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động cho nhân viên khi ký hợp đồng, hoãn hợp đồng hay hủy hợp đồng

Cập nhật thông tin về bằng cấp

Người quản lý tiến hành thêm, sửa, xóa các thông tin về bằng cấp nhân viên trong công ty

Tìm kiếm thông tin về hồ sơ nhân viên, phòng ban, hợp đồng lao động của bản thân

- Biểu đồ Use Case tổng quát

Người quản lý thông qua đăng nhập để thực hiện các chức năng cập nhật thông tin nhân sự

- Quản lý hợp đồng Đặc tả

STT Tên usecase Mô tả hoạt động

1 Đăng nhập Use case này giúp nhân viên nhân sự sử dụng các chức năng của hệ thống cần đến quyền truy cập

2 Thêm hợp đồng Use case này giúp Nhân viên nhân sự có thể thêm hợp đồng lao động mới

3 Xóa hợp đồng Use case này giúp nhân viên nhân sự xóa hợp đồng đã hết hạn

2 Thêm phòng ban Use case này giúp Nhân viên nhân sự có thể thêm một phòng ban mới

3 sửa phòng ban Use case này giúp nhân viên nhân sự sửa phòng ban nếu phòng ban đó cần chỉnh sửa

4 xóa phòng ban Use case này giúp nhân viên nhân sự xóa phòng ban cần xóa

2 Thêm bằng cấp Use case này giúp Nhân viên nhân sự có thể thêm bằng cấp của nhân viên mới

3 Sửa bằng cấp Use case này giúp nhân viên nhân sự sửa những bằng cấp cần chỉnh sửa và bằng cấp đó đã đc lưu trữ

4 Xóa bằng cấp Use case này giúp nhân viên nhân sự xóa bằng cấp của các nhân viên đã nghỉ việc

- Quản lý hồ sơ nhân viên

2 Thêm nhân viên Use case này giúp Nhân viên nhân sự có thể thêm thông tin nhân viên mới

3 Sửa nhân viên Use case này giúp nhân viên nhân sự sửa những thông tin của nhân viên cần được chỉnh sửa và thông tin đó đã được lưu trữ

4 Xóa nhân viên Use case này giúp nhân viên nhân sự xóa thông tin nhân viên đã nghỉ việc

- Quản lý khen thưởng kỷ luật

1 Đăng nhập Use case này giúp nhân viên kế toán sử dụng các chức năng của hệ thống cần đến quyền truy cập

2 Thêm khen thưởng kỷ luật

Use case này giúp Nhân viên kế toán có thể thêm những khen thưởng hoặc kỷ luật của nhân viên

3 Sửa khen thưởng kỷ luật

Use case này giúp nhân viên kế toán có thể sửa khen thưởng hoạc kỷ luận cần chỉnh sửa sau khi đã lưu trữ

4 Xóa khen thưởng kỷ luật

Use case này giúp nhân viên kế toán xóa khen thưởng đã trao tặng hoặc kỷ luật đã thực hiện

3.2.2.2 Phân tích hệ thống về hành vi

- Biểu đồ tuần tự “Thêm Khen thưởng kỷ luật”

- Biểu đồ tuần tự “Thêm nhân viên”

Bước 1: Trên giao diện quản trị hệ thống, người dùng chọn đăng nhập

Bước 2: Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập, yêu cầu người dùng nhập usename và password

Bước 3: Người sử dụng nhập usename và password, chọn đồng ý đăng nhập

Bước 4: Hệ thống tiếp nhận thông tin, kiểm tra usename và password của người dùng

Bước5: Nếu hợp lệ, hệ thống chấp nhận đăng nhập, hiển thị thông báo đăng nhập thành công

Hoạt động thêm vào danh sách nhân viên

Bước 1: Người sử dụng đăng nhập vào hệ thống( hệ thống kiểm tra xem có chính xác hay không)

Bước 2: Khi đăng nhập thành công form giao diện tra người sử dụng yêu cầu nhập thông tin

Bước 3: Nhập thông tin vào form thông tin

Bước 4: Khi nhập xong hệ thống tiến hành kiểm tra dữ liệu

Bước 5: Lưu vào cơ sở dữ liệu

Hoạt động xóa thông tin

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống( hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác đồng thời phân quyền sử dụng)

Bước 2: Hiện giao diện chương trình người sử dụng yêu cầu xóa thông tin

Bước 3: Truy vấn đến thông tin cần xóa

Bước 4: Hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác của thông tin cần xóa( sai nhập lại) Bước 5: Hiển thị thông tin cần xóa

Bước 6: Xóa( hệ thống báo thành công)

Hoạt động sửa thông tin

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thông( hệ thông sẽ kiểm tra tính chính xác đồng thời phân quyền sử dụng)

Bước 2: Hiện giao diệnchương trình người sử dụng yêu cầu sửa thông tin Bước 3: truy vấn đến thông tin cần sửa

Bước 4: Hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác của thông tin cần sửa lại)

Bước 5: Hiển thị thông tin cần sửa

Bước 6: Sửa( hệ thống báo thành công)

Biểu đồ hoạt động xem thông tin

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống( hệ thông sẽ kiểm tra tính chính xác đồng thời phân quyền sử dụng)

Bước 2: Hiện giao diện chương trình người sử dụng yêu cầu xem thông tin

Bước 3: Truy vấn đến thông tin cần xem

Bước 4: Hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác của thông tin cần xem( sai nhập lại)

Bước 5: Hiển thị thông tin cần xem

Biểu đồ trạng thái cho lớp nhân viên

Bao gồm việc cập nhật thông tin từ các nguồn tác động vào nhân viên, hệ thống cho phép nhân viên nhân sự có thể cập nhật thông tin của nhân viên trong công ty như việc thêm, sửa, xóa thông tin

Trong quá trình chỉnh sửa yêu cầu thông tin phải đúng các trường cơ sở dữ liệu quy định trong CSDL

Thông tin được lưu sau khi đăng nhập thành công

Cho phép xóa thông tin

3.2.2.3 Phân tích thiết kế về dữ liệu

Xác định các lớp thực thể

+ Nhanvien (MaNV, TenNV, Gioitinh, SDT, Diachi, SoCMT, MaPB, MaBC, MaHD)

+ Bảng chấm công (ID, MaPB, MaNV, Ngay, Thang, Nam, Loaicong, Giovao, Giora)

+ Hopdong (MaHD, TenHD, MaNV, MaLHD, Nagybatdau,

+ Bangcap (MaBC, LoaiBC, Ngaycap, Truong)

+ Khenthuongkyluat ( Ma KTKL, TenKTKL, Lydo, MaNV, Chinhsach)

- Xác định mối quan hệ giữa các lớp thực thể

+ Mối quan hệ kết hợp:

+ Mối quan hệ phụ thuộc

Biểu đồ lớp được mô tả như trong hình: Trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, lớp Nhanvien có mối quan hệ kết hợp với Hopdong, Bangcap, Phongban và

Khenthuongkyluat Lớp Hopdong có quan hệ phụ thuộc với lớp Loaihopdong

- Phân tích thiết kế dữ liệu thực thể

DL Giải Thích MaNV Text Mã nhân viên TenNV Text Họ tên nhân viên GioiTinh Text Giới tính nhân viên DiaChi Text Địa chỉ của nhân viên SDT Text Số điện thoại

D Text Số chứng minh nhân dân MaPB Text Mã phòng ban MaBC Text Mã bằng cấp MaHD Text Mã hợp đồng

Bảng danh mục phòng ban (PHONGBAN)

MaPB Text Mã chức vụ

TenPB Text Tên phòng Bảng quá trình khen thưởng kỷ luật (KTKL)

Text Mã khen thưởng kỷ luật

Text Tên khen thưởng kỷ luật

Lydo Text Lí do khen thưởng kỷ luật MaNV Text Mã nhân viên

Bảng hợp đồng lao động (HOPDONG)

MaNV Text Mã nhân viên MaHD Text Mã hợp đồng MaNV Text Mã nhân viên MaLHD Text Mã loại hợp đồng

DL Giải Thích MaPB Text Mã phòng ban

MaNV Text Mã nhân viên

- Phân tích thiết kế dữ liệu vật lý

QUẢN LÝ VẬN TẢI

Tên thành viên Hệ thống phụ trách Nhiệm vụ

Nguyễn Thị Ngọc Ánh Quản lý thông tin tài xế

Quản lý thông tin xe Quản lý loại xe

Lập kế hoạch thực hiện Khảo sát hệ thống con Phân tích hệ thống về chức năng:

- UC tổng quát quản lý vận tải

- UC chi tiết quản lý thông tin tài xế, quản lý thông tin xe, loại xe

Phân tích hệ thống hành vi:

- Biểu đồ trình tự về quản lý thông tin tài xế, quản lý thông tin xe, loại xe

- Biểu đồ hoạt động quản lý thông tin tài xế, quản lý thông tin xe, loại xe

- Biểu đồ trạng thái (nếu có)

Phân tích hệ thống dữ liệu:

- Đưa ra các bảng dữ liệu

- Xây dựng biểu đồ lớp

Phạm Đoàn Quốc Anh Quản lý tình trạng xe

Quản lý tình trạng đơn

Lập kế hoạch thực hiện Khảo sát hệ thống con Phân tích hệ thống về

- UC chi tiết quản lý tình trạng xe, quản lý tình trạng đơn phân quyền

- Biểu đồ trình tự về quản lý tình trạng xe, quản lý tình trạng đơn, phân quyền

- Biểu đồ hoạt động quản lý tình trạng xe, quản lý tình trạng đơn phân quyền

- Biểu đồ trạng thái (nếu có)

- Đưa ra các bảng dữ liệu

- Xây dựng biểu đồ lớp

Trần Thị Khánh Linh Quản lý lịch trình xe

Quản lý hàng Quản lý khách hàng

Phân tích hệ thống về chức năng:

- UC chi tiết quản lý lịch trình xe, quản lý hàng

- Biểu đồ trình tự về quản lý lịch trình

- Biểu đồ hoạt động về quản lý lịch trình, quản lý hàng

- Biểu đồ trạng thái nếu có

Khuất Thị Thanh Ngoan Quản lý bảo trì, sửa chữa

Phân tích hệ thống về chức năng:

- UC chi tiết quản lý lịch trình xe, quản lý loại hàng

- Biểu đồ trình tự về quản lý lịch trình quản lý loại hàng

- Biểu đồ hoạt động về quản lý lịch trình, quản lý loại hàng

- Biểu đồ trạng thái nếu có

3.3.1.1 Đánh giá hệ thống a) Quy trình nghiệp vụ

Hệ thống được xây dựng phục vụ hai đối tượng chính là Quản lý, Nhân viên, Khách hàng Tại Công ty TNHH Mediastep Việt Nam cần xây dựng một hệ thông tin cho phép thực hiện các công việc sau:

+ Quản lý hàng hóa gửi cho bên vận chuyển

+ Quản lý loại hàng để có thể đưa ra điều kiện vận chuyển với công ty

+ Quản ký thông tin xe về nhà xe, loại xe, số xe, đặc điểm của xe như màu xe

+ Quản lý theo dõi tình trạng đơn sao cho việc quản lý đơn được các đơn hàng vận chuyển đã đặt trước Sau đó lập kế hoạch vận chuyển, lập lịch dự kiến, điều phối xe, điều tài xế, thu tiền khách hàng ứng trước, và đặc biệt theo dõi bảng trạng thái thể hiện thông tin tình

+ Quản lý thông tin xe: cập nhật thông tin về xe

+ Quản lý theo dõi tình trạng đơn

+ Quản lý trình trạng xe: cập nhật tình trạng xe như đang sửa chữa, đang ở bãi xe, đang chở hàng nhằm giúp cho người quản lý dễ quản lý được những xe nào còn trống để đưa ra sử dụng

+ Quản lý thông tin tài xế như tên, tuổi, điện thoại, địa chỉ, bằng lái, giấy tờ xe

Những thông tin trên sẽ được người quản lý theo dõi và cập nhật các thông tin về người tài xế trong công ty

+ Quản lý hàng: cập nhật quản lý được xe nào chở hàng nào

+ Quản lý loại hàng: quản lý biết được loại hàng đó có cần bảo quản lạnh hay không để có thể điều phối xe phù hợp với tính chất của hàng

+ Quản lý loại xe: nhóm các xe có chung một điều kiện để dễ bề phân phối hàng có tính chất thích hợp đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển

+ Quản lý khách hàng: theo dõi quản lý những khách hàng đăng kí dịch vụ vận tải

+ Phân quyền: phân quyền hạn cho nhân viên

Ngày đi, chủ hàng, loại hàng, trọng lượng hàng, tổng tiền hàng

Chọn xe, tài xế, tài phụ

Duyệt chi phí, lập phiếu ứng tiền cho tài xế

Lập phiếu cho tài xế thu hộ tiền hàng, cho hộ khách hàng (nếu có)

Ngày trở về, chủ hàng, loại hàng, trọng lượng hàng

Lập phiếu thanh toán tổng chi phí chuyến đi: tiền xăng dầu, tiền ăn ở, tiền chi phí khác Sau đố lập phiếu tài xé hoàn ứng (nếu dư) hoặc phiếu chi thêm (nếu tổng chi phí chuyến đi vượt qua chi phí ứng trước)

Lập phiếu thu tiền hàng (nếu có) Đóng hàng trình (kết thúc)

+ Quản lý bảo trì, sửa chữa: thông báo thời hạn sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế b) Quy tắc quản lý

Việc quản lý, vận hành, khai thác cần phải tuân thủ các quy định của công ty cũng như của pháp luật về công nghệ thông tin, quản lý thông tin trên môi trường mạng, các quy định của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền c) Đánh giá hệ thống

- Hệ thống quản lý bằng văn bản cũ:

+ Quản lý sử dụng trên văn bản giấy tờ

+ Dùng sổ để theo dõi tình trạng thiết bị

+ Nhập các thiết bị thủ công, chỉ có sự tính toán của máy tính

+ Tìm kiếm, tra cứu thủ công trên sổ sách

- Ưu điểm của hệ thống cũ:

+ Do quản lý bằng sổ sách, giấy tờ nên tốn thời gian và nhân lực

+ Dễ xảy ra sai sót

+ Khó có thể quản lý một cách chính xác thiết bị

+ Dữ liệu có thể mất mát

+ Tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian

3.3.1.2 Xác định yêu cầu hệ thống a) Yêu cầu về chức năng Đối tượng Chức năng Mô tả

Người quản lý Quản trị tài khoản - Tạo tài khoản quản lý

Nhân viên Quản trị tài khoản Đăng nhập tài khoản để vào hệ thống

Người quản lý Quản lý theo dõi tình trạng đơn

Tìm kiếm xem tình trạng vận chuyển hàng hóa Nhân viên, người quản lý Quản lý thông tin xe - Thêm thông tin

Nhân viên, người quản lý Quản lý tình trạng xe - Thêm thông tin

Nhân viên, người quản lý Quản lý loại xe - Thêm thông tin

Nhân viên, người quản lý Quản lý bảo trì sửa chữa Thông báo thời hạn bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế Nhân viên, người quản lý Quản lý thông tin tài xế - Thêm thông tin

Nhân viên, người quản lý Quản lý lịch trình - Cập nhật thông tin: thêm, sửa, xóa, thông tin lịch trình

- Tìm kiếm thông tin lịch trình

Nhân viên, người quản lý Quản lý khách hàng - Thêm thông tin

Nhân viên, người quản lý, khách hàng

Quản lý hàng hóa - Thêm thông tin

Nhân viên, người quản lý, khách hàng

Quản lý loại hàng - Thêm thông tin

- Tìm kiếm b) Yêu cầu phi chức năng

● Công việc thực hiện chính xác, không chấp nhận sai sót

● Sử dụng mã hóa các thông tin nhạy cảm của nhân viên cũng như thông tin vận chuyển hàng

● Đảm bảo an toàn dữ liệu hệ thống, không được để lộ thông tin khách hàng

● Giao diện thân thiện với người dùng

● Hệ thống có dung lượng không quá lớn, tốc độ xử lý nhanh

● Có khả năng lưu trữ và phục hồi nếu xảy ra sự cố

3.3.1.3 Lập kế hoạch thực hiện

Tên dự án Xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp

Nguyễn Thị Ngọc Ánh Trần Thị Khánh Linh Phạm Đoàn Quốc Anh

Mục đích chính của việc xây dựng hệ thống quản lý vận tải là để đảm bảo hệ thống có thể thực hiện đầy đủ các chức năng cơ bản của một website quản lý kho Những chức năng này bao gồm quản lý thông tin hàng hóa, thông tin phương tiện vận chuyển, thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng và thông tin nhân viên Bằng cách thực hiện đầy đủ các chức năng này, hệ thống quản lý vận tải sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động vận tải, giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận.

- Giải quyết tối ưu hóa cho quá trình quản lý được dễ dàng hơn

Thời gian thực hiện Kết quả dự kiến

Khảo sát 11/10/2023 – 16/10-2023 Báo cáo kết quả khảo sát và phân tích nghiệp vụ

- Hoàn thành các yêu cầu hệ thống, các biểu đồ UC, biểu đồ lớp, biểu đồ hoạt động,

- Đặc tả use-case từ giao diện của các tác vụ

- Xây dựng cơ sở dữ liệu và nhập dữ liệu

Viết chương trình 30/10/2023 – 15/11/2023 - Xây dựng phần mềm ứng dụng hoàn chỉnh

Kiểm thử 16/11/2023 – 20/10/2023 Kiểm thử hoàn chỉnh chương trình

3.3.2.1 Phân tích hệ thống về chức năng a) Biểu đồ UC tổng quát

100 b) Biểu đồ UC chi tiết và đặc tả

● Biểu đồ UC chi tiết Quản lý thông tin xe Đặc tả chức năng Usecase đăng nhập

Tác nhân Quản lý và Nhân viên

Người dùng đã có tài khoản trong hệ thống và đăng nhập thành công

- Người dùng đăng nhập vào hệ thống thông qua “tài khoản” và mật khẩu

Dòng sự kiện chính (đăng nhập)

- Người dùng đăng nhập vào hệ thống

- Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập

- Người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu

- Hệ thống kiểm tra và xác nhận thông tin đăng nhập

- Hiển thị giao diện chính của hệ thống

- Kết thúc usecase Dòng sự kiện chính (đăng nhập)

- Nếu người dùng nhập sai hoặc không nhập tên đăng nhập/ mật khẩu thì không thực hiện đăng nhập

- Nếu người dùng nhập sai hoặc không nhập tên đăng nhập/ mật khẩu thì đưa ra thông báo cho người dùng biết

- Trường hợp quên mật khẩu thì đưa ra phương án lấy lại mật khẩu (ấn quên mật khẩu rồi xác định lại danh tính thông qua sms, điện thoại, mã xác thực )

- Trường hợp thành công: Hệ thống sẽ hiển thị gia diện quản lý chính Người dùng có thể thực hiện các chức năng đúng quyền hạn của mình

- Trường hợp thất bại: Hệ thống đưa ra lời thông báo “ Tài khoản nhập sai hoặc không tồn tại” và yêu cầu đăng nhập lại Đặc tả chức năng thêm thông tin xe

Tên Usecase Thêm thông tin xe

Quản lý, Nhân viên đã có tài khoản đăng nhập vào hệ thống và đăng nhập thành công

Mục đích (thêm thông tin xe )

Cho phép quản lý, nhân viên thêm thông tin xe khi họ muốn thêm

Dòng sự kiện chính (thêm

- Người quản lý, nhân viên chọn vào mục thêm thông tin xe

102 thông tin xe ) - Form thêm thông tin xe xuất hiện, hệ thống hiển thị thông tin cần nhập để thêm thông tin xe

- Quản lý, Nhân viên nhập các thông tin về thông tin xe (mã xe, loại xe, màu xe, ngày sản xuất, trạng thái, biển số …)

- Điền xong thông tin người quản lý, nhân viên ấn lưu

- Hệ thống đưa ra lời thông báo thêm thông tin xe thành công

- UC kết thúc Dòng sự kiện phụ (thêm thông tin xe)

- Nếu Quản lý, Nhân viên điền thông tin mã xe bị trùng với các mã đã có hoặc điền thiếu thông tin hệ thống sẽ đưa ra lời thông báo để kiểm tra lại

Thông tin xe được lưu vào trong hệ thống Đặc tả chức năng sửa thông tin xe

Tên usecase Sửa thông tin xe

- Quản lý, Nhân viên đã có tài khoản đăng nhập vào hệ thống và đăng nhập thành công

- Thông tin xe cần sửa đã được nhập liệu lưu trong hệ thống

Mục đích (sửa thông tin xe)

Cho phép quản lý, nhân viên thay đổi sửa thông tin xe khi nhập sai hoặc thay đổi thông tin

Dòng sự kiện chính (sửa thông tin xe)

- Quản lý, nhân viên chọn chức năng sửa thông tin xe

- Người quản lý, nhân viên ấn vào mục tìm kiếm, nhập mã xe cần sửa thông tin

- Người quản lý, nhân viên chọn vào xe cần sửa

- Hệ thống hiển thị form sửa thông tin với các thông tin cũ của xe hiện tại

- Quản lý, nhân viên nhập các thông tin mới vào các mục cần sửa

- Hoàn thành việc nhập lại thông tin nhấn nút lưu thông tin

- Hệ thống đưa ra thông báo yêu cầu xác nhận thay đổi thông tin

- Quản lý, nhân viên xác nhận thay đổi

- Khi cập nhật thành công thì hệ thống sẽ đưa ra thông báo

- Hệ thống cập nhật hiển thị lại danh sách thông tin mới của xe

Dòng sự kiện phụ (sửa thông tin xe)

- Trong khi tìm kiếm nếu Quản lý, nhân viên điền thông tin mã xe bị sai không trùng với danh sách mã có sẵn được lưu trong hệ thống, hệ thống sẽ đưa ra lời thông báo để kiểm tra lại

- Nếu việc thực hiện thông tin nhập lại không hợp lệ, hệ thống sẽ đưa ra thông báo, yêu cầu nhập lại thông tin

Thông tin mới của xe được lưu vào hệ thống Đặc tả chức năng xóa thông tin xe

Tên usecase Xóa thông tin xe

Tác nhân Quản lý, Nhân viên

- Quản lý, nhân viên đã có tài khoản đăng nhập vào hệ thống và đăng nhập thành công

- Thông tin xe cần xóa đã được nhập liệu lưu trong hệ thống

Mục đích (xóa thông tin xe )

Cho phép quản lý, nhân viên xóa thông tin xe

Dòng sự kiện chính (xóa thông tin xe )

- Quản lý, nhân viên chọn chức năng xóa thông tin xe

- Người quản lý, nhân viên ấn vào mục tìm kiếm, nhập mã xe cần xóa thông tin

- Người quản lý, nhân viên chọn vào thông tin xe cần xóa

- Hệ thống hiển thị form thông tin của xe được chọn để xóa

- Quản lý, nhân viên nhất nút xóa để thực hiện loại bỏ thông tin xe

- Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận loại bỏ Nếu người quản lý đồng ý thì thực hiện ấn xác nhận loại bỏ Nếu không

104 đồng ý thì hệ thống hiển thị lại thông tin xe

- Sau khi xác nhận xóa thông tin xe hệ thống đưa ra thông báo thông tin xe đã được xóa thành công

Dòng sự kiện phụ (xóa thông tin xe)

- Trong khi tìm kiếm nếu Quản lý, nhân viên điền thông tin mã xe bị sai không trùng với danh sách mã có sẵn được lưu trong hệ thống, hệ thống sẽ đưa ra lời thông báo để kiểm tra lại

Thông tin xe bị xóa loại bỏ khỏi danh sách thông tin của xe, hệ thống cập nhật lại danh sách thông tin xe Đặc tả chức năng tìm kiếm

Tác nhân Quản lý và nhân viên

- Quản lý, nhân viên đã có tài khoản đăng nhập vào hệ thống và đăng nhập thành công

Quản lý, nhân viên tìm kiếm thông tin xe (sửa, xóa, )

Dòng sự kiện chính (tìm kiếm)

- Quản lý, nhân viên đăng nhập vào tài khoản (điền tên đăng nhập, mật khẩu, ấn đăng nhập)

- Trang chủ hệ thống xuất hiện

- Quản lý,nhiên viên chọn chức năng tìm kiếm thông tin được hiển thị

- Hệ thống hiển thị danh sách tiêu chí tìm kiếm thông tin xe

- Quản lý, nhân viên chọn tiêu chí tìm kiếm,nhập từ khóa và ấn “tìm kiếm”

- Hiển thị kết quả tìm kiếm các chức năng,thông tin xe liên quan

Dòng sự kiện phụ (tìm kiếm)

Thiếu tiêu chí hoặc từ khóa tìm kiếm

- Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu nhập đủ thông tin cần tìm kiếm

- Yêu cầu nhập lại tiêu chí và nhập từ khóa cần tìm đúng

● Biểu đồ UC chi tiết quản lý theo dõi tình trạng đơn Đặc tả chức năng Usecase đăng nhập

Người dùng đã có tài khoản trong hệ thống và đăng nhập thành công

- Người dùng đăng nhập vào hệ thống thông qua “tài khoản” và mật khẩu

Dòng sự kiện chính (đăng nhập)

- Người dùng đăng nhập vào hệ thống

- Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập

- Người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu

- Hệ thống kiểm tra và xác nhận thông tin đăng nhập

- Hiển thị giao diện chính của hệ thống

- Kết thúc usecase Dòng sự kiện chính (đăng nhập)

- Nếu người dùng nhập sai hoặc không nhập tên đăng nhập/ mật khẩu thì không thực hiện đăng nhập

- Nếu người dùng nhập sai hoặc không nhập tên đăng nhập/ mật khẩu thì đưa ra thông báo cho người dùng biết

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ

3.4.1.1 Đánh giá hệ thống a Quy trình

Quản lý hợp đồng thuê là hợp đồng thuê, hay chính xác hơn là hợp đồng thuê kho bãi tại các nhà đất là dạng hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý với hệ thống mặt bằng cho thuê Trong hợp đồng thuê có đầy đủ các điều khoản thỏa thuận giữa các bên về mục đích sử dụng, giá dịch vụ, cam kết doanh thu cùng với trách nhiệm với bất động sản của các bên trong hợp đồng

Trước hết, hệ thống cung cấp giao diện để khách hàng và chủ sở hữu kho bãi đăng ký thông tin cơ bản và yêu cầu thuê kho Khách hàng cung cấp thông tin về loại kho cần thuê, thời gian thuê, và các yêu cầu đặc biệt, Chủ sở hữu kho xác nhận thông tin này và tạo hợp đồng thuê tương ứng

Sau khi hợp đồng điện tử được tạo xong, cả khách hàng và chủ sở hữu đều có thể xem xét lại trước khi ký kết Tính năng duyệt hợp đồng sẽ giúp giảm thiểu thủ tục giấy tờ, đồng thời đẩy nhanh tiến độ xác nhận và ký kết hợp đồng Nhờ đó, quá trình ký hợp đồng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Hệ thống quản lý thanh toán trực tuyến giúp khách hàng dễ dàng thực hiện giao dịch thanh toán Dựa trên thời gian thuê và các điều kiện hợp đồng, hóa đơn sẽ được tự động tạo Khách hàng sẽ nhận được thông báo để tiến hành thanh toán thông qua cổng giao dịch bảo mật và tiện dụng.

Ngoài ra, hệ thống cho phép quản lý tình trạng hợp đồng, quản lý và nhân viên có thể cập nhập tình trạng của các hợp đồng Đánh giá hệ thống

- Hệ thống quản lý bằng văn bản cũ:

Quản lý sử dụng trên văn bản giấy tờ

Dùng sổ để theo dõi tình trạng thiết bị

Nhập các thiết bị thủ công, chỉ có sự tính toán của máy tính

Tìm kiếm, tra cứu thủ công trên sổ sách

- Ưu điểm của hệ thống cũ:

Do quản lý bằng sổ sách, giấy tờ nên tốn thời gian và nhân lực

Dễ xảy ra sai sót

Khó có thể quản lý một cách chính xác thiết bị

Dữ liệu có thể bị mất mát

Tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian

3.4.1.2 Xác định yêu cầu hệ thống

Các yêu cầu chức năng nghiệp vụ của hệ thống: Đối tượng Chức năng Mô tả

Quản lý và nhân viên Tạo hợp đồng  Thêm thông tin hợp đồng mới

Quản lý hợp đồng  Tra cứu hợp đồng

 Sửa thông tin hợp đồng

Quản lý tình trạng hợp đồng  Tra cứu hợp đồng

 Sửa tình trạng hợp đồng

 Xóa hợp đồng Thanh toán hóa đơn  Tra cứu hợp đồng

 Chọn phương thức thanh toán

Yêu cầu phi chức năng

- Cho phép thay đổi giao diện hệ thống

- Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng ngay cả cho những người không chuyên tin học

- Các màn hình có sự nhất quán chung

- Tốc độ tra cứu, thêm mới, cập nhật thông tin nhanh chóng

3.4.1.3 Kế hoạch thực hiện a Phân công nhiệm vụ

Nguyễn Văn Dũng (NT) + Phân công công việc nhóm lớn

+ Đảm bảo chất lượng tiến trình công việc nhóm lớn

+ Tham gia xây dựng demo và kiểm thử hệ thống

+ Phân tích hệ thống con + Chỉnh sửa hoàn thiện báo cáo

Nguyễn Hồng Nhung + Phân tích hệ thống con

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu và liên kết cơ sở dữ liệu

Vũ Văn Nam + Đánh giá hiện trạng, xác định yêu cầu của hệ thống

+ Xây dựng hệ thống con

Nguyễn Anh Dũng + Xây dựng hệ thống con

+ Tìm hiểu tổ chức doanh nghiệp

3.4.2.1 Phân tích về chức năng a UC tổng quát b UC chi tiết và đặc tả chức năng

UC chi tiết chức năng tạo hợp đồng

UC chi tiết chức năng quản lý hợp đồng

UC chi tiết chức năng quản lý tình trạng hợp đồng

UC chi tiết chức năng thanh toán hợp đồng c Phân tích về hành vi

Biểu đồ trình tự chức năng tạo hợp đồng

Biểu đồ trình tự chức năng quản lý hợp đồng

Biểu đồ trình tự chức năng quản lý tình trạng hợp đồng Biểu đồ trình tự chức năng tra cứu

Biểu đồ trình tự chức năng sửa

Biểu đồ trình tự chức năng xóa

Biểu đồ trình tự chức năng thanh toán hợp đồng

Biểu đồ hoạt động chức năng tạo hợp đồng

Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý hợp đồng Tra cứu

Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý tình trạng hợp đồng

Sửa tình trạng hợp đồng

Biểu đồ hoạt động chức năng thanh toán

3.4.2.2 Phân tích thiết kế về dữ liệu b Biểu đồ lớp

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

3.5.1.1 Đánh giá a Quy trình nghiệp vụ:

Quản lý tài chính nắm giữ vai trò thiết yếu trong quản lý dịch vụ và quản lý tổ chức Nó giúp xác định tình hình tài chính hiện tại, đặt mục tiêu và xác định chiến lược thực hiện mục tiêu Các lĩnh vực chính của quản lý tài chính bao gồm quản lý thu chi và ngân sách, quản lý nợ, đầu tư, bảo hiểm, tiết kiệm và đầu tư tài chính, quản lý thuế, đánh giá rủi ro và báo cáo đánh giá Tài chính - Kế toán là xương sống của doanh nghiệp, theo dõi dữ liệu tài chính và kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác trong hệ thống ERP, cho phép tự động hóa nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian và xây dựng kế hoạch tài chính chính xác.

- Quản lý lương nhân viên:

+ Thu thập thông tin về thời gian làm việc và lương cơ bản của nhân viên

+ Xác định số giờ làm việc và tính toán lương thực tế

+ Kiểm tra và tính các khoản trừ (thuế, bảo hiểm ) để tính toán lương ròng

+ Tạo bảng lương và thực hiện thanh toán cho nhân viên

+ Thu thập thông tin về thu nhập và chi phí của tổ chức

+ Phân loại và ghi nhận thu nhập từ các nguồn khác nhau (doanh số bán hàng, dịch

+ Ghi nhận các chi phí hợp lý (mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, tiền lương )

+ Tổng hợp và kiểm tra tổng thu nhập và tổng chi phí

+ Lập báo cáo tài chính với thông tin chi tiết về thu nhập và chi phí

- Quản lý giá sản phẩm:

+ Xác định các yếu tố chi phí trong sản xuất (nguyên liệu, lao động, chi phí cố định ) + Tính toán giá thành sản phẩm bằng cách tổng hợp các chi phí

+ Đánh giá thị trường và cạnh tranh để xác định giá bán hợp lý

+ Thiết lập giá sản phẩm dựa trên chi phí và yếu tố thị trường

+ Xác định các loại phụ cấp (như phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn trưa )

+ Tính toán và cấp phụ cấp cho nhân viên theo quy định của tổ chức b Quy tắc quản lý

1 Lập Kế Hoạch Ngân Sách:

- Xây dựng và duy trì ngân sách có tính cách thực tế và khả thi

- Gán mức kinh phí cho các lĩnh vực quan trọng như sinh hoạt hàng ngày, tiết kiệm, và đầu tư

2 Tiết Kiệm và Đầu Tư:

- Phát triển thói quen tiết kiệm và xác định mục tiêu đầu tư dài hạn

- Tìm kiếm cơ hội đầu tư có lợi nhuận và rủi ro hợp lý

3 Quản Lý Nợ Cẩn Thận:

- Xác định mục đích của việc vay nợ và đảm bảo khả năng trả nợ

- Giảm thiểu nợ cao lãi và duy trì mức nợ ổn định

4 Tuân Thủ Thuế và Luật Pháp:

- Hiểu rõ các quy định thuế và tuân thủ các quy tắc pháp luật tài chính

- Tối ưu hóa lợi ích thuế một cách hợp pháp

5 Bảo Hiểm và Bảo Vệ Tài Sản:

- Xác định nhu cầu bảo hiểm cho sức khỏe, tài sản và trách nhiệm

- Mua bảo hiểm để bảo vệ khỏi các rủi ro không mong muốn

Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, dữ liệu sẽ là được lưu giữ ngay trên hệ thống quản lý của cửa hàng, doanh nghiệp Cơ sở dữ liệu đó sẽ được quản lý một cách có hệ thống và tập trung trên một nền tảng duy nhất

Phân tích và đưa ra giải pháp để quản lý tài chính

Phân Tích Tình Hình Tài Chính Hiện Tại:

- Bảng Cân Đối Kế Toán:

- Đánh giá tất cả các tài khoản thu và chi để xem xét tình hình tài chính tổng cộng

- Xác định dòng thu nhập và chi phí chiến lược

- Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền:

- Xem xét lưu chuyển tiền để hiểu rõ nguồn gốc và hướng đi của tiền mặt

- Đánh giá khả năng thanh toán và tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa quỹ tiền mặt

- Báo Cáo Lợi Nhuận và Lỗ:

- Phân tích lợi nhuận thu được từ các hoạt động kinh doanh chính

- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận

Xem Xét Chiến Lược Đầu Tư:

- Kiểm tra và đánh giá hiệu suất của các khoản đầu tư hiện tại

- Đối chiếu với mục tiêu đầu tư và điều chỉnh nếu cần thiết

Quản Lý Rủi Ro Đầu Tư:

- Đánh giá các yếu tố rủi ro liên quan đến đầu tư

- Phát triển chiến lược để giảm thiểu rủi ro

- Đánh giá mức độ nợ hiện tại và kiểm soát khả năng trả nợ

- Xem xét chiến lược giảm nợ nếu cần

- Kiểm tra tình hình tín dụng và ảnh hưởng đến khả năng vay vốn

- Điều chỉnh chiến lược về tín dụng nếu cần

Tiếp theo, quy trình quản lý tài chính yêu cầu các doanh nghiệp cần phải quản lý tốt dữ liệu vì đây là những nguồn thông tin cần được lưu trữ và cần thiết trong tương lai

Kho dữ liệu thông tin cần phải được quản lý, giám sát theo các quy định của doanh nghiệp Bên cạnh việc phân tích mục tiêu giải pháp thì nó cũng sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh tốt các hoạt động kinh doanh của mình sao cho phù hợp xu hướng thị trường

1 Kiểm Tra Bảng Cân Đối Kế Toán:

- Đánh giá nguồn thu nhập chính từ các nguồn khác nhau (doanh số bán hàng, đầu tư, thu nhập khác)

- Xem xét tình hình ổn định và xu hướng thay đổi

- Xác định và đánh giá chi phí cố định và chi phí biến động

- So sánh chi phí với doanh thu để đảm bảo sự cân bằng

2 Phân Tích Báo Cáo Lợi Nhuận và Lỗ:

- Xác Định Lợi Nhuận Gộp:

- Xem xét lợi nhuận gộp từ sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp

- Đánh giá biên lợi nhuận và tìm cách tối ưu hóa

- Đánh giá lợi nhuận sau thuế để hiểu rõ lợi nhuận thực sự của tổ chức hoặc cá nhân

- Đánh giá mức thuế và tìm cách tối ưu hóa

3 Kiểm Tra Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền:

- Đánh giá nguồn thu nhập tiền mặt và các dòng tiền khác nhau

- Xác định nguồn thu nhập ổn định và không ổn định

- Kiểm tra các chi phí tiền mặt và các chi phí không tiền mặt

- Xác định các mô hình chi tiêu và đánh giá sự cân bằng

4 Đánh Giá Nợ và Tín Dụng:

- Kiểm Tra Mức Độ Nợ:

- Đánh giá mức độ nợ hiện tại và xác định khả năng thanh toán

- Xác định cơ hội giảm nợ hoặc tái cấu trúc nếu cần

- Đánh Giá Tình Hình Tín Dụng:

- Xem xét tình hình tín dụng và tác động của nó đối với chiến lược tài chính

- Kiểm tra điều kiện vay vốn và nếu có thể tối ưu hóa

5 Xem Xét Chiến Lược Đầu Tư:

- Đánh Giá Hiệu Suất Đầu Tư:

- Xem xét hiệu suất của các khoản đầu tư hiện tại

- Đối chiếu với mục tiêu đầu tư và xác định cơ hội cải thiện

- Đánh giá các yếu tố rủi ro liên quan đến đầu tư và xác định chiến lược giảm thiểu rủi ro

3.5.1.2 Yêu cầu của hệ thống

Các tác nhân và chức năng a Quản lý

 Quản lý phụ cấp b Nhân viên:

 Quản lý giá sản phẩm c Yêu cầu phi chức năng

1 Bảo Mật và Quyền Truy Cập

3 Tìm kiếm và lọc thông tin

4 Di Động và Truy Cập Từ Xa

5 Sao Lưu và Phục Hồi

3.5.1.3 Lập kế hoạch triển khai

Tên thành viên Nhiệm vụ Đánh giá

- Vẽ biểu đồ trình tự, hoạt động, sơ đồ lớp

Quản lý hợp đồng kho

- Phân chia công việc trong nhóm

Vũ Tuấn Anh - Khảo sát, đánh giá hiện trạng

- Xác định, vẽ các Use Case

- Xây dựng, đặc tả CSDL

- Thiết kế CSDL vật lý

● Hoàn thành tất cả kế hoạch đã được đề ra

● Năng suất công việc đạt hiệu quả tối đa

● Đáp ứng trọn vẹn mục tiêu của dự án

● Đem lại lợi ích ở từng phần của dự án

● Đảm bảo tất cả chức năng của dự án ở trạng thái hoạt động tốt

● Hệ thống với giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng

● Hỗ trợ việc quản lý sản phẩm nhanh chóng dễ dàng, giảm chi phí nguồn lực

3.5.2 Phân tích thiết kế hệ thống

3.5.2.1 PTTK chức năng a Biểu đồ Use case tổng quát

185 b Use Case quản lý tài khoản c UC quản lý thu và chi

187 e UC quản lý giá thuê kho f UC quản lý phụ cấp

3.5.2.2 PTTK Hành vi a Biểu đồ trình tự

Biểu đồ trình tự đầu tư

Biểu đồ hoạt động quản lý đầu tư

Biểu đồ hoạt động quản lý nợ và tín dụng

Biểu đồ hoạt động quản lý giao dịch và hóa đơn

Biểu đồ hoạt động hỗ trợ tư vấn tài chính

3.5.2.3 PTTK dữ liệu a Xây dựng các lớp thực thể

Tiêu đề	Xây Dựng Hệ Thống Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp Cho Kho Hàng Doanh Nghiệp Gosell
Tác giả	Nhóm Lớn 02
Người hướng dẫn	Vũ Thị Thu Hà
Trường học	Trường Đại Học Công Nghệ GTVT
Chuyên ngành	Hệ Thống Thông Tin
Thể loại	Báo cáo
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	241
Dung lượng	10,75 MB