Báo cáo cuối kì Đề tài thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty shopee

Cơ cầu tô chức của doanh nghiệp: 2.1 Sơ đồ tổ chức của Shopee: Engineering and | Product Data Analysis Legal and Technology Management Finance Partnerships 2.2 Công việc của

TONG LIEN DOAN LAO DONG VIET NAM

TRUONG DAI HOC TON BUC THANG

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

DAI HOC TON DUC THANG

BAO CAO CUOI ki MON QUAN TRI VAN PHONG

DE TAI: THUC TRANG CONG TAC HANH CHÍNH VĂN

PHONG TAI CONG TY SHOPEE

GVHD: ThS Trịnh Thị Hạ Huyền Nhóm lớp: Nhóm 09 — Ca 1 Thứ 6 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm II

TP.HCM, THÁNG 01 NĂM 2022

BANG DANH GIA MUC DO HOAN THANH CONG VIEC

STT Ho va tén MSSV Công việc được

giao Danh gia Ky tén

Dong Nhat Anh 71901841 12 Công tác 5S

của doanh nghiệp 13.1 Công tác quản trị truyền thông

100%

31 Tông Thị Kim Ngân 71901598 3 Xây dựng quy

trình xử lý văn bản

đến, văn ban đi;

thiết kế mẫu số văn bản đến, con dấu văn bản đến, số văn bản đi

100%

67 Nguyễn Ngọc Tài 71901911 2 Xây dựng biêu

mầu của doanh

100%

75 Nguyễn Quốc Thịnh 71901919 I Khái quát về

thông tin doanh

nghiệp 100%

NHAN XET CUA GIANG VIEN

MUC LUC

PHAN I: KHAI QUAT VE THONG TIN DOANH NGHIEP c:cccccccscscseeseeeeeeees 1

1 Thông tin doanh nghiỆp: 2 22222221123 2111311131123 1 1181251115251 1 11k re 1

2 Cơ cấu tô chức của doanh nghiỆp: 5à S1 1E SE HE tr Hư, 5 2.1 Sơ đồ tổ chức của Shopee: - ác E111 2212 1H HH te 5

PHÂN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHONG TAI

2.3 Giấy giới thiỆu: 5c n1 E1 E122111 1 1 11 HH HH ngà He rên 24 2.4 Quyết định khen thưởng: 5c SE 1E 11121121271 1 1c uêg 24 2.5 Quyết định bồ nhiệm: - - 5 1S 21221211111 117111 01 1.2 11tr 25 2.6 Quyết định chấm dứt hợp đồng: - 2 àSà SH HH 25

3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bán đi; thiết kế mẫu số văn bản

đến, con dấu văn bản đến, số văn bản đi: - 22221 15112111151111111111112111 1218181 te 26

3.1 Quy trình xử lý văn bản đến: -s- cty xa 26

3.2 Quy trình xử lý văn bản i: 2 1c 2221221212121 112 n5 HH Hàn 31

3.3 Mẫu số văn bản đến: ¿222 22 12221111221112211122111 211.11 35 3.4 Con dấu văn bản đến: 22: 222 22211122211 22112211221 1 tre 37

4.1 Quy trình lưu trữ văn bản của Shopee: - (c2 che 39

4.2 Mô tả chỉ tiết tiến trình: s5 2s St E1 2121121211111 ee 41

PHÂN III: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIÊN NGHỊ s cSc SE set 42

1 _ Tổ chức bộ máy phòng ban: 5-5 sS SE E1 E1 12t tư 42

2 Bồ trí văn phòng: -cc ST E1 HH1 2n ru 44 3 Ứng dụng công nghệ 4.0 trong công tác hành chính văn phòng: 45 3.1 Trang bị máy móc, phương tiện, phần mềm hiện đại: - 2 2n scssss2 45 3.2 Tổ chức đào tạo và bồi đưỡng: L0 202121 HH HH He ru 47

PHAN I: KHAI QUAT VE THONG TIN DOANH NGHIEP

1 Thông tin doanh nghiệp:

- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Shopee

- Trụ sở chính: 5 Science Park Drive, Shopee Building, Singapore

- Thi truong cua Shopee:

- Trụ sở tại Việt Nam: Tầng 17, Tòa nhà Saigon Center 2, Số 67 đường Lê Lợi,

SINGAPORE | | INDONESIA | | MALAYSIA | | THAILAND

Shopee là san giao dich thuong mai dién tr co tru so dat tai Singapore, trực thuộc công ty Sea trước day la Garena (chủ sở hữu của các thương hiệu: Garena, Foody, Now, Airpay) được sáng lập bởi ông Forrest Li — người được biết đến là người đối đầu với Alibaba Shopee được giới thiệu lần đầu tại Singapore vào năm 2015, với định hướng là sản thương mại điện tử

- Công ty được thành lập vào năm 2015 tại Singapore nhưng cho đến tháng 8/2016 Shopee mới chính thức bước chân vào thị trường Việt Nam và khuấy đảo thị trường mua săm online tại Việt Nam

- Lĩnh vực hoạt động: Shopee là một trong những công ty Thương Mại Điện Tử đầu tiên tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ mua bán hàng hoá trực tuyến qua ứng dụng trên điện thoại di động

- Tầm nhìn: Shopee sẽ dẫn đầu xu hướng thương mại điện tử thông qua ba xu hướng trong tương lai

- Mục tiêu: với sức mạnh triển khai và phát triển của công nghệ Shopee đặt mục tiêu của mình là góp phần làm cho thế giới trở nên tốt đẹp hơn bằng việc kết nối cộng đồng người mua và người bán thông qua việc cung cấp một nền tảng thương mại điện tử Nâng cao ứng dụng liên tục để đem lại sự liền mạch trong trải nghiệm mua sam, dem đến

sự thú vị cho người tiêu dùng bằng cách tạo ra các sự tương tác như trang mạng xã hội

- Sứ mệnh: Shopee được xây dựng nhằm cung cấp cho người dùng những trải nghiệm dễ dàng, an toàn và nhanh chóng khi mua sắm trực tuyến thông qua hệ thống hỗ trợ thanh toán và vận hành vững mạnh Tạo cho người sử dụng một niềm tin mạnh mẽ việc trải nghiệm mua sắm trực tuyến là một việc vô cùng đơn giản, dễ dàng và mang đến cho họ cảm xúc vui thích Giám đốc điều hành của Shopee nói rằng: “Hiểu người khác chính là chìa khoá đề lãnh đạo thành công Tại Shopee, điều quan trọng với chúng tôi là lam thé nao dé mang lai trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên, đối tác và người dùng”

- Tình hình phát triển:

Năm 2015, Shopee đã có sự “chào sân” tại 7 thị trường ở khu vực châu A gom: Singapore, Indonesia, Malaysia, Thai Lan, Dai Loan, Viét Nam và Philippines Cũng trong năm 2015, Shopee đã chính thức ra mắt tại 7 thị trường trên toàn khu vực Shopee đã tô chức khóa học đầu tiên với chương trình mang tên “Shopee University” Vao thang 12 nam 2015, sự kiện lần đầu tiên được tổ chức tại Đài Loan Hiện tại, có khoảng 70.000 nhà bán hàng trên tất cả các thị trường đem lại lợi ích từ khoá học trong sự kiện này

Giới thiệu Shopee Mall trên toàn khu vực Đến tháng 6 năm 2017, Shopee Mall da được ra mắt tại Đài Loan Đến hiện tại, đã có hơn 11.000 người bán trén Shopee Mall tai

7 thị trường

Đến năm 2018, tong giá trị hàng hoá (GMV) của Shopee đã đạt mức 10 tỷ đô la

Mỹ với hơn 600 triệu giao dịch trên nền tảng

Vào tháng 5/2018, Shopee đã hợp tác cùng P&G đề giới thiệu Super Brand Day (Ngày Hội Siêu Thương Hiệu) đầu tiên tại Indonesia Kê từ đó, Shopee tiếp tục tô chức 70 Super Brand Day trên toàn khu vực

Năm 2018, Shopee công bồ BlackPink là Đại sứ thương hiệu đầu tiên của khu vực

trước thêm sự kiện Shopee L2.12 — Siêu sale sinh nhật

Năm 2019, Shopee tiếp tục công bé Cristiano Ronaldo là Đại sứ thương hiệu của Shopee trước sự kiện 9.9 — Ngày Siêu Mua Sắm

Đến tháng 12 năm 2019, Shopee đã bán được 80 triệu mặt hàng trong một ngày

duy nhất 12.12 — Siêu sale sinh nhật

Năm 2019, Shopee Live và Trò chơi ứng dụng đã đạt tông cộng 500 triệu lượt xem trên Shopee Live và hơn I tỷ lượt tham gia các trò chơi trên ứng dụng của Shopec

- Các thành tựu, kết quả doanh nghiệp đã đạt được:

Tính đến năm 2017, nền tảng này đã ghi nhận 80 triệu lượt tải ứng dụng, tại Việt

Nam là hơn 5 triệu lượt Sàn này hiện đang làm việc với hơn bốn triệu nhà cung cấp với hon 180 triéu san phẩm

Trong quý 4 năm 2017, tông giá trị hàng hoá của Shopee được báo cáo đạt 1,6 tỷ

đô la Mỹ, tang 206% so với năm trước

Kế từ khi được thành lập, Shopee đã đạt được sự tăng trưởng theo cấp số nhân Nền tang nay da duoc hơn 160 triệu danh sách đang hoạt động với hơn 6 triệu người bán,

bao gồm hơn 7.000 thương hiệu và nhà phân phối hàng đầu

Vào năm 2015, Shopee đã được trao giải thưởng “Khởi Nghiệp của năm tại Singapore” trong an bản thứ hai của tạp chí “Giải thưởng Vulcan”

Đến năm 2021, Shopee được vĩnh danh tại top 3 “Thương hiệu tốt nhất Việt Nam

năm 2021” và là nền tảng Thương mại điện tử (TMĐT) duy nhất góp mặt bảng xếp hạng

này, theo báo cáo “Bảng xếp hạng thương hiệu tốt nhất toàn cầu” (Global Best Brand Rankings 2021) vừa được YouGov công bó Shopee đồng thời giữ vị trí thứ 6 tại bảng xếp hạng toàn cầu

- Cơ sở vật chất — công nghệ:

+ Ứng dụng kinh doanh trên thiết bị di động:

Hiện nay, tình hình sử dụng điện thoại và số lượng điện thoại được sở hữu ở mỗi người là một con số tương đổi lớn Shopee đã nhận thấy được sự tiện dụng đó và đã đặt cược vào làn sóng di động, họ tin rằng việc mua và bán trên di động sẽ là xu thế tất yếu

Vì thế, Shopee đã thâm nhập vào các thị trường khác đều thông qua ứng dụng di động + Ứng dụng trên trang web:

Mặc dù sự xuất hiện của Shopee trên thiết bị di động rất phô biến Tuy nhiên đến năm 2016, đơn vị này mới có phiên bản trên máy tính

2 Cơ cầu tô chức của doanh nghiệp:

2.1 Sơ đồ tổ chức của Shopee:

Engineering and | Product Data Analysis Legal and

Technology Management Finance

Partnerships

2.2 Công việc của các phòng ban:

Engineering and Technology (Bộ phận kỹ thuật và công nghệ): xây đựng nền tảng

hệ thống tốt nhất với những công nghệ phù hợp Giải quyết và chịu trách nhiệm với mọi vấn đề liên quan đến công nghệ cả trong ngắn hạn và dài hạn Xây dựng một nền móng công nghệ vững chắc đảm bảo cho tương lai

Business Development and Partnerships (B6 phận hợp tác và phát triển kinh doanh): tim kiêm những cơ hội mở rộng thị trường để đưa Shopee trở thành nền tảng thương mại điện tử hàng đầu khu vực Đông Nam Á và Đài Loan Cung cấp cho người mua hàng của Shopee sự lựa chọn hàng hoá đa dạng với mức chỉ phí tốt nhất

Product Management (B6 phan van hanh ứng dụng): là cầu nỗi giữa các lập trình viên, phòng kinh doanh và bộ phận thiết kế sáng tạo tại Shopee Bên cạnh đó, họ còn chịu trách nhiệm trong việc thực hiện chiến lược, vạch ra lộ trình để đạt được mục tiêu kinh doanh và hỗ trợ cho mọi phòng ban khác như thanh toán, chuỗi cung ứng, marketing,

Cross Border eCommerce (B6 phan hop téc xuyén quoéc gia): giúp người bán giới thiệu sản phẩm của họ xuyên suốt 7 thị trường thương mại và cung cấp cho họ những dịch

vụ về việc vận chuyển hàng hoá, vận hành, thanh toán xuyên quốc gia và hỗ trợ lưu kho TIƯỚC ngoài

SeaMoney: chiu trách nhiệm thúc đầy các đối mới bằng cách cung cấp một loạt các sản phâm và dịch vụ tài chính cho các cá nhân và doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khu vực Thực hiện các công việc liên quan đến các ứng dụng hệ thông tài chính như dịch vụ thanh toán trực tuyến

Marketing: chiu trach nhiệm lên ý tưởng và triển khai các hoạt động tiếp cận thị trường để đạt được mức độ sử dụng và khả năng hiển thị trên nền tảng cao hơn Ngoài ra, còn chịu trách nhiệm lập chiến lược, giải pháp cho dữ liệu, theo dõi và đo lượng dữ liệu

dé tiép cận khách hàng mục tiêu

Data Analysis (Bộ phận phân tích và xứ lý dữ liệu):

- Business Intelligence (Tri tué doanh nghiép hay Dit liéu théng minh): xay dung nén tang dit ligu cia Shopee dé doanh nghiép dira vao d6 co thé phan tích và đưa ra những giải pháp thích hợp cho những van đề liên quan đến việc vận hành kinh doanh

- Data Science (Khoa học đữ liệu): sử dụng các phương pháp khoa hoc dé thúc đây các quy trình kinh doanh chính và nâng cao mô hình kinh doanh

dựa trên sự hiểu biết về chiến lược kinh doanh, tôi ưu hoá quy trình trình

vận hành doanh nghiệp cũng như đánh giá được mô hình kinh doanh phù hợp

Design (Bộ phận thiết kế sáng tạo): chịu trách nhiệm về toàn bộ các thiết kế UI (User Interface: giao diện người dùng)/UX (User Experience: trai nghiém người dùng) bao gồm sự gia tăng người dùng, các chương trình khuyến mãi, ví tiền Shopee và thanh toán, thủ tục xuất kho hàng hoá, tìm kiếm và đề xuất, Tham gia các công việc trong quá

trình quảng bá thương hiệu, đánh vào thị giác của người dùng đối với Shopee thông qua

bộ nhận diện thương hiệu như Logo, Mascot, Stickers và những sản phẩm đặc biệt Shopee & SeaMfoney Programmes: chịu trách nhiệm và thực hiện các công việc liên quan đến các dự án, Shopee Pay và tín dụng Phối hợp với các bên liên quan chức năng như nhóm kỹ thuật, rủi ro tín dụng để giám sát và bảo đảm hoạt động hàng ngày của các sản phẩm bảo hiểm có diễn ra suôn sẻ Điều phối các dự án tập trung vào các

chiến dịch và thu hút khách hàng Ngoài ra, giữ vai trò làm đầu mối liên hệ giữa các bộ

phận khác nhau trong công ty và các bên thử ba có liên quan

Legal and Finance (Bộ phận pháp lý và tài chính): thực hiện những công việc liên quan đến pháp lý và tài chính, đảm bảo rằng công ty luôn tuân thủ, có trách nhiệm giải trình, kiểm tra và đảm bảo số dư phù hợp cho doanh nghiệp

PeopHle (Bộ phận nhân lực): chịu trách nhiệm về nhu cầu nguồn lực cho mỗi phòng ban (bộ phận) Thực hiện các công việc liên quan đến việc cải thiện và nâng cao khả năng

hỗ trợ của nhân sự

Operations (Bộ phận vận hành): thực hiện các công việc trong việc vận hành toàn

bộ quy trình từ lúc người mua tìm kiếm danh mục hàng hoá trên Shopee cho tới thời điểm

họ nhận được món hàng đó Ngoài ra, bộ phận còn tiền hành phân tích và giám sát chỉ số

KPIs trên toàn bộ khu vực, tìm hiểu và đánh giá nguyên nhân khi hệ thông vận hành này

gặp van dé

PHAN II: THUC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TẠI DOANH NGHIỆP

1 Công tác quản trị hành chính văn phòng

1.1 Cách bố trí nơi làm việc:

Văn phòng Shopee tại Việt Nam được thiết kế đáp ứng sự tăng trưởng nhanh chóng của startup trẻ với tông diện tích gần 4500 m2 chiếm trọn mặt sàn 2 tầng 17,18 của tòa nhà Sài Gòn Center 2, có thể nói đây là một trong những văn phòng quy mô và hiện đại

nhất tại Việt Nam.

tin và phối hợp làm việc với nhau

- Khu bàn làm việc là bàn dài, được nối tiếp nhau bởi các vách ngăn màu xám

khoảng 20-30cm Bên dưới khu vực bàn làm việc của mỗi người là ngăn kéo tủ gồm 3 ngăn

- Hệ thống đèn trần được lắp dọc các khu vực làm việc

Ngoài ra văn phòng công ty cũng được trang bị đầy đủ những trang thiết bi văn phòng như: Máy tính, máy photocopy, máy scan, máy fax, trang thiết bị mạng (modem, swItch),

Không gian làm việc của quản lý cấp cao được thiết kế hoàn toàn bằng kính nhằm tạo sự thoáng đãng và cởi mở, đón được ánh sáng tự nhiên - nhân viên thuận tiện trao đối cùng cấp quản lý khi cần được tư vấn, hoặc đơn giản là gửi lời chào

Ở một tập thê đông tập hợp rất nhiều những cá tính thì những cuộc đối thoại mặt đối mặt hay sự tương tác trực tiếp là điều cần thiết Vậy nên, rất nhiều phòng họp kính khép kín hay những không gian mở để ngồi trò chuyện được bồ trí rải rác dọc lỗi giao thông chính trong văn phòng đề thúc đây hợp tác giữa các bộ phận hay những không gian với sức chứa lớn sẵn sàng cho những bữa tiệc nội bộ, hoạt động team building ngay trong công ty

— “Chúng tôi giải quyết các vấn đề khó khăn và không bao giờ bỏ cuộc”.

lãi

Cân băng giữa công việc và cuộc sông

Trên bàn làm việc của nhân viên có những chậu cây xanh nhỏ, giúp không khí văn phòng tươi mát, trong lành hơn đồng thời cũng đem lại nguồn năng lượng tích cực cho nhân viên

Ngoài phòng họp và khu vực làm việc, phần còn lại của văn phòng Shopee tựa như một tổ hợp giải trí đúng nghĩa Ở văn phòng Shopee, gần như những áp lực, căng thăng và nhàm chán của đội ngũ nhân viên khó có thể tồn tại, với hàng loạt các không gian phụ trợ, giải trí như phòng karaoke, game, yoga, khu vực đọc sách Khu vực pantry rộng rãi và

thoáng đãng, trang bị đầy đủ vật dụng cân thiết như bàn, ghế, kệ tủ, lò vi sóng, tủ lạnh, thậm chí là bàn bi lắc để nhân viên có thê đạt được những giờ phút thư giãn, nạp thêm

năng lượng giúp tỉnh thần làm việc luôn giữ ở mức cao

Hệ thống bàn làm việc dài được nối tiếp

với nhau kết hợp với hệ thống kính trong

suốt giúp văn phòng tạo được sự kết nối

giữa các nhân viên, đồng thời nhờ hệ

thống kính ngăn trong suốt mà diện tích

văn phòng được tối đa hóa, ánh sảng tự

nhiên được tận dụng triệt dé

Nhờ không gian mang tính kết nối như

vậy, các nhà quán trị dễ dàng trong việc

truyền đạt thông tin, quản lý nhân viên

Nhân viên cũng dễ dàng trao đổi, tương

Vì là văn phòng được bồ trí theo kiêu hỗn hợp nhưng không gian lại mang tính liên kết rất cao nên rất dễ phát sinh những vấn

đề liên quan đến đạo đức/ pháp lý (mất tài

sản/ rò rỉ thông tin mật, )

Không gian làm việc chỉ ngăn cách qua

những vách chắn khá nhỏ và những phòng

kính sẽ khiến một số nhân viên không

thoải mái khi làm việc

13

Tuy nhiên những nhược điểm của việc bố trí văn phòng theo kiêu hỗn hợp của văn phòng Shopee không gây ánh hưởng quá lớn Những điểm yếu này có thê khắc phục dựa vào văn hóa, nội quy công ty Vậy nên việc bồ trí văn phòng theo kiêu hỗn hợp của công

ty Shopee vẫn là một quyết định đúng đắn, mang lại nhiều lợi ích cho công ty

1.2 Công tác 5S của doanh nghiệp:

1.2.1, Sang lọc:

Thiết kế phong cách tối giản, số lượng nhân viên được sắp xếp phu hop trong 1 khu vực làm việc

Mặt bàn làm việc được thiết kế đơn giản, tỉnh gọn, không quá cầu kì, có khoảng

trồng để luồng dây điện, vừa không gây rườm rà, lộn xộn khu vực làm việc, vừa có tính thâm mĩ

14

1.2.2 Sắp xếp:

Khu vue in an tài liệu được đặt trong một không gian nhỏ ở giữa công ty đề thuận

tiện cho việc di chuyên dễ dàng, thuận lợi

Tại mỗi vị trí của nhân viên có mã số ký hiệu riêng và ghi tên nhân viên ở vị trí ngôi Mỗi dãy bàn được phân chia làm hai phía, gồm 4 vách ngăn nhỏ ở giữa, cung cấp một số công cụ cần thiết như: là ô cắm điện âm bản, 1 tủ có 3 ngăn kéo

Các lối thoát hiểm được bồ trí thuận tiện cho việc di chuyền trong các trường hợp khân cấp

Văn phòng được trang bị và lắp đặt hệ thống camera quan sát, hệ thống cảm biến báo khói/cháy và hệ thống chữa cháy tự động

15

Thùng rác được bồ trí đầy đủ ở đầu các dãy bàn làm việc, thuận tiện cho quá trình

vứt rác của nhân viên nhằm giữ vệ sinh nơi làm việc

Hệ thống điều hòa được phân phối khắp khu vực làm việc đảm bảo giúp nhân viên

thoái mái trong lúc làm việc

Công ty còn trồng thêm những loại cây xanh trong khu vực làm việc để điều hòa không khí, tạo sự xanh sạch cho không gian làm việc

hiện tốt 5S, sẽ được vinh danh trên bảng tin hoạt động tháng của Shopee

Đối với công ty Shopee nói chung, mỗi nhân viên nói riêng, khi thực hiện đầy đủ 5S sẽ làm tăng tĩnh thần làm việc, tăng chất lượng cũng như hiệu suất, chất lượng công

việc.Mỗi vật dụng, tài liệu thông tin đều tuân thủ 5S giúp tiết kiệm thời gian trong việc

16

tìm kiếm, từ đó nhân viên sẽ có nhiều thời gian tập trung cho công việc Bên cạnh đó, việc tối giản các vật dụng trong không gian làm việc, tận dùng của kính còn giúp giảm chi phí hoạt động cho công ty Shopec

Ưu nhược điềm khi thực hiện công tác bố trí văn phòng và 5S:

Tăng cường tính sáng tạo, nâng cao

tinh than va nang suất làm việc của nhân

viên

Xây dựng hình ảnh thương hiệu doanh

nghiệp đem lại nhiều cơ hội mới trong

kmh doanh

Rèn luyện tính ký luật cho nhân viên có

trách nhiệm hơn với bản thân và công

viéc

Môi trường làm việc tạo cảm hứng

làm việc cho nhân viên

Chưa có sự cam kết, đồng lòng thực hiện 5S của toàn thê nhân viên và ban lãnh đạo công ty

Chưa có kế hoạch tuyên truyền 5§ một cách rộng rãi và hiệu quả

Chưa có sự giám sát chặt chế dé dat duoc hiệu quả cao

Ban đầu sẽ gặp khó khăn trong việc đảo tạo và thực hiện 5S trong thực tế

1.3 Công tác quan trị thông tín của doanh nghiệp:

1.3.1 Quản trị truyền thông:

Các phương tiện truyền thông Shopee dùng:

Kênh chính thức: Email, App nội bộ, truyền miệng (cuộc họp, giao ban)

- Dùng để đưa những thông tin, thông báo quan trọng, cần lưu trữ trong thời gian

dài Các thông tin chính thống, chính thức, đã qua kiểm duyệt

- Shopee quy định các thông tin khẩn cấp không dùng email đề thông báo Kênh không chính thức: Telegram, Skype, Hangout, Facebook, Zalo

- Tốc độ truyền tin nhanh, được người nhận tiếp nhận nhanh chóng, phản hồi

nhanh

Những thuật ngữ chuyên môn được dùng trong nội bộ Shopee:

18

Shopee quy dinh cac van ban, thông tin truyền thông mang tính trang trọng như: báo cáo, kế hoạch, dự án, khen thưởng không được dùng những thuật ngữ chuyên môn Những thuật ngữ này được dùng tự do nói chuyện hoặc trong các tin nhắn trò chuyện, trao đôi công việc trên các mạng xã hội (messenger, zalo, )

Sell best: bán chạy nhất Target: muc tiéu

Sales target: chi tiéu ban hang Discount: chiét khau

Cac quy dinh trong quan tri truyén thong cua Shopee:

Tính chính xác, minh bạch: Thông tin chất lượng và chính xác không gây hiểu lầm cho người nhận hoặc người nhận hiểu sai ý nghĩa Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu

Sự cởi mở: luôn cởi mở, chủ động sẵn sàng lắng nghe những ý kiến từ nhân viên, nhân viên Shopee, họ luôn chủ động, tích cực phản hồi ý kiến về những thông tin nhận được

Tính hai chiều: từ trên xuống và từ dưới lên, giữa các bộ phận đồng cấp, từ trong ra ngoài và từ ngoài vào trong (đối tác, khách hàng với công ty)

Trường hợp xảy ra vấn đề kỹ thuật hoặc lỗi đường truyền như: mất kết nỗi mạng, máy tính/laptop/smartphone bị hỏng, hệ thống nội bộ bị lỗi Công ty Shopee quy định người gửi thông tin phải luôn có sẵn phương án dự phòng đề kịp thời truyền đạt thông tin

đến người nhận đúng thời điểm

1.3.2 Công tác quản trị thông tin:

Phân loại thông tin:

Theo cấp quan ly:

- Thông tin từ trên xuống: từ CEO đến các Head Engineering: Head Supply Chain; Head Marketing; Head Finance and Admin Sau đó:

" Head Marketing — Trưởng cac b6 phan Data Analysis; Design; Marketing —> Nhân viên các bộ phận tương ứng

"Hlead Finance and Admm —> Trưởng các bộ phận: Legal and Fmance; People; Operations; Shopee & Money Programmes — Nhan vién các bộ

phận tương ứng

Thông tin từ dưới lên và thông tin chéo: Từ nhân viên các bộ phận lên trưởng các bộ phận, lên các Head Ngoài ra các bộ phận, phòng ban cũng trao đối thông tin với nhau

Theo chức năng của thông tin:

Thông tin các bộ phận Engineering: Supply Cham; Marketing: Fmance and Admin được phân chia theo đặc điểm, chức năng riêng của từng bộ phận:

Engineering: Thong tin liên quan đến các vấn đề về công nghệ trong ngắn hạn và dài hạn

Supply Chain: Thông tin về chuỗi cung ứng, chiến lược hợp tác phát triển Marketing: Thông tin về thị trường, bán hàng, quảng bá sản phẩm Finance and Admin: Thông tin chung về hệ thông vận hành, tài chính, pháp

lý, nhân sự

Tổ chức thực hiện quản trị thông tin

ty, đảm bảo nhà cung cấp cung ứng các đơn hàng phù hợp cho các nhu cầu của công ty

đối với các nhà

cung ứng để tìm ra đối tác

phù hợp nhất

- Thông tin về dịch vụ tải chính cho các

cá nhân va doanh nghiệp

Thực hiện các công việc liên quan đến các

ứng dụng hệ thống tài chính

như ngân hàng

dị động

- Nhân sự của từng phòng ban ket noi, truy cập thông tin thông qua hệ

Head Marketing

- Thông tin về quảng bá, phát

triển hình ảnh

thương hiệu của công ty Thông tin về các chiến lược marketing

- Thiết lập hệ

thông thông tin

về gia ca, nhu cau thi truong,

san phẩm, doi

thủ cạnh tranh

- Hoạch định, định giá, phân

phối và thúc

đây sản phẩm

- Nhân sự của từng phòng ban ket nôi, truy cập thông tin thông qua hệ

Head Finance and Admin

- Cac bao cao

vé tinh hinh tai

chinh cua doanh nghiép

- Thông tin về các kế hoạch tìm kiếm nguồn tài chính của doanh nghiệp

- Ghi nhận các giao dịch tải chính

- Thông tin về các hoạt động đầu tư hiện tại

và sắp tới của doanh nghiệp

- Những biến

đổi trong hệ thống nhân sự công ty

- Nhân sự của từng phòng ban kết nỗi, truy cập thông tin thông qua hệ

ty (rong hệ thống có phân chia nguồn thông tin của các bộ phận, phòng ban riêng biệt) Yêu cầu đề truy cập hệ thống:

+ Có thông tin tài khoản nhân viên đã được cấp trong hệ thông công ty + Đăng nhập tài khoản cần

có password

thông nhân viên của công

ty (lrong hệ thống có phân chia nguồn thông tin của các bộ phận, phòng ban riêng biệt) Yêu cầu đề truy cập hệ thống:

+ Có thông tin tài khoản nhân viên đã được cấp trong hệ thông công ty + Đăng nhập tài khoản cần

có password

thông nhân viên của công

ty (lrong hệ thống có phân chia nguồn thông tin của các bộ phận, phòng ban riêng biệt) Yêu cầu để truy cập hệ thống: + Có thông tin tài khoản nhân viên đã được cấp trong hệ thống công ty + Đăng nhập

tài khoản cẩn

co password

Luu gitt va duy

tri thong tin

ty thông qua

một số loại hệ

thông hỗ trợ

cho những hoạt động chuôi cung ứng

- Duy trì thông tin về mục tiêu Marketing chung của công

ty

- Xây dựng nền tảng dữ liệu của Shopee dé doanh nghiệp dựa vào đó có

thê phân tích và

đưa ra những giải pháp thích hợp cho những vấn đề liên quan đến việc vận hành kinh doanh

- Ghi nhận các giao dịch tải chính phát sinh trong doanh nghiệp và tiến hành lập báo cáo tài chính tổng hợp cùng các bao cao chi

- Duy trì thông tin hồ sơ về nhân sự công ty