Báo cáo tập sự nghề nghiệp Đánh giá thực trạng và Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần dịch vụ xuất khẩu lao Động và chuyên gia

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Đây là nơi thực hiện quá trình kinh doanh của công ty bao gồm thực hiện các nghiệp vụ về XNK: mua, bán hàng hóa, thực hiện soạn thảo hợp đồng.ngoài ra ph

TRUONG DAI HOC TON ĐỨC THẮNG KHOA QUAN TRI KINH DOANH NGANH QUAN TRI NGUON NHAN LUC

BAI HOC TON ĐỨC THẮNG

TON DUC THANG UNIVERSITY

BAO CAO TAP SU NGHE NGHIEP Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng tại Công ty cổ phần dịch vụ xuất khẩu

lao động và chuyên gia

CBHD: Nguyễn Thị Hóa GVGS: ThS Nguyễn Ngọc Lan Vy

SVTH : Nguyễn Hoàng Phong

LOI CAM ON

Đề hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến

cô Th§ Nguyễn Ngọc Lan Vy, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết báo cáo thực tập tốt nghiệp

Em chân thành cảm ơn quý thây, cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh, Trường Đại Học Tôn Đức Thắng đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu báo cáo mà còn là hành trang quý báu dé em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Em chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công Ty cô phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại công ty Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô đồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công Ty cỗ phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia luôn dồi đào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Em xin chan thành cảm ơn!

TP HCM, Ngày 05 tháng 07 năm 2024

Sinh viên thực tập

NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN

Sinh vién: Nguyén Hoang Phong MSSV: 72001716

Thành phố Hồ Chỉ Mình, ngày 05 tháng 07 năm 2024

Giảng viên hướng dẫn

NHAN XET CUA GIANG VIEN PHAN BIEN

Thành phố Hồ Chỉ Mình, ngày 05 tháng 07 năm 2024

Giảng viên hướng dẫn

1.3 Phương pháp nghiên cứu

1.4 Nội dung nghiên cứu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

1.1 Giới thiệu công ty Công ty cổ phần dịch vụ xuất khẩu lao động và chuyên

1.1.1 Thong tin V6 COME tyeccesssssssssssssssssssssssecssesusssssssssusussssesesesusssssssssuuusssssessssseeseseseees 3

1.1.2 Lich ste hin thane cc ssssssssssssssssssssssscsssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssseeees 3

1.5 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh -ccccccvvcvvccccccee 8

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU NHỰA PET BĂM SANG THỊ TRUONG ITALY TAI CONG TY CO PHAN DICH VU XUAT KHAU LAO DONG VA CHUYEN GIA sccssssssssssssssssssssssssssssstssssssnsssstnssssnsssssessstnsssstsessssnsssssasssssassssnasassesee 10

2.2.2 Phòng xuất khẩu gởi đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh và nhận

thông báo đã có hàng để tiến hành book tàu 14

2.2.3 Phòng xuất khẩu book tàu và gởi booking lại cho phòng kinh doanh 16 2.2.4 Phòng kinh doanh load hàng và gởi thông tin cho phòng xuất khẩu làm

2.2.5 Phòng xuất khẩu làm các chứng từ yêu cầu và khai báo hải quan 19

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu nhựa PET băm sang thị

trường Italy tại Công ty cổ phần dịch vụ xuất khẩu lao động và chuyên gia 37

3.2.3 Giải pháp phát triển công ty 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

DANH MUC CAC TU VIET TAT

DANH MUC CAC BANG BIEU

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

LOI MO DAU

1.1Li do chon dé tai

Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng máy móc

và tự động hóa đã và đang thay thế dần nhiều công việc trong cuộc sống và các ngành nghề khác nhau Điều này không chỉ làm thay đổi phương thức sản xuất, mà còn ảnh hưởng sâu rộng đến thị trường lao động toàn cầu Trong tương lai gần, nếu không liên tục cập nhật thông tin và nâng cao kỹ năng cá nhân, con người có thể sẽ bị “bỏ lại phía sau” bởi sự tiễn bộ không ngừng của công nghệ

Đặc biệt, đối với lĩnh vực xuất khâu lao động đi nước ngoài, sự phát triển của công nghệ đã tạo ra những thay đổi sâu rộng trong quy trình tuyến dụng và quản lý nguồn nhân lực Các công cụ tuyên dụng hiện đại, như trí tuệ nhân tạo (AI), đữ liệu lớn (Big Data), và các nền tảng công nghệ thông tin, đã giúp tôi ưu hóa quy trình tuyển chon, sang lọc hồ sơ, và quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn Điều này đòi hỏi các công ty xuất khâu lao động phải không ngừng đổi mới và cải tiến quy trình tuyến dụng

dé không bị bỏ lại phía sau

Nhận thấy việc đánh giá thực trạng tuyên dụng tại công ty không chỉ giúp nhận diện những mặt mạnh, điểm yếu trong hiện tại mà còn là cơ hội dé đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả tuyên dụng Điều này bao gồm việc áp dụng công nghệ mới, đào tạo kỹ năng cho đội ngũ nhân viên tuyến dụng, và xây đựng các chiến lược tuyến dụng linh hoạt, phù hợp với xu hướng

Vì vậy, tôi hy vọng răng nghiên cứu này không chỉ góp phần nâng cao sự phát triển của công ty mà còn mang lại kinh nghiệm quý báu cho các nhân viên trong ngành nhân sự nói chung và lĩnh vực tuyên dụng nói riêng

1.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của báo cáo này bao gồm:

se Quy trình tuyển dụng tại công ty dịch vụ xuất khẩu lao động và

chuyên gia: Bao gồm các bước từ lập kế hoạch tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá ứng viên,

thử việc cho đến đến quyết định tuyển dụng

e Nhân viên tuyển dụng: Những người trực tiếp tham gia vào các hoạt

động tuyển dụng của công ty, bao gồm cả những người quản lý và điều

phối quy trình tuyển dụng

e _ Ứng viên: Những người tham gia vào quy trình tuyển dụng tại công ty, bao gồm cả những người đã được tuyển dụng thành công và những người

chưa đạt yêu cầu

- Phạm vi nghiên cứu

‹« - Thời gian nghiên cứu: Bắt đầu từ 06/05/2024 đến 13/07/2024

¢ Dia diém nghiên cứu: Trụ sở chính Công ty dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia

« - Nội dung nghiên cứu:

- Đánh giá thực trạng quy trình tuyên dụng hiện tại, bao gồm các bước, phương pháp, và công cụ được sử dụng

- _ Phân tích những khó khăn, thách thức và hạn chế trong quy trình tuyển dụng hiện tại

1.3 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo này là sự kết hợp của các phương pháp nghiên cứu quan sát, phân tích tổng kết kinh nghiệm và phương pháp chuyên gia, nhằm đảm bảo cung

cấp một cái nhìn toàn diện và chỉ tiết về thực trạng tuyển dụng tại công ty dịch

vụ xuất khẩu lao động và chuyên gia

Sự kết hợp của ba phương pháp này giúp đảm bảo rằng nghiên cứu sẽ phản ánh

một cách toàn diện và chính xác thực trạng tuyển dụng tại công ty Phương pháp quan sát cung cấp dữ liệu trực tiếp từ thực tế, phân tích tổng kết kinh nghiệm mang đến cái nhìn tổng quát từ dữ liệu lịch sử, và phương pháp chuyên gia đem

lại các khuyến nghị chuyên môn Nhờ sự kết hợp này, báo cáo sẽ đưa ra các đề

xuất cải thiện thiết thực và khả thi, góp phần nâng cao hiệu quả quy trình tuyển

dụng và chất lượng nguồn nhân lực của công ty

CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN VE CONG TY

1.1 Giới thiệu công ty Công ty cổ phần dịch vụ xuất khẩu lao động và

chuyên gia

1.1.1 Thông tin về công ty

e _ Tên công ty: Công ty cô phần dịch vụ xuất khẩu lao động và chuyên gia

® Tén giao dich: LABOUR AND EXPERT EXPORT SERVICE JOINT STOCK COMPANY

® Logo công ty:

« Nam 1981: Suleco duoc thành lập với tên gọi "Phòng hợp tác Lao động Nước ngoài" thuộc Sở Lao động - Thương binh & Xã hội TP.HCM Đây là bước khởi đầu quan trọng, đặt nền móng cho các hoạt động hợp tác quốc tế về lao động

« - Năm 1991: Suleco chuyến đổi thành Công ty Dịch vụ Xuất khâu Lao động và Chuyên gia, mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động, khang định vai trò là cầu nối giữa nguồn lao động Việt Nam và thị trường lao động quốc tế

- - Năm 2011: Trường Kỹ thuật Nghiệp vụ được chuyến đôi thành Trường Trung cấp nghề Suleco, nâng cao chương trình đảo tạo và mở rộng các ngành nghề đào tạo, nhăm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường lao động quốc tế

- - Năm 2015: Suleco chuyên đôi thành Công ty Cổ phần Dịch vụ Xuất khâu Lao động và Chuyên gia, đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc cải thiện cơ cấu tô chức, tăng cường khả năng cạnh tranh và thu hút đầu tư

+ Nam 2021: Truong Trung cấp nghề Suleco được chuyến đổi thành Trường Trung cấp Suleco, tiếp tục nâng cao chất lượng đảo tạo và mở rộng quy mô đề đáp ứng nhu câu ngày cảng đa dạng của người lao động và doanh nghiệp

1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty

SULECO hoạt động trên các lĩnh vực dao tao và phái cử người lao động Việt Nam chất lượng làm việc tại các nước phát triển để nâng cao kĩ năng làm việc và cải thiện thu nhập cho lao động Việt Nam SULECO hoạt động cả trong và ngoải nước, như Nhật Bản và các quốc gia phát triển có nhu cầu tuyên dụng lao động trong các lĩnh vực như cơ khí, hàn, sản xuất chế biến công nghệ cao, điều dưỡng viên, quản lý nhà hàng, khách sạn, giao dịch, bán hàng SULECO luôn hoạt động với phương châm đào tạo người lao động có kỷ luật, vựng tay nghề, giỏi ngoại ngữ, hiểu văn hóa và giàu thê lực Danh mục các sản phẩm kinh doanh:

¢ 100% COTTON CARDED RING SPUN YARN: Ne 16 — Ne 45 ( don hoặc se )

được sử dụng cho dệt kim va dệt thoi

® BLENDED YARN RAW WHITE/DYED YARN:

+ POLY/COTTON tỷ lệ trộn ( 65/35, 85/15, 75/15) Ne 10 - Ne 45 được sử dụng cho dét kim va dét thoi

+ COTTON /POLY ty 1é tron ( 65/35, 85/15, 75/15) Ne 10 — Ne 45 duce su dung cho dét kim va dét thoi

e 100% COTTON OPEN END YARN RAW WHITE / DYED COLOUR: Ne 4 —

Ne 30 ( đơn hoặc se ) được sử dụng cho dệt kim và dệt thoi

® 100% POLYESTER YARN: Ne 16-60 ( đơn hoặc se ) được sử dụng cho dệt kim và dệt thoi

® 100% COTTON COMBED RING SPUN YARN: Ne 16 — Ne 45( đơn hoặc se )

được sử dụng cho dệt kim và dét thoi

® PET FLAKES: Có ba màu xanh lá, trắng và xanh dương

Suleco Sern 108

Trường trung cap SULECO Suleco

Hinh 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp (Nguồn: Phòng Nhân sự)

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Giám đốc: Qua mô hình trên ta có thê thấy răng giám đốc là người điều hành các hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty Có chức năng quản lý, giám sát, hoạch định chiến lược và thông qua kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty Quyết định

cơ cấu tô chức bộ máy công ty, bô sung miễn nhiệm các chức danh quản lý công ty

Quyết định nội dung điều lệ công ty Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh

doanh của công ty

Phó giám đốc: Là người trợ giúp công việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc điều hành công ty và quyết định các vấn đề khi được giám đốc ủy quyên, tham mưu cho giám đốc trong giải quyết các vấn đề kinh doanh hay là cùng với giám đốc quản lí,

điều hành các bộ phân kinh doanh

Phòng Tài chính -Kế toán: Là bộ phận có chức năng kiểm tra, giám sát, thanh toán mọi chứng từ „số sách của các bộ phận trong công ty dé thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán và đáp ứng yêu cầu quản lí tài chính của toàn bộ công ty Thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kinh doanh, thu chí, kiếm kê tài sản theo định kì đồng thời từ đó có kế hoạch huy động các nguồn vốn đề đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty

- Ké toán trưởng: là người đứng đầu phòng tài chính kế tóan „ quản lý các nhân viên kế toán „ thủ quỹ Chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán của công ty, giúp

đỡ giám đốc cân đối tài chính và sử đụng vốn kinh doanh có hiệu quả

- Bo phan kế toán tài chính: có nhiệm vụ lưu các số sách, các số liệu, các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp để báo cáo, giao dịch với các ngân hàng, tổ chức tài chính, cơ quan thué

-_ Bộ phận kế toán quản trị: có nhiệm vụ báo cáo tức thời cho giám đốc vẻ tỉnh hình tài chính của công ty khi cần như: lượng luân chuyến tiền tệ tức thời, công nợ phải thu phải trả thống kê, hạch tóan lỗ lãi báo cáo cho nhà quản trị công ty đề có kế hoạch cho những chu kì kinh doanh tiếp theo

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Đây là nơi thực hiện quá trình kinh doanh của công ty bao gồm thực hiện các nghiệp vụ về XNK: mua, bán hàng hóa, thực hiện soạn thảo hợp đồng.ngoài ra phòng XNK cũng là nơi tổ chức nghiên cứu thị trường, giá cả hàng hóa dịch vụ, tìm kiếm nguồn hàng và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty Trong phòng kinh doanh XNK có bộ phận kinh doanh trong nước riêng và bộ phan kinh doanh nước ngoài riêng

Bộ phận chứng từ và hợp đồng: Tiếp nhận, xem xét và xử lý các đơn chào hàng cũng như đơn đặt hàng của các đối tác.Thực hiện soạn thảo và kí kết các hợp đồng xuất nhập khẩu, quản lý các bộ chứng từ hàng hóa, L/C, B/L

Bộ phận hải quan và giao nhận: Đây là bộ phận thực hiện nhiệm vụ giao dịch với các cơ quan hải quan trong việc thực hiện các thủ tục dé nhap khâu hay xuất khâu hàng hóa, sản phâm của công ty.Thực hiện quản lý, vận chuyển hàng hóa mua bán, XNK

Phòng tô chức hành chính:Có các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Quan li céng van, tài liệu đi và đến của công ty Thực hiện đánh máy, in ấn các tài liệu phục vụ hội hợp, công tác của công ty

- Thực hiện nhiệm vụ thông tin liên lạc trong nội bộ công ty và giữa công ty với bên ngoài

-_ Thực hiện công việc lễ tân, tiếp khách của công ty Hướng dẫn khách đến làm việc cụ thê với từng bộ phận

-_ Tiến hành các công việc tạp vụ, tổ chức mua sắm báo chí cho công ty, chuẩn bị các cơ sở vật chất cần thiết cho các cuộc họp

-_ Tô chức lập kế hoạch và thực hiện tuyên dụng nguồn nhân lực Quản lý, sắp xếp, bố trí nhân lực phủ hợp với cơ cấu bộ máy của công ty

-_ Thực hiện kế hoạch lao động, kế hoạch tiền lương và các chính sách đối với nhân viên của công ty

1.4 Tình hình nhân sự

Hiện tại, công ty đang hoạt động với quy mô nhân sự gồm 25 nhân viên, mỗi phòng ban có từ năm đến bảy nhân viên Trong đó, giám đốc là người trực tiếp điều hành và quản lí các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty Nhằm tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ cũng như kinh nghiệm giải quyết các van dé phat

sinh khi làm việc, giám đốc thường tô chức các buôi tập huấn ngắn hạn cho nhân viên Ngoài ra còn cho nhân viên tham gia các khóa học thực tế để nhân viên có cơ hội cọ xát với các vấn đề bất cập khi làm xuất nhập khâu Từ đó trình độ của nhân viên được phát triển hơn , khả năng giải quyết vấn đề được năng cao, tạo cơ hội cho nhân viên được tiếp xúc với các vấn đề thực tế nhiều hơn dé không bị mắc sai lầm khi làm việc tại công ty Hiện tại, nhân sự của công ty được phân chia như sau:

1.4.1 Phân theo trình độ

Tất cả nhân viên trong công ty đều có trình độ từ Cao đẳng trở lên Trong đó, có

19 nhân sự có trình độ Đại học chiếm 76% nhân sự của công ty, còn lại 6 nhân sự có trình độ Cao đăng chiếm 24% nhân sự của công ty Tình hình nhân sự của công ty được thể hiện cụ thê đưới biểu đồ sau:

8 Đại học

Cao đẳng

Hình 1.2 Tỷ lệ trình độ nhân sự tại công ty (Nguồn: Phòng Nhân sự)

1.4.2 Phân theo giới tính

Nhìn chung nữ giới chiếm phần lớn nhân sự của Công ty cô phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia Công ty làm bên dịch vụ xuất nhập khẩu nên cần có sự

tỷ mỉ, chu đáo, cần thận trong công việc cũng như giao tiếp với khách hàng nên đa phần nhân sự của công ty là nữ Nam giới chỉ có 4 nhân viên chiếm 16% nhân sự của công ty còn nữ giới chiếm tới 84% nhân sự của công ty tương đương với 21 nhân viên

Cụ thê tỷ lệ nhân sự phân theo giới tính của công ty được thê hiện dưới biểu đồ sau:

4%

a NC Nam

Hình 1.3 Tỷ lệ giới tính của công ty (Nguồn: Phòng Nhân sự) 1.5 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh

Dưới đây là báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cô phần địch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia trong ba năm gần đây, từ năm 2016 đến năm 2018

Cụ thể như sau:

Bang 1.1 Kết quả hoạt động kính doanh øiai đoạn 2016-2018

Đơn vị: Đồng (Nguồn: Phòng kế toán)

Danh mục Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018

Doanh Thu | 37.265.031.228 44.366.458.253 41.537.652.031 Chị Phí 31.156.983.725 35.552.647.362 34.223.621.054 Lợi nhuận 6.108.047.503 8.813.810.891 7.314.030.977

Dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016- 2018 ta có được biểu đồ

thê hiện kết quả hoạt động kinh đoanh giai đoạn 2016-2018 như sau:

Doanh Thu

15,000,000,000.0 10,000,000,000.0 5,000,000,000.0

0.0

Hình 1.4 Doanh thu va lợi nhuận công ty giai doan 2016-1018

¢* Nhan xét: Dya vao Bang 1.1 va Hinh 1.4 ta thay rang:

e Giai đoạn 2016 — 2017: Doanh thu giai đoạn này có dấu hiệu tăng đáng kế từ

37.265.031.228 đồng lên đến 44.366.458.253 đồng tương đương với 7.101.427.025

đồng Bên cạnh có chỉ phí trong giai đoạn này cũng có tăng từ 31.156.983.725 đồng

lên 35.552.647.362 đồng tương đương với 4.395.663.637 đồng không đáng kê, điều

này cho thấy lợi nhuận trong giai đoạn này cũng tăng từ 6.108.047.503 đồng lên

8.813.810.891 đồng Qua đó, ta nhận thấy được rằng tình hình hoạt động kinh doanh

của Công ty cô phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia năm 2017 có sự phát triển vượt trội so với năm 2016

«Giai đoạn 2017- 2018: Doanh thu giai đoạn này có đấu hiệu giảm nhẹ từ

44.366.458.253 đồng xuống còn 41.537.652.031 đồng tương đương với 2.828.806.222

đồng nhưng có sự thuận lợi khi chi phí lại giảm từ 35.552.647.362 đồng xuống còn

34.223.621.054 đồng tương đương với 1.329.026.308 đồng Tuy nhiên lợi nhuận vẫn giảm từ 8.813.810.891 đồng xuống còn 7.314.030.977 đồng Qua đó, ta nhận thấy

được răng tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cô phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia có sự giảm nhẹ vào năm 2018 so với năm 2017

CHUONG 2: PHAN TiCH QUY TRÌNH XUẤT KHAU NHUA PET BAM SANG THI TRUONG ITALY TAI CONG TY CO PHAN DICH VU XUAT KHAU LAO DONG

VA CHUYEN GIA

2.1 Sơ đổ quy trình

2.1.1 Các bên liên quan

Sau khi tìm hiểu sơ lược về Công ty cô phần dịch vụ xuất khẩu lao động vả chuyên gia, chương 2 sẽ giúp làm rõ hơn về quy trình xuất khâu hàng hóa sang các thị trường nước ngoài của các doanh nghiệp Việt Nam và cụ thê là quy trình xuất khẩu nhựa pet băm sang thị trường Italy tại Công ty cỗ phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia

Bên bán: Công ty cỗ phần dịch vụ xuất khẩu lao động và chuyên gia

® Địa chỉ: Văn phòng 05, tầng 24 khu văn phòng Tòa nhà Pearl Plaza số 561A

Điện Biên Phủ, phường 25 quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

¢ Số điện thoại: ( 84-28) 38999212

® - Người đại diện: Giám đốc Châu Thị Anh Tú

Bén mua: Pluto Internatinal SRL

¢ Pia chi: Via bellinzona N5-40135- Bolagna- Italy

¢ Sé dién thoai: +39 0516 781 439

® Người đại diện: Ông Enrico Peberllint

® Don gia: g14 FOB

® Cảng đi: Cảng Hải Phòng

e Cảng đến: Cảng ANCONA, MARCHE

e Thong tin don hang:

Bảng 2.1 Bảng kê khai số lượng hàng hóa của khách hàng

Tên hàn Số lượng Đơn giá Thành tiền

2.1.2 Sơ đồ quy trình

Nhan vién Sale ban hang làm

Phong xuat khau lam don dat

hàng gởi cho phòng kinh doanh

Thông báo đã có hàng để phòng Xuất khẩu booking tàu

từ yêu cầu và khai báo hải quan

Gởi bộ chứng từ scan đầy đủ cho Sale để gởi cho khách yêu cầu thanh toán

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Công ty cô phần dịch vụ xuất khẩu lao động và chuyên gia

11

2.2 Phan tich quy trinh

2.2.1 Nhân viên Sale bán hàng và làm hợp đồng gởi cho phòng Xuất Nhập

khẩu

Nhân viên Sale sẽ bắt đầu tạo gian hàng trên trang Alibaba.com đề tìm kiếm khách hàng mới và chào bán các sản phẩm mà công ty cung cấp ra thị trường Sau khi thương lượng về giá cả và số lượng hàng hóa mà khách hàng yêu cầu nhân viên Sale tiến hành chốt đơn hàng

Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng nhân viên Sale sẽ tiễn hành lên đơn

hàng và hợp đồng đề gởi cho bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kinh doanh Thông

tin về đơn đặt hàng bao gồm tên hàng và số lượng:

Bảng 2.2 Thông tin đơn đặt hàng

nếu như khách hàng đồng ý nhân viên Sale sẽ trình sếp kí và gởi lại cho khách hàng

bản gốc Mỗi bên trong hợp đồng sẽ giữ một bản hợp đồng gốc có chữ kí và đóng đấu của hai bên công ty Hợp đồng xuất khâu nhựa PET băm tại Công ty cỗ phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia cụ thể như sau:

12

Tel/Fax: (84-28) 3899 9212

Representative by: Ms THI TU The Buyer: PLUTO INTERNATIONAL SRL Address: VIA BELLINZANA N 5-401350 BOLOGNA-ITALY Mobile : +39 0516781439

Representative by: Mr ENRICO PERBELLINI After discussing, both sides agreed to sign this Proforma Invoice with the followingarticles:

ARTICLE 1: COMMODITY — QUALITY - QUANTITY — UNIT PRICE - AMOUNT

Commodity and Specifications | (+/-2%)

Hot Washed Clear PET Flake 19 800 15.120

TOTAL 1x40cont 800 15.120

SAY IN WORDS: US DOLLARS FIFTEEN THOUSANDS TWO HUNDREDS ARTICLE 2: PACKING

Packing: Jumbo bags

ARTICLE 3: ORIGIN — DELIVERY TERM

Country of Origin: Vietnam Term of Delivery: FOB Date of Shipment: within 7 days after received the deposit Port of loading: Hai Phong Port

ARTICLE 4: PAYMENT TERM

Advance 50% within 3 working days froom PI date and balance 50% after sending BL copy and Invoice via email within 5 days Otherwise, the Saller have right to cancle this PI

DEVELOPMENT OF VIET NAM- HA NOI OFFICAL BRANCH Address: BIDV Tower 35 Hang Voi street, Hoan Kiem, Ha Noi Beneficiary: THANH VIN COMPANY LIMITED Swift code: BIDVVNVX

Account Number: 16910370001219 This PI made into 02 copies, sighed and confirmed by email Each party keeps 01 copy

ARTICLE 5: DENERAL TERMS Both sides undertake to execute strictly all the articles of this PI Any amendments or additions to this PI shall be made in writing and signed by authoritative representative of

13

Hình 2.2 Thông tin hợp đồng xuất khẩu của Công ty cô phần dịch vụ xuất khẩu lao động và chuyên gia

+ Nhận xét

Đây là bước đầu tiên trong quy trình xuất khâu hàng hóa tại Công ty cô phần dịch

vụ xuất khẩu lao động và chuyên gia Đề thực hiện được bước này đòi hỏi nhân viên Sale phải có đủ kỹ năng và kiến thức về sản phẩm, kỹ năng tư vấn bán hàng và thương lượng với khách hàng đề có thê chốt đơn hàng thành công

Có nhiều cách để nhân viên Sale tiếp cận được với khách hàng nhưng tại công ty Thành Vin đa phần các nhân viên Sale chọn cách tiếp cận khách hàng qua trang web Alibaba Sau khi tìm hiểu về nhu cầu sản phẩm của khách hàng và thương lượng về giá cả sản phẩm cũng như các yêu cầu của hai bên được thống nhất cho thấy thương vụ nay đã thành công được một nữa

Khi đã chốt đơn hàng với khách hàng nhân viên Sale làm hợp đồng và gởi cho bộ phận chứng từ làm hợp đồng Điều này cho thấy công ty Thành Vin có cơ cấu tổ chức chuyên môn hóa cao, mỗi bộ phận đảm nhiệm một nhiệm vụ cụ thé giúp cho công việc được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả

% Thuận lợi

Trong thời buổi công nghệ thông tin nên việc tìm kiếm khách hàng trên mạng Internet là đều rất phổ biến Điều này giúp cho người mua và người bán đễ dàng trao đổi thông tin với nhau về sản phẩm mà các bên đang có nhu cầu mua hoặc bán Cũng như vậy, thông qua Alibaba.com mà Công ty cổ phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia đã tìm được cho mình một khách hàng mới đang có nhu cầu mua nhựa PET băm mà họ muốn xuất khẩu

Các điều khoản trong hợp đồng được thiết lập nhằm mang lại lợi nhuận, thuận tiện cho cả hai bên tham gia Đồng thời thiết lập nên một mối quan hệ kinh doanh lâu dài giữa hai bên

s* Khó khăn

Mặc dù mạng Internet đang đem lại rất nhiều thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp nhưng song hành cùng đó là doanh nghiệp phải bỏ ra một số chỉ phí để dang ki tai khoan Alibaba.com

Khách hang dé dang tim kiếm được nhiều nguồn hàng từ các doanh nghiệp khác nhau Điều này yêu cầu công ty Thành Vin phải có sản phẩm tốt với mức giá cạnh tranh với các đối thủ khác

14

2.2.2 Phong xuat khau gởi đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh và nhận thông báo đã có hàng để tiến hành book tàu

Sau khi nhận được hợp đồng từ nhân viên Sale, Bộ phận Xuất Nhập Khẩu sẽ tiễn hành kiêm tra tên hàng, số lượng, mẫu mã quy cách đóng gói của sản phẩm trong hợp

đồng và lên đơn đặt hàng gởi cho phòng kinh doanh nội địa để liên hệ nhà máy tiến

hành sản xuất sản phẩm Thông tin chỉ tiết về đơn đặt hàng gồm:

®©_ Người Mua: CÔNG TY CỎ PHẢN DỊCH VỤ XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG VÀ CHUYÊN GIA

© - Địa Chỉ: Số 561A, tầng 24, khu văn phòng, đường Điện Biên Phủ, phường 25,

quận Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam

© Điện Thoại/ Fax: +84-§8-3899 9212

® - Người Bán: CÔNG TY SX- TM- XNK SỢI CHỈ QUỐC TẾ

©_ Địa chỉ: 31/32/68 Ung Văn Khiêm, phường 25, quận Bình Thạnh,Tp Hỗ Chí

Minh, Việt Nam

s® - Điện thoại: 028 39326498

15

Hinh 2.3 Thong tin don dat hang cua Cong ty cỗ phần dịch vụ xuất khẩu lao

động và chuyên gia

1ó

Sau khi nhận được đơn đặt hàng của phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh sé

tiến hành mua hàng và liên hệ nhà máy sản xuất thành phẩm để có thê xuất hàng theo

đúng tiễn độ Sau khi liên hệ nhà máy sản xuất, xác định đúng số lượng hàng hóa yêu cầu, phòng kinh đoanh sẽ thông báo ngay cho phòng xuất nhập khâu đã có day đủ hàng hóa theo yêu cầu để phòng xuất khẩu tiến hàng booking tàu cho hàng xuất khâu

s* Nhận xét

Đây là bước thứ hai trong quy trình xuất khâu hàng hóa tại Công ty cô phần dịch

vụ xuất khâu lao động và chuyên gia Các công việc được giải quyết trong nội bộ các phòng ban của công ty, cho thấy công việc được hoàn thành nhanh chóng, thuận lợi hơn và ít có rủi ro tác động từ bên ngoài

Hiện tại công ty có nhà máy sản xuất tại Thị xã Bến Cat, Tinh Binh Dương, có khả năng sản xuất đa đạng các dòng sản phâm kết hợp với quy trình kiểm tra chặt chẽ, đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật, các tiêu chí xuất khâu kết hợp với trang thiết bị máy móc hiện đại giúp công ty công cấp ra thị trường các mặc hàng kinh doanh chất lượng cao Các công đoạn được các nhân viên phòng xuất khâu và phòng kinh doanh liên kết với nhau cùng hoàn thành một cách hiệu quả và nhanh chóng Cho thấy sự gắn kết chặt chẽ giũa các nhân viên trong công ty

Thời gian giao hàng chỉ trong 7 ngày làm cho công ty Thành Vin có thế chuẩn bị hàng hóa một cách nhanh chóng để có thế xuất khâu cho đối tác ở nước ngoài một cách nhanh nhất

Do số lượng hàng hóa ít nên chỉ cần một container có thê sắp xếp hết 19 tấn nhựa PET xuất cho khách hàng trong một lần mà không cần phải chuyến tải

Các bộ phận trong công ty gắn kết với nhau một cách chặt chẽ nên khi có thông báo hay yêu cầu của khách hàng đều được giải quyết nhanh chóng, kịp thời

“+ Kho Khan:

Dù là đối tác lâu dài nhưng công ty Thành Vín cũng phải chịu một áp lực lớn từ nhà cung cấp, nếu hàng hóa bị sai sót hay kém chất lượng sẽ ảnh hưởng tới thời gian xuất khâu ra nước ngoài

17

2.2.3 Phong xuat khau book tau va gởi booking lại cho phòng kinh doanh Sau khi nhận được thông báo từ phòng kinh đoanh đã có đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra giá cước cua cac hang tau va FWD

để có được mức giá ưu đãi nhất Trong quá trình kiểm tra giá cước từ nhiều hãng tàu khác nhau thì bộ phận chứng từ xuất đã chọn cước phí tại hãng tàu COSCO SHIPPING LINES VIET NAM COMPANY LIMITED với mức cước là 800%/1cont xuất hàng sang ITALY Đây là giá cước dịch vụ phù hợp nhất đề có thê tối thiểu hóa chỉ phí cho công ty Hãng tàu COSCO cũng là một trong những hãng tàu đã có nhiều hợp đồng vận chuyên với công ty nhất Sau khi thỏa thuận về giá cước dịch vụ và các yêu cầu khác, hãng tàu sẽ gởi booking cho phòng xuất khẩu gồm các thông tin sau:

COSCO SHIPPING LINES (VIETNAM) CO., LTD

Haiphong Branch

NWSNZ/ Ss Tal:(0225) 3552778, Fax(0225) 3552776 E-Mail: coscon.hpg@coscon.com.vn

BOOKING RESERVATION

Ref : 6178943450

Date: 10/12/2018

ÏIlllIllllllllll

It is today nmtually agreed by and between:

Star Concord (Vietnam) Company Limited - Hai phong branch

As cargo SHIPPER

and COSCO SHIPPING LINES (VIET NAM) COMPANY LIMITED- Hanoi Representative Office on behalf of the

CARRIER : COSCO SHIPPING LINES, that the CARRIER will reserve space and the SHIPPER will load the following

goods on terms and conditions as below mentioned:

MAX KING 014S

Intended mother vessel code: SAI18923

7-Discharging port: Ancona, Marche

19

sự liên kết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các doanh nghiệp trong ngày xuất nhập khâu Sự liên kết này cần được duy trì và phát huy hơn nữa để công ty có được các ưu đãi khi chọn công ty vận tải

Một lần nữa ta thấy được sự gắn kết chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty mà

cụ thê là giữa phòng xuất khẩu và phòng kinh doanh Sự gắn kết này thúc đây quá trình xuất khâu hàng hóa hoàn thành thuận lợi hơn và ít chịu rủi ro từ các yếu tố bên ngoài

% Thuận lợi

Hãng tàu COSCO SHIPPING LINES VIET NAM COMPANY LIMITED là một trong những đối tác nhận vận chuyên hàng xuất khâu nhiều nhất của công ty Thành Vin nên có nhiều ưu đãi về giá dịch vụ cho công ty Điều này làm cho chỉ phí vận chuyên hàng hóa xuất khẩu của công ty được tối thiếu hóa và mang lợi nhiều lợi nhuận hơn cho công ty

Vì là đối tác lâu dài nên cong ty Thanh Vin c6 thê nhận được nhiều lựa chọn về thời gian đưa hàng lên tàu tạo thuận lợi trong việc hoàn thành chứng từ kịp thời của phòng xuất khâu và sắp xếp hàng hóa của phòng kinh doanh

“+ Kho Khan

Dù là đối tác lâu dài nhưng lịch tàu của Hãng tàu COSCO là có định nên có thể

nhiều trường hợp khác về thời gian vận chuyên làm công ty Thành Vín khó chọn được ngày tàu chạy thuận lợi nhất cho mình nhưng đây là một trường hợp ít diễn ra 2.2.4 Phòng kinh doanh load hàng và gởi thông tin cho phòng xuất khẩu làm

chứng từ

Khi phòng xuất khâu gởi booking của hàng tàu cho phòng kinh doanh thì nhân viên của bộ phận phòng kinh doanh sẽ nhanh chóng truyền booking đó cho bộ phận vận chuyến đến hãng tàu kéo container về nhà máy dé load hàng một cách nhanh chóng Thời gian load hàng tùy theo số lượng mà nhanh chậm khác nhau, tuy nhiên với hợp đồng xuất khẩu nhựa PET băm sang thị trường Italy chỉ có 19 tấn nên thời gian load hàng chỉ diễn ra trong ngày Sau khi load hàng xong có được số lượng, số cont và số seal phòng kinh doanh sẽ gởi lại số lượng, số cont, seal cho phòng xuất

khâu để hoàn thành bộ chứng từ để xuất khâu hàng hóa cho khách hàng Thông tin

phòng kinh doanh gởi cho phòng xuất khâu bao gồm:

“+ Nhan xét

Hiện tại cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty còn hạn chế nên khâu loading hàng hóa còn mắt nhiều thời gian nhưng do lô hàng này chỉ có 19 tấn nên thời gian loading hàng hóa trong một ngày là hoản thành

Ngoài ra, các phương tiện vận chuyến và bảo quản hàng hóa tại công ty cũng còn hạn chế nên công ty cần nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như các phương tiện vận chuyên đề hàng hóa được bảo quản tốt hơn, vận chuyền nhanh hơn đề hàng hóa dé tay khách hàng thuận lợi hơn

Sự chuyến giao công việc giữa phòng xuất nhập khâu và phòng kinh doanh tiếp tục được diễn ra, cho thấy được sự gắn kết ngày càng chặt chẽ của giữa các bộ phận trong công ty Điều này cho thấy được sự thành công trong quy trình xuất khâu hàng hóa tai c6ng ty Thanh Vin chịu sự tác động lớn giữa nội bộ của công ty Nói cách khác, sự liên kết giữa nội bộ công ty góp phần tạo nên sự thành công của quy trình xuất khâu hàng hóa

Nếu số lượng hàng hóa nhiều không thế sắp xếp hàng lên container trong một

ngày thì công ty phải tốn thêm chí phí lưu kho

2.2.5 Phòng xuất khẩu làm các chứng từ yêu cầu và khai báo hải quan

Bộ phận xuất nhập khâu có nhiệm vụ hoàn thành các chứng từ do khách yêu cầu

để có thể xuất hàng ra nước ngoài một cách nhanh nhất Sau khi nhận được số lượng hàng hóa có thê cung cấp cho khách hàng trong sai số (+-2%), số lượng cont, số cont,

số seal, Bộ phận chứng từ xuất nhập khâu sẽ tiến hàng chuẩn bị bộ chứng từ gồm Invoice, Packing list, SI, VGM , Agreement letter, va khai bao hai quan để có thê xuất khâu hàng hóa

¢ Chuan bi SI va VGM géi cho hang tau lam Bill of loading

Sau khi nhận được số lượng, số cont và số seal cụ thể từ phòng kinh đoanh, bộ phận xuất nhập khâu sẽ tiễn hành chuẩn bị SI và VGMI đề gởi cho hang tau lam Bill

SI được là chỉ tiét bill dùng đề gởi cho hãng tàu để hãng tàu làm biil gởi lại cho công ty đề xác định số lượng hàng và ngày tàu chạy, tên tàu và số chuyền Nội dung SĨ bao gồm các thông tin sau:

21

SHIPPER: THANH VIN CO., LTD

® No 56la, 24th floor- pearl plaza building, dien bien phu street, ward 25, binh thanh district, ho chi minh cty, vietnam

* Tel No: +84- 2838999212

® Fax No: +84- 2838999212

CONSIGNEE: PLUTO INTERNATINAL SRL

¢ Via bellinzona n5-40135- bolagna- italy

* Tel No: + 390516781439

® Fax No : + 390516782226

NOTIFY PARTY: PLUTO INTERNATINAL SRL

¢ Via bellinzona n5-40135- bolagna- italy

* Tel No: + 390516781439

* Fax No: + 390516782226

VESSEL/VOY : MAX KING 0148S

Port of loading: HAI PHONG PORT IN VIETNAM

Final destination: ANCONA PORT, MARCHE

¢ Package: 40 jumbo bag

® Packing in jumbo bags

1x40’HC CONTAINER NO./ SEAL NO:

CAIU9544542/10042848

22

Hình 2.5 Thông tin chi tiết bill của Công ty cỗ phần dịch vụ xuất khẩu lao

động và chuyên gia

VGM là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ container vận chuyên quốc tế dùng dé xác nhận số lượng chính xác mà bộ phận kinh doanh đã đóng hàng vào container Thông tin của VGM bao gồm:

Tên người gửi hàng: Công ty cô phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia

23

Địa chỉ: Số 56L A, tầng 24, tòa nhà Pearl Plaza, đường Điện Biên Phủ, phường 25,

quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Fax/phone: (84-28) 3899 9212

Thông sô container:

động và chuyên gia Bảng 2.3 Thông số Container của Công ty cỗ phần dịch vụ xuất khẩu lao

XAC NHAN KHOI LUONG TOAN BO CONTAINER VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

VERIFIRED GROSS MASS OF CONTAINER INTERNATIONAL TRANSPORT (VGM)

Tp Hộ ChíMinh, ngày21 tháng 12 nim 2018

11Iên người gửi hàng, địa chỉ, số điện thoại Name of shipper, address, phone number:

Công ty TNHH THANH VIN

Địa chỉ: Số 561 A, tầng 24, tòa nhà Pearl Plaza, đường Điện Biện Phủ, phường 25, quân Bình Thạnh thành phó Hộ Chí Minh,

Việt Nam Fax phone: (84-28) 3899 9212

Thong so container/Container's particular:

Kh ot} ap | Hân khá

Stt}es container Khôi lương sĩ | lương toàn bộ của Tén don vi dia chỉ cân

8.501 Cam ¿A cau ta HC oC lạ h Ons Loan DO Contain

We are committed and responsible for the VGM of the container above is true

(Signed, full name.stamped) (Signed, full name, stamped)

hang tau sé can ctr vao SI va VGM lam bill nhap géi lai cho bé phan xuất nhập khâu

của Công ty cổ phần dịch vụ xuất khâu lao động và chuyên gia kiếm tra Nhận được Bill nháp từ hãng tàu, bộ phận xuất nhập khâu sẽ kiểm tra các sai sót và chỉnh sửa, sau

đó sẽ gởi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận Nếu không có gì sai sót bộ phận xuất

nhập khẩu sẽ xác nhận với hãng tàu là bill nháp chính xác và yêu cầu hãng tàu xuất trình Bill gốc gởi cho bộ phận chứng từ xuất nhập khâu Nội dung Bill gốc ma hãng

tàu gởi cho bộ phận xuất Nhập khâu bao gồm các thông tin dựa trên SI như sau:

25