Báo cáo nhóm giữa kỳ môn quản lý hiệu quả công việc Đề tài quy trình quản lý hiệu quả công việc

Quản lý hiệu quả công việc là một quá trình liên tục xác định, đo lường và pháttriển hiệu suất của các cá nhân và nhóm và sắp xếp hiệu suất với các mục tiêu chiến lượccủa tổ chức.. 1.2 Q

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

********

BÁO CÁO NHÓM GIỮA KỲMÔN QUẢN LÝ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH QUẢN LÝ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Mỹ Phượng Lớp Quản trị dự án : Ca 3 thứ 2

Nhóm : 01

TPHCM, NGÀY 13 THÁNG 02 NĂM 2023

LỜI CAM ĐOAN

Chúng em xin cam đoan bài Báo cáo nhóm 01 do chúng em nghiên cứu và thực hiện.Chúng em đã kiểm tra dữ liệu theo quy định hiện hành

Kết quả Báo cáo nhóm là trung thực và không sao chép từ bất kỳ báo cáo của sinh viên khác

Các tài liệu được sử dụng trong Báo cáo nhóm có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng

Nhóm trưởng

Tạ Gia Linh

2

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, chúng em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa Quản trị kinh doanh - TrườngĐại học Tôn Đức Thắng với tri thức và tâm huyết của mình đã truyền đạt vốn kiến thứcquý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt, trong học kỳnày khoa đã tổ chức cho chúng em được tiếp cận với môn học “Quản lý hiệu quả côngviệc” mà theo chúng em là rất hữu ích đối với sinh viên chuyên ngành Quản trị nguồnnhân lực cũng như tất cả các sinh viên thuộc các chuyên ngành khoa Quản trị kinh doanhkhác

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Mỹ Phượng đã tận tâm hướng dẫnchúng em qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi thảo luận về môn học, ngànhhọc Nếu không có sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy thì chúng em nghĩ bài báo cáo nàyrất khó để hoàn thiện được Một lần nữa em xin cảm ơn thầy Bài báo cáo được hoànthiện trong thời gian gần 2 tuần Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu sâu về các môn họccũng như kiến thức trong ngành, kiến thức của chúng em còn hạn chế và còn nhiều bỡngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, chúng em rất mongnhận được những lời đóng góp quý báu của quý thầy cô để bài báo cáo của chúng emđược hoàn thiện hơn

Sau cùng, chúng em xin kính chúc quý thầy cô trong khoa Quản trị kinh doanh vàBan giám hiệu trường Đại học Tôn Đức Thắng thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để thựchiện sứ mệnh cao đẹp là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

3

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7

1.1 Khái niệm 7

1.2 Quy trình quản lý hiệu quả công việc 7

PHẦN 2: PHÂN TÍCH CÔNG TY KFC 12

2.1 Giới thiệu sơ lược đặc điểm công ty 12

2.1.1 Sơ lược về KFC 12

2.1.2 KFC Việt Nam 12

2.2.2 Thực trạng của công ty trong quy trình quản lý hiệu quả công việc 13

2.3 Đánh giá 17

PHẦN 3: KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

4

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Sơ đồ quy trình quản lý hiệu quả công việc 6

5

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, nền kinh tế thế giới đã phát triển hơn bao giờ hết Song, việc quản lýnguồn nhân lực cũng sẽ trở nên khó khăn hơn cả về số lượng lẫn chất lượng Do đó, cácdoanh nghiệp luôn tìm kiếm, nghiên cứu, học hỏi các quy trình tổ chức nhân lực sao choviệc kinh doanh đạt được kết quả tốt nhất Chính vì lý do đó mà nhóm 01 đã chọn đề tài

về “Quy trình về quản lý hiệu quả công việc” Thông qua đề tài này, chúng ta sẽ hiểu hơn

về tầm quan trọng trong quản lý công việc Đồng thời biết được quy trình các bước vềquản lý công việc như thế nào cho hiệu quả và cách khắc phục

Nội dung của đề tài sẽ được chia làm 3 phần chính như sau:

Phần 1: Cơ sở lý thuyết

Phần 2: Phân tích case study tại công ty KFC

Phần 3: Kết luận

6

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT1.1 Khái niệm

Thế nào là quản lý hiệu quả công việc ?

Quản lý hiệu quả công việc là một quá trình liên tục xác định, đo lường và pháttriển hiệu suất của các cá nhân và nhóm và sắp xếp hiệu suất với các mục tiêu chiến lượccủa tổ chức

1.2 Quy trình quản lý hiệu quả công việc

-Prerequisites (những điều kiện tiên quyết): Để có thể triển khai hệ thống quản lý hiệuquả công việc tại mỗi tổ chức, cần có 2 điều kiện tiên quyết trước, đó là:+ Một: Kiến thức về nhiệm vụ của tổ chức và các mục tiêu chiến lược

7

Hình 1 Sơ đồ quy trình quản lý hiệu quả công việc

Để có thể đáp ứng được điều kiện thứ 1, người quản lý cần phải xác định vàLập kế hoạch chiến lược cho tổ chức Điều này giúp cho tổ chức xác định rõ ràngmục đích và lý do tồn tại, vị trí mà tổ chức muốn đạt được trong tương lai, cácmục tiêu mà tổ chức muốn đạt được Qua đó thiết lập các mục tiêu tương tự chocác đơn vị ở dưới, cá nhân trong tổ chức để hỗ trợ sứ mệnh và mục tiêu tổng thểcủa tổ chức

+ Hai: Kiến thức về công việc (Hiểu rõ về công việc được đề cập)Việc hiểu nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên được thực hiện thông quaviệc Phân tích công việc Phân tích công việc là điều kiện tiên quyết cơ bản củabất kỳ hệ thống quản lý hiệu quả nào vì nếu không có phân tích công việc, ngườiquản lý sẽ không biết được yếu tố nào cấu thành các nhiệm vụ cần thiết cho một vịtrí cụ thể Do đó, khó để có thể đánh giá chính xác được hiệu quả, hay là cần đánhgiá những yếu tố nào Qua Phân tích công việc sẽ xác định được nhiệm vụ và KSA(Kiến thức - Kỹ năng - Thái độ) cần có của một công việc cụ thể; các nhiệm vụ vàKSA thường được trình bày dưới dạng Bản mô tả công việc

- Phương pháp Phân tích công việc: được tiến hành bằng cách quan sát,bảng câu hỏi có sẵn, hoặc các cuộc phỏng vấn, hội thảo chuyên gia

+ Yếu tố quan trọng khác nữa cần có để Phân tích công việc hiệu quả đóchính là: Đào tạo người đánh giá - điều này giúp giảm thiểu một số thành kiếnnhư: Thiên kiến vị kỷ Dự đoán xã hội và thiên vị đồng thuận, Thành kiến bất:

cẩn, có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin do các cá nhân cung cấp

về KSA cần thiết cho công việc

- Performance Planning (Lập kế hoạch hiệu suất): Kết quả, Hành vi, Kế hoạch pháttriển

Lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việc sẽ giúp nhân viên đạt kết quả caotrong công việc, giúp xác định được những công việc chính cần hoàn thành cũngnhư những thuận lợi và khó khăn để nhân viên có thể hoàn thành tốt công việc Lập kế hoạch hiệu suất để doanh nghiệp chỉ dẫn hướng đi đúng cho nhânviên, nâng cao hiệu suất làm việc, bên cạnh đó cũng có lộ trình thăng tiến phù hợp

8

đặc biệt là các nhân viên có hiệu suất thấp cũng như hành vi và thái độ kém trongcông việc.

Các bước để lập kế hoạch hiệu suất:

1 Xác định hiệu suất hoặc các vấn đề hành vi cần cải thiện: Cần xác địnhnhững vấn đề của nhân viên đồng thời những mục tiêu mà doanh nghiệpmong muốn hướng đến cho nhân viên

2 Giải thích kỳ vọng hiệu suất và hành vi: Đưa ra giải thích hợp lí và thuyếtphục để nhân viên hiểu được những mục tiêu mà nhà quản lý đặt ra cho họ

3 Cung cấp các đề xuất hữu ích để cải thiện hiệu suất của nhân viên: Khôngchỉ đặt ra mục tiêu cho nhân viên, nhà quản lý cũng cần phải cho nhân viêncủa mình những thông tin, tài nguyên hữu ích để hỗ trợ cho họ

4 Lên lịch các cuộc họp tiến độ với nhân viên: Cần nắm bắt được tiến trìnhcủa công việc thông qua các cuộc họp với nhân viên để có thể xử lý kịpthời

5 Phác thảo hậu quả của việc không đáp ứng tiêu chuẩn: Nhà quản lý cũngcần cho nhân viên biết được những hậu quả cũng như phần thưởng dànhcho họ khi kết thúc công việc

- Performance execution (Thực hiện hiệu suất): Trách nhiệm của nv, trách nhiệmcủa người quản lý

Các nhà quản lý chịu trách nhiệm tạo ra các điều kiện thúc đẩy nhân viên,loại bỏ các vấn đề về hiệu suất, cung cấp các cơ hội phát triển và củng cố hành vihiệu quả Ví dụ, trách nhiệm của người quản lý là tạo ra một môi trường làm việcnơi tất cả nhân viên có thể được công nhận và khen thưởng công bằng cho hiệusuất của họ Các nhà quản lý cũng phải nhận thức được những định kiến và thànhkiến của xã hội có thể tác động tiêu cực đến lòng tự trọng và hiệu suất làm việccủa một số nhân viên.Trong một chương trình quản lý hiệu suất toàn diện, ngườiquản lý hoặc người giám sát tuyến đầu có xu hướng “bắt tay” nhiều hơn và thamgia nhiều hơn với nhân viên trong công việc kinh doanh ngày nay Như vậy, ngườigiám sát có xu hướng đóng vai trò huấn luyện nhiều hơn bao gồm chỉ đạo, tạo điều

9

kiện và tư vấn cho nhân viên của họ Sau đó, người giám sát là người có nhiều khảnăng tham gia và cung cấp phản hồi cho sự phát triển của nhân viên, bao gồmđánh giá và phản hồi về hiệu suất.

Cá nhân nhân viên trong quá trình đánh giá kết quả công việc cũng phảichịu trách nhiệm về việc đạt được các mục tiêu đã đề ra, phản hồi và trao đổi, giaotiếp cởi mở, thu thập và chia sẻ dữ liệu cũng như chuẩn bị cho đánh giá thực tế Cótrách nhiệm với công việc và thái độ, hành vi của bản thân trong quá trình nângcao hiệu suất làm việc

- Performance assessment (Đánh giá hiệu suất): Cả người quản lý và nhân viên cùngđánh giá kết quả và hành vi (để tránh sai sót trong quá trình đánh giá)

Trong giai đoạn đánh giá, cả người quản lý và nhân viên đều có tráchnhiệm đánh đánh giá kết quả làm việc và hành vi để quá trình đánh giá hiệu suấtđạt được sự khách quan nhất, tuy nhiên người giám sát trực tiếp của nhân viên làngười cung cấp thông tin chính cho việc đánh giá Đồng thời, tiêu chí đánh giáhiệu suất cũng bao gồm mức độ đạt được các mục tiêu nêu trong kế hoạch pháttriển của tổ chức

Điều quan trọng là cả nhân viên và người quản lý đều được tham gia vàoquá trình đánh giá, điều này có nghĩa là họ sẽ tự đánh giá hiệu quả làm việc củabản thân mình Việc tự đánh giá này có tác dụng nhấn mạnh sự khác biệt có thể cógiữa quan điểm của bản thân nhân viên đó và quan điểm của những người quantrọng khác (tức là người giám sát, các thành viên khác trong nhóm, khách hàng) vềnhững gì họ đang làm, họ đang làm như thế nào và kết quả họ đạt được Chính sựkhác biệt giữa các quan điểm này giúp kích thích sự nỗ lực phát triển bản thân củanhân viên

Ngoài ra, việc tự đánh giá có thể giúp nhân viên gia tăng sự chủ động trongcác cuộc họp đánh giá và tăng sự hài lòng đối với hệ thống quản lý hiệu suất, cũngnhư nâng cao nhận thức về tính chính xác và công bằng của quá trình đánh giá

- Performance Review (Xem xét lại hiệu suất): quá khứ - hiện tại - tương lai (xem

có gì khác ko)

10

Ở giai đoạn này nên có một cuộc họp chính thức giữa người quản lý vànhân viên để xem xét lại các đánh giá hiệu suất của họ, đây thường được gọi làcuộc họp thẩm định hoặc thảo luận Cuộc họp đánh giá này rất quan trọng vì nócung cấp một môi trường chính thức để nhân viên nhận được phản hồi về hiệu suấtcủa mình.

Mặc dù việc xem xét lại hiệu suất rất quan trọng nhưng nó cũng vướng phảikhá nhiều khó khăn như việc nhiều nhà quản lý không thoải mái khi đưa ra phảnhồi về hiệu suất, đặc biệt là khi hiệu suất không đạt Việc này có thể dẫn đến tâm

lý lo lắng và lảng tránh phỏng vấn đánh giá Nó có thể được giảm thiểu thông quaviệc đào tạo những người chịu trách nhiệm cung cấp phản hồi Ta có thể nhấnmạnh tầm quan trọng của giai đoạn này một lần nữa vì nó không chỉ giúp cải thiệnhiệu suất mà còn mang lại sự hài lòng của nhân viên đối với hệ thống đánh giá.Trong hầu hết các trường hợp, cuộc họp đánh giá được coi là một buổi xemxét lại quá khứ, nghĩa là những gì đã được thực hiện (tức là kết quả) và cách thứcthực hiện (tức là hành vi) của tất cả nhân viên Tuy nhiên, cuộc họp đánh giá cũngnên bao gồm một cuộc thảo luận về quá trình phát triển của nhân viên cũng nhưcác kế hoạch công việc cho tương lai Cuộc trò chuyện nên bao gồm một cuộcthảo luận về các mục tiêu và kế hoạch phát triển mà nhân viên sẽ phải đạt đượctrong khoảng thời gian trước buổi đánh giá chính thức tiếp theo Ngoài ra, mộtcuộc họp đánh giá tốt còn bao gồm thông tin về những phần thưởng hoặc hìnhphạt mà nhân viên có thể nhận được dựa vào hiệu suất của người đó

1.

11

vụ 12 triệu khách hàng mỗi ngày.

KFC nổi tiếng thế giới với công thức chế biến gà rán truyền thống OriginalRecipe, được tạo bởi cùng một công thức pha trộn bí mật 11 loại thảo mộc và gia vị khácnhau do Đại tá Harland Sanders hoàn thiện hơn nửa thế kỷ trước KFC còn là một trongnhững nhà hàng gà hàng đầu bán các sản phẩm chất lượng cao nhất trên toàn thế giới và

là thương hiệu thành công nhất với doanh thu cao nhất trong ngành

2.1.2 KFC Việt Nam

Năm 1997, KFC mở nhà hàng đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.Ngày nay, chuỗi thức ăn nhanh đã mở hơn 140 nhà hàng tại 32 tỉnh thành của Việt Nam,cung cấp việc làm cho hơn 3.000 người và đóng góp đáng kể cho ngành công nghiệp thức

ăn nhanh của Việt Nam cũng như sự hình thành của một thói quen tiêu dùng và văn hóa

ẩm thực mới tại những khu vực mà KFC có mặt

Với tầm nhìn hệ thống KFC: “ Đứng đầu trong các nhà hàng phục vụ nhanh theophong cách phương Tây thông qua dịch vụ thân thiện, thức ăn chất lượng tốt và bầukhông khí trong lành ”

Sứ mệnh KFC mang lại là: “Mang đến những món ăn nhanh, ngon và thân thiệnvới môi trường để thu hút khách hàng thông thái và giàu dinh dưỡng trên khắp thế giới.”

12

Giá trị cốt lõi của KFC:

2.2.2 Thực trạng của công ty trong quy trình quản lý hiệu quả công việc

Như đã biết, KFC là công ty thức ăn nhanh có quy mô lớn với hàng chục ngàngchi nhánh trên toàn cầu Do đó, số lượng nhân viên làm việc tại công ty là không hề nhỏ.Đây cũng chính là nguồn lực bên trong quan trọng nhất có ảnh hưởng đến sự phát triểncủa KFC Với triết lý kinh doanh “mang đến vị ngon và sự hài lòng cho khách hàng”

13

cùng với sự nhận thức về tầm quan trọng của đội ngũ nhân viên, KFC luôn đặt đội ngũnhân viên làm yếu tố then chốt trong chiến lược phát triển bền vững của mình Không cóthứ tài sản nào của một doanh nghiệp lại quan trọng và quý giá hơn những con người tạodựng nên thành quả cho tổ chức Và cũng không có thứ tài sản nào quý giá hơn 2 chữ

"trí" và "đức" của những con người cùng đồng hành với nhau trên chặng đường phát triểncủa công ty

Một trong những sứ mệnh của một số công ty nhượng quyền KFC trên thế giới đưa ra đólà: “You keep employees longer, they are happier, they work better for you” (Tạm dịch:Bạn càng giữ nhân viên lâu, họ càng hạnh phúc, họ càng làm việc tốt hơn cho bạn)

Vì lẽ đó, KFC đã có các quy trình cũng như các chính sách quản lý nhân sự nhằm quản lýmột cách có hiệu quả, giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên, thúc đẩy sự phát triểncủa công ty

a) Phân tích, hoạch định

Dựa vào tầm nhìn “ Đứng đầu trong các nhà hàng phục vụ nhanh theo phong cáchphương Tây thông qua dịch vụ thân thiện, thức ăn chất lượng tốt và bầu không khí tronglành”, hay giá trị cốt lõi “Phong cách phục vụ thân thiện, hết lòng vì khách hàng và bầukhông khí nồng nhiệt, ấm cúng”, KFC xác định được bên cạnh sự khác biệt trong sảnphẩm thì cũng cần có một đội ngũ nhân viên chất lượng nhằm tăng sự trải nghiệm cũngnhư nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng Vì vậy, KFC đã xây dựng nền văn hóađặc trưng mà ở đó nhân viên được xem là nhân tố then chốt cho sự phát triển bền vữngcủa công ty

Nhân viên đang làm việc tại khắp các nhà hàng lớn nhỏ tại Việt Nam đang sống vàlàm việc với phương châm: “work hard – play hard” KFC cam kết về tính đa dạng và tạomôi trường làm việc tốt nhất cho người lao động, có tính thử thách cao và luôn mang lại

cơ hội thăng tiến rộng mở, xứng đáng Song, KFC yêu cầu nhân viên của mình đặt sự hàilòng của khách hàng và uy tín của nhà hàng lên trên hết, dám nghĩ dám làm, chăm chỉnâng cao kỹ năng phục vụ; làm việc với tinh thần đồng đội cao và được tôn vinh những

nỗ lực cá nhân

3 giá trị cốt lõi mà KFC đề ra với nhân viên của mình đó là:

14