Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt với các công ty xây dựng tư nhân trong tình trạng nguồn việc khan hiếm như hiện nay, việc nâng cao hiệu quả hoạt độn
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – XUẤT KHO
Tổng quan nghiên cứu
1.1.1 Tổng quan nghiên cứu nước ngoài
Nghiên cứu về KSNB trên thế giới Đƣợc hình thành sơ khai vào những năm 1900, những khái niệm và lý luận ban đầu về KSNB còn rất đơn giản, chủ yếu phục vụ trực tiếp cho việc kiểm toán các doanh nghiệp Thuật ngữ KSNB đƣợc đề cập ban đầu đến việc kiểm soát tiền Phải đến năm 1936 thì khái niệm đầu tiên về KSNB mới đƣợc định nghĩa cụ thể bởi Hiệp hội Kiểm toán viên Công chứng Mỹ (AICPA), bổ sung định nghĩa kiểm soát nội bộ không chỉ bảo vệ tiền mà còn là công cụ để bảo vệ các tài sản khác và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Đến nay, sau hơn một thế kỷ, có vô vàn các nghiên cứu về KSNB đƣợc thực hiện và áp dụng vào thực tiễn, KSNB không chỉ đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin cho các cuộc Kiểm toán mà ứng dụng của nó còn là nhân tố quan trọng trong Quản trị rủi ro doanh nghiệp, ngân hàng và các ngành nghề kinh doanh khác Là một chủ đề thu hút nhiều sự quan tâm của các chủ thể kinh tế, KSNB còn là một đề tài thú vị của các nghiên cứu về kinh tế trên thế giới
Năm 2003, Ủy ban Chuẩn mực Kiểm toán và các Dịch vụ đảm bảo quốc tế (IAASB - The International Auditing anh 5 Assurance Standard Board) thuộc Liên đoàn Kế toán Quốc tế đƣa ra định nghĩa đầy đủ về hệ thống Kiểm soát nội bộ trong chuẩn mực kiểm toán ISA 315: “là một quá trình do bộ máy quản lý, Ban Giám đốc và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu BCTC đáng tin cậy, pháp luật và các quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Sau hơn một thế kỷ hình thành và phát triển, về cơ bản khung lý thuyết căn bản về KSNB đã đầy đủ và hoàn thiện
Trên thế giới, các nghiên cứu của các tổ chức về KSNB có không ít các tác phẩm, có thể kể đến một số tác giả và tác phẩm nhƣ: Nghiên cứu của tác giả Robert Montgomery (1905) trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán” đã đề cập đến hệ thống kiểm tra nội bộ (System of internal check) là cơ sở ban đầu để phát triển lên thành KSNB; Tác giả Lois D.Etherington và Irene M.Gordon trong tác phẩm “Internal controls in Canadian corporations” đã nghiên cứu hệ thống KSNB trên các khía cạnh kiểm soát quản lý, kiểm soát hoạt động và kiểm soát kế toán Ngoài lĩnh vực kiểm toán, những nghiên cứu về KSNB trong mối quan hệ với quản trị doanh nghiệp cũng đƣợc các nhà nghiên cứu đề cập trong nhiều tác phẩm, có thể kể đến nhƣ: Tác giả Merchant,K.A (1985) về “Kiểm soát trong tổ chức kinh doanh”; Tác giả Anthony, R.N và Dearden, J Bedford (1989) về “Hệ thống kiểm soát quản lý”; Tác giả Bob Tricker (2009) về “Kiểm soát quản trị”;
1.1.2 Tổng quan nghiên cứu trong nước
Hệ thống KSNB đƣợc giới thiệu đầu tiên ở Việt Nam thông qua hệ thống các giáo trình về Kinh tế, Kế toán – Tài chính ở các trường đại học thuộc khối ngành Kinh tế Tiếp cận ban đầu dưới góc độ là công việc đầu tiên Kiểm toán viên cần làm khi tiến hành Kiểm toán một doanh nghiệp, KSNB đƣợc định nghĩa trong giáo trình
“Lý thuyết Kiểm toán” của Học viện Tài chính do TS Nguyễn Viết Lợi và Ths Đậu Ngọc Châu chủ biên đề cập đến KSNB bao gồm ba thành phần là môi trường kiểm soát; hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát Về cơ bản nội dung hệ thống KSNB được nghiên cứu và trình bày trong các giáo trình kiểm toán của các Trường đại học thuộc khối kinh tế là tương đối thống nhất với nhau Cụ thể, theo Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 định nghĩa nhƣ sau: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của Pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt đƣợc yêu cầu đề ra”
Theo khảo sát của tác giả, có một số đề tài khoa học cấp bộ, các luận án tiến sĩ về đề tài Kiểm soát nội bộ, có thể ví dụ một số đề tài cụ thể là: Đề tài khoa học “Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các tập đoàn kinh tế Nhà nước trong quá trình kiểm toán do Kiểm toán Nhà nước tiến hành”, do GS.TS Ngô Thế Chi và TS Phạm Tiến Hƣng đồng chủ nhiệm thực hiện năm 2013 Theo GS.TS Ngô Thế Chi nhận định việc trực tiếp kiểm tra, đánh giá và rà soát toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các Tập đoàn kinh tế Nhà nước là vô cùng khó khăn và phức tạp, vậy nên việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB giúp các nhà quản trị có cái nhìn bao quát về hoạt động của toàn Tập đoàn, từ đó đƣa ra các quy trình làm việc, giải pháp hoàn thiện và tối đa họa hiệu quả doanh nghiệp Thông qua việc khái quát hóa những vấn đề lý luận về KSNB, các đặc điểm thực tiễn tại các tập đoàn kinh tế Nhà nước là cơ sở cho công tác nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB do Kiểm toán Nhà nước thực hiện Tuy hệ thống KSNB chỉ là một nội dung trong đề tài nhƣng đề tài cũng đã có hướng phân tích khá sâu về hệ thống KSNB dưới góc độ đánh giá hệ thống KSNB để phục vụ hoạt động kiểm toán khi thực hiện quá trình kiểm toán tại các TĐKT Nhà nước Đề tài tập trung nghiên cứu, xác định mục tiêu, đối tượng, nội dung, tiêu chí nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB của các TĐKT Nhà nước cũng như xây dựng quy trình nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB của các TĐKT Nhà nước
Vì vậy, hệ thống KSNB đƣợc trình bày trong đề tài chƣa thật đầy đủ trên các phương diện thiết lập và vận hành nhằm đối phó với các rủi ro của doanh nghiệp Bên cạnh đó, đề tài còn những hạn chế nhất định nhƣ còn mang tính lý luận Các giải pháp đưa ra chưa có hướng dẫn cụ thể, các ví dụ, các thiết kế bảng biểu mang tính “cầm tay chỉ việc” chƣa nhiều Do đó việc ứng dụng ngay đề tài nghiên cứu vào thực tiễn kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước cũng cần có thời gian Hơn nữa, có những ứng dụng chỉ phù hợp với kiểm toán độc lập, chƣa thể áp dụng ngay với KTNN do tính đặc thù riêng của KTNN
Luận án: “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc phòng” - Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Phạm Bính Ngọ (năm
2011) Luận án đã trình bày các vấn đề lý luận chung về hệ thống KSNB gắn liền với xu thế kinh tế mới hiện nay Luận án đi sâu phân tích ảnh hưởng của đặc thù hoạt động quân sự (đặc điểm về cơ cấu tổ chức, về tổ chức điều hành, về hệ thống tài chính) trong các đơn vị dự toán trực thuộc BQP đến tổ chức hệ thống KSNB trong các đơn vị này, qua đó làm sáng tỏ hơn việc kiểm soát tài chính trong các đơn vị dự toán quân đội Qua việc trình bày kết quả nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống KSNB trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc phòng, luận án là đã đƣa ra một số giải pháp thông qua xem xét sự vận dụng các chính sách quản lý kinh tế tài chính của nhà nước trong hoạt động quân sự Các phương án được đề xuất để hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc phòng nhằm mục đích tăng cường quản lý tài chính trong lĩnh vực an ninh - quốc phòng Bên cạnh đó, luận án chưa đưa ra các phương án cụ thể nhằm ngăn ngừa rủi ro và sự gắn liền của KSNB với việc quản trị rủi ro của các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc Phòng
Bên cạnh các luận án tiến sỹ, nghiên cứu về Hệ thống KSNB cũng có khá nhiều các luận văn thạc sĩ quan tâm Theo đó, phạm vi nghiên cứu và khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB trong hầu hết các luận văn thường tập trung nghiên cứu ở một số lĩnh vực, hoặc một quá trình, quy trình trong một đơn vị cụ thể
Có thể kể đến nhƣ luận văn thạc sĩ “Nhân tố ảnh hưởng đến tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại các ngân hàng thương mại (NHTM) Việt Nam” năm 2018 của tác giả Nguyễn Thị Loan Luận văn đề cập đến những lý luận chung về KSNB, dựa trên cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu đƣợc xây dựng theo COSO 2013 về kiểm soát nội bộ, tác giả đã tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp và phân tích nhân tố khám phá EFA, phân tích phương sai thông qua phần mềm SPSS 20.0, từ đó đề xuất các khuyến nghị giải pháp nhằm nâng cao tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ Kết quả, ước lượng mô hình bằng phương pháp OLS đã cho thấy các nhân tố có ảnh hưởng tích cực và ảnh hưởng mạnh đến tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại NHTM VN lần lƣợt là nhân tố giám sát rủi ro, thủ tục kiểm soát, thông tin truyền thông và môi trường kiểm soát
Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty Cổ phần Xây lắp Công nghiệp Bình Định” năm 2013 của tác giả Trần Thị
Thu Lệ Trong luận văn, tác giả đã tập trung vào làm rõ các vấn đề lý luận kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại doanh nghiệp xây lắp, đặc điểm kiểm soát nội bộ, quy trình, quy định chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời nghiên cứu thực tế và phân tích đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây dựng tại Công ty cổ phần Xây lắp Công nghiệp Bình Định Tác giả đã đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất của công ty trong thời gian tới: hoàn thiện quy chế kiểm soát nội bộ; đánh giá hiệu quả kiểm soát hệ thống và hoàn thiện công tác kế toán chi phí xây lắp tại công ty, tăng cường kiểm soát các chi phí gắn với các trung tâm chi phí thông qua các mô hình quản lý tập trung, Đội thi công, thầu phụ, tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua việc phân tích biến động chi phí xây lắp thực tế phát sinh so với dự toán
Nhìn chung, đến nay ở Việt Nam đã có nhiều đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB trong các ngành khác nhau, tuy nhiên qua nghiên cứu tác giả nhận thấy vẫn còn có những khoảng trống để đề tài tiếp tục nghiên cứu và khai thác Cụ thể là: Về nội dung: Trên phương diện nghiên cứu lý luận về hệ thống KSNB phần lớn các đề tài tiếp cận hệ thống KSNB dưới góc độ quản trị doanh nghiệp tuy nhiên các đề tài chƣa làm rõ mối quan hệ hai chiều giữa việc thiết lập, vận hành hệ thống KSNB và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho trong doanh nghiệp xây dựng Trên cơ sở đó, tác giả thực hiện đề tài “Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng và Thương mại MHDI 10” sẽ đề cập tới cả ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ và KSNB quy trình mua hàng – xuất kho gắn với đặc điểm của doanh nghiệp đầu tƣ xây lắp với đặc thù mô hình kinh doanh là hoạt động theo mô hình công ty con nằm trong tổng công ty nhà nước ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, qua đó làm rõ những ƣu điểm trong việc thiết kế và vận hành của từng bộ phận cấu thành hệ thống KSNB và hạn chế những yếu điểm của hệ thống KSNB chu trình mua hàng – xuất kho tại doanh nghiệp.
Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – xuất kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp hình thành là việc các nhóm cá nhân không thể đạt đƣợc một mục tiêu khi hoạt động riêng lẻ mà phải tập trung sức mạnh và kết hợp với nhau
Hoạt động quản lý là một yếu tố cần thiết, quan trọng để đảm bảo sự phối hợp có hiệu quả của những nỗ lực cá nhân mang đến kết quả tối ƣu Mỗi tổ chức trong mọi lĩnh vực trong đời sống đều cần đƣợc quản lý hoạt động Một trong những định nghĩa đầu tiên về kiểm soát đƣợc Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản trị hiện đại đúc kết từ năm 1916 là “Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã đƣợc thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không đƣợc phép tái diễn” Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường thay đổi nhanh chóng, luôn luôn phải đối mặt với rất nhiều rủi ro từ khách quan đến nội tại trong doanh nghiệp, vậy nên kiểm soát là chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý một tổ chức Kiểm soát giúp cho các tổ chức sớm thích nghi với sự thay đổi của môi trường, cũng như giảm thiểu được những hạn chế cố hữu trong công tác quản lý, giúp các nhà quản lý giám sát các hoạt động nội bộ của công ty một cách hiệu quả
Sơ đồ 1.1 Khái quát khái niệm Kiểm soát nội bộ của COSO
Khái niệm về Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations) định nghĩa rằng “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Hội đồng quản trị, người điều hành và các nhân viên chi phối, nó được thiết lập nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hơn, với mục đích thực hiện các mục tiêu đƣợc nêu sau đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Các luật lệ và các quy định được tuân thủ” Khi tiếp cận KSNB dưới góc độ là một quá trình với những hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau theo nhƣ quan điểm của Báo cáo COSO và Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315, thì thuật ngữ “kiểm soát” đƣợc hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều bộ phận cấu thành của KSNB, đó là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát Trên quan điểm của kiểm toán viên nghiên cứu, đánh giá về hệ thống KSNB nhằm phục vụ công việc kiểm toán của mình, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (VSA 400), ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày
21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hệ thống KSNB được định nghĩa nhƣ sau:“Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và pháp hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”
Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị Các loại hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các bộ phận, giữa các chức năng; Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ; Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách; Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động; Kiểm soát vật chất đảm bảo tài sản của đơn vị được bảo vệ; Phân tích rà soát nhằm phát hiện ra các biến động bất thường để có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời
1.2.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Hệ thống KSNB được cấu thành gồm năm thành phần: Môi trường kiểm soát; Hoạt động kiểm soát; Đánh giá rủi ro: Thông tin và Truyền thông và Giám sát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của đơn vị, tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát Môi trường kiểm soát là nền tảng của một hệ thống kiểm soát hiệu quả, cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho một đơn vị Môi trường kiểm soát mang tính chất bao quát rộng Nó không trực tiếp ngăn ngừa, phát hiện hay sửa chữa các sai sót, gian lận trọng yếu Thay vào đó, nó tạo ra một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng các kiểm soát khác Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của đơn vị
Các yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm:
Thứ nhất, đặc thù quản lý Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhà quản lý cấp cao ở đơn vị Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị
Thứ hai, cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức Trên cơ sở quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị cơ cấu tổ chức có thể đƣợc thiết kế theo kiểu tập trung, hoặc theo kiểu phân tán, và về hình thức báo cáo có thể quy định báo cáo trực tiếp, hoặc báo cáo phức tạp dưới dạng ma trận Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra một môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót có thể xảy ra, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và thực hiện các quyết định, tạo hiệu quả quản lý tốt cho các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin
Thứ ba, chính sách nhân sự Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên Chính sách nhân sự đƣợc biểu hiện trong thực tế thông qua các quy định về tuyển dụng, thuê mướn, đào tạo, đánh giá, tư vấn, luân chuyển, đề bạt, tiền lương, khen thưởng và kỷ luật
Thứ tƣ, công tác kế hoạch Công tác kế hoạch bao gồm lập kế hoạch và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch Lập kế hoạch là quá trình nhà quản trị xác định các mục tiêu, các chỉ tiêu kế hoạch, các nội dung công việc và vạch ra các bước thực hiện để đạt đƣợc những mục tiêu đó Hệ thống kế hoạch đƣợc lập trong doanh nghiệp, nhƣ: kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch đầu tƣ cơ sở vật chất, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự, có ý nghĩa vừa định hướng cho công việc sẽ làm, vừa là tiêu chuẩn, thước đo để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó Công tác lập kế hoạch cần bám sát với tình hình thực tế, trong quá trình thực hiện kế hoạch cần có sự đánh giá thường xuyên, định kỳ giữa thực tế thực hiện với kế hoạch để phát hiện những điều bất ngờ có thể xảy đến và từ đó có biện pháp điều chỉnh kế hoạch phù hợp, kịp thời
Thứ sáu, kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một bộ phận hoạt động độc lập tách rời với các công việc của các bộ phận chức năng khác trong đơn vị, thực hiện kiểm tra và đánh giá các hoạt động của đơn vị một cách khách quan, phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ
Thứ bảy, các nhân tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của các doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý doanh nghiệp nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng nhƣ việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát cụ thể, nhƣ: chính sách, pháp luật và sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ; môi trường pháp lý; đường lối phát triển đất nước;
Hoạt động kiểm soát là hành động đƣợc thiết lập thông qua chính sách, quy trình giúp bảo đảm chỉ thị giảm nhẹ rủi ro đối với việc đạt đƣợc mục tiêu của Ban quản trị đƣợc thực hiện Hoạt động kiểm soát đạt hữu hiệu khi các nguyên tắc sau đƣợc đảm bảo:
Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát góp phầngiảm nhẹ rủi ro đối với việc đạt đƣợc mục tiêu đến mức có thể chấp nhận đƣợc Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các Hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ để hỗ trợ việc đạt đƣợc mục tiêu
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Quy trình nghiên cứu
Để thực hiện nghiên cứu của mình, tác giả thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Thực hiện đọc, tìm kiếm tài liệu để tóm tắt khung lý thuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ bằng các nghiên cứu đã có trong nước và ngoài nước, từ đó đƣa ra cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ nói chung, và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho trong doanh nghiệp
Bước 2: Thu thập tài liệu, báo cáo số liệu dựa trên các nguồn tài liệu từ thực tế phát sinh tại nội bộ doanh nghiệp đang công tác, phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ và kiếm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho của công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng và Thương mại MHDI 10
Bước 3: Căn cứ các phân tích về thực trạng KSNB và KSNB chu trình mua hàng – xuất kho tại công ty, chỉ ra các ƣu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ đang có và đƣa ra giải pháp nhằm phát huy các ƣu điểm và giảm thiểu các hạn chế.
Phương pháp nghiên cứu
2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp quan sát: Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu, nghiên cứu các sự vật và hiện tƣợng trong mối quan hệ biện chứng với nhau
Từ thực tiễn khái quát thành lý luận; từ lý luận soi xét, chỉ đạo thực tiễn và lấy thực tiễn để kiểm tra lý luận
Phương pháp phỏng vấn: Luận văn thực hiện điều tra thông qua phỏng vấn sâu về hệ thống thông tin kế toán các nhân viên kế toán tại Phòng Tài chính – Hành chính Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, Phòng Tài Chính – Kế toán Tổng công ty và phòng/Ban kế toán tài chính của các đơn vị thành viên
Phương pháp thu thập bảng hỏi: tác giả thiết kệ bộ câu hỏi ngắn với các cán bộ nhân viên hiện đang công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Thương mại
MHDI 10 Các câu hỏi để biết thêm về thủ tục kiểm soát đƣợc thực hiện đa dạng như phỏng vấn trực tiếp các cán bộ thuộc các phòng/ban chức năng, đội trưởng đội xây lắp, chỉ huy trưởng công trình, trưởng ban quản lý dự án tại các doanh nghiệp trong công ty
Các dữ liệu thu thập đƣợc:
- Báo cáo tài chính năm 2020
- Đề xuất cung cấp vật tƣ
- Biên bản thẩm định nhà cung cấp
- Đề xuất mua sắm vật tƣ hàng hóa
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
2.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Luận văn sử dụng các phương pháp xử lý thông tin về hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 như: phương pháp tổng hợp; phương pháp phân tích; phương pháp so sánh, đối chiếu; phương pháp tính toán Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp để xử lý dữ liệu nhằm làm sáng tỏ vấn đề dựa trên các số liệu thực tế thu thập trong quá trình nghiên cứu Trong đó, các phương pháp chủ yếu được sử dụng bao gồm:
Phương pháp thống kê: Thống kê số liệu từ báo cáo tài chính của công ty, từ đó tính toán tỷ lệ phần trăm của chi phí nguyên vật liệu so với tổng doanh thu để đƣa ra mức độ trọng yếu và ý nghĩa của con số, làm tăng tính cần thiết của đề tài nghiên cứu
Phương pháp tổng hợp: Căn cứ kết quả từ các kết luận giao ban, báo cáo tài chính các năm, tác giả đƣa ra nhận định khách quan về tính hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB tại công ty
Phương pháp so sánh: Căn cứ số liệu từ báo cáo tài chính, tác giả thực hiện so sánh hiệu quả hoạt động dựa trên giá trị của khoản mục hàng tồn kho, từ đó đƣa ra câu hỏi nghiên cứu và làm rõ vấn đề nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu như: phương pháp quy nạp; phương pháp diễn giải; phương pháp thống kê;… để tổng hợp kết quả khảo sát và đƣa ra các phân tích, đánh giá, nhận định về hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI MHDI 10
Tổng quan về Công ty
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 được thành lập ngày 10 tháng 10 năm 2015 theo Quyết định số 1433/QĐ-TCT của Tổng Công ty Đầu tƣ phát triển nhà và đô thị Bộ Quốc Phòng với số vốn điều lệ 100 tỷ đồng, trên cơ sở vốn góp của ba cổ đông sáng lập: Công ty Đầu tƣ phát triển Nhà và Đô thị Bộ Quốc Phòng, Công ty TNHH Film SKC Việt Nam, Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thương mại và Xây dựng Một kết nối.Tầm nhìn đến năm 2030, trở thành một trong
3 doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực đầu tƣ và phát triển đô thị, cung cấp không gian sống, nghỉ dƣỡng mang tính tiện ích và hiện đại cho tầng lớp khách hàng trung, cao tại các đô thị lớn của Việt Nam Ban quản trị của công ty nêu cao sứ mệnh là tạo ra không gian sống, nghỉ dƣỡng tiện ích và hiện đại, góp phần xây dựng văn minh đô thị ở Việt Nam Với mục tiêu ung cấp ra những dịch vụ, giá trị mang tính cốt lõi hướng tới lợi ích tốt nhất cho khách hàng là định hướng phát triển của Công ty MHDI 10: Chất lƣợng: Xây dựng những công trình với chất lƣợng và thẩm mỹ cao, đạt tiến độ và an toàn; Chu đáo: Luôn quan tâm, thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, đồng chí, đồng đội, đối tác, coi trọng các tiểu tiết trong công việc cũng nhƣ trong quan hệ với nội bộ và bên ngoài; Sáng tạo: Không ngừng đổi mới, suy nghĩ vượt ra ngoài khung khổ thông thường, dám làm, dám chịu trách nhiệm;Văn minh: Thể hiện trong việc kiến tạo những công trình hiện đại mang đầy tính nhân văn, hướng tới sự phát triển bền vững và những giá trị sống trong tương lai
Logo của Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 đƣợc tạo bởi 3 khối liên kết hình chữ V, đó là sự kết hợp của 3 cánh tay đan nhau tạo nên một sức mạnh liên hoàn và vững trãi
• Các khối màu xanh tƣợng trƣng cho sự phát triển của Công ty/Tổng công ty
• Khối màu đỏ mang ý nghĩa tƣợng trƣng của ngành xây dựng Quốc phòng
• Các khối màu vàng tƣợng trƣng cho nhà đất
• Biểu tƣợng ngôi sao năm cánh tạo điểm nhấn cho toàn bộ logo Đó là ý chí, là biểu tƣợng tƣợng trƣng cho sức mạnh của Quân đội nhân dân Việt Nam
Lĩnh vực sản xuất kinh doanh
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 là một doanh nghiệp tƣ vấn đầu tƣ và xây dựng, hoạt động đa lĩnh vực, đa ngành nghề trong phạm vi cả nước, hợp tác kinh doanh hiệu quả với nhiều Công ty và tập đoàn kinh tế lớn trên thế giới
Lĩnh vực kinh doanh trọng tâm của MHDI 10 là Đầu tƣ dự án; Thi công xây lắp Trong những năm vừa qua, các dự án mà MHDI 10 đã thực hiện có thể kể đến như: Dự án thi công tháo dỡ, di dời, lắp dựng nhà xưởng, N79 Tổng Công ty Ba Sơn, thi công nâng cấp, mở rộng nhà máy NH3 Phú Mỹ, Vũng Tàu năm 2015 ; Tháng 4/2016, thi công gói thầu thi công hạng mục móng cọc, khu vực cầu cảng nhà máy Nhiệt điện Thăng Long; Tháng 5/2017, thi công Gói thầu thi công phần móng, tầng hầm, phần than, hoàn thiện tòa nhà, hạ tầng, sân vườn và lắp đặt thang máy, máy phát điện dự phòng – Dự án Chung cƣ Ban Cơ Yếu Chính Phủ, Lê Văn Lương, Hà Nội; Năm 2020 thi công dự án Nhà nghỉ dưỡng, điều dưỡng Phục vụ Trung ƣơng tại thị xã Sa Pa, tỉnh Lào Cai; Năm 2021, thi công dự án Nhà ở cơ quan Cục Tác Chiến Điện Tử Lữ 84 tại Yên Bình, Thạch Thất, Hà Nội;Năm 2022, thi công dự án Nhà ở Công vụ Cơ quan Tổng Cục Chính Trị, số 21 Lý Nam Đế, Phường Hàng Mã, Hoàn Kiếm, Hà Nội và đưa vào bàn giao tháng 5/2023 Các công trình của MHDI 10 không chỉ bó gọn trong khuôn khổ nhà ở phân khúc thấp dành cho cán bộ, sĩ quan công nhân viên phục vụ trong quân đội, mà công ty còn tích cực xúc tiến tìm kiếm việc làm và hợp tác với các chủ đầu tƣ tƣ nhân để phát triển kinh doanh cũng nhƣ làm dày dặn thêm năng lực đơn vị
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 là công ty con của Tổng Công ty Đầu Tƣ Phát Triển Nhà và Đô thị Bộ Quốc Phòng, nằm trong một khối thống nhất với Tổng Công ty và trực thuộc Bộ Quốc Phòng Chính vì vậy,
Thực trạng môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tác động đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB
Thực trạng đặc thù quản lý Công ty mẹ là công ty TNHH MTV do Nhà nước sở hữu, MHDI 10 là doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty, là công ty cổ phần trong đó vốn đầu tư của Nhà nước chiếm 51% Vốn chủ sở hữu Với tư cách là chủ sở hữu, Nhà nước kiểm soát Công ty mẹ một cách trực tiếp và kiểm soát các công ty con gián tiếp thông qua Công ty mẹ Nhà nước có cơ chế quản lý sử dụng vốn đối với Công ty mẹ và Công ty mẹ có cơ chế quản lý sử dụng vốn đối với các công ty con Nguyên tắc chung trong quản lý sử dụng vốn đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư của Nhà nước là doanh nghiệp được quyền chủ động sử dụng vốn trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp Ngoài trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước, Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị còn là đơn vị đi đầu của Bộ Xây dựng tham gia điều tiết thị trường bất động sản, xây dựng nhà ở xã hội, nhà ở cho người có thu nhập thấp góp phần ổn định an sinh xã hội Để thực hiện đồng thời các trách nhiệm vừa kinh doanh có lãi để bảo toàn và phát triển vốn nhà nước, vừa là công cụ góp phần giúp Chính phủ điều tiết, phát triển lành mạnh thị trường bất động sản, Công ty MHID 10 luôn nhận thức mình nằm trong một khối thống nhất về mục tiêu với Tổng công ty và các doanh nghiệp thành viên khác trong Tổng công ty và sự cần thiết và vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý và việc xây dựng, vận hành hệ thống KSNB tại doanh nghiệp Hiện nay, Chủ tịch HĐTV công ty đồng thời là Bí thƣ Đảng ủy công ty, lãnh đạo cấp cao đại diện cho phần vốn góp của Tổng công ty, đây là điều kiện thuận lợi giúp cho sự chỉ đạo được thống nhất, xuyên suốt từ trên xuống dưới
Thực trạng cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty đƣợc xây dựng phù hợp với các quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động, và chức năng, nhiệm vụ, cụ thể gồm: Kiểm soát viên, HĐTV, Ban Giám Đốc, Ban Kiểm soát, các phòng ban chức năng, và các đơn vị hạch toán phụ thuộc là các Ban quản lý dự án, các Đội thi công xây lắp Kiểm soát viên hiện có 01 người, là cá nhân do Tổng công ty bổ nhiệm với nhiệm kỳ không quá 3 năm HĐTV hiện có 5 người, trong đó có 2 thành viên chuyên trách, 3 thành viên kiêm nhiệm các chức vụ GĐ, Phó GĐ, và Trưởng ban kiểm soát
Theo quan sát của tác giả: việc sắp xếp cơ cấu tổ chức của các công ty, chịu sự chi phối, định hướng rất lớn từ Công ty mẹ Cơ cấu tổ chức của các công ty đã đảm bảo sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, và bảo quản tài sản; đã đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận Tuy nhiên, với câu hỏi cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty có phù hợp hay không để đảm bảo việc quản lý, điều hành hoạt động SXKD đạt hiệu quả Điều này xảy ra là do công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và thương mại MHDI 10 là công ty con của Tổng Công ty, Chủ tịch HĐQT là người đại diện pháp luật và đại diện nguồn vốn nhà nước Tuy nhiên, việc phối kết hợp chƣa thực sự ăn ý giữa Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị khiến cho hoạt động quản lý còn chưa thống nhất, rườm rà và có sự chỉ đạo khác nhau giữa Ban Quản trị
Thực trạng chính sách nhân sự
Về đặc điểm lực lƣợng lao động: Công ty vừa thực hiện chức năng đầu tƣ tài chính vào các đơn vị khác, vừa thực hiện chức năng SXKD với vai trò chủ yếu là chủ đầu tƣ cấp 1 đối với các dự án do Tổng công ty làm chủ đầu tƣ Lực lƣợng lao động tại Công ty chủ yếu là lao động gián tiếp đa số có trình độ đại học trở lên, một số ít có trình độ dưới đại học và công nhân kỹ thuật chủ yếu làm việc tại các vị trí nhƣ: văn thƣ, lái xe, quản trị mạng… Tại công ty tùy theo lĩnh vực hoạt động mà có cơ cấu nhân sự phù hợp Đối với các hoạt động trong lĩnh vực đầu tƣ kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng, lực lƣợng lao động gồm lao động gián tiếp làm việc tại khối văn phòng và lao động trực tiếp làm việc tại tại các đội xây lắp, các Ban điều hành công trình
Về công tác tuyển dụng: Việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp, luân chuyển nhân sự đƣợc thực hiện song song với công tác tổ chức theo yêu cầu thực tế nhiệm vụ của đơn vị và các quy định bắt buộc của Nhà nước
(Trích nguồn Quy chế tuyển dụng lao độnghợp đồng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10)
Công ty MHDI 10 đã có quy chế tuyển dụng và luân chuyển cán bộ, nhân viên Tuy nhiên, qua xem xét thực tế, có những đơn vị vẫn đang áp dụng các quy chế tuyển dụng đã được ban hành từ nhiều năm trước, không còn phù hợp với mô hình quản lý hiện tại Qua tìm hiểu thực tế tại các ban quản lý dự án, các Ban điều hành công trình vẫn còn có những cán bộ đƣợc tuyển dụng do quen biết, quan hệ không qua thi tuyển, nên chất lƣợng cán bộ tại công ty vẫn tồn tại những hạn chế nhất định Lực lƣợng lao động gián tiếp tại khối cơ quan Công ty, khối văn phòng các công ty thành viên thường được ký hợp đồng tuyển dụng dài hạn Lực lượng lao động trực tiếp tại các đội xây lắp ngoài đội trưởng, cán bộ kỹ thuật, cán bộ thống kê đội đƣợc ký hợp đồng dài hạn, số còn lại chủ yếu là lao động thuê ngoài theo hình thức hợp đồng thuê khoán thời vụ, là người địa phương nơi thực hiện dự án đầu tư Việc sử dụng lao động thuê ngoài theo thời vụ có ƣu điểm là tiết giảm đáng kể chi phí nhân công trong thời gian dừng, chờ việc, giảm chi phí luân chuyển nhân công theo công trình, tuy nhiên mặt trái của nó là lao động không ổn định, ý thức kỷ luật lao động thấp, công tác quản lý lao động, đào tạo lao động gặp khó khăn Hiện nay, các quy chế, nội quy đƣợc các công ty đƣa ra chủ yếu áp dụng cho đối tƣợng lao động gián tiếp
Về công tác đào tạo: Công tác đào tạo lao động tại Công ty và trong Tổng công ty luôn đƣợc quan tâm Tại MHDI 10, công tác đào tạo trong các năm qua chủ yếu bằng các hình thức cử đi học các lớp đào tạo ngắn hạn hoặc cử cán bộ tham quan các mô hình ở nước ngoài nhằm phục vụ các mục tiêu ngắn hạn, trước mắt Đối với các mục tiêu lâu dài việc đào tạo chủ yếu thông qua hình thức luân chuyển cán bộ đến nắm giữ các vị trí công việc khác nhau Hình thức đào tạo phổ biến nhất tại công ty hiện nay là cử cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề, thạo việc hướng dẫn cho cán bộ mới tuyển dụng Quá trình đào tạo cho nhân viên mới đƣợc thực hiện thường xuyên và do những người có thâm niên trong công tác hướng dẫn, cán bộ quản lý trực tiếp có trách nhiệm kiểm tra định kỳ
Về công tác đánh giá và bổ nhiệm: Tại công ty đã thực hiện việc đánh giá định kỳ kết quả công việc của mỗi nhân viên theo các tiêu chuẩn và phương pháp phù hợp Quy định hàng tháng, trưởng các phòng ban có trách nhiệm hàng tháng căn cứ vào năng lực thực tế và hiệu quả làm việc của từng cán bộ nhân viên trong phòng, ban tổ chức họp, bình xét, đánh giá phân loại hiệu quả công việc của từng cán bộ nhân viên theo bốn mức A, B, C, D đã đƣợc Công ty quy định trong “Quy chế trả lương” Kết quả xếp loại cán bộ nhân viên của mỗi phòng ban trong công ty hàng tháng đƣợc chuyển cho Phòng Tài chính – hành chính kiểm tra, sau đó trình Gíam Đốc Công ty xét duyệt mức độ hoàn thành công việc của các trưởng phòng ban Các mức đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên đƣợc xây dựng hợp lý, sát với thực tế, không tạo áp lực đối với nhân viên để dẫn đến các sai sót, gian dối
Bảng 3.1 Hệ số đánh giá hiệu quả công việc đối với cá nhân trong công ty MHDI 10
(Trích nguồn Quy chế trả lương CBNV khối văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10)
Thực trạng công tác kế hoạch
Về công tác lập kế hoạch: Hệ thống kế hoạch của MHDI 10 thực hiện theo quy chế và yêu cầu của Tổng công ty gồm các kế hoạch chiến lƣợc và các kế hoạch cụ thể theo từng nội dung công việc Trong đó, kế hoạch chung toàn Tổng công ty gồm các chỉ tiêu về tổng giá trị đầu tƣ phát triển; tổng giá trị SXKD; tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu; và các chỉ tiêu tài chính (tổng doanh thu; tổng lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp; nộp ngân sách nhà nước; tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu bình quân hàng năm; thu nhập bình quân đầu người hàng tháng) đƣợc Tổng công ty lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ kế hoạch của Tổng công ty và các đơn vị thành viên Nếu xét theo thời gian của kế hoạch, thì hệ thống kế hoạch của công ty hiện nay bao gồm: kế hoạch dài hạn đƣợc lập cho khoảng thời gian 5 năm; kế hoạch ngắn hạn (hàng năm, hàng quý, hàng tháng) Nếu xét theo mục tiêu, nội dung của kế hoạch, thì hệ thống kế hoạch của công ty có các nhóm kế hoạch chủ yếu sau:
+ Nhóm kế hoạch SXKD, gồm: kế hoạch danh mục các dự án chuẩn bị đầu tƣ; kế hoạch đấu thầu thi công; kế hoạch tiến độ triển khai dự án hoặc tiến độ thi công; kế hoạch giá trị sản lƣợng; kế hoạch mua và tồn trữ vật tƣ; kế hoạch bán hàng ;
+ Nhóm kế hoạch tài chính, gồm: kế hoạch vay vốn; kế hoạch sử dụng vốn; kế hoạch thu hồi vốn; kế hoạch đầu tƣ tài chính; kế hoạch thoái vốn ;
+ Nhóm kế hoạch nhân sự, gồm: kế hoạch tuyển dụng; kế hoạch đào tạo; kế hoạch điều động, bổ nhiệm ;
Trong công tác lập kế hoạch, các định hướng của MHDI 10 về kế hoạch trung và dài hạn đƣợc Ban giám đốc đánh giá, cân nhắc sao cho phù hợp với các điều kiện thực tế của đơn vị và có ý nghĩa quan trọng định hướng kế hoạch của công ty Tổng công ty đã có hướng dẫn quy trình lập kế hoạch và MHDI 10 bám sát vào hướng dẫn trong công tác lập kế hoạch định kì và gửi báo cáo về TCT qua Phòng Kinh Tế - Kế hoạch vào ngày 25 hàng tháng, quý Tuy nhiên hiện nay một số quy trình lập kế hoạch hiện nay đang áp dụng tại công ty không còn phù hợp Có thể kể đến quy trình lập kế hoạch tiến độ thi công được thực hiện theo trình tự từ dưới lên, và đƣợc quy định trong Quy định quản lý tiến độ, chất lƣợng và trách nhiệm cá nhân thực hiện, theo đó: Kế hoạch tiến độ thi công do các đội xây lắp lập trên cơ sở thực tế nhân lực, máy, thiết bị và các phương án dự phòng khác Đội trưởng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong công tác lập kế hoạch và thực hiện tiến độ thi công Sau đó, các kế hoạch tiến độ thi công của các đội lập đƣợc chuyển lên cho Phòng Kinh tế - Kế hoạch và Kỹ thuật - Công nghệ tổng hợp trình Gíam Đốc phê duyệt Một nội dung quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng của công tác lập kế hoạch, đó là việc dự báo các tình huống, sự kiện bất ngờ có thể xảy ra ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch
(Trích nội dung báo cáo công tác thực hiện kế hoạch quý II và phương án quý III công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Thương mại MHDI 10)
Thực tế hiện nay tại công ty các cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ lập kế hoạch chưa lên các phương án, kịch bản khác nhau trong điều kiện các yếu tố từ môi trường bên ngoài và từ nội bộ doanh nghiệp thay đổi Nguyên tắc “thận trọng” chưa đƣợc quán triệt đầy đủ trong quá trình lập kế hoạch SXKD, kế hoạch tài chính Tiến độ lập các kế hoạch của công ty hiện nay không đảm bảo dẫn đến sự thua lỗ nặng khi thi công các công trình có điều kiện thi công khó khăn, cản trở bởi thời tiết, thiên tai và các nhân tố bên ngoài Có những kế hoạch đƣợc lập và phê duyệt khi công việc thực hiện đã đƣợc tiến hành trong một thời gian dài Ví dụ, tại Công ty lập kế hoạch tài chính tháng nhưng khi được phê duyệt để thực hiện thường vào cuối ngày 15 hàng tháng, vì vậy không phát huy đƣợc tác dụng của công tác lập kế hoạch để định hướng thực hiện và kiểm tra, kiểm soát về huy động, sử dụng, thu hồi vốn đối với nửa đầu của tháng Nguyên nhân của việc chậm chễ này là do tiến độ lập các kế hoạch liên quan (kế hoạch kinh doanh; kế hoạch sản xuất (thi công); kế hoạch đầu tƣ và sửa chữa lớn; kế hoạch xây dựng cơ bản; kế hoạch nhân sự; ) không đảm bảo ảnh hưởng tới việc cung cấp số liệu đầu vào để lập kế hoạch tài chính Một số kế hoạch đƣợc phòng Kinh tế - Kế hoạch lập sơ sài, mới chỉ dừng ở việc nêu chỉ tiêu kế hoạch, thiếu cơ sở thuyết phục cho số liệu đƣa ra, và thiếu các giải pháp thực hiện kế hoạch Việc kiểm soát, đánh giá chất lƣợng công tác lập kế hoạch của các Đội thi công xây lắp, các Ban điều hành công trình chƣa đƣợc sát sao, dẫn đến hầu hết các kế hoạch về giá trị sản lượng mà các bộ phận cấp dưới đăng ký chưa sát với thực tế, làm ảnh hưởng đến kết quả tổng hợp số liệu để lập kế hoạch của các Phòng ban thuộc Khối cơ quan công ty Sự liên kết giữa các kế hoạch còn lỏng lẻo do có nhiều các bộ phận, cá nhân khác nhau lập Có những công trình thi công xa, Kế hoạch tiến độ thi công của từng hạng mục công trình giao cho đội trưởng đội xây lắp trực thuộc lập, nhưng kế hoạch về nguồn lực và dự toán thi công (kế hoạch vật tƣ, kế hoạch nhân công, kế hoạch máy thi công) lại do cán bộ phòng Kinh tế - Kế hoạch của công ty lập, vì vậy dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch nguồn lực và dự toán thi công thường chậm, thậm chí không có thông tin để điều chỉnh nếu có sự điều chỉnh kế hoạch tiến độ thi công từ các đội xây lắp Hiện nay, MHDI
Hoạt động kiểm soát
MHDI 10 thực hiện các hoạt động kiểm soát thông qua công tác lập và rà soát kế hoạch cụ thể Thủ tục kiểm soát là các chính sách và thủ tục đảm bảo quá trình quản lý đƣợc thực hiện Trong một doanh nghiệp có nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau đƣợc thiết kế và áp dụng Có những thủ tục kiểm soát chỉ đáp ứng đƣợc một mục tiêu cụ thể, nhƣng cũng có những thủ tục kiểm soát đáp ứng đƣợc nhiều mục tiêu kiểm soát Trên cơ sở các thủ tục kiểm soát đƣợc xác lập, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ban hành các quy chế quản lý nhằm thực thi các thủ tục kiểm soát Các quy chế, thủ tục kiểm soát của MHDI 10 đều đƣợc xây dựng theo các nguyên tắc kiểm soát cơ bản là:
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Nguyên tắc này đòi hỏi công việc và trách nhiệm phải được phân chia rõ ràng cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức, nhằm tạo ra sự chuyên môn hóa trong việc thực hiện công việc, không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc
+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Nguyên tắc này đặt ra do nhà quản lý đơn vị không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị Theo sự ủy quyền của nhà quản lý cấp trên, các cấp dưới được giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủy quyền, và vì vậy vẫn phải kiểm tra sát sao công việc đã uỷ quyền
+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các sai phạm, đặc biệt là các sai phạm cố ý và hành vi lạm dụng quyền hạn Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý.
Đánh giá rủi ro
Hệ thống KSNB của một đơn vị, có chức năng kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật và các quy định của Công ty Tại MHDI 10, thì trong Phòng Tài Chính – Hành chính có bố trí một số cán bộ chuyên trách việc kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính kế toán của các công ty, thực hiện các báo cáo đánh giá rủi ro về chi phí tài chính, rủi ro về nguyên vật liệu và rủi ro về chi phí sản xuất cơ bản Tuy nhiên bộ phận này không đƣợc thành lập thành ban đánh giá rủi ro riêng mà thường các kế toán sẽ kiêm nhiệm luôn việc đánh giá và cảnh báo rủi ro Ban giám đốc công ty giá cao vai trò của đánh giá rủi ro, tuy nhiên, khi tìm hiểu sâu hơn thông qua việc phỏng vấn trực tiếp thì các nhà quản trị của MHDI 10 cơ bản vẫn chƣa hiểu đúng về bản chất, vai trò, chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ, còn có suy nghĩ nếu tổ chức bộ phận đánh giá rủi ro sẽ bị chống chéo, lãng phí vì hàng năm đơn vị vẫn phải đi thuê kiểm toán độc lập, và vẫn còn tâm lý không muốn tự hình thành một bộ phận để kiểm tra, soát xét lại hoạt động của chính mình.
Thông tin và truyền thông
Thực trạng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống KSNB tại công ty Thu nhận thông tin kế toán là khâu đầu tiên của quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đến tính khách quan, trung thực của số liệu trên BCKT và là căn cứ kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Phòng Tài chính Hành chính của công ty có trách nhiệm xây dựng danh mục CTKT đủ để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại doanh nghiệp và các CTKT phục vụ việc hợp nhất BCTC với Tổng công ty Ngoài việc vận dụng hệ thống CTKT sẵn có trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, công ty còn sử dụng rất nhiều các CTKT quy định tại các văn bản pháp luật về quản lý đầu tƣ xây dựng công trình và thanh toán vốn đầu tƣ, nhƣ: Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành; Biên bản nghiệm thu khối lƣợng xây lắp hoàn thành theo giai đoạn; Biên bản nghiệm thu khối lƣợng tƣ vấn hoàn thành; Bản xác nhận khối lƣợng đền bù đã thực hiện; Phiếu giá thanh toán; Đồng thời bộ phận kế toán của công ty đã chủ động thiết kế bổ sung thêm các mẫu chứng từ phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình quản lý dự án đầu tư Việc quy định biểu mẫu chứng từ cho từng trường hợp cụ thể vừa góp phần chuẩn hóa công tác thu nhận thông tin kế toán vừa tăng cường công tác kiểm soát các chi phí trong quá trình đầu tƣ xây dựng công trình Với đặc điểm của hoạt động đầu tƣ kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng, nên CTKT phát sinh ở nhiều nơi khác nhau, gắn với địa điểm thực hiện dự án, thi công các công trình Theo quy định trong Quy chế quản lý tài chính của công ty hiện nay, nếu đội xây lắp nhận việc theo cơ chế giao khoán thì vẫn có trách nhiệm lập, thu nhận, tập hợp, kiểm tra CTKT phát sinh trong quá trình triển khai phần việc đƣợc giao Điều này gắn trách nhiệm của đội xây lắp - bộ phận trực tiếp triển khai thực hiện công việc thi công xây dựng công trình - với tính trung thực, hợp pháp của CTKT ngay từ khâu thu nhận ban đầu Tuy nhiên, thực tế tại công ty cho thấy, các CTKT do các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình lập, hoặc nhận từ đối tác còn có nhiều sai sót, nhƣ: lập thiếu liên; thiếu chữ ký; sai số học; nội dung phản ánh không đầy đủ, rõ ràng; thiếu các chứng từ gốc đi kèm; phiếu nhập xuất vật tƣ không ghi rõ chủng loại, thông số kỹ thuật; Nguyên nhân của những thiếu sót trên một mặt là do các quy định hướng dẫn về công tác lập, kiểm tra CTKT cho các bộ phận này chưa được cụ thể, chi tiết dưới hình thức sổ tay kế toán, mặt khác do trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán của nhân viên kế toán đội còn nhiều hạn chế nhƣng lại kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác Hiện nay, MHDI 10 chƣa quy định bằng văn bản trình tự lập và luân chuyển CTKT Một số đội thi công mới chỉ nắm đƣợc quy định về trình tự lập và luân chuyển các chứng từ liên quan đến nghiệm thu, thanh toán giá trị xây lắp, thiết bị trong Quy trình quản lý CPĐTXD công trình, còn trình tự lập và luân chuyển chứng từ cho các loại nghiệp vụ khác chƣa đƣợc quy định Công tác lập, thu thập, tổng hợp các CTKT phản ánh các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tƣ xây dựng công trình tại các đội xây lắp còn có nhiều hạn chế Thực tế hiện nay việc hạch toán trên sổ sách kế toán, hầu hết các đội xây lắp thuộc lập, hoặc thu thập các CTKT phản ánh các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tƣ xây dựng công trình không kịp thời Vì các lý do chủ quan có thể kể đến nhƣ do chậm thanh toán với nhà cung cấp hoặc do những lý do khách quan khác mà có không ít trường hợp vật tƣ đã đƣa vào thi công xây dựng nhƣng vẫn chƣa có chứng từ, hóa đơn đầu vào, thậm chí công trình đã hoàn thành, cần xác định giá bán và đủ tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu trong kỳ nhƣng vẫn chƣa hoàn thành công tác tập hợp hồ sơ, chứng từ về các khoản chi phí đầu vào Điều này dẫn đến những khó khăn trong công tác kiểm soát vật tƣ thực tế sử dụng với vật tƣ trên hóa đơn đầu vào, công tác tập hợp chi phí để tính giá thành công trình không đảm bảo, ảnh hưởng đến tính kịp thời và hiệu quả của công tác kế toán
Mặt khác, các CTKT sau khi đƣợc lập, thu nhận ở các đội xây lắp chậm luân chuyển về bộ phận kế toán công ty, điều này không chỉ ảnh hưởng tới việc ghi sổ, tổng hợp số liệu chung toàn đơn vị mà còn có thể gặp những rủi ro hƣ hỏng, thất lạc trong thời gian lưu giữ CTKT tại các đội xây lắp Trong điều kiện công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán nhƣng mới chỉ thực hiện trong phạm vi phòng kế toán công ty chƣa có sự kết nối, khai thác dữ liệu với các phòng ban, chi nhánh, ban quản lý dự án, ban chỉ huy công trường, đội xây lắp nên CTKT vẫn được luân chuyển và phê duyệt thủ công giữa các bộ phận mà chƣa đƣợc luân chuyển và phê chuẩn liên hoàn trên máy tính, sau khi nhận CTKT do các bộ phận khác chuyển đến nhân viên phòng kế toán của công ty vẫn phải nhập lại số liệu Điều này làm vừa gia tăng chi phí thời gian, in ấn, vừa dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập lại số liệu
Thực trạng hệ thống tài khoản và báo cáo kế toán
Hệ thống TKKT đƣợc sử dụng tại công ty đƣợc xây dựng trên cơ sở vận dụng hệ thống TKKT trong Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành Với các dự án các xa trụ sở cơ quan, công ty thành lập ban quản lý dự án để thay mặt công ty quản lý các công trình, dự án Phòng Tài chính Hành chính Công ty ban hành những quy định thống nhất chung về trình tự, phương pháp hạch toán đối với các loại nghiệp vụ kinh tế đặc thù nên dẫn đến việc mở tài khoản và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có cùng bản chất trong hoàn cảnh tương tự đồng nhất với nhau
Hình thức kế toán tại công ty hiện nay đang áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán này phù hợp với điều kiện công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Thông tin trên CTKT đƣợc nhập vào phần mềm ở dạng chi tiết theo yêu cầu cung cấp thông tin quản trị, chương trình tự động cập nhật số liệu vào hệ thống SKT tổng hợp và SKT chi tiết theo hình thức nhật ký chung Hiện nay công ty không thực hiện in SKT hàng tháng mà in theo quý Điều này ngoài việc dẫn đến những rủi ro mất số liệu nếu phần mềm kế toán công ty gặp sự cố khi chưa in sổ hoặc chưa sao lưu số liệu, mà còn gây ra những khó khăn trong việc kiểm soát nhân viên kế toán hoặc các bộ phận liên quan tự ý sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh lại số liệu của các tháng trước đó SKT tại công ty còn để phục vụ cho công tác hợp nhất BCTC với Công ty mẹ
BCTC đƣợc công ty lập gồm BCTC năm và BCTC quý Mẫu biểu và cách thức lập BCTC đƣợc thực hiện tuân thủ theo quy định về hệ thống BCTC trong Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/QĐ-BTC, gồm các báo cáo: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh BCTC Công tác tổng hợp số liệu, lập BCTC theo quý, năm tại công ty đã đƣợc phân công cho các cán bộ kế toán có kinh nghiệm và chuyên môn cao Các chính sách kế toán chủ yếu đƣợc công ty áp dụng trong việc lập BCTC cơ bản phù hợp với Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành
Về hệ thống BCQT, các cấp lãnh đạo của công ty rất quan tâm tới thông tin trình bày trên các BCQT để phục vụ kịp thời việc kiểm soát, điều hành hoạt động SXKD Vì vậy, mặc dù BCQT là BCKT không bắt buộc, nhƣng các BCQT về tình hình thực hiện hoạt động SXKD đƣợc lập khá đầy đủ, đáp ứng nhu cầu thông tin quản trị nội bộ về: tình hình hàng tồn kho; tình hình công nợ phải thu phải trả; giá thành sản xuất sản phẩm (công trình); tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng sản phẩm (công trình), Tuy nhiên, do hệ thống BCQT đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, đƣợc lập song song với phân hệ kế toán tài chính, nên mẫu biểu của các BCQT này còn cứng nhắc, thiếu một số mẫu báo cáo hoặc mẫu báo cáo đƣợc thiết kế chƣa phù hợp với yêu cầu thông tin quản lý đặc thù trong lĩnh vực đầu tƣ kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng Hiện nay công ty mới chỉ lập các báo cáo thực hiện theo số liệu thực tế phát sinh chƣa lập đầy đủ hệ thống báo cáo định hướng hoạt động SXKD và báo cáo phân tích biến động giữa định hướng và thực tế phát sinh Muốn lập các báo cáo này thì các kế toán viên phải nhặt số liệu từ trên phần mềm và thiết lập một hệ thống bảng biểu riêng tùy theo yêu cầu thông tin của ban Giám đốc, dẫn đến công tác báo cáo mất rất nhiều thời gian và không thống nhất về cách thức thực hiện.
Giám sát
Tại các công ty, nhân tố quan trọng nhất trong bộ máy kiểm soát thực hiện giám sát là các Ban kiểm soát Theo đó, Ban kiểm soát do Đại hội cổ đông bầu ra, là bộ phận kiểm soát các hoạt động của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông, tuy nhiên đánh giá thực trạng hoạt động hiện nay tại MHDI 10 thì Ban kiểm soát chƣa hoàn thành tốt công việc và trách nhiệm đƣợc giao Theo quy định hiện nay phải có ít nhất một thành viên trong Ban kiểm soát có chuyên môn về tài chính kế toán, tuy nhiên tại Ban kiểm soát qua khảo sát thực tế nhận thấy không có thành viên có chuyên môn về tài chính kế toán vì vậy việc kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính kế toán tại đơn vị gặp rất nhiều khó khăn Hơn thế nữa, tính độc lập và tinh thần trách nhiệm của thành viên Ban kiểm soát còn nhiều hạn chế Thành viên Ban kiểm soát đƣợc bầu vốn là các cán bộ từ các phòng, ban chức năng trong công ty, do có mối quan hệ quen biết từ trước nên trong quá trình kiểm tra, kiểm soát còn có sự nể nang, chƣa làm hết trách nhiệm Hoạt động của hầu hết các Ban kiểm soát trong các công ty còn phụ thuộc vào ý chí và định hướng của HĐQT.
Quy trình mua hàng – xuất kho tại MHDI 10
3.3.1 Đặc điểm hàng hóa và nhà cung cấp
Theo tính chất doanh nghiệp xây dựng, đẩy mạnh thi công xây lắp, các mặt hàng MHDI 10 thường xuyên mua được chia thành năm nhóm chính như sau:
Nguyên vật liệu: Là những loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình thi công xây dựng thực tế trên công trường Căn cứ vào tùy loại công trình đặc thù khác nhau sẽ phát sinh các nguyên vật liệu đầu vào khác nhau Nguyên vật liệu chủ yếu thường được MHDI 10 nhập về thường là các loại thép phục vụ cho công tác thi công móng, hầm, thép sàn; cát, đá, gạch, xi măng, thiết bị điện, nước, thiết bị vệ sinh …
Nguyên vật liệu phụ: là những loại nguyên liệu khi tham gia trực tiếp quá trình thi công nhƣng không chiếm tỷ trọng nhiều trong dự toán công trình Nguyên vật liệu phụ của MHDI 10 bao gồm: dầu, mỡ, phụ gia bê tông, que hàn,đinh bê tông, thép ly,… và các loại vật tƣ phụ khác
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu và thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình ví dụ như điều hòa, máy phát, máy bơm, TV, máy chiếu…
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn đƣợc xét vào các loại kể trên nhƣ phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh (bao bì, vật đóng gói…)
+ Công cụ, dụng cụ: Đặc điểm cơ bản của công cụ, dụng cụ là những tƣ liệu lao động tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, nó cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị Công cụ dụng cụ có giá trị lớn nhƣ giàn giáo, cốp pha, công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ nhƣ cuốc, xẻng, búa, xe lôi, chổi quét, thiết bị bảo hộ lao động…
Các hàng hóa, nguyên vật liệu MHDI 10 thường xuyên mua chủ yếu đƣợc cung cấp từ các doanh nghiệp đối tác nội địa, cung cấp trực tiếp trong lãnh thổ Việt Nam và đa dạng các nhà cung cấp vật liệu xây dựng Bên cạnh đó, với những dự án thi công đặc biệt, căn cứ dự toán và hợp đồng đã ký kết với Chủ đầu tƣ, nguyên vật liệu có thể được nhập khẩu 100% từ nước ngoài Có 2 nhóm nhà cung cấp chính
Nhóm nhà cung cấp chỉ định: Với các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho các dự án đặc thù, nguyên vật liệu, hàng hóa và các loại thiết bị lắp đặt trực tiếp cho công trình, nhà cung cấp và chủng loại cụ thể của mặt hàng sẽ đƣợc Chủ đầu tƣ yêu cầu cụ thể trong hợp đồng MHDI 10 căn cứ hợp đồng đã ký kết, tiến hành giao dịch là các nhà cung cấp được chỉ định, tiến hành nhập hàng và lưu kho, xuất dùng khi đến giai đoạn thi công Đây là một điểm tương đối đặc thù của MHDI 10 vì thường xuyên thi công các công trình có yếu tố vốn đầu tư Nhà nước, có các nhiệm vụ đặc thù và đặc biệt, thế nên ở nhóm nhà cung cấp này thì sức mạnh thương lượng với các nhà cung cấp của MHDI 10 là không nhiều
Nhóm nhà cung cấp sẵn có do MHDI 10 tự chủ: Với đặc thù thị trường kinh doanh vật liệu xây dựng phát triển mạnh nhƣ hiện nay tại Việt Nam, không khó để tìm thấy các nguyên vật liệu thường dùng trong thi công MHDI 10 căn cứ vào các đối tác lớn sẵn có đã có thời gian hợp tác lâu dài với Tổng Công ty, thêm vào đó xúc tiến tìm kiếm nhà cung cấp bằng hình thức so sánh giá cả và tính hiệu quả kinh tế, MHDI 10 tự chủ tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Việc lấy báo giá, đánh giá năng lực các nhà cung cấp, lập thẩm định so sánh giá đƣợc tiến hành quy củ và bài bản tại MHDI 10
3.3.2 Quy trình mua hàng – xuất kho tại MHDI 10
Sơ đồ: Quy trình mua hàng xuất kho tại MHDI 10
Theo sơ đồ trên, quá trình mua hàng hóa đƣợc chia thành các giai đoạn sau: Bước 1: Gửi Phiếu đề xuất cấp vật tư, hàng hóa
Khi có nhu cầu mua sắm, các Bộ phận sử dụng lập Phiếu Đề xuất hàng hóa (ĐXHH) bao gồm đầy đủ các thông tin về số lƣợng, yêu cầu công năng và mục đích sử dụng Đại diện Bộ phận sử dụng ký Phiếu Đề xuất và gửi về Bộ phận Vật tƣ- Phòng Kinh tế Kế hoạch
Bước 2: Thẩm định nhu cầu vật tư, hàng hóa
Bộ phận Vật tƣ Phòng Kinh tế - Kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho để cấp phát hoặc điều chuyển hàng hóa, vật tƣ nội bộ (nếu có) hoặc tập hợp nhu cầu, lên kế hoạch mua sắm, làm Tờ trình mua sắm mới gửi Ban giám đốc ký duyệt chủ trương mua sắm
Bước 3: Lựa chọn Nhà cung cấp
Khi tờ trình mua sắm đã đƣợc phê duyệt, Bộ phận vật tƣ thực hiện quy trình lựa chọn NCC, bằng cách: đánh giá NCC, lấy báo giá, hàng mẫu, Bộ phận vật tƣ lập Báo cáo thẩm định giá và NCC trình Ban Giám Đốc Thẩm định đi kèm Phiếu đề xuất mua hàng và báo giá (báo giá NCC và các báo giá so sánh) trình BGĐ qua Phòng Kế toán
Bước 4: Kiểm soát giá và phê duyệt lựa chọn NCC
Phòng kế toán thực hiện kiểm soát giá đối với Tờ trình lựa chọn NCC
Trường hợp không đủ thông tin, không có cơ sở Phòng kế toán không thông qua (hoặc không đƣa ra ý kiến) và BGĐ không phê duyệt thì Bộ phận Vật tƣ sẽ phải giải trình, bổ sung các thông tin hoặc xử lý theo hướng dẫn, đề nghị của Phòng kế toán hoặc BGĐ phụ trách phê duyệt để việc mua hàng (tìm kiếm Nhà cung cấp mới đồng thời thực hiện lại việc đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp)
Sau khi Tờ trình lựa chọn NCC Phòng Kế toán đồng thuận và gửi lên đƣợc BGĐ phê duyệt, hồ sơ mua sắm đƣợc chuyển cho Bộ phận Vật tƣ để thực hiện và gửi cho các ĐVĐXMS giữ 01 bản phô tô để phối hợp thực hiện và soát xét, ký hợp đồng
Bước 5: Lập, ký kết Hợp đồng mua bán
Sau khi Tờ trình lựa chọn NCC đƣợc phê duyệt, Bộ phận Vật tƣ thực hiện lập Hợp đồng, ký kết (Trình ký ban giám đốc và đại diện nhà cung cấp ký), sau đó Hợp đồng đã ký kết hai bên chuyển đến Ban Kế toán (01 bản gốc) và lưu Phòng Kinh tế Kế hoạch (01 bản gốc), gửi cho các ĐVĐXMS giữ 01 bản phô tô để phối hợp thực hiện và soát xét, gửi trả nhà cung cấp 02 bản gốc Bộ phận Vật tƣ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, trong đó ghi cụ thể thời gian giao hàng, số lƣợng và chủng loại của hàng hóa
Bước 6: Nhập kho hàng hóa, lập phiếu xuất hàng cho đơn vị đề xuất
Dựa vào điều khoản của hợp đồng đã ký kết, hàng hóa đƣợc gửi đến kho của công ty Bộ phận Vật tƣ kết hợp cùng Thủ kho kiểm soát hàng hóa thực nhận, đối chiếu với Đơn đặt hàng Hàng hóa nhập kho đƣợc ghi chép vào sổ kho và tiến hành xuất kho theo các đề xuất hàng hóa của các bộ phận đã đƣợc phê duyệt ban đầu
3.3.2 Thực trạng các hoạt động KSNB quy trình mua hàng – xuất kho tại MHDI 10
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10
Qua tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng và Thương mại MHDI 10 có những ưu điểm và hạn chế như sau:
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát MHDI 10 nằm trong Tổng công ty, có môi trường kiểm soát bên trong và bên ngoài thuận lợi để duy trì và tổ chức hệ thống KSNB nhằm phát huy tác dụng của hệ thống này trong công tác quản lý Các nhà quản trị của MHDI 10 luôn nhận thức sự cần thiết và vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý và việc xây dựng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp Các chính sách, thủ tục kiểm soát luôn đƣợc quan tâm thiết kế phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của đơn vị và phù hợp với đặc thù chung của ngành đầu tƣ bất động sản và thi công xây dựng Công ty mẹ có ảnh hưởng không nhỏ đến việc duy trì tốt hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty MHDI 10, theo dõi và giám sát trực tiếp về xác định chiến lƣợc, ban hành điều lệ và các quy chế quan trọng của công ty, bao gồm quy chế tài chính, quy chế lương, quy chế thưởng, quyết định vị trí của các nhân sự cấp cao của công ty, điều phối các dự án hỗ trợ công việc, chịu trách nhiệm về thương hiệu,
Về cơ cấu tổ chức, MHDI 10 được xây dựng tương đối thống nhất, ngoài các phòng ban chức năng thuộc khối văn phòng công ty còn có các đơn vị phụ thuộc để trực tiếp quản lý, điều hành, triển khai thực hiện các dự án đầu tƣ bất động sản và thi công xây dựng ở các địa bàn khác nhau Các phòng ban chức năng đƣợc phân công rõ ràng, đảm bảo các công việc đƣợc giao cho các bộ phận phù hợp, không chồng chéo, đồng thời đảm bảo khả năng kiểm soát lẫn nhau, đảm bảo sự phân chia
3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, và bảo quản tài sản Việc phân công, phân nhiệm giữa các phòng ban đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản tạo điều kiện thuận tiện cho việc thực hiện Các chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, sa thải được ban hành khá đầy đủ và chi tiết đã tạo ra động lực cho người lao động trong công ty nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao và góp phần vào hiệu quả hoạt động chung của đơn vị Công tác lập kế hoạch được công ty hết sức coi trọng, gắn chặt với định hướng kế hoạch SXKD trung hạn, dài hạn của Tổng công ty Công tác đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đƣợc ban quản trị MHDI 10 coi trọng và đánh giá định kỳ hàng tháng, quý và năm Các kế hoạch cũng được thường xuyên điều chỉnh để phù hợp với diễn biến tình hình thực tế
Về bộ máy kiểm soát, ngoài việc tuân thủ cơ cấu bộ máy kiểm soát theo quy định của Luật Doanh nghiệp, công ty đã ban hành quy chế hoạt động của ban kiểm soát làm cơ sở để ban kiểm soát hoạt động và phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của mình Hệ thống kế toán đƣợc tổ chức phù hợp về tổ chức bộ máy kế toán cũng nhƣ quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán Về cơ bản, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và BCKT tuân thủ theo các chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành Công tác thu nhận thông tin kế toán tại các doanh nghiệp trong công ty đã đƣợc chuẩn hóa thông qua việc quy định cụ thể biểu mẫu, cũng nhƣ quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo chứng từ phải có sự soát xét, phê chuẩn trước khi ghi sổ Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, công ty đã thiết kế các chứng từ hướng dẫn đáp ứng yêu cầu thu nhận thông tin kế toán đƣợc nhanh chóng, kịp thời Hệ thống TKKT đƣợc vận dụng phù hợp với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp Các TKKT đã đƣợc mở chi tiết theo nhiều cấp phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết vật tƣ, tài sản, công nợ, tiền vốn, chi phí, giá thành, kết quả hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống SKT theo hình thức kế toán nhật ký chung đƣợc đánh giá là phù hợp với điều kiện các doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Hệ thống BCTC tại công ty tuân thủ theo đúng Chế độ kế toán hiện hành Hệ thống BCQT phản ánh về tình hình thực hiện đã được xây dựng tương đối đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu thông tin, yêu cầu kiểm tra, giám sát tài sản, nguồn vốn đồng thời là căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, của từng dự án, công trình
Chu trình mua hàng – xuất kho
Về thủ tục kiểm soát, các thủ tục kiểm soát được công ty áp dụng đã hướng tới mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp Các nguyên tắc kiểm soát cơ bản nhƣ: bất kiêm nhiệm; ủy quyền và phê chuẩn; phân công, phân nhiệm đã đƣợc vận dụng trong xây dựng các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát đã đƣợc hệ thống bằng các văn bản nhƣ quy trình, quy chế, quy định nhằm đảm bảo các thủ tục kiểm soát đƣợc thực thi trong quá trình hoạt động của đơn vị Ban Giám đốc MHDI 10 đã nhận thức đƣợc các rủi ro trọng yếu tới mục tiêu của hệ thống KSNB và đã xây dựng, áp dụng các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa và giảm thiểu ảnh hưởng của các rủi ro này, bước đầu đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận, cụ thể là: Đối với các RRTC đã rà soát, điều chỉnh kế hoạch, tiến độ đầu tƣ hoàn thành các sản phẩm phù hợp với tiến độ kinh doanh và thu hồi vốn, đảm bảo khả năng cân đối thu chi, phân loại tuổi nợ phải thu đến hạn, quá hạn để có biện pháp thu hồi, tập trung ƣu tiên bố trí vốn vào các dự án có khả năng kinh doanh tốt để tạo doanh thu, thu hút dòng tiền, tăng vòng quay sử dụng vốn; Đối với các rủi ro về Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bị đội lên do không kiểm soát chu trình mua hàng- xuất kho, công ty đã xây dựng, áp dụng các chính sách, quy chế kiểm soát quá trình mua, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu; Đối với các rủi ro ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán đã xây dựng, áp dụng chính sách, thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng
Bên cạnh những ƣu điểm nhƣ đã trình bày ở trên, hệ thống KSNB công ty còn bộc lộ những hạn chế cần phải hoàn thiện nhằm phát huy hiệu quả cụ thể là:
Thứ nhất, nhận thức về hệ thống KSNB của ban giám đốc MHDI 10 còn chƣa đầy đủ Tính chính trực và giá trị đạo đức đƣợc coi trọng nhƣng chƣa có chiến lƣợc xây dựng và duy trì tính chính trực và giá trị đạo đức nhƣ một nét văn hóa riêng của đơn vị Đặc biệt, ban quản trị công ty vẫn còn chủ quan, nóng vội trong các quyết định đầu tư, không lường trước các diễn biến phức tạp của nền kinh tế và thị trường bất động sản dẫn đến hiệu quả đầu tư thấp, hàng tồn kho cao, chậm luân chuyển Công tác đánh giá rủi ro vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm quản lý cá nhân hơn là trên cơ sở sử dụng bộ máy giúp việc chuyên trách về đánh giá rủi ro với những phương tiện và phương pháp đánh giá rủi ro hiện đại, khoa học
Về cơ cấu tổ chức, các phòng ban chức năng của Khối cơ quan mới chủ yếu thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, chưa vươn ra bao quát và hoạt động quản lý hiệu quả và toàn diện các hoạt động chung của toàn công ty Để tiết kiệm chi phí các vị trí công tác còn kiêm nhiệm nhiều công việc Việc phân công công việc và xác định trách nhiệm cá nhân và bộ phận còn chƣa rõ ràng, không đƣợc quy định bằng văn bản chính thức, gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc ra quyết định, triển khai công việc và kiểm tra kết quả thực hiện công việc
Về chính sách nhân sự, hiện nay công ty đã đề ra các chính sách, tiêu chuẩn cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, đền bù, sa thải nhân viên nhƣng các chính sách này đã đƣợc ban hành nhƣng chậm bổ sung, sửa đổi dẫn đến không còn phù hợp Với một số nhân sự, việc tuyển dụng còn thông qua quen biết, mối quan hệ của các cấp quản lý cấp trên, dẫn đến các quy trình tuyển dụng không đƣợc áp dụng đồng bộ, ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự của công ty Công tác đào tạo cho người lao động đã được công ty quan tâm nhưng mới chỉ được thực hiện riêng rẽ ở từng phòng ban Việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên quản lý rủi ro có kinh nghiệm, có kiến thức để có thể đánh giá và quản lý rủi ro chƣa đƣợc công ty quan tâm đúng mức
Về công tác lập kế hoạch đã công ty coi trọng, tuy vậy vẫn còn có một số các hạn chế nhƣ: chƣa chủ động nắm bắt tình hình thực tế để lập kế hoạch SXKD; chƣa triển khai ứng dụng các phần mềm chuyên nghiệp phục vụ công tác lập kế hoạch nói chung và công tác lập kế hoạch thi công nói riêng; một số kế hoạch đƣợc các đơn vị lập sơ sài, mới chỉ dừng ở việc nêu chỉ tiêu kế hoạch, thiếu cơ sở thuyết phục cho số liệu đƣa ra chỉ mang tính cóp nhặt và không logic có hệ thống, và thiếu các giải pháp thực hiện kế hoạch; sự liên kết giữa các kế hoạch còn lỏng lẻo do có nhiều các bộ phận, cá nhân khác nhau lập; công tác lập kế hoạch và phê duyệt kế hoạch hiện nay còn chậm, đặc biệt là lập kế hoạch tài chính
Thứ hai, hệ thống kế toán còn bộc lộ nhiều hạn chế, dẫn đến quá trình thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin kế toán không đầy đủ, kịp thời, chính xác ảnh hưởng tới việc ra quyết định quản lý, điều hành của các cấp quản lý trong doanh nghiệp Hiện nay, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chủ yếu tại các đội xây lắp, tuy nhiên các quy định hướng dẫn về công tác lập, kiểm tra CTKT cho các bộ phận này chưa được cụ thể, chi tiết dưới hình thức sổ tay kế toán, mặt khác do trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán của nhân viên kế toán đội còn nhiều hạn chế nhƣng lại kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác nên công tác hạch toán ban đầu còn có nhiều sai sót Việc tập hợp và luân chuyển CTKT đặc biệt là các CTKT do đối tác bên ngoài lập về phòng kế toán công ty còn chậm do các đơn vị chƣa ban hành các quy định cụ thể Điều này ảnh hưởng công tác kiểm soát chi phí, tập hợp chi phí tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, công tác kiểm tra đối chiếu công nợ Bên cạnh đó, công ty không thực hiện in SKT hàng tháng mà in SKT theo quý, vì vậy có thể gặp những rủi ro mất số liệu nếu phần mềm kế toán của đơn vị gặp sự cố, hoặc số liệu bị người sử dụng tự ý sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh Các thủ tục thực hiện trước khi lập BCTC như: kiểm kê, đối chiếu công nợ; trích lập dự phòng; chƣa đƣợc các đơn vị thực hiện nghiêm túc theo quy định hiện hành, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán cung cấp và ảnh hưởng tới việc nhận diện các RRTC của đơn vị Hệ thống BCQT chƣa đƣợc thiết kế đầy đủ, phù hợp với các yêu cầu quản lý đặc thù của lĩnh vực hoạt động đầu tƣ kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng
Thứ ba, công ty ban hành chƣa đầy đủ các quy chế quản trị nội bộ làm cơ sở kiểm soát các hoạt động của đơn vị Nguyên tắc phân công phân nhiệm đƣợc thực hiện khá tốt từ lãnh đạo cấp phòng trở lên, tuy nhiên việc phân công phân nhiệm cho mỗi nhân viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tại các phòng ban trong công ty lại chƣa rõ ràng, chƣa đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản Điều này dẫn đến cán bộ đƣợc phân công không nắm rõ quyền hạn, nhiệm vụ của mình, cũng nhƣ khó quy trách nhiệm khi để xảy ra sai phạm Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn đƣợc áp dụng, tuy nhiên việc kiểm soát các nội dung được ủy quyền cho cấp dưới còn lỏng lẻo, dẫn đến nguy cơ lạm quyền để thực hiện các công việc tƣ lợi cho cá nhân Nguyên tắc bất kiêm nhiệm chƣa đƣợc quán triệt đầy đủ, chủ tịch HĐTV của công ty vẫn quản trị điều hành cùng Ban giám đốc Thành viên ban kiểm soát kiêm nhiệm chức vụ phó các phòng ban chức năng, nên tính khách quan, độc lập trong hoạt động kiểm soát của ban kiểm soát bị ảnh hưởng Công ty chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện quản lý rủi ro Chức năng quản lý tài sản với kế toán ghi sổ, giữa người thực hiện nghiệp vụ kinh tế với người có thẩm quyền phê chuẩn nghiệp vụ cần được tách biệt, tuy nhiên, tại các đội xây lắp việc kiêm nhiệm giữa người mua vật liệu và kế toán đội vẫn diễn ra khá phổ biến
Chu trình mua hàng – xuất kho
Thủ tục kiểm soát các rủi ro trọng yếu tại công ty còn có những hạn chế: Thủ tục kiểm soát các RRTC: Nhận thức chung của các nhà quản trị MHDI 10 về các RRTC mà đơn vị phải đối phó chƣa đầy đủ và chƣa chỉ rõ các RRTC có thể xảy ra từ các hoạt động tài chính của đơn vị Công ty chỉ tập trung chủ yếu vào kiểm soát trong thực hiện mà chưa coi trọng kiểm soát trước thực hiện nên việc ngăn ngừa, giảm thiểu ảnh hưởng của rủi ro còn mang tính bị động, chạy theo tình huống Chính vì vậy, chi phí hàng tồn kho trong trong 3 năm tài chính trở lại đây của MHDI 10 luôn ở mức rất cao, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Quá trình lập dự án đầu tư chưa xây dựng đa dạng các phương án, tình huống và kiểm tra sức chịu đựng của đơn vị trong những bối cảnh nền kinh tế hoặc thị trường suy giảm, thi công gần đây như: công trình Nhà nghỉ dưỡng, điều dưỡng trung ƣơng tại Sa Pa dẫn đến sự thua lỗ nặng Thủ tục kiểm soát các chi phí đầu tƣ xây dựng cơ bản dở dang còn nhiều hạn chế, công tác kiểm soát CPĐTXD hiện chỉ tập trung ở một số ít phòng ban chức năng dễ dẫn đến sự thông đồng, nâng khống CPĐTXD Vai trò của bộ phận Kế toán trong việc kiểm soát chu trình mua sắm còn hạn chế, chủ yếu chỉ tham gia vào thủ tục thanh toán vốn sau khi hồ sơ nghiệm thu, thanh toán đã đƣợc các bộ phận khác trong công ty kiểm tra Do tình hình kinh tế khó khăn, 3 năm trở lại đây từ năm 2020 đến nay, việc lựa chọn nhà cung ứng của công ty còn thiên về tiêu chí điều kiện tín dụng và giá cả mà chƣa quá coi trọng đúng mức đến chất lƣợng vật tƣ cung ứng Cán bộ vật tƣ của Tổ vật tƣ chƣa thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong công tác kiểm tra, giám sát số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, xuất xứ nguyên vật liệu mua về Công ty chƣa xây dựng đƣợc định mức hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình lưu kho và áp dụng các mô hình tồn kho để xác định lƣợng vật tƣ dự trữ tối ƣu Công tác kiểm kê, nhập lại kho vật tƣ không sử dụng hết cuối ngày, đánh giá vật tƣ còn lại sau khi nghiệm thu công trình, hạng mục công trình để loại ra khỏi giá thành chƣa đƣợc thực hiện nghiêm túc
3.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10
Nhận thức trong đánh giá và kiểm soát rủi ro của nhà quản lý cấp cao tại công ty còn nhiều hạn chế Lĩnh vực đầu tƣ kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng luôn tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động SXKD của các doanh nghiệp Rủi ro trong lĩnh vực này có thể xuất hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ, giai đoạn thực hiện đầu tƣ và giai đoạn kết thúc đầu tƣ đƣa dự án vào sử dụng Hiện nay, các nhà quản trị MHDI 10 còn có tâm lý chủ quan, chƣa đánh giá hết tác động của rủi ro đến hoạt động của đơn vị Lãnh đạo công ty chủ yếu đi lên từ cán bộ kỹ thuật nên năng lực quản lý tài chính có những hạn chế nhất định, vì vậy trong hoạt động kiểm soát tại công ty hiện nay đang thiên về kiểm soát quá trình thi công, thực hiện dự án mà chƣa quan tâm thỏa đáng đến kiểm soát tài chính Bên cạnh đó, nhận thức của nhà quản lý cấp cao tại công ty về mục tiêu, vai trò, và các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB cũng chƣa thật đầy đủ, dẫn đến một số yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB chƣa đƣợc thiết kế, vận hành, hoặc đã có nhƣng nhiều khi còn mang tính “đối phó” với mục đích chấp hành chế độ, chính sách của Tổng công ty chƣa thực sự quan tâm đến tính hữu hiệu, hiệu quả mà hệ thống KSNB đem lại
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
Đề xuất về môi trường kiểm soát
Trước tiên, để hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty, cần khắc phục nguyên nhân chủ quan đến từ đội ngũ ban quản trị của công ty Cần nâng cao nhận thức của nhà quản lý về mục tiêu, vai trò, và các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB trong nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro Quan điểm, nhận thức và thái độ hành động của các cấp quản lý trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB hữu hiệu Do vậy, để nâng cao hiệu lực của hệ thống KSNB, trước hết cần phải nâng cao nhận thức, quan điểm của nhà quản lý tại các đơn vị về mục tiêu, vai trò, và các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB Với đặc điểm hầu hết lãnh đạo tại công ty đi lên từ cán bộ kỹ thuật nên rất cần Tổng công ty là đầu mối đứng ra để tổ chức các khóa học ngắn hạn không chỉ về hệ thống KSNB mà còn về nghiệp vụ quản lý tài chính, kế toán doanh nghiệp Hoàn thiện hệ thống KSNB, tất yếu nhà quản lý cấp cao phải có nhận thức và quan điểm đúng đắn với nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro
Phát huy ƣu điểm của chính sách nhân sự
Dịch bệnh kéo dài, tình hình kinh tế khó khăn, đây là lúc MHDI 10 tận dụng những điểm mạnh sẵn có trong bộ máy và hệ thống nhân sự của mình Để tiếp tục phát huy những điểm mạnh sẵn có giúp công ty trụ vững qua tình hình khó khăn này, Một trong những chính sách cần cải thiện là các chính sách nhân sự hiện đã lạc hậu, không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị nhƣng chƣa đƣợc sửa đổi, bổ sung Trong thời buổi kinh tế suy thoái vì dịch bệnh Covid kéo dài, nguồn công ăn việc làm gối đầu đang dần giảm sút đòi hỏi công ty cần có kế hoạch tận dụng tối đa hiệu quả các nguồn lực, đặc biệt là nhân lực Thay vì làm cồng kềnh bộ máy tổ chức bằng các nhân sự kém chuyên môn, năng lực làm việc và phối hợp do có sự giới thiệu qua quen biết, mối quan hệ với các cấp quản lý cấp trên, ban Giám đốc công ty cần nghiêm túc nhìn nhận và đánh giá các ứng cử viên, tuyển dụng người lao động một cách công khai và tuân thủ các bước trong quy trình tuyển dụng Điều này sẽ giúp công ty tối ƣu nguồn lực tài chính chi trả cho lao động, hơn nữa tối đa hiệu quả công việc, tinh gọn bộ máy cấp quản lý Khối cơ quan công ty Vì vậy, trong thời gian tới, công ty cần rà soát và sớm sửa đổi, bổ sung các chính sách nhân sự làm cơ sở để đơn vị tuyển dụng đƣợc nguồn lao động có chất lượng, đồng thời là động lực để người lao động phấn đấu, cống hiến cho sự phát triển của công ty Để đạt đƣợc các giải pháp trên, công ty cần quan tâm tới chính sách tiền lương với quy định về tiền lương trả cho các cá nhân có trình độ lành nghề khác nhau thực hiện cùng một loại công việc; Bố trí công việc phù hợp với khả năng của người lao động, tạo điều kiện để họ phát huy được khả năng và quan tâm đến việc bồi dưỡng để phát triển nguồn nhân lực này Xây dựng thang lương, bảng lương, phụ cấp lương và phương án chuyển xếp lương phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh thực tế tại đơn vị
Chi tiết hóa công tác kế hoạch Để nâng cao chất lƣợng công tác lập kế hoạch, Ban quản trị công ty cần nghiên cứu và thực hiện đồng bộ các giải pháp sau: Một là, ban hành văn bản quy định về công tác lập kế hoạch Quy định rõ danh mục các kế hoạch cần lập (kể cả kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết), quy định rõ trách nhiệm chủ trì của bộ phận chính và trách nhiệm phối hợp của các bộ phận có liên quan, cũng nhƣ trách nhiệm phê duyệt của cấp có thẩm quyền Hiện nay công tác kế hoạch của công ty còn nhiều hạn chế, điều này thể hiện rất rõ trong công tác lập dự án đầu tƣ những năm trước đây đã không lường hết được các diễn biến khó khăn, bất lợi của nền kinh tế và nhu cầu thị trường dẫn đến hàng tồn kho cao, vốn bị ứ đọng, hiệu quả kinh doanh thấp, kinh doanh bị thua lỗ nặng nề Vì vậy, muốn nâng cao chất lƣợng công tác lập kế hoạch để hệ thống kế hoạch vừa phát huy tác dụng định hướng vừa là công cụ để kiểm soát, đánh giá mọi hoạt động của đơn vị thì trước hết phải nâng cao năng lực trình độ của các cán bộ lập kế hoạch, không chỉ tổ chức đào tạo cho những cán bộ phòng kế hoạch mà còn là những cán bộ ở các phòng ban chức năng khác trong công ty có tham gia vào công tác lập kế hoạch Kế hoạch tiến độ thi công đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả SXKD thông qua việc rút ngắn thời gian xây dựng, nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị thi công, nâng cao chất lƣợng xây lắp, hạ giá thành Trên cơ sở kế hoạch tiến độ thi công của mỗi công trình, dự án đã đƣợc duyệt, công ty cần phải lập đƣợc chi tiết các kế hoạch cụ thể nhƣ: kế hoạch nhân công; kế hoạch vật tƣ; kế hoạch máy thi công; dự toán chi phí Nhƣ vậy, giữa kế hoạch chi tiết và thực tế triển khai có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu một trong các kế hoạch chi tiết không đƣợc dự tính đầy đủ có thể sẽ dẫn đến những tổn thất hoặc lãng phí vì sản xuất bị gián đoạn.
Đề xuất về hệ thống thông tin
Về cơ bản hệ thống CTKT phục vụ thu nhập thông tin kế toán tại công ty đã đƣợc thiết kế khá đầy đủ, công tác hạch toán ban đầu và tổ chức luân chuyển CTKT đã đƣợc quy định ở một số tài liệu về quản lý tài chính Tuy nhiên, những quy định đó chƣa thực sự cụ thể, rõ ràng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính, dẫn đến công tác phê duyệt chứng từ, thu nhận, kiểm tra, luân chuyển chứng từ, đặc biệt là ở các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình còn có nhiều bất cập Để khắc phục các hạn chế đó, công ty cần thực hiện các giải pháp sau: Xây dựng và ban hành bổ sung thêm các mẫu CTKT đặc thù để phản ánh đủ các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính của công ty Thông qua việc ban hành và hướng dẫn cho kế toán của các đội xây lắp, ban chỉ huy công trình các quy định về lập, kiểm tra CTK theo các mẫu đã đƣợc quy định, đảm bảo tính thống nhất về CTKT toàn công ty Thực tế hiện nay tại công ty, CTKT đƣợc lập ở đội xây lắp, ban chỉ huy công trình là chủ yếu Tuy nhiên, do hướng dẫn của phòng Tài chính Hành chính chưa cụ thể, chi tiết, mặt khác do năng lực trình độ của nhân viên kế toán đội và sự chi phối bởi các công việc khác mà kế toán đội phải kiêm nhiệm nên CTKT còn nhiều sai xót Vì vậy công ty cần ban hành tài liệu dưới hình thức sổ tay kế toán hướng dẫn chi tiết công tác lập, kiểm tra, xử lý khi CTKT có sai sót và tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho kế toán đội Bên cạnh đó cần quy định thời hạn các đội xây lắp, đơn vị trực thuộc luân chuyển CTKT về phòng tài chính kế toán công ty Hiện nay việc luân chuyển CTKT từ các Đội xây lắp, đơn vị trực thuộc về phòng tài chính kế toán thường bị chậm, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu ghi sổ, lập báo cáo Phòng tài chính kế toán công ty cần có quy định cụ thể về thời hạn luân chuyển CTKT phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở các bộ phận về phòng tài chính kế toán, đặc biệt là đối với các đội xây lắp Đồng thời để đảm bảo tính thực thi của quy định thì phải có các chế tài xử lý nếu không tuân thủ, nhƣ đối với các đội xây lắp không cho thanh toán hoặc cho tạm ứng tiếp nếu không tập hợp đầy đủ CTKT liên quan đến các hạng mục đã thi công.
