LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel”, bên cạnh sự nỗ
Lý do lựa chọn đề tài
Dịch bệnh Covid - 19 là một trong những thách thức lớn nhất mà con người phải đối mặt trong thế kỷ 21 Tuy nhiên, trải qua đại dịch này, chúng ta cũng đã học được nhiều bài học quan trọng, trong đó có lĩnh vực xuất nhập khẩu Theo Brian Wenck - Giám đốc điều hành của Flat World Global Solution (2023), sau đại dịch, chuỗi cung ứng toàn cầu đã thay đổi từ việc tập trung tối ưu hóa để cung cấp kịp thời, hiệu quả, tiết kiệm chi phí sang hướng linh hoạt hơn, có nhiều phương án phòng ngừa rủi ro và khả năng phục hồi nhanh chóng trên thị trường Cụ thể, các doanh nghiệp đầu tư nhiều hơn vào việc phát triển các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu sự ảnh hưởng của các biến động không lường trước như đa dạng hóa nguồn cung, đầu tư nhà máy sản xuất tại các thị trường tiềm năng Theo số liệu từ Cục Đầu tư nước ngoài, tính đến ngày 20/12/2023, tổng số vốn đầu tư trực tiếp từ nước ngoài đăng ký vào Việt Nam đạt gần 36,61 tỷ USD Lĩnh vực dược phẩm, chăm sóc sức khỏe cũng đón nhận những tin mừng như năm 2020 tập đoàn dược phẩm Anh – GSK thành lập công ty tại Việt Nam với tổng vốn đầu tư là 200 triệu USD, năm 2023 tập đoàn Bidiphar triển khai đầu tư nhà máy sản xuất thuốc vô trùng tại Việt Nam với tổng mức đầu tư là 32 triệu USD Điều đó cho thấy tiềm năng phát triển lớn trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe tại Việt Nam, kéo theo sự cần thiết đối với nhiệm vụ phát triển ngành giao nhận hàng hóa nói chung và giao nhận mặt hàng dược phẩm nói riêng để đáp ứng được nhu cầu ngày càng lớn của thị trường Từ đó, loại hình nhập khẩu tại chỗ cũng dần trở nên phổ biến do những ưu điểm mà nó mang lại như tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian vận chuyển, giảm rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển và doanh nghiệp còn được hưởng nhiều ưu đãi về thuế xuất
Bên cạnh đó, đi cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thị trường xuất nhập khẩu thì độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong ngành cũng ngày càng khắc nghiệt hơn Theo Tổng cục Thống kê (2023), hiện có 43.568 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải kho bãi trong đó có hơn 5.000 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ 3PL Vì vậy, để có thể duy trì và phát triển thì các doanh nghiệp cần phải nâng cao được chất lượng dịch vụ cũng như hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa của mình Nhận thấy được
2 những cơ hội cũng như thách thức trên, Công ty TNHH Kuehne + Nagel – đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ, giải pháp giao nhận vận tải với nhiều năm kinh nghiệm đã và đang tận dụng triệt để những ưu điểm vốn có của một tập đoàn đa quốc gia như mạng lưới kết nối rộng mở, nguồn tài chính lớn, đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ vững vàng cùng việc ứng dụng các giải pháp công nghệ cao để có thể giữ vững vị thế của một doanh nghiệp hàng đầu thế giới Tuy nhiên, dược phẩm vẫn là mặt hàng đặc biệt, có yêu cầu tương đối nghiêm ngặt nên công ty dễ gặp phải những vướng mắc trong dịch vụ vận chuyển và khai báo hải quan
Chính vì vậy, tác giả quyết định lựa chọn đề tài: “HOÀN THIỆN DỊCH VỤ
GIAO NHẬN HÀNG DƯỢC PHẨM NHẬP KHẨU TẠI CHỖ CỦA CÔNG TY TNHH KUEHNE+NAGEL” để phân tích và đánh giá dịch vụ hiện tại của công ty
Từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nhằm mục tiêu phân tích dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel Qua đó, đánh giá được những điểm mạnh cần phát triển và những hạn chế cần khắc phục trong dịch vụ của công ty Từ đó đưa ra đề xuất các giải pháp để hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập thông tin thông qua Internet, từ các bài báo, bài nghiên cứu Đồng thời, còn thu thập thông tin dựa trên các cơ sở dữ
3 liệu mà công ty cung cấp như báo cáo hoạt động kinh doanh, dữ liệu về thông in công ty và khách hàng
- Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp: là phương pháp quan sát thực tế các dịch vụ làm việc tại công ty, quan sát phương pháp làm việc của các nhân viên đồng thời hỏi trực tiếp các nhân viên tại công ty để lấy thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc làm khóa luận
- Phương pháp thống kê: là phương pháp xử lý những số liệu có được trong quá trình thu thập thông tin
- Phương pháp so sánh, phân tích và đánh giá: Dựa vào những số liệu đã thống kê và thông tin thu thập được để thực hiện so sánh các số liệu của nhiều công ty khác nhau để có cái nhìn tổng quan về vấn đề Tìm hiểu và phân tích sâu hơn những thông tin về số liệu, quy trình, các báo cáo kinh doanh Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp hiệu quả cho công ty.
Kết cấu các chương của khóa luận
Khóa luận sẽ được chia thành 4 chương:
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KUEHNE + NAGEL
Giới thiệu về tập đoàn Kuehne + Nagel
Tập đoàn Kuehne + Nagel được thành lập vào năm 1890 tại Bremen, Cộng hòa Liên bang Đức với cương vị là một công ty giao nhận vận tải Sau 134 năm hoạt đông trên thị trường, Kuehne + Nagel đã nhanh chóng phát triển từ một công ty vận tải truyền thống trở thành đối tác hậu cần toàn cầu chuyên cung cấp dịch vụ logistics với các giải pháp bền vững, sáng tạo và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
Hiện tại, trụ sở chính của Kuehne + Nagel được đặt tại Thụy Sĩ, quốc gia nằm ở trung tâm Châu Âu, thuận lợi cho tập đoàn tiếp cận với các quốc gia lớn như Đức, Pháp, Ý, Áo Từ đó, mạng lưới kết nối của Kuehne + Nagel nhanh chóng phổ biến trên toàn cầu với gần 1.300 văn phòng đại diện khắp 100 quốc gia Số lượng nhân viên trên 81.000 người với đa dạng hóa các loại hình dịch vụ như giao nhận hàng hóa đường biển/ đường hàng không/ đường bộ, dịch vụ kho vận và phân phối hàng hóa, dịch vụ tư vấn giải pháp chuỗi cung ứng,…
Theo báo cáo tài chính năm 2023, Kuehne + Nagel đạt doanh thu ròng là 23,8 tỉ CHF (Tương đương 651,8 nghìn tỉ VNĐ) Điều đó đã giúp tập đoàn Kuehne + Nagel trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ logistics đường biển và logistics đường hàng không đứng vị trí số một thế giới.
Tổng quan về công ty TNHH Kuehne + Nagel
- Tên công ty: Công ty TNHH Kuehne + Nagel
- Tên giao dịch: Kuehne + Nagel Company Limited
- Tên viết tắt: Kuehne + Nagel Co., Ltd
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
- Đại diện pháp luật: Tổng giám đốc – Ông Bjoern Traemann
- Trụ sở chính: Tầng 11, tòa nhà Vincom Center Đồng Khởi, số 72, Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, quận 1, TP.HCM
- Email: info.hochiminhcity@kuehne-nagel.com
- Website: www.vn.kuehne-nagel.com
- Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ Logistics, vận tải đa phương thức, cho thuê kho bãi, dịch vụ hải quan, khai thuê hải quan
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Kuehne + Nagel
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Kuehne + Nagel)
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển
Kể từ thời điểm thành lập là năm 1890 tại Bremen, Cộng hòa Liên bang Đức 104 năm sau, năm 1994 tập đoàn Kuehne + Nagel đã mở rộng mạng lưới hoạt động tới thị trường Việt Nam thông qua văn phòng đại diện tại TP.HCM tập trung vào cung cấp các dịch vụ vận chuyển đường hàng không và đường biển Khi đã nắm bắt được thị trường miền nam, năm 2001, Kuehne + Nagel mở thêm một văn phòng đại diện tại Hà Nội để nắm bắt tiềm năng phát triển của khu vực phía Bắc Một năm sau, Kuehne + Nagel tiếp tục tăng cường độ hiện diện thông qua việc thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng
Khi việc cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa dần trở nên thông thạo, chuyên nghiệp và được nhiều đối tượng khách hàng tin tưởng, năm 2004 Kuehne + Nagel bắt đầu thành lập nhiều kho bãi tại TP.HCM và Hà Nội Chính thức mở rộng lĩnh vực hoạt động sang mảng dịch vụ kho vận và phân phối tại Việt Nam Sau 20 năm hoạt động và phát triển dưới hình thức là văn phòng đại diện, đến năm 2014 tập đoàn chính thức có giấy phép kinh doanh tại Việt Nam, tên là Công ty TNHH Kuehne +
Nagel với 100% vốn đầu tư nước ngoài và chuyên cung cấp các dịch vụ logistics 3PL Thời gian sau đó, công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn và liên tục mở thêm nhiều trung tâm hậu cần tại Đồng Nai để phục vụ cho dịch vụ kho bãi và phân phối Đến năm 2021, Công ty TNHH Kuehne + Nagel đã vượt qua hơn 500 doanh nghiệp tại Việt Nam và được vinh danh là nơi làm việc tốt nhất Châu Á, được tổ chức bởi HR Asia Một giải thưởng nhằm công nhận khả năng giữ chân nhân viên và môi trường làm việc xuất sắc
Như vậy, sau 30 năm hoạt động, Kuehne + Nagel đã xây dựng được sự am hiểu sâu rộng về thị trường Việt Nam và từng bước khẳng định được uy tín của một nhà cung cấp giải pháp chuỗi cung ứng hàng đầu trên toàn quốc Sự hiện diện của công ty trải khắp 6 khu vực Việt Nam bao gồm Bắc Ninh, Hà Nội, Hải Phòng, Bình Dương, Đồng Nai, và TP.HCM với 110.000 mét vuông nhà kho Những mặt hàng mà công ty vận chuyển ngày càng đa dạng hơn, không chỉ là hàng hóa tiêu dùng mà còn là những mặt hàng có yêu cầu vận chuyển cao hơn như thiết bị điện tử, hóa chất hay dược phẩm,…
1.2.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi
Phấn đấu trở thành công ty cung cấp các dịch vụ logistics 3PL hàng đầu tại Việt Nam thông qua việc cam kết mang lại giá trị gia tăng cao nhất cho khách hàng bằng dịch vụ chất lượng cao, chuyên nghiệp, tin cậy
Cung cấp các dịch vụ logistics 3PL, là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và bên thứ ba Từ đó, thúc đẩy các hoạt động thương mại, tạo ra và mang lại những tiến bộ cho xã hội
Lấy con người là trung tâm cho tất cả các hoạt động của Kuehne + Nagel Đặt khách hàng ở vị trí trung tâm, không ngừng nghiên cứu và đưa ra những giải pháp phù hợp nhất cho từng đối tượng khách hàng Xây dựng văn hóa doanh nghiệp đặt nhân viên làm trung tâm, hỗ trợ nhân viên một cách toàn diện, tạo môi trường làm việc an
7 toàn, lành mạnh và có cơ hội phát triển Từ đó, mang lại những tiến bộ cho xã hội và giúp con người có cuộc sống ngày một tốt đẹp hơn
1.2.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Kuehne + Nagel cung cấp đa dạng các dịch vụ logistics với các giải pháp chuyên biệt cho từng doanh nghiệp, phù hợp với quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics theo Nghị định 140/2007/NĐ-CP của Chính phủ Sau đây là một số dịch vụ mà công ty TNHH Kuehne + Nagel cung cấp được chia theo loại hình dịch vụ
- Dịch vụ logistics đường biển
Công ty cung cấp các dịch vụ và giải pháp cho chuỗi cung ứng như dịch vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL), lẻ container (LCL), dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhạy cảm về nhiệt độ, cung cấp giải pháp vận chuyển hàng hóa quá khổ, quá tải Ngoài ra, công ty còn cung cấp những dịch vụ liên quan như khai báo hải quan, bảo hiểm hàng hóa, chuẩn bị các chứng từ cần thiết hỗ trợ cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa thông qua đường biển và đa quốc gia
- Dịch vụ logistics đường hàng không
Công ty cung cấp các dịch vụ và giải pháp giao nhận hàng hóa có yêu cầu đặc biệt về thời gian như dịch vụ vận tải đa phương thức kết hợp giữa logistisc đường biển và logistics đường hàng không, dịch vụ vận tải đa phương thức kết hợp giữa logistisc đường bộ và logistics đường hàng không, dịch vụ giao nhận hàng hóa siêu khẩn, dịch vụ cho thuê máy bay vận chuyển hàng hóa Ngoài ra, công ty còn cung cấp những dịch vụ đi kèm như dịch vụ cung cấp bảo hiểm hàng hóa, dịch vụ khai thuê hải quan
- Dịch vụ logistics đường bộ
Với dịch vụ giao nhận hàng hóa nội địa Kuehne + Nagel cung cấp các giải pháp vận tải hàng hóa nguyên container (FCL), lẻ container (LCL), xe tải Dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ cảng – nhà máy/ kho lưu trữ, nhà máy/ kho lưu trữ - cảng, nhà máy/ kho lưu trữ - nhà máy/ kho lưu trữ Dịch vụ vận tải đa phương thức phục vụ thị trường nội địa như vận tải kết hợp đường bộ - đường sắt - đường bộ, đường bộ - thủy nội địa - đường bộ, đường bộ - đường hàng không - đường bộ Với dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới, Kuehne + Nagel cung cấp những tuyến vận tải từ ba thành phố lớn của Việt Nam là Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM đi các nước Campuchia, Lào,
Trung Quốc hoặc Thái Lan, Malaysia, Singapore ( thông qua Lào) Ngoài ra, Kuehne + Nagel còn cung cấp các dịch vụ đi kèm như khai báo hải quan, phối hợp với bộ phận hậu cần để phân phối hàng hóa
- Dịch vụ kho vận và phân phối
Công ty cung cung cấp các dịch vụ và giải pháp cho chuỗi cung ứng từ lưu kho, bảo quản, dán tem sản phẩm, đóng gói đến phân phối hàng hóa từ kho đến các cửa hàng, siêu thị hoặc đến tận tay khách hàng thông qua đơn đặt hàng trên các sàn thương mại điện tử như TikTok, Shopee, Lazada, Tiki, Website Trong đó, Kuehne + Nagel tập trung khai thác những khách hàng có nhu cầu quản lý hàng hóa giá trị cao, có chuỗi cung ứng phức tạp và đều hướng tới mục tiêu cắt giảm chi phí phân phối hàng hóa.
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kuehne + Nagel
Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công ty TNHH Kuehne + Nagel
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Kuehne + Nagel)
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Tổng giám đốc: Là người nắm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật và có nghĩa vụ quản lý, điều hành hoạt động của công ty tại Việt Nam dựa trên sự làm việc và phối hợp với tập đoàn Tổng giám đốc sẽ là người theo dõi, quyết định các phương án kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận đồng thời báo cáo cho tập đoàn
Bộ phận logistics đường bộ
Bộ phận logistics đường biển
Bộ phận logistics đường hàng không
Bộ phận kho vận + phân phối
Bộ phận Sales + Marke ting
Bộ phận logistics đường bộ: Là bộ phận trung gian, đóng vai trò phối hợp và làm việc giữa khách hàng và bên thứ 3 mà công ty thuê để thực hiện các đơn hàng thuộc phương thức vận chuyển là đường bộ Bộ phận này sẽ tư vấn các giải pháp cho khách hàng và phối hợp làm việc với các bộ phận khác với trường hợp hàng hóa vận tải đa phương thức, thực hiện đấu thầu giữa các bên thứ ba và lựa chọn nhà thầu phù hợp Đồng thời đảm bảo vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng an toàn, tối ưu về khoảng cách và tiết kiệm thời gian, chi phí
Bộ phận logistics đường biển: Có nhiệm vụ đảm bảo việc giao nhận hàng hóa thông qua đường biển được thực hiện một cách an toàn, đáng tin cậy và hiệu quả Tận dụng công nghệ tiên tiến và mạng lưới quốc tế để thực hiện các giải pháp vận chuyển bằng đường biển một cách hiệu quả, sáng tạo Theo dõi, giám sát quy trình giao nhận hàng hóa, xử lý các vấn đề phát sinh để đảm bảo hàng hóa được giao đúng theo yêu cầu của khách hàng
Bộ phận logistics đường hàng không: Tham gia quản lý, vận hành và đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không được diễn ra một cách an toàn, kịp thời và hiệu quả Đồng thời, đảm bảo luôn tuân thủ theo các quy định của cơ quan chính phủ và các tổ chức quốc tế trong quá trình vận chuyển hàng hóa Bao gồm các công việc như tìm kiếm khách hàng, nhận thông tin về đơn hàng, lập kế hoạch, đấu thầu và định giá, vận chuyển hàng hóa đúng theo yêu cầu khách hàng đưa ra
Bộ phận kho vận + phân phối: Cung cấp cho khách hàng những giải pháp sáng tạo, tối ưu và hiệu quả về bài toán kho vận và phân phối hàng hóa Từ việc cho thuê kho hàng đáp ứng được yêu cầu khách hàng đến việc quản lý hàng hóa trong kho tiết kiệm về không gian, tối ưu về chi phí nhưng vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hóa Kiểm soát luồng hàng hóa trong kho đảm bảo tuân theo các nguyên tắc quản lý hàng hóa trong kho Theo dõi và quản lý quá trình công nhân dán nhãn, đóng gói hàng hóa Phối hợp với các bộ phận và lập kế hoạch phân phối hàng hóa một cách tối ưu
Bộ phận Sale + Marketing: Bộ phận Sale + Marketing sẽ xây dựng và phát triển các chiến lược quảng bá thương hiệu của công ty, thu hút thêm những khách hàng mới, duy trì và phát triển mối quan hệ đối với các khách hàng cũ Đồng thời, làm việc trực tiếp với khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty
Bộ phận tài chính: Phối hợp với 4 bộ phận chính đó là bộ phận logistics đường bộ, bộ phận logistics đường biển, bộ phận logistics đường hàng không và bộ phận kho
- phân phối để đảm bảo quá trình giao dịch về tài chính của các đơn hàng được thực hiện một cách kịp thời, chính xác và minh bạch Đồng thời, bộ phận này cũng sẽ tham gia vào việc quản lý ngân sách của công ty, lập các báo tài chính để phân tích tình hình kinh doanh của các bộ phận và của toàn công ty, đảm bảo công ty nộp thuế đầy đủ và tuân thủ theo đúng các quy định của pháp luật
Bộ phận nhân sự: Bộ phận nhân sự sẽ xây dựng những kế hoạch, chương trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của công ty Dựa theo nhu cầu của các bộ phận khác để đưa ra kế hoạch tuyển dụng, thực hiện quá trình tuyển dụng nhân sự và hỗ trợ đào tạo cho nhân viên mới Đồng thời, hỗ trợ giải đáp và giải quyết giúp tất cả các nhân viên về những vấn đề liên quan đến lương, phúc lợi, quy trình thôi việc,…
Bộ phận IT: Nghiên cứu, xây dựng và phát triển các hệ thống công nghệ, phần mềm của công ty Hỗ trợ nhân viên xử lý các vấn đề phát sinh do lỗi máy móc, thiết bị Đào tạo cho nhân viên mới cách sử dụng các phần mềm của công ty Tham gia quản lý và bàn giao các thiết bị của công ty như laptop, chuột, bàn phím,…cho nhân viên
Bộ phận QSHE: (Chất lượng, an ninh, sức khỏe, môi trường): Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo tất cả các hoạt động của công ty được thực hiện đúng với các tiêu chuẩn và quy định về chất lượng, an toàn, sức khỏe và môi trường Bao gồm việc phối hợp với các bộ phận khác để kiểm tra chất lượng, đảm bảo sự tuân thủ theo quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cho tất cả nhân viên và tuân thủ các quy định về môi trường
Bộ phận pháp lý: Bộ phận này chịu trách nhiệm cố vấn, giải quyết và thông qua tất cả các vấn đề liên quan đến pháp lý của công ty Tất cả các bộ phận khi muốn trình lên cho tổng giám đốc hợp đồng hay bất kỳ vấn đề nào liên quan đến pháp lý đều bắt buộc phải được bộ phận này xem xét và thông qua để đảm bảo công ty luôn tuân thủ theo quy định của pháp luật trong nước và trên thế giới Bộ phận này còn có vai trò cung cấp thông tin, cố vấn cho các bộ phận khác các vấn đề liên quan đến pháp luật, đào tạo cho nhân viên mới những quy tắc ứng xử trong môi trường làm việc và đứng ra giải quyết các tranh chấp của công ty
1.3.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của bộ phận Logistics đường bộ
Hình 1.3: Sơ đồ bộ máy tổ chức của bộ phận Logistics đường bộ
(Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Kuehne + Nagel)
1.3.4 Chức năng, nhiệm vụ các vị trí của bộ phận logistics đường bộ
Bộ phận logistics đường bộ đóng vai trò là bên trung gian phối hợp làm việc giữa khách hàng và bên thứ 3 mà công ty thuê để thực hiện các đơn hàng thuộc phương thức vận chuyển là đường bộ Bộ phận này sẽ tư vấn các giải pháp cho khách hàng và phối hợp làm việc với các bộ phận khác với trường hợp hàng hóa vận tải đa phương thức, thực hiện đấu thầu giữa các bên thứ ba và lựa chọn nhà thầu phù hợp Đồng thời đảm bảo vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng an toàn, tối ưu về khoảng cách và tiết kiệm thời gian, chi phí Hiện tại, bộ phận logistics đường bộ gồm 13 nhân viên với nhiều vị trí công việc khác nhau cụ thể như sau:
Giám đốc bộ phận logistics đường bộ: Là người đứng đầu của bộ phận, đưa ra các quyết định liên quan đến bộ phận và đánh giá hiệu quả làm việc của quản lý phát triển kinh doanh, quản lý đấu thầu - định giá và quản lý vận hành - hệ thống
GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN LOGISTICS ĐƯỜNG BỘ
Quản lý phát triển kinh doanh
Quản lý đấu thầu và định giá
Quản lý vận hành và hệ thống
Chuyên viên đấu thầu và định giá
Chuyên viên hệ thống và quy trình
Chuyên viên tư vấn giải pháp và thi hành
Chuyên viên vận chuyển hàng xuyên biên giới
Quản lý phát triển kinh doanh: Là người quản lý các chuyên viên Sales, chuyên viên tư vấn giải pháp - thi hành, chuyên viên vận chuyển hàng xuyên biên giới và các dự án liên quan Đồng thời, đưa ra định hướng phát triển kinh doanh và mở rộng thị trường cho bộ phận
Quản lý đấu thầu và định giá: Quản lý các chuyên viên đấu thầu và định giá
Theo dõi, giám sát và đưa ra các quyết định trong quá trình đấu thầu, định giá để trình lên cho giám đốc bộ phận xem xét
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG DƯỢC PHẨM NHẬP KHẨU TẠI CHỖ
Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa
2.1.1 Khái niệm về hoạt động giao nhận hàng hóa
Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (1996), dịch vụ giao nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa
Theo Luật Thương mại Việt Nam tại Điều 233 Mục 4, Quốc Hội 2005 sửa đổi bổ sung từ Luật Thương mại 1997, thuật ngữ “ dịch vụ giao nhận hàng hóa” đã được thay thế bằng thuật ngữ “dịch vụ logistics’ và được định nghĩa là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao
Như vậy, hoạt động giao nhận hàng hóa là việc tổ chức thực hiện tập hợp những công việc liên quan đến quá trình vận tải nhằm mục đích di chuyển hàng hoá từ tay người gửi (người xuất khẩu) đến tay người nhận (người nhập khẩu) Hoạt động này đóng vai trò như một mắc xích quan trọng trong quá trình giao thương hàng hóa Từ đó, phát triển mạnh mẽ trở thành một ngành dịch vụ tiềm năng
2.1.2 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo luật thương mại năm 2005 dịch vụ giao nhận hàng hóa đã được đổi tên thành dịch vụ logistics và được phân loại thành 17 loại dịch vụ theo Điều 3 Nghị định 163/2017/NĐ-CP về “Phân loại dịch vụ Logistics” như sau:
- Dịch vụ xếp dỡ container, trừ dịch vụ cung cấp tại các sân bay
- Dịch vụ kho bãi container thuộc dịch vụ hỗ trợ vận tải biển
- Dịch vụ kho bãi thuộc dịch vụ hỗ trợ mọi phương thức vận tải
- Dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa
- Dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan (bao gồm cả dịch vụ thông quan)
- Dịch vụ khác, bao gồm các hoạt động sau: Kiểm tra vận đơn, dịch vụ môi giới vận tải hàng hóa, kiểm định hàng hóa, dịch vụ lấy mẫu và xác định trọng lượng; dịch vụ nhận và chấp nhận hàng; dịch vụ chuẩn bị chứng từ vận tải
- Dịch vụ hỗ trợ bán buôn, hỗ trợ bán lẻ bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa và giao hàng
- Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải biển
- Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường thủy nội địa
- Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường sắt
- Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường bộ
- Dịch vụ vận tải hàng không
- Dịch vụ vận tải đa phương thức
- Dịch vụ phân tích và kiểm định kỹ thuật
- Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác
- Các dịch vụ khác do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics và khách hàng thỏa thuận phù hợp với nguyên tắc cơ bản của Luật thương mại
2.1.3 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo tác giả Nguyễn Anh Tuấn (2015), dịch vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động nhập khẩu của Việt Nam, cụ thể như sau:
- Hỗ trợ cho các hoạt động nhập khẩu: Dịch vụ giao nhận hàng hóa đảm bảo cho quá trình vận chuyển hàng hóa trong chuỗi cung ứng Nó giúp cho hàng hóa được vận chuyển đến địa điểm đích đúng thời điểm và đảm bảo chất lượng hàng hóa
- Tăng cường tính cạnh tranh của sản phẩm nhập khẩu: Giúp cho các sản phẩm nhập khẩu của Việt Nam có thể đến được các thị trường khó, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng, chính xác và đúng yêu cầu kỹ thuật của khách hàng
- Tạo ra giá trị gia tăng cho hoạt động nhập khẩu: Giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa, giảm thiểu chi phí và tăng hiệu quả sản xuất Điều này giúp tạo ra giá trị gia tăng cho hoạt động nhập khẩu của Việt Nam
- Thúc đẩy phát triển kinh tế: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một trong những ngành dịch vụ phát triển mạnh mẽ trong nền kinh tế hiện nay Việc đẩy mạnh hoạt động này sẽ giúp tạo ra nhiều việc làm, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế của Việt Nam.
Tổng quan về hoạt động nhập khẩu tại chỗ
2.2.1 Khái niệm về nhập khẩu và nhập khẩu tại chỗ
2.2.1.1 Khái niệm về nhập khẩu
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Luật Thương mại Việt Nam 2005: “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”
2.2.1.2 Khái niệm về nhập khẩu tại chỗ
Theo Tường Vân (2018), xuất nhập khẩu tại chỗ là một trong các hình thức của nghiệp vụ xuất nhập khẩu, trong đó hàng hóa do doanh nghiệp Việt Nam (bao gồm cả doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) sản xuất rồi bán cho thương nhân nước ngoài theo hợp đồng mua bán, được thương nhân nước ngoài thanh toán nhưng theo chỉ định của thương nhân nước ngoài hàng hoá đó được giao tại việt Nam cho thương nhân Việt Nam khác
Căn cứ Khoản 1 Điều 86 Thông tư số 38/2015/TT-BTC về “Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ” thì hàng hóa nhập khẩu tại chỗ gồm:
- Các sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công theo quy định tại Khoản 3 Điều 32 Nghị định 187/2013/NĐ-CP
- Hàng hóa mua bán giữa Doanh nghiệp nội địa với Doanh nghiệp chế xuất, Doanh nghiệp trong khu phi thuế quan;
- Hàng hóa mua bán giữa Doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao, nhận hàng hóa với Doanh nghiệp khác tại Việt Nam
Quy định tại Khoản 3 Điều 32 Nghị định 187/2013/NĐ-CP về điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ như sau:
- Phải tuân thủ quy định về quản lý xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, về thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật
- Phải có hợp đồng mua bán ký giữa thương nhân nước ngoài hoặc người được ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài với thương nhân nhập khẩu
2.2.2 Một số thông tin về hoạt động nhập khẩu tại chỗ
2.2.2.1 Đối với các sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công theo quy định tại Khoản 3 Điều 32 Nghị định 187/2013/NĐ-CP
Căn cứ Điều 32 Nghị định 187/2013 về “Quyền, nghĩa vụ của bên đặt và nhận gia công” thì:
- Bên đặt gia công được xuất khẩu tại chỗ sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị cho thuê hoặc cho mượn; nguyên liệu, phụ liệu, vật tư dư thừa; phế phẩm, phế liệu theo văn bản thỏa thuận của các bên có liên quan, phù hợp với các quy định hiện hành về quản lý xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa và phải thực hiện nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật
- Bên nhận gia công làm thủ tục xuất khẩu tại chỗ sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, phụ liệu, vật tư dư thừa; phế phẩm, phế liệu theo ủy nhiệm của bên đặt gia công
2.2.2.2 Đối với “Hàng hóa mua bán giữa Doanh nghiệp nội địa với Doanh nghiệp chế xuất, Doanh nghiệp trong khu phi thuế quan”
Căn cứ Thông tư số 39/2018/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điều 75 Thông tư số 38/2015/TT-BTC về “Thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu của DNCX” thì:
- Đối với hàng hóa mua, bán giữa DNCX với doanh nghiệp nội địa thì DNCX, doanh nghiệp nội địa làm thủ tục hải quan xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ theo loại hình tương ứng quy định tại Điều 86 Thông tư này
- Đối với hàng hoá mua, bán giữa hai DNCX: Trường hợp lựa chọn làm thủ tục hải quan thì thực hiện thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ quy định tại Điều 86 Thông tư này
Như vậy giữa DNCX với doanh nghiệp nội địa hay giữa hai DNCX với nhau thì đươc phép mua bán, trao đổi hàng hóa với nhau và phải làm thủ tục hải quan theo hình thức xuất nhập khẩu tại chỗ
2.2.2.3 Đối với “Hàng hóa mua bán giữa Doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao, nhận hàng hóa với Doanh nghiệp khác tại Việt Nam”
- Khái niệm về “Doanh nghiệp Việt Nam”:
Theo Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 thì “Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và có trụ sở chính tại Việt Nam”
- Khái niệm về “Thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam”:
Theo Điều 3 Khoản 5 Luật Quản lý Ngoại Thương 2017 thì “Thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam” là thương nhân nước ngoài không có hoạt động đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam theo các hình thức được quy định trong pháp luật về đầu tư, thương mại, doanh nghiệp; không có văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thương mại, doanh nghiệp
Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ
Theo Điều 2 Luật Dược 2016 quy định, “Dược là thuốc và nguyên liệu làm thuốc” Trong đó: “Thuốc là chế phẩm có chứa dược chất hoặc dược liệu dùng cho người nhằm mục đích phòng bệnh, chẩn đoán bệnh, chữa bệnh, điều trị bệnh, giảm nhẹ bệnh, điều chỉnh chức năng sinh lý cơ thể người bao gồm thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, thuốc cổ truyền, vắc xin và sinh phẩm”, “Nguyên liệu làm thuốc là thành phần tham gia vào cấu tạo của thuốc bao gồm dược chất, dược liệu, tá dược, vỏ nang được sử dụng trong quá trình sản xuất thuốc”
2.3.2 Quy định về dược phẩm được phép nhập khẩu
Căn cứ Điều 60 Luật Dược 2016 quy định về “Thuốc, nguyên liệu làm thuốc được nhập khẩu, xuất khẩu” như sau:
- Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam: được nhập khẩu mà không phải thực hiện việc cấp phép nhập khẩu, trừ thuốc, nguyên liệu làm phải kiểm soát đặc biệt thì phải thực hiện việc cấp phép xuất khẩu, nhập khẩu và chỉ được xuất khẩu, nhập khẩu không quá số lượng được ghi trong giấy phép Tùy từng thời kỳ phát triển kinh tế - xã hội, Chính phủ quy định các loại thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát nhập khẩu
- Đối với thuốc chưa có giấy đăng ký lưu hành thuốc tại Việt Nam: phải được cấp phép nhập khẩu và chỉ được nhập khẩu không quá số lượng ghi trong giấy phép nhập khẩu
- Đối với nguyên liệu làm thuốc là dược chất chưa có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam: được cấp phép nhập khẩu và chỉ được nhập khẩu không quá số lượng ghi trong giấy phép nhập khẩu
- Thuốc, nguyên liệu làm thuốc được phép xuất khẩu không cần giấy phép của
Bộ Y tế, trừ dược liệu thuộc danh mục loài, chủng loại dược liệu quý, hiếm, đặc hữu phải kiểm soát, thuốc phải kiểm soát đặc biệt, nguyên liệu làm thuốc là dược chất hướng thần, dược chất gây nghiện, tiền chất dùng làm thuốc do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành hoặc chất phóng xạ theo danh mục do Chính phủ ban hành.
2.3.3 Tiêu chuẩn “Thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc”
Căn cứ Điều 3 Thông tư 03/2018/TT-BYT thì “Tiêu chuẩn Thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc” được áp dụng theo “Nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt phân phối thuốc” và “Nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt phân phối nguyên liệu làm thuốc” của Tổ chức Y tế thế giới (WHO)
Căn cứ mục 5 “Quy định về phân phối thuốc” thuộc Phụ lục I Thực hành tốt phân phối thuốc ban hành kèm theo Thông tư số 03/2018/TT-BYT thì
- Cơ sở chỉ được thực hiện các hoạt động phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo đúng phạm vi kinh doanh quy định của pháp luật
- Cơ sở phân phối phải là cơ sở được cấp phép theo quy định của pháp luật để thực hiện (các) chức năng mà cơ sở dự kiến thực hiện và phải chịu trách nhiệm đối với các hoạt động liên quan đến phân phối thuốc mà cơ sở đó tiến hành
- Các cơ sở phân phối chỉ phân phối thuốc có giấy phép lưu hành hoặc giấy phép nhập khẩu thuốc
- Cơ sở phân phối thuốc chỉ có thể mua thuốc từ các cơ sở có giấy phép sản xuất, bán buôn hoặc cung ứng thuốc
- Cơ sở phân phối chỉ được cung ứng thuốc cho cơ sở có chức năng phân phối thuốc khác hoặc cho cơ sở khám chữa bệnh, cơ sở bán lẻ
- Khi cần, một số hoạt động có thể được ủy thác cho tổ chức, cá nhân đã được cấp phép phù hợp theo quy định của pháp luật Các hoạt động được ủy thác và hợp đồng này phải được ghi rõ trong văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng Bên nhận ủy thác hợp đồng phải tuân thủ các quy định về GDP liên quan đến hoạt động thực hiện và phải được cơ sở phân phối định kỳ đánh giá, giám sát việc thực hiện các hoạt động này để đảm bảo đáp ứng các nguyên tắc GDP
2.3.5 Thuế nhập khẩu dược phẩm
Căn cứ khoản 8 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 11 Điều 10 Thông tư số 219/201/TT-BTC thì mức thuế suất thuế GTGT 5% được áp dụng đối với: “ Bông, băng, gạc y tế và băng vệ sinh y tế; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh bao gồm thuốc thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, trừ thực phẩm chức năng; vắc-xin; sinh phẩm y tế, nước cất để pha chế thuốc tiêm, dịch truyền; mũ, quần áo, khẩu trang, săng mổ, bao tay, bao chi dưới, bao giày, khăn, găng tay chuyên dùng cho y tế, túi đặt ngực và chất làm đầy da (không bao gồm mỹ phẩm); vật tư hóa chất xét nghiệm, diệt khuẩn dùng trong y tế theo xác nhận của Bộ Y tế”
Như vậy, dược phẩm thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT là 5%.
Thuế nhập khẩu: tùy theo mã HS sẽ có mức thuế nhập khẩu khác nhau.
THỰC TRẠNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG DƯỢC PHẨM NHẬP KHẨU TẠI CHỖ CỦA CÔNG TY TNHH KUEHNE+ NAGEL
Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel
Công ty TNHH Kuehne + Nagel là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ logistics 3PL hàng đầu tại Việt Nam với lợi thế lớn từ mạng lưới tập đoàn khắp 100 quốc gia, 135 năm hoạt động trên thị trường thế giới và 31 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam Về lĩnh vực giao nhận hàng hóa dược phẩm, tập đoàn đã xây dựng được một chuỗi cung ứng dược phẩm KN Pharma Chain tuân thủ đầy đủ tiêu chuẩn GDP cho các sản phẩm yêu cầu xử lý xuyên suốt Tại Việt Nam, công ty TNHH Kuehne + Nagel là đơn vị tiên phong thực hiện giao nhận hàng hóa dược phẩm theo quy trình đảm bảo tuân thủ GDP Những khách hàng lớn của công ty có thể kể đến như GSK, Medtronic,… Tuy nhiên, với mỗi khách hàng riêng biệt sẽ được đội ngũ nhân viên có kiến thức sâu về ngành dược phẩm và logistics nghiên cứu và tùy chỉnh cho phù hợp nhất với từng đối tượng khách hàng
So với những quy trình giao nhận hàng hóa khác, quy trình giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty sẽ trải qua nhiều bước kiểm tra và có nhiều sự kiểm soát của đội ngũ tham gia thực hiện đơn hàng hơn do yêu cầu nghiêm ngặt về điều kiện giao nhận và bảo quản hàng hóa Mặc dù Kuehne + Nagel không trực tiếp tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa thực tế mà sẽ thuê đơn vị thứ ba thực hiện, tuy nhiên công ty vẫn luôn đảm bảo hàng hóa được vận chuyển trong điều kiện tốt nhất dựa trên quy trình chuẩn hiệu quả và sự quản lý chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên của công ty Từ việc kiểm định, lựa chọn nhà thầu có giấy phép GDP – giấy chứng nhận cho thấy nhà thầu có khả năng kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến quá trình phân phối thuốc, yêu cầu nhà thầu phải vận chuyển đúng quy trình chuẩn do công ty đưa ra, đánh giá KPI cho từng đơn hàng vận chuyển Đến việc hướng dẫn nhà thầu phối hợp nhịp nhàng với công ty để nhanh chóng giải quyết các sự cố phát
29 sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng Từ đó, không lạ khi Kuehne + Nagel lại có mức độ phủ sóng mạnh mẽ tại thị trường Việt Nam và trên thế giới.
Quy trình dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công
Hình 3.1: Quy trình các bước dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel
(Nguồn: Bộ phận vận tải đường bộ công ty TNHH Kuehne + Nagel)
Tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận nhu cầu gửi hàng Định giá và ký kết hợp đồng
Nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ Điều phối container rỗng
Xếp hàng tại kho lấy hàng
Khai báo Hải quan nhập khẩu tại chỗ
Nhận hàng, kiểm tra và đối chiếu thông tin
Lưu trữ hồ sơ, đánh giá KPI của đơn hàng
Lưu trữ hồ sơ tài liệu
Giải thích quy trình dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Nhân viên Sales sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm và tiếp cận khách hàng dựa trên dữ liệu khách hàng của công ty, thông qua các đơn vị vận chuyển hoặc các mối quan hệ quen biết để tìm kiếm những khách hàng đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty Hoặc là khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Kuehne + Nagel và liên hệ yêu cầu tư vấn Sau đó, cả hai bên sẽ thống nhất gặp gỡ trực tiếp, trao đổi qua điện thoại hoặc qua ứng dụng Microsoft Team để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin như sau:
- Loại hàng hóa và tính chất hàng: Hàng hóa này thuộc diện nào? Có yêu cầu đặc biệt nào trong quá trình vận chuyển hay không? Có yêu cầu về nhiệt độ không?
Do bộ nào quản lý? Cần có những giấy phép nào thì được quyền nhập khẩu tại chỗ ở Việt Nam?
- Số lượng hàng, kích thước lô hàng
- Địa chỉ kho xếp hàng và kho nhận hàng để tính giá vận chuyển
- Điều kiện giao hàng Incoterm Đồng thời, nhân viên Sales cũng sẽ thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty thông qua những điểm mạnh của công ty trên thị trường, điểm đặc biệt của công ty so với những đối thủ cạnh tranh khác, quy trình giao nhận hàng hóa mà công ty đang áp dụng và một số khách hàng hợp tác lâu dài với công ty Sau buổi gặp gỡ, nhân viên Sales sẽ gửi lại tóm tắt những thông tin mà hai bên đã trao đổi trong buổi gặp mặt qua Gmail cho khách hàng Đồng thời, gửi thông tin chi tiết về đơn hàng cho bộ phận định giá tiếp tục làm việc
Bước 2: Định giá và ký kết hợp đồng
Bộ phận đấu thầu và định giá sẽ dựa trên thông tin mà nhân viên Sales cung cấp để gửi yêu cầu báo giá cho Công ty TNHH tiếp vận và vận tải Á Âu kèm thời gian phản hồi Sau khi nhận được phản hồi, bộ phận đấu thầu và định giá sẽ tiến hành phân tích, so sánh và đàm phán về giá với nhà thầu Khi đã đạt được mức giá phù hợp, bộ phận đấu thầu và định giá sẽ xác nhận giá mua với nhà thầu Á Âu và gửi giá bán cho nhân viên Sales chào giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng Nếu khách hàng chấp
31 nhận sử dụng dịch vụ của Kuehne + Nagel thì bộ phận đấu thầu và định giá sẽ tiến hành chuẩn bị hai hợp đồng Một hợp đồng giữa Kuehne + Nagel và khách hàng Hợp đồng còn lại là giữa Kuehne + Nagel và công ty TNHH tiếp vận và vận tải Á Âu Hợp đồng sẽ được giám đốc bộ phận vận tải đường bộ và bộ phận Legal thông quan trước khi ký kết Đồng thời, các bên cùng xem xét và đồng ý các điều khoản của hợp đồng thì cả hai hợp đồng sẽ được ký kết Các bên liên quan cam kết thực hiện đúng theo các quy định đã được liệt kê trong hợp đồng
Bước 3: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Khách hàng sẽ gửi đầy đủ bộ chứng từ bản scan cho bộ phận điều phối Kuehne + Nagel thông qua email bao gồm: Hóa đơn thương mại (Tax Invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), phiếu chứng nhận phân tích – COA (Certificate of Analysis)
Sau đó, điều phối viên KN sẽ chuyển tiếp bộ chứng từ cho nhân viên phụ trách chứng từ Hải quan của thầu Á Âu để tiến hành kiểm tra, phiên dịch sang tiếng Việt và tổng hợp bộ chứng từ chuẩn bị cho quá trình làm thủ tục hải quan Nếu trong quá trình kiểm tra thấy có sai sót, bên nhà thầu phải báo ngay cho điều phối viên KN để làm việc với khách hàng nhằm kịp thời điều chỉnh, giải quyết nhanh chóng các thủ tục cho lô hàng Khi kiểm tra chứng từ, cần lưu ý những thông tin sau:
Hóa đơn thương mại (Tax Invoice):
- Kiểm tra dữ liệu của người bán và người mua (tên, địa chỉ, ) các thông tin này phải phù hợp với các chứng từ khác như: Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Kiểm tra dữ liệu về tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, đơn giá, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng, có đầy đủ hay không và có khác biệt với các chứng từ khác thể hiện hay không
- Kiểm tra dữ liệu về tên hàng hóa, ngày hóa đơn giữa hóa đơn thương mại và bảng kê chi tiết hàng hóa phải giống nhau
- Kiểm tra dữ liệu về ngày hợp đồng mua bán phải trước hoặc cùng với ngày ra hóa đơn
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Kiểm tra dữ liệu của người bán và người mua (tên, địa chỉ, ) các thông tin này phải phù hợp với các chứng từ khác như: Hóa đơn thương mại (Tax Invoice)
- Kiểm tra dữ liệu về tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, đơn giá, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng, có đầy đủ hay không và có khác biệt với các chứng từ khác thể hiện hay không
- Kiểm tra dữ liệu về tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, ngày hóa đơn giữa hóa đơn thương mại và bảng kê chi tiết hàng hóa phải giống nhau
- Kiểm tra điều kiện đóng gói hàng hóa có đúng với thực tế hay không, trên phiếu đóng gói hàng hóa phái thể hiện rõ từng mã hàng hóa và số lượng hàng trong từng container sao cho khớp với BL
- Kiểm tra dữ liệu về tên hàng hóa, hạn sử dụng của các lô hàng phải giống nhau trên hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa và phiếu chứng nhận phân tích
- Kiểm tra dữ liệu về số lượng của các lô hàng phải giống nhau trên hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa
Phiếu chứng nhận phân tích (COA)
- Kiểm tra dữ liệu về tên hàng hóa, hạn sử dụng của các lô hàng phải giống nhau trên hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa và phiếu chứng nhận phân tích
Bước 4: Điều phối container rỗng
Phân tích quy trình giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công
3.4.1 Thông tin về đơn hàng Để hiểu rõ hơn về hoạt động giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel, tác giả xin mô tả chi tiết về một đơn hàng cụ thể như sau:
Công ty GSK Singapore đặt hàng gia công dược phẩm Panadol Extra tại nhà máy Sanofi Việt Nam Sau đó, Công ty GSK Singapore bán lại đơn hàng cho Công ty TNHH GSK Việt Nam và lô hàng được vận chuyển trực tiếp từ nhà máy Sanofi đến kho của GSK Việt Nam
Công ty GSK Việt Nam đã thuê Công ty TNHH Kuehne+Nagel Việt Nam thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa, chuẩn bị thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu tại chỗ và nộp thuế hộ cho lô hàng Panadol Extra trên Tuy nhiên KN không trực tiếp thực hiện yêu cầu mà đã thuê bên nhà thầu là Công ty TNHH tiếp vận và vận tải Á Âu thay Kuehne + Nagel thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa và chuẩn bị thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu tại chỗ cho lô hàng trên
Như vậy: Dựa theo lý thuyết về hàng hóa được phép nhập khẩu tại chỗ tại Khoản 3 Điều 32 Nghị định 187/2013/NĐ-CP thì lô hàng trên thuộc đối tượng: Hàng hóa mua bán giữa Doanh nghiệp Việt Nam (Công ty TNHH Sanofi Việt Nam) với tổ chức, cá nhân nước ngoài (Công ty GSK Singapore) không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao hàng cho Doanh nghiệp khác tại Việt Nam(Công ty TNHH GSK Việt Nam)
3.4.2 Mô tả cụ thể quy trình của đơn hàng
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận nhu cầu gửi hàng
Công ty GSK Việt Nam có nhu cầu vận chuyển, nhập khẩu tại chỗ và đóng thuế hộ cho nhiều lô hàng dược phẩm và đã chủ động liên lạc với nhân viên Sales của bộ phận vận tải đường bộ công ty TNHH Kuehne + Nagel Việt Nam Sau đó hai bên thống nhất gặp gỡ trực tiếp để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin Tại buổi gặp gỡ, hai bên cùng cung cấp những thông tin như dưới đây:
- Bên GSK Việt Nam sẽ cung cấp những thông tin đơn hàng như sau:
• Loại hàng hóa: các loại thuốc
• Đơn vị quản lý: Bộ Y tế
• Số lượng đơn hàng trung bình mỗi tháng: 25 đơn hàng/ tháng
• Kích thước đơn hàng: Tùy vào từng lô hàng sẽ có nhiều kích thước đơn hàng khác nhau Kích thước đơn hàng nhỏ nhất là 1 container 20FT
• Đặc điểm của các thùng hàng: đóng bằng giấy carton, xếp xá trên pallet
• Điều kiện Incoterm: CFA (Free Carrier) - Giao hàng cho người chuyên chở
• Quy trình bảo quản và vận chuyển: Tuân theo “Hướng dẫn mẫu về bảo quản và vận chuyển các sản phẩm dược phẩm nhạy cảm với thời gian và nhiệt độ” mà WHO ban hành
• Yêu cầu về nhiệt độ/độ ẩm: Tùy theo mỗi lô hàng khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau về nhiệt độ/ độ ẩm và được in cụ thể trên bao bì sản phẩm Nhiệt độ thông thường là 15 – 20 độ C hoặc dưới 30 độ C, độ ẩm không vượt quá 60%
• Yêu cầu về container chở hàng: Sử dụng container 20FT và container 40FT
• Địa điểm kho bốc hàng: Nhà máy Sanofi Việt Nam đặt tại Khu Công nghệ cao, Quận 9, TP HCM
• Địa điểm kho dỡ hàng: Kho GSK Việt Nam đặt tại KCN Cát Lái, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Quận 2, TP.HCM
• Đơn vị làm tờ khai xuất khẩu tại chỗ: Nhà máy Sanofi Việt Nam
- Nhân viên Sales sẽ cung cấp những thông tin liên quan về dịch vụ của KN như sau:
• Giới thiệu tổng quan về dịch vụ cung cấp các giải pháp KN PharmaChain có thể tùy chỉnh để phù hợp với từng khách hàng và yêu cầu cụ thể Từ đó tăng khả năng vận chuyển an toàn cho đơn hàng, giảm nhẹ rủi ro và mang đến sự hài lòng cho khách hàng
• Giới thiệu KN là đơn vị tiên phong tại Việt Nam đạt tiêu chuẩn “Thực hành tốt phân phối thuốc” với các phương tiện vận chuyển, trang thiết bị bảo quản, hệ thống quản lý chất lượng, tài liệu chuyên môn kỹ thuật đáp ứng quy định về vận chuyển thuốc được nêu tại “Hướng dẫn thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc” của Bộ Y tế
• Quy trình mẫu vận chuyển và khai báo hải quan hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ tuân theo “Hướng dẫn mẫu về bảo quản và vận chuyển các sản phẩm dược phẩm nhạy cảm với thời gian và nhiệt độ” của WHO ban hành mà KN đã và đang áp dụng cho dịch vụ của công ty và sẽ tùy chỉnh quy trình này cho phù hợp với từng khách hàng riêng biệt
• Giới thiệu về ứng dụng hỗ trợ quá trình kiểm soát vận chuyển hàng hóa: eTrucknow
Sau buổi gặp gỡ, nhân viên Sales sẽ gửi lại tóm tắt những thông tin mà hai bên đã trao đổi trong buổi gặp mặt qua Gmail cho khách hàng Đồng thời, gửi thông tin chi tiết về đơn hàng cho bộ phận định giá tiếp tục làm việc
• Thông qua bước này, KN có cơ hội xác định rõ về yêu cầu đơn hàng của khách hàng, có cơ hội trao đổi những vướng mắc liên quan đến quá trình vận chuyển, khai báo Hải Quan và đóng hộ thuế
• Việc thống nhất gặp gỡ trực tiếp là rất phù hợp để hai bên có thể dễ dàng trao đổi thông tin trực tiếp một cách chủ động, nhanh chóng, trực quan và hiệu quả
• Việc nhân viên Sales gửi lại thông tin tóm tắt và yêu cầu của hai bên cho khách hàng sau buổi gặp gỡ sẽ giúp cho khách có thêm nguồn thông tin, tài liệu để xem xét lại sau buổi gặp gỡ, rà soát lại thông tin và hiểu rõ về dịch vụ của KN
Bước 2: Định giá và ký kết hợp đồng
Bộ phận đấu thầu và định giá sẽ dựa trên thông tin mà nhân viên Sales cung cấp để gửi yêu cầu báo giá cho nhà thầu Á Âu kèm thời gian phản hồi Sau khi thầu Á Âu phản hồi báo giá, bộ phận đấu thầu và định giá sẽ tiến hành phân tích, so sánh và đàm phán về giá Tại đây, bộ phận đấu thầu và định giá sẽ dựa vào việc sử dụng nhiều dịch vụ đi kèm cùng với số lượng đơn hàng trung bình hàng tháng lớn để thương lượng, tìm cách giảm giá mua từ nhà thầu để có mức giá bán hấp dẫn khách hàng nhưng vẫn đảm bảo đem lại lợi luận cao nhất cho công ty Khi thỏa thuận đạt được mức giá phù hợp, bộ phận đấu thầu và định giá sẽ xác nhận giá mua với thầu Á Âu và gửi giá bán cho bộ phận Sales chào giá và chờ phản hồi từ phía GSK Việt Nam
Đánh giá về hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel
Sau quá trình tìm hiểu, phân tích quy trình dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ ở Công ty TNHH Kuehne + Nagel ta có thể thấy các các điểm mạnh như sau:
Thứ nhất, công ty có quy trình giao nhận mang tính chuyên môn cao, rõ ràng, chi tiết và hợp lý Có nhiều biên bản kiểm tra và hướng dẫn thực hiện như: Phiếu kiểm tra container rỗng (Phụ lục 4), Danh mục kiểm tra hàng dược phẩm chăm sóc sức khỏe (Phụ lục 5) , Hướng dẫn nhận biết hàng hóa bất thường (Phụ lục 6) , Biên bản bàn giao hàng hóa (Phụ lục 9) Như vậy, sẽ giúp các nhân viên trong quá trình vận chuyển hàng
58 hóa có cơ sở để dựa vào và thực hiện Đảm bảo các nhân viên luôn tuân theo quy trình định sẵn
Thứ hai, với mặt hàng dược phẩm, công ty tin tưởng và lựa chọn một nhà thầu duy nhất là AA Nhà thầu này đã được công ty kiểm định từ trước là có đầy đủ giấy chứng nhận phân phối thuốc do bộ y tế cấp, báo cáo định kỳ cho bộ y tế và được bộ phận QHSE của KN đi kiểm định và vận chuyển nhiều đơn hàng cho KN từ trước Vì vậy, khi quyết định thuê tiếp tục nhà thầu này sẽ tiết kiệm được thời gian kiểm định và hạn chế được những rủi ro phát sinh do lựa chọn hợp tác với quá nhiều nhà thầu Đồng thời, dựa vào việc sử dụng nhiều dịch vụ đi kèm cùng với số lượng đơn hàng trung bình hàng tháng lớn để thương lượng, giảm giá mua từ các nhà thầu và tăng giá bán cho khách hàng cũng sẽ đem lại nhiều lợi nhuận cho KN hơn
Thứ ba, Kuehne + Nagel có ứng dụng riêng để quản lý đơn hàng và các tài xế của nhà thầu đó là eTrucknow Với ứng dụng này, sẽ hỗ trợ cho nhân viên điều phối của
KN và đơn vị nhà thầu mà KN hợp tác sẽ theo dõi, quản lý đơn hàng một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn Cụ thể, có thể xem dữ liệu mà các tài xế cập nhật trên các đơn hàng, thống kê và kiểm tra xem có những đơn hàng nào thầu chưa phân công tài xế, đơn hàng nào đã phân công tài xế và đang chờ tài xế vận chuyển hay đơn hàng đã hoàn thành Từ đó, có kế hoạch quản lý và sắp xếp tài xế và chuyến xe Đồng thời có thể từ ứng dụng này để theo dõi định vị hành trình của tài xế Dựa vào các mốc thời gian quan trọng trong quá trình vận chuyển đơn hàng của tài xế để cập nhật tình trạng vận chuyển cho khách hàng Ngoài ra, ứng dụng này còn vô cùng hữu ích khi có thể nhanh chóng cập nhật, lưu trữ các chứng từ và chữ ký khi giao hàng, nhận hàng
Thứ 4: Dựa theo quy trình thực hiện đơn hàng, ta thấy KN có đội ngũ điều phối viên có kinh nghiêm, khả năng chuyên môn cao, có khả năng theo dõi, quan sát và phối hợp nhịp nhàng giữa khách hàng và nhà thầu
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, Công ty TNHH Kuehne + Nagel vẫn còn một số hạn chế trong quy trình giao nhận hàng nhập khầu tại chỗ Để làm rõ và khắc phục những mặt hạn chế này, tác giả xin đưa ra một số vấn đề như sau:
Vấn đề 1: Hiện tại, bộ phận logistics đường bộ chỉ hợp tác với một nhà thầu vận chuyển hàng dược phẩm Đối với một công ty Forwarder như Kuehne + Nagel và đối với một mặt hàng có quy trình, yêu cầu vận chuyển nghiêm ngặt tuân theo quy trình chuẩn của Kuehne + Nagel và phải có giấy phép GDP trong quá trình vận chuyển như dược phẩm Việc tìm kiếm, kiểm định và hợp tác với nhiều nhà thầu vận chuyển hàng dược phẩm là vô cùng cần thiết Bởi, Kuehne + Nagel cần có nhiều phương án nhà thầu dự phòng phục vụ cho quá trình vận chuyển và không bị rơi vào thế bị động Đặc biệt là đối với những tình huống bất ngờ xảy ra như đại dịch Covid 19 hay khi nhà thầu gặp vấn đề không thể cung cấp dịch vụ kịp thời cho Kuehne + Nagel Khi đó, Kuehne + Nagel còn phải tốn thêm thời gian gấp rút tìm kiếm, kiểm định, lựa chọn các nhà thầu phù hợp và hướng dẫn nhà thầu thực hiện đúng quy trình khi có vấn để phát sinh
Nguyên nhân của vấn đề này được xác định là do Công ty TNHH Kuehne + Nagel đã hợp tác lâu dài với công ty TNHH Tiếp vận và Vận tải Á Âu Sau quá trình hợp tác, KN nhận thấy thầu Á Âu thực hiện đơn hàng rất tốt và giá cả hợp lý nên không có ý định hợp tác với một nhà thầu mới Bởi vì khi hợp tác thêm một nhà thầu nữa, công ty sẽ tốn thêm nhiều thời gian để kiểm định, đào tạo quy trình cho nhà thầu và tài xế Đồng thời, khi hợp tác thêm với một nhà thầu mới sẽ làm cho lượng đơn hàng mà Kuehne + Nagel giao cho nhà thầu Á Âu giảm xuống Như vậy sẽ gây ra trường hợp nhà thầu Á Âu yêu cầu tăng giá dịch vụ
Vấn đề 2: Độ chính xác của việc kiểm tra thông tin trên bộ chứng từ
Trong hoạt động giao nhận hàng hóa, bộ chứng từ là một trong những thành phần vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa Khi nhân viên chứng từ không kiểm tra thông tin một cách cẩn thận và tỉ mỉ, điều đó làm cho quá trình khai báo hải quan rất dễ xảy ra tình trạng hàng hóa bị phân luồng vàng hoặc đỏ làm tốn thêm cả thời gian lẫn chi phí phát sinh Trong trường hợp này, Kể từ lúc nhận được bộ chứng từ gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa và phiếu chứng nhận phân tích COA Kuehne + Nagel sẽ chuyển tiếp đầy đủ bộ chứng từ sang cho nhân viên phụ trách chứng từ Hải quan của Công ty TNHH Tiếp vận và Vận tải Á Âu thực hiện kiểm tra và dịch sang tiếng Việt Tuy nhiên, tác giả nhận thấy vẫn còn nhiều trường hợp nhân viên phụ trách chứng từ Hải quan của Công ty TNHH Tiếp vận và
Vận tải Á Âu kiểm tra bộ chứng từ chưa chính xác dẫn đến khai báo Hải Quan dễ xảy ra tình trạng hàng hóa bị phân luồng vàng hoặc đỏ làm tốn thêm cả thời gian lẫn chi phí phát sinh
Nguyên nhân của vấn đề này được xác định là do nhân viên chứng từ của nhà thầu Á Âu kiểm tra sót các thông tin trên bộ chứng từ dẫn đến trường hợp thông tin trên bộ chứng từ khác nhau làm cho hàng hóa bị phân luồng vàng hoặc đỏ
Vấn đề 3: Quá trình tài xế cập nhật thông tin trên ứng dụng eTrucknow còn sai sót và thiếu
Trong quá trình thực hiện đơn hàng, tài xế vận chuyển được yêu cầu thực hiện đúng theo hướng dẫn về cập nhật thông tin trên ứng dụng eTrucknow Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng tài xế làm dồn các bước và cập nhật các mốc thời gian liên tục trên ứng dụng Điều đó làm thông tin về thời gian vận chuyển đơn hàng là không chính xác so với thực tế Như vậy, khi khách hàng vào hệ thống eTrucknow để theo dõi đơn hàng sẽ phát hiện ra thông tin thể hiện trên ứng dụng không phản ánh được thực tế và đặt nghi ngờ về sự tuân thủ theo yêu cầu giao nhận của Kuehne + Nagel
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG DƯỢC PHẨM NHẬP KHẨU TẠI CHỖ TẠI CÔNG TY TNHH KUEHNE + NAGEL
Từ việc nhận thấy những khuyết điểm trong quy trình xuất nhập khẩu hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty Tác giả xin đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng dược phẩm nhập khẩu tại chỗ của công ty TNHH Kuehne + Nagel như sau:
4.1 Tìm kiếm, kiểm định và hợp tác thêm với một nhà thầu mới bên cạnh nhà thầu cũ
Bên cạnh nhà thầu hiện tại mà công ty đang hợp tác là công ty TNHH Tiếp vận và vận tải Á Âu Tác giả đề xuất công ty nên tìm kiếm, lựa chọn và hợp tác thêm một nhà thầu mới Nhà thầu mới phải có kinh nghiệm trong việc vận chuyển hàng hóa dược phẩm, có cung cấp thêm các dịch vụ như làm thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu tại chỗ, có đội bốc xếp hàng hóa và có giấy chứng nhận “Thực hành tốt phân phối thuốc” Sau đó hướng dẫn nhà thầu mới thực hiện đúng theo quy trình chuẩn của công ty, cách nhận thông tin đơn hàng trên hệ thống, yêu cầu vận chuyển, cập nhật đơn hàng trên hệ thống và trên ứng dụng eTrucknow Đồng thời, hợp tác song song ít nhất hai nhà thầu vận chuyển với nhau để có phương án dự phòng tránh trường hợp nhà thầu quá tải không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hoặc nhà thầu gặp sự cố phát sinh không thể thực hiện đơn hàng
Bảng 4.1 Một số tiêu chí lựa chọn nhà thầu vận chuyển mới mà tác giả đề xuất
STT Tiêu chí Giải thích tiêu chí
Đề xuất sử dụng bảng tổng hợp thông tin cần kiểm tra
Tác giả đề xuất nhà thầu sử dụng bảng thông tin sau cho quá trình kiểm tra bộ hồ sơ Khi nhân viên chứng từ kiểm tra xong mục nào thì đánh dấu vào ô hoàn thành Những phần nào còn thắc mắc thì ghi chú lại để hỏi lại nhân viên có kinh nghiệm, nhân viên vận hành KN hoặc khách hàng
Bảng 4.3 Bảng tổng hợp thông tin cần kiểm tra đề xuất
STT Chứng từ cần kiểm tra Nội dung cần kiểm tra Hoàn thành
Hóa đơn thương mại Thông tin người gửi, người nhận
Thời gian, địa điểm giao hàng Phương thức giao hàng
Phiếu đóng gói hàng hóa Thông tin người gửi, người nhận
Thời gian, địa điểm giao hàng
3 VOA Đủ điều kiện giao hàng hay không
(Nguồn: Tác giả tựu tổng hợp)
Giải pháp đối với vấn đề quá trình tài xế cập nhật thông tin trên ứng dụng
Tác giả đã sử dụng phương pháp Six Sigma theo mô hình DMIAC để phân tích các sai sót, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, từ đó đưa ra phương pháp cải thiện và kiểm soát vấn đề hiệu quả Với phương pháp này, tác giả sẽ lần lượt đi qua các bước: xác định (defind) , đo lường (measure), phân tích (analyse), cải thiện (improve) và kiểm soát (control)
- Vấn đề: Tài xế cập nhật các mốc thời gian liên tục trên ứng dụng eTrucknow
- Mục tiêu của việc triển khai giải pháp: Tài xế cập nhật đúng các mốc thời gian trên ứng dụng eTrucknow
Thu thập và phân tích dữ liệu liên quan để hiểu vấn đề hiện tại Đầu tiên, qua khảo sát dữ liệu giao hàng trong vòng một năm 2023 Tác giả nhận thấy những lỗi mà tài xế không đạt KPI là như sau:
Hình 4.1 Thống kê các lỗi làm KPI không đạt
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
4.3.3 Phân tích (analyse): Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thông qua kiểm tra dữ liệu
Theo mục 4.3.2, có 3 nguyên nhân chính dẫn đến việc tài xế cập nhật sai trên ứng dụng eTrucknow như biểu đồ Pareto dưới đây:
Hình 4.2 Biểu đồ Pareto biểu thị các nguyên nhân dẫn đến không đạt KPI đơn hàng
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Như vậy, 80% nguyên nhân dẫn đến không đạt KPI là do tài xế quên thao tác trên ứng dụng, 20% nguyên nhân còn lại là do tài xế mới chưa quen với việc thao tác trên ứng dụng và đơn hàng được cập nhật trong quá trình tài xế lái xe tới nhận hàng
Nguyên nhân cốt lõi của vấn đề đó là do tài xế quên thao tác trên ứng dụng và ta cần tập trung giải quyết vấn đề này Trong đó, với nguyên nhân thứ ba là do phía khách hàng thay đổi đơn hàng đột xuất trong quá trình tài xế trên đường đến kho nhận hàng, đây là rủi ro không lường trước được nên không thể đưa ra giải pháp
4.3.4 Cải thiện (improve): Phát triển và thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao quy trình
Tác giả đưa ra giải pháp như sau:
- Đối với nguyên nhân thứ nhất là tài xế quên thao tác trên ứng dụng nên dẫn đến nhập liên tục các mốc thời gian
Cả hai bên là Kuehne + Nagel và nhà thầu cần xem xét và thống nhất lại các điều khoản trong hợp đồng Đưa ra những cơ chế xử phạt rõ ràng đối với các bên vi phạm cụ thể như sau: Mỗi lần tài xế giao hàng xong đều sẽ nhận được đánh giá sao, nếu tài xế 3 lần liên tục không đại KPI sẽ bị KN Từ chối không
68 làm việc với tài xế đó nữa Ngoài ra nếu tần xuất tài xế vi phạm việc nhập các mốc thời gian liên tục và chụp hình POD gửi lên hệ thống lớn hơn 30 phút sau khi đã giao hàng xong ở mức trên 5% đơn hàng/tháng thì cước vận chuyển sẽ bị phạt 20 % đối với chuyến xe mà tài xế chạy
Cơ chế xử phạt này sẽ được giám đốc bộ phận vận tải đường bộ và bộ phận pháp lý của công ty xem xét và duyệt qua Sau đó, sẽ thông tin đến nhà thầu để phía nhà thầu tiếp nhận thông tin và phổ biến cho tài xế thực hiện Cơ chế xử phạt này sẽ là một trong những dữ liệu để Kuehne + Nagel đánh giá nhà thầu vận chuyển và sẽ được đề cập trong cuộc họp hàng tháng
- Đối với nguyên nhân thứ hai là tài xế mới chưa quen với việc thực hiện trên ứng dụng:
Công ty cần chuẩn bị một video hướng dẫn các bước cập nhật thông tin trên ứng dụng eTrucknow cho tài xế mới xem vì như vậy sẽ dễ để tài xế hiểu cách cập nhật đúng các bước thời gian hơn Ngoài ra, công ty cần tạo một số đơn hàng ảo trên hệ thống để tài xế thực hiện thử theo quy trình giao nhận hàng hóa Như vậy, khi thực hiện đơn hàng chính thức tài xế sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng hơn
4.3.5 Kiểm soát (control) Thiết lập các biện pháp để đảm bảo giải pháp được áp dụng lau dài
Tác giả đề xuất công ty thực hiện đúng theo các giải pháp trên Công ty TNHH Kuehne + Nagel gửi báo cáo hằng ngày về KPI của các đơn hàng cho nhà thầu vận chuyển Mỗi đơn hàng không đạt KPI đều sẽ yêu cầu bên phía nhà thầu phản hồi nguyên nhân, làm rõ và đưa thông tin KPI đơn hàng vào cuộc họp định kỳ gữa hai bên để cùng thống nhất và đảm bảo các giải pháp được áp dụng triệt để
