Vì công tác lưu trữ văn bản giúp cho công tác điều hành, quản lý của người đứng đầu đơn vị được kịp thời, nhanh chống, chính xác vì thế công tác lưu trữ phải mang tính khoa học, ứng dụng
TÍNH CẤP THIẾT CỦA SÁNG KIẾN
Sau đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XIII của Đảng và đặc biệt là sau nửa nhiệm kỳ đầu trong các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng bộ Trường, các văn bản mới về hướng dẫn thi hành Điều lệ Đảng, hướng dẫn nghiệp vụ công tác đảng viên, các Quy chế, chủ trương, Nghị quyết, hướng dẫn của Đảng ngày càng nhiều và đòi hỏi phải có tính hệ thống trong cập nhật, lưu trữ và đặc biệt hiện nay đang trong quá trình số hóa dữ liệu, góp phần vào công cuộc chuyển đổi số của đơn vị Trước đòi hỏi thay đổi mang tính nguyên tắc này trong kỷ nguyên số, kỷ nguyên ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý của các cấp ủy đảng, từng tổ chức Đảng, cấp ủy đảng, đảng viên phải có sự cập nhật, hệ thống, vận dụng đúng đắn theo các quy định hiện hành
Tại Đảng bộ Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, trong giai đoạn nhiệm kỳ 2020 – 2025 cấp ủy đảng các cấp luôn có sự thay đổi, mặc dù có sự kế thừa trong công tác cán bộ của cấp ủy, chi ủy các cấp, tuy nhiên số lượng nhân sự cấp ủy kiêm nhiệm, mới tại các chi bộ trực thuộc, cấp ủy Đảng cùng cấp cũng có nhiều thay đổi; quá trình nắm bắt các nghiệp vụ công tác của đảng, các văn bản hướng dẫn của Trung ương đặc biệt là việc mong muốn một cách nhanh chóng tiếp cận văn bản chủ động để hướng đến thực hiện các chủ trương, hướng dẫn của Đảng, việc thực hiện Nghị quyết của Đảng một cách chính xác đòi hỏi mang tính cấp thiết, chuẩn mực và đúng quy định Đồng thời bước đầu hoàn thiện việc số hóa dữ liệu lưu trữ các chủ trương Nghị quyết của Đảng; các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, đáp ứng được các yêu cầu của Đảng ủy đề ra Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết
MỤC TIÊU VÀ Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN
Xây dựng hệ thống quản trị nội dung các văn bản, quy định, công văn của Đảng; Hệ thống Website hiển thị nội dung văn bản, quy định, công văn, của Đảng; Kiểm soát quyền đăng nhập hệ thống để truy cập nội dung
Cung cấp một số giải pháp về những kỹ năng về xây dựng văn bản, nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước, Đảng quy định Đảm bảo giữ gìn đầy đủ minh chứng về hoạt động của đơn vị, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội tại Trường Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các loại hình sử dụng tài liệu một cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
NỘI DUNG SÁNG KIẾN
Phân tích yêu cầu và nhu cầu xây dựng sáng kiến
- Đánh giá các vấn đề trong quá trình quản lý và tra cứu văn bản của Đảng bộ Trường Đại học Ngân hàng TP.Hồ Chí Minh
- Xác định yêu cầu và nhu cầu cụ thể từ các bên liên quan
- Tiến hành phỏng vấn nhóm người sử dụng để xác định các chức năng cần thiết
- Bảng liệt kê chi tiết yêu cầu và nhu cầu của hệ thống
STT Nhu Cầu/Yêu cầu Mô Tả Chi Tiết
1 Quản lý thông tin văn bản
Hệ thống cần có khả năng quản lý và lưu trữ thông tin chi tiết về văn bản như tiêu đề, nội dung, ngày tạo, người tạo, từ khóa, lĩnh vực, thể loại, thời gian ban hành, người ký, cơ quan ban hành
2 Tra cứu văn bản dễ dàng
Người dùng cần có khả năng tra cứu văn bản theo từ khóa, lĩnh vực, thể loại, thời gian ban hành, và các tiêu chí khác
3 Quản lý người dùng và phòng ban
Hệ thống cần theo dõi thông tin về người dùng, bao gồm họ tên, chức vụ, phòng ban, để quản lý quyền truy cập và theo dõi hoạt động
4 Bảo mật thông tin văn bản
Hệ thống cần có các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, để đảm bảo an toàn cho thông tin nhạy cảm
5 Quản lý từ khóa tìm kiếm
Hệ thống cần hỗ trợ quản lý từ khóa tìm kiếm để tối ưu hóa quá trình tra cứu và đảm bảo tính chính xác của kết quả
6 Tích hợp công nghệ mới nhất
Sử dụng công nghệ mới nhất và phù hợp để đảm bảo hiệu suất cao, tính mở rộng và tương thích với các nền tảng khác nhau
7 Đào tạo người dùng Cung cấp chức năng đào tạo và hỗ trợ người dùng để họ có thể sử dụng hệ thống
20 một cách hiệu quả và đúng cách
8 Ghi chú lịch sử tra cứu và chỉnh sửa
Hệ thống cần theo dõi lịch sử tra cứu và chỉnh sửa văn bản để có thể theo dõi và khôi phục các phiên bản trước đó nếu cần
9 Hiệu suất và thời gian đáp ứng nhanh Đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà, có thời gian đáp ứng nhanh chóng để người dùng có trải nghiệm tốt
Phân tích và thiết kế nền tảng cho hệ thống:
- Xây dựng cơ sở dữ liệu vững chắc, đảm bảo tính bảo mật và dễ mở rộng
- Tạo giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng và linh hoạt
- Phát triển các chức năng quản lý, tra cứu, và theo dõi văn bản
- Tạo wireframe và thiết kế giao diện người dùng
- Sơ đồ ERD (Entity-Relationship Diagram) Dưới đây là mô tả chi tiết hơn của sơ đồ ERD và các bảng tương ứng
STT Bảng thực thể Mô tả
ID_van_ban (Primary Key) Tieu_de
Noi_dung Ngay_tao Tu_khoa Thoi_gian_ban_hanh Tu_ngay
Den_ngay Linh_vuc The_loai Tinh_trang Co_quan_ban_hanh
Nguoi_tao (Foreign Key referencing Người dùng) Nguoi_ky (Foreign Key referencing Người dùng)
ID_nguoi_dung (Primary Key) Ho_ten
Phong_ban (Foreign Key referencing Phòng ban)
ID_phong_ban (Primary Key) Ten_phong_ban
4 Từ khóa tìm Thuộc tính:
ID_tu_khoa (Primary Key) Tu_khoa
ID_van_ban (Foreign Key referencing Văn bản)
ID_thoi_gian (Primary Key) Thoi_gian_ban_hanh
ID_van_ban (Foreign Key referencing Văn bản)
ID_nguoi_ky (Primary Key)
ID_nguoi_dung (Foreign Key referencing Người dùng)
ID_van_ban (Foreign Key referencing Văn bản)
ID_co_quan (Primary Key) Co_quan_ban_hanh
ID_van_ban (Foreign Key referencing Văn bản)
Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống
3 3 Xây dựng Quy trình vận hành
- Thiết lập một quy trình thao tác cơ bản trong hệ thống quản lý và tra cứu văn bản của Đảng bộ Trường Đại học Ngân hàng TP.Hồ Chí Minh
- Các quy trình khảo sát
- Quy trình thêm mới văn bản dưới dạng bảng:
Bước Mô Tả Hành Động Người Thực Hiện
1 Đăng nhập vào hệ thống Người Dùng (Thư ký)
2 Chọn chức năng "Thêm mới văn bản" Người Dùng (Thư ký)
3 Nhập thông tin văn bản Người Dùng (Thư ký)
4 Lưu và Gán Từ khóa Người Dùng (Thư ký)
5 Hiển thị thông báo xác nhận thành công Người Dùng (Thư ký)
- Quy trình tra cứu văn bản dưới dạng bảng:
Bước Mô Tả Hành Động Người Thực Hiện
1 Đăng nhập vào hệ thống Người Dùng
2 Chọn chức năng "Tra cứu văn bản" Người Dùng
3 Nhập thông tin tra cứu (từ khóa, lĩnh vực, thể loại) Người Dùng
4 Xem Kết Quả Tra Cứu Người Dùng
5 Chọn Văn Bản để xem chi tiết hoặc tải về Người Dùng
- Quy trình chỉnh sửa thông tin văn bản dưới dạng bảng:
Bước Mô Tả Hành Động Người Thực Hiện
1 Đăng nhập vào hệ thống Người Dùng (Quản trị)
2 Chọn chức năng "Chỉnh sửa văn bản" Người Dùng (Quản trị)
3 Chọn văn bản cần chỉnh sửa Người Dùng (Quản trị)
4 Chỉnh Sửa Thông Tin Người Dùng (Quản trị)
5 Lưu Thay Đổi Người Dùng (Quản trị)
Công nghệ sử dụng để phát triển hệ thống:
- Chọn công nghệ phù hợp
- Sử dụng công nghệ mới nhất và phù hợp để đảm bảo hiệu suất cao và tính ổn định
- Tích hợp các giải pháp để tối ưu hóa quá trình tra cứu và quản lý
- Bảng liệt kê công nghệ được chọn và cách tích hợp
- Dưới đây là mô tả chi tiết theo dạng bảng cho đặc tả công nghệ:
STT Mục Mô Tả Chi Tiết
1 Ngôn ngữ Lập Trình ASP.NET với C#
2 Framework Front-end ASP.NET MVC
3 Giao Diện Người Dùng (UI) HTML5, CSS3, JavaScript
4 Thư Viện Front-end jQuery, Vue.js
STT Mục Mô Tả Chi Tiết
1 Framework Back-end ASP.NET Core
2 Quản lý Định Danh và Điều Khiển Truy Cập ASP.NET
4 Xử lý Lỗi và Ghi Nhật Ký ASP.NET Middleware
STT Mục Mô Tả Chi Tiết
1 Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu SQL Server
2 Bảng và Liên Kết Dữ Liệu SQL Server Management Studio
3 Thủ Tục Lưu Trữ và Chức Năng Stored Procedures, Functions
4 Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Chỉ mục, Quản lý chính sách, Tối ưu hóa câu truy vấn
STT Mục Mô Tả Chi Tiết
1 Xác Thực và Ủy Quyền ASP.NET
2 Kiểm Thử Bảo Mật Kiểm thử bảo mật định kỳ
Triển Khai, Quản Lý mã nguồn:
STT Mục Mô Tả Chi Tiết
1 Dịch Vụ Đám Mây (Cloud Service) lưu trữ Google drive
2 Quản Lý Phiên Bản và Triển Khai Git / SVN, CI/CD
3 Quản Lý Phiên Bản Cơ Sở Dữ Liệu Công cụ quản lý phiên bản cơ sở dữ liệu Microsoft SQL
3 5 Xây dựng hệ thống bảo mật Đảm bảo hệ thống vận hành an toàn, bảo mật thông tin:
- Thiết lập các biện pháp bảo mật mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập
- Kiểm thử bảo mật để phát hiện và khắc phục lỗ hổng
- Triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin nhạy cảm
- Quản lý quyền truy cập và theo dõi hoạt động người dùng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ
- Bảng mô tả các biện pháp bảo mật triển khai
STT Biện Pháp Bảo Mật Mô Tả Chi Tiết
1 SSL/TLS Triển khai SSL/TLS để bảo vệ thông tin truyền tải giữa máy khách và máy chủ
2 Xác Thực và Ủy Quyền Sử dụng ASP.NET Identity để quản lý xác thực và ủy quyền người dùng
3 Kiểm Thử Bảo Mật Thực hiện kiểm thử bảo mật định kỳ để phát hiện và khắc phục lỗ hổng bảo mật
4 Quản Lý Định Danh và Điều
Sử dụng ASP.NET Identity để quản lý định danh người dùng và điều khiển quyền truy cập
5 Mã Hóa Dữ Liệu Áp dụng mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin nhạy cảm lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
6 Middleware Bảo Mật Sử dụng ASP.NET Middleware để xử lý lỗi và ghi nhật ký hoạt động của hệ thống
7 Quản Lý Phiên Bản Cơ Sở
Sử dụng công cụ quản lý phiên bản cơ sở dữ liệu để duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu một cách an toàn và kiểm soát
3 6 Tối ưu hóa hiệu suất
Tinh chỉnh hệ thống vận hành ổn định:
- Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu và mã nguồn
- Thực hiện kiểm thử hiệu suất để đảm bảo thời gian đáp ứng nhanh chóng
- Đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà
- Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu và mã nguồn để giảm tải hệ thống
- Bảng thống kê hiệu suất và các điều chỉnh đã thực hiện
Hiệu Suất Các Điều Chỉnh Đã Thực Hiện
1 Tải Trang (Load Time) Dưới 5 giây
- Tối ưu hóa hình ảnh và tài nguyên trang web
- Sử dụng CDN để tải tài nguyên từ xa
- Cải thiện hiệu suất cơ sở dữ liệu với chỉ mục và tối ưu hóa câu truy vấn
- Sử dụng bộ nhớ đệm để giảm thời gian truy cập dữ liệu
3 Tải Tập Tin Đính Kèm Nhanh và ổn định
- Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để tải và lưu trữ tập tin đính kèm
- Tối ưu hóa mã nguồn và cơ sở dữ liệu để đáp ứng đồng thời cao
- Sử dụng kỹ thuật mở rộng ngang khi cần thiết
100% Tuân Thủ Chính Sách Bảo Mật
- Xác thực yếu tố cho người dùng quản trị và nhóm quyền đặc biệt
- Kiểm thử bảo mật định kỳ và áp dụng các bản vá bảo mật
6 Phiên Bản Ứng Dụng Luôn Luôn
- Triển khai tự động và quản lý phiên bản bằng CI/CD
- Thực hiện kiểm thử đơn vị và tích hợp liên tục
7 Quản Lý Lỗi Tỷ Lệ Lỗi
- Sử dụng middleware để xử lý lỗi và ghi nhật ký
- Thực hiện kiểm thử và theo dõi liên tục.
TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VIỆC XÂY DỰNG VÀ SỐ HÓA NỘI DUNG VĂN BẢN
Tiến độ xây dựng chức năng hệ thống
Bảng tiến độ triển khai:
Bước Thời gian Dự kiến
Triển khai theo giai đoạn:
Giai đoạn 1: Phân tích và thiết kế hệ thống
- Phỏng vấn, xây dựng sơ đồ ERD, wireframe
Giai đoạn 2: Phát triển cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng
- Xây dựng cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện
Giai đoạn 3: Tích hợp công nghệ và phát triển chức năng
- Lập kế hoạch tích hợp, triển khai chức năng
- Kiểm thử đơn vị, kiểm thử tích hợp, kiểm thử hệ thống
Xây dựng và triển khai:
- Đào tạo người quản lý và người sử dụng
- Thời gian: 3 tuần Đánh giá và điều chỉnh:
- Thu thập phản hồi từ người sử dụng
- Điều chỉnh dựa trên phản hồi
- Thời gian: Liên tục sau triển khai
4 2 Tiến độ số hóa tích hợp
Các nội dung, công việc thực hiện
Thời gian (bắt đầu – kết thúc)
Các quy định, hướng dẫn của Đảng; Quy chế;
Nghị quyết của Đảng ủy
Tích hợp hệ thống quản lý và tra cứu văn bản
Hệ thống quản lý và tra cứu văn bản tích hợp trong Website Đảng bộ Trường
Nghiên cứu, phân loại, hệ thống tài liệu và thực hiện góp ý nội dung của các thành viên
Các quy định, hướng dẫn của Đảng phù hợp với đặc thù của đơn vị và mảng công tác Đảng đang hướng tới của sáng kiến
Thực hiện biên soạn nội dung; cập nhật lên hệ thống
Bản dự thảo Hệ thống quản lý và tra cứu văn bản tích hợp trong Website Đảng bộ Trường có các nội dung
Chỉnh sửa về kỹ thuật (nếu có), cập nhật về kết cấu nội dung, thể thức trình bày của sáng kiến; đưa vào vận hành thử nghiệm
Bản dự thảo Hệ thống quản lý và tra cứu văn bản tích hợp trong Website Đảng bộ Trường có các nội dung
Thực hiện hoàn thiện nội dung và bảo vệ sáng kiến
Bản sáng kiến đề nghị bảo vệ
KẾT QUẢ XÂY DỰNG SÁNG KIẾN
Hệ thống đã hoàn chỉnh và chạy thực tế trên cổng thông tin Đảng Bộ của trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh https://dangbo.hub.edu.vn
Giúp Đảng ủy, các tổ chức Đảng trực thuộc, các đơn vị, cá nhân chủ động trong tra cứu, tìm kiếm các văn bản về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và của đơn vị
Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết
Bước đầu căn bản hoàn thiện việc số hóa dữ liệu lưu trữ các chủ trương Nghị quyết của Đảng; các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, đáp ứng được các yêu cầu của Đảng ủy đề ra Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết Qua đó tạo sự chủ động, chính xác cho tổ chức Đảng tại Đảng bộ Trường, đảng viên, viên chức người lao động và sinh viên trong việc tham khảo, áp dụng thực hiện các vấn đề có liên quan đến công tác Đảng theo quy định
Góp phần tiết kiệm được thời gian, chi phí, công sức trong việc thực hiện các vấn đề có liên quan khi thực hiện các nghiệp vụ công tác Đảng Sáng kiến giúp Đảng ủy, các tổ chức Đảng trực thuộc, các đơn vị, cá nhân chủ động trong tra cứu, tìm kiếm các văn bản về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và của đơn vị
Tính chủ động, kịp thời, chính xác, thực hiện đúng việc số hóa dữ liệu trong lưu trữ, triển khai văn bản của Đảng Nâng cao tính chủ động của đảng viên, cấp ủy các chi bộ trực thuộc, các tổ chức chính trị - xã hội trực thuộc Trường, viên chức người lao động, sinh viên trong các hoạt động công tác Đảng
Với phân hệ dành cho quản trị viên thực hiện việc số hóa nội dung, và quản lý văn bản; và phân hệ dành cho người dùng tra cứu văn bản
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SÁNG KIẾN
Tích hợp trong địa chỉ Website của Đảng bộ Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh https://dangbo.hub.edu.vn Áp dụng cho các hoạt động của công tác Đảng tại Đảng bộ Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh Đảng bộ Trường, các chi bộ trực thuộc, đảng viên, các tổ chức chính trị - xã hội trực thuộc Trường và Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh
Phối hợp giữa Văn phòng Hội đồng trường và phòng Quản lý Công nghệ thông tin để quản lý vận hành hệ thống
HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Để phát triển tiếp theo cho phân hệ "Xây dựng hệ thống quản lý và tra cứu văn bản của Đảng bộ Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh", có thể xem xét một số hướng sau:
7.1 Cải tiến Giao diện Người Dùng (UI) và Trải Nghiệm Người Dùng (UX):
Thiết kế giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho mọi đối tượng người dùng
Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng trên các thiết bị di động và máy tính bảng
7.2 Tích hợp Công nghệ AI và Machine Learning:
Sử dụng AI để tự động phân loại và gắn thẻ cho văn bản dựa trên nội dung hoặc từ khóa
Phát triển chức năng tìm kiếm thông minh, có khả năng hiểu ngữ cảnh và trả về kết quả chính xác hơn
7.3 Bảo mật và Quản lý Quyền Truy Cập:
Tăng cường các tính năng bảo mật như xác thực đa yếu tố và mã hóa dữ liệu Phát triển hệ thống quản lý quyền truy cập linh hoạt, cho phép phân quyền truy cập chi tiết tới từng loại văn bản
7.4 Hệ thống Báo cáo và Thống kê:
Xây dựng các công cụ thống kê để theo dõi số lượng truy cập, số lượng tài liệu được tải xuống, và các chỉ số khác
Phát triển báo cáo định kỳ tự động giúp nhận biết xu hướng và cải thiện hệ thống
7.5 Tích hợp và Liên kết với Hệ thống Khác:
Phát triển API để cho phép tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý học thuật hoặc hệ thống tài chính
33 Cho phép liên kết dữ liệu giữa các văn bản với các sự kiện hoặc thông báo chính thức của trường
7.6 Phản hồi và Cải Tiến Liên Tục:
Thiết lập kênh phản hồi từ người dùng để thu thập ý kiến và cải tiến hệ thống Áp dụng phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt để nhanh chóng triển khai các cải tiến dựa trên phản hồi
Các hướng phát triển này có thể giúp hệ thống quản lý và tra cứu văn bản trở nên hiệu quả hơn, đáp ứng tốt các nhu cầu của người dùng và nâng cao khả năng quản lý thông tin trong môi trường giáo dục
PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Phân hệ cho Admin quản trị việc số hóa nội dung và quản lý văn bản
Bước 1: Đăng nhập hệ thống quản trị nội dung số văn bản: Đường liên kết http://cms.hub.edu.vn/login
Trang chính của hệ thống quản trị:
Bước 2: Vào phân hệ quản lý văn bản:
- Xem Trang quản lý danh sách văn bản
- Quản lý thể loại văn bản
- Quản lý cấu hình văn bản
- Chức năng quản lý danh mục các tùy chọn tìm kiếm văn bản
Phân hệ dành cho người dùng, chức năng tra cứu tìm kiếm văn bản
Dành cho đối tượng các phòng ban, người dùng trong đơn vị
- Truy cập web site Đảng Bộ, vào chức năng tìm kiếm văn bản
- Vào menu chức năng Tra cứu văn bản
- Thực hiện tra cứu văn bản
- Lựa chọn các tiêu chí tra cứu
