Xây dựng Quy trình tổ chức thực hiện chương trình du lịch cho đoàn khách du lịch quốc tế vào Việt Nam (Tour - inbound), vận dụng cho đoàn khách cụ thể

1. Quy trình tổ chức thực hiện chương trình du lịch cho khách du lịch quốc tế vào Việt Nam. 1.1. Công tác chuẩn bị 1.2. Tổ chức sắp xếp lưu trú và ăn uống 1.3. Tổ chức hoạt động tham quan giải trí 1.4. Thanh toán 2. Vận dụng cho đoàn khách cụ thể 2.1. Công tác chuẩn bị Thông tin chương trình, tuyến điểm DỊCH VỤ BAO GỒM: 2.1. Tổ chức sắp xếp lưu trú, ăn uống 2.3. Thanh toán 2.4. Tiễn khách

SEMINAR

Đề bài: Xây dựng Quy trình tổ chức thực hiện chương trình du lịch cho đoàn khách du lịch quốc tế vào Việt Nam (Tour - inbound), vận dụng cho đoàn khách cụ thể

1 Quy trình tổ chức thực hiện chương trình du lịch cho khách du lịch quốc

tế vào Việt Nam.

1.1 Công tác chuẩn bị

Hướng dẫn viên nhận giấy tờ và tài liệu từ phòng điều hành gồm có: danh sách đoàn khách, tài liệu về tuyến điểm, giấy giới thiệu, phiếu đánh giá và quà

(1) Đăng ký chương trình du lịch

Khách du lịch lựa chọn và đăng ký tham gia chương trình du lịch của các doanh nghiệp lữ hành quốc tế cung cấp dịch vụ (chương trình du lịch quy định

rõ về thông tin chuyến bay, cơ sở lưu trú, các dịch vụ tham quan, giải trí và thời gian của chương trình) Doanh nghiệp lữ hành thông báo cho khách du lịch về các thủ tục cần thiết khi đăng ký tham gia chương trình du lịch

Chương trình du lịch được thiết kế trong khu vực và các cơ sở dịch vụ được địa phương cho phép, với thời gian tối đa là 90 ngày

2) Xét duyệt nhân sự và cấp thị thực

Trước khi làm thủ tục cho người nước ngoài nhập cảnh, doanh nghiệp lữ hành quốc tế thông báo đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an tư cách pháp nhân theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Luật số 47/2014/QH13 và văn bản của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc lựa chọn tham gia chương trình thí điểm

Doanh nghiệp trực tiếp gửi văn bản đề nghị xét duyệt, kiểm tra nhân sự người nước ngoài nhập cảnh (theo mẫu NA2 ban hành kèm Thông tư số 04/2015/TT-BCA ngày 05/01/2015 của Bộ trưởng Bộ Công an) và nhận kết quả tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh; có thể gửi văn bản và nhận kết quả qua giao

dịch điện tử tại Cổng thông điện tử về xuất nhập cảnh (hướng dẫn tại website http://immigration.gov.vn)

Trong thời gian không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản

đề nghị, Cục Quản lý xuất nhập cảnh thông báo kết quả kiểm tra, xét duyệt nhân

sự cấp thị thực nhập cảnh

Khách du lịch nhận thị thực tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài hoặc tại cửa khẩu quốc tế theo đề nghị của doanh nghiệp lữ hành quốc tế Thị thực nhập cảnh có thời hạn phù hợp chương trình du lịch, nếu khách tiếp tục đăng ký chương trình du lịch tại các khu vực thuộc địa phương được cho phép đón khách du lịch quốc tế thì xem xét gia hạn tạm trú theo bảo lãnh của doanh nghiệp

(3) Chuẩn bị trước chuyến bay

Khách du lịch (bao gồm cả trẻ em dưới 12 tuổi đi cùng bố mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp) cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết theo quy định, trừ các giấy

tờ được cơ quan chức năng của Việt Nam chấp nhận bản điện tử

(4) Thực hiện quy trình nhập xuất cảnh

Khách du lịch thực hiện các thủ tục để nhập cảnh tại Cảng hàng không quốc tế theo quy định Cơ quan y tế tại sân bay kiểm tra các điều kiện về y tế, công an cửa khẩu thực hiện kiểm soát nhập cảnh, cấp chứng nhận tạm trú, cấp thị thực (nếu có) đối với người nước ngoài nhập cảnh sân bay quốc tế sau khi khách hoàn tất thủ tục về y tế

Doanh nghiệp lữ hành hỗ trợ và hướng dẫn khách du lịch trong quá trình chuẩn bị giấy tờ nhập cảnh và tổ chức đón tiếp khách sau khi nhập cảnh đúng quy định

Chuẩn bị cá nhân của hướng dẫn viên: nghiên cứu tìm hiểu chương trình

du lịch như ngày đến, ngày về, địa điểm đến, tài liệu về đoàn, tài liệu về tuyến điểm tham quan, giấy tờ tư trang cá nhân

Đón khách: hướng dẫn viên phải có mặt trước 30 phút để làm công tác kiểm tra các trang thiết bị trên xe, biển đón khách

1.2 Tổ chức sắp xếp lưu trú và ăn uống

Sắp xếp lưu trú

+ Phân công theo tiêu chí người già, phụ nữ, trẻ em, đôi vợ chồng, nhóm bạn bè trong phòng liền kề nhau Đề nghị khách ghi số phòng của mình lên trên hành lý để tiện cho việc vận chuyển

+ Đăng ký tạm trú cho khách

+ Thông báo cho khách những thông tin về thời gian và địa điểm diễn ra bữa ăn

+ Nhắc khách giữ tiền, đồ trang sức, hộ chiếu ở quầy lễ tân

Sắp xếp ăn uống

+ Hướng dẫn viên có mặt trước 15 phút để kiểm tra tình hình phục phụ của nhà hàng

+ Bữa ăn đầu tiên mọi người cùng làm quen với nhau

+ Hướng dẫn viên thông báo cho khách các món ăn đã đặt trước và cùng với trưởng đoàn làm rõ những khoản thanh toán mà hướng dẫn viên thay mặt cho công ty chi trả

+ Thông báo số lượng suất ăn có xác nhận của trưởng nhà hàng

1.3 Tổ chức hoạt động tham quan giải trí

- Trước buổi tham quan

+ Hướng dẫn viên thông báo giờ tham quan cho khách

+ Thông báo các quy định của điểm tham quan, trang phục và dụng cụ đi kèm để khách nắm được và chuẩn bị

+ Hướng dẫn viên cũng cần chuẩn bị trang phục sao cho phù hợp và xem lại bài thuyết trình

- Trong buổi tham quan

+ Hướng dẫn viên hướng dẫn khách sử dụng sơ đồ của điểm tham quan Hướng dẫn viên là người xuống xe đầu tiên và dẫn khách vào vị trí thuận lợi và

mua vé phát cho khách.

+ Hướng dẫn viên làm nhiệm vụ hướng dẫn tham quan cho khách với nội dung

+ Chỉ dẫn đối tượng tham quan và thuyết minh đối tượng tham quan

- Tổ chức các hoạt động khác

Hoạt động mua sắm là những hoạt động bổ trợ nhằm làm phong phú thêm chương trình cho khách nhưng lưu ý không nên để mất nhiều thời gian cho vấn

đề này

1.4 Thanh toán

+ Hướng dẫn viên làm thủ tục thanh toán chi phí ăn ở cho khách theo đúng hợp đồng

+ Hướng dẫn viên thông báo cho nhân viên lễ tân khách sạn ngày giờ đoàn khách rời khỏi khách sạn

+ Hướng dẫn viên cần tập hợp hết các khoản chi phí thuộc trách nhiệm thanh toán thuộc trách nhiệm của mình và lấy đầy đủ hóa đơn chứng từ để thanh toán cho công ty, nhắc khách thanh toán nốt các khoản chi phí khác không có trong hợp đồng

1.5 Tiễn khách

+ Hướng dẫn viên cần kiểm tra giấy tờ liên quan, phương tiện vận chuyển đón khách

+ Thông báo cho đoàn khách những thông tin cần thiết khi rời khỏi khách sạn

+ Nhắc khách kiểm tra lại hành lí và tư trang cá nhân

+ Phát cho khách phiếu đánh giá và hướng dẫn viên điền đầy đủ thông tin trong phiếu

+ Khi tới điểm trả khách hướng dẫn viên nhanh chóng làm công tác chia tay

2 Vận dụng cho đoàn khách cụ thể

2.1 Công tác chuẩn bị

- Thông tin đoàn khách:

+ Chuyến bay: Singapore - Đà Nẵng (7:00 - 9:45 giờ Việt Nam) + Ngày: 1/9 - 4/9

+ Đón khách tại sân bay lúc: 9:00 ngày 1/9

● Xe 16 chỗ, nước và khăn lạnh trên xe

● Chuẩn bị bảng tiếp đón

● Kiểm tra thông tin chuyến bay, đến cổng chờ đón khách

● Kiểm tra số lượng khách, thông tin khách hàng chính xác thông qua passport

● Mượn giấy tờ của khách để làm thủ tục check in phòng

● Đưa khách về khách sạn

- Thông tin chương trình, tuyến điểm

CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH ĐÀ NẴNG - HỘI AN TRỌN GÓI ( 4 ngày 3 đêm )

- Ngày 01: Đón sân bay – Bán Đảo Sơn Trà – Ngũ Hành Sơn – Hội An (Ăn tối)

Buổi sáng: Xe và HDV đón khách tại sân bay quốc tế Đà Nẵng về khách sạn

gửi hành lý (Theo quy định, thời gian nhận phòng khách sạn là 14h, nếu có phòng trống khách sạn sẽ bố trí cho khách nhận sớm).

Sau đó, di chuyển đi tham quan và chụp hình check in với tượng cá chép hóa rồng, cầu Tình yêu và tháp Eiffel- Công viên kỳ quan thu nhỏ tại Đà Nẵng.

Buổi trưa: Quý khách tự do ăn uống Hải Sản dọc đường biển Võ Nguyên Giáp

(Chi phí tự túc).

Buổi chiều: Khoảng 15h30, Hướng dẫn viên của Đà Nẵng Open Tour sẽ đưa

quý khách đi tham quan Chùa Linh ứng trên bán đảo Sơn Trà – một nơi được mệnh danh là bức bình phong bảo vệ Đà Nẵng.

Chùa Linh Ứng, đây là ngôi chùa có kiến trúc và quy mô lớn nhất của Đà Nẵng Ở đây có tượng Phật Quan Thế Âm cao 67m bề thế Từ trên cao, quý khách sẽ được chiêm ngưỡng toàn cảnh thành phố từ trên cao và chụp hình thỏa thích.

Đoàn tiếp tục di chuyển đi tham quan:

Danh thắng Ngũ Hành Sơn, khám phá các hang động, ngọn núi và các ngôi chùa, thưởng ngoạn phong cảnh hùng vĩ của đất trời bao la Du khách sẽ được nghe giới thiệu về những sự tích huyền bí của các hang động cổ xưa.

Tham quan làng nghề điêu khắc đá Non Nước, tìm hiểu quá trình làm nên những sản phẩm điêu khắc tinh xảo mang phong cách Việt Cổ và Champa.

Rời Ngũ Hành Sơn, đoàn tiếp tục tham quan Phố Cổ Hội An để nhìn ngắm và khám phá những địa điểm nổi tiếng: Chùa Cầu Nhật Bản, bảo tàng Văn hóa Sa Huỳnh, Nhà cổ hàng trăm tuổi, hội quán Phước Kiến và xưởng thủ công mỹ nghệ,…

Buổi tối: Quý khách dùng bữa tối tại nhà hàng Đặc sản Hội An với các món ăn

ngon miệng, bày trí đẹp mắt.

Thả đèn hoa đăng: Du khách tham gia tặng thả đèn trên sông Hoài, cầu may mắn cho gia đình, bạn bè Đây là điểm nổi bật khi tham gia tour đà nẵng – hội an từ tp hcm được nhiều người yêu thích.

Khoảng 21h, hướng dẫn viên đưa đoàn quay trở về lại Đà Nẵng đây là cơ hội

để quý khách thưởng ngoạn khung cảnh lãng mạn và lung linh của Đà Nẵng lúc màn đêm dần buông.

Du khách có thể tự do khám phá Đà Nẵng về đêm dọc bờ sông Hàn, ngắm nhìn

cầu Rồng, cầu quay sông Hàn – một trong những biểu tượng của thành phố.

Quý khách nghỉ ngơi tại Đà Nẵng.

- Ngày 02: Bà Nà Hills – Tắm biển Mỹ Khê (Ăn sáng- Trưa- Tối).

Buổi sáng: Dùng điểm tâm sáng tại khách sạn.

08h00: Xe và hướng dẫn viên đón khách tại khách sạn, khởi hành tham quan Tour Bà Nà hill tại khu du lịch Sun World Bà Nà Hills.

09h00: Cùng nhau thưởng ngoạn khung cảnh Bà Nà trên cao bằng hệ thống cáp treo đạt 4 kỷ lục thế giới, dừng chân tại Ga Bà Nà Hướng dẫn viên đưa quý khách lần lượt tham quan các địa điểm sau:

Hầm rượu cũ Debay của Pháp, Chùa Linh Ứng, vườn hoa

Check in Cầu Bàn Tay Vàng là một trong những công trình đặc sắc thuộc quần thể du lịch Sun World Bà Nà Hills Đà Nẵng.

Trải nghiệm tàu hỏa leo núi số 2 đi qua lâu đài mặt trăng, xem phim tại Cung điện Mặt Trăng.

Buổi trưa: Quý khách dùng buffet tại nhà hàng và nghỉ ngơi.

Buổi chiều: Quý khách tham quan và vui chơi tại khu vui chơi trong nhà lớn

nhất Việt Nam Fantasy Park, tự do khám phá đỉnh núi Chúa, làng Pháp.

15h30: Đoàn tập trung xuống cáp treo về lại Thành Phố.

17h -17h30: Xe đưa đoàn về khách sạn Quý khách tự do tắm biển Mỹ Khê.

Buổi tối: Xe và hướng dẫn viên đưa khách đi ăn tối đặc sản Đà Nẵng “bánh

tráng thịt heo”, sau đó về nghỉ đêm tại khách sạn.

Quý khách có thể tự do, Khám phá ẩm thực và mua sắm tại chợ đêm Sơn Trà ngay đầu cầu Rồng.

- Ngày 03: CÙ LAO CHÀM – KHÁM PHÁ HÒN ĐẢO NGỌC CỦA MIỀN TRUNG (Ăn Sáng – Trưa- Tối).

Buổi sáng: Quý du khách dùng điểm tâm sáng tại khách sạn Bắt đầu Tour Đà

Nẵng Hội An – Cù Lao Chàm 4 ngày 3 đêm ( ngày thứ 3).

7h30: Xe và HDV của công ty đón khách tại khách sạn và di chuyển đến cảng

du lịch Cửa Đại để đi cano cao tốc ra Cù Lao Chàm.

9h00: Cano cập bến Bãi Làng Du khách được hướng dẫn tham quan Bãi Làng, trung tâm bảo tồn biển và nghe giới thiệu về các phong tục, lịch sử hình thành của

đảo Tiếp đó là các điểm: Âu Thuyền, Giếng cổ Chăm trên 200 năm tuổi, chùa Hải Tạng.

10h30: Tàu đưa đoàn đến Bãi Ông tắm biển, lặn ngắm san hô và các loài sinh vật biển dưới đáy đại dương Khi tham quan gia lặn ngắm san hô, du khách được trang

bị kính lặn, ống thở, đồ bơi Lặn ngắm san hô ở Cù Lao Chàm.

12h: Đoàn tập trung tại đảo Chà, dùng cơm trưa và nghỉ ngơi.

14h30: Lên tàu rời Cù Lao Chàm đến cảng Cửa Đại.

Rời cảng cửa đại, xe đưa du khách về lại khách sạn ở Đà Nẵng nghỉ.

Buổi chiều: Quý khách tự do nghỉ ngơi tại khách sạn, đi cà phê và tắm biển

Mỹ Khê.

Buổi tối: Xe và hướng dẫn viên đưa quý khách đi ăn tối tại nhà hàng Cơm

Niêu.

- Ngày 04: Mua Sắm Đặc Sản- Tiễn Sân Bay (Ăn sáng).

Buổi sáng: Quý khách dùng buffet sáng tại khách sạn Sau đó, đi siêu thị, hoặc

chợ hàn, chợ cồn để mua sắm đặc sản làm quà.

Buổi trưa: Làm thủ tục trả phòng khách sạn (Trước 12h) Sau đó, xe sẽ đưa

quý khách ra sân bay Chào tạm biệt và hẹn gặp lại trong chương trình lần sau Kết thúc chương trình Đà Nẵng 4 ngày 3 đêm.

DỊCH VỤ BAO GỒM:

1 Vận chuyển: xe du lịch 16 chỗ đời mới, chất lượng cao.

2 Vé tham quan theo chương trình:

· Vé tham quan Ngũ Hành Sơn.

· Vé tham quan Hội An.

· Vé cáp treo khứ hồi tham quan Bà Nà Hills.

· Vé cano khứ hồi, vé tham quan trên đảo Cù Lao Chàm.

3 Ăn uống:

· Ăn theo chương trình ( 5 bữa chính, 3 bữa sáng buffe tại khách sạn ).

Nước suối, khăn lạnh

4 Hướng dẫn viên:

· Hướng dẫn viên tiếng Anh vui vẻ, nhiệt tình, hướng dẫn suốt hành trình.

5 Khách sạn:

· Lưu trú tại khách sạn tiêu chuẩn 4 sao, gần biển Đà Nẵng Khách sạn mới đẹp, phòng sạch sẽ, ăn sáng buffe tại khách sạn.

· Bố trí phòng ngủ theo yêu cầu của khách

6 Bảo hiểm

· Trọn tour theo quy định của bảo hiểm Việt 10.000.000đ/vụ.

GHI CHÚ

· Giá vé trên không bao gồm vé máy bay.

· Thuế giá trị gia tăng ( VAT ).

· Các trò chơi ngoài biển.

· Ăn uống ngoài chương trình, các chi phí cá nhân khác.

2.1 Tổ chức sắp xếp lưu trú, ăn uống

- Tổ chức sắp xếp lưu trú: Đoàn 9 khách: 4 phòng đôi, 1 phòng đơn.

302 Huong Sunny - Celine Minh Ngoc

303 Jonny Minh - Hien Lisa ( vợ chồng )

- Tổ chức ăn uống:

(9:45)

Nước khoáng, khăn lạnh, bánh cookie

sân bay

Trưa

(12:00)

Nguyên Giáp

Tự phục vụ

Tối

(19:00)

Nhà hàng Đặc sản Hội An

9 Hèm 10 đường Hội An

(7:00)

(12:00)

Tối

(19:00)

Nhà hàng Bánh tráng cuốn thịt heo

9 chợ đêm Sơn Trà

(7:00)

Trưa

(12:00)

chàm

Tối

(19:00)

(7:00)

2.3 Thanh toán

+ Hướng dẫn viên làm thủ tục thanh toán chi phí ăn ở cho khách theo đúng hợp đồng

+ Hướng dẫn viên thông báo cho nhân viên lễ tân khách sạn ngày giờ đoàn khách rời khỏi khách sạn

+ Hướng dẫn viên cần tập hợp hết các khoản chi phí thuộc trách nhiệm thanh toán thuộc trách nhiệm của mình và lấy đầy đủ hóa đơn chứng từ để thanh toán cho công ty, nhắc khách thanh toán nốt các khoản chi phí khác không có trong hợp đồng

2.4 Tiễn khách

+ Hướng dẫn viên cần kiểm tra giấy tờ liên quan, phương tiện vận chuyển đón khách

+ Thông báo cho đoàn khách những thông tin cần thiết khi rời khỏi khách sạn

+ Nhắc khách kiểm tra lại hành lý và tư trang cá nhân

+ Phát cho khách phiếu đánh giá và hướng dẫn viên điền đầy đủ thông tin trong phiếu

+ Khi tới điểm trả khách hướng dẫn viên nhanh chóng làm công tác chia tay