Với hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp ERP, một sự lựachọn hàng đầu cho quá trình số hóa dữ liệu quy trình kinh doanh, giúp tối đa hóaviệc sử dụng và phân bổ các nguồn lực của tổ c
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1.1 Thông tin quản lý trong tổ chức
1.1.1.1 Khái niệm Để có thể hiểu khái niệm về thông tin quản lý trong một tổ chức, trước tiên ta cần phải hiểu được khái niệm tổ chức.
Tổ chức là tập hợp có hệ thống của con người nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định Một tổ chức cần phải có từ hai người trở lên và hoạt động vì một mục tiêu chung Cán bộ quản lý trong một tổ chức được phân chia thành ba cấp bậc, đó là cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở Nhìn chung, mọi cấp bậc quản lý trong tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin, nhưng mỗi cấp bậc lại có nhu cầu sử dụng thông tin để đáp ứng các mục đích cụ thể khác nhau Điều này dẫn đến sự hình thành của khái niệm quản lý thông tin:
Thông tin quản lý (Managerial information) là thông tin mà ít nhất một cán bộ quản lý sử dụng hoặc có ý định dùng trong quá trình đưa ra quyết định Ví dụ một doanh nghiệp đang đối mặt với vấn đề về chất lượng sản phẩm thì cán bộ quản lý sẽ cần thông tin để có thể giải quyết các vấn đề này Hay để trao thưởng học bổng cho sinh viên thì nhà trường cần phải nắm được thông tin về điểm học tập và điểm rèn luyện của mỗi sinh viên.
1.1.1.2 Dữ liệu và thông tin
Dữ liệu (Data) là các số liệu hoặc các tài liệu thu nhập được chưa qua xử lý, chưa được biến đổi (dạng thô) cho bất cứ mục đích nào khác Ngoài ra, ta có thể định nghĩa dữ liệu là các giá trị của thông tin định lượng hoặc định tính của sự vật, hiện tượng trong cuộc sống Trong hệ thống thông tin quản lý, dữ liệu được dùng như một cách biểu diễn hình thức hóa của thông tin về các sự kiện, hiện tượng thích ứng với các yêu cầu truyền nhận, thể hiện và xử lí bằng máy tính.
Dữ liệu được biểu diễn dưới nhiều dạng như âm thanh, hình ảnh, văn bản, Ví dụ khi sinh viên nhận được học bổng thì trường sẽ cập nhật các dữ liệu về họ và tên sinh viên, mã số sinh viên, số tiền mà sinh viên sẽ nhận được, loại học bổng. Những dữ liệu này được thu thập, lưu trữ trên máy tính và được quản lý bởi một chương trình cụ thể để nhiều đối tượng có thể sử dụng với các mục đích khác nhau.
Thông tin (Information) là dữ liệu đã được xử lý, phân tích, tổ chức nhằm mục đích hiểu rõ hơn sự vật, hiện tượng theo một góc độ nhất định Nói cách khác, thông tin chính là dữ liệu chính xác, kịp thời, được hệ thống hóa và dễ hiểu hơn.
Ví dụ trường dựa vào dữ liệu cấp học bổng để xác định số tiền học bổng cho sinh viên, thống kê những sinh viên đã nhận hoặc chưa nhận do vấn đề phát sinh,….
Dữ liệu không có ý nghĩa tức thì mà thông tin lại được rút ra từ dữ liệu sau khi xử lý và tổ chức Nên việc thiếu thông tin hay thông tin không chính xác có thể sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm, tiêu tốn công sức, tiêu tốn thời gian và có thể gây hậu quả nghiêm trọng Như vậy, thông tin được tạo ra bằng cách xử lý, tổ chức và hiểu các dữ liệu Đó cũng chính là cơ sở để xây dựng tri thức kinh doanh, đồng thời hỗ trợ quá trình hoạch định chiến lược và ra quyết định được hiệu quả.
1.1.1.3 Tháp quản lý trong tổ chức
Hình 1.1 Tháp quản lý trong tổ chức
Trong các tổ chức, các cấp quản lý khác nhau có những nhu cầu thông tin đặc biệt tùy thuộc vào vai trò và hoạt động cụ thể mà họ thực hiện, điều này dẫn đến
13 sự phân chia thông tin thành ba cấp quản lý khác nhau, đó là: cấp chiến lược, cấp chiến thuật, cấp tác nghiệp.
Những người chịu trách nhiệm chiến lược có mức quản lý cao nhất, ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp, có vai trò xác định các mục tiêu chiến lược, thiết lập các đường lối chính sách, xây dựng và hoạch định nguồn lực nhằm hướng tới mục tiêu chung Trong tổ chức, người chịu trách nhiệm thường là chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc.
Với cấp chiến thuật, người quản lý cần xác định nhiệm vụ cụ thể, đặt ra hướng dẫn và mục tiêu, và để kiểm soát cũng như tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả, các quá trình và chiến lược được thực hiện theo đúng các nguyên tắc và mục đích đã được xác định Trong tổ chức, cấp quản lý này chịu trách nhiệm về việc khai phá nguồn lực, thiết lập chiến thuật và quản lý ngân sách Thông thường, là trưởng phòng, trưởng ban, trưởng khoa.
Cuối cùng ở cấp tác nghiệp, người quản lý sẽ thực thi các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với công việc điều hành hằng ngày Trưởng nhóm, tổ trưởng, quản đốc thường thuộc mức quản lý này Trách nhiệm của họ là tối ưu hóa hiệu suất của phương tiện và nguồn lực được cấp phát, đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách xuất sắc trong các ràng buộc về kỹ thuật, tài chính và thời gian.
1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
“Hệ thống (System) là tập hợp các bộ phận có quan hệ với nhau, phối hợp nhau nhằm đạt được mục tiêu chung thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong quá trình chuyển đổi có tổ chức.” Ở dạng khái quát, để tồn tại thì mọi hệ thống cần phải có mục tiêu cụ thể Mục tiêu của hệ thống trả lời câu hỏi như hệ thống sinh ra để làm gì? Ví dụ như hệ thống LMS có mục tiêu cung cấp và đơn giản hóa việc học trong tổ chức Vì vậy, có thể nói lý thuyết hệ thống là cách tiếp cận một cách khoa học góp phần tìm ra giải pháp, cần phải làm gì và thực thiện như thế nào để đạt được mục tiêu chung.
“HTTT (Information System – IS) là một hệ thống gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu nhập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu, thông tin, cung cấp cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước.”
Một HTTT được hình thành từ bốn yếu tố:
Các yếu tố đầu vào (Inputs) thực hiện việc thu nhập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống Ví dụ, trong các trường đại học để có thể tính điểm tổng kết cho các sinh viên thì giảng viên phải nhập vào hệ thống điểm số của sinh viên Việc nhập dữ liệu có thể được thực hiện thông qua các phương thức như nhập thủ công, bán tự động hoặc tự động hoàn toàn. Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng bàn phím được xem là thủ công, trong khi ở các siêu thị và cửa hàng tiện lợi thường sử dụng hình thức nhập liệu bán tự động bằng cách quét mã vạch của sản phẩm Nhập tự động hoàn toàn thông qua hệ thống mạng, như phương thức thanh toán tự động "Just Walk Out" của Amazon, nơi dữ liệu được chuyển đến hệ thống mà không cần sự can thiệp của con người Mặc dù có nhiều hình thức đầu vào khác nhau, nhưng dữ liệu vẫn đóng vai trò quan trọng nhất để đảm bảo rằng kết quả cuối cùng đạt được như mong đợi.
Xử lý (Processing) là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra hữu ích Bao gồm tính toán, so sánh, lọc, tổng hợp,… Quá trình này có thể thực hiện bằng cách thủ công hoặc có sự hỗ trợ từ máy tính.
GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI
1.2.1 Lý do chọn đề tài
Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, nhiều công ty và tổ chức phải đối mặt với nhiều thách thức Để duy trì khả năng cạnh tranh, cần phải áp dụng một phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề, đồng thời đảm bảo truy cập và chia sẻ thông tin một cách độc lập, tập trung và hiệu quả Trong ngữ cảnh này, hệ thống quản trị tích hợp (ERP - Enterprise Resource Planning) trở nên không thể thiếu Nó tích hợp toàn bộ các khía cạnh của doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện, giúp mọi thành viên trong tổ chức có thể truy cập và sử dụng thông tin hiệu quả
Trong thực tế hiện nay, Odoo đứng là một trong những phần mềm ERP nổi tiếng và phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các công ty và tổ chức Odoo được thiết kế để tương tác và tích hợp các phần mềm và quy trình kinh doanh khác nhau trong một doanh nghiệp, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quá trình sản xuất và bán hàng, quản lý kho, quản lý dự án, và nhiều khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh Với sự sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp lớn, việc hiểu biết và thành thạo về hệ thống này có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, cung cấp cơ sở để cải thiện quy trình kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc
Với Odoo, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và cấu hình hệ thống theo nhu cầu của mình Nó cung cấp một giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng, cho phép người dùng truy cập thông tin quan trọng và thực hiện các hoạt động quản lý từ một nền tảng duy nhất Odoo cũng hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác thông qua giao diện ứng dụng lập trình (API), cho phép các doanh nghiệp
32 mở rộng và tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu của mình Một trong những điểm mạnh của Odoo là khả năng tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau vào một hệ thống duy nhất Việc này giúp tăng tính hiệu quả và đồng bộ hóa các hoạt động trong doanh nghiệp Ví dụ, thông tin về đơn hàng từ bộ phận bán hàng có thể được truy cập ngay lập tức bởi bộ phận sản xuất và quản lý kho hàng, giúp tăng cường quy trình sản xuất và quản lý hàng tồn kho Ngoài ra, Odoo cũng có cộng đồng người dùng và nhà phát triển rộng lớn, cung cấp nhiều module và ứng dụng bổ sung Các module này được phát triển bởi cộng đồng và có sẵn dưới dạng mã nguồn mở, cho phép người dùng tùy chỉnh và mở rộng chức năng của Odoo theo nhu cầu cụ thể
Sử dụng Odoo giúp các công ty và tổ chức duy trì cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện nay Odoo cung cấp một nền tảng tổ chức thông tin hiệu quả và tập trung, cho phép mọi cá nhân trong tổ chức truy cập thông tin cần thiết một cách dễ dàng Bằng cách tích hợp các quy trình và hoạt động khác nhau vào một hệ thống duy nhất, Odoo giúp cải thiện tính hiệu quả và năng suất làm việc Nó cũng giảm thiểu sự trùng lặp và sai sót, cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định và hỗ trợ quản lý chiến lược Ngoài ra, Odoo không chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn, mà còn có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, dịch vụ, bán lẻ, tài chính, bất động sản, và nhiều ngành nghề khác. Điều này mang lại sự linh hoạt và dễ dàng trong việc áp dụng kiến thức về Odoo vào các doanh nghiệp trong các ngành khác nhau Ở thời đại công nghệ ngày càng tiên tiến như hiện nay, Odoo không chỉ đơn giản là một phần mềm ERP truyền thống Nó liên tục phát triển và chú trọng đến các xu hướng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, học máy, Internet of Things (IoT) và điện toán đám mây Những xu hướng công nghệ này mang lại cơ hội và thách thức mới cho Odoo và các công ty sử dụng nó Việc nghiên cứu về Odoo và hệ thống quản trị tích hợp giúp cập nhật và hiểu rõ hơn về những xu hướng mới này, từ đó đóng góp vào sự phát triển của lĩnh vực này và tạo ra những kiến thức mới
Trong bài nghiên cứu này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Odoo và phân tích chi tiết, tìm hiểu chuyên sâu về phương thức hoạt động, cách vận hành và xử lý của phần mềm hệ thống này thông qua các ứng dụng thực tế trong các mô hình doanh nghiệp Thông qua tiềm năng phát triển của ngành công nghiệp ERP, việc chọn đề tài “ Tìm hiểu về hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP Odoo” là nhằm mục đích trang bị những kiến thức hữu ích và chuyên sâu trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp và công nghệ thông tin, từ đó giúp định hướng kế hoạch phát triển rõ ràng khi áp dụng Odoo vào hoạt động điều hành và quản trị tổ chức hoặc doanh nghiệp trong tương lai.
Bài tiểu luận được xây dựng dựa trên những mục tiêu sau:
Thứ nhất, tìm hiểu cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nói chung và tập trung sâu vào hệ thống quản trị tích hợp.
Thứ hai, nghiên cứu cơ sở lý thuyết và thực tiễn của hệ thống quản trị tích hợp thông qua việc phân tích phương thức hoạt động phần mềm Odoo ERP.
Thứ ba, tổng hợp dữ liệu và kết quả của bài nghiên cứu từ các nguồn khác nhau.
Cuối cùng, thông qua nội dung bài nghiên cứu, người đọc sẽ tiếp thu được những kiến thức cần thiết trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.
1.2.3 Giới hạn phạm vi nghiên cứu
Môn Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL).
Giao diện, công cụ, thao tác quản lý và vận hành hệ thống phần mềm Odoo ERP.
Các tính năng của Odoo ERP.
Môn hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL).
Một số bài nghiên cứu khoa học, luận văn tốt nghiệp.
Cách sử dụng hệ thống Odoo ERP.
ERP – Enterprise Resources Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp).
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: nghiên cứu các tài liệu giảng dạy và tham khảo liên quan của ERP và Odoo ERP.
Phương pháp điều tra: Điều tra các phương pháp và mô hình dữ liệu, thông tin về cách sử dụng, điều hành và quản lý Odoo ERP.
Phương pháp thực nghiệm: Thực nghiệm với các công cụ hỗ trợ trên nền tảng Odoo ERP.
Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến, hỏi ý kiến, phỏng vấn vềOdoo ERP.
GIỚI THIỆU VỀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM NGUYÊN BÌNH
Công ty TNHH Thực Phẩm Nguyên Bình được lấy tên chính thức từ 01/01/2011 Năm 1996 là cột mốc quan trọng của công ty, khi đó công ty đã bắt đầu sản xuất bột ngọt Với hệ thống phân phối của mình, công ty đã đưa những sản phẩm đến tay người tiêu dùng Đồng thời, với phương châm chất lượng, vệ sinh, đặc biệt là các gia vị phù hợp với sở thích của người Việt Nam Sản phẩm QUEEN đã nhận được sự quan tâm, đánh giá cao từ người dung.
Hiện nay, công ty đã có chi nhánh ở các miền trên đất nước Đồng thời, công ty đang gia tăng sản xuất, phân phối sản xuất trên thị trường Với tôn chỉ lấy chất lượng sản phẩm và sức khỏe người tiêu dùng là nhiệm vụ và mục tiêu hàng đầu. Nguyen Binh Food không ngừng cải tiến, đa dạng hoá, quản lý chất lượng cho các dòng sản phẩm và thương hiệu của Công ty.
Các danh mục sản phẩm và thương hiệu của Công ty Nguyên Bình như sau:
Bột ngọt (mì chính) hiệu Queen, Five Stars
Dầu Thực vật hiệu Queen, Dầu Đậu nành hiệu Lively
Hạt nêm vị Heo, Tôm (mặn) và Nấm (chay) hiệu Queen
Nước mắm cá cơm hiệu Queen
Gạo Thơm lài, Tài nguyên, ST25 hiệu Nữ Hoàng
Sữa đặc có đường hiệu Thần Tài
Yến sào chưng hủ hiệu Nữ Hoàng
Yến Sào tinh chế cao cấp hiệu Nữ Hoàng
Đông Trùng Hạ Thảo cao cấp hiệu Nữ Hoàng
Công ty TNHH Thực Phẩm Nguyên Bình (Nguyen Binh Food) có tiền thân là Công ty TNHH Thương Mại Việt Trang (thành lập theo giấy phép Đăng Ký Kinh Doanh từ 1995)
Từ 1995 đến nay, Trải qua bề dày hoạt động gần 3 thập kỷ: Nguyen Binh Food được biết đến danh tiếng nhờ vào một số thành tựu đáng kể như sau:
Từ 1994 – 2008: Nguyen Binh Food làm Tổng Đại Lý Phân Phối, phụ trách xây dựng mạng lưới tiêu thụ thị trường Miền Bắc nói riêng và thị trường toàn quốc nói chung cho Tập Đoàn VEDAN Việt Nam với tồng lượng Bột Ngọt (Mì Chính) tiêu thụ đạt mức đỉnh mức 3,200 tấn / tháng vào năm 2004.
Từ 2008 – 2010: Hợp tác với Tập Đoàn Lam Soon Malaysia và Singapore trong việc chuyển giao công nghệ, Nguyen Binh Food đã xây dựng nhà máy sản xuất, chiết rót, đóng gói dầu ăn, bột ngọt QUEEN (Nữ Hoàng), trở thành một trong những nhà máy tiên tiến và công nghệ bậc nhất tại thị trường Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 22000: 2005 do Trung Tâm Quacert cấp giấy Chứng Nhận.
Từ khi thành lập đến nay: Nguyen Binh Food đã xây dựng một mạng lưới khách hàng uy tín và rộng lớn với khoảng 100 Nhà Phân Phối, Đại Lý sỉ lẻ lớn nhỏ đã và đang hợp tác với Công ty trên khắp lãnh thổ Việt Nam
Song song với nâng cao chất lượng sản phẩm, khuếch trương thương hiệu Công ty đã luôn quan tâm chăm sóc hệ thống bán hàng truyền thống khu vực miềnBắc, tiếp tục phát triển mở rộng hệ thống Nhà Phân Phối, Đại Lý bán sỉ, lẻ ở khu vực miền Trung, Tây Nguyên, các tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long và miền Đông Nam Bộ Nhờ có chính sách tiếp thị phù hợp và cạnh tranh, chất lượng sản phẩm đặt lên hàng đầu, hệ thống điều phối, kho hàng linh động và khoa học, mà ngày nay hệ thống bán hàng của Công ty Nguyên Bình đã 90% phủ kín khắp toàn quốc, sản phẩm chiếm lòng tin của khách hàng Các thương hiệu sản phẩm của Công ty như QUEEN, NỮ HOÀNG, THẦN TÀI…v…v đã quen thuộc và gần gũi với những người nội trợ cũng như các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tiêu thụ thực phẩm như siêu thị, nhà hàng, khách sạn, khu công nghiệp,…
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐỀ TÀI
SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng để quản lý và tổ chức các quy trình kinh doanh và tài nguyên của một doanh nghiệp Hệ thống ERP được thiết kế để tích hợp các hoạt động và thông tin từ các phòng ban và chức năng khác nhau trong một doanh nghiệp, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất và nhiều lĩnh vực khác Nó cung cấp một cơ sở dữ liệu chung và các công cụ phân tích để giúp các phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp truy cập thông tin và tương tác với nhau một cách hiệu quả hơn
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh, giảm thiểu thủ tục thủ công, cải thiện tính nhất quán và chính xác của dữ liệu, đồng thời cung
36 cấp thông tin phân tích để hỗ trợ quyết định chiến lược Nó cũng cho phép các phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp tương tác và cộng tác một cách hiệu quả hơn, từ đó tạo ra sự tích hợp và tăng cường hiệu quả làm việc đội nhóm
Hệ thống ERP thường được triển khai thông qua việc sử dụng một phần mềm ERP chuyên dụng, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và quy trình kinh doanh cụ thể của mỗi doanh nghiệp Ngoài ra, nhiều hệ thống ERP cũng hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng và công nghệ bên ngoài, như hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), SCM (Quản lý chuỗi cung ứng), hệ thống quản lý kho và nhiều hệ thống khác, giúp tạo ra một hệ thống thông tin toàn diện cho doanh nghiệp.
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Từ những năm 60 của thế kỉ XX, sự ra đời của hệ thống lập kế hoạch vật liệu (Materials Requirements – MRP) được phát triển để giải quyết các vấn đề của các công ty sản xuất với quy mô lớn cần quản lý vật tư một cách hiệu quả hơn.
Hệ thống MRP đầu tiên được nghiên cứu và phát triển bởi một nhà sản xuất máy kéo và máy xây dựng là J.D Case cùng phối hợp với IBM (International Business Machines) một trong những tập đoàn công nghệ đa quốc gia có quy mô lớn nhất thế giới hiện nay.
Việc tạo ra hệ thống MRP đòi hỏi yêu cầu cao về tài chính và nhân lực bao gồm nhóm các chuyên gia để kiểm soát hoạt động, bắt đầu với những công việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho và sản xuất nhưng chiếm không gian lớn Từ những khâu quản lý đó, nhà sản xuất có thể kiểm soát các hoạt động thu mua nguyên liệu cũng như vận chuyển sản phẩm đến nơi kế tiếp trong kế hoạch với kế hoạch vận hành sản xuất tối ưu hơn.
Mặc dù tạo được sức hút lớn vào những năm 70, nhưng công nghệ này vẫn chưa đáp ứng được hầu hết các doanh nghiệp mà chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp có quy mô và nguồn ngân sách lớn để phân bổ nguồn lực phát triển nội bộ Mãi đến khi các nhà cung cấp phần mềm lớn như Oracle, JD Edwards, đưa ra các bước cải tiến lớn để làm cho chúng có phát huy tác dụng được với nhiều doanh nghiệp hơn. Đến thập niên 80, hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) đầu tiên xuất hiện và đánh dấu lịch sử sự phát triển của ERP Hệ thống MRP II không chỉ hỗ trợ quản lý các quy trình sản xuất và tồn kho, mà còn phối hợp hoạt động tiên tiến hơn với các bộ phận khác nhau có liên quan đến quán đến hệ thống sản xuất Điều đó cũng thu hút ánh nhìn của các ngành công nghiệp khác nhắm tới một hệ thống tồn tại một thứ gì đó cực kì tiềm năng.
Cho đến năm 1990, thuật ngữ "hoạch định nguồn lực doanh nghiệp" được đưa ra bởi công ty nghiên cứu Gartner và đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng không chỉ trong ngành công nghiệp sản xuất mà còn mở rộng sang các ngành công nghiệp khác nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động tổ chức Điều này diễn ra trong bối cảnh các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) xuất hiện với các đặc điểm hiện tại, tức là hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất được cung cấp và phân phối trên toàn bộ doanh nghiệp Hệ thống ERP cung cấp các chức năng kinh doanh khác như thống kê và báo cáo kế toán, thông tin kỹ thuật và các thông tin liên quan đến công nghệ và máy móc, cũng như hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực và cung cấp nguồn dữ liệu chính xác cho tất cả nhân viên.
Vào cuối những năm 90, vào năm 1998, sự phát triển đột phá nhất là sự xuất hiện của ERP đám mây được nghiên cứu và phát triển bởi NetSuite Đây là một bước tiến lớn so với các hệ thống trên nền tảng cơ sở hạ tầng (on-premise), vì nó cho phép kết nối và truy xuất dữ liệu kinh doanh quan trọng chỉ cần có thiết bị kết nối Internet ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào Đồng thời, nó giúp giảm chi phí đầu tư cho việc xây dựng và bảo trì cơ sở hạ tầng phần cứng cũng như nhân lực công nghệ thông tin Điều này đã làm cho việc triển khai hệ thống trở nên mượt mà và dễ dàng hơn.
Bước vào thế kỷ XXI, việc phổ cập hệ thống ERP đã ngày càng gia tăng, và những hệ thống này đã bắt đầu tích hợp Internet để cải thiện khả năng tương tác và trao đổi dữ liệu giữa các nguồn dữ liệu khác nhau Điều này bao gồm nhiều ứng dụng như văn phòng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), thương mại điện tử và tự động hóa tiếp thị, cũng như các ứng dụng hậu cần như quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và quản lý nguồn nhân lực (HRM)
Từ những năm 2010, các hệ thống ERP chuyển từ mô hình triển khai on-premise sang triển khai trên đám mây, đồng thời có sự tích hợp của AI và phân tích dữ liệu giúp hỗ trợ quy trình ra quyết định và hiệu suất của tổ chức.
Hiện nay, ERP hiện đại thường tích hợp với Internet of Things (IoT) để thu thập dữ liệu từ các thiết bị kết nối, cung cấp thông tin trong thời gian thực và cải thiện quy trình sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng Để đáp ứng nhu cầu ngày càng phức tạp của các doanh nghiệp, hệ thống ERP đang không ngừng được cập nhật và nâng cấp.
2.1.3.1 Phân hệ Kế toán – Tài chính
Kế toán tài chính là phân hệ cung cấp bức tranh tài chính của doanh nghiệp bao gồm: sổ cái, các khoản phải thu, phải trả, báo cáo tài chính Cùng thuộc hệ thống ERP, phân hệ tài chính kế toán được kế thừa dữ liệu từ các phân hệ còn lại:
Quản lý Kho, Quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng, Quản lý nhân sự Nhờ đó, khi các giao dịch xảy ra thì các bút toán về sự thay đổi hàng tồn kho, khoản phải thu, phải trả được đồng bộ hoá vào sổ kế toán một cách chính xác mà không mất nhiều thời gian để nhập liệu Mà từ đó có thể xây dựng kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp các báo cáo đúng quy định Nhà nước nhưng cũng đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2.1.3.2 Phân hệ Marketing – Bán hàng
SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG ODOO ERP
2.2.1 Khái quát về Odoo ERP
Odoo là một hệ thống quản lý doanh nghiệp mã nguồn mở (ERP - Enterprise Resource Planning) được phát triển bởi Odoo S.A (trước đây là OpenERP) Nó cung cấp một loạt các ứng dụng để quản lý các khía cạnh khác nhau của một doanh nghiệp, bao gồm bán hàng, mua hàng, quản lý kho, quản lý dự án, quản lý nhân sự, kế toán và nhiều hơn nữa.
Odoo được xây dựng trên ngôn ngữ Python và sử dụng cơ sở dữ liệu PostgreSQL Nó có một giao diện người dùng web đơn giản và dễ sử dụng, cho phép người dùng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet Một trong những đặc điểm nổi bật của Odoo là tính linh hoạt và mở rộng Người dùng có thể tùy chỉnh và mở rộng các ứng dụng sẵn có, hoặc tạo ra các ứng dụng mới dựa trên nhu cầu cụ thể của họ Odoo cũng có một cộng đồng lớn và năng động, cung cấp nhiều module và giải pháp mở rộng được phát triển bởi các nhà phát triển độc lập Một số tính năng khác của Odoo bao gồm tích hợp dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau, quản lý quy trình kinh doanh, tạo báo cáo tùy chỉnh, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), tích hợp thanh toán trực tuyến, tích hợp thư điện tử và lịch trình, và nhiều tính năng khác.
Với tính linh hoạt, khả năng mở rộng và cộng đồng phát triển mạnh mẽ, Odoo đã trở thành một trong những hệ thống quản lý doanh nghiệp phổ biến và được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.
2.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Odoo ERP
“Người tí hon” Odoo ra đời từ năm 2005, một phần mềm có mã nguồn mở được phát triển bởi Fabien Pinckaers với cái tên đầu tiên là TinyERP Với mong muốn và kỳ vọng làm thay đổi hoàn toàn cách nhìn và cách mà các chủ doanh nghiệp quản lý tổ chức và mục tiêu là tối đa hóa giá trị mà một phần mềm ERP mang lại và vươn lên vị trí dẫn đầu, và chính ngay thời điểm đó, SAP chính là “gã khổng lồ” sừng sững trong lĩnh vực phần mềm
Sau ba năm, khi mà không có chủ doanh nghiệp nào đồng ý đầu tư một khoản vốn khá lớn vào một hệ thống có quy mô nhỏ như vậy Fabien quyết định chính thức sử dụng thương hiệu OpenERP thay cho TinyERP, đồng thời cho ra mắt nhiều module của phần mềm hơn Dần dần, lượng khách hàng được thu hút ngày càng nhiều bởi sự cố gắng không ngừng nghỉ của Fabien và đội ngũ nhân viên của mình Đến năm 2010, phần mềm OpenERP phát triển khá ổn định, được duy trì bởi doanh nghiệp với hơn 100 nhân sự Tuy nhiên, phần mềm cần được tiếp tục cải tiến hơn, cần cải thiện và nâng cao hơn về giao diện hiển thị và tăng độ thân thiện với người dùng Để thúc đẩy quá trình nghiên cứu và phát triển, công ty được chuyển đổi từ doanh nghiệp dịch vụ sang doanh nghiệp sản xuất phần mềm, đồng thời tạm dừng cung cấp một số dịch vụ cho khách hàng và toàn bộ nhân viên, tất cả nguồn lực đổ dồn vào xây dựng hệ thống đối tác và cung cấp các gói bảo trì Với khoản đầu tư từ Sofinnova Partners và Xavier Niel, các phòng ban được mở rộng và đội ngũ nhân sự được hoàn thiện đầy đủ Từ đấy, công ty phát triển với tốc độ nhanh chóng mặt, mạng lưới đối tác được mở rộng tại trên 100 quốc gia với hơn 500 đối tá Đồng thời được đánh là là doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh nhất nước Bỉ lúc bấy giờ
Năm 2013,với hơn 2 triệu người dùng và 1000 lượt cài đặt mỗi ngày, OpenERP ngày càng được ưa chuộng và vượt mặt SAP
Năm 2014, OpenERP được đổi tên thành Odoo, hoàn toàn thoát khỏi ERP truyền thống, đồng thời ra mắt phiên bản 8.0 ưu việt hơn và tích hợp tùy chỉnh hơn 3000 module, đồng thời có thể không bị hạn chế ở bất cứ quy trình nào khi cài đặt và triển khai hệ thống ERP Ngoài ra, để duy trì được vị thế của mình, Odoo không ngừng phải đầu tư vào các chiến lược marketing, bán hàng, kế toán, quản lý kho hàng và mua sắm, Bắt đầu xâm lấn thị trường với các bước đầu tư phát triển mạnh mẽ hệ thống CMS và eCommerce cho riêng mình
Từ một người tí hon, Odoo ERP trở thành một công cụ không thể thiếu với nhiều doanh nghiệp, mang vị thế hàng đầu thế giới hay có thể nói là một gã khổng lồ đích thực.
2.2.3 Các phân hệ chính của Odoo ERP
Phần mềm Odoo tích hợp hơn 30 phân hệ và hơn 1000 ứng dụng tuỳ chỉnh nhằm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp hiệu quả Tuy nhiên, tuỳ vào mô hình và nhu cầu sử dụng doanh nghiệp có thể lựa chọn những phân hệ phù hợp Về cơ bản, phần mềm Odoo vẫn có một số phân hệ chính như sau:
Phân hệ chăm sóc khách hàng – CRM Phân hệ CRM sẽ tổng hợp thông tin khách hàng từ các cuộc điện thoại, tin nhắn và email, kèm theo lịch sử
44 mua hàng Dựa trên dữ liệu này, nó cung cấp các đề xuất đa dạng để tăng khả năng tiếp cận và giữ chân khách hàng tiềm năng Odoo ERP cung cấp cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ, chi tiết về khách hàng cho phép nhân viên dễ dàng truy cập nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
Phân hệ Bán hàng – Sales Phân hệ Bán hàng đảm nhiệm quy trình bán hàng từ quản lý báo giá, tạo đơn đặt hàng đến quản lý thanh toán của khách hàng Kết nối trực tiếp với phân hệ Chăm sóc khách hàng để đồng bộ thông tin, hỗ trợ chia sẻ dữ liệu kịp thời và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.
Phân hệ Mua hàng – Purchase Phân hệ Mua hàng triển khai trên Odoo giúp kiểm soát hiệu quả quá trình mua hàng để đảm bảo quản lý số lượng hàng trong kho Quy trình mua hàng bao gồm quản lý nhà cung cấp, tạo và gửi yêu cầu báo giá, yêu cầu mua hàng, tạo đơn đặt hàng, tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá, xác nhận hoá đơn và cuối cùng là đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
Phân hệ Quản lý Kho – Inventory Phân hệ Quản lý Kho trong Odoo cung cấp cái nhìn tổng thể về tình trạng hàng tồn kho bằng cách theo dõi số lượng, vị trí, và đơn vị lưu trữ của từng mặt hàng Không chỉ hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ mặt vật lý, mà còn giúp quản lý chi phí hàng tồn kho một cách hiệu quả và đảm bảo sự cân bằng giữa việc có đủ hàng tồn kho và chi phí.
Phân hệ Quản lý Sản xuất – Manufacturing Phân hệ này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và theo dõi hoạt động sản xuất một cách hiệu quả Phần mềm ERP tự động tạo ra các kế hoạch sản xuất tối ưu về chi phí và thời gian, dựa trên dữ liệu về sản xuất từ các kế hoạch hoặc đơn hàng Đồng thời, phân hệ này tính toán các yêu cầu về nguyên vật liệu, máy móc và lao động dựa trên mức định sẵn của sản xuất, giúp thiết lập kế hoạch và đặt hàng phù hợp với yêu cầu về thời gian, nguồn lực và máy móc Nó cũng điều chỉnh tiến độ sản xuất để nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Phân hệ Tài chính Kế toán Phân hệ Tài chính và Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình trạng tài chính hiện tại và dự báo trong tương lai Trong hệ thống phần mềm Odoo, phân hệ Kế toán cung cấp đầy đủ các chức năng và quy trình theo các thông tư như 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn diện về khía cạnh tài chính và kế toán.
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH TÀI NGUYÊN DOANH NGHIỆP
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO CỦA CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM NGUYÊN BÌNH
3.1.1 Quy trình quản lý vật tư/nguyên vật liệu
Khi có vật tư về, nhân viên mua hàng sẽ thông báo cho bộ phận kho biết và chuyển bản Copy PACKING LIST hoặc bản thông tin về lô hàng, giấy giao nhận hàng cho bộ phận kho Sau khi nhân viên kho kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu, thủ kho kiểm tra số lượng và chủng loại của vật tư có chính xác theo PACKING LIST hoặc bản thông tin về lô hàng, giấy giao nhận hàng hay không. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên kho có trách nhiệm cập nhật thông tin vào PHIẾU NHẬP KHO cho từng loại vật tư và sắp xếp vật tư trong kho, các thông tin này cũng được cập nhật vào THẺ KHO.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc khi có nhu cầu, bộ phận sản xuất có trách nhiệm viết PHIẾU ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU chuyển cho bộ phận kho Nhân viên bộ phận kho sẽ xuất kho theo yêu cầu và ghi nhận số lượng xuất kho vào PHIẾU XUẤT KHO và THẺ KHO của từng loại vật tư Khi chuyển giao hàng hóa cho bộ phận sản xuất, nhân viên thống kê bộ phận sản xuất và nhân viên QC có trách nhiệm giám sát hoạt động và cập nhật vào SỔ NHẬT KÝ BÀN GIAO NGUYÊN VẬT LIỆU-TKNVL-TCSX nhằm đảm bảo việc xuất hàng hóa theo đúng yêu cầu.
Bước 3: Kiểm kê kho nguyên vật liệu
Việc kiểm kê sẽ được tiến hành định kỳ một tháng một lần
Bộ phận kho, kế toán, sản xuất tiến hành kiểm kê
Kết quả kiểm kê được ghi nhận vào BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO
Kết quả kiểm kê sẽ được trình và thông báo tới Ban giám đốc và Phòng kế toán. Trong trường hợp phát sinh chênh lệch giữa thực tế kiểm kê và số liệu trên chứng từ, các phòng ban liên quan phối hợp để tìm ra nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục tránh tái diễn sau này.
3.1.2 Quy trình quản lý kho thành phẩm
Sản phẩm sau khi qua bộ phận QC (kiểm tra chất lượng) kiểm tra sẽ được chuyển tới kho thành phẩm để nhập kho Nhân viên kho cập nhật số liệu vào PHIẾU NHẬP KHO và THẺ KHO
Sắp xếp thành phẩm trong kho theo quy định Sản phẩm được xếp trên các pallet và sẽ được treo mã số để quản lý số lượng và nhận dạng chủng loại hàng hóa.
Dựa vào PHIẾU PHÁT HÀNG THÀNH PHẨM do phòng kinh doanh cung cấp, nhân viên kho có trách nhiệm xuất kho theo yêu cầu, đồng thời phát hành BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA với đầy đủ chữ ký của nhân viên vận chuyển, nhân viên kho, khách hàng
Số liệu nhập và xuất sản phẩm phải được cập nhật vào THẺ KHO cho từng chủng loại hàng hóa để kiểm soát số liệu tồn kho thực tế.
Bước 3: Kiểm kê kho thành phẩm
Việc kiểm kê sẽ được tiến hành định kỳ một tháng một lần
Bộ phận kho, kế toán, sản xuất tiến hành kiểm kê
Kết quả kiểm kê được ghi nhận vào BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO.
Kết quả kiểm kê sẽ được trình và thông báo tới Ban giám đốc và Phòng kế toán. Trong trường hợp phát sinh chênh lệch giữa thực tế kiểm kê và số liệu trên chứng từ, các phòng ban liên quan phối hợp để tìm ra nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục tránh tái diễn sau này.
T Biểu mẫu Mã số Thời gian lưu Nơi lưu
1 PHIẾU ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP
SỔ NHẬT KÝ BÀN GIAO
3 BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO
Phòng QLKV Phòng kế toán
4 HƯỚNG DẪN TÁC NGHIỆP BỘ HD01/ Đến khi Phòng
Bảng 3.1 Bảng biểu mẫu quản lý kho
3.1.3 Cụ thể quy trình nhập dầu ăn từ bao flexibag
Bước 1: Xác nhận nguồn gốc
Kiểm tra hóa đơn tàu biển, hóa đơn nhà vận chuyển container, hợp đồng với nhà cung ứng nguyên vật liệu.
Hợp đồng này được phòng xuất nhập khẩu công ty gửi ra trước khi lô hàng về. Nếu không đạt: Báo cáo lên Ban lãnh đạo để có hướng xử lý.
Thông báo phòng Xuất nhập khẩu, để trao đổi với nhà cung cấp.
Nhân viên kho kiểm tra niêm chì xem có còn nguyên vẹn và khớp với số niêm chì trong chứng từ.
Cho xe vào cân, nhân viên kho NVL nhập dữ liệu vào máy tính cân lần 1.
Nhân viên QC tiến hành lấy mẫu theo HD01/QLCL-PTDA-03 (Vị trí lấy mẫu nằm phía trên bao Flexibag 20 tấn, hoặc phía dưới tùy theo nhà cung cấp)
Mẫu lô hàng phải được kiểm tra tại phòng thí nghiệm các chỉ tiêu như : Chiết suất, Màu, FFA, PV, Mùi.
Sau khi kiểm tra và so sánh, chỉ tiêu thực tế với chỉ tiêu chuẩn đã đề ra trong hợp đồng, xem Đạt hay Không Đạt. Điền vào BM01/QLCL-NVLB-02 Phải có chữ ký của nhân viên QC-phân tích có kết luận chất lượng lô hàng.
Nếu không đạt Nv.QC - phân tích yêu cầu QC-NVL sẽ lấy mẫu lần 2 theo HD01/QLCL-PTDA-03 để tiếp tục phân tích lại lần 2.
Phân tích mẫu giống như lần 1 với các chỉ tiêu: Chiết suất, Màu, FFA, PV, Mùi Điền vào BM01/QLCL-NVLB-02.
Ghi đầy đủ thông tin và kết quả theo biểu mẫu.
Nếu tiếp tục lần 2 không đạt, phải tiến hành thông báo ngay với Trưởng phòng QLCL để lập báo cáo xác nhận hoàn trả lô hàng Ghi rõ chỉ tiêu thông số đã kiểm tra so sánh với hợp đồng và lý do vì sao không nhận hàng, thông báo cho Phòng xuất nhập khẩu/Giám đốc nhà máy/ CTHĐQT.
Trường hợp dầu không đạt chất lượng mà vẫn bơm vào bồn Khi đó Trưởng phòng phải báo cáo Giám đốc nhà máy/Giám đốc công ty/CTHĐQT để đưa ra hướng xử lý Phải tìm hiểu nguyên nhân gây ra sai sót và quy trách nhiệm theo từng công đoạn.
Bước 8: Pha chất bảo quản (khi đã đạt)
Làm theo phần mục 5.4 của HD01/QLCL-PTDA-03 Đây là công đoạn quan trọng do đó nhân viên QC-NVL phải thực hiện đúng theo hướng dẫn.
Bước 9: Bơm dầu vào bồn
Kiểm tra hệ thống đường ống, van, lọc Mở van của đường ống dẫn vào bồn cần nhập
Trong quá trình nhập khoảng 10 phút theo dõi hệ thống phao báo mức dầu ở bồn đang nhập xem có bị kẹt phao.
Trong quá trình nhập dầu phải tuyệt đối không đi nơi khác.
Lấy mẫu lưu theo HD01/QLCL-PTDA-03.
Bước 10: Kết thúc nhập dầu
Tắt bơm, khoá van Kiểm tra phao báo số lượng dầu trong bồn Vì có trường hợp phao bị kẹt không di chuyển nên báo mức dầu sai.
Nhân viên kho cân lại container lần 2 để lấy khối lượng thực của dầu bơm vào bồn.
Khoá bồn pha chất bảo quản lại Vệ sinh sạch sẽ khu vực nhập dầu.
TT Biểu mẫu Mã số Thời gian lưu Nơi lưu
01 Kết quả kiểm tra BM01/QLCL-NVLB-02 03 Phòng lưu mẫu
Bảng 3.2 Bảng biểu mẫu nhập dầu ăn từ bao flexibag
3.1.4 Triển khai quy trình mua hàng và nhập kho trên phần mềm Odoo ERP
Bước 2: Chọn Mới để tạo Yêu cầu báo giá
Nhập thông tin mẫu Yêu cầu báo giá như hình và
Bước 3: Bấm Xác nhận đơn hàng
Bước 4: Để mua sản phẩm đó chọn Nhận sản phẩm
Bước 5: Kiểm tra thông tin và bấm
Vậy là Nhận hàng đã hoàn tất
Bước 6: Chọn Đơn hàng>>Đơn mua hàng để quay trở lại để tạo hóa đơn và thanh toán
Bước 7: Chọn Tạo hóa đơn
Bước 8: Nhập thông tin hóa đơn như hình và bấm Xác nhận
Bước 9: Chọn Ghi nhận thanh toán
Bước 10: Chọn Tiền mặt và Thanh toán
Như vậy đơn hàng đã đi vào quá trình thanh toán
Bước 12: Vào Báo cáo>>Lịch sử dịch chuyển
ST25-5kg và 450 bịch gạo Làng thơm 5Kg vừa mua đã hoàn tất dịch chuyển vào kho
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM NGUYÊN BÌNH
TY TNHH THỰC PHẨM NGUYÊN BÌNH
3.2.1 Quy trình quản lý sản xuất
Dựa vào yêu cầu từ phía Ban lãnh đạo hoặc phòng Kinh doanh, Trưởng phòng kế hoạch/Quản đốc sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất cho từng tháng (từng quý nếu cần) theo biểu mẫu "Kế hoạch sản xuất tháng (Tuần) – BM12/QLSX- QTSX-01" Sau khi lập xong, kế hoạch này được Ban Giám đốc phê duyệt và được phân phối tới các bộ phận liên quan trong Nhà máy
Trong trường hợp phải thay đổi lại Kế hoạch sản xuất, Trưởng phòng kế hoạch/Quản đốc sản xuất là người chịu trách nhiệm lập lại kế hoạch trình Ban Giám đốc phê duyệt và phân phối tới các bộ phận liên quan, đồng thời thu hồi lại toàn bộ bản kế hoạch cũ.
Bước 2: Chuẩn bị sản xuất
Sau khi nhận được kế hoạch sản xuất tháng đã được phê duyệt, nhân viên kế hoạch lập kế hoạch chi tiết cho từng tuần/ngày và các phòng ban chuẩn bị
59 nguyên liệu đầu vào, chuẩn bị máy móc, phân công nhân lực cho phù hợp để tiến hành sản xuất.
Bước 3: Kiểm soát quá trình sản xuất
Việc kiểm soát quá trình sản xuất (bao gồm số lượng và chất lượng sản phẩm, quản lý thiết bị) được thực hiện tại từng công đoạn thích hợp
Nhân viên kế hoạch sẽ lập dự trù nguyên vật liệu và gửi nhân viên thống kê nguyên vật liệu "Phiếu đề nghị cung cấp nguyên vật liệu – BM02/QLSX-QTSX- 01" Nhân viên thống kê kết hợp với phụ trách kho để xuất nguyên liệu theo yêu cầu và giao lại cho trưởng ca.
Kết thúc mỗi ca, Trưởng ca và nhân viên thống kê sẽ tập hợp các thông tin về tình hình sản xuất, bao gồm: số lượng thành phẩm, thời gian chạy máy, các sự cố phát sinh, nguyên vật liệu dư , kết quả theo dõi được tổng hợp lại theo "Sổ nhật ký giao ca – BM06/QLSX-QTSX-01", “Sổ nhật ký thành phẩm đóng thùng dầu – BM05/QLSX-QTSX-01”, “Theo dõi vận hành dây chuyền sản xuất – BM08/KTCD-BTBD-01”, “Sổ nhật ký tham gia đóng thùng dầu – BM04/QLSX-QTSX-01”, “Sổ nhật ký thành phẩm dầu giao qua kho – BM07/QLSX-QTSX-01”
Nguyên vật liệu chờ sản xuất tại từng công đoạn/khu vực được để tại từng khu vực và được bảo quản đảm bảo không ảnh hưởng về chất lượng và an toàn thực phẩm cho sản phẩm.
Sản phẩm chỉ được phép thông qua khi đã được bộ phận QC kiểm tra tất cả các chỉ tiêu hóa lý, vi sinh, cảm quan (theo Kế hoạch kiểm tra chất lượng sản phẩm). Khi sản phẩm kiểm tra không đạt yêu cầu, sản phẩm đó được nhận biết, tách ra và xử lý theo mục 5.5 về Kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
Sản phẩm cuối cùng sau khi kiểm tra đạt yêu cầu được bảo quản và lưu giữ trong kho thành phẩm theo đúng quy định về quản lý kho
Trong trường hợp quá trình sản xuất không đáp ứng kế hoạch đề ra, Quản đốc sản xuất chịu trách nhiệm thông báo trực tiếp cho P.Giám đốc SX để đưa ra phương án thích hợp.
Bước 4: Vệ sinh khu vực sản xuất
Kết thúc sản xuất, từng bộ phận liên quan trong phân xưởng phải thực hiện vệ sinh khu vực mình quản lý, thực hiện theo các hướng dẫn công việc cụ thể của từng công đoạn.
Bước 5: Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Sản phẩm trong quá trình sản xuất hoặc do khách hàng trả về sau khi được nhân viên QC kiểm tra chất lượng phát hiện không phù hợp sẽ phải được tách riêng
(tập trung tại khu vực để sản phẩm không phù hợp) và treo biển “Đang theo dõi”
Trưởng phòng QC/P.Giám đốc Sản xuất sẽ là người chịu trách nhiệm cho xử lý sản phẩm không phù hợp này theo các cách sau tùy theo từng trường hợp:
Chấp nhận cho tiếp tục sử dụng có nhân nhượng: sản phẩm này sau đó phải được theo dõi và kiểm tra chất lượng tại các công đoạn tiếp theo, trong trường hợp cần thiết phải thông báo tới bộ phận Kinh doanh và khách hàng về sản phẩm không phù hợp này
Sửa lại sản phẩm: sản phẩm sau khi sửa lại chỉ được chuyển sang các công đoạn sau nếu kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu.
Hủy bỏ sử dụng sản phẩm: nhân viên QC kết hợp với thủ kho, bộ phận kế toán tiến hành lập “Biên bản hủy sản phẩm”.
TT Tên biểu mẫu Mã số Thời gian lưu Nơi lưu
01 Phiếu đề nghị cung cấp NVL BM02/QLSX-QTSX-
02 Sổ nhật ký tham gia đóng thùng dầu BM04/QLSX-QTSX-
03 Sổ nhật ký thành phẩm đóng thùng BM05/QLSX-QTSX-
04 Sổ nhật ký giao ca BM06/QLSX-QTSX-
05 Sổ nhật ký thành phẩm dầu giao qua kho
06 Phiếu kế hoạch sản xuất tháng (tuần) BM12/QLSX-QTSX-
07 Phiếu biên bản giao nhận hàng phế phẩm
08 Biểu mẫu theo dõi vận hành dây chuyền sản xuất
Bảng 3.3 Bảng biểu mẫu quản lý sản xuất
3.2.2 Triển khai quy trình quản lý sản xuất trên phần mềm Odoo ERP
Menu sản xuất>>Mới để tạo lệnh sản xuất
Bước 2: Nhập thông tin như hình và bấm
Bước 3: Quay ra Menu Tồn kho>>
>>Yến chưng đông trùng hạ thảo
Bước 4: Sản xuất tất cả
Hoàn tất quy trình sản xuất
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM NGUYÊN BÌNH
3.3.1 Quy trình quản lý tuyển dụng
Hình 3.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng
Bước 1: Yêu cầu tuyển dụng
Trưởng phũng ban căn cứ định biờn nhõn sự đó được duyờ êt hoă êc căn cứ vào tỡnh hình sản xuất, kinh doanh của Công ty để đưa ra yêu cầu tuyển dụng theo “Phiếu yờu cầu tuyển dụng” Mụ êt số trường hợp, phũng HCNS sẽ nhõ ên được yờu cầu tuyển dụng trực tiếp từ BGĐ, HĐQT.
Trưởng phũng HC-NS kiểm tra, ký xỏc nhõ ên, sau đú trỡnh BGĐ phờ duyờ êt. Trong mụ êt số trường hợp phỏt sinh ngoài định biờn nhõn sự hoă êc ngoài kế hoạch tuyển dụng thì phòng ban cần tuyển dụng sẽ trình trực tiếp BGĐ/HĐQT phê duyờ êt “Phiếu yờu cầu tuyển dụng” sau khi được ký duyờ êt đầy đủ sẽ được chuyển đến bụ ê phõ ên tuyển dụng.
Bước 3: Tìm kiếm, chọn lọc ứng viên, mời phỏng vấn
Nhân viên tuyển dụng căn cứ vào “Phiếu yêu cầu tuyển dụng” để tìm ứng viên trên các kênh tuyển dụng và tiến hành quá trình chọn lọc ứng viên Hố sơ ứng viên được chọn sẽ được chuyển sang phòng ban có yêu cầu tuyển dụng Trưởng phũng ban này cú nhiờ êm vụ phản hồi thụng tin về thời gian phỏng vấn, ứng viờn tham dự cho nhõn viờn tuyển dụng chõ êm nhất sau 02 ngày kể từ ngày nhõ ên được hồ sơ/thông tin ứng viên.
Phòng HCNS lên kế hoạch phỏng vấn và liên lạc ứng viên mời phỏng vấn.
Bước 4: Thi bài viết – đánh giá kết quả
Các trưởng phòng ban chuẩn bị các bài thi viết dành cho từng vị trí chuyên môn cần tuyển và đáp án chuyển phòng HCNS (trường hợp không thi viết thì sẽ kiểm tra chuyên môn và phỏng vấn trực tiếp lần I)
Nhân viên tuyển dụng tổ chức thi viết, kiểm tra kết quả theo đáp án có sẵn và chuyển bài đến phũng ban cú yờu cầu tuyển dụng, trưởng phũng kiểm tra mụ êt lần nữa và chọn ứng viên cho phỏng vấn trực tiếp lần I Đồng thời thông báo cho
64 phũng HCNS thời gian phỏng vấn chõ êm nhất là 02 ngày sau khi nhõ ên được kết quả bài thi viết
Trả lại hồ sơ cho những ứng viờn khụng đạt Chỳ ý: Trong trường hợp mụ êt số chức danh không có bài thi viết thì bỏ qua bước này.
Phòng HCNS căn cứ vào kế hoạch của phòng ban có yêu cầu tuyển dụng để lên lịch phỏng vấn Nhân viên tuyển dụng liên lạc ứng viên mời phỏng vấn lần I Các ứng viên đến thi tuyển có trách nhiệm cập nhật thông tin cá nhân vào
“Phiếu ứng tuyển” (Không áp dụng cho các đối tượng là công nhân) Phòng HCNS chọn những ứng viên đạt
Những ứng viên tiềm năng thì lưu hồ sơ, còn những ứng viên khác mời trả hồ sơ.
Bước 6: Phỏng vấn lần II
Nhân viên tuyển dụng mời ứng viên đạt lần I đến phỏng vấn, chọn ứng viên đạt. Nếu xác định đây là lần phỏng vấn sau cùng thì TP.HCNS sẽ tham khảo ý kiến của trưởng phũng ban cú yờu cầu tuyển dụng, sau đú thỏa thuõ ên mức lương, cỏc điều kiờ ên làm viờ êc… với ứng viờn đạt phỏng vấn lần II Mụ êt số vị trớ quan trọng sẽ có thể phỏng vấn lần III
Nhân viên tuyển dụng lưu hồ sơ ứng viên tiềm năng, mời trả hồ sơ ứng viên không đạt.
Bước 7: Phỏng vấn lần III
BGĐ, HĐQT tham gia phỏng vấn Thỏa thuõ ên với ứng viờn mức lương, cỏc điều kiờ ên làm viờ êc khỏc… Lưu hồ sơ ứng viờn tiềm năng
Toàn bộ quá trình phỏng vấn (bao gồm lần I, II và III) được ghi nhân kết quả trên “Phiếu phỏng vấn tuyển dụng”.
Bước 8: Tiếp nhận thử việc
Phòng HCNS có trách nhiệm thông báo kết quả tuyển dụng cho các ứng viên liên quan Nhân viên nhân sự soạn thảo Hợp đồng lao động thử việc, trưởng phũng HCNS kiểm tra, ký nhỏy và trỡnh BGĐ ký duyờ êt
HĐLĐ thử việc sẽ được chuyển đến cho ứng viên được chọn, xem xét và ký. Phũng HCNS cú nhiờ êm vụ phổ biến nụ êi quy, qui định của Cụng ty cho nhõn viên mới.
Bước 9: Đánh giá quá trình thử việc
Kết thỳc thời gian thử việc theo quy định, Trưởng phũng cú nhiờ êm vụ đỏnh giỏ nhõn viờn thử viờ êc theo “Phiếu đỏnh giỏ quỏ trỡnh thử viờ êc” và phối hợp với TP.HCNS đưa ra các quyết định như sau:
Thử viờ êc khụng đạt: Chấm dứt thử viờ êc
Kộo dài thời gian thử viờ êc
Ký HĐLĐ chính thức theo mẫu của văn bản pháp luật quy định
TP.HCNS trỡnh Phiếu đỏnh giỏ quỏ trỡnh thử viờ êc đến BGĐ/HĐQT phờ duyờ êt.
“Phiếu đỏnh giỏ quỏ trỡnh thử viờ êc” được chuyển đến cho nhõn viờn nhõn sự.
Bước 10: Tiếp nhận chính thức
Dựa trên quyết định của BGĐ/HĐQT, Nhân viên nhân sự soạn thảo HĐLĐ chính thức đối với trường hợp nhân viên mới được đánh giá tốt, hoặc HĐLĐ thử việc đối với trường hợp kéo dài thời gian thử việc
TP.HCNS kiểm tra, ký nháy và trình BGĐ ký.
TT Biểu mẫu Mã số Thời gian lưu Nơi lưu
1 Bản mô tả công việc BM01/HCNS-
QTTD-02 Đến khi thay đổi
Phòng HCNS Các bộ phận liên quan
2 Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/HCNS-
QTTD-02 Đến khi nhân sự nghỉ việc Phòng HCNS
3 Phiếu ứng tuyển BM03/HCNS-
4 Phiếu phỏng vấn tuyển dụng
5 Thư tuyển dụng BM05/HCNS-
6 HĐLĐ thử việc BM06/HCNS-
7 Phiếu đánh giá quá trình thử viờ êc BM07/HCNS-
Bảng 3.4 Bảng biểu mẫu quản lý tuyển dụng
3.3.2 Triển khai quy trình quản lý tuyển dụng trên phần mềm Odoo ERP
Tuyển dụng>>Mới và Tạo một vị trí công việc>>Tạo xong vị trí ứng tuyển
Bước 2: Tạo hồ sơ ứng viên bằng cách vào Ứng viên>>Mới và nhập thông tin
Bước 3: Qua các giai đoạn
Thẩm định ban đầu>>Phỏng vấn lần đầu>>Phỏng vấn lần hai>>Đề xuất hợp đồng và ký hợp đồng>>Đã tuyển
Bước 4: Tạo nhân viên>>lúc này vào thẻ nhân viên thì Ứng viên đã có hồ sơ trên menu này
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG ODOO ERP VÀO MỘT SỐ
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ KHO VẬN
Phần mềm Odoo hiện đại không chỉ có khả năng kiểm soát mà còn quản lý hàng hóa, giúp các công ty hiểu rõ về tình trạng kho hàng một cách chính xác và theo dõi nó theo thời gian thực Phần mềm này cho phép công ty dễ dàng nắm bắt thông tin về số lượng hàng tồn trong kho và tự động cập nhật khi có nhập hoặc xuất hàng Một trong những ưu điểm của phần mềm Odoo là khả năng thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách nhanh chóng, đơn giản và chính xác Thay vì phải thực hiện việc kiểm đếm thủ công, chúng ta có thể sử dụng mã vạch để quét và cập nhật số lượng hàng tồn một cách tự động Điều này giúp giảm thiểu các sai sót và mất mát không cần thiết do quá trình kiểm đếm thủ công gây ra Tính năng tự động cập nhật số lượng hàng tồn trong kho thông qua mã vạch đã giúp cho công ty Nguyên Bình tăng hiệu quả sử dụng và tối thiểu hóa các chi phí liên quan Công ty có thể nhanh chóng nhận biết khi thiếu hàng và bổ sung kịp thời để đảm bảo không gây gián đoạn hoạt động kinh doanh Ngược lại, nếu hàng tồn quá nhiều, phần mềm sẽ cung cấp thông báo, giúp họ dừng nhập hàng để tránh lãng phí và chi phí không cần thiết
Phần mềm Odoo không chỉ giúp theo dõi chi tiết về quá trình nhập xuất hoặc chuyển hàng giữa các kho khác nhau trong cùng một tổ chức hoặc ở các địa điểm khác nhau, chi nhánh, mà còn mang đến nhiều ưu điểm quan trọng khác. Bằng cách sử dụng bảng kê này, chúng ta có thể theo dõi một cách chính xác lịch sử các hoạt động hàng hóa và biết được điểm đến của từng mặt hàng trong quá trình vận chuyển Chức năng này của Odoo đã giúp các công ty xây dựng
68 một quy trình chuỗi cung ứng hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo đúng tiến độ công việc Thông qua việc ghi nhận và theo dõi thông tin về nhập xuất và chuyển hàng, Odoo cho phép quản lý tồn kho một cách chính xác và minh bạch. Các nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra số lượng hàng tồn kho, xác nhận việc chuyển hàng giữa các kho và theo dõi quá trình giao hàng
Tóm lại, sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa hiện đại Odoo giúp công ty Quản lý tình trạng kho hàng trở nên chính xác theo thời gian thực thông qua việc kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, đơn giản và chính xác hơn Hệ thống cung cấp bảng kê chi tiết về quá trình nhập xuất và chuyển hàng, đồng thời tính năng tự động cập nhật số lượng hàng tồn từ mã vạch giúp tối ưu hóa hiệu suất và giảm chi phí liên quan.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ SẢN XUẤT
Hệ thống Odoo mang lại nhiều ưu điểm quan trọng cho doanh nghiệp, giúp nâng cao khả năng quản lý và tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.
Thứ nhất, phần mềm Odoo tạo ra cách thức lưu trữ và phân tích thông minh dữ liệu, tạo ra một hệ thống dữ liệu minh bạch và đồng bộ Điều này cho phép nhà quản trị truy xuất nhanh chóng các báo cáo và thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sản xuất chính xác
Thứ hai, phần mềm Odoo giúp xóa bỏ và giảm thiểu những sai lệch phát sinh trong quá trình sản xuất như chậm tiến độ, giảm hiệu suất làm việc của công nhân, tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, và sản phẩm không đảm bảo chất lượng Đồng qua việc cập nhật dữ liệu kịp thời, Odoo giúp công ty tối ưu hóa quy trình sản xuất
Thứ ba, triển khai giải pháp chuyển đổi số Odoo còn giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất Dựa trên dữ liệu đã được phân tích về hiệu suất và chất lượng, doanh nghiệp có thể tổng hợp thông tin một cách chính xác và đầy đủ, từ đó doanh nghiệp quyết định cải tiến quy trình sản xuất và đầu tư vào dây chuyền sản xuất để đạt được mục tiêu nâng cao chất lượng sản phẩm.Thứ tư, phần mềm Odoo đúng và thích hợp, đóng góp lớn vào việc nâng cao năng suất trong quá trình sản xuất Bằng cách tạo ra sự đồng bộ trong toàn bộ hệ thống vận hành, phần mềm này đảm bảo tiến độ và chất lượng trong tất cả các khâu, từ đó giúp doanh nghiệp tăng năng suất và năng lực cạnh tranh trên thị trường.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG
Trong quá trình tuyển dụng, việc quản lý hồ sơ ứng viên và đánh giá chúng một cách hiệu quả là rất quan trọng Odoo ERP được phát triển để tự động hóa quy
69 trình tuyển dụng, hỗ trợ bộ phận nhân sự thực hiện nhiệm vụ này Phần mềm này có khả năng thu thập tự động các hồ sơ ứng tuyển từ nhiều website tuyển dụng như Vietnamwork, TopCV, Careerbuilder, LinkedIn, Facebook, và phân loại chúng theo nguồn, chiến dịch hoặc kế hoạch tuyển dụng Điều này đã giúp công ty Nguyên Bình kiểm soát tốt hơn nguồn hồ sơ ứng viên và nâng cao chất lượng của chúng Ngoài ra, phần mềm Odoo ERP cũng cung cấp thông tin chi tiết về ứng viên như thông tin cá nhân, bằng cấp, địa chỉ liên hệ, file CV và kinh nghiệm Điều này hỗ trợ bộ phận tuyển dụng trong việc thực hiện đánh giá sơ bộ về ứng viên và chọn lọc những ứng viên có tiềm năng Toàn bộ thông tin này được lưu trữ trên một nền tảng dữ liệu duy nhất, giúp quản lý hồ sơ ứng viên trở nên hiệu quả hơn.
Odoo ERP cũng cho phép doanh nghiệp tương tác trực tiếp với ứng viên ngay trong hệ thống Các hoạt động như gửi email, gọi điện trao đổi có thể được thực hiện dễ dàng Đồng thời, phần mềm lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác với ứng viên theo thời gian thực, giúp theo dõi quá trình trao đổi với ứng viên một cách chi tiết Sau mỗi vòng phỏng vấn, hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ lưu trữ các ghi chú đánh giá trực tiếp cho từng ứng viên Điều này giúp bộ phận tuyển dụng theo dõi lịch sử phỏng vấn và đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác và nhanh chóng Tất cả lịch sử ứng tuyển và phỏng vấn của ứng viên cũng được lưu trữ tự động, tạo điều kiện cho việc tái tuyển dụng trong tương lai.
Hệ thống Odoo còn cung cấp cho công ty một cơ sở phân tích dữ liệu giúp Nguyên Bình xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả theo từng giai đoạn, nhiệm vụ và chiến dịch tuyển dụng Hệ thống này tạo ra một quy trình tuyển dụng toàn diện, bao gồm thu thập hồ sơ, phân loại và lọc CV, lên lịch phỏng vấn, các vòng phỏng vấn, đánh giá và lựa chọn ứng viên trúng tuyển Odoo ERP giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng bằng cách giảm thiểu công việc thủ công cho bộ phận tuyển dụng Phần mềm tự động hóa các bước trong quy trình tuyển dụng như thu thập hồ sơ ứng viên, phân loại, lên lịch phỏng vấn, phỏng vấn vòng 1 và vòng 2, đánh giá kết quả và thông báo trúng tuyển Cụ thể, phần mềm hỗ trợ các bước tuyển dụng sau:
Lọc hồ sơ ứng viên theo tiêu chí như học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, nguồn tuyển dụng,
Tự động gửi email mời phỏng vấn ứng viên theo quy trình đã được thiết lập trên phần mềm.
Tạo lịch phỏng vấn cho từng ứng viên, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn một cách khoa học để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót.
Thông báo lịch phỏng vấn đến các ứng viên qua thông báo hoặc email theo nội dung đã được thiết lập sẵn.
Tận dụng trí tuệ nhân tạo trong quá trình tuyển dụng, Odoo ERP sử dụng công nghệ này để thông minh hóa quá trình lọc hồ sơ ứng viên Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí cụ thể và đánh giá ứng viên một cách thuận tiện và trực quan, góp phần tiết kiệm đáng kể thời gian.
Hơn nữa, giải pháp chuyển đổi số Odoo cung cấp hệ thống báo cáo và đo lường hiệu quả tuyển dụng Công ty có thể theo dõi số lượng ứng viên trên từng kênh tuyển dụng và đánh giá hiệu quả từng nguồn Đặc biệt, Odoo cho phép công ty có thể dễ dàng theo dõi tỷ lệ chuyển đổi ứng viên theo vị trí tuyển dụng và phòng ban Nhờ vào đó, công ty Bình Nguyên có thể đánh giá chính xác chi phí tuyển dụng và sử dụng thông tin này để hình thành chiến lược tuyển dụng và quản lý nhân sự cho tương lai.
Hơn nữa, việc áp dụng phần mềm Odoo ERP giúp công ty Nguyên Bình giảm chi phí tuyển dụng bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như lọc hồ sơ, lưu trữ thông tin ứng viên, tạo lịch phỏng vấn và gửi email thông báo, doanh nghiệp có thể giảm 30% chi phí so với trước đây Hơn nữa, việc lưu trữ tự động dữ liệu liên quan đến quá trình tuyển dụng hỗ trợ doanh nghiệp tận dụng một cách hiệu quả nguồn dữ liệu từ hồ sơ ứng viên trước đó.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HỆ THỐNG ODOO ERP ĐỐI VỚI CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM NGUYÊN BÌNH
Sau khi triển khai và tích hợp hệ thống Odoo ERP, công ty đã khắc phục một số thách thức mà họ đang đối mặt Đầu tiên, hệ thống này giúp công ty quản lý nguồn lực hiệu quả hơn Thông qua việc tích hợp các quy trình và thông tin trong một hệ thống duy nhất, Odoo ERP cho phép công ty theo dõi và kiểm soát nguồn lực như nhân viên, thiết bị và vật liệu một cách hiệu quả Thứ hai, Odoo ERP giúp tiết kiệm chi phí và thời gian Bằng việc tự động hóa các quy trình kinh doanh, Odoo ERP giảm sử dụng giấy tờ và tăng tốc truyền tải thông tin trong tổ chức Điều này giúp cho việc giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận và thành viên trong công ty trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn Ngoài ra, Odoo ERP cũng cung cấp sự rõ ràng và tăng cường sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh, Odoo ERP cung cấp báo cáo và thông tin chi tiết, cho phép người quản lý cấp cao và lãnh đạo theo dõi và kiểm soát toàn diện hoạt động của công ty Đồng thời, các nhóm quản lý ở cấp trung cũng có thể sử dụng hệ thống ERP để giám sát và điều chỉnh các hoạt động của nhân viên ở cấp dưới Tuy nhiên, trong quá trình triển khai Odoo ERP, công ty có thể gặp phải một số khó khăn Thứ nhất là sự thay đổi tư duy của nhân viên và hệ thống quản lý Đôi
71 khi, lãnh đạo mong muốn có một hệ thống quản lý chặt chẽ hơn, nhưng nhân viên có thể cảm thấy phiền toái và cảm thấy công việc trở nên nặng nhọc hơn. Điều này đòi hỏi sự thông thuộc và sự hỗ trợ từ lãnh đạo để đảm bảo sự chấp nhận và thích nghi của nhân viên Thứ hai, thiết kế hệ thống ERP phải phù hợp với văn hóa và hệ thống hiện có của công ty Cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên để tạo ra một trải nghiệm người dùng thoải mái Nếu thiếu sự hợp tác này, hệ thống ERP có thể gặp trục trặc và chậm trễ
Thực tế, khi một công ty áp dụng và sử dụng hệ thống ERP, thường thì tỷ lệ thất bại là khá cao Có hai nguyên nhân chính dẫn đến thất bại Thứ nhất là văn hóa sử dụng, và thứ hai là sự không thoải mái của người sử dụng Vậy nên, khi một công ty muốn triển khai Odoo ERP thành công, công ty cần lập nên các chiến lược nhằm tiếp cận từ những phần nhỏ nhất trước Ví dụ, chúng ta có thể bắt đầu với một số module như mua hàng hoặc quản lý kho, và kiểm tra để xem chúng hoạt động hiệu quả hay không Sau đó, chúng ta mở rộng áp dụng cho các phân hệ khác và cuối cùng là đảm bảo sự liên kết giữa các phân hệ và phần hành của hệ thống Ngoài ra, phần lớn sự thất bại của Odoo ERP đến từ tư duy của người sử dụng Việc triển khai phần mềm Odoo ERP có thể tạo áp lực và đòi hỏi nỗ lực lớn hơn từ nhân viên, khi họ cần thích nghi và thay đổi quan điểm về hệ thống này Điều này có thể tạo ra một sự nghịch lý, công ty áp dụng Odoo ERP để tối thiểu hóa thời gian và công sức, nhưng vì người sử dụng có định kiến hoặc luôn không cảm thấy thoải mái với việc sử dụng hệ thống này thì sẽ gây tốn thời gian và giảm hiệu suất của các nhân viên trong tổ chức
Và ở hầu hết các tổ chức, sự thất bại của việc triển khai hệ thống ERP xảy ra trong giai đoạn đầu, khi gặp nhiều khó khăn mà lãnh đạo không có sự hỗ trợ, giám sát và thúc đẩy Nếu không có sự hỗ trợ từ lãnh đạo trong giai đoạn này, hệ thống có thể thất bại ngay từ đầu Tuy nhiên trên thực tế, nếu công ty hay tổ chức đã vượt qua giai đoạn khởi đầu, hệ thống dần định hình và hoạt động một cách trơn tru, và người sử dụng cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm Odoo ERP thì các nhân viên của tổ chức sẽ nhận ra thấy rằng Odoo ERP thật sự mang lại nhiều lợi ích, giúp tối ưu hóa các quy trình, giảm thiệu phần công việc và tăng hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Trước hết, nhờ có hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, công ty không chỉ có khả năng tối ưu hóa các quy trình kinh doanh mà còn xây dựng nền tảng vững chắc để đương đầu với thách thức và phát triển trong bối cảnh kinh doanh hiện đại.
Thông qua đề án, ta có thể có được cái nhìn tổng quan về hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP), hiểu rõ từ khái niệm, lịch sử phát triển, đến vai trò và một số ứng dụng của nó trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như đi sâu vào tìm hiểu phần mềm Odoo ERP và ứng dụng của nó trong doanh nghiệp thực tế
Cuối cùng, thực hiện đánh giá sâu về hệ thống ERP bằng cách phân tích quá trình ứng dụng phần mềm Odoo ERP trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty Nguyên Bình, cách mà hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp và những lợi thế mà nó mang lại trên thị trường
Nhìn chung, đề án đã đảm bảo được mục tiêu đề ra ban đầu, đó là tìm hiểu cơ sở lý thuyết hệ thống thông tin nói chung và tập trung sâu vào hệ thống quản trị tích hợp nói riêng và nghiên cứu cơ sở cơ sở lý thuyết và thực tiễn của hệ thống quản trị tích hợp thông qua việc phân tích hoạt động của phần mềm Odoo ERP. Thông qua những phân tích dựa trên nguồn tư liệu mà công ty TNHH Nguyên Bình cung cấp về quy trình của hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, cách mà hệ thống thực hiện vai trò của mình trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình Song bài đồ án vẫn còn một số điểm chưa đạt được Thứ nhất, do vốn kiến thức còn quá ít nên việc sai sót khi sử dụng câu từ trong bài báo cáo là không thể tránh khỏi Thứ hai, nhóm chưa có cơ hội để thực tiễn ở nhiều đơn vị doanh nghiệp khác nhau để rút ra đánh giá thực sự khách quan mà chỉ đánh giá phần mềm dựa trên trải nghiệm phiên bản dùng thử Odoo ERP và phản hồi về phần mềm từ 1 đơn vị doanh nghiệp nên chưa thể cung cấp cái nhìn nhiều chiều về vấn đề thực tiễn này Cuối cùng, mặc dù nhóm đã tiếp cận được doanh nghiệp qua phỏng vấn và tài liệu quản lý trong quá trình sử dụng phần mềm này của doanh nghiệp, nhưng vẫn chưa khai thác được hết nguồn tài liệu mà mình có do đây là lần đầu nhóm nhận được những bộ tài liệu như vậy, nên chưa thể hiểu được hết những gì trong đó. Để đồ án đem lại giá trị hơn, trước hết nhóm cần trau dồi kiến thức nhiều hơn nữa để có thể hiểu rõ được thông tin mà mình nhận được cũng như trình bày đồ án khoa học hơn Đồng thời, nhóm cũng cần thực hiện khảo sát và trải nghiệm thực tiễn ở nhiều đơn vị, loại hình doanh nghiệp để có sự so sánh và đánh giá khách quan hơn nữa để vẽ được chân dung doanh nghiệp phù hợp với phần mềm Odoo ERP và sử dụng nó sao cho hiệu quả Đây cũng chính là hướng phát triển tiếp theo của đề tài.