Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Xây dựng quy trình mua hàng cho công ty cổ phần người đồng hành

MSHV: 10170802 Khoá Năm trúng tuyển: K2010 1- TÊN ĐỀ TÀI: “Xây dựng qui trình mua hàng cho Công ty Cổ phần Người Đồng Hành” 2- NHIỆM VỤ LUẬN VĂN/KHÓA LUẬN: Từ trở ngại thực tế trong côn

TỔNG QUAN

Lý do chọn đề tài

Trong gần 20 năm nền kinh tế Việt Nam chuyển mình từ một nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đã trải qua nhiều sóng gió vẫn chưa thoát khỏi sự yếu kém, đi từ đất nước nghèo trở thành quốc gia có thu nhập trung bình Bên cạnh đó, Việt Nam cũng đang phải đối mặt với tình trạng lạm phát, khủng hoảng nợ, suy thoái kinh tế trên toàn thế giới và Việt Nam đang gánh chịu lạm phát đến hai con số, tiền đồng mất giá, các nhà đầu tư dần rút khỏi đất nước mình Các Công ty có qui mô lớn, đang dần dần thu hẹp nhà máy sản xuất, chuyển hướng sang hiện đại hóa công nghệ và sản xuất tập trung hoặc thuê gia công bên ngoài Hướng nguồn lực vào hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ, xây dựng thương hiệu và tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu Đây là thách thức vô cùng lớn cho nền kinh tế Việt Nam, đòi hỏi Việt Nam phải bình ổn kinh tế vĩ mô, xây dựng cơ sở hạ tầng tiêu chuẩn thế giới, nguồn nhân lực có trình độ, kỹ năng và tăng cường các thể chế kinh tế Để đạt được mục tiêu này, chính sách kinh tế nước nhà cần ưu tiên cho việc tái cơ cấu doanh nghiệp nhà nước, phân bổ nguồn lực công Nhưng không thể bỏ qua các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nó chiếm số lƣợng không nhỏ trong tổng số doanh nghiệp Việt Nam, họ hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, mua đi bán lại và cung cấp dịch vụ Đòi hỏi các Doanh Nghiệp này phải tự xây dựng, kiến tạo nội lực, có chính sách, chiến lƣợc tạo lợi thế cạnh tranh cho riêng mình

Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành là một trong số các doanh nghiệp điển hình, hoạt động trong lĩnh vực thương mại, mua bán thiết bị, linh kiện điện tử và hoá chất dùng cho ngành điện tử Xem nhƣ có hai hoạt động giữ vai trò chủ chốt quyết định sự tồn tại của công ty là mua và bán hàng Mua hàng là một khâu quan trọng trong việc đảm bảo yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp thương mại, cung ứng những hàng hóa cần thiết, đủ số lƣợng, tốt về chất lƣợng, kịp thời gian yêu cầu, thuận lợi cho

X khách hàng và phải đáp ứng thường xuyên, liên tục, ổn định Hiện tại hoạt động mua hàng của Người Đồng Hành chưa có qui trình cụ thể, nhận được đơn hàng, tìm đƣợc nơi cung cấp thì tiến hành mua Nên gặp rất nhiều vấn đề trong hoạt động mua hàng, tốn nhiều chi phí, mua hàng kém chất lƣợng, giao hàng không đúng hạn, nhận hàng không đúng, làm mất uy tín với khách hàng

Bảng 1.1 – Tình trạng các đơn hàng đã mua trong năm 2011

(Công ty CP Người Đồng Hành 2011)

Giao đúng hạn Chất lƣợng hàng đạt yêu cầu

Giao hàng trễ Hàng kém chất lƣợng

Các đơn hàng mua từ Trung Quốc gần nhƣ 80% hàng kém chất lƣợng và trong đó có một vài đơn hàng nhà cung cấp không giao hàng vì hết hàng và cũng không hoàn tiền lại buộc công ty phải chịu trách nhiệm mua hàng từ nguồn khác để đổi hàng cho khách hàng, dẫn đến giao hàng không đúng tiến độ Với yêu cầu cấp thiết của vấn đề đang gặp phải, cần phải xây dựng một qui trình mua hàng hiệu quả

Câu hỏi đặt ra ở đây: Quản lý hoạt động mua hàng nhƣ thế nào để đáp ứng yêu cầu chất lƣợng, chi phí và thời gian giao hàng cho khách hàng?

Mục tiêu và ý nghĩa nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài này nhằm mục đích chung là Xây dựng qui trình mua hàng cho Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành, qua 3 mục tiêu cụ thể là (1) tìm ra các vấn đề chủ chốt dẫn đến hoạt động mua hàng kém hiệu quả đang tồn tại trong công ty Người Đồng Hành và các Công ty thương mại tương tự; (2) Tiêu chuẩn hoá các hoạt động mua hàng, hình thành Qui trình mua hàng hiệu quả cho Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành; (3) Từ qui trình mua hàng xây dựng đƣợc, áp dụng vào thực tế để dần

Khái quát hoá qui trình mua hàng cho các Doanh Nghiệp tương tự có qui mô nhỏ và vừa hoạt động trong địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

1.2.2 Ý nghĩa Đối với bản thân đƣa đƣợc qui trình mua hàng vào thực hiện các hoạt động mua hàng thuận lợi hơn và có công cụ để đánh giá hiệu quả công việc của mình Đối với Công ty Người Đồng Hành và các Công ty tương tự giảm thiệt hại do hàng mua về kém chất lƣợng, chi phí đặt hàng giảm và tăng khả năng đáp ứng khách hàng, tạo lòng tin cho khách hàng.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Công ty Cổ phần Người Đồng Hành; công ty kinh doanh linh kiện điện tử có qui mô tương đương; đối tác; nhà cung cấp

Phạm vi nghiên cứu: Dựa trên hình một số qui trình mua hàng gần đúng với qui mô hoạt động thực tại của Công ty Người Đồng Hành và các công ty có loại hình hoạt động tương tự.

Nguồn dữ liệu và phương pháp nghiên cứu

Dữ liệu đƣợc thu thập theo hai dạng sơ cấp và thứ cấp, dữ liệu sơ cấp gồm có các dữ liệu thu thập từ các quan sát, phân tích thực tế, khảo sát, phỏng vấn Dữ liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ các báo khoa học, nghiên cứu có liên quan

- Thu thập dữ liệu sơ cấp từ Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành, Công ty tương tự Thông qua khảo sát thực tế bằng bảng câu hỏi và được gửi qua đường email, trực tiếp Phương pháp này có ưu điểm dễ thu thập và giúp cho người được khảo sát dễ trả lời

- Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các báo khoa học, các nghiên cứu trước đây như:

Giao tiếp nội bộ của qui trình mua hàng (Fredrik Otterheim, Yones Strand, 2007); Đánh giá việc thực hiện mua hàng tại AAUCC (Tewodros Mesfin, 2007)

1.4.2 Phương pháp phân tích, xây dựng và đánh giá qui trình

Hình 1.1 – Các bước thực hiện đề tài

Giới hạn đề tài

Nghiên cứu đƣợc thực hiện dựa trên nhu cầu thực tiễn của Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành, chưa có qui định rõ ràng trong việc mua hàng và chưa có tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp; qui trình mua hàng ứng dụng cho Công ty có qui mô nhỏ, hoạt động trong ngành điện tử

Không làm mới các qui trình mà chỉ vận dụng các hình này vào quá trình xây dựng qui trình cho phù hợp và áp dụng thực tế Không đƣa ra các phần mềm ứng dụng nhƣ SCM, ERP, để ứng dụng vào thực tế Chƣa xét đến qui trình mua hàng chuẩn hoá quốc tế để gia nhập thành viên của chuỗi cung ứng trong và ngoài nước

Bước 1 - Phân tích hoạt động mua hàng hiện tại

Bước 2-Xác định nguyên nhân, vấn đề

Bước 3-Xây dựng qui trình, mục tiêu

Bước 4 - Thực hiện qui trình

Bước 5 - Đánh giá qui trình

Bước 6 - Cải tiến qui trình Hình tƣ duy trong mô phỏng liên tục, lý thuyết hành vi mua, biểu đồ xương cá

Lưu đồ, dòng công việc, sơ đồ tiến trình, hệ thống quản lý chất lƣợng

ISO9001 và dữ liệu khảo sát

Vòng tròn Deming, mục tiêu qui trình, sự đúng lúc (JIT), hình lợi ích – chi phí ngăn ngừa chất lƣợng

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Cơ sở lý thuyết xây dựng qui trình mua hàng

Castleberry, and John F Tanner, 2000; hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2000, điều khoản 7.4.1 qui định tiêu chuẩn và các hoạt động cụ thể của một

X qui trình mua hàng Qui trình mua hàng thực tế đã đƣợc Tewodros Mesfin, 2007 đƣa ra trong bài nghiên cứu “Đánh giá thực nghiệm mua hàng” tại AAUCC

BPM – Business Process Management là giải pháp tích hợp các công cụ nhƣ phân tích dòng công việc, quản lý tài liệu, tái cơ cấu qui trình nghiệp vụ để tạo ra hình duy nhất Michael Zur Muehlen (2002) đã dùng Công cụ Dòng công việc để phân tích và kiểm soát qui trình

Hơn nữa, một qui trình quản lý chất lƣợng theo Deming (1980) luôn song hành qua các giai đoạn: Plan-Do-Check-Action (Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra –

Tập trung vào quá trình cải tiến liên tục, lý thuyết hành động khắc phục là kim chỉ nam đắc lực cho việc xây dựng quy trình mua hàng Theo đó, việc hình thành, thực hiện, kiểm soát và từng bước cải tiến quy trình theo nguyên tắc này sẽ mang lại hiệu quả tối ưu.

Anil K Bajpai và Phillip CT Willey (1995) đã ứng dụng mô phỏng liên tục và hình PAF để xây dựng hình mua hàng chất lƣợng Dựa trên 3 yếu tố cơ bản: Xem xét các đơn đặt hàng, năng lực khảo sát nhà cung cấp, kế hoạch mua hàng Lấy chi phí bỏ ra cho việc thực hiện ba hoạt động chất lƣợng trên và so sánh với lợi ích từ hoạt động ngăn ngừa mang lại Tiền đề cho việc đánh giá qui trình mua hàng chất lƣợng (tham khảo phụ lục 1 – hình chi phí chất lƣợng và lợi ích mua hàng)

Phương pháp phân tích và giải quyết vấn đề

công ty rút ra các vấn đề phát sinh và tồn đọng trong mua hàng, dùng giản đồ nhân quả để xác định nguyên nhân cốt lõi làm cho quá trình mua hàng chƣa hiệu quả

- Trọng tâm của nghiên cứu xoáy quanh ba vấn đề chính trong mua hàng theo Anil K Bajpai (1995) để tìm hiểu các nguyên nhân cốt lõi của quá trình mua hàng kém hiệu quả Hậu quả của hoạt động mua hàng kém này dẫn đến khả năng đáp ứng yêu cầu cho khách hàng kém qua giá thành cao, chất lƣợng sản phẩm và thời gian giao hàng dài, không đúng lúc

X Hình 2.1 – Tác động của từng hoạt động mua lên kết quả mua hàng

- Hình giản đồ nhân quả thể hiện dòng chảy của sản phẩm Patroklos Georgiadis (Nov 2004), cho thấy đƣợc thời gian giao hàng đƣợc quyết định từ các yếu tố nào

Hình 2.2 - Vòng lặp nhân quả hệ thống mở của tồn kho

Bước 2: Xác định vấn đề khi không có qui trình mua hàng chuẩn, dựa vào hình 2.4

Quy trình mua hàng của Barton A.Weitz (2000) bao gồm các hoạt động quan trọng trong quá trình mua hàng công nghiệp Tùy thuộc vào quy mô và phương thức hoạt động của từng công ty, quy trình này có thể được xây dựng và phát triển thành quy trình riêng Các công ty cần đánh giá các hoạt động đã thực hiện và chưa thực hiện, đồng thời đánh giá hiệu quả của các hoạt động hiện tại Từ đó, xác định những hoạt động cần xây dựng lại hoặc cải tiến để tối ưu hóa quy trình mua hàng.

- Hiện tại đã có đủ năng lực để thực hiện việc nhận diện nhu cầu và xác định loại sản phẩm dịch vụ, phát triển qui cách kỹ thuật chƣa? Sản phẩm nào đặt tồn kho, thời gian chờ để thực hiện đơn hàng, duyệt giá,…

- Làm thế nào để đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp, cần bao nhiêu nhà cung cấp cho một chủng loại sản phẩm

- Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, tiêu chí đánh giá

Thực hiện đặt hàng Bán hàng

Tồn kho Đặt hàng Nhà cung cấp

Thời gian phản hồi Thời gian chờ Trễ Tồn kho nhà sản xuất +

-Giá -Chất lƣợng -Kế hoạch mua hàng

-Phương thức mua -Nhà cung cấp

Hình 2.3 - Qui trình mua hàng (Barton A.Weitz, Stephen B Castleberry and John F Tanner, 2000)

Từ các vấn đề phân tích, xây dựng bảng khảo sát để thu thập dữ liệu từ ít nhất 90 công ty tương tự cho 3 vấn đề chính (kế hoạch mua hàng, nhà cung cấp, phương thức mua), họ có gặp phải các vấn đề như Công ty Người Đồng Hành trong quá trình mua hàng không Thu thập bằng đường email hoặc phỏng vấn trực tiếp Bảng câu hỏi đƣợc xây dựng theo dạng thống kê mô tả

Bước 3: Xác định mục tiêu và Xây dựng qui trình mua hàng bằng các công cụ thiết kế, quản lý quá trình như dòng công việc, lưu đồ, xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát quá trình, đánh giá kế hoạch mua hàng, xem xét đơn hàng, tìm hiểu nhà cung cấp và mức chi phí tối ƣu cho hoạt động ngăn ngừa

Bước 4: Thực hiện thử nghiệm qui trình trong công ty Cổ Phần Người Đồng Hành Bước 5: Đánh giá qui trình mua hàng qua hình 2.3 – Hình lợi ích và chi phí chất lƣợng của Anil K Bajpai and Phillip C T Willey (1995) và kết quả thực hiện

Bước 6: Hoàn thiện quy trình đặt hàng để thích ứng với sự phát triển của công ty và tình hình kinh tế Cải tiến theo chuẩn kinh tế hội nhập toàn cầu, gia nhập chuỗi cung ứng Đánh giá chất lượng sản phẩm Lựa chọn phương pháp đặt hàng phù hợp Đánh giá các nhà cung cấp và bảng chào giá Yêu cầu chào giá, phân tích bảng chào giá và tìm nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu.

Phát triển qui cách kỹ thuật Xác định loại sản phẩm/ dịch vụ cần

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG

Giới thiệu Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành

Người Đồng Hành được thành lập vào ngày 15 tháng 06 năm 2008 bởi Ông Nguyễn Trọng Vân là cổ đông chính của công ty và đảm nhận chức vụ Tổng Giám Đốc, trụ sở chính đặt tại 19/14 Khu Phố 01, Phường Đông Hưng Thuận, Quận 12, Thành Phố Hồ Chí Minh Đến ngày 25 tháng 01 năm 2011, Công ty đã có thêm 2 văn phòng ở Hà Nội và Đà Nẵng Hiện tại có thêm một văn phòng giao dịch tại 18 Hoa Hồng, Phường 2, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh

3.1.2 Tầm nhìn – sứ mệnh Tầm nhìn: dẫn đầu thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp công cụ Phần mềm và thiết bị phần cứng cho ngành điện tử, bán dẫn

Sứ mệnh: Nhà cung cấp tin cậy cho các Trung tâm R&D, Trường học và các doanh nghiệp sản xuất thiết bị, linh kiện điện tử Việt Nam Đồng hành cùng các nhà thiết kế điện tử và vi mạch, góp phần tạo ra các sản phẩm điện tử và vi mạch Việt Nam

Hình 3.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP NDH

Công ty hoạt động chính trong lĩnh vực tƣ vấn thiết kế lắp đặt các hệ thống điện, công nghệ thông tin; kinh doanh thiết bị, linh kiện điện tử và hoá chất chuyên dùng cho ngành điện tử Khách hàng chủ yếu là các công ty Việt Nam, các trung tâm nghiên cứu R&D và trường học Các mặt hàng linh kiện điện tử công ty đang kinh doanh có rất nhiều chủng loại, có thể đƣợc chia theo 3 thành phần chính:

Electrical components including basic components (capacitors, resistors, ICs, diodes), passive components, semiconductors, modules, and integrated circuits from reputable manufacturers such as Microchip, Texas Instruments, Analog Devices, Tyco, NXP, Walsin, and Murata are available for purchase.

- Linh kiện tích hợp (Module, Kit, Board hoàn chỉnh), Thiết bị (Oscilloscope, máy phân tích tín hiệu…) dùng cho nghiên cứu và thiết kế vi mạch điện tử của các hãng Xilinx, Altera, Texas Instruments, Agilent…

- Phần mềm cho ngành điện tử của các hãng IAR, Keil, Code Composer, Cadence,

Còn đối với hoá chất dùng cho ngành điện tử chia làm hai dạng: lỏng và rắn của các hãng Teltec, University Wafer, Shipley, Kamis,

Phân tích môi trường hoạt động

Dựa theo phân tích SWOT của nhóm nghiên cứu Standford (1970) và hình năm tác lực của Micheal E Porter (1980), phân tích yếu tố quan trọng bên ngoài và bên trong doanh nghiệp và trong môi trường kinh doanh của ngành điện tử Việt Nam

3.2.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài công ty:

Công nghệ: Các sản phẩm điện tử có vòng đời tương đối ngắn, do công nghệ phát triển không ngừng, nên sẽ thay đổi rất nhanh, cải tiến hoặc chuyển sang công nghệ mới hoặc do bị sao chép công nghệ Điều này gây khó khăn cho các nhà nghiên cứu và các nhà sản xuất, đến khi họ thiết kế sản phẩm ứng dụng dòng chip này thì nó không còn sản xuất Khi đó đòi hỏi phải thay dòng chip khác hoặc tìm nguồn hàng từ phía nhà cung cấp không chính thức (thường là từ phía Trung Quốc)

Nhà cung cấp: mỗi chủng loại sản phẩm có rất nhiều nhà cung cấp, làm thế nào để chọn đƣợc nhà cung cấp tốt Đặc tính sản phẩm các linh kiện điện tử loại thụ động (tụ điện, điện trở, cuộn dây, ) có giá trị rất nhỏ, do đó khi đặt hàng nhà cung cấp sẽ đƣa ra MOQ (số lƣợng nhỏ nhất họ có thể cung cấp) hoặc là giá trị nhỏ nhất cho mỗi chủng loại, đơn hàng Khả năng thương lượng nhà cung cấp, giảm giá mua, duy trì chất lƣợng và chuyên biệt hóa sản phẩm

Khách hàng: đối tượng khách hàng công ty đang hướng đến chủ yếu là các doanh nghiệp Việt Nam, trung tâm R&D và các Trung tâm giáo dục, Trường học,… Họ thường mua để nghiên cứu, số lượng cho mỗi loại sẽ không nhiều Hơn nữa các sản phẩm điện tử, tự động ở Việt Nam, chủ yếu là nhập thành phẩm, nên nhu cầu nguyên vật liệu cho ngành này còn bị hạn chế Đối thủ cạnh tranh: Ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh từ các tập đoàn thế giới xuất hiện và các đối thủ tiềm ẩn, mạnh hơn cả về tài chính và nguồn lực

Ngành: tốc độ phát triển của ngành chế tạo linh kiện điện tử và các ngành công nghiệp chế tạo khác còn yếu kém

3.2.2 Các yếu tố môi trường bên trong công ty:

Năng lực: Công ty còn non trẻ, quản lý chƣa hiệu quả, chƣa có qui trình cụ thể về cách thức mua hàng, các bước thực hiện như thế nào Chỉ mua theo yêu cầu của khách hàng và chọn đƣợc nhà cung cấp dễ mua thì tiến hành mua, không đánh giá nhà cung cấp Phân quyền trong công ty, trách nhiệm cho từng bộ phận chƣa rõ ràng

Nguồn lực: nguồn nhân lực trẻ, trình độ cao (từ Đại học trở lên), thích học hỏi và dễ thích nghi với môi trường luôn thay đổi Nhưng nguồn tài chính có hạn, và chưa có đối tác, nhà cung cấp tin cậy

3.2.3 Phân tích điểm mạnh, yếu và lợi thế cạnh tranh

-Công nghệ phát triển nhanh, nhiều sản phẩm thay thế, nhiều nhà cung cấp

-Ngành chế tạo linh kiện còn non trẻ -Nhiều đối thủ cạnh tranh tạo động lực công ty cải tiến

-Giá sản phẩm cạnh tranh hơn -Nhiều đơn vị vận chuyển và nhà thầu phụ để hợp tác

-Nhiều đối thủ cạnh tranh -Vòng đời sản phẩm ngắn, khó theo kịp công nghệ

-Ngành phát triển yếu kém

-Chính sách, luật thuế, thường xuyên thay đổi Điểm mạnh (S) Điểm yếu (W)

- Nguồn nhân lực trẻ, trình độ cao

- Học hỏi và đáp ứng nhanh

-Doanh nghiệp tuổi đời trẻ nên dễ thích ứng, tiếp cận các qui trình quản lý chất lƣợng

- Có quan hệ tốt với khách hàng

- Sự non trẻ trong ngành -Năng lực quản lý kém -Tài chính không cao -Sự chậm phát triển của ngành điện tử VN

-Có nhiều đối thủ cạnh tranh trong ngành

-Nguồn lực và năng lực hạn chế

- SO: Thực hiện chiến lƣợc đáp ứng nhanh, nhân viên trẻ tiếp cận công nghệ nhanh và nhiệt huyết Tận dụng công nghệ tiên tiến để đẩy nhanh quá trình đáp ứng yêu cầu khách hàng và cải tiến hoạt động của công ty

Do phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp, ST phải có chiến lược khác biệt hóa sản phẩm Do đó, công ty này cung cấp các dịch vụ hỗ trợ trước và sau bán hàng Hơn nữa, ST cũng kết hợp với các đơn vị gia công sản phẩm để cung cấp giải pháp toàn diện bao gồm cả nguyên vật liệu và lắp ráp.

Phân tích hoạt động mua hàng của Công ty

Để bắt kịp tốc độ phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ điện tử toàn cầu, các công ty cần xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển quy trình chuẩn hóa Quá trình này giúp doanh nghiệp tiếp cận được những kiến thức công nghệ mới, đảm bảo nguồn nhân lực có đủ năng lực chuyên môn để đáp ứng yêu cầu của thị trường.

- WT: Xây dựng uy tín từ trường đại học và R&D để tiên phong trong ngành điện tử Việt Nam

Chiến lƣợc phát triển của công ty là trở thành nhà phân phối linh kiện hàng đầu của Việt Nam, đồng hành cùng thiết kế Việt, tiên phong trong chiến lƣợc phát triển sản phẩm Việt đến với người tiêu dùng Việt Từ phân tích SWOT trên cho thấy việc xây dựng qui trình mua hàng hiệu quả là bước ngoặc quan trọng nhất trong tiến trình thực hiện chiến lƣợc đáp ứng nhanh, khác biệt hóa sản phẩm Duy trì qui trình mua hàng hiệu quả sẽ tạo nên lòng tin, uy tín cho khách hàng.

3.3 Phân tích hoạt động mua hàng hiện tại của công ty

3.3.1 Các công đoạn của qui trình mua hàng hiện tại

Chiến lƣợc cạnh tranh của công ty là giá, chất lƣợng và thời gian giao hàng Đòi hỏi giá bán phải đảm bảo cạnh tranh, cách thức xác định giá bán:

Giá bán = giá vốn (giá nhà cung cấp + chi phí mua hàng) + lợi nhuận Nếu mua hàng kém hiệu quả thì giá mua sẽ cao, lợi nhuận thu đƣợc sẽ rất thấp Theo báo cáo doanh thu vào tháng 03 năm 2011:

Chi phí hoạt động 116.000.000VNĐ

Doanh thu chỉ thay đổi khi bán nhiều sản phẩm hơn, nhƣng khi đó chi phí mua hàng và các chi phí khác cũng sẽ tăng Nếu mua hàng không hiệu quả thì chi phí mua hàng sẽ tăng gấp bội khi số lƣợng hàng mua nhiều hơn, vì khả năng kiểm soát chất lƣợng và thời gian, nguồn lực để mua hàng sẽ bị chia nhỏ ra Điều này lại làm cho lợi nhuận không tăng lên mà còn giảm đi đáng kể

Thông qua quan sát thực tế công việc mua hàng đang thực hiện tại Công ty CP Người Đồng Hành và tham vấn ý kiến của quản lý Công ty Tác giả đưa ra phân tích các vấn đề cụ thể trong hoạt động mua hàng hiện tại của Công ty:

Bảng 3.2 – Các vấn đề trong mua hàng hiện tại

1 Xác định yêu cầu khách hàng

Nhận yêu cầu từ khách hàng, tìm kiếm thông tin và xác định tên hàng, số lƣợng mua với khách hàng

2 Tìm nơi cung cấp Tìm nơi nào bán các sản phẩm này, không khảo sát đánh giá nhà cung cấp và không tìm hiểu về chính sách chất lƣợng, thời gian bảo hành, nguồn gốc sản phẩm

3 Gửi yêu cầu báo giá Gửi yêu cầu họ báo giá cho nhà cung cấp vừa tìm đƣợc, không cân nhắc đến đặt hàng kinh tế, thường chỉ đặt theo số lƣợng khách yêu cầu 4 Xem xét báo giá Gửi giá cho khách hàng xem xét và duyệt giá và thời gian giao hàng Công ty không cân nhắc giá mua

Chỉ nên thương thảo về những điều khoản liên quan đến thông tin sản phẩm, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán Tuyệt đối không thương lượng về những điều khoản bảo hành, thưởng phạt, bảo hiểm, hay các khoản chi phí phát sinh liên quan đến ngân hàng.

6 Ký kết hợp đồng -Đối với những nhà cung cấp ít uy tín thì họ đồng ý tất cả yêu cầu (phía Trung Quốc)

-Một số Nhà cung cấp uy tín và có thương hiệu, họ thường không tin tưởng công ty và không ký hợp đồng mua mà chỉ cung cấp thông tin về công ty, tài khoản thanh toán, invoice

Giá mua thường là giá FOB, nên công ty phải chịu các chi phí vận chuyển, bảo hiểm, ngân hàng

Không có kế hoạch mua hàng, không có ngân sách, mua theo yêu cầu nên lƣợng đặt hàng không kinh tế (có yêu cầu là mua) chi phí mua hàng cao

8 Sắp xếp nhập hàng Sau khi thanh toán, chờ nhà cung cấp nhận tiền thì chuyển hàng Đôi khi họ nhận đƣợc tiền và báo hết hàng phải chờ nên thời gian giao hàng bị trễ

Các nhà cung cấp bán online phải chấp nhận sử dụng đơn vị vận chuyển của họ Chi phí vận chuyển cao và không kiểm soát đƣợc thời gian giao hàng

9 Kiểm tra chứng từ invoice và hợp đồng

Nhiều nhà cung cấp không gửi invoice trước nên không kiểm tra đƣợc chứng từ đến khi nhập về giá trị trên invoice thấp hơn hợp đồng

10 Làm thủ tục nhập hàng

Nhà cung cấp chuyển hàng nhƣng không báo số vận đơn, không theo dõi đƣợc tình hình hàng về

Thuê công ty ngoài làm thủ tục nhập hàng, tính cố định theo số đơn hàng nhập về, giá trị đơn hàng thấp, chi phí nhập cao, thời gian lấy hàng lâu

11 Kiểm tra hàng hóa Kiểm tra số lƣợng và kiểm mẫu hình dáng bên ngoài, không có tiêu chuẩn kiểm tra 12 Tạm lưu kho Tạm nhập kho chờ xuất cho khách hàng 13 Xử lý hàng không đạt

-Hàng không đúng yêu cầu, lỗi nhà cung cấp thì gửi trả lại nhà cung cấp và yêu cầu gửi lại cho đúng, tìm và mua lại

Qui trình mua hàng Các vấn đề

-Nhà cung cấp chƣa đƣợc xem xét đánh giá

-Không có tiêu chí, cơ sở lựa chọn và đánh giá

-Thời gian xem xét dài

-Không có qui định rõ ràng xem xét đặt hàng

- Không thương lượng các điều khoản mua và ký kết hợp đồng

-Không lập ngân sách mua hàng

-Nhà cung cấp không gửi Hóa đơn trước khi chuyển hàng

-Không có nhiều lựa chọn đơn vị vận chuyển

-Thuê bên ngoài làm thủ tục nhập, chi phí cao, chậm -Không có tiêu chuẩn và thiết bị kiểm tra hàng

Hình 3.2 – Các công đoạn mua hàng hiện tại

1 Nhận định nhu cầu (Yêu cầu của khách hàng) 2 Tìm nơi bán

3 Gửi yêu cầu báo giá

4 Xem xét báo giá và quyết định mua

13 Xử lý hàng không đạt 7 Thanh toán hợp đồng

9 Kiểm tra chứng từ invoice và hợp đồng mua Đạt

10 Làm thủ tục nhập hàng

3.3.2 Nhận định các vấn đề của qui trình mua hàng hiện tại:

ĐỀ XUẤT QUI TRÌNH

Khảo sát các vấn đề trong mua hàng

4.1.1.1 Mục tiêu của bảng câu hỏi

Hiện tại có rất nhiều hệ thống quản lý chất lƣợng, nhƣng đa số các công ty áp dụng hệ thống quản lý ISO để quản lý các hoạt động của mình ISO đƣợc xem là công cụ hữu hiệu nhất hiện nay cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất, thương mại và dịch vụ Bảng câu hỏi gồm 20 câu hỏi đƣợc xây dựng nhằm tìm hiểu các hoạt động mua hàng của các Công ty tương đồng Họ có xây dựng qui trình mua hàng không và có thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng nào không? Các vấn đề trong hoạt động mua hàng (nhà cung cấp, kế hoạch mua hàng, xem xét đặt hàng) của Người Đồng Hành có xảy ra đối với các Công ty khác không? Đánh giá khách quan nhận định vấn đề trong mua hàng của công ty

Công ty đang gặp phải các vấn đề về thời gian giao hàng, chất lƣợng hàng hóa, giá cả do đó cần thu thập thông tin về 3 yếu tố thông qua các hoạt động mua hàng hiện tại của công ty đƣợc khảo sát Thêm nữa cũng cần tìm hiểu xem họ đã có qui trình mua hàng chuẩn chƣa và có áp dụng quản lý chất lƣợng theo ISO không để có thể khẳng định ISO có là hệ thống quản lý tốt cho qui trình mua hàng không?

Dựa trên cơ sở các nghiên cứu trước đây của Tác giả Fredrik Otterheim and Yones Strand (2007) và Tewodros Mesfin (July 2007) đã thực hiện nghiên cứu đánh giá qui trình mua hàng qua khảo sát tất cả nhân viên

Gửi qua email đến gần 200 nhân viên của các Công ty là đối tác, khách hàng và

Công ty khác trong ngành điện tử với sự hỗ trợ của khách hàng, bạn bè và đồng nghiệp Phỏng vấn trực tiếp đồng nghiệp và những đối tác là các nhà bán lẻ

Thời gian thực hiện khảo sát 3 tuần, từ 13/02/2012 đến 03/03/2012 và đã nhận đƣợc 97 trả lời Tuy nhiên trong đó có một số trả lời không hoàn chỉnh, có nhiều câu hỏi mở chƣa đƣợc trả lời

4.1.2 Kết quả khảo sát và xử lý kết quả

Kết quả được xử lý dưới dạng thống kê mô tả theo dạng biểu đồ, tham khảo Phụ lục 3

Kết quả câu 8, xác định mục tiêu mua hàng theo qui tắc 5R, đánh giá tiêu chí mua hàng của mỗi công ty, từ đó nhận định kết quả mua hàng

Bảng 4.1 – Thống kê thực hiện mua hàng theo chỉ số 5R

Mục tiêu Luôn Luôn Đôi khi Hiếm khi Gần nhƣ không Không biết Chỉ số 5R Đúng số lƣợng 92 5 0 0 0 4.95 Đúng chất lƣợng 86 11 0 0 0 4.89 Đúng nguồn 53 44 0 0 0 4.55 Đúng thời gian 61 19 8 9 0 4.36 Đúng giá 38 50 9 0 0 4.30

Kết quả câu 9, thực hiện và đánh giá các công đoạn mua hàng, thấy đƣợc qui trình mua hàng đã hiệu quả chƣa

3.80 4.00 4.20 4.40 4.60 4.80 5.00 Đúng chất lƣợng Đúng số lƣợng Đúng nguồn Đúng giá Đúng thời gian

Chỉ số 5R Đúng chất lƣợng Đúng số lƣợng Đúng nguồn Đúng giá Đúng thời gian Trung bình

X Bảng 4.2 – Thống kê thực hiện các công đoạn mua hàng

Thường xuyên Ít khi Hiếm khi Không

Quyết định lựa chọn nhà cung cấp 4.71 73 20 4 0 0 Đặt hàng 4.65 66 28 3 0 0

Gửi yêu cầu báo giá 4.59 60 34 3 0 0

Tìm nhà cung cấp phù hợp 4.54 52 45 0 0 0 Đánh giá bảng báo giá 4.34 36 58 3 0 0 Đánh giá nhà cung cấp phù hợp 4.33 43 43 11 0 0 Đàm phán cuối cùng 4.23 41 37 19 0 0

Lập dự trù ngân sách cho mua hàng 3.76 49 20 11 1 5

Kết quả câu 14, lý do và hậu quả mua hàng kém hiệu quả

Bảng 4.3 – Thống kê nguyên nhân và hậu quả mua hàng kém hiệu quả

Nguyên nhân và hậu quả Số trả lời Tỉ lệ

Giao hàng chậm, Ảnh hưởng đến tiến độ, ảnh hưởng uy tín với khách hàng, giảm doanh số bán hàng 11 11.3%

Do không đánh giá kỹ năng lực nhà cung cấp nên sản phẩm thường bị kém chất lượng do lỗi từ phía nhà cung cấp Tỷ lệ sản phẩm bị ảnh hưởng lên đến 20% và dẫn đến việc chậm tiến độ sản xuất, giao hàng không đúng hẹn.

Do lỗi nhà cung cấp, cung cấp hàng kém chất lƣợng, 60% chất lƣợng sản phẩm 8 8.2%

Do đánh giá nhà cung cấp không chính xác, dẫn tới chất lƣợng hàng không đúng yêu cầu Hậu quả là đánh mất lòng tin của khách hàng 8 8.2%

Không có nhiều thời gian để đàm phán giá 7 7.2%

Do khâu thủ tục và nguồn kinh phí 7 7.2%

Chọn sai nhà cung cấp, không đúng nguồn, ảnh hưởng 50% 7 7.2%

Nếu mua hàng không đạt chất lƣợng sẽ gặp khó khăn cho sản xuất Vì nó ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và làm mất uy tín với khách hàng 5 5.2%

Tổng trường hợp gặp vấn đề do mua hàng kém hiệu quả 62 63.9%

Kết quả câu 19, công đoạn cần cải tiến trong quá trình mua hàng, công đoạn lập ngân sách và đánh giá nhà cung cấp là cao nhất

X Bảng 4.4 – Thống kê các công đoạn cần cải tiến trong mua hàng

Cần cải tiến trong quá trình mua hàng Số trả lời Tỉ lệ

Lập dự trù ngân sách mua hàng và đánh giá nhà cung cấp 17 17.5%

Thời gian trả lời các yêu cầu mua hàng, càng nhanh càng tôt 9 9.3%

Làm rõ tiêu chuẩn hàng hóa trong quá trình thương lượng giá 9 9.3%

Quy trình mua hàng hiện tại đáp ứng đƣợc nhu cầu công ty tôi vì vậy chúng tôi chƣa xét đến việc thay đổi 8 8.2%

Qui trình đánh giá nhà cung cấp cho phù hợp, tránh cung cấp không đúng yêu cầu và dùng hàng thay thế 7 7.2%

Tìm nguồn cung cấp, chƣa có sự chọn lựa và đánh giá nhà cung cấp 7 7.2%

Cần cải tiến trong quy trình giao hàng, phải chờ thời gian khá lâu do lỗi của nhà cung cấp, nhân viên giao hàng chƣa làm tròn trách nhiệm 6 6.2%

Tìm nhà cung cấp, mua đúng nguồn 5 5.2%

Xem xét giá và duyệt mua hàng 4 4.1%

Giao hàng Vì nhận được hàng rất lâu, đòi hỏi thanh toán tiền hàng trước 3 3.1%

Kết quả câu 20, số khảo sát áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng

Bảng 4.5 - Thống kê thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

Từ kết quả khảo sát câu 01, 8, 10 và 20 cho thấy (1)Tuổi đời của doanh nghiệp từ

10-20 năm, không áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng (8.2%) đều cho là quá lâu để nhận đƣợc hàng, mặc dù mục tiêu mua hàng với chỉ số đánh giá 5R cho “đúng thời gian, đúng số lƣợng” là 5 nhƣng lại hiếm khi “lập ngân sách mua hàng”, đa số họ cho là do lỗi nhà cung cấp Nhiều trường hợp trong số đó nhận hàng không đúng yêu

Khác ISO 9001 ISO 14001 TQM Six Sigma Lean / JIT

Hệ thống chất lƣợng Có Tỉ lệ

X cầu do nhà cung cấp không có hàng theo yêu cầu, họ đề nghị cải tiến công đoạn “lập ngân sách và đánh giá nhà cung cấp” (2) Doanh nghiệp có áp dụng hệ thống quản lý chất lượng(2%), bị nhận hàng chậm do qui trình mua rườm rà hoặc do nhà cung cấp không có hàng sẵn và do nhân viên mua không xác định đúng đặc tính kỹ thuật

Các doanh nghiệp thâm niên không áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vẫn gặp vấn đề về chậm giao hàng và sai sót Các doanh nghiệp 1-5 năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có mục tiêu "đúng chất lượng", "đúng thời gian" cao, ít quan tâm đến giá và thường lập ngân sách mua hàng Mặc dù thời gian hoạt động không ảnh hưởng trực tiếp đến việc mua hàng đúng yêu cầu và đúng thời hạn, nhưng các doanh nghiệp 1-5 năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có chiến lược mua hàng tốt hơn, luôn lập ngân sách và nhận hàng đúng hạn.

Với kết quả khảo sát câu 2-4 cho thấy đối với quản lý có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên, đa số có trình độ MBA (9.3%), chỉ số 5R mục tiêu mua hàng rất cao 4.8 và luôn luôn lập ngân sách mua hàng nhưng vẫn bị trường hợp thời gian nhận hàng quá lâu, tất cả do lỗi nhà cung cấp, không có trường hợp nào gặp phải hàng kém chất lượng hoặc không nhận được hàng , nhưng lại bị hàng không đúng yêu cầu do người mua hàng thiếu kiến thức xác định hàng hóa Họ đề nghị cải tiến công đoạn làm rõ tiêu chuẩn hàng hóa (xác định nhu cầu) Đối với bộ phận Bán hàng và tiếp thị (27%), mục tiêu mua hàng 5R là 4.55 (luôn đúng chất lƣợng, hiếm khi giao hàng đúng hạn), luôn lập ngân sách mua hàng, gần nhƣ tất cả họ (78%) không gặp phải vấn đề không nhận

Những khó khăn trong quá trình mua hàng bao gồm: 50% người mua cho rằng thời gian giao hàng quá chậm do nhân viên mua hàng quá tải; 70% nhận được hàng không đúng yêu cầu do đặc tính kỹ thuật không rõ ràng và người mua thiếu kiến thức; bộ phận Bảo trì (8%) quan tâm chất lượng hơn thời gian giao hàng nên thời gian nhận hàng quá lâu; bộ phận mua hàng (35%) thực hiện mua hàng thường xuyên nhưng có đến 81,4% cho rằng thời gian giao hàng quá lâu do lỗi nhà cung cấp hoặc do thiếu trách nhiệm của người thực hiện.

58.83% bị tình trạng không nhận đƣợc hàng, có đến 92% nhận hàng không đúng yêu cầu (gần nhƣ tất cả cho là do lỗi nhà cung cấp) Kết quả cho thấy những người thuộc bộ phận quản lý (quản lý) thì quan tâm đến lập ngân sách mua hàng và luôn xét đến mục tiêu mua hàng đạt chỉ số 5R đến 4.8, bộ phận mua hàng cũng quan tâm đến mục tiêu mua hàng 5R, nhưng ít lập ngân sách mua hàng vì thế họ gặp phải hàng không đúng yêu cầu và chậm nhận hàng nhiều hơn, tuy nhiên nguyên nhân chủ yếu lại là do lỗi nhà cung cấp

Kết quả từ câu 5 và 20 cho thấy những người có kinh nghiệm làm việc từ 1-3 năm và công ty có hệ thống quản lý chất lƣợng (26.8%) gần nhƣ không có trường hợp không nhận được hàng, mua hàng kém chất lượng và rất ít trường hợp (2) bị hàng không đúng yêu cầu Nhưng những người có kinh nghiệm từ 4-5 năm, trên 5 năm thì lại gặp phải tình trạng mua hàng kém chất lƣợng và không đúng yêu cầu, đa số do nhân viên mua hàng bị quá tải hoặc thiếu động lực làm việc, thiếu trách nhiệm

Đề xuất qui trình mua hàng

4.2.1 Mục tiêu mua hàng của Công ty Người Đồng Hành

Hiện tại bộ phận mua hàng của công ty thực hiện hoạt động mua hàng không theo tiêu chuẩn nào, công việc đến đâu thì giải quyết đến đó Từ thực tế gặp phải trong công việc và qua sự đồng thuận, hỗ trợ của quản lý công ty, cần có một qui trình cụ thể, chi tiết để từng bước tiêu chuẩn hóa công việc mua hàng và xây dựng các tiêu chuẩn để lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, kiểm soát chi phí trong mua hàng, thời gian giao hàng, tối thiểu hóa thời gian chờ

Từ kết quả khảo sát, đa số quan tâm đến chất lƣợng(89%), số lƣợng(95%) và thời gian giao hàng(63%), ít quan tâm đến nguồn cung cấp hàng Tiêu chí để quyết định lựa chọn nhà cung cấp (75%) và có đến 72% khảo sát cho rằng thời gian nhận đƣợc hàng hóa khi đặt hàng quá lâu Chủ yếu là do lỗi nhà cung cấp (có thể là thời gian chờ sản xuất) (33%) và do nhân viên mua hàng bị quá tải, tức là quá trình mua hàng chƣa đáp ứng chiếm một tỉ lệ không nhỏ (19%)

Hơn nữa các công ty thương mại vừa và nhỏ như Người Đồng Hành, người mua hàng gần nhƣ làm tất cả các công việc từ giao dịch với khách hàng đến tìm nguồn hàng, mua hàng, nhập hàng, sẽ khó kiểm soát công việc và dễ bị quá tải Nên cần phân chia nhiệm vụ để giảm tải công việc cho bộ phận mua hàng

Từ kết quả thực tế của công ty, số lƣợng hàng mua kém chất lƣợng chiếm khoảng 20% lượng hàng mua từ trong nước và nước ngoài

 Mục tiêu đề ra cho năm 2012 là phải giảm số lượng hàng kém chất lượng xuống còn 10%

 Số đơn hàng bị giao trễ chiếm khoảng 40% đơn hàng đã mua trong năm 2011

Mục tiêu đề ra là đơn hàng mua trong nước bị trễ không quá 10% và mua nước ngoài bị trễ không quá 20%

Để đảm bảo nguồn cung ổn định và thời gian giao hàng ngắn cho các mặt hàng chủ chốt, công ty đặt mục tiêu tìm ít nhất 3 nhà cung cấp cho linh kiện thụ động, 2 nhà cung cấp cho linh kiện quan trọng như mạch điện tử tích hợp và module Đối với các Kit, công ty hướng đến mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà sản xuất uy tín như Terasic, Altera và Texas Instruments, phấn đấu trở thành đại diện phân phối chính thức của họ tại thị trường Việt Nam.

Tewodros Mesfin (2007) trong nghiên cứu “Đánh giá thực nghiệm mua hàng” đã đƣa ra qui trình mua hàng chuẩn cho AAUCC Tác giả dựa trên bộ tiêu chuẩn 5R

(Right Time, Right Quantity, Right Source, Right Price, Right Quality) của Leenders (1989) để đánh giá hoạt động mua hàng hiện tại Fredrik Otteones Strand trong bài nghiên cứu “Giao tiếp nội bộ trong qui trình mua hàng” cũng đã đƣa ra các hoạt động chính của một qui trình mua hàng Bên cạnh đó trong Bộ tiêu chuẩn ISO 9001, điều khoản 7.4.1 nêu rõ các tiêu chuẩn và hoạt động của một qui trình mua hàng, cách thức để quản lý nó Trong bài này tác giả dựa vào khả năng và mục tiêu của công ty Người Đồng Hành và bộ tiêu chuẩn ISO 9001 để đƣa ra một qui trình mua hàng

Bộ phận hỗ trợ Bộ phận mua hàng Nhà cung cấp

Hình 4.1 Qui trình mua hàng đề xuất

1.Yêu cầu của khách hàng 2 Tìm hiểu thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp *

8A Duyệt báo giá và chọn nhà cung cấp

9 Thương thảo và gửi hợp đồng cho nhà cung cấp

17 Xử lý hàng không đạt

14A Làm thủ tục nhập hàng

7 Gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp 3 Xác định rõ nhu cầu*

6A.Nhà cung cấp đã đƣợc duyệt?*

6C.Đánh giá nhà cung cấp* mới

6B Lựa chọn nhà cung cấp mới*

8C Thiết lập tài khoản với nhà cung cấp

10 Kiểm tra và xác nhận điều khoản HĐ

Lập hóa đơn đối chiếu

14B Lập hóa đơn và danh mục hàng đóng * Đạt

Thực hiện qui trình

Bảng 4.6 Các công đoạn qui trình mua hàng đề xuất

Công việc Trách nhiệm Nhiệm vụ

Tìm kiếm và nhận yêu cầu từ khách hàng, danh mục các sản phẩm yêu cầu

2 Tìm hiểu thông tin sản phẩm và nhà cung cấp

Mua hàng Xác định thông tin về sản phẩm (Tên hàng, đặc tính kỹ thuật, số lƣợng, nhà sản xuất, xuất xứ, bảo hành )

3 Xác định rõ nhu cầu

Mua hàng, Bán hàng (Sản xuất)

Xác nhận lại thông tin với khách hàng

Kế toán kho Kiểm tra kho, nếu có các mặt hàng yêu cầu > đáp ứng yêu cầu, kết thúc (Hồ sơ: Phiếu giao hàng, Hợp đồng)

Mua hàng Tìm kiếm nhà cung cấp, nhà phân phối, đại lý

6A Nhà cung cấp đã dƣợc duyệt?

Mua hàng Sản phẩm đã từng mua hoặc là mua từ nhà cung cấp, phân phối, đại lý đã đƣợc đánh giá và đã mua

6B Lựa chọn nhà cung cấp mới

Mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp mới (nhận định sơ bộ thông qua các thông tin sẵn có, chế độ bảo hành, thời gian giao hàng, giá, nơi sản xuất, )

6C Đánh giá nhà cung cấp

Mua hàng, Bán hàng (Sản xuất),

Quản lý Đánh giá nhà cung cấp mới thông qua các tiêu chí:

- Chất lƣợng - Kinh nghiệm hoạt động - Khả năng đáp ứng - Thời gian giao hàng - Giá

- Nguồn hàng (thương hiệu, xuất xứ) - Đánh giá nhà sản xuất (áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng không?)

7 Gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp

Mua hàng Gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp

PO-Purchase Order (Mã hàng, đặc tính kỹ thuật, số lƣợng đặt, nhà sản xuất, MOQ, thời gian giao hàng, )

8A Duyệt báo giá và chọn nhà cung cấp

Mua hàng, Bán hàng (Sản xuất)

Xem xét báo giá và phản hồi với khách hàng, nếu khách hàng đã đồng ý mua và nguồn cung cấp đã đƣợc duyệt

8B Kế hoạch mua Mua hàng, quản lý

Kế hoạch mua hàng (mua nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng, mua để tồn kho), Ngân sách mua hàng (tài chính công ty) đáp ứng không?

8C Thiết lập tài khoản với nhà cung cấp

Mua hàng Thiết lập tài khoản giao dịch và đăng ký là đối tác với nhà cung cấp, quyền phân phối sản phẩm

Thương thảo hợp đồng với nhà cung cấp các điều khoản về sản phẩm, giá (FOB, CIF), thời gian giao hàng, thanh toán, trách nhiệm của hai bên,

10 Kiểm tra và xác nhận hợp đồng

Hai bên ký duyệt hợp đồng

Mua hàng Tiến hành mua hàng, yêu cầu hóa đơn

Xác định xem xét đặt hàng (online, mua trực tiếp, qua trung gian) và vận chuyển, loại hình nhập (nếu mua nước ngoài) và theo dõi đặt hàng

11C Lập hóa đơn đối chiếu

Mua hàng, Nhà cung cấp

Nhận hóa đơn đối chiếu (Proforma Invoice) từ nhà cung cấp

Mua hàng Các tài liệu kỹ thuật, CO, CQ (nếu có), các chứng từ đi theo sản phẩm

Mua hàng Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn đối chiếu hợp đồng

Kế toán Thanh toán hợp đồng theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng 14A Làm thủ tục nhập hàng

Mua hàng Thực hiện nhập hàng, chuẩn bị chứng từ nhập hàng về, thông báo vận chuyển (số vận đơn, tracking number)

14B Hóa đơn và danh mục đóng gói

Mua hàng, Nhà cung cấp

Hóa đơn thương mại và danh mục hàng đóng gói (Commercial Invoice, Packing List, ), đóng gói hàng hóa (sẵn sàng)

Mua hàng Kiểm tra hàng hóa mua về theo các chứng từ mua hàng và tài liệu kỹ thuật của hàng hóa

16 Tạm lưu kho Mua hàng, Kế toán, Bán hàng (Sản xuất)

Nếu hàng đúng nhƣ yêu cầu, tiến hành tạm lưu kho (Kế toán kho)

17 Xử lý hàng không đạt

Nếu hàng không đạt yêu cầu, thì sẽ đi đến xác nhận nguyên nhân:

- Nhà cung cấp gửi không đúng >

Gửi trả hàng và yêu cầu gửi lại

- Mua không đúng hàng > Xác nhận lại với khách hàng, và đánh giá lại nhu cầu

Kiểm soát thực hiện qui trình

Để có thể kiểm soát đƣợc qui trình thực hiện mua hàng tốt hơn cần phải có các tiêu chuẩn để đánh giá từng hoạt động mua hàng

 Nhƣ mục tiêu đề ra cho giai đoạn tiếp cận qui trình là kiểm soát các công việc mua hàng theo tiến trình có hiệu quả không? Dựa vào thời gian từ lúc nhận đƣợc yêu cầu đến lúc giao hàng cho khách hàng, không kể đến thời gian chờ sản xuất

 Hiện tại thị trường linh kiện điện tử rất khó kiểm soát, có nhiều nguồn hàng từ chính hãng cho đến hàng nháy đủ loại, vì vậy chất lƣợng hàng hóa rất khó kiểm soát

Việc chọn lựa nhà cung cấp rất quan trọng, quyết định nguồn hàng có đảm bảo chất lƣợng không

 ISO là công cụ để kiểm soát qui trình tốt nhất và được nhiều người áp dụng như hiện nay và theo vòng tròn Deming (Kế hoạch-Thực hiện- Kiểm tra- Hành động khắc phục), ở đây cũng ứng dụng công cụ này để kiểm soát qui trình mua hàng Thực hiện mua hàng, theo dõi và ghi nhận vào Bảng Theo dõi mua hàng (Follow Up) và các dữ liệu phản hồi sau khi giao hàng để đánh giá kết quả mua hàng

4.4.1 Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp:

Trên cở sở bộ tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp (7.4) và tiêu chuẩn AS9100 Dựa vào đặc tính công việc thực tế và các Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp của các công ty nhƣ Southco (nổi tiếng ở Mỹ và thế giới trong ngành điện tử, tự động hóa), Aerosup ( ngành cung cấp linh kiện chế tạo máy bay, Mỹ) Đánh giá nhà cung cấp mới: khi tìm nhà cung cấp mới cần phải đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng thông qua các thông tin đánh giá nhà cung cấp theo phụ lục 2

- Tìm hiểu các thông tin về nhà cung cấp và cách thức hoạt động của họ

- Nhận định sản phẩm và dịch vụ họ cung cấp có đảm bảo không thông qua các hệ thống quản lý của họ

- Có phù hợp với chúng ta không và có thể hợp tác đƣợc không?

Đánh giá ban đầu được thực hiện thông qua Bảng khảo sát trực tuyến Nếu có tiềm năng, nhà cung cấp sẽ được đánh giá thực tế Đối với nhà cung cấp đã được duyệt, đánh giá sẽ bao gồm chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, chế độ bảo hành và giá cả (xem Phụ lục 3).

Tái đánh giá nhà cung cấp hiện tại theo định kỳ hàng năm

4.4.2 Các tiêu chuẩn kiểm tra và hồ sơ theo dõi thực hiện mua hàng:

Từ công việc thực tế và yêu cầu của cấp quản lý công ty, khách hàng đƣa ra các tiêu chuẩn kiểm tra hàng hóa, bảng báo giá và kiểm soát đặt hàng, giao hàng

 Kiểm tra bảng báo giá so với giá đã được duyệt trước đây hoặc từ thông tin không chính thức trên internet, theo số lƣợng mua, giá mua hàng (giá sản phẩm, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, chi phí nhập hàng và các phụ phí khác)

Kiểm tra kỹ từng điều khoản trong hợp đồng như hàng hóa, giá trị hợp đồng, thời gian giao hàng, thời gian bảo hành, phương thức thanh toán, thời gian thanh toán và các điều khoản phạt theo quy định pháp luật.

Kiểm tra hóa đơn, chứng từ nhập phải tuân theo hợp đồng về thông tin hàng hóa, giá trị, thông tin công ty, phương thức đóng gói và vận chuyển Ngoài ra, cần kiểm tra các tài liệu kỹ thuật, chứng nhận xuất xứ và chất lượng để đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng yêu cầu.

 Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, hình dáng bên ngoài, số lƣợng

 Theo dõi tình trạng vận chuyển lô hàng sau khi đã xuất đi để đánh giá đơn vị vận chuyển, giá cước vận chuyển

Lựa chọn phương thức đặt hàng sao cho kinh tế nhất, những sản phẩm trị giá thấp và kích thước nhỏ, đóng gói dạng reel hoặc tube sẽ dễ bảo quản hơn và ít chiếm không gian lưu kho Khi mua với số lượng ít, chi phí vận chuyển gấp 10 lần giá trị sản phẩm, sẽ chọn cách đặt hàng số lƣợng lớn và tồn kho

Mua hàng trực tiếp từ khách hàng, mua thông qua đơn vị vận chuyển, trung gian hay mua qua mạng (hiện nay mua dạng này nhiều nhất vì nó phổ biến và dễ mua) nhưng thường gặp rủi ro, cần hiểu rõ nhà cung cấp

Qui trình hiện đang đƣa vào áp dụng cho công ty đƣợc 3 tuần, trong đó đang xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp và cách thức theo dõi đặt hàng

ĐÁNH GIÁ QUI TRÌNH

Cơ sở xây dựng giải pháp đánh giá

Anil K Bajpai vận dụng mô phỏng liên tục kết hợp với lý thuyết COQ (Chi phí chất lƣợng) để phân tích quan hệ giữa chi phí cho hoạt động ngăn ngừa và lợi ích của nó mang lại Thực hiện hoạt động ngăn ngừa thì lợi ích sẽ tăng lên, làm tăng lợi ích tích lũy Khi đó sẽ tăng chi phí cho hoạt động ngăn ngừa và làm giảm lợi ích tích lũy Tạo ra hai vòng lặp:

- Dương (+): Chi phí ngăn ngừa-lợi ích-lợi ích tích lũy-chi phí ngăn ngừa

- Âm (-): Chi phí ngăn ngừa-lợi ích tích lũy- chi phí ngăn ngừa

Ban đầu vòng lặp (-) mạnh chi phí ngăn ngừa tăng đẩy lợi ích tích lũy giảm mạnh và tạo ra lợi ích tăng yếu hơn Đến khi hoạt động ngăn ngừa hiệu quả, chi phí bỏ ra giảm lại lúc đó vòng lặp (+) sẽ hoạt động mạnh và đẩy lợi ích tích lũy tăng cao

Hình 5.1 - Giản đồ nhân quả và Giản đồ cấu trúc – chi phí và lợi ích

Tác giả phát triển các phương trình trong hình DYNAMO của Pugh-Robert (1986) xác định chi phí và tỉ lệ lợi ích có đƣợc so với chi phí bỏ ra Anil K Bajpai đã vận dụng nó cho quá trình “Thiết kế chất lƣợng” và “Mua hàng chất lƣợng”, chạy mô phỏng bằng phần mềm “Professional DYNAMO Plus” Trong bài áp dụng mô hình này để

“Đánh giá qui trình mua hàng" thông qua chất lƣợng và thời gian đáp ứng đơn hàng theo mục tiêu và chiến lƣợc của Công ty nhằm cung cấp hàng hoá và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng để thấy đƣợc lợi ích từ bán hàng và ƣớc lƣợng lợi ích từ hoạt động mua hàng chất lƣợng mang lại, thực hiện mô phỏng bằng phần mềm VENSIM PLE

Lợi ích tích lũyLợi ích Chi phí ngăn ngừa

Phương pháp thu thập dữ liệu

Đây là thời điểm thích hợp cho công ty để thực hiện việc thu thập dữ liệu này vì hiện tại Công ty chƣa áp dụng một qui trình quản lý chất lƣợng nào và chƣa có kế hoạch đánh giá nhà cung cấp

Đánh giá nhà cung cấp là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp đo lường chi phí bỏ ra để đánh giá, xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp Quá trình này mang lại lợi ích thông qua việc đánh giá chất lượng sản phẩm mà nhà cung cấp đáp ứng và sự tin tưởng của khách hàng thể hiện qua hành vi tái đặt hàng.

 Đánh giá xem xét đặt hàng: chi phí thực hiện mua hàng, chi phí để duy trì thực hiện qui trình mua hàng và lợi ích đƣợc ƣớc tính dựa trên thời gian thực hiện mua hàng, khoảng phí không tạo nên giá trị cho sản phẩm

 Đánh giá kế hoạch mua hàng: chi phí thực hiện việc lập kế hoạch mua hàng định kỳ và lợi ích đƣợc ƣớc tính từ ngân sách mua hàng đáp ứng kịp thời nhƣng không bị lãng phí, không lãng phí do tồn kho nhƣng vẫn đáp ứng khách hàng kịp thời.

Đánh giá qui trình

5.3.1 Thực hiện mô phỏng cho từng hoạt động trong qui trình mua hàng

- “Chi phí chất lƣợng trong mua hàng” = “Chi phí kế hoạch mua hàng” + “Chi phí đánh giá khả năng nhà cung cấp” + “Chi phí xem xét đặt hàng”

- “Lợi ích vì sự ngăn ngừa chất lƣợng trong mua hàng” = “Lợi ích kế hoạch mua hàng” + “Lợi ích đánh giá nhà cung cấp” + “Lợi ích xem xét đặt hàng”.

- “Lợi ích tích lũy sự ngăn ngừa chất lƣợng trong mua hàng” = “Lợi ích vì sự ngăn ngừa chất lƣợng trong mua hàng” - “Chi phí chất lƣợng trong mua hàng”.

- “Lợi ích tích lũy sự ngăn ngừa chất lƣợng trong mua hàng” = “Lợi ích vì sự ngăn ngừa chất lƣợng trong mua hàng” - “Chi phí chất lƣợng trong mua hàng”.

- “Lợi ích tích lũy ban đầu của sự ngăn ngừa chất lƣợng trong mua hàng” = “Lợi ích tích lũy từ bán hàng” * “Hệ số chuyển đổi” (ƣớc lƣợng lợi ích do mua hàng) Từ báo cáo của các công đoạn trong qui trình mua hàng cho các dữ liệu để đánh giá công việc này theo sự phân định trong bảng 5.1 và kết quả đánh giá giúp ta ƣớc tính chi phí cần để cải tiến qui trình ở từng công đoạn:

Bảng 5.1 – Tham chiếu dữ liệu cho các thông số đánh giá qui trình

Công đoạn trong Qui trình mua hàng Thông số đánh giá qui trình 1 Yêu cầu của khách hàng

2 Tìm hiểu sản phẩm, nhà cung cấp 3 Xác định nhu cầu

Chi phí đầu tƣ cho các công đoạn này là chi phí KHMH

Lợi ích lấy từ kết quả bán hàng 5 Tìm nhà cung cấp

6 Lựa chọn nhà cung cấp 7 Yêu cầu báo giá

8 Duyệt nhà cung cấp Đánh giá nhà cung cấp

Chi phí tạo mối quan hệ, tìm nguồn cung là chi phí ĐGNCC

Lợi ích lấy từ sản phẩm mua 8 Quyết định đặt hàng

9 Thương thảo hợp đồng 10 Kiểm tra và xác nhận thông tin 11 Cách thức mua, nhập hàng 12 Kiểm tra chứng từ

13 Thanh toán hợp đồng 14 Thủ tục nhập

15 Kiểm tra hàng hóa 16 Bảo quản, lưu kho

Bao gồm chi phí đầu tƣ và chi phí phát sinh trong mua hàng không kể đến giá mua

Lợi ích lấy từ sản phẩm mua về, thời gian giao hàng, sự suy giảm phí phát sinh trong mua hàng

Ngoài chi phí đầu tư và lợi ích trực tiếp của các hoạt động mua sắm, các hoạt động này còn ảnh hưởng đáng kể đến doanh số bán hàng, uy tín của công ty và kết quả đào tạo nhân viên Doanh số bán hàng được cải thiện khi các hoạt động mua sắm hiệu quả đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ kịp thời và với chất lượng cao Uy tín của công ty cũng được tăng cường thông qua các hoạt động mua sắm có trách nhiệm và minh bạch Cuối cùng, các hoạt động mua sắm có thể đóng vai trò thiết yếu trong việc đào tạo nhân viên thông qua việc cung cấp kinh nghiệm thực tế và cơ hội phát triển các kỹ năng liên quan đến mua sắm.

Kế hoạch mua hàng chất lƣợng:

Hình 5.2 – Giản đồ cấu trúc Qui trình mua hàng chất lượng

- “Chi phí kế hoạch mua hàng” = “Giá trị thực kế hoạch mua hàng” – “Lợi ích tích lũy kế hoạch mua hàng”

(Chi phí đầu tƣ ban đầu chính là ƣớc tính mất đi do không thực hiện kế hoạch mua hàng chất lƣợng và một phần từ ƣớc tính mất đi do thực hiện qui trình mua hàng

X chất lƣợng Đƣợc tính từ năm thứ 7, thời gian đủ để ƣớc tính đƣợc chi phí của quá trình thực hiện)

- “Lợi ích kế hoạch mua hàng” = “Chi phí kế hoạch mua hàng” (sau một kỳ thực hiện kế hoạch mua hàng chất lƣợng, ở đây xét một kỳ là 3 năm) * “Hệ số tác động ƣớc tính” (tỉ lệ một đồng bỏ ra thực hiện kế hoạch chất lƣợng sẽ mang lại bao nhiêu đồng lợi ích).

- “Lợi ích tích lũy kế hoạch mua hàng” = “Lợi ích kế hoạch mua hàng” – “Chi phí kế hoạch mua hàng”.

Hình 5.3 - Giản đồ cấu trúc kế hoạch mua hàng

(Anil Bajpai, 1995) Đánh giá khả năng nhà cung cấp:

- “Chi phí đánh giá nhà cung cấp” = “Giá trị thực đánh giá nhà cung cấp” – “Lợi ích tích lũy đánh giá nhà cung cấp”

(Giá trị thực bỏ ra kể cả chi phí ban đầu qua ƣớc tính mất đi do không thực hiện đánh giá khả năng nhà cung cấp chất lƣợng và một phần từ ƣớc tính mất đi do thực hiện qui trình mua hàng chất lƣợng)

Lợi ích tích lũy kế hoạch mua hàng - LITLKHMH Lợi ích kế hoạch mua hàng - LIKHMH Chi phí kế hoạch mua hàng - CPKHMH Ƣớc tính mất đi vì thiếu kế hoạch mua hàng -

UTKKHMH Giá trị thực kế hoạch mua hàng - GTKHMH Hệ số mất đi vì kế hoạch mua hàng - HSKHMH

Hệ số giá trị thực kế hoạch đặt hàng - HSGTKHMH Ƣớc tính mất đi vì mua hàng chất lƣợng - UTMHCL

Lợi ích tích lũy mua hàng chất lƣợng - LITLMHCL

Hệ số tác động kế hoạch mua hàng - HSTĐKHMH

Thời gian trung bình kỳ kế hoạch mua hàng -

TGTBKHMH Hệ số xem xét đặt hàng - HSXXĐH

Kết quả kế hoạch mua hàng - KQKHMH

- “Lợi ích đánh giá nhà cung cấp” = “Chi phí đánh giá nhà cung cấp * “Hệ số tác động”

( Lợi ích mang lại sau một kỳ thực hiện đánh giá nhà cung cấp chất lƣợng (ở đây xét một kỳ là 5 năm và hệ số tác động ƣớc tính là tỉ lệ một đồng bỏ ra thực hiện kế hoạch chất lƣợng sẽ mang lại bao nhiêu đồng lợi ích)

- “Lợi ích tích lũy đánh giá khả năng nhà cung cấp” = “Lợi ích đánh giá nhà cung cấp” – “Chi phí đánh giá nhà cung cấp”

Hình 5.4 - Giản đồ cấu trúc đánh giá nhà cung cấp

Xem xét đặt hàng chất lƣợng:

- “Chi phí xem xét đặt hàng” = “Giá trị thực xem xét đặt hàng” – “Lợi ích tích lũy xem xét đặt hàng”

(Chi phí bỏ ra cho một kỳ đầu tƣ gồm cả chi phí đầu tƣ ban đầu, với chi phí ban đầu chính là ƣớc tính mất đi do không thực hiện xem xét đặt hàng chất lƣợng và một phần từ ƣớc tính mất đi do thực hiện qui trình mua hàng chất lƣợng)

Lợi ích tích lũy đánh giá nhà cung cấp -

LITLĐGNCC Lợi ích đánh giá nhà cung cấp - LIĐGNCC Chi phí đánh giá nhà cung cấp - CPĐGNCC Ƣớc tính mất đi vì thiếu đánh giá khả năng nhà cung cấp - UTKĐGNCC

Giá trị thực đánh giá nhà cung cấp - GTĐGNCC Hệ số mất đi vì đánh giá nhà cung cấp - HSĐGNCC

Hệ số giá trị thực đánh giá nhà cung cấp - HSGTĐGNCC Ƣớc tính mất đi vì mua hàng chất lƣợng - UTMHCL

Lợi ích tích lũy mua hàng chất lƣợng - LITLMHCL

Hệ số tác động đánh giá nhà cung cấp - HSTĐĐGNCC

Thời gian trung bình kỳ đánh giá nhà cung cấp -

TGTBĐGNCC Hệ số đánh giá nhà cung cấp - HSĐGNCC

Kết quả đánh giá nhà cung cấp - KQĐGNCC

- “Lợi ích xem xét đặt hàng” = “Chi phí xem xét đặt hàng” * “Hệ số tác động”

Lợi ích mang lại sau ba năm thực hiện chương trình Đặt hàng chất lượng là tỷ lệ giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra thực hiện kế hoạch chất lượng, giúp đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào hoạt động nâng cao chất lượng trong giáo dục đại học.

- “Lợi ích tích lũy xem xét đặt hàng” = “Lợi ích xem xét đặt hàng” – “Chi phí xem xét đặt hàng”

Hình 5.5 - Giản đồ cấu trúc xem xét đặt hàng

Trong đó giá trị ƣớc tính mất đi vì thực hiện mua hàng chất lƣợng bao gồm cả ƣớc tính mất đi trong mua hàng theo một tỉ lệ cho trước Và ước tính này một phần được đưa vào giá trị thực để xem nhƣ là chi phí việc thực hiện hành động ngăn ngừa chất lƣợng trong từng công đoạn của qui trình mua hàng

5.3.2 Kết quả mô phỏng Bắt đầu thực hiện sự ngăn ngừa chất lƣợng trong kế hoạch mua hàng từ năm thứ bảy và đến năm thứ tám xem nhƣ là đầu tƣ chất lƣợng đến ngƣỡng theo COQ), khi đó giá trị của chi phí chất lƣợng đạt Max và giảm dần dần Ở thời điểm Max chi phí, lợi

Lợi ích tích lũy xem xét đặt hàng -

LITLXXĐH Lợi ích xem xét đặt hàng - LIXXĐH Chi phí xem xét đặt hàng - CPXXĐH Ƣớc tính mất đi vì thiếu xem xét đặt hàng -

UTKXXĐH Giá trị thực xem xét đặt hàng - GTXXĐH Hệ số mất đi vì xem xét đặt hàng - HSXXDH

Hệ số giá trị thực xem xét đặt hàng - HSGTXXĐH Ƣớc tính mất đi vì mua hàng chất lƣợng - UTMHCL

Lợi ích tích lũy mua hàng chất lƣợng - LITLMHCL

Hệ số tác động xem xét đặt hàng - HSTĐXXĐH

Thời gian trung bình kỳ xem xét đặt hàng - TGTBXXĐH Hệ số xem xét đặt hàng - HSXXĐH

Kết quả xem xét đặt hàng - KQXXĐH