đề tài xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho kho hàng doanh nghiệp gosell

Quản lý kho là một trong những hoạt động đóng vai trò thenchốt trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty vàdoanh nghiệp.. với sự phát triển của công nghệ thông tin, các doanh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN

TẢIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

**********

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

NGHIỆP

Tên đề tài:Xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp cho kho hàng doanh nghiệp GOSELL

Giảng viên hướng dẫn: Vũ Thị Thu Hà

Lớp: 72DCHT21Nhóm lớn: 01

HÀ NỘI, 2024

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG6

LỜI NÓI ĐẦU

Trong hai thập niên vừa qua, công nghệ thông tin đã đượcphát triển, cải tiến và dùng vào hầu hết các hoạt động của đờisống hàng ngày, giúp cho sinh hoạt kinh tế phồn thịnh, xã hộiđược tổ chức thêm khoa học và nhờ vậy đời sống có nhiều tự dolựa chọn

Với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, sự phát triểnbùng nổ của khoa học công nghệ nói chung và công nghệ thôngtin nói riêng Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácquản lý đang từng bước khẳng định được sức mạnh của mình Ứngdụng các thành tựu của công nghệ thông tin vào trong mọi hoạtđộng của doanh ngiệp đã giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệmđược thời gian và tiền của, thúc đẩy sự phát triển của doanhnghiệp Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ thông tin không đúngcách, đúng chỗ sẽ dẫn đến sự lãng phí mà hiệu quả đạt được thìkhông cao Đây chính là một thách thức với các doanh nghiệp màđặc biệt là các doanh ngiệp ở Việt Nam

Quản lý kho là một trong những hoạt động đóng vai trò thenchốt trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty vàdoanh nghiệp Việc theo dõi vật tư, hàng hoá tồn kho và tổng hợpcác số liệu kho là cơ sở để các công ty, doanh nghiệp quyết địnhphương hướng hoạt động, kế hoạch sản xuất phục vụ kinh doanhbuôn bán Thực tế cho thấy, rất nhiều công ty ở Việt Nam cho đếnnay vẫn quản lý kho một cách thủ công, việc quản lý thủ công nhưvậy sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc theo dõi vật tư, tổng hợpđánh giá số liệu, giao dịch không tức thời, và thường gặp phải rấtnhiều sai sót ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh khác Cùng

với sự phát triển của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp đãbắt đầu tìm đến các giải pháp công nghệ để cải thiện và nâng caochất lượng hoạt động của mình Các hệ thống thông tin quản lýkho hàng và các nghiệp vụ khác như: kế toán tài chính, theo dõisản xuất, bán hàng, v.v đã được triển khai Tuy nhiên, việc triểnkhai các hệ thống quản lý này mang tính chất rời rạc, chưa thốngnhất Các phần mềm đơn lẻ,

không có sự trao đổi dữ liệu với nhau Mặc dù các hệ thống quảnlý đã giúp cho nghiệp vụ trở nên đơn giản, dễ dàng, chính xác,thuận tiện hơn Nhưng trong phạm vi toàn công ty, các hệ thốngnày không đóng vai trò tích cực trong việc cải thiện, nâng cao hiệuquả hoạt động của công ty Việc triển khai các hệ thống rời rạcnhư vậy cũng giống như “trang bị cho một người lao động công cụsản xuất hiện đại, còn những người khác vẫn dùng công cụ thô sơ,lạc hậu” Hiện nay, một số công ty đang hướng tới giải pháp triểnkhai “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”(ERP) Triểnkhai hệ thống ERP đem lại cho các công ty rất nhiều lợi ích như sựchuyên nghiệp trong các khâu làm việc, sự chính xác, nhanhchóng tức thời, cái nhìn toàn diện, bao quát v.v Vậy ERP là gì vàtại sao nó lại là một giải pháp mà các công ty nên hướng tới?

Trong phạm vi tiểu luận “Phân hệ Quản lý kho trong hệ thốngERP”, bên cạnh việc phân tích thiết kế phân hệ Quản lý kho củahệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp, tiểu luận sẽ trình bàymột số khái niệm căn bản liên quan đến hệ thống ERP Đây là mộtcông nghệ rất mới ở Việt Nam và không phải ai cũng hiểu đúng vàhiểu rõ về ERP Nội dung tiểu luận bao gồm các phần sau:

Chương 1 Giới thiệu và phát triển hệ thốngChương 2 Tổng quan về doanh nghiệp và hệ thống ERP Chương 3 Xây dựng các phân hệ cho hệ thống ERP Chương 4 Thiết kế cài đặt hệthống, kiểm thử và triển khai

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

● Cho phép việc lấy dữ liệu từ các phân hệ quản lý khác nhau trong công ty

3.1.Phân tích thiết kế hướng đối tượng

Định nghĩa: Phân tích thiết kế hướng đối tượng là giai đoạnphát triển một mô hình chính xác và súc tích của vấn đề, có thànhphần là các đối tượng và khái niệm đời thực, dễ hiểu với người sử

Ưu điểm: Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất củaphương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng là tính tái sửdụng: có thể tạo ra các thành phần (đối tượng) một lần và dùngchúng nhiều lần sau đó

3.2.Cơ sở dữ liệu

Định nghĩa: cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin cócấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêucầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng haynhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những mụcđích khác nhau

Việc sử dụng hệ thống CSDL này sẽ khắc phục được nhữngkhuyết điểm của cách lưu trữ dưới dạng hệ thống tập tin đó là:giảm trùng lặp thông tin ở mức thấp nhất, đảm bảo tính nhất quánvà toàn vẹn dữ liệu, đảm bảo dữ liệu được truy xuất theo nhiềucách khác nhau, từ nhiều người khác nhau và nhiều ứng dụngkhác nhau, tăng khả năng chia sẻ thông tin

Nhóm sử dụng xampp, mySQL để làm và lưu trữ CSDL của đề tài

CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG ERP2.1.Giới thiệu chung về doanh nghiệp

2.1.1 Giới thiệu

Công ty TNHH MediaStep Việt Nam● Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH MediaStep Việt Nam● Địa chỉ đăng ký: 60A Trường Sơn, P.2, Q Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh● Giấy CNĐKDN: 0314449727 – Ngày cấp 07/06/2017 được sửa

đổi lần thứ 1 ngày 12/06/2017● Cơ quan cấp: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư

TP.HCM● Email: hotro@gosell.vn● Hotline: 02873030800

2.2.2 Quá trình phát triển

MediaStep được thành lập năm 2005, với gần 20 năm kinhnghiệm đồng hành cùng các doanh nghiệp trong nước và quốc tếđặc biệt và các nhà máy lớn có vốn đầu tư FDI, công ty đều hướngđến mục tiêu tăng trưởng bền vững cho khách hàng cộng đồng.Trong quá trình phát triển, MediaStep đều đặt chất lượng dịch vụ,con người, cộng đồng xã hội là trung tâm của mọi sự họa độngphát triển

Các giai đoạn phát triển:● 2005: Thành lập công ty có trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh

chỉ gần 10 nhân sự.● 2006: Khẳng định thương hiệu: Đạt chứng nhận Thương hiệu mạnh

Việt Nam● 2013: Mở rộng thị trường: Thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

● 2016: Thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng● 2017: Trở thành đối tác chiến lược của công ty Daiichi

Kamotsu, đánh dấu bước ngoặt lớn trong sự phát triển nhằmhướng tới hoàn thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ logisticsgiữa Việt Nam và Nhật Bản

● 2021: Doanh thu tăng trưởng 42% so với năm 2020, hơn 200nhân viên, phát triển dịch vụ phân phối và kho vận cho lĩnhvực thương mại điện tử

2.2.3 Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu:

Dịch vụ cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa

2.2.4 Cơ cấu tổ chức

● Ban giám đốc:-Đại diện công ty giao kết các hợp đồng, đại diện trong các quan

hệ dân sự, quan hệ pháp luật phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty

-Thiết lập chính sách cho công ty, giám sát các quản lý của công ty-Duyệt các chiến lược được đề ra, cung cấp tầm nhìn, sứ mệnh, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của tổ chức

● Phòng kinh doanh:-Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh-Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý năm-Giám sát và kiểm soát chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác, nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao-Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh-Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, lựa chọn đối tác đầu tư liên

doanh-Xây dựng chiến lược PR, marketing, chiến lược phát triển về thương

hiệu● Phòng công nghệ thông tin:- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

- Thực hiện báo cáo về CNTT hoạt động trạng thái và hướng dẫn giải quyết sự cố liên quan đến CNTT hệ thống

-Chịu trách nhiệm quản lý CNTT hoạt động và quản lý.- Quản lý, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin cho cáchoạt động trong doanh nghiệp

- Quản lý và sử dụng chất lượng cơ sở hiệu quả và các phương tiện, thiết bị trang được giao

● Phòng nhân sự:- Lập kế hoạch, báo cáo và triển khai công việc tuyển dụng nhằm

đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

- Tiếp cận các kênh truyền thông để đưa ra tuyển dụng thông tinđến gần hơn với chức năng của ứng viên.

-Tạo mối liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… Tìm kiếm nguồn lực chất lượng cao cho doanh nghiệp

- Trực tiếp đề tài với cấp trên các ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng công việc của nhân viên

-Tính toán, quyết toán mức lương, phúc lợi và thuế thu nhập cho nhân viên theo quy định của pháp luật

- Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên:Ca làm việc, cá nhân tài khoản, lương chính sách, bảo hiểm chế độ, phép nghỉ…

- Nắm quyền nhân viên hướng dẫn về hợp đồng lao động, tiền lương, chính sách phúc lợi, nội quy tại công ty

-Theo dõi, thực hiện nghỉ chế độ hay hết hạn hợp đồng theo quy định.-Phụ trách việc đăng ký và nộp các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã

hội, bảo hiểm y tế… cho nhân viên.- Giải quyết các vấn đề liên quan đến đãi ngộ của nhân viên (thai sản, ốm đau, bảo hiểm, du lịch, …)

- Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc

-Hướng dẫn, đào tạo quy định, nội quy và văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới

● Phòng kế toán:-Thực hiện công việc về chuyên môn tài chính kế toán theo quy định

của Nhà nước

-Theo dõi sự vận hành, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.

-Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh

-Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,

…-Giải quyết các vấn đề về lương, thưởng cho nhân sự

● Phòng chăm sóc khách hàng:-Nhận mọi thông tin khiếu nại của khách hàng, phương pháp xử lýđưa ra trình cấp trên xin ý kiến và thảo luận tại cuộc họp giaoban

-Phối hợp với phòng marketing để thực hiện phân tích những lợiích mà khách hàng nhận được, nhằm phát huy hiệu quả cao nhấtcủa kế hoạch marketing

- Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên của công ty Tổchức thực hiện, kiểm tra, giám sát, kế hoạch điều chỉnh Ghi nhậný kiến của khách hàng để cải tiến doanh nghiệp

-Lập kế hoạch tặng quà cho khách trong dịp lễ, tết, ngày khaitrương, ngày sinh nhật của công ty

-Theo dõi sản phẩm bảo mật, kiểm tra hoạt động bảo mật, hoạtđộng bảo trì sửa chữa để có được hài lòng của khách hàng

- Tổ chức thực hiện đo lường mức độ hài lòng của khách hàng Tìmhiểu nhân viên nguyên tổ chức đánh giá không tốt, không đạt yêucầu của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến.

-Lập kế hoạch ngân sách và quản lý hàng năm và xuất thông qua.

2.2.ERP và giải pháp, lợi ích của ERP đem lại2.2.1 ERP là gì?

ERP là chữ viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning,đó là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của độingũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệuquả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp.Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thểdoanh nghiệp Những gì quan trọng nhất trong hoạt động củadoanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinhdoanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng củahệ thống ERP có thể rất khác nhau

2.2.2 Quá trình phát triển ERP

ERP được nhen nhóm từ những năm đầu của thập kỷ 50 vàthực sự bắt đầu vào những năm 60 Ngày nay nó đã trở thành mộtthị trường phát triển vững chắc ở trên thế giới và thị trường nàycũng đã hình thành ở Việt Nam cùng với sự phát triển của côngnghệ thông tin tại Việt nam

Để hiểu ERP bắt đầu từ đầu và sẽ đi về đâu? Chúng ta cùngtìm hiểu một số khái niệm: MRP, MRP II, ERP và ERM

MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu vật liệuMRP II: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định

nguồn lực sản xuất ERP: Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERM: Enterprise

Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Thập niên 50, quá trình hoạt động sản xuất của các công ty đãđặt ra các yêu cầu cần phải giải quyết đó là:

● Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ).● Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock).● Danh sách nguyên liệu (Bill of Material BOMP).● Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)

Việc giải quyết các yêu cầu trên sẽ quyết định phươnghướng, kế hoạch sản xuất, kinh doanh của một công ty Vì vậy nómang một ý nghĩa sống còn đối với hoạt động kinh doanh sảnxuất Tuy nhiên những hoạt động này cần phải xử lý và tính toánnhanh và không thể đáp ứng được nếu xử lý bằng tay

Cũng trong giai đoạn này, máy tính đã trở nên rẻ hơn, mạnhhơn và thân thiện với con người hơn Do đó từ giữa những năm 60,nhiều hệ thống quản lý trên máy tính đã lần lượt xuất hiện, làmđảo lộn các kỹ thuật quản lý sản xuất truyền thống Các yêu cầutrong quản lý đã cấu thành hệ thống MRP - Material RequirementsPlanning hay hoạch định nhu cầu vật liệu

Những năm 1975, hệ thống MRP đã được định nghĩa và hiểubiết một cách đầy đủ và chính xác hơn Kể từ đó bắt đầu hìnhthành hệ thống MRP II – Manufacturing Resource Planning-Hoạchđịnh nguồn lực sản xuất Từ đây thường có sự nhầm lẫn giữa MRPvà MRP II

MRP là một tập hợp công nghệ sử dụng dữ liệu về BOM,thông tin kho và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vậtliệu Còn MRP II được định nghĩa là: “Một phương pháp hoạch định

hiệu quả các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp Nó nhắm đếnviệc hoạch định hoạt động cho từng đơn vị bộ phận, hoạch định tàichính và có khả năng dự trù cho các tình huống xảy ra trong quátrình sản xuất MRP II là kết quả trực tiếp và mở rộng từ các vònglặp MRP.

Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của phần cứng vàmạng máy tính doanh nghiệp dựa trên mô hình Client/Server Cáchệ thống MRP nhường chỗ cho một học phần mềm mới là ERP –Enterprise Resource Planning nghĩa là hệ thống hoạch định nguồnlực doanh nghiệp Nó bao trùm lên toàn bộ các chức năng, hoạtđộng sản xuất của một doanh nghiệp như: quản lý tài chính, bánhàng, sản xuất, quản lý kho, nhân lực…

Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của hệ thống ERP, thu húthàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thànhhuyền thoại như: SAP của Đức, Computer Associate, Peoplesoft, JDEdward và Oracle của Mỹ…

2.2.3 Phát triển ERP ở Việt Nam

Việc triển khai ERP ở Việt Nam gặp rất nhiều khó khăn và có thểnói là thiếu một lộ trình hợp lý Lý giải cho hiện tượng chưa cânxứng giữa vị trí và vai trò của ERP tại Việt Nam, các chuyên giakhẳng định nguyên nhân do lượng thông tin đến với doanh nghiệpchưa giúp họ hiểu cụ thể những tác động của nó Việc đề ra giảipháp để nâng cấp doanh nghiệp trở nên cấp thiết khi đến gầnngưỡng cửa hội nhập Cơ cấu quản lý của các doanh nghiệp ViệtNam là rất phức tạp và không cụ thể Yêu cầu tất yếu đặt ra làphải thay đổi lại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các quy trình hoạtđộng cho phù hợp Tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp đều có xuhướng giữ lại quy trình cũ của mình Bản thân quy trình đó đã gắnbó với họ một thời gian dài, mang lại sự thành công và phát triểnnhất định Việc thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp thay đổi quytrình sản xuất là điều không dễ và đây chính là khâu đặc biệt khó

khăn khi triển khai một dự án ERP Bên cạnh đó, còn có những khókhăn cần được giải quyết như trình độ của đội ngũ nhân viên, cơsở vật chất, sự khác biệt với kế toán truyền thống, việc chuẩn hóacơ sở dữ liệu…

Tuy nhiên, Việt Nam đã tham gia vào WTO, và các doanh nghiệptrong nước phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt đến từ cáccông ty, doanh nghiệp nước ngoài Do

đó yêu cầu triển khai ERP để làm quy trình làm việc chuyênnghiệp hơn, hiệu quả hơn, nâng cao tính cạnh tranh là một điềutất yếu Bức tranh về “Thị trường ERP Việt Nam” đã có rất nhiềubiến đổi theo chiều hướng tích cực và trong những năm tới nó sẽcòn phát triển hơn nữa Và thực sự “ERP Việt Nam” là một mảnhđất màu mỡ cho những nhà phát triển.

2.2.4 Các phân hệ trong phần mềm ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ(module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiềuphần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từngphân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thốngERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với cácphân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệcủa ERP bao gồm :

Phân hệ kế toán trên hệ thống ERP là công cụ hỗ trợ đắc lựccho công tác kế toán, tài chính tại các doanh nghiệp Ứng dụnggiúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ kế toán hàng ngày của kếtoán viên, là công cụ tổng hợp, thống kê, phân tích tình hình tàichính, kế toán tại các doanh nghiệp

Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, một phân hệ kế toán tiên tiếnsẽ giúp quản trị tài chính mọi lúc mọi nơi, tức thời xem kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh ngay trên các thiết bị di động và quản trịtoàn diện doanh nghiệp thông qua các báo cáo quản trị linh động:doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, công nợ, tồn kho, mua hàng, bán hàng, …

Chức năng dành cho kế toán của phân hệ này cần phải đápứng đầy đủ nhu cầu nghiệp vụ kế toán theo cả 2 chế độ kế toánThông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC như:

● Tiếp nhận đề nghị tạm ứng, thanh quyết toán trực tuyến Tựđộng đối chiếu với Thủ quỹ để phát hiện chênh lệch, tự độngxử lý kết quả kiểm kê quỹ Tự

động đối chiếu chứng từ Thu, Chi với Sổ phụ ngân hàng đểphát hiện chênh lệch Dự báo dòng tiền, số dư của từng tàikhoản trong tương lai.

● Tự động phân bổ chi phí mua hàng, chi phí hải quan, hạchtoán các khoản chiết khấu thương mại, theo dõi chi tiết côngnợ phải trả theo từng hóa đơn

● Thiết lập chính sách giá bán và chiết khấu cho từng kháchhàng, mặt hàng Lập kế hoạch thu nợ, theo dõi nợ theo từnghóa đơn, tự động tính lãi nợ quá hạn

● Có đầy đủ các chức năng của một Phần mềm quản lý kho.Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, số lô, hạn dùng, mãquy cách, mã vạch Tự động đối soát với thủ kho để pháthiện và xử lý chênh lệch

Phân hệ Bán hàng trên hệ thống ERP là công cụ hỗ trợ doanhnghiệp quản lý các nghiệp vụ từ Marketing, bán hàng, đến hỗ trợsau bán hàng Đồng thời cung cấp tức thời các biểu đồ, báo cáophân tích về tình hình bán hàng của toàn doanh nghiệp, giúp lãnhđạo kịp thời có những quyết định, chỉ đạo trong điều hành kinhdoanh

Quản lý tiếp thị Marketing: Khi phát hành sản phẩm mới haymuốn giới thiệu các chương trình chiết khấu, khuyến mãi, … hệthống ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả chiến dịch tiếp thị từkhâu quản lý danh sách khách hàng tiềm năng, đến khi tổ chức xúctiến giới thiệu và ghi nhận đánh giá nhu cầu của khách hàng, đốitác

Quản lý bán hàng: phần mềm ERP giúp doanh nghiệp thực hiệncác nghiệp vụ bán hàng như: quản lý đội ngũ bán hàng, quản lýtình hình kinh doanh, quản lý chi phí, quản lý công nợ theo nhómhay nhân viên, tổ chức phân công xúc tiến, theo dõi và tổng kếthiệu quả thực hiện chiến dịch Đáp ứng các chức năng của mộtPhần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.

Quản lý sau bán hàng: ERP cung cấp các giải pháp giúp cho việcchăm sóc khách hàng của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệptrong mắt khách hàng, đối tác, …

c.Phân hệ quản trị nhân sự:

Phân hệ quản lý nhân sự trên hệ thống ERP là công cụ hỗ trợđắc lực cho công quản trị nguồn nhân lực tại các đơn vị Ứng dụnggiúp tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự từ khâu hoạch định nguồnnhân lực, quản lý tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, đào tạo, đánhgiá đến công tác chấm công, thanh toán lương, thuế, bảo hiểm vàlập báo cáo…

Phân hệ nhân sự giúp nhà quản lý tức thời biết được số lượng,tình hình biến động nhân sự ở từng bộ phận, kịp thời có giải phápổn định nhân sự; Tra cứu quá trình công tác, năng lực, thành tích, …của nhân viên để quy hoạch, bổ nhiệm; Dễ dàng gửi các lời chúc(sinh nhật, cưới hỏi…) hoặc chia buồn để kịp thời động viên nhânviên

Phân hệ kết nối với sàn giao dịch việc làm để đăng bản tintuyển dụng, ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến giúp cán bộ tuyển dụngkhông phải nhập lại hồ sơ ứng viên, thông báo lịch và kết quảphỏng vấn cho từng ứng viên qua email, SMS, đánh giá hiệu quảcủa các kênh tuyển dụng

Phân hệ này cũng giúp nhân viên tra cứu thông tin lương, thuế,bảo hiểm; Làm đơn xin nghỉ (phép, ốm, theo chế độ…), các thủ tụcđi công tác, thanh quyết toán tạm ứng; Chúc mừng (sinh nhật,cưới…) hay chia buồn với động nghiệp để tăng tính đoàn kết giữacác nhân viên; Nắm bắt các thông tin nội bộ và chính sách củacông ty nhanh chóng; Tác nghiệp với các bộ phận nhanh chóng, tiếtkiệm chi phí với các ứng dụng chat, gọi online

d.Phân hệ quản trị sản xuất: Phân hệ quản trị sản xuất có chức

năng theo dõi và quản lý các hoạt động liên quan đến sản xuất tạimột xí nghiệp/nhà máy/công ty, bao gồm:

● Lập kế hoạch/đơn đặt hàng sản xuất.● Dự tính nguyên vật liệu cần mua, cần sản xuất để đáp ứng kế

hoạch/đơn đặt hàng

● Lập yêu cầu mua hàng với những nguyên vật liệu cần mua ngoài.● Lập lệnh sản xuất, căn cứ theo kế hoạch/đơn đặt hàng hoặc

không dựa trên kế hoạch/đơn đặt hàng đã có.● Cập nhật và theo dõi tiến độ sản xuất

e Phân hệ cung ứng:

Quy trình cung ứng như mua hàng, tồn kho, yêu cầu muahàng, … được quản lý chi tiết trong phân hệ cung ứng của hệthống ERP

Đối với nhiệm vụ quản lý tồn kho, nhà quản trị có thể dễ dàngnắm bắt tình hình hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm, nguyênvật liệu, vật tư,… trong doanh nghiệp Hơn nữa, cho phép báo cáophân tích hàng tồn kho theo nhiều chiều, nhiều tiêu chí như: nhóm,chủng loại, nguồn gốc, … hay theo nhiều chỉ số vật lý gồm: trọnglượng, khối lượng tịnh, chiều cao, rộng, dài, …

f.Các phân hệ khác:

Phân hệ kê khai thuế: là công cụ hỗ trợ đơn vị trong công táckê khai và nộp các báo cáo thuế: VAT, Thu nhập doanh nghiệp, Thunhập cá nhân… cho cơ quan thuế Tại đây, người dùng có thể kêkhai, nộp tờ khai trực tiếp đến cơ quan thuế qua mạng Internet

Phân hệ công việc: có chức năng giao việc cho nhân viên mọilúc mọi nơi; Cho phép nhân viên có thể lập nhanh kế hoạch làmviệc thông qua lịch làm việc và nhắc nhở nhân viên các công việcchưa hoàn thành; Báo cáo tiến độ, trao đổi, phản hồi về công việcđược cập nhật liên tục thông qua các báo cáo nhanh từ hệ thốnggửi đến các đối tượng liên quan; Tìm kiếm, phân loại, quản lý công

việc dễ dàng; Thống kê, đánh giá hiệu quả công việc của từng nhânviên; Ủy quyền thực hiện công việc

Phân hệ quản lý tài sản trên phần mềm ERP giúp cán bộ nhân sựquản lý toàn

bộ tài sản trong đơn vị, từ khi cấp phát đến khi thu hồi Đáp ứngđầy đủ các nghiệp vụ: Ghi tăng, Cấp phát/thu hồi, Điều chuyển,…Đồng thời cung cấp hệ thống báo cáo, giúp

cấp quản lý theo dõi quá trình cấp phát tài sản và tình trạng sử dụng tàisản của doanh nghiệp.

2.2.5 Lợi ích của việc sử dụng hệ thống ERP

Lợi ích mà ERP mang đến cho các doanh nghiệp cũng khôngphải nhỏ So với việc sử dụng các phần mềm rời rạc khác nhau(như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành ) thìERP thiết thực hơn hẳn Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban củatất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theotừng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tácnghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Cách tổ chức theo phòng, bannày cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp Một quy trình hoạtđộng của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiệnmột chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữliệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầura Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bướctrước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vàocủa bước kế tiếp Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt độngcủa doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quanđến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trìnhhoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhânsự từ nhiều phòng, ban Các phần mềm quản lý rời rạc thườngphục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòngkinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự ) và không liên quanvới các phần mềm của phòng ban khác Việc chuyển thông tin từphòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách

thủ công (chuyển văn bản, copy file ) với năng suất thấp vàkhông có tính kiểm soát Các module của ERP cũng phục vụ chocác phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữacác phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viêntheo quy trình Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bướccủa quy trình và được kiểm soát chặt chẽ Các báo cáo trên phầnmềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình

và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau Cách làm này tạo ranăng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao chodoanh nghiệp Từ thế mạnh này mà ERP mang lại một loạt các lợiích khác cho doanh nghiệp như:

● Cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động● Tăng cường sự hợp tác

● Cải tiến quản lý hàng tồn kho● Quản lý nhân sự hiệu quả hơn● Hệ thống linh hoạt, tùy chỉnh dễ dàngTuy nhiên, bất cứ phần mềm nào cũng sẽ có những mặt hạnchế nhất định Đối với phần mềm ERP cũng vậy, cũng sẽ có nhữngmặt hạn chế mà doanh nghiệp cần xem xét như:

● Chi phí đầu tư lớn● Thời gian triển khai kéo dài● Sự khó khăn trong nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi● Phát sinh những rủi ro khi sử dụng ERP trong quá trình sản xuất

Chi phí triển khai:

Đây là chi phí triển khai hệ thống ERP, bao gồm chi phí phảitrả cho đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối và thời gian mà các

nhân viên của công ty phải tham gia vào quá trình triển khai hệthống ERP.

Nâng cấp cơ sở hạ tầng của công nghệ thông tin:

Các chi phí khác bao gồm số tiền phải trả cho việc nâng cấpcớ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty, như chi phí bảnquyền hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng củamáy chủ, tăng độ băng thông, thiết bị mạng và các máy vi tínhhoặc máy chủ mới.

Chi phí tư vấn:

Việc sử dụng một chuyên gia tư vấn phân tích hệ thống hiệntại có thể giúp ngăn ngừa các yếu tố gây thất bại và đánh giá giảipháp tối ưu và/hoặc giám sát quá trình triển khai của công ty bánhoặc phân phối lại ERP

Chi phí bảo trì hàng năm:

Chi phí bảo trì hàng năm phải trả cho công ty xây dựng phầnmềm hay công ty bán phần mềm để sửa chữa các vấn đề phátsinh

Chi phí hành chính nội bộ:

Là chi phí liên quan đến nhân sự trong công ty phụ trách duytrì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các sự cố liênquan đến hệ thống Một yếu tố khác của chi phí hành chính nội bộnên xem xét là thời gian giá trị của người sử dụng hệ thống trongphạm vi mà họ phải tiêu tốn thời gian trong việc triển khai hệthống hoặc để giải quyết các sự cố của hệ thống

2.2.7 Mô hình ERP của công ty MediaStep.

Những điểm chính trong phân hệ quản lý kho hàng cho thuê:- Lập và in phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất điều chuyển, phiếu xuất lắp ráp và phiếu xuất công cụ dụng cụ trực tiếp trên

phần mềm-Hợp đồng cho thuê kho bãi

-Quản lý nhiều thông tin trên chứng từ kho như bên thuê kho, vật tư, nhập/xuất theo nhiều đơn vị tính

- Quản lý xuất/nhập tồn kho và thời hạn sử dụng của vật tư hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập

-Quản lý xuất/nhập hàng hóa vật tư theo kho, theo vị trí với sơ đồ kho được thiết kế phần mềm

-Quản lý phân loại hàng hoá theo sơ đồ phân loại (lạnh, khô, …)- Phân bổ chi phí vận chuyển và chi phí khác (chi phí hải quan, phíbốc dỡ, …) cho vật tư, lô kho hàng hoặc phiếu nhập cụ thể

- Quản lý hạn mức vật tư, hàng hóa tồn trong khi (khai báo số lượng tồn kho tối đa, tối thiểu)

-Phân tích tuổi vật tư, hàng hóa tồn trong kho-Quản lý hạn mức vật tư, hàng hóa theo nhiều tiêu thức (mặt hàng, nhóm hàng, dạng nhập/xuất)

- Tính giá vốn tự động theo phương pháp: giá đích danh, giá bình quân gia quyền, giá bình quân thời điểm, giá nhập trước xuất trước

-Cập nhập kiểm kê định kỳ, tự động tạo các phiếu xuất khi đã có giá trị kiểm kê

-In báo cáo: Bảng kê nhập/xuất vật tư – hàng hóa, bảng kê xuấtkhuyến mãi, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho, bảng tổng hợp nhập – xuất-tồn, báo cáo tồn kho theo hạn mức, báo cáo vật tư chậm luânchuyển, báo cáo tuổi hàng tồn kho theo phiếu nhập cuối, báo cáonhu cầu vật tư, …

Trong đó, phân hệ ERP được áp dụng trong hệ thống quản lýkho là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ nhập kho, xuất kho, dichuyển nội bộ và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu

của doanh nghiệp, gồm các phân hệ:Hệ Thống ERP cho Công ty MediaStepST

1 Quản

lýnhậpxuất kho

Quản lý nhập

hóa nhập kho● Lập hợp đồng hàng

lưu kho● Duyệt hợp đồng● Nhập dữ liệu hàng

hóa thêmQuản lý xuất kho ● Xác định loại hàng

xuất kho● Xác định điểm đến

của hàng hóa● Kiểm tra hợp

đồng hàng hóa● Xác nhận xuất khoQuản lý khu

vực lưu kho

● Xác định loại hàng lưu kho (lạnh, khô, tài liệu)

● Xác nhận độ bảo mật mặt hàng● Xác định thời gian

lưu khoQuản lý tình

trạng vận chuyển hàng hóa

● Kiểm tra hợp đồng hàng hóa● Xác định điểm đến

của cửa hàng● Lập đơn xuất kho

(tạm)● Giao hàng thành