báo cáo tìm hiểu phân tích thiết kế và yêu cầu đề tài phân tích thiết kế yêu cầu cho hệ thống quản lý bán sách

Mua trực tiếp chỉ có 3 chức năng chính là quản lý kho, thanh toán và in hóa đơn,hầu hết các nhà sách không lưu lại thông tin khách hàng vì để thuận tiện cho việc cải thiện tốc độ thanh t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI

KHOA ĐẠO TẠO QUỐC TẾ

-* -BÁO CÁO TÌM HIỂU

Phân tích thiết kế và yêu cầuĐề tài: Phân tích thiết kế yêu cầu cho hệ thống quản lý bán sách

Giáo viên hướng dẫn : ĐÀO THỊ LÊ THUỶSinh viên thực hiện : Trần Đức Hoàng (212613775)

Nguyễn Trung Kiên (212611377)Nông Đức Mạnh (212642248)

Lớp : CNTT - 2 CLC K62

Hà Nội, 10 – 2023

II Nơi khảo sát dự kiến để tìm tìm hiểu nghiệp vụ 4

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, QUAN SÁT THỰC TẾ 6

I Thu thập thông tin 6

1.1 Phỏng vấn nhân viên làm việc tại nhà sách 6

1.2 Phiếu điều tra 8

1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu 14

1.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh 14

1.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 14

1.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 15

1.4.1 Quản lý sách 15

1.4.2 Quản lý đơn hàng 16

1.4.3 Quản lý khách hàng 17

1.4.4 Quản lý kho 17

1.4.5 Quản lý thanh toán 18

1.4.6 Báo cáo, thống kê 19

CHƯƠNG 1: XÁC ĐỊNH BÀI TOÁNI Phạm vi đề tài

1.1 Mục đích sử dụng

Mục đích hệ thống được tạo ra nhằm được sử dụng cho các nhà sách để giúp họ dễ dàng kiểm soát lượng đầu ra, đầu vào của sách bằng máy tính và các thiết bị điện tử, không phải làm bằng cách thủ công truyền thống

1.2 Các chức năng cơ bản

Qua việc tìm hiểu ở trên các website bán sách online (IPM, Kim đồng, Amak, …) và quan sát thực tế (đi mua trực tiếp ở các tiệm sách, nhà sách lớn nhỏ tại địa bàn Hà Nội: Fahasa, Kim đồng, …) đã rút ra được các chức năng cơ bản cho 1 hệ thống bán sách

Tuy nhiên có sự khác biết khá lớn giữa việc bán online và trực tiếp mua hàng tại cửa hàng Mua trực tiếp chỉ có 3 chức năng chính là quản lý kho, thanh toán và in hóa đơn,hầu hết các nhà sách không lưu lại thông tin khách hàng vì để thuận tiện cho việc cải thiện tốc độ thanh toán và chờ đợi của khách hàng khi mua hàng, sau đó trích xuất dữ liệu dựa trên danh sách hóa đơn để tạo ra bản thống kê tổng kết Ngược lại hệ thống online thì lại có rất nhiều các chức năng khác nhau, từ việc lưu thông tin khách hàng, quản lý kho (số lượng sách trong kho còn bao nhiêu, đã bán được bao nhiêu) và các tính năng phụ trợ như đánh giá, giỏ hàng, mặt hàng yêu thích, …

Nhìn chung, để 1 hệ thống quản lý bán sách hoạt động được ổn định ở cả 2 phương diện mua bán trực tiếp lẫn online cần có các chức năng cơ bản sau:

1 Quản lý sản phẩm:

 Thêm, sửa, xóa sách: Hệ thống cho phép quản lý viên thêm, chỉnh sửa và xóa thông tin sách trong cơ sở dữ liệu Thông tin sách bao gồm tên sách, tácgiả, mô tả, hình ảnh, giá, số lượng trong kho, v.v

 Tìm kiếm sách: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm sách dựa trên các tiêu chí như tên sách, tác giả, thể loại, v.v

 Lịch sử đơn hàng: Hệ thống ghi lại lịch sử đơn hàng để khách hàng và quản lý viên có thể xem lại thông tin và chi tiết của các đơn hàng trước đây

3 Quản lý khách hàng:

 Đăng ký khách hàng: Hệ thống cung cấp chức năng đăng ký tài khoản khách hàng để lưu trữ thông tin cá nhân của khách hàng

 Quản lý thông tin khách hàng: Hệ thống cho phép quản lý viên quản lý thông tin khách hàng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, v.v. Lịch sử mua hàng: Hệ thống ghi lại lịch sử mua hàng của khách hàng để

khách hàng và quản lý viên có thể xem lại thông tin và chi tiết của các đơn hàng trước đây

4 Quản lý kho:

 Cập nhật số lượng sách trong kho: Hệ thống cập nhật số lượng sách trong kho khi có đơn hàng được xác nhận hoặc khi có nhập sách mới. Theo dõi thông tin sách trong kho: Hệ thống cho phép quản lý viên theo dõi

thông tin về sách trong kho bao gồm số lượng sách, vị trí trong kho, v.v. Tính toán và hiển thị số lượng sách còn lại trong kho: Hệ thống tính toán và

hiển thị số lượng sách còn lại trong kho để quản lý viên có thể dễ dàng kiểmtra tình trạng hàng tồn kho

5 Quản lý thanh toán:

 Hỗ trợ phương thức thanh toán: Hệ thống hỗ trợ các phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, v.v

 Xử lý thanh toán: Hệ thống xử lý thanh toán cho các đơn hàng đã được xác nhận

 Lưu trữ thông tin thanh toán: Hệ thống lưu trữ thông tin thanh toán và cung cấp hóa đơn cho khách hàng

6 Báo cáo và thống kê

 Hỗ trợ các phần mềm như Microsoft Word, Microsoft Excel, … cho phép invà xuất các loại hóa đơn, bảng thống kê, tài liệu liên quan, …

 Hỗ trợ kiểm toán, kế toán, tính tổng tiền, kiểm soát số lượng hàng, …

II Nơi khảo sát dự kiến để tìm tìm hiểu nghiệp vụ

Để hệ thống làm ra được đầy đủ các yếu tố đáp ứng được các yêu cầu được đặt ra thì nhóm phải đi khảo sát để thu thập thêm thông tin về các vấn đề thực tế sẽ gặp phải trong quá trình sử dụng hệ thống:

1 Tiệm sách địa phương: Điều tra và khảo sát các tiệm sách địa phương sẽ cung cấp cái nhìn trực tiếp về quy trình bán sách, quản lý kho sách, giao tiếp với khách hàng và xử lý đơn hàng, cũng như cách hệ thống quản lý hiện tại của họ hoạt động như thế nào

2 Nhà xuất bản sách: Tìm hiểu về quy trình xuất bản sách, quản lý thông tin sách,quy trình bán hàng và phân phối từ nhà xuất bản Các nhà xuất bản sách sẽ cung cấp thông tin về quản lý nội dung sách, chuỗi cung ứng và các yêu cầu đặc biệt trong việc quản lý bán sách

3 Các trang web bán sách trực tuyến: Khám phá các trang web bán sách trực tuyến để hiểu về các chức năng và quy trình bán sách trực tuyến Tìm hiểu về quy trình đặt hàng, thanh toán, vận chuyển, quản lý danh mục sách và tương tácvới khách hàng trên các nền tảng này

4 Cuộc trò chuyện với người dùng cuối: Liên hệ hoặc phỏng vấn một số người dùng cuối như độc giả hoặc chủ tiệm sách để hiểu nhu cầu, mong đợi và các vấn đề mà họ gặp phải khi sử dụng hệ thống Quản lý bán sách.

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, QUAN SÁT THỰC TẾI Thu thập thông tin

1.1 Phỏng vấn nhân viên làm việc tại nhà sách

Thực hiện phỏng vấn trực tiếp và ghi lại câu trả lời ở 2 tiệm sách: Kim Đồng (76 Văn Cao, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội) và Phương Thu (328 Đ Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội)

Bạn đã từng sử dụng hệ thống quản lý bán sách trước đây không? Nếu có, hãy chia sẻ với chúng tôi về kinh nghiệm củabạn và các chức năng bạn đã sử dụng

Bản thân mình là 1 nhân viên nhà sách ởPhương Thu 2 năm, đã làm việc trực tiếpvới hệ thống ở nhà sách

Về cơ bản thì một nhân viên thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng thì mình chỉ tiếp xúc với các chức năng nhưthanh toán, xem kho còn hàng hay khôngvà in hóa đơn, đến cuối ngày thì mình tổng kết lại bằng excel và gửi cho chủ cửa tiệm Về kinh nghiệm bán hàng thì mình xin chia sẻ như sau: quy trình bán hàng chủ yếu là quét mã sách và in hóa đơn cho khách hàng thanh toán, đôi khi thì sẽ có khách hàng cần tư vấn về loại sách họ tìm hoặc hỏi về cuốn này cuốn kia còn hay không

Trong hệ thống, bạn sử dụng các công cụnào để tìm kiếm sách theo yêu cầu của khách hàng? Hãy mô tả quy trình bạn thực hiện để tìm kiếm và đề xuất sách cho khách hàng

Hệ thống của nhà sách có cung cấp sẵn chức năng tìm kiếm, có cả bộ lọc theo yêu cầu như: tên tác giả, thể loại, năm xuất bản, … Thường thì khi 1 khách hàng hỏi thì trước tiên phải lắng nghe xem khách hỏi gì? Cần loại sách gì? Sau đó nhập vào mục tìm kiếm hoặc sử dụng bộ lọc của hệ thống để tìm cho khách, dựa vào cả thị trường thực tế xem có sách nào phù hợp với yêu cầu của khách hàng mà đang hot không để đề xuất cho khách

Làm thế nào bạn xử lý các yêu cầu mua sách từ khách hàng thông qua hệ thống? Hãy mô tả quy trình bạn thực hiện để xác nhận đơn hàng và lập hóa đơn

Nếu khách hàng mua trực tiếp tại cửa hàng thì chỉ cần quét mã, tạo hóa đơn cho khách thanh toán rồi hệ thống sẽ tự động lưu lại Nếu khách đặt mua online: +) Phương thu (nhà sách được phân phối, sử dụng sàn shopee): lên shopee kiểm tra thông tin về khách hàng trong đơn, có ghi chú gì về yêu cầu của hàng hay không, nếu có vấn đề thì nhân viên

sẽ thông báo ngay cho khách hàng qua hệ thống shopee, nếu thỏa mãn thì xác nhận đơn hàng, sau đó đóng gói hàng đưa sang bên vận chuyển để họ đi giao Khách hàng thường sẽ chọn hình thức thanh toán COD (thanh toán khi nhận hàng), khi hàng được giao cho khách hàng thành công và không có bất kì vấn đề nào xảy ra và đã được khách hàng xácnhận thì in hóa đơn điện tử xuống để tổng kết Đối với khách thanh toán online thì bên shopee sẽ có hóa đơn điện tử, in trực tiếp xuống để tổng kết+) Kim đồng (nhà sách lớn có sàn riêng):Nhà sách sau khi nhận đơn đặt hàng ở trên trang web của Kim Đồng, kiểm tra thông tin khách hàng, thông báo xuống đội ngũ ở kho vận chuyển, nếu khách thanh toán bằng hình thức chuyển khoản trực tiếp thì hệ thống thanh toán sẽ ghi nhận và lưu lịch sử, còn hình thức COD thì sau khi nhân viên giao hàng xong thì bấm nút xác nhận trên hệ thống thì hệ thống sẽ tự động ghi lại hóa đơn của đơnhàng đó và cập nhật lên lịch sử giao dịchLàm thế nào bạn quản lý thông tin sách

trong hệ thống? Hãy mô tả quy trình bạnsử dụng để thêm, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin sách

Khi sách được nhập về, NXB sẽ đặt cho nó 1 mã sách, nhân viên ở cửa hàng sẽ nhập nó lên trên hệ thống và nhập các thông tin liên quan, bán ra bao nhiêu thì hệ thống sẽ tự động khấu trừ số hàng còntrong kho thông qua hóa đơn, khi hàng hết, hệ thống sẽ thông báo đầu sách đó hết hàng

Bạn đã từng gặp các khó khăn trong việcsử dụng hệ thống quản lý bán sách không?

Hệ thống sẽ đôi khi bị quá tải khi có quá nhiều người đặt online cùng lúc hoặc truy cập vào dữ liệu cùng lúc gây nên tắcnghẽn và giảm hiệu suất hệ thống Hệ thống thanh toán online nhiều lúc không được hệ thống ghi nhận do bên phía ngân hàng không có phản hồi hoặc phản hồi chậm, dẫn tới mất thời gian trong quá trình xử lý thanh toán, buộc nhân viên ở cửa hàng phải hủy đơn đó và nhậpthủ công bằng tay

1.2 Phiếu điều tra

Mẫu phiếu câu hỏi được đưa lên nhóm của những người đã/đang/từng là khách hàng của các nhà sách khảo sát:

Câu hỏiÝ kiến nhận được

Bạn đã từng đi mua sách trực tiếp ở các nhà sách (VD: Fahasa, Kim Đồng, …) bao giờ chưa?

20 câu trả lời

Có 80%Không 20%Có 16Không 4

Bạn đã từng mua sách qua các sàn điện tử online (VD: Shopee, IPM, …) chưa?20 câu trả lời

Có 80%Không 20%Có 16Không 4

Bạn thấy việc mua sách trực tiếp hay online thuận tiện hơn?

20 câu trả lời

Trực tiếp 40%Online 60%Trực tiếp 8Online 12

Hệ thống quản lý bán sách có cung cấp đầy đủ thông tin về sách như tiêu đề, tác giả, mô tả và ảnh bìa không?

20 câu trả lời

Có 40%Không 60%Có 8Không 12

Bạn cảm thấy hệ thống quản lý bán sách đã giúp bạn tìm kiếm sách một cách nhanh chóng và hiệu quả hay không?20 câu trả lời

Có 80%Không 20%Có 16Không 4

Hệ thống quản lý bán sách đã hỗ trợ bạn trong việc áp dụng và quản lý các chương trình khuyến mãi và mã giảm giáhay chưa?

20 câu trả lời

Có 80%Không 20%Có 16Không 4

Bạn đã gặp phải những khó khăn nào khisử dụng hệ thống quản lý bán sách?

1 Hệ thống đôi khi sẽ hơi giật lag, thông tin đôi khi không được đầy đủ

2 Khi mua hàng trực tiếp thông tin thường không giống với trên trang chủ

3 Không thể hiện số lượng hàng còn lại trong kho

4 Cách đợt giảm giá, khuyến mãi

khá ít nên khá khó khăn trong việc săn deal

5 Những cuốn sách bản thân quan tâm thường ít hoặc không có

Bạn có ý kiến gì về tính năng thanh toán và xử lý giao dịch của hệ thống? 1 Phương thức để thanh toán đa dạng, hệ thống xử lý nhanh

2 Thanh toán đôi lúc hơi rườm rà3 Thanh toán rất nhanh gọn, tuy

nhiên không có tính năng theo dõigiao dịch

4 Trong những đợt khuyến mãi việcxử lý thanh toán khá chậm5 Xử lý giao dịch thường phải chờ

khá lâu

Bạn cảm thấy giao diện ở các trang web như thế nào? Có thuận tiện cho việc tìm kiếm, mua bán hay không?

1 Giao diện rất thân thiện với ngườidùng, dễ dàng tìm kiếm những thông tin cần thiết

2 Trang web có giao diện bắt mắt dễ sử dụng, nhưng khá bất tiện vì thông tin đôi khi sai lệch với mặt hàng trực tiếp

3 Tuỳ thuộc vào trang web sẽ dễ sử dụng hoặc không nhưng đa phần rất thuận tiện

4 Web thường hiện những khuyến mãi mà bản thân quan tâm cũng như những thể loại mình quan tâm nên rất thuận tiện5 Giao diện bắt mắt dễ sử dụng

Bạn thấy cách xử lý thanh toán và các công cụ hỗ trợ của các trang web như thếnào

1 Hệ thống giỏ hàng rất thuận tiện, dễ sử dụng khi mua hàng với số lượng lớn

2 Các công cụ hỗ trợ giải quyết các thắc mắc rất nhanh gọn3 Nhanh gọn không tốn quá nhiều

bước4 Các bước thanh toán ngắn gọn

không rườm rà5 Công cụ hỗ trợ giúp kết nối đến

bên bán thuận tiện và dễ dàng

Bạn thấy công cụ tìm kiếm có dễ dàng sử dụng không?

1 Công cụ tìm kiếm xử lý rất nhanhchóng, bộ lọc hoạt động tốt

2 Công cụ tìm kiếm rất dễ dùng giúp nhanh chóng xác định sản phẩm cần tìm

3 Công cụ có đưa thêm thông tin vềcác loại sách liên qua để khám phá và mở rộng

4 Dễ dàng lọc kết quả tìm kiếm5 Dễ sử dụng nhưng bộ lọc đôi khi

đưa ra kết quả sai

1.3 Quan sát thực tế

Qua quá trình quan sát và sử dụng thực tế, đa số các hệ thống hiện tại đều sử dụng kháổn định, tuy nhiên vẫn có nhiều điều khó xử lý trong các tình huống thực tế đưa ra bờivì nhu cầu của con người rất đa dạng và khó đoán, nên hệ thống sẽ không thể nào giải quyết toàn bộ được mà vẫn phải có sự can thiệp và giúp đỡ từ tác nhân bên ngoài như con người, bên thứ 3, …

Đồng thời rút ra được 1 số ý sau: Quy trình bán hàng trực tiếp tại cửa hàng rất đơn giản:

Quét/nhập mã sản phẩm => hệ thống tạo hóa đơn => xuất hóa đơn cho khách hàng => khách hàng thanh toán => hệ thống xác nhận thanh toán (trả tiền mặt thì nhân viên phải xác nhận bằng cách nhập số tiền khách trả vào hệ thống để xử lý và lưu trữ) => kết thúc phiên làm việc

 Quy trình bán hàng online diễn ra phức tạp và có nhiều sự hỗ trợ từ bên thứ 3 hơn:

1 Khách hàng đặt đơn => hệ thống thông báo 2 Nhân viên xác nhận các thông tin của khách hàng và kiểm tra yêu cầu

của đơn hàng => thông báo cho khách hàng về tình trạng đơn3 Nếu đơn hàng được xác nhận thành công => bước 4

Nếu đơn hàng bị hủy bỏ => thông báo lí do => bước 114 Đưa ra các hình thức thanh toán: COD, Thanh toán online, …5 Xuất hóa đơn cho khách hàng

6 Nhân viên đóng gói sản phẩm gửi sang bên vận chuyển (có thể là bộ phận vận chuyển hoặc là bên thứ 3)

7 Bộ phận vận chuyển mang hàng tới tay khách hàng, xác nhận quá trình8 Bộ phận vận chuyển thông báo tới nhân viên quản lý và xác nhận đơn

hàng đã được giao9 Lưu thông tin phiên giao dịch về hệ thống10 Kết thúc phiên làm việc

II.Kết Luận

Bằng các kết quả của quá trình thu thập thông tin trên, nhóm em đưa ra kết luận cuối cùng cho hệ thống quản lý bán sách gồm có các chức năng cơ bản chính sau đây:

1 Quản lý sản phẩm:

Thêm, sửa, xóa sách: Hệ thống cho phép quản lý viên thêm, chỉnh sửa và xóa thông tin sách trong cơ sở dữ liệu Thông tin sách bao gồm tên sách, tác giả, mô tả, hình ảnh, giá, số lượng trong kho, v.v

Tìm kiếm sách: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm sách dựa trên các tiêu chí như tên sách, tác giả, thể loại, v.v

Lịch sử đơn hàng: Hệ thống ghi lại lịch sử đơn hàng để khách hàng và quản lý viên có thể xem lại thông tin và chi tiết của các đơn hàng trước đây

5 Quản lý thanh toán:

Hỗ trợ phương thức thanh toán: Hệ thống hỗ trợ các phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, v.v

Xử lý thanh toán: Hệ thống xử lý thanh toán cho các đơn hàng đã được xác nhận

Lưu trữ thông tin thanh toán: Hệ thống lưu trữ thông tin thanh toán và cung cấphóa đơn cho khách hàng

6 Báo cáo và thống kê

Hỗ trợ các phần mềm như Microsoft Word, Microsoft Excel, … cho phép in vàxuất các loại hóa đơn, bảng thống kê, tài liệu liên quan, …Hỗ trợ kiểm toán, kế toán, tính tổng tiền, kiểm soát số lượng hàng, …

Bên cạnh các chức năng cơ bản cần thiết thì có thể phát triển các phi chức năng giúp hệ thống hoạt động ổn định và bền vững như:

 Hiệu suất: Yêu cầu về tốc độ và hiệu suất của hệ thống, bao gồm thời gian

phản hồi khi tìm kiếm sách, thời gian load trang, khả năng xử lý đồng thời nhiều yêu cầu

 Bảo mật: Bảo vệ thông tin và dữ liệu của khách hàng, bao gồm quản lý quyền

truy cập, mã hóa dữ liệu, xác thực và ủy quyền người dùng

 Khả năng mở rộng: Khả năng mở rộng hệ thống để xử lý tải lớn và hỗ trợ sự

mở rộng trong tương lai

 Tương thích: Đảm bảo khả năng tương thích với các tiêu chuẩn và giao thức

quốc tế, bao gồm chuẩn mã hóa và giao thức truyền thông

 Khả năng bảo trì và hỗ trợ: Đảm bảo rằng hệ thống có khả năng bảo trì, sửa

lỗi và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết

 Hiệu năng: Đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách hiệu quả, sử dụng tài

nguyên máy tính và bộ nhớ một cách tối ưu