bài tập nhóm phân tích thiết kế hệ thống thông tin đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng của cafe hoàng nguyên

1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Quản lý hệ thống: chịu trách nhiệm quán lý và duyệt các quyết định lớn về hệ thống và hoạt động tông thê của quán; đảm bảo rằng hệ thống máy

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG DAI HOC NHA TRANG KHOA CONG NGHE THONG TIN

ral As

ĐẠI HỌC NHA TRANG

BÀI TẬP NHÓM Môn: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

của Cafe Hoàng Nguyên

Nhóm thực hiện: Nhóm 3

Hoc phan lop: — 63.CNTT-4

Mục lục

B BAI BAO CAO NHOM ¬

1.1Gi Gthi ệ chung vêê cỬa hàng - c t n tt T2 HH TH 1101 1 211111 1111 0EEH ren 6 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triỂn của cỬa hàng ác càng nêu 6 1.1.2 Tổ chức và bộ máy hoạt đỘng cà TT HH HH ngư 6 1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ cỦa tỪng bỘ phận Tình rrưec 6 1.1.4 Các sản phẩm kinh doanh cỦa cỬa hàng cọ tt SH HE Hee 7 1.2 Phan tich th cựy nạ, vân đêê câên giải qUYẾT nh nh HH H101 key rrey 8

1.2.3 MỤc tiêu phát triỂn hỆ thông nà TnH TH HH 1g ong ngàng 9 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THNG 5-5-5 ccec se cseseserseseeeessescez |Ũ 2.1Ph ưØg pháp xác đ rịh yêu câÊu c 2t t HT HH1 4x HH HH HH Hà HH HH 10

2.1.1 Phương pháp quan sát trỰc tiẾp nh HH HH KH Hot 10 2.1.2 Phương pháp phỏng vần L1 HH1 111 HH TH HH HH Hà HH ki Hà HH tên 11 2.2 MG td NEHISP VU (1i 11

2.3.1Bi ổ đôê phân rã chỨc nằng - tình TH TH HT HH tr ret 13 2.3.1.1 Nhóm dâên các chỨC nằng ii: c1 th TH HH HH HH TH HH HH triệt 13

2.3.2 Mô hình ngữ cảnh cỦa hỆ thông: - ng 0101 11g 14 2.4 Các mô hình xử lý nghiỆp vỤ - tì n TH HH1 H1 n He re 16 2.4.15 #ôê luôêng dữ liệu - DFD: IMỨC Ö - G2 n2 E111 2181115111112111112111 11111 re 16 2.4.25._ đôê luôêng dữ liệu — DFT: IMỨC 1 2: S22 1322332 113211 ke cgerey 17 2.4.2.1 S @ê luôêng dữỮ liệu tiền trình “1.0 Receive and Order processing” 17 2.4.2.2 5 #ê luôêng dỮ liệu tiền trình “3.0 Produce Management Report” 18

CHUONG III: THIET KE HE THONG 19

3.1 Thiết kề cƠ sỞ dỮ IGU ccc ccccccccscecsssscseesssssescsrecessssseassrssesesesesssseassssessassasesissesssststasssesaesssansetstenes 19

3.1.1L Ượ đôê quan hệ

3.1 Mô hình quan hệ ERD 3.2.1 Mô hình quan hệ ERD mỨc quan niỆm ©2222 22 2S 22x He ve 20

3.2.2 Mô hình quan hỆ ERD LOGIC - - 5:2: 2:2 211 211 tE t2 tt g1 ray 20

3.2.3 Mô hình quan hệ ERD VẬT LÝ -¿ 221211 127112715111 1102110111 1x1 pnrrrgye 20

s««sse«.e 2Í

C TÀI LIỆU THAM KHẢO:

A Kế hoạch

1 Kế hoạch thực hiện

1 1 Khao sat và tìm hiệu thực 1 tuân Tât cả các thành viên trang của tô chức (18-25/9/2023) | trong nhóm 2 Soan báo cáo lần 1 1 tuân Tat cả các thành viên

2 Lựa chọn phương pháp xác

định yêu cầu

- Phương pháp nghiên cứu tải

- Phương pháp phỏng vấn - Phương pháp tổng hợp và

phân tích số liệu

3 Đặc tả yêu câu hệ thông sẽ

- Phân tích hệ thông

5 Sơ đồ luông dữ liệu - DFD

- DFD mức 0

Power Designer, file (cdm))

3 Thiết kê cơ sở dữ liệu 1 tuân Tât cả các thành viên

2 Danh sach thanh vién

T

2 63135741 | Nguyễn Huy Toản 63.CNTT-I

5 63131555 | Tôn Thất Hoàng Triều 63.CNTT-I

ll 63132050 Huynh Trung Hiéu 63.CNTT-4

B BAI BAO CAO NHOM

CHUONG L TONG QUAN

1.1 Giới thiệu chung về cửa hàng

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cửa hàng Cafe Hoàng Nguyên tọa lạc tại 2l Nguyễn Thiện Thuật, Phường Lộc Thọ, Thành phố Nha Trang, Khánh Hòa Là một quán café phục vụ các loại đồ uống từ

các đại lý cà phê có tiếng tại Nha Trang và nhiều nơi trên đất nước Đặc biệt, quán cả phê này nổi tiếng với không gian thân thiện, phong cách độc đáo, và đa dạng các món thức uống đáp ứng mọi sở thích của khách hàng

1.1.2 Tổ chức và bộ máy hoạt động

QUẢN LÝ HỆ THÓNG

BỘ PHẬN QUẢN LÝ QUÁN

1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Quản lý hệ thống: chịu trách nhiệm quán lý và duyệt các quyết định lớn về hệ thống và hoạt động tông thê của quán; đảm bảo rằng hệ thống máy tính và phần mềm và cơ sở hạ tầng kỹ thuật hoạt động ôn định; hỗ trợ kỹ thuật cho bộ phận khác trong trường hợp cần thiết; quán lý đữ liệu, tính lương nhân viên và báo cáo về doanh số bán hàng và lựa chọn sản phẩm

Bộ phận quản lý quán: gồm quản lý tổng quan về hoạt động của quản như tong hop thu chi theo tháng, bao cáo cuôi tháng Sau đó là quản lý nhân viên và phân công công việc, đảm bảo rằng quán hoạt động một cách hiệu quả và tuân thủ các quy tặc và quy định

Bộ phận pha ché (đồng thời là bộ phận quản lý hàng hóa): chuẩn bị các đồ uống và thực phẩm theo yêu cầu của khách hàng: đảm bảo chất lượng và vệ sinh an toàn thực phâm; thực hiện theo hướng dan về cách làm đồ uống và thực phâm Có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng quán có đủ nguyên liệu và sản phẩm chất lượng đề phục vụ khách hàng một cách hiệu quả

Bộ phận phục vụ: tiếp đón và phục vụ khách hàng: mang đồ uống hoặc thực phẩm cho khách; đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ một cách tốt nhất và hài lòng với dịch vụ; ghi chép đơn hàng, tông hợp tiền bán trong ngày giao cho thu ngân

Bộ phận kế toán: quản ly tài chính và thu chi của quán; báo cáo doanh số bán hàng và lợi nhuận cho quản lý quản thu tiên từ khách hàng khi họ thanh toán; dam bao tính chính xác của giao dịch tài chính; lập hóa đơn và cung câp cho khách hàng nêu cần

Bộ phận bảo vê: đảm bảo an ninh và an toàn tại quán; theo dõi, quản lý những quy tắc và quy định về an ninh; xử lý các tình huông đặc biệt hoặc xâm phạm an ninh

Hệ thống này giúp quán vận hành một cách hiệu quả và có tổ chức, đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ tốt và giúp quản lý theo dõi hoạt động kinh

doanh và hiệu suất của nhân viên

1.1.4 Các sản phẩm kinh doanh của cửa hàng Cà phê các loại: Cà phê là sản phâm chính của quán, với một loạt các loại cà phê như espresso, cappuccIno, latte và nhiêu loại khác nhau dé đáp ứng nhu câu của khách hàng

Trà sữa: Quán cung cấp các loại trà sữa để phục vụ khách hàng không

thích cà phê hoặc đang tìm kiếm thức uông khác

Đá xay: Dá xay là một sự kết hợp giữa đá viên và các loại thức uống, tạo ra một thức uống mát lạnh và ngon miệng, đặc biệt phù hợp trong thời tiết nóng

Nước ép trái cây: Nước ép trái cây tươi ngon và bố dưỡng là một lựa chọn

tuyệt vời cho khách hàng muôn cảm nhận hương vị tự nhiên và dinh dưỡng của

trái cây Đồ ăn nhẹ: Bánh mì, bánh ngọt Các sản phẩm kinh doanh này được lựa chọn và cung cap dé dam bao sw da dang va đáp ứng nhu cầu của khách hang đồng thời tạo thêm giá trị cho trải nghiệm tại quán Chúng tôi luôn cập nhật danh sách sản phâm để phản ánh sự thay đối trong sở thích của khách hàng và thị trường

1.2 Phân tích thực trạng, vẫn đề cần giải quyết

1.2.1 Khảo sát hệ thống

Quán cafe hiện đang thực hiện hầu hết các hoạt động thông qua ghi chép thủ công của đơn hàng và tương tác trực tiếp với khách hàng Thông tin về sản phâm và khách hàng được lưu trữ dưới dạng hồ sơ giấy hoặc tệp Excel Quá trình tạo hóa đơn và quán lý thu chỉ vẫn phụ thuộc vào công việc thủ công, gây ra nguy cơ sai sót và tốn thời gian

Các nghiệp vụ chính: Nhận đơn hàng và ghi chép: Khi khách hàng đến quán, nhân viên tiếp đón và ghi chép đơn hàng của họ băng tay

Tạo hóa đơn và thu tiền: Hóa đơn được tạo ra thủ công và khách hàng thanh toán tiên mặt hoặc thẻ tại quây thu ngân

Quản lý sản phẩm: Thông tin về sản phẩm và số lượng tồn kho được theo đối thông qua việc ghi chép tay hoặc băng Excel

Tương tác trực tiếp với khách hàng: Một phần lớn thông tin về sản phẩm

và dịch vụ được truyền đạt trực tiếp từ nhân viên đến khách hang

1.2.2 Đánh giá hiện trạng

Quán cafe đã hoạt động trên 5 năm và đã đạt được sự noi tiếng với một

lượng khách hàng đông đáo Vào những lúc này, khách thường phải chờ lâu mới nhận được sản phâm yêu cầu Thêm vào đó, với phương châm phục vụ tối đa các yêu cầu của khách trong điều kiện có thể, nhiều sản phẩm ăn, uống cửa hàng không có mà phải lay từ các cửa hàng chuyên doanh khác Khi thực hiện sản pham này thường mất nhiều thời gian và công sức, nhất là nguồn nhân lực, và thường bị

chậm trễ Những điều này làm cho khách hàng không hài lòng Việc tông kết chậm

(hàng tuần) và không phân tích kịp nhu câu người dùng, nên không thỏa mãn nhiều nhu cầu mà khách hàng mong muốn Tiếp theo, việc quản lý và theo dõi doanh số bán hàng đang đối mặt với nhiều khó khăn do yêu cầu của một hệ thông

quản lý hiện đại Thêm vào đó, tác động của thời tiết và mùa vụ có thể ảnh hưởng

đến việc cung cấp thực phẩm và đồ uống Thông tin về khách hàng, như tên, số điện thoại, và lịch sử mua hàng, thường được lưu trữ tại nhiều vị trí khác nhau hoặc không được quản lý một cách hiệu quả Những vấn đề trên đây làm hạn chế khả năng đáp ứng nhu câu khách hàng tốt nhất và tất nhiên dẫn đến giảm doanh

1.2.3 Mục tiêu phát triển hệ thống a) Mô tả công việc

Hệ thông quản lý bán hàng của chúng tôi đã và đang trải qua quá trình cải thiện liên tục đê đảm bảo sự hiệu quả và tính tô chức trong hoạt động kinh doanh của quán Mục tiêu phát trién hệ thống là đề tối ưu hóa quy trỉnh công việc và tạo ra một trải nghiệm tốt hơn cho cả khách hàng và nhân viên Trong hệ thông mới,

công việc được phân chia rõ ràng và tôi ưu hóa để đảm bảo hoạt động suôn sẻ từ

khâu tiếp khách đến giao hàng và thanh toán Nhân viên tại quây sẽ đảm nhận nhiệm vụ chào đón và hướng dẫn khách hàng về danh mục sản phẩm và menu Ngoài ra sẽ là người tạo báo giá dựa trên yêu cầu của khách hàng và sau đó thu thập thông tin cân thiết để thực hiện việc xuất kho và thanh toán

Xuất hóa đơn tại quây là quy trình xuất hóa đơn trực tiếp tại chỗ sau khi khách hàng thanh toán Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn và chứng từ giao dịch ngay lập tức

Xuất kho và lập phiếu xuất kho là bước quan trọng đề đảm bảo đơn hàng được thực hiện một cách chính xác Nhân viên tại quây yêu câu việc xuất hóa đơn và lập phiếu xuất kho Phiêu xuất kho sau đó được chuyền đến người quản lý kho để xem xét và phê duyệt

Xuất kho sản phâm là bước tiếp theo, khi người quản lý kho thực hiện việc xuât kho sản phâm cho khách hàng, đảm bảo răng đơn hàng được g1ao đúng và đúng thời gian

Mục tiêu của hệ thống mới là tối ưu hóa quy trình từ việc tiếp khách, đặt

hàng và xuất hóa đơn đến giao hàng tại quầy Điều này giúp cải thiện hiệu suất, giảm thiêu nguy cơ sai sót và tăng cường khả năng theo dõi doanh số bán hàng và

lợi nhuận của quán, đặc biệt trong việc xử lý đơn hàng tại quầy và xuất hóa đơn

liền mạch

b) Quá trình xây dựng hệ thống: Hệ thống mới sẽ mang đến nhiều tính năng quan trọng đề cải thiện quản lý và hoạt động của cửa hàng của chúng tôi Đầu tiên, hệ thống sẽ cho phép quán lý

thông tin khách hàng thuận tiện hơn bao giờ hết Chúng tôi có thê lưu trữ và quản

lý thông tin chỉ tiết về khách hàng, giúp dễ dàng theo dõi lịch sử mua hàng của họ

và cung cấp dịch vụ phục vụ khách hàng tốt hơn

Thứ hai, hệ thống sẽ tô chức thông tin về các nhà cung cấp một cách hiệu quả hơn Điều này sẽ giúp chúng tôi quản lý việc tương tác với nhà cung cấp một cách dễ dàng hơn và đưa ra biện pháp nhanh chóng khi có sự có hoặc vấn đề liên quan đến cung cấp sản phẩm

Một tính năng quan trọng khác là tính chính xác và đầy đủ của hệ thống

Các thao tác sẽ được thực hiện trên máy tính, giảm thiểu thời gian so với việc thủ

công trước đây Thông tin sẽ được hiện thị một cách đầy đủ và chính xác, loại bỏ

sai sót, đảm bảo tính chính xác và dễ dàng tìm kiếm

Hệ thống cũng sẽ mang lại sự dễ dàng trong quản lý Với giao diện dễ sử dụng, nhân viên có thể thực hiện các thao tác quản lý một cách nhanh chóng và

hiệu quả hơn Thời gian thực hiện các tác vụ sẽ được giảm xuống, tôi ưu hóa hiệu suat làm việc

Ngoài ra, giao diện của hệ thống sẽ được thiết kế rõ ràng và dễ sử dụng Điều này sẽ phù hợp cho tất cả mọi người, bao gồm những người chưa có nhiều

kinh nghiệm về công nghệ Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái khi sử dụng giao điện

nay

Cuối cùng, để đảm bảo sự an toàn và bảo mật thông tin, hệ thống Sẽ có các

biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bao gồm mã hóa thông tin Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng của cửa hàng được bảo vệ khỏi các nguy cơ tiềm ân và cung cấp sự đáng tin cậy đối với khách hàng và nhân viên của chúng tôi

CHƯƠNG II: PHAN TICH HE THONG

2.1 Phương pháp xác định yêu cầu 2.1.1 Phương pháp quan sát trực tiếp Vai trò là khách hàng đến mua hàng:

Xem được cách thức hoạt động của một quá trình từ việc tìm kiếm, lựa chọn cho đên thực hiện và thanh toán sản phâm

Thu thập được các chức năng của một số nhân viên như là: nhân viên

Quan sát trực tiếp tại nơi làm việc, hiện trường xem xét cụ thé 1 quy trình bán café thực tê của quan

Quá trình quan sát trực tiệp nhằm mục đích thu thập thêm tài liệu, kiến thức

đề xây dựng, cải thiện và nâng câp quy trình đặt hàng và chăm sóc khách hàng của hệ thống

2.1.2 Phương pháp phỏng vẫn Câu hỏi 1: Mô tả quy trình hiện tại của việc quản lý bán hàng tại Cafe Hoàng Nguyên từ lúc khách hàng đặt hàng đến khi thanh toán?

Câu trả lời: “Nhân viên quản lý quy trình bán hàng hiện tại, bao gồm việc tiếp nhận đơn hàng, ghỉ lại đơn hàng, pha chế cà phê, giao hàng, thu tiền và xuất hoa don.”

Mục tiêu của câu hỏi: Mục tiêu của câu hỏi này là hiểu rõ quy trình bán hàng hiện tại, xác định các bước quan trọng và các điểm yêu trong quy trình

Câu hỏi 2: Có khó khăn hoặc vấn đề nào trong quy trình bán hàng hiện tại mà bạn gặp phải?

Câu trả lời: “Nhân viên có thê đề cập đến khó khăn như lỗi đơn hàng, thiểu thông tin, việc theo dõi tôn kho cà phê hoặc nguyên liệu ”

Mục tiêu của câu hỏi: Mục tiêu của câu hỏi này là xác định các vấn dé cụ thê trong quy trỉnh bán hàng hiện tại mà cân được cải thiện

Câu hỏi 3: Theo bạn, những tính năng hoặc chức năng nào mà hệ thong quan lý bán hàng cần phải cung cập đề cải thiện quy trình bán hàng tại Cafe Hoàng Nguyên?

Câu trả lời: “Nhân viên có thể đề xuất tính năng như quản lý menu, quản lý kho, báo cáo doanh số bán hàng, tích hợp thanh toán, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng ”