báo cáo đề tài môn nhập môn ngành công nghệ thông tin đề tài kĩ năng trình bày bài báo cáo

LỜI MỞ ĐẦUTrong thế giới ngày nay, kỹ năng trình bày thông tin một cách hiệuquả thông qua bài báo cáo đã trở thành một yếu tố quan trọng đối vớisự thành công cá nhân và tổ chức.. Bài báo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO ĐỀ TÀI MÔNNHẬP MÔN NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI : KĨ NĂNG TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO

GIẢNG VIÊN : NGUYỄN ĐÌNH DƯƠNG

NHÓM THỰC HIỆN ĐỀ TÀI : NGUYỄN HOÀNG TÙNG 231230950 ĐỖ HỒNG KHÔI 231230814 BẾ VIỆT HOÀNG

VŨ QUỐC TRUNG 231230934 TRẦN CÔNG VIỆT 231230960

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Mục tiêu bài báo cáo 2

Nội dung 3

I Khái niệm bài báo cáo 3

II Cấu trúc của một bài báo cáo 3

III Tác dụng của kĩ năng làm bài báo cáo 4

IV Kĩ năng làm bài báo cáo 5

Một số kĩ năng dùng Microsoft Word cơ bản 8

Kết luận 15

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thế giới ngày nay, kỹ năng trình bày thông tin một cách hiệuquả thông qua bài báo cáo đã trở thành một yếu tố quan trọng đối vớisự thành công cá nhân và tổ chức Khả năng biểu đạt ý tưởng, tổ chứcthông tin một cách rõ ràng và truyền đạt kết quả nghiên cứu hoặcthông tin một cách hấp dẫn là một trong những kỹ năng chủ chốt màmọi người cần phát triển

Bài báo cáo này được viết nhằm thảo luận về tầm quan trọng của kỹnăng trình bày bài báo cáo và cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách viếtvà tổ chức một bài báo cáo chất lượng Thông qua việc nghiên cứu sâurộng về các phương pháp hiệu quả và các bước thực hiện, bài báo cáonày sẽ đề cập đến các nguyên tắc cơ bản và các bước thực tế để tạo ramột bài báo cáo mạch lạc và thuyết phục

Chúng ta sẽ xem xét từ việc xác định mục tiêu của bài báo cáo đếnviệc tổ chức nội dung một cách hợp lý, viết một cách rõ ràng và sửdụng các phương tiện trình bày để hỗ trợ thông tin Bài báo cáo cũngsẽ tập trung vào việc phân tích cấu trúc và phong cách viết phù hợp, từviệc lựa chọn từ ngữ cho đến cách sắp xếp thông tin một cách hợp lý

Mục tiêu bài báo cáo

1 Giới thiệu về kỹ năng trình bày bài báo cáo: Đưa ra một cáinhìn tổng quan về tầm quan trọng và vai trò của kỹ năng trình bày bàibáo cáo trong các môi trường công việc và cá nhân

2 Tập trung vào các yếu tố cốt lõi của bài báo cáo hiệu quả:Phân tích và trình bày những yếu tố quan trọng để tạo nên một bài báocáo có hiệu quả, bao gồm chuẩn bị, cấu trúc, giao tiếp, và sử dụng tàiliệu hỗ trợ

3 Hướng dẫn về các bước thực hiện bài báo cáo: Cung cấp hướngdẫn chi tiết về các bước cần thiết để thực hiện một bài báo cáo thànhcông, từ việc chuẩn bị cho đến kỹ năng trình bày trước công chúng 4 Khuyến khích việc phát triển và cải thiện: Khích lệ người nghenắm vững kỹ năng này thông qua việc thực hành và phản hồi từ ngườikhác, để từ đó có thể cải thiện và phát triển một cách liên tục

5 Ứng dụng trong môi trường thực tế: Tạo cơ hội cho người ngheáp dụng những kiến thức và kỹ năng học được từ bài báo cáo vào cáctình huống thực tế trong công việc và cuộc sống hàng ngày

Mục tiêu của bài báo cáo là cung cấp cái nhìn tổng quan và hướng dẫncụ thể về cách thức thực hiện một bài báo cáo hiệu quả, đồng thờikhuyến khích sự phát triển liên tục của kỹ năng này để áp dụng vàocác tình huống thực tế

Nội dung

I Khái niệm bài báo cáo

- Bài báo cáo là một loại tài liệu hoặc hoạt động mà người thuyếttrình hoặc người viết sử dụng để trình bày thông tin về một chủ đề cụthể, một dự án, một nghiên cứu, hoặc một vấn đề đang được quan tâm.Mục tiêu của bài báo cáo là truyền đạt thông tin một cách rõ ràng,logic và có tổ chức để gửi đến một đối tượng người nghe hoặc độc giảcụ thể

II Cấu trúc của một bài báo cáo 1 Bìa :

- Tiêu đề báo cáo - Tên tác giả hoặc nhóm tác giả - Thông tin liên lạc

- Tên tổ chức hoặc trường học

- Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu

6 Tài liệu tham khảo :

- Liệt kê các nguồn tài liệu đã được sử dụng để nghiên cứu, tríchdẫn trong bài báo cáo

7 Phụ lục (nếu cần):

- Chứa thông tin bổ sung như bảng dữ liệu chi tiết, biểu đồ, hìnhảnh, hoặc thông tin kỹ thuật không cần thiết phải xuất hiện trong phầnchính của bài báo cáo

III Tác dụng của kĩ năng làm bài báo cáo

- Đối với người lao động, nhân viên văn phòng: kỹ năng viết báocáo tốt sẽ giúp họ trình bày được đầy đủ nội dung cần thiết của mộtbản báo cáo hoàn chỉnh, không thiếu sót thông tin Dựa trên bản báocáo này, cấp trên sẽ biết được hiệu quả làm việc trong tuần, tháng, quýhay năm của họ đạt hay chưa, có chế độ thưởng phạt hợp lý

- Đối với sinh viên, kỹ năng viết báo cáo sẽ giúp họ có thể trình bàycác bài tập thực hành, môn học, thực tập một cách trơn tru và suôn sẻ,đủ các hạng mục giảng viên yêu cầu, đạt điểm cao, thành tích tốt tronghọc tập.

IV Kĩ năng làm bài báo cáo

Để có thể viết được bản báo cáo thành công, khoa học, bạn cần nắmchắc quy trình viết báo cáo :

1 Tóm tắt nội dung chính ở mục lục :

Một bản báo cáo công việc hay báo cáo thực tập, môn học dài thìmọi người cần điểm các nội dung chính ở mục lục, ghi số trang cụ thểnhất quán để người đọc có thể nắm được nhanh chóng kết cấu của vănbản, tìm các phần đọc một cách nhanh chóng, tốn ít thời gian Với báocáo thì trường hợp người viết tham khảo nguồn tư liệu ở đâu để đưa racác số liệu và dẫn chứng cũng cần cung cấp đầy đủ ở phụ lục cuốicùng của bản báo cáo

2 Tập trung vào mục tiêu :

Muốn có bản báo cáo tốt thì bước đầu tiên bạn cần xác định rõ mụctiêu của báo cáo là gì và bạn viết nó cho ai Việc này giúp người viếtxác định trọng tâm nội dung viết và không bị lan man sang các vấn đềkhác

3 Lập kế hoạch chi tiết trước khi viết :

Hãy đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin và thực hiện nhữngnghiên cứu, phỏng vấn cần thiết để giúp bản báo cáo của mình đượchoàn chỉnh và chính xác, rõ ràng Bạn sẽ quyết định cấu trúc bản báocáo của mình gồm các đầu mục nào, thông tin sắp xếp trình tự ra sao…Trước tiên hãy ghi chép ra giấy hoặc máy tính tất cả những điều bạnmuốn viết, việc này giúp tránh bỏ sót thông tin quan trọng, từ đó mớidựa vào những ý này để triển khai báo cáo được nhanh chóng và chínhxác nhất có thể

4 Sử dụng bố cục rõ ràng

Trong các báo cáo công việc, học tập thì người viết cần đảm bảo bốcục được khoa học Để làm được điều này, người viết sẽ cần sử dụngcác tiêu đề chính phụ để chia văn bản, ngoài ra hãy đánh các số, kýhiệu nhất quán Ví dụ: Mục 1 sẽ gồm tiểu mục 1, 2, 3 hoặc tiểu mục1.1, 1.2, 1.3… Nhớ căn lề đầy đủ để dễ theo dõi và đọc thông tin.Trong một đoạn văn bản cũng nên có cấu trúc tốt Thông thường câuđầu tiên là câu chủ đề khái quát nội dung toàn đoạn Các câu tiếp theolà sự giải thích, phân tích, mở rộng về nội dung vừa nêu trên Câu cuốicùng sẽ đưa ra kết luận ý tưởng

5 Viết câu ngắn gọn

Kỹ năng viết báo cáo tốt là chúng ta nên sử dụng những câu viếtngắn gọn, cô đọng và súc tích Không nên dùng câu ghép, câu phứcvới nhiều vế khác nhau sẽ khiến người đọc cảm thấy mệt mỏi và khóchịu Độ dài 1 câu lý tưởng nhất nên dao động trong khoảng 15 – 20từ

6 Đọc lại và chỉnh sửa

Đây là khâu cực kỳ quan trọng khi viết báo cáo công việc, báo cáothực tập, báo cáo môn học Mỗi người cần đọc ít nhất 2 – 3 lần trướckhi được giao cho cấp trên, giảng viên để nhằm mục đích soát nhữnglỗi sai về diễn đạt, chính tả, hình thức trình bày (căn lề, phông chữ,màu chữ, dấu câu…), kiểm tra các thông tin có đảm bảo chính xáckhông

Một số kĩ năng dùng Microsoft Word cơ bản

1 Cài đặt quan trọng trước khi soạn thảo báo cáo

Vào thẻ File > options Save: Auto save 1 minute: để file tự động lưu sau 1 phút, tránh rủi ro

Advanced: Sử dụng đơn vị centimet là mặc định

2 Định dạng cơ bản cho khóa luận/bài báo cáo

Tất cả chọn mở hộp thoại và Set as default

Font: Time New Roman, size 16

Paragraph: Justify, line spacing: 1,5 line, Special indentation: Firstline 1 cm, Before - After: 6 pt

Page setup: Size A4, Portrait, Margin: Top 2 cm, Bottom 2 cm, Left:3 cm, Right: 1.5 cm

3 Tạo tiêu đề heading chuẩn để tạo mục lục tự động cho báo cáo

Chỉnh Styles

- Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục:Title (Format Paragraph > Page break before để luôn đứng đầu trang) - Chương 1, 2, 3: Heading 1 (Format Paragraph > Page breakbefore để luôn đứng đầu trang)

- Mục 1.1, 1.2,… Heading 2 (mục 2 số)- Mục 1.1.1, 1.1.2,… Heading 3 (mục 3 số)- Mục 1.1.1.1, 1.1.1.2,… Heading 4 (mục 4 số)

Chỉnh multilevel list

- Chọn Loại list có Heading - Chỉnh tương ứng các level: font, follow number with Space,… - Chỉnh các mục Chương/phần nếu muốn

Tạo mục lục tự động

- Về trang cần đặt mục lục - Dòng 1: Nhập MỤC LỤC, canh giữa - Xuống dòng 2: canh từ trái sang phải - Vào Tab References/ Table of Contents/ Automatic Table 1

Tạo bìa

- Đặt chuột trước MỤC LỤC, vào Page Layout > Break > Next page - Page border > Chọn loại border, appy to, và chọn options: Measurefrom Text

- Chỉnh thông số như bìa mẫu: bố cục, canh lề, font, đậm nghiêng

Đánh số trang từ trang được yêu cầu (bất kỳ)

- Số trang bắt đầu đánh từ phần LỜI MỞ ĐẦU - Đặt chuột ở vị trí ngay trước chữ LỜI MỞ ĐẦU > Tab Page layout> Break> Next page để ngăn cách các section với nhau

- Vào insert > page number> chọn loại Top > Plain Text 2 (yêu cầu làsố trang đánh ở giữa, phái trên)

- Tắt link to previous, Trong tab Design vào Page number > Formatpage number để số trang hiển thị từ 1

- Xóa page number ở section trên - TRƯỜNG HỢP YÊU CẦU ĐÁNH SỐ TRANG kiểu i, ii, iii,iv vớicác trang từ phần mục lục thì đặt chuột vào vị trí trang đó rồi insertnhư phía trên, sau đó vào Format page number rồi chọn loại i, ii, iii,…

Trích dẫn tài liệu tham khảo

- Trích nguồn – chú thích sử dụng 2 cách - Footnote: Reference > Insert Foot note - Sử dụng Citation (recommend) - Phần trích dẫn phải được đặt trong quote marks (dấu nháy “ “)

- Đặt chuột ngay sau câu vừa trích dẫn, vào tab Reference > InsertCitation > Add new source

- Tùy theo trích dẫn loại gì để chọn, thường là chọn Book - Lưu ý: phần Author nếu ông/bà ấy là người Việt thì chọn luôn Editvà gõ họ tên đầy đủ luôn trong phần Last name

- Khi OK xong thì chuột phải vào nó chọn Edit Source và cho thêmsố trang vào để nó hiển thị kiểu (Nguyễn Khắc Hoàng, 2005, p.159) - Nếu lần sau lại trích dẫn đúng quyển sách đó, nguồn đó thì insertluôn source đó, và edit số trang là ok

- Chèn danh mục tài liệu tham khảo (tổng hợp nguồn)

Dùng Citation thì bây giờ có thể tận dụng:

- References > Insert Bibliography > chọn loại nào cũng được - Tiếp theo là chỉnh tay thôi , sắp xếp tài liệu cứng phía trên, sắp theotên tác giả, sau đó mới đến tài liệu trên internet

Kết luận

Kỹ năng trình bày thông tin qua bài báo cáo không chỉ là việc biếtcách viết một tài liệu có cấu trúc hợp lý Điều quan trọng hơn, nó làmột khía cạnh quan trọng của thành công cá nhân và chuyên môntrong môi trường làm việc hiện đại Qua quá trình nghiên cứu và thảoluận, chúng ta nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc nắm vữngkỹ năng trình bày bài báo cáo

Kỹ năng này không chỉ giúp chúng ta trình bày thông tin một cáchrõ ràng và logic mà còn giúp tăng cường khả năng thuyết phục, chia sẻý tưởng và giao tiếp hiệu quả Việc biết cách tổ chức thông tin, lựachọn từ ngữ phù hợp, và sử dụng các công cụ trình bày sẽ giúp chúngta truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả hơn

Không chỉ trong lĩnh vực học thuật, mà kỹ năng trình bày thông tincòn đóng vai trò quan trọng trong mọi khía cạnh của cuộc sống Việcbiết cách viết và trình bày một báo cáo chất lượng không chỉ là kiếnthức mà còn là một kỹ năng thực tiễn quý báu, giúp chúng ta thànhcông trong công việc và giao tiếp tốt hơn trong môi trường xã hội

Cuối cùng, việc không ngừng rèn luyện và cải thiện kỹ năng trìnhbày bài báo cáo sẽ không chỉ nâng cao khả năng cá nhân mà còn đónggóp vào sự phát triển chung của mỗi người trong cộng đồng xã hội vànền kinh tế ngày nay.