giáo trình nghiệp vụ giao nhận và quản lý kho hàng ngành thương mại điện tử trung cấp

Khái niệm nguồn hàng Nhiệm vụ c¢ bản, chủ yếu nhất của doanh nghiệp th°¢ng mại là bảo đảm cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những hàng hóa c¿n thiết đủ về số l°ợng, tốt về chất l°ợng,

BÞ XÂY DĀNG TR¯ÞNG CAO ĐẲNG XÂY DĀNG SỐ 1

GIÁO TRÌNH MÔN HàC: NGHIÞP Vþ GIAO NH¾N VÀ QUÀN LÝ KHO HÀNG

NGÀNH/NGHÀ: TH¯¡NG M¾I ĐIÞN TỬ

TRÌNH ĐÞ: TRUNG CÂP

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 597/QĐ-CĐXD1 ngày 29 tháng 12 năm 2023

của Hiệu tr°ởng Tr°ờng Cao đẳng Xây dựng số 1)

Hà Nßi, năm 2023

LÞI NÓI ĐÄU

Việt Nam đang trong thßi kì công nghiệp hoá, hiện đại hóa nhằm đ°a đất n°ớc trá thành n°ớc công nghiệp văn minh, hiện đại Trong sự nghiệp cách mạng to lớn đó kèm theo xu thế hội nhÁp kinh tế toàn c¿u và khu vực, các hoạt kinh doanh th°¢ng mai ngày càng phát triển Giao nhÁn và quản lý kho hàng là một trong những nghiệp vụ rất quan trßng của hoạt động buôn bán trong n°ớc cũng nh° các hoạt động giao th°¢ng Nó là c¿u nối không thể thiếu, đóng vai trò hết sức quan trßng trong l°u thông hàng hóa trên thị tr°ßng

Giáo trình <Nghiệp vụ giao nhÁn và quản lý kho hàng = là tài liệu cung cấp cho ng°ßi hßc những kiến thức c¢ bản, c¿n thiết về lý luÁn l¿n khả năng thực hành về nghiệ vụ giao hàng và quản lý kho Giáo trình đ°ợc biên soạn gồm 3 ch°¢ng:

Ch°¢ng 1: Mua hàng và dự trữ hàng hóa Ch°¢ng 2: Tiếp nhÁn, bảo quản và xuất hàng á kho Ch°¢ng 3: Giao nhÁn hàng hóa

Với kết cấu nh° vÁy, về nội dung c¢ bản thống nhất với ch°¢ng trình quy định của Bộ Lao động – Th°¢ng binh và xã hội cho đối t°ợng Trung cấp ngành Th°¢ng mại điện tử

Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cân nhắc và lựa chßn các nội dung phù hợp nhất với mục tiêu đào tạo để đảm bảo tính khoa hßc, tính hiện đại của giáo trình, song chắc chắn không thể tránh khái những thiếu sót nhất định Rất mong nhÁn đ°ợc ý kiến đóng góp của bạn đßc và các th¿y, cô giáo

Xin trân trßng cảm ¢n!

Hà Nßi, ngày tháng năm

Ng°ßi biên so¿n

MþC LþC

LÞI NÓI ĐÄU 1

Ch°¢ng 1: Mua hàng và dā trÿ hàng hóa 4

1.1 Mua hàng 4

1.1.1 Khái niệm và phân loại nguồn hàng 4

1.1.2 Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng 8

1.2 Dự trữ hàng 11

1.2.1 Khái quát về dự trữ hàng hóa 11

1.2.2 Xác định quy mô dự trữ 15

Ch°¢ng 2: Ti¿p nh¿n, bÁo quÁn và xuÃt hàng á kho 20

2.1 Nghiệp vụ tiếp nhÁn hàng hóa 20

2.1.1 Ý nghĩa và nhiệm vụ nhÁn hàng á kho 20

2.1.2 Nguyên tắc nhÁp hàng á kho 21

2.1.3 Tổ chức tiếp nhÁn hàng hóa 22

2.2 Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa á kho 25

2.2.1 Khái niệm và yêu c¿u 25

2.2.2 Nội dung nghiệp vụ bảo quản hàng hóa 26

2.3 Nghiệp vụ xuất hàng á kho 36

2.3.1 Ý nghĩa và nhiệm vụ của nghiệp vụ xuất hàng á kho 36

3.1.4 Yêu c¿u khi giao nhÁn hàng hóa 46

3.1.5 Các yếu tố ảnh h°áng đến giao nhÁn hàng hóa 46

GIÁO TRÌNH MÔN HàC Tên môn hác: Nghißp vÿ giao nh¿n và quÁn lý kho hàng Mã môn hác: MH 23.1

Thßi gian thāc hißn môn hác: 60 giß; (Lý thuyết: 30 giß; Thực hành, bài tÁp: 27 giß; Kiểm

- Trình bày đ°ợc những vấn đề khái quát về dự trữ hàng hóa, vÁn dụng mô hình dự trữ c¢ bản để quản lý đ°ợc hàng hóa trong kho

- Trình bày đ°ợc một số nội dung c¢ bản về nghiệp vụ tiếp nhÁn hàng, xuất hàng và bảo quản hàng hóa á kho

- Tổng hợp kiến thức c¢ bản về giao nhÁn hàng hóa 2 Về kỹ năng:

- VÁn dụng mô hình dự trữ c¢ bản để quản lý đ°ợc hàng hóa trong kho - Thực hiện công tác tiếp nhÁn, xuất hàng và bảo quản hàng hóa trong kho đảm bảo chất l°ợng

- Tổ chức và thực hiện đ°ợc các hoạt động giao nhÁn hàng hóa - Xử lý một số tr°ßng hợp phát sinh trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ 3 Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- CÁn thÁn, chính xác trong công việc; - Có tinh th¿n tự hßc hái, tự hßc tÁp, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ;

- Có khả năng hßc tÁp, làm việc độc lÁp và theo nhóm

CH¯¡NG 1 MUA HÀNG VÀ DĀ TRþ HÀNG HÓA

Mục tiêu: - Trình bày đ°ợc khái niệm và phân loại đ°ợc nguồn hàng, các công việc c¿n thực hiện để tạo nguồn và mua hàng

- Trình bày đ°ợc những vấn đề khái quát về dự trữ hàng hóa - VÁn dụng mô hình dự trữ c¢ bản để quản lý đ°ợc hàng hóa trong kho

1.1 Mua hàng

1.1.1 Khái niệm và phân loại nguồn hàng

1.1.1.1 Khái niệm nguồn hàng

Nhiệm vụ c¢ bản, chủ yếu nhất của doanh nghiệp th°¢ng mại là bảo đảm cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những hàng hóa c¿n thiết đủ về số l°ợng, tốt về chất l°ợng, kịp thßi gian yêu c¿u, thuÁn lợi cho khách hàng và phải đáp ứng một cách th°ßng xuyên liên tục, ổn định á các n¢i cung ứng (bán hàng) Để làm đ°ợc điều đó các doanh nghiệp th°¢ng mại phải tổ chức tốt công tác tạo nguồn hàng

Nguồn hàng của doanh nghiệp th°¢ng mại là toàn bộ khối l°ợng và c¢ cấu hàng hóa thích hợp với nhu c¿u của khách hàng mà doanh nghiệp đã và có khả năng mua đ°ợc trong kỳ kế hoạch (th°ßng là kế hoạch năm)

Để có nguồn hàng tốt và ổn định, doanh nghiệp th°¢ng mại phải tổ chức tốt công tác tạo nguồn Tổ chức công tác tạo nguồn và mua hàng là toàn bộ những hoạt động nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng để doanh nghiệp th°¢ng mại đảm bảo cung ứng đ¿y đủ, kịp thßi, đồng bộ, đúng chất l°ợng quy cách, cỡ loại, màu sắc…cho các nhu c¿u của khách hàng Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt và sự biến động nhanh, mạnh các nhu c¿u trên thị tr°ßng, việc tạo nguồn hàng của doanh nghiệp th°¢ng mại đòi hái phải nhanh, nhạy, có t¿m nhìn xa, quan sát rộng và thấy đ°ợc xu h°ớng phát triển nhu c¿u của khách hàng Tạo nguồn hàng là công việc phải đi tr°ớc một b°ớc, bái lẽ khi nhu c¿u của khách hàng xuất hiện, doanh nghiệp th°¢ng mại đã có hàng á các điểm cung ứng để đáp ứng cho nhu c¿u của khách hàng Do đó, điểm bắt đ¿u của công tác tạo nguồn hàng là việc nghiên cứu và xác định nhu c¿u của khách hàng về số l°ợng, c¢ cấu mặt hàng, quy cách, cỡ loại, màu sắc, thßi gian, địa điểm mà khách hàng có nhu c¿u, phải nắm đ°ợc khách hàng c¿n hàng để làm gì và đồng thßi phải chủ động nghiên cứu và tìm hiểu khả năng của các đ¢n vị sản xuất trong n°ớc, á thị tr°ßng n°ớc ngoài để tìm nguồn hàng, để đặt hàng, để ký kết hợp đồng mua hàng Doanh nghiệp th°¢ng mại cũng c¿n phải có các biện pháp c¿n thiết để tạo điều kiện và tổ chức thực hiện tốt việc đặt hàng,

nhu c¿u thực tế của khách hàng (thị tr°ßng)

1.1.1.2 Phân loại nguồn hàng

Phân loại nguồn hàng là việc phân chia, sắp xếp các loại hàng hóa mua đ°ợc theo các tiêu thức cụ thể, riêng biệt để doanh nghiệp có chính sách, biện pháp thích hợp để khai thác tối đa lợi thế của mỗi loại nguồn hàng, đảm bảo ổn định nguồn hàng

Các nguồn hàng của doanh nghiệp th°¢ng mại th°ßng đ°ợc phân loại dựa trên các tiêu thức sau:

a, Theo khối l°ợng hàng hóa mua đ°ợc Theo tiêu thức này, nguồn hàng đ°ợc chia thành: - Nguồn hàng chính: là nguồn hàng chiếm tỷ trßng lớn nhất trong tổng khối l°ợng hàng hóa mà doanh nghiệp th°¢ng mại mua đ°ợc để cung ứng cho khách hàng (thị tr°ßng) trong kỳ Nguồn hàng chính là nguồn quyết định về khối l°ợng hàng hóa mà doanh nghiệp th°¢ng mại sẽ cung ứng nên phải có sự quan tâm th°ßng xuyên

- Nguồn hàng phụ, mới: là nguồn hàng chiếm tỷ trßng nhá h¢n trong khối l°ợng hàng mua đ°ợc Khối l°ợng thu mua của nguồn hàng này thì không ảnh h°áng đến khối l°ợng hoặc doanh số bán của doanh nghiệp th°¢ng mại Tuy nhiên doanh nghiệp th°¢ng mại c¿n chú ý tới khả năng phát triển của nguồn hàng này, nhu c¿u của khách hàng (thị tr°ßng) đối với mặt hàng, cũng nh° những thế mạnh khác của nó để phát triển trong t°¢ng lai vì đây có thể là nguồn hàng thay thế nguồn hàng chính trong t°¢ng lai

- Nguồn hàng trôi nổi: đây là nguồn hàng trên thị tr°ßng mà doanh nghiệp th°¢ng mại có thể mua đ°ợc do các đ¢n vị tiêu dùng không dùng đến hoặc do các đ¢n vị kinh doanh th°¢ng mại khác bán ra Đối với nguồn hàng này c¿n xem xét kỹ chất l°ợng hàng hóa, giá cả hàng hóa cũng nh° nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa Nếu có nhu c¿u của khách hàng, doanh nghiệp th°¢ng mại cũng có thể thu mua để tăng thêm nguồn hàng cho doanh nghiệp

b, Theo n¡i sản xuất ra hàng hóa Theo tiêu thức này, nguồn hàng của doanh nghiệp th°¢ng mại đ°ợc chia thành:

- Nguồn hàng sản xuất trong n°ớc: bao gồm tất cả các loại hàng hóa do các doanh nghiệp sản xuất đặt trên lãnh thổ đất n°ớc sản xuất ra đ°ợc doanh nghiệp th°¢ng mại mua vào Nguồn hàng này có thể đ°ợc chia theo các lĩnh vực sản xuất ví dụ nh° nguồn hàng do ngành công nghiệp sản xuất (công nghiệp khai thác, công nghiệp chế biến, công nghiệp gia công lắp ráp ), nguồn hàng nông nghiệp, nguồn hàng lâm nghiệp, nguồn hàng ng° nghiệp…

- Nguồn hàng nhÁp khÁu: đối với những hàng hóa trong n°ớc ch°a có khả năng sản xuất đ°ợc hoặc đ°ợc sản xuất trong n°ớc còn ch°a đáp ứng đủ nhu c¿u tiêu dùng thì phải nhÁp khÁu từ n°ớc ngoài Nguồn hàng nhÁp khÁu có thể có nhiều loại: tự doanh

nghiệp th°¢ng mại nhÁp khÁu, doanh nghiệp th°¢ng mại nhÁp khÁu từ các doanh nghiệp xuất nhÁp khÁu chuyên doanh, doanh nghiệp th°¢ng mại nhÁn hàng nhÁp khÁu thuộc tổng công ty ngành hàng, công ty cấp I hoặc công ty mẹ; doanh nghiệp th°¢ng mại nhÁn đại lý hoặc nhÁn bán hàng trả chÁm cho các hãng n°ớc ngoài hoặc các doanh nghiệp hoặc các doanh nghiệp xuất nhÁp khÁu trong n°ớc, doanh nghiệp th°¢ng mại nhÁn từ các liên doanh, liên kết với các hãng n°ớc ngoài

- Nguồn hàng tồn kho: là nguồn hàng còn lại của kỳ tr°ớc (năm tr°ớc) hiện còn tồn kho Nguồn hàng này có thể là nguồn theo kế hoạch dự trữ quốc gia (dự trữ của Chính phủ) để điều hòa thị tr°ßng; nguồn hàng tồn kho của các doanh nghiệp th°¢ng mại; nguồn hàng tồn kho á các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh (hàng đã sản xuất ra và nhÁp kho đang nằm chß tiêu thụ) và các nguồn hàng tồn kho khác

c, Theo điều kiện địa lý

Theo tiêu thức này, nguồn hàng đ°ợc phân theo khoảng cách xa g¿n từ n¢i khai thác, thu mua, đặt hàng về n¢i bán hàng của doanh nghiệp th°¢ng mại Ng°ßi ta th°ßng chia thành các khu vực nh° sau:

- Theo các miền của đất n°ớc: Miền Bắc (miền núi Tây Bắc, miền núi Đông Bắc, miền Trung du Bắc Bộ, miền Đông Bắc Bộ), miền Trung (miền núi Tây Nguyên, trung du duyên hải), miền Nam (cực nam trung bộ, Đông Nam bộ, Tây Nam bộ) Các vùng có đặc điểm khác nhau về tiêu dùng, xa g¿n khác nhau, giao thông vÁn tải khác nhau

- Theo cấp tỉnh, thành phố: á các đô thị có công nghiệp tÁp trung, có trung tâm th°¢ng mại, có các sàn giao dịch, sá giao dịch và thuÁn lợi co việc mua bán hàng hóa – dịch vụ

- Theo các vùng nông thôn, trung du miền núi Theo cách phân loại này, doanh nghiệp th°¢ng mại c¿n chú ý điều kiện sản xuất, thu hoạch do mỗi vùng có những đặc điểm điều kiện tự nhiên, khí hÁu, điều kiện sản xuất, thu hoạch để khai thác nguồn hàng phù hợp với yêu c¿u của ng°ßi sản xuất cũng nh° trao đổi hàng (hàng đổi hàng), thanh toán tổ chức giao nhÁn…

1.1.1.3 Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp th°¡ng mại

a, Vị trí của nghiệp vụ tạo nguồn hàng

Trong hoạt động kinh doanh th°¢ng mại, tạo nguồn là khâu hoạt động kinh doanh đ¿u tiên, khâu má đ¿u cho hoạt động l°u thông hàng hóa Nếu không mua đ°ợc hàng hoặc mua hàng không đáp ứng đ°ợc yêu c¿u của kinh doanh thì doanh nghiệp th°¢ng mại không có hàng để bán Nếu doanh nghiệp th°¢ng mại mua phải hàng giả, hàng kém chất l°ợng hoặc mua không đủ số l°ợng, chất l°ợng hàng hóa, không đúng thßi gian

chÁm, doanh thu không bù đắp đ°ợc chi phí, doanh nghiệp sẽ không có lãi… Điều này chỉ rõ vị trí quan trßng của công tác tạo nguồn, mua hàng có ảnh h°áng trực tiếp đến các nghiệp vụ kinh doanh khác và đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp th°¢ng mại

b, Tác dụng của công tác tạo nguồn và mua hàng đối với hoạt động kinh doanh th°¡ng mại

Thứ nhất, nguồn hàng là một điều kiện quan trßng của hoạt động kinh doanh

Nếu không có nguồn hàng thì doanh nghiệp th°¢ng mại không thể tiến hàng kinh doanh đ°ợc Doanh nghiệp th°¢ng mại phải đảm bảo công tác tạo nguồn và mua hàng đáp ứng đ¿y đủ các yêu c¿u sau: phù hợp với nhu c¿u của khách hàng về số l°ợng, chất l°ợng, quy cách, cỡ loại, màu sắc… và phù hợp thßi gian và địa điểm giao nhÁn hàng; phải đảm bảo nguồn hàng ổn định, phong phú, đa dạng hóa nguồn hàng để phù hợp với xu h°ớng tiêu dùng của khách hàng; phải đảm bảo sự linh hoạt và đổi mới nguồn hàng theo sát nhu c¿u thị tr°ßng

Thứ hai, tạo nguồn và mua hàng phù hợp với nhu c¿u của khách hàng giúp cho

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp th°¢ng mại tiến hành thuÁn lợi, kịp thßi, đÁy mạnh đ°ợc tốc độ l°u chuyển hàng hóa, rút ngắn đ°ợc thßi gian l°u thông hàng hóa; vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán hàng nhanh, thu hút đ°ợc nhiều khách hàng, đảm bảo uy tín với khách hàng, bảo đảm cho doanh nghiệp thực hiện đ°ợc việc cung ứng hàng hóa liên tục, ổn định, không bị đứt đoạn

Thứ ba, tạo nguồn và mua hàng làm tốt góp ph¿n cân đối cụ thể giữa cung và

c¿u, giúp cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bảo đảm tính ổn định, chắc chắn, hạn chế đ°ợc sự bấp bênh Đặc biệt hạn chế đ°ợc tình trạng thừa, thiếu, hàng ứ đßng, chÁm luân chuyển, hàng kém mất phÁm chất, hàng không hợp mốt, hàng không bán đ°ợc vừa gây chÁm tr̀, khó khăn cho khâu dự trữ và bán hàng, vừa ảnh h°áng tới kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ t°, tạo nguồn và mua hàng làm tốt còn có tác dụng nâng cao hiệu quả kinh

doanh á đ¿u ra, giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp thuÁn lợi Thu hồi đ°ợc vốn nhanh, có tiền bù đắp các khoản chi phí kinh doanh, có lợi nhuÁn để má rộng và phát triển kinh doanh, tăng thêm thu nhÁp cho ng°ßi lao động và thực hiện đ¿y đủ nghĩa vụ đối với Nhà n°ớc (thuế) và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp th°¢ng mại

Công tác tạo nguồn và mua hàng làm tốt có tác dụng nhiều mặt đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp th°¢ng mại nh° đã phân tích á trên H¢n nữa, nó còn có tác dụng tích cực đối với lĩnh vực sản xuất hoặc nhÁp khÁu (lĩnh vực nguồn hàng) mà doanh nghiệp th°¢ng mại có quan hệ Vì vÁy đối với doanh nghiệp th°¢ng mại, muốn phát triển và má rộng kinh doanh, việc đảm bảo nguồn hàng chất l°ợng tốt, có nguồn

cung ứng dồi dào, phong phú, ổn định, lâu dài, giá cả phải chăng là điều kiện quan trßng bảo đảm cho sự thăng tiến của doanh nghiệp th°¢ng mại và vị thế của doanh nghiệp trên th°¢ng tr°ßng cũng nh° nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp th°¢ng mại

1.1.2 Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng

1.1.2.1 Sự khác nhau giữa tạo nguồn và mua hàng

Để có nguồn hàng tốt và ổn định, doanh nghiệp th°¢ng mại phải tổ chức tốt công tác tạo nguồn Tổ chức công tác tạo nguồn là toàn bộ những hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp th°¢ng mại tác động vào sản xuất, khai thác nhằm tạo ra nguồn hàng đ¿y đủ, kịp thßi, đồng bộ, đúng quy cách kích th°ớc, phÁm chất phù hợp với nhu c¿u của khách hàng trong kỳ kế hoạch

Tạo nguồn hàng là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh gồm nhiều khâu: nghiên cứu nhu c¿u khách hàng; nghiên cứu và tìm hiểu các nguồn hàng có khả năng đáp ứng; chủ động chuÁn bị nguồn lực để khai thác nguồn hàng có chất l°ợng tốt, giá cả phải chăng, đáp ứng đ¿y đủ, kịp thßi, đồng bộ các nhu c¿u của khách hàng

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh th°¢ng mại sau khi nghiên cứu chào hàng, m¿u hàng, xem xét chất l°ợng hàng hóa, giá cả hàng hóa trên thị tr°ßng và các điều kiện mua bán thanh toán để quyết định mua hàng bằng các hình thức mua hàng phù hợp

Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp th°¢ng mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp th°¢ng mại Hai quá trình này luôn gắn với nhau, tạo điều kiện cho doanh nghiệp th°¢ng mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng

Nh° vÁy, trong kinh doanh th°¢ng mại ng°ßi ta phân biệt sự khác nhau giữa tạo nguồn và mua hàng á chỗ: Tạo nguồn hàng là doanh nghiệp phải dựa trên c¢ sá nghiên cứu nhu c¿u cụ thể của khách hàng, phản ánh nhu c¿u tiêu dùng với nhà sản xuất để hß tổ chức sản xuất hoặc tự doanh nghiệp th°¢ng mại bằng nguồn lực của mình sản xuất, gia công, chế biến ra hàng hóa để tạo ra nguồn hàng rồi mới đặt mua, khác với mua hàng đ¢n giản chỉ là nghiên cứu thị tr°ßng hàng hóa có sẵn và đặt mua ¯u điểm của các hình thức tạo nguồn là doanh nghiệp th°¢ng mại chủ động về số l°ợng chất l°ợng quy cách, chủng loại, thßi gian có hàng theo đúng nhu c¿u của khách hàng, bảo đảm tính chắc chắn của nguồn hàng Bái vÁy ng°ßi ta th°ßng đặt hàng cho xuất khÁu, tuy nhiên giá cả có thể cao h¢n và d̀ gặp rủi ro khi nhu c¿u của khách hàng thay đổi sẽ không tiêu thụ đ°ợc hàng hóa đã sản xuất ra Ng°ợc lại, các hình thức mua hàng sẽ d̀ dàng lựa chßn đ°ợc hàng hóa có giá cả phải chăng, không phải đ¿u t° vào sản xuất ra hàng hóa và ít

số l°ợng, chất l°ợng và thßi gian Nh° vÁy, tạo nguồn và mua hàng đều nhằm mục địch chung là tạo ra lực l°ợng hàng hóa phù hợp với nhu c¿u của thị tr°ßng để đảm bảo hàng hóa kinh doanh trong kỳ kế hoạch nh°ng khác nhau á nội dung, yêu c¿u và trình tự thực hiện các hoạt động nghiệp vụ

1.1.2.2 Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng trong kinh doanh th°¡ng mại

Tạo nguồn và mua hàng có sự khác nhau nh°ng lại gắn bó chặt chẽ với nhau về mục đích là tạo đ°ợc nguồn hàng chắc chắn, ổn định, phù hợp với nhu c¿u của khách hàng Vì vÁy, nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng bao gồm:

a, Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng về hàng hóa

Nhu c¿u của khách hàng đ°ợc hiểu là những vấn đề, yêu c¿u và mong muốn của khách hàng đối với sản phÁm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp Nghiên cứu nhu c¿u mặt hàng của khách hàng là vấn đề đ¿u tiên và hết sức quan trßng đối với bộ phÁn tạo nguồn và mua hàng á doanh nghiệp th°¢ng mại

Bộ phÁn tạo nguồn và mua hàng phải nắm đ°ợc các vấn đề sau: - Hàng hóa tháa mãn nhu c¿u của đối t°ợng khách hàng nào - Khối l°ợng, chất l°ợng cụ thể, giá cả của hàng hóa

- Thßi gian và địa điểm khách hàng c¿n - Tính tiên tiến của mặt hàng doanh nghiệp đang đáp ứng và xu h°ớng của khách hàng đối với mặt hàng mà doanh nghiệp th°¢ng mại đang kinh doanh

- Các mặt hàng tiên tiến h¢n, hiện đại h¢n và mặt hàng thay thế hàng hóa hiện đang kinh doanh

- Sự đáp ứng nhu c¿u về hàng hóa trên thị tr°ßng của các đối thủ cạnh tranh Khi nắm bắt đ°ợc các thông tin trên, việc tạo nguồn và mua hàng mới tránh đ°ợc sai l¿m và khắc phục đ°ợc sự lạc hÁu về công nghệ và kiểu dáng, hạn chế hàng bị ứ đßng, chÁm tiêu thụ, giá cao không bán đ°ợc, không đáp ứng kịp thßi yêu c¿u về hàng hóa…

b, Nghiên cứu thị tr°ờng nguồn hàng để lựa chọn thị tr°ờng và chọn ng°ời cung ứng

- Tùy theo loại hàng mà doanh nghiệp th°¢ng mại kinh doanh là mặt hàng t° liệu sản xuất hay t° liệu tiêu dùng, kinh doanh chuyên doanh hay kinh doanh tổng hợp mà doanh nghiệp th°¢ng mại phải tìm nguồn hàng từ các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng t°¢ng ứng trong n°ớc hoặc từ n°ớc ngoài (nhÁp khÁu)

Nghiên cứu thị tr°ßng nguồn hàng doanh nghiệp th°¢ng mại phải nắm đ°ợc khả năng của các nguồn cung ứng loại hàng về số l°ợng, chất l°ợng, thßi gian và địa điểm của đ¢n vị nguồn hàng Doanh nghiệp th°¢ng mại cũng c¿n nghiên cứu, xác định rõ doanh nghiệp nguồn hàng là ng°ßi trực tiếp sản xuất kinh doanh hay là doanh nghiệp

trung gian, địa chỉ, nguồn lực, khả năng sản xuất – công nghệ và nghiên cứu cả chính sách tiêu thụ hàng hóa của các đ¢n vị nguồn hàng C¿n đặc biệt chú ý đến chất l°ợng hàng hóa, tính tiên tiến của mặt hàng, giá cả, thßi hạn giao hàng, ph°¢ng thức giao nhÁn, kiểm tra chất l°ợng, bao gói, vÁn chuyển… và ph°¢ng thức thanh toán C¿n kiểm tra kỹ tính xác thực, uy tín, chất l°ợng của loại hàng và chủ hàng Đối với các nguồn hàng sản xuất trong n°ớc, c¿n phải đến tÁn n¢i, có sự kiểm tra bằng chuyên môn Đối với các đối tác n°ớc ngoài, c¿n thông qua th°¢ng vụ hoặc tham tán th°¢ng mại, các tổ chức hỗ trợ th°¢ng mại nh° phòng th°¢ng mại và công nghiệp Việt Nam, các hiệp hội ngành hàng… - Lựa chßn nhà cung cấp là khâu quyết định đối với sự chắc chắn và ổn định của nguồn hàng Thiết lÁp mối quan hệ truyền thống, trực tiếp, lâu dài với các nhà cung cấp tin cÁy là một trong nh°ng yếu tố tạo đ°ợc sự ổn định trong nguồn cung ứng đối với doanh nghiệp th°¢ng mại

Có nhiều ph°¢ng pháp nghiên cứu phát triển thị tr°ßng nguồn hàng, đặc biệt là nguồn hàng mới Thông qua nghiên cứu, khảo sát thực tế, thông qua hội chợ - triển lãm th°¢ng mại, thông qua internet, thông qua quảng cáo và xúc tiến th°¢ng mại, thông qua các trung tâm giới thiệu hàng hóa…việc lựa chßn bạn hàng phụ thuộc rất lớn vào mối quan hệ truyền thống, tÁp quán và sự phát triển kinh tế - th°¢ng mại á trong n°ớc và n°ớc ngoài

c, Thiết lập mối quan hệ kinh tế - th°¡ng mại bằng hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa

Khi đã lựa chßn đối tác phù hợp với yêu c¿u và điều kiện của doanh nghiệp th°¢ng mại thì doanh nghiệp c¿n thiết lÁp mối quan hệ kinh tế - kỹ thuÁt – tổ chức – th°¢ng mại với đối tác để hai bên hợp tác giúp đỡ l¿n nhau tháa mãn yêu c¿u của mỗi bên Yêu c¿u của bên mua là khối l°ợng, c¢ cấu hàng mua, chất l°ợng, quy cách, cỡ loại, m¿u mã màu sắc, bao bì đóng gói, địa điểm và thßi gian giao hàng, giá cả và thanh toán…Yêu c¿u của bên bán là về khối l°ợng và c¢ cấu hàng bán, chất l°ợng, nguyên phụ liệu, giá cả hàng hóa, ph°¢ng thức thanh toán, giao nhÁn và kiểm tra hàng hóa…

Hai bên mua bán c¿n có sự th°¢ng thảo và ký kết hợp đồng bằng các hợp đồng mua bán hàng hóa Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa chính là cam kết của hai bên về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hóa Trong hợp đồng mua bán hàng hóa những điều khoản về tên hàng, quy cách, nhãn hiệu, số l°ợng, giá cả, phÁm chất, thßi gian giao nhÁn, địa điểm, ph°¢ng thức thanh toán….là những điều khoản bắt buộc mà hai bên phải có trách nhiệm thực hiện đúng hợp đồng đã ký

d, Tổ chức thực hiện hợp đồng mua hàng hóa

Tổ chức thực hiện hợp đồng mua hàng là việc tiếp nhÁn, kiểm tra chất l°ợng và số l°ợng hàng hóa, vÁn chuyển về doanh nghiệp hoặc giao ngay cho khách hàng, thanh

toán tiền hàng, đồng thßi theo dõi giải quyết các v°ớng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện

Để tạo sự tin t°áng, trong mua bán hàng hóa, hai bên có thể cho phép kiểm tra ngay từ khi hàng hóa đ°ợc sản xuất ra, á n¢i đóng gói và á các c¢ sá giao hàng Bên mua hàng có thể cử ng°ßi đến n¢i sản xuất xem xét quy trình công nghệ, chất l°ợng hàng hóa và quy cách đóng gói…Việc kiểm tra chất l°ợng á các c¢ quan kiểm tra có thể chỉ kiểm tra xác xuất theo m¿u Việc thực hiện nghiêm túc các hợp đồng mua bán hàng hóa đã ký kết là điều kiện quan trßng nhất bảo đảm sự đ¿y đủ, kịp thßi và ổn định của nguồn hàng, đồng thßi cũng giúp cho đ¢n vị sản xuất có thị tr°ßng tiêu thụ ổn định

e, Đánh giá kết quả tạo nguồn, mua hàng và điều chỉnh

Tạo nguồn là công việc th°ßng ngày của doanh nghiệp th°¢ng mại nên phải tiến hàng th°ßng xuyên, định kỳ thực hiện đánh giá kết quả Các doanh nghiệp th°ßng so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch hoặc hợp đồng đã ký về số l°ợng, chất l°ợng, sự đồng bộ của hàng hóa, giá cả, địa điểm, tiến độ giao hàng và hiệu quả mua hàng để tìm ra nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục

1.1.2.3 Ph°¡ng pháp xác định khối l°ợng hàng cần mua

Xác định đúng khối l°ợng hàng c¿n mua trong kỳ là vấn đề cực kỳ quan trßng đối với doanh nghiệp th°¢ng mại Nếu mua quá nhiều, doanh nghiệp th°¢ng mại không bán hết đ°ợc, hàng hóa sẽ bị ứ đßng, chÁm tiêu thụ, vốn chÁm thu hồi Nếu mua quá ít, doanh nghiệp sẽ bị đứt quãng không có hàng để bán, muốn có hàng ngay thì chi phí cho một lô hàng bổ sung th°ßng cao, do đó doanh nghiệp sẽ không có lãi

Để xác định khối l°ợng hàng c¿n mua ng°ßi ta sử dụng công thức sau:

Dck : Khối l°ợng hàng c¿n dự trữ á cuối kỳ kế hoạch (Đ¢n vị hiện vÁt: tấn…)

Dđk : Khối l°ợng hàng dự trữ còn lại á đ¿u kỳ kế hoạch (Đ¢n vị hiện vÁt: tấn )

là nó phải đ°ợc bán cho ng°ßi khác chứ không phải để tự tiêu dùng Sản phÁm hàng hóa từ khi sản xuất ra đến khi đ°ợc đem tiêu dùng sử dụng, thßi gian đó sản phÁm hàng hóa á trạng thái dự trữ hàng hóa

Nh° vÁy, dự trữ hàng hóa là trạng thái sản phÁm hàng hóa ch°a đ°ợc sử dụng (tiêu dùng) theo công dụng, mục đích của nó Là sản phÁm hàng hóa, nó luôn luôn phải tuân theo một quá trình vÁn động từ n¢i sản xuất đến n¢i tiêu dùng Đó chính là quá trình trao đổi hàng hóa, l°u thông hàng hóa Dự trữ hàng hóa chính là sự tồn tại của sản phÁm d°ới dạng hàng hóa, là sự ng°ng đßng của sản phÁm đang trong quá trình vÁn động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng sản xuất hoặc tiêu dùng cá nhân

Dự trữ hàng hóa á doanh nghiệp th°¢ng mại đ°ợc hình thành một cách khách quan do những nguyên nhân hình thành dự trữ hàng hóa nói chung của nền kinh tế quốc dân Đó là sự phát triển của phân công lao động xã hội và chuyên môn hóa sản xuất trong các ngành của nền kinh tế quốc dân và sự c¿n thiết phải trao đổi sản phÁm hàng hóa, l°u thông hàng hóa để bảo đảm cho quá trình tái sản xuất xã hội liên tục Xét cụ thể sự hình thành dự trữ hàng hóa á từng doanh nghiệp th°¢ng mại, chúng ta còn thấy có những yếu tố sau:

Một là, do yêu c¿u bảo đảm quá trình bán hàng di̀n ra liên tục Việc dự trữ hàng hóa phải đạt tới quy mô nhất định để phù hợp với khối l°ợng, nhu c¿u của khách hàng trong một thßi gian nhất định

Hai là, dự trữ hàng hóa phải đáp ứng yêu c¿u má rộng l°u thông không ngừng và trong tr°ßng hợp này quy mô dự trữ hàng hóa phải lớn h¢n quy mô trung bình của l°ợng c¿u, từ đó doanh nghiệp th°¢ng mại c¿n phải má rộng quy mô kinh doanh, tăng quy mô dự trữ hàng hóa

Bà là, dự trữ hàng hóa còn c¿n thiết để bảo đảm thßi gian đổi mới bản thân dự trữ hàng hóa đó á doanh nghiệp th°¢ng mại Bái vì trong thßi gian hoạt động kinh doanh, dự trữ hàng hóa đó không ngừng đ°ợc đi vào lĩnh vực tiêu dùng (tiêu dùng sản xuất và tiêu dùng cá nhân) qua hoạt động bán hàng và để đổi mới dự trữ hàng hóa càn phải có thßi gian đặt hàng, giao hàng, vÁn chuyển sản phÁm đến doanh nghiệp

Bốn là, dự trữ hàng hóa còn là một ph°¢ng tiện quan trßng để tăng khả năng cạnh tranh và tìm kiếm lợi nhuÁn trên th°¢ng tr°ßng vì đa số khách hàng sẽ chßn những doanh nghiệp có sẵn nguồn hàng cung ứng, không mất thßi gian chß đợi

Năm là, một số doanh nghiệp th°¢ng mại nhà n°ớc đ°ợc giao nhiệm vụ dự trữ một số loại hàng hóa nhằm thực hiện các chính sách của Nhà n°ớc về chính trị, văn hóa, xã hội, quốc phòng và bình ổn thị tr°ßng thì dự trữ hàng hóa còn là công cụ của c¢ quan quản lý nhà n°ớc để tác động vào kinh tế - xã hội

Tóm lại, dự trữ hàng hóa á doanh nghiệp th°¢ng mại đ°ợc hình thành do chính yêu c¿u của l°u thông hàng hóa, trao đổi hàng hóa để đáp ứng yêu c¿u của sản xuất và tiêu dùng xã hội

Dự trữ hàng hóa á các doanh nghiệp th°¢ng mại là dự trữ linh hoạt Một doanh nghiệp th°¢ng mại có thể bảo đảm cung ứng th°ßng xuyên liên tục cho nhiều doanh nghiệp sản xuất và ng°ßi tiêu dùng và không c¿n dự trữ nhiều á xí nghiệp tiêu dùng

Dự trữ hàng hóa á các doanh nghiệp th°¢ng mại, thông qua công tác cân đối bảo đảm cung c¿u trong nền kinh tế quốc dân, có thể tạo ra và bảo đảm tỷ lệ phát triển cân đối của các ngành, các lĩnh vực trong nền kinh tế quốc dân và góp ph¿n nâng cao hiệu quả của quá trình tái sản xuất xã hội

Dự trữ hàng hóa á các doanh nghiệp th°¢ng mại là lực l°ợng hàng hóa vÁt chất chủ yếu để đáp ứng nhu c¿u tiêu dùng của khách hàng trong xã hội một cách đ¿y đủ, kịp thßi, đồng bộ, liên tục, nhất là các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng quan trßng, thiết yếu đối với sản xuất và đßi sống Nhß lực l°ợng hàng hóa này, sản xuất và đßi sống nhân dân đ°ợc đảm bảo ổn định, bình th°ßng

Dự trữ hàng hóa á các doanh nghiệp th°¢ng mại dồi dào, phong phú thể hiện sức mạnh của nền kinh tế quốc dân Bái vì có lực l°ợng hàng hóa dồi dào, phong phú, đủ mạnh mới có thể ổn định đ°ợc thị tr°ßng xã hội, ổn định giá cả Việc tÁp trung hàng hóa dự trữ á các doanh nghiệp th°¢ng mại sẽ giảm bớt dự trữ á các khâu khác (dự trữ tiêu dùng, dự trữ sản xuất) có tác dụng làm tăng nhanh vòng chu chuyển của hàng hóa, thúc đÁy nhanh quá trình tái sản xuất xã hội

Đối với doanh nghiệp th°¢ng mại nhà n°ớc, việc tăng c°ßng lực l°ợng hàng hóa dự trữ đủ mạnh, nắm đ°ợc khâu bán buôn, nắm đ°ợc các mặt hàng quan trßng, trên những thị tr°ßng chủ yếu sẽ góp ph¿n thực hiện các nhiệm vụ chính trị - xã hội của Đảng và nhà n°ớc đề ra nh° ổn định thị tr°ßng, phát triển sản xuất và ổn định đßi sống của nhân dân

1.2.1.3 Các loại hình dự trữ

* Phân theo nguyên nhân hình thành dự trữ:

- Dự trữ trong quá trình vÁn chuyển: là việc dự trữ trên đ°ßng đi, bao gồm: dự trữ hàng hóa chuyên chá trên các ph°¢ng tiện vÁn tải, quá trình xếp dỡ, chuyển tải hay l°u kho tại các đ¢n vị vÁn tải

- Dự trữ đóng vai trò là hàng bổ sung (để đảm bảo quá trình logistics di̀n ra hiệu quả)

- Dự trữ để đ¿u c¢: dự trữ nhằm mục đich tăng lợi nhuÁn cho công ty, có thể á các hình thức nh° mua l°ợng hàng hóa lớn để dự trữ do giá báo tăng hay hàng hóa đó đang trong tình trạng khan hiếm

- Dự trữ thßi vụ: là những hàng hóa đ°ợc hình thành á thßi vụ của sản xuất và tiêu dùng nhằm tÁn tối đa các c¢ hội trong mua và bán hàng hóa hoặc khắc phục tính thßi vụ của sản xuất và tiêu dùng (chẳng hạn, kinh doanh hàng nông sản, hàng thủy sản vào mùa thu hoạch, hàng tiêu dùng trong các dịp l̀ tết…và chính sách vĩ mô của chính phủ đối với dự trữ l°u thông các mặt hàng có tính thßi vụ đó)

- Dự trữ do hàng không bán đ°ợc: dự trữ khi hàng hóa không đáp ứng đ°ợc nhu c¿u của khách hàng, do nhu c¿u thay đổi hoặc những nguyên nhân chủ quan khác nh° hàng bị lỗi mốt, lỗi thßi Để giảm thiểu hoạt động dự trữ này, các doanh nghiệp có những biện pháp nh° bán giảm giá, chuyển hàng sang khu vực khác, khuyến mãi…

* Phân theo công dụng:

- Dự trữ th°ßng xuyên: bao gồm những hàng hóa th°ßng xuyên phải có bán trên thị tr°ßng Nếu thiếu hàng sẽ gián đoạn l°u thông, gây khó khăn trá ngại cho sản xuất và đßi sống (ví dụ: xăng d¿u, sắt thép, xi măng, l°¢ng thực thực phÁm…)

- Dự trữ bảo hiểm: nhằm đảm bảo thực hiện kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp tr°ớc những biến động không thể l°ßng tr°ớc (do bán nhanh hết hàng, do vÁn chuyển hàng đến chÁm, do thiên tai, chiến tranh…)

- Dự trữ chuÁn bị: đ°ợc sử dụng cho việc chuÁn bị hàng cung cấp cho khách hàng nh° kiểm tra, phân loại, bao bì đóng gói, dán nhãn, lÁp chứng từ…

* Phân theo giới hạn dự trữ:

- Dự trữ tối đa: chỉ nên thực hiện khi hoạt động kinh doanh có hiệu quả Nếu dự trữ v°ợt quá mức tối đa có thể d¿n tới tình trạng hàng bị ứ đßng, vòng quay vốn chÁm

- Dự trữ tối thiểu: mức dự trữ thấp nhất cho phép để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có thể di̀n ra liên tục

- Dự trữ bình quân: là mức dự trữ bình quân về hàng hóa của doanh nghiệp trong 1 chu kỳ

1.2.1.4 Phân biệt hàng dự trữ và hàng tồn kho

Hàng dự trữ là những hàng hóa đang á trong kho, đ°ợc hình thành một cách chủ đích (có kế hoạch) để chuÁn bị bán ra cho khách hàng Hàng dự trữ đ°ợc hình thành từ khi nhÁp hàng về doanh nghiệp th°¢ng mại và kết thúc khi doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng Hàng dự trữ á doanh nghiệp th°¢ng mại là toàn bộ hàng hóa đang đ°ợc dự trữ á các kho, cửa hàng, qu¿y hàng, siêu thị, đại lý…của doanh nghiệp th°¢ng mại

Hàng tồn kho (Inventory hoặc Stock) là sản phÁm hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp có trong kho nh°ng ch°a bán hết hoặc ch°a đ°ợc sử dụng

Hàng hóa khi đ°ợc doanh nghiệp th°¢ng mại mua về ban đ¿u có thể là hàng dự trữ có kế hoạch cho một mục đích cụ thể nào đó, tuy nhiên đến cuối kỳ kinh doanh nếu số hàng hóa đó ch°a đ°ợc bán hết hoặc ch°a đ°ợc sử dụng thì sẽ trá thành hàng tồn kho Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất hoặc mua hàng hóa quá nhiều so với nhu c¿u thực tế của khách hàng, hoặc do sự chÁm tr̀ trong việc bán hàng

1.2.2 Xác định quy mô dự trữ

Trong hoạt động quản lý hàng tồn kho hiện nay, h¿u hết các doanh nghiệp sản xuất th°ßng áp dụng nhiều mô hình và ph°¢ng pháp khác nhau, tùy thuộc vào yêu c¿u và điều kiện đặc thù của từng lĩnh vực sản xuất Việc lựa chßn đúng mô hình phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp tối °u hóa quá trình quản lý và đạt đ°ợc hiệu quả cao Trong số các mô hình phổ biến nhất hiện nay phải kể đến 4 cái tên quan trßng: Economic Order Quantity (EOQ), Periodic Order Quantity (POQ), Pipeline Distribution Model (PDM) và Activity-Based Costing (ABC) Trong phạm vi môn hßc chúng ta sẽ nghiên cứu mô hình POQ hay còn gßi là mô hình <Sản l°ợng đặt hàng theo sản xuất=

1.2.2.1 POQ là gì?

Mô hình l°ợng đặt hàng theo sản xuất POQ (Periodic Order Quantity) là một ph°¢ng pháp quản lý trong đó hàng hóa đ°ợc đặt hàng theo một chu kỳ cố định Trong mô hình POQ, đ¢n đặt hàng đ°ợc thực hiện vào cuối mỗi chu kỳ quản lý hàng tồn kho, thay vì đặt hàng khi hàng tồn kho xuống mức c¿n thiết

Đối với mô hình POQ, việc quyết định số l°ợng hàng hóa c¿n đặt hàng vào mỗi chu kỳ quản lý đ°ợc dựa trên các yếu tố nh° nhu c¿u tiêu thụ, thßi gian chu kỳ quản lý, và mức hàng tồn kho an toàn

Một ví dụ để hiểu rõ h¢n về mô hình POQ: Giả sử một doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho theo mô hình POQ với chu kỳ quản lý là mỗi tháng Dựa trên dữ liệu và thông tin, doanh nghiệp tính toán đ°ợc số l°ợng hàng hóa c¿n đặt hàng vào cuối mỗi tháng để đáp ứng nhu c¿u tiêu thụ và duy trì mức hàng tồn kho an toàn

Mô hình POQ đ°ợc ứng dụng trong các tr°ßng hợp sau: + L°ợng hàng đ°ợc đ°a đến liên tục để phục vụ sản xuất: Ví dụ sản xuất theo dây chuyền, sản xuất theo đ¢n đặt hàng

+ Sản phÁm vừa đ°ợc sản xuất vừa đ°ợc sử dụng hoặc bán ra: Ví dụ nh° sản xuất bánh mì, sản xuất sữa t°¢i

1.2.2.2 Giả thuyết và công thức tính POQ

Mô hình tồn kho này đ°ợc xây dựng dựa trên các giả định sau: - Nhu c¿u hàng hoá sử dụng trong một giai đoạn phải biết tr°ớc và không đổi theo thßi gian (d không đổi)

- Khoảng thßi gian từ lúc đặt hàng đến khi nhÁn đ°ợc hàng (chu kỳ cung ứng) biết tr°ớc và không đổi

- Chỉ xem xét đến hai loại chi phí liên quan là chi phí đặt hàng và chi phí l°u kho - Chi phí và giá cả hàng hoá không thay đổi theo l°ợng mua mỗi l¿n (không thay đổi theo quy mô đ¢n hàng, không có giảm giá, chiết khấu)

- Không có sự thiếu hụt dự trữ xảy ra nếu nh° đ¢n hàng đ°ợc thực hiện đúng - Hàng đ°ợc đ°a đến làm nhiều l¿n, chỉ có 1 loại hàng hóa

* Gßi: p : mức sản xuất (cung ứng) hàng ngày (p > d)

d : là nhu c¿u sử dụng hàng ngày (d < p) t : thßi gian sản xuất để có đủ l°ợng hàng trong một đ¢n hàng (hoặc thßi gian cung ứng)

Q : là sản l°ợng của đ¢n hàng H : là chi phí dự trữ cho 1 đ¢n vị mỗi năm S: chi phí 1 l¿n đặt hàng

T: thßi gian giữa 2 l¿n cung ứng * Mô hình POQ :

Trong mô hình này :

Q

Thời gian 0

t

T Q*

Q2

Mức dự trữ tối đa =

Tổng số hàng đ°ợc cung ứng trong thßi gian t

- Tổng số hàng đ°ợc

sử dụng trong thßi gian t hay Qmax = p*t - d*t

Mặt khác: Q = p*t ➔ t = Qp Thay vào công thức tính mức dự trữ tối đa: Qmax p*Qd*QQ 1 d

DCS

Q

=Quy mô đ¢n hàng tối °u Q* :

1

DSQ

dH

Thßi gian giữa 2 l¿n cung ứng: T = Số ngày làm việc / N

Ví dÿ 1 :

Một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc có nhu c¿u cả năm 2000 tấn vải Chi phí đặt hàng cho mỗi đ¢n hàng này là 100.000đ Chi phí tồn trữ hàng là 10.000đ/tấn/năm Mức vải cung ứng bình quân 1 ngày đêm là 10 tấn, doanh nghiệp sản xuất 250 ngày/ năm Hãy xác định:

- Tính sản l°ợng đặt hàng tối °u - Tổng chi phí tồn kho tối thiểu - Số l¿n đặt hàng tối °u trong năm - Số ngày cách quãng giữa 2 l¿n cung ứng

Giải: D = 2000 tấn/ năm H = 10.000đ/tấn/năm S = 100.000đ/ đ¢n hàng P = 10 tấn/ ngày

Số ngày làm việc trong năm = 250 ngày d = D/ 250= 2000/250 = 8 tấn/ ngày

1

DSQ

dH

Tổng chi phí tồn kho tối thiểu

*** * 1 *

1.2.2.3 ¯u điểm và Hạn chế của mô hình POQ

Mô hình POQ trong quản lý hàng tồn kho có những °u điểm và hạn chế nh° sau:

• Hạn chế:

Khó xử lý biến động nhu c¿u: Mô hình POQ giả định nhu c¿u hàng hóa ổn định trong suốt chu kỳ quản lý Nếu có sự biến động không dự đoán đ°ợc trong nhu c¿u, kết quả từ mô hình POQ có thể không chính xác và d¿n đến tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hóa

Rủi ro không đáp ứng đ°ợc nhu c¿u cao: Mô hình POQ có thể d¿n đến tình trạng không đáp ứng đ°ợc nhu c¿u cao trong một khoảng thßi gian nếu nhu c¿u v°ợt quá mức POQ trong chu kỳ quản lý

Không phù hợp với hàng hóa d̀ háng hoặc có giá trị cao: Mô hình POQ không xem xét các yếu tố đặc biệt nh° thßi hạn sử dụng hoặc yếu tố rủi ro của hàng hóa Điều này làm cho mô hình POQ không phù hợp cho các hàng hóa d̀ háng hoặc có giá trị cao đòi hái quản lý chi tiết h¢n

CÂU HâI ÔN T¾P CH¯¡NG 1

1 Khái niệm về nguồn hàng, các loại nguồn hàng của doanh nghiệp th°¢ng mại? 2 Sự khác nhau giữa tạo nguồn và mua hàng, mối quan hệ giữa tạo nguồn và mua hàng trong hoạt động kinh doanh?

3 Phân tích những nội dung c¢ bản của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng á doanh nghiệp th°¢ng mại?

4 Thế nào là dự trữ hàng hóa? Nguyên nhân hình thành dự trữ hàng hóa á doanh nghiệp th°¢ng mại?

5 Các loại hình dự trữ á doanh nghiệp th°¢ng mại? 6 Giả thuyết và công thức tính của mô hình POQ?

CH¯¡NG 2 TI¾P NH¾N, BÀO QUÀN VÀ XUÂT HÀNG à KHO

Mục tiêu: - Trình bày đ°ợc một số nội dung c¢ bản về nghiệp vụ tiếp nhÁn hàng và xuất hàng á kho: ý nghĩa và nhiệm vụ, nguyên tắc và công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ

- Trình bày đ°ợc khái niệm, yêu c¿u và nội dung nghiệp vụ bảo quản hàng hóa - Thực hiện công tác tiếp nhÁn và xuất hàng á kho, bảo quản hàng hóa đảm bảo chất l°ợng

- Xử lý một số tr°ßng hợp phát sinh trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ

2.1 Nghißp vÿ ti¿p nh¿n hàng hóa

2.1.1 Ý nghĩa và nhiệm vụ nhận hàng ở kho

2.1.1.1 Ý nghĩa

Tiếp nhÁn hàng hóa là hệ thống các công tác kiểm tra tình trạng số l°ợng, chất l°ợng hàng hóa thực nhÁp vào kho, xác định trách nhiệm vÁt chất giữa các bên giao nhÁn, vạn chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sá hữu, quyền quản lý hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định

Tiếp nhÁn hàng hóa là công đoạn nghiệp vụ trung gian giữa quá trình mua hàng, vÁn chuyện và nghiệp vụ kho Do đó, tiếp nhÁn hàng hóa thể hiện mối quan hệ kinh tế - pháp lý giữa các đ¢n vị kinh tế: nguồn hàng, đ¢n vị vÁn chuyển và doanh nghiệp th°¢ng mại

Tiếp nhÁn hàng hóa là khâu má đ¿u các nghiệp vụ kho Vì vÁy nó là một nghiệp vụ rất quan trßng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của kho Thực hiện tốt công tác tiếp nhÁn hàng hóa á kho có ý nghĩa chủ yếu sau đây:

Một là: Tiếp nhÁn đ¿y đủ về số l°ợng và đúng chất l°ợng hàng hóa, tr°ớc hết là

tạo điều kiện để kho nắm bắt chắc lực l°ợng hàng hóa có trong kho, thực hiện tốt các nghiệp vụ tiếp theo, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đ¢n vị

Hai là: Tiếp nhÁn hàng hóa theo đúng nguyên tắc, thủ tục và quy trình đối với từng loại sản phÁm và ph°¢ng tiện chuyên chá chúng sẽ phát hiện kịp thßi tình trạng bao gói và số l°ợng, chất l°ợng của hàng hóa để có biện pháp xử lý các tình huống với các đ¢n vị giao hàng, đ¢n vị vÁn tải và các đ¢n vị có liên quan Qua việc tiếp nhÁn hàng hóa á kho cũng nh° các địa điểm giao nhÁn khác, cán bộ và nhân viên tiếp nhÁn kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm của đ¢n vị giao hàng, đ¢n vị vÁn chuyển theo đúng quy định trong hợp đồng mua bán, vÁn chuyển nhằm nâng cao trách nhiệm của các đ¢n vị liên quan, ngăn ngừa hàng hóa kém chất l°ợng lßt vào khâu l°u thông, gây hÁu quả xấu

Ba là: Tiếp nhÁn hàng hóa kịp thßi, nhanh chóng góp ph¿n giải phóng nhanh ph°¢ng tiện vÁn chuyển, bốc xếp, ga, cảng…đảm bảo an toàn hàng hóa, tiết kiệm chi phí

Bốn là: Thực hiện tốt công tác tiếp nhÁn hàng hóa á kho góp ph¿n hạn chế tình

trạng thiếu hụt, mất mát, h° háng sản phÁm, tạo điều kiệm giảm chi phí l°u thông, tăng lợi nhuÁn cho đ¢n vị kinh doanh

2.1.1.2 Nhiệm vụ

Công tác tiếp nhÁn hàng á kho có vị trí, ý nghĩa rất quan trßng trong hoạt động kinh doanh cả đ¢n vị Vì vÁy tiếp nhÁn hàng á kho phải thực hện tốt những nhiệm vụ sau:

Thứ nhất: NhÁn đúng số l°ợng và chất l°ợng hàng hóa theo hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng, hóa đ¢n hoặc vÁn đ¢n

Mỗi loại hàng hóa theo đặc điểm tính chất của chúng, có các quy định cụ thể về phÁm cấp chất l°ợng, về bao bì đóng gói, về cân đong đo đếm trong quá trình giao nhÁn Do đó khi tiếp nhÁn loại hàng nào phải nắm vững tiêu chuÁn chất l°ợng và những quy định cụ thể về giao nhÁn có liên quan đến mặt hàng đó để chuÁn bị các điều kiện, ph°¢ng tiện c¿n thiết nhằm thực hiện tốt việc nhÁn hàng theo kế hoạch

Thứ hai: Đ°a nhanh hàng hóa từ n¢i tiếp nhÁn đến n¢i bảo quản hoặc chế biến Đây là một trong những nhiệm vụ quan trßng của công tác tiếp nhÁn hàng á kho Để thực hiện tốt nhiệm vụ này c¿n có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhÁn hàng, bốc xếp, vÁn chuyển, bảo quản và chế biến của kho

2.1.2 Nguyên tắc nhập hàng ở kho

Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhÁn có thể có những yêu c¿u và quy định cụ thể D°ới dây là những nguyên tắc chung c¿n phải tuân theo khi tiến hàng nhÁn hàng á kho:

Một là: Tất cả hàng hóa nhÁp kho phải có đ¿y đủ chứng từ hợp lệ Tùy theo từng

nguồn hàng nhÁp khác nhau, ngoài phiếu nhÁp kho hợp lệ phải có các chứng từ c¿n thiết nh° hợp đồng kinh tế, phiếu xuất hàng, hóa đ¢n, vÁn đ¢n…theo quy định hiện hành

Hai là: Tất cả hàng hóa nhÁp kho đều phải đ°ợc kiểm nhÁn hoặc kiểm nghiệm, có loại hàng phải thực hiện hóa nghiệm Nếu khi tiếp nhÁn không kiểm nhÁn, kiểm nghiệm hoặc hóa nghiệm theo đúng quy định d¿n đến thiếu hụt hàng hóa, không đảm bảo chất l°ợng theo yêu c¿u thì những cán bộ, nhân viên có trách nhiệm nhÁn hàng tùy theo mức độ thiệt hại phải chịu trách nhiệm về vÁt chất và tinh th¿n

Ba là: Khi kiểm nhÁn, kiểm nghiệm hoặc hóa nghiệm nếu thấy hàng hóa bị h° háng, thiếu hụt hoặc có hiện t°ợng không bình th°ßng về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm đ¿y đủ thủ tục theo đúng quy định của chế độ giao nhÁn với sự chứng kiến của các bên liên quan để quy trách nhiệm rõ ràng

Bốn là: Khi nhÁn hàng xong phải ghi rõ số l°ợng hàng thực nhÁp, chất l°ợng hàng

hóa và cùng với ng°ßi giao hàng xác nhÁn vào các chứng từ hoặc các thủ tục khác theo chế độ giao nhÁn đã quy định

2.1.3 Tổ chức tiếp nhận hàng hóa

2.1.3.1 Chuẩn bị tiếp nhận hàng

Công tác chuÁn bị nhÁn hàng á kho dựa trên c¢ sá kế hoạch nghiệp vụ kho, hợp đồng mua bán, đ¢n đặt hàng, thông báo của đ¢n bị giao hàng, đ¢n vị vÁn tải…Công việc chuÁn bị nhÁn hàng á kho bao gồm:

- ChuÁn bị kho chứa hàng: căn cứ vào loại hàng, số l°ợng, chủng loại sẽ nhÁn để chuÁn bị diện tích kho và vị trí để hàng cho phù hợp với quy hoạch mặt bằng trong kho

- ChuÁn bị ph°¢ng tiện bốc dỡ, vÁn chuyển: Để tiếp nhân đ°ợc an toàn, kịp thßi và đ°a nhanh hàng hóa từ n¢i nhÁn đến n¢i chế biến, bảo quản á kho c¿n phải chuÁn bị các ph°¢ng tiện bốc dỡ, vÁn chuyển phù hợp với hàng hóa và ph°¢ng tiện chuyển chá chúng

- ChuÁn bị các thiết bị và dụng cụ c¿n thiết khác để thực hiện kiểm nhÁn, kiểm nghiệm, hóa nghiệm phù hợp với yêu c¿u và quy định cụ thể đối với từng lô hàng tiếp nhÁn

- ChuÁn bị nhân lực đẻ tiếp nhÁn gồm các cán bộ, nhân viên tiếp nhÁn, công nhân bốc xếp vÁn chuyển phù hợp với khối l°ợng công việc C¿n phải sắp xếp, bố trí hợp lý phân công trách nhiệm rõ ràng để mỗi nhân viên, mỗi bộ phÁn thực hiện tốt công việc đ°ợc giao

- ChuÁn bị các chứng từ c¿n thiết có liên quan đến việc giao nhÁn hàng hóa, giải quyết kịp thßi mßi tình huống, đảm bảo đúng nguyên tắc, thủ tục theo quy định

2.1.3.2 Tổ chức nghiệp vụ tiếp nhận hàng

a, Tiếp nhận hàng theo số l°ợng

Tiếp nhÁn hàng hóa theo số l°ợng đ°ợc tiến hành giữa ng°ßi nhÁn và ng°ßi giao hàng bằng cách xác định số l°ợng hàng hóa thực có thông qua cân, đong, đo, đếm và đối chiếu với số l°ợng hàng ghi trên các chứng từ kèm theo Tùy theo số l°ợng, tính chất của từng loại hàng và tình trạng bao bì đóng gói mà áp dụng các ph°¢ng pháp xác định số l°ợng theo khối l°ợng hay trßng l°ợng

Việc tiếp nhÁn hàng theo số l°ợng phải do bên nhÁn hàng trực tiếp kiểm tra và có bên giao hàng tham gia để phát hiện kịp thßi tình trạng thiếu, mất mát, h° háng hàng hóa để xác định nguyên nhân và trách nhiệm của các bên có liên quan Tiếp nhÁn hàng hóa có thể gồm 2 b°ớc:

- Tiếp nhận s¡ bộ: tiếp nhÁn theo đ¢n bị bao bì hàng hóa bằng ph°¢ng pháp

l°ợng hàng hóa Tiếp nhÁn s¢ bộ nhằm giải phóng nhanh ph°¢ng tiện vÁn tải chá, bốc dỡ Tiếp nhÁn s¢ bộ chỉ trong tr°ßng hợp hàng hóa đựng trong bao bì tiêu chuÁn nguyên vẹn, không bị dÁp vỡ, không có dấu hiệu mất an toàn Kết thúc tiếp nhÁn s¢ bộ, trách nhiệm vÁt chất về hàng hóa v¿n ch°a chuyển giao cho bên nhÁn

- Tiếp nhận chi tiết: áp dụng trong tr°ßng hợp hàng hóa đã qua tiếp nhÁn s¢ bộ,

hoặc hàng hóa không có bao bì, bao bì không an toàn Tiếp nhÁn chi tiết theo đ¢n bị hàng hóa bằng các ph°¢ng pháp và đ¢n bị đo l°ßng hợp pháp của nhà n°ớc Tiếp nhÁn chi tiết có thể đ°ợc tiến hành trên m¿u đại diện, th°ßng là từ 15-20% quy mô lô hàng Sau khi tiếp nhÁn chi tiết, trách nhiệm vÁt chất về mặt l°ợng của hàng hóa đ°ợc chuyển giao cho bên nhÁn hàng

Tuy nhiên, tùy thuộc vào cam kết giữa các bên mà hngf hóa chỉ c¿n qua b°ớc tiếp nhÁn s¢ bộ nguyên đai kiện rồi chuyển vào kho mà không c¿n qua b°ớc tiếp nhÁn chi tiết Trong quá trình tiếp nhÁn, nếu phát hiện hàng hóa thừa hoặc thiếu, phải lÁp biên bản để quy trách nhiệm vÁt chất

b, Tiếp nhận hàng theo chất l°ợng:

Bao gồm các công tác nhằm kiểm tra tình trạng chất l°ợng hàng hóa thực nhÁp và xác định trách nhiệm vÁt chất giữa các bên giao nhÁn về tình trạng không đảm bảo chất l°ợng của hàng hóa nhÁp kho Tiếp nhÁn hàng theo chất l°ợng làm tốt sẽ góp ph¿n vào việc thúc đÁy nâng cao chất l°ợng sản phÁm của các đ¢n vị sản xuất kinh doanh, chống hàng giả, nâng cao trách nhiệm của các đ¢n vị vÁn tải và cán bộ nhân viên trong việc giao nhÁn, bảo vệ lợi ích chính đáng của các doanh nghiệp th°¢ng mại, cũng nh° các đ¢n vị tiêu dùng

Tiếp nhÁn hàng theo chất l°ợng phải căn cứ vào các văn bản có tính pháp lý nh°: hợp đồng, các văn bản tiêu chuÁn về chất l°ợng hàng hóa, chế độ quy định tiếp nhÁn hàng hóa; đồng thßi phải căn cứ vào các chứng từ đi kèm nh° hóa đ¢n, giấy đảm bảo chất l°ợng

Tiếp nhÁn hàng theo chất l°ợng phải tiến hành theo các b°ớc sau: - Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất l°ợng: Việc kiểm tra chất l°ợng không

thể tiến hành đối với toàn bộ lô hàng, do đó phải lấy m¿u để kiểm tra M¿u kiểm tra phải đ°ợc lấy theo ph°¢ng pháp khoa hßc theo quy định hoặc đã tháa thuÁn giữa các bên M¿u kiểm tra phải đ°ợc đánh dấu hoặc niêm phng có gắn nhãn hiệu kèm chứ ký của những ng°ßi tham gia tiếp nhÁn, đồng thßi phải lÁp biên bản lấy m¿u M¿u lựa chßn để kiểm tra phải đ°ợc bảo quản cÁn thÁn cho tới khi tiếp nhÁn xong và không có sự tranh chấp giữa các bên

- Thứ hai, phải xác định ph°¡ng pháp kiểm tra và đánh giá chất l°ợng: Tùy

thuộc vào đặc điểm hàng hóa, những quy định và sự tháa thuÁn giữa các bên mà có thể sử dụng ph°¢ng pháp kiểm tra thích hợp Có hai ph°¢ng pháp kiểm tra chủ yếu: ph°¢ng

pháp cảm quan giám định và ph°¢ng pháp phân tích thí nghiệm

+ Ph°¡ng pháp cảm quan giám định: là dựa vào tri thức và kinh nghiệm thực tế

của nhân viên nghiệm thu, dùng các giác quan để đánh giá chất l°ợng hàng hóa Các chr tiêu cảm quan th°ßng là: màu sắc, mùi vị, âm thanh độ cứng… Ph°¢ng pháp này đ¢n giản, tốn ít thßi gian, thiết bị dụng cụ không phức tạp nh°ng đòi hái nhân viên phải có trình độ cao và kinh nghiệm phong phú Tuy nhiên xác định chất l°ợng hàng hóa bằng ph°¢ng pháp này chỉ hạn chế á một số mặt hàng và mức độ chính xác cũng chỉ t°¢ng đối

+ Ph°¡ng pháp phân tích thí nghiệm: Ph°¢ng pháp này dựa vào tính chất vÁt lý,

hóa hßc của hàng hóa, dùng các thiết bị máy móc, thiết bị, dụng cụ thí nghiệm, các chất hóa hßc để đánh giá chất l°ợng sản phÁm Ph°¢ng pháp này đảm bảo chính xác nh°ng đòi hái phải có thßi gian và ph°¢ng tiện kỹ thuÁt c¿n thiết Ngày nay, do phát triển của khoa hßc kỹ thuÁt, các thiết bị phân tích trá nên hiện đại, đảm bảo kiểm tra nhanh mà v¿n đạt độ chính xác cao

Đối với ph°¢ng pháp cảm quan giám định, phải sử dụng ph°¢ng pháp cho điểm để đánh giá chất l°ợng; còn đối với ph°¢ng pháp phân tích thí nghiệm, việc đánh giá dựa trên c¢ sá kết quả phân tích định l°ợng

Thßi gian tiếp nhÁn hàng hóa theo chất l°ợng không đ°ợc v°ợt quá thßi gian quy định Thßi gian tiếp nhÁn tùy thuộc vào tính chất hàng hóa, khoảng cách giữa n¢i giao và n¢i nhÁn, điều kiện giao thông vÁn tải, ph°¢ng thức giao nhÁn…

Trong quá trình kiểm tra và đánh giá, nếu phát hiện thấy chất l°ợng hàng hóa không đảm bảo tiêu chuÁn và các cam kết, bao bì và hàng hóa không đúng quy cách, pải lÁp biên bản về tình trạng chất l°ợng có mặt bên giao hàng hoặc c¢ quan giám định chất l°ợng hàng hóa

Việc phân biệt nhÁn hàng theo số l°ợng và chất l°ợng chỉ là hai mặt của một vấn đề C¿n phải kết hợp chặt chẽ cả hai mặt số l°ợng và chất l°ợng cùng một lúc khi nhÁn hàng Trong tr°ßng hợp không kết hợp đ°ợc cùng một lúc thì nhÁn đủ về số l°ợng tr°ớc, còn chất l°ợng của hàng hóa sẽ đ°ợc xem xét trong khoản thßi gian theo quy định

Sau khi tiếp nhÁn, phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhÁp hàng vào kho Mỗi

chép số liệu hàng nhÁp kho vào trong thẻ kho để nắm đ°ợc tình hình xuất, nhÁp và tồn kho

2.2 Nghißp vÿ bÁo quÁn hàng hóa á kho

2.2.1 Khái niệm và yêu cầu

Bảo quản hàng hóa ở kho là bảo vệ sự tồn tại của sản phẩm xã hội về số l°ợng và chất l°ợng bằng cách chống lại những ảnh h°ởng có hại

Hay bảo quản hàng hóa trong kho là việc đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số l°ợng cũng nh° chất l°ợng tr°ớc khi đến tay ng°ßi tiêu dùng

Bảo quản hàng hóa là hoạt động nghiệp vụ quan trßng của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bảo quản hàng hóa di̀n ra suốt quá trình từ khi sản phÁm trá thành thành phÁm nhÁp kho thành phÁm (tiêu thụ) của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, trải qua các khâu thu mua, tiếp nhÁn, vÁn chuyển, xếp dỡ và á các kho, các ph°¢ng thức vÁn tải đến khi đ°ợc đ°a vào sử dụng (tiêu dùng)

Kho hàng là n¢i dự trữ một khối l°ợng hàng hóa to lớn và là n¢i dự trữ th°ßng xuyên liên tục các loại hàng hóa Vì vÁy bảo quản hàng hóa á kho đòi hái phải biết sử dụng tổng hợp nhiều biện pháp về kỹ thuÁt, về tổ chức nghiệp vụ, về kinh tế…Bảo quản phải nhằm giữ gìn tốt về số l°ợng và chất l°ợng hàng hóa, làm hạn chế hoặc chống lại những ảnh h°áng có hại đến hàng hóa

Để làm tốt công tác bảo quản hàng hóa tại kho, c¿n phải đáp ứng các yêu c¿u sau:

- Bảo quản tốt số l°ợng và chất l°ợng hàng hóa dự trữ trong kho, không ngừng giảm hao hụt tự nhiên d°ới mức cho phép

Để giữ gìn tốt số l°ợng và chất l°ợng hàng hóa, đòi hái nhân biên công tác kho phải áp dụng tổng hợp các biện pháp kỹ thuÁt, tổ chức, nghiệp vụ kinh tế…nhằm đảm bảo các điều kiện tốt nhất việc dự trữ, bảo vệ, bảo quản hàng hóa; phải trang bị các ph°¢ng tiện kỹ thuÁt và các nguyên vÁt liệu c¿n thiết và phải nâng cao d¿n trình độ kỹ thuÁt, nghiệp vụ của thủ kho và nhân viên công tác kho

Đối với các loại hàng hóa có hao hụt tự nhiên c¿n phải xây dựng các định mức hao hụt trong bảo quản và các khâu có liên quan, nhân viên làm công tác bảo quản không ngừng cải tiến các trang thiết bị, áp dụng các tiến bộ khoa hßc công nghệ mới vào nghiệp vụ bảo quản để không ngừng giảm tối đa hao hụt tự nhiên cho phép

- Đảm bảo sử dụng hợp lý diện tích, dung tích nhà kho và các trang thiết bị bảo quản hàng hóa trong kho

Nhân viên kho phải tính toán bố trí hợp lý các thiết bị bảo quản, phân phối các loại hàng hóa vào các n¢i bảo quản để tÁn dụng tối đa tải trßng, diện tích, dung tích nhà kho và các trang thiết bị bảo quản Với điều kiện c¢ sá vÁt chất có hạn hiện có, có thể dự trữ đ°ợc nhiều hàng hóa nhất, không để hàng hóa phải để ngoài trßi hoặc n¢i quá tải

- Đảm bảo thuận tiện cho việc thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất, kiểm tra, kiểm kê hàng hóa và tổ chức lao động trong kho

Các nghiệp vụ nhÁp, bảo quản, xuất hàng hóa là một quá trình liên tục, gắn bó chặt chẽ với nhau Khi bố trí dự trữ, bảo quan hàng hóa c¿n phải bảo đảm sao cho thuÁn tiện cho việc thực hiện nghiệp vụ nhÁp và nghiệp vụ xuất hàng, Đồng thßi khi bố trí hàng hóa vào n¢i dự trữ, bảo quản phải chú ý tới việc bảo đảm thuÁn tiện cho công tác kiểm tra, kiểm kê hàng hóa, cũng nh° việc tổ chức lao động xếp dỡ, di chuyển hàng hóa và chăm sóc bảo quản hàng hóa á kho

- Hạ thấp chi phí bảo quản, góp phần giảm chi phí l°u thông nói chung, chi phí l°u kho nói riêng, giảm giá thành nghiệp vụ kho

Thực hiện nghiệp vụ bảo quản hàng hóa á kho đòi hái phải có các chi phí về nhà cửa, đồ đựng, nguyên nhiên vÁt liệu, bao bì, dụng cụ và tiền l°¢ng cho ng°ßi lao động thực hiện nghiệp vụ bảo quảng, bảo vệ hàng hóa á kho Nhân viên kho c¿n phải hợp lý hóa quy trình nghiệp vụ kho, nâng cao hiệu quả sử dụng diện tích, dung tích kho và các thiết bị bảo quản; tiết kiệm các nguyên nhiên vÁt liệu, bao bì, dụng cụ nhằm không ngừng giảm chi phí về bảo quản cho 1 đ¢n vị hàng hóa qua kho; giảm thiểu hao hụt, h° háng hàng hóa Đồng thßi, phải tổ chức lao động một cách khoa hßc nhằm nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên công tác kho Trên c¢ sá đó, giảm giá thành nghiệp vụ kho và tiết kiệm chi phí kho và chi phí l°u thông hàng hóa

2.2.2 Nội dung nghiệp vụ bảo quản hàng hóa

Bảo quản hàng hóa là sự thống nhất giữa kỹ thuÁt bảo quản và nghiệp vụ bảo quản Về mặt kỹ thuÁt bảo quản, mỗi loại hàng hóa quy phạm bảo quản riêng Nghiệp vụ bảo quản dựa trên c¢ sá kỹ thuÁt bảo quản, tổ chức thực hiện dự trữ và bảo quản hàng hóa trong điều kiện môi tr°ßng tốt nhất, nhằm chống lại các ảnh h°áng có hại đến số l°ợng và chất l°ợng hàng hóa

Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa bao gồm nhiều nội dùng tùy theo từng loại hàng hóa cụ thể có những nội dung khác nhau, nh°ng tựu chung sẽ có các nội dung chủ yếu sau:

2.2.2.1 Lựa chọn kho và phân bố hàng hóa trong kho

Mỗi loại hàng hóa có đặc tính lý hóa khác nhau, có trạng thái, hình dạng, kích th°ớc, điều kiện bao gói, yêu c¿u về thßi hạn dữ trữ bảo quản khác nhau và chịu ảnh h°áng thßi tiết khí hÁu, côn trùng…gây hại khác nhau Vì vÁy tr°ớc khi đ°a hàng hóa vào kho phải lựa chßn kho và phân bố hàng hóa trong kho phù hợp với đặc tính lý hóa của hàng hóa

Có nhiều loại kho khác nhau: kho kín, kho nửa kín, kho lộ thiên - Kho kín: là kho đ°ợc xây dựng sao cho có thể ngăn cách hàng hóa bảo quản

nắng, bụi…Trong các loại kho kín lại đ°ợc trang bị các thiết bị có thể đạt đ°ợc yêu c¿u về kỹ thuÁt: kho có nhiệt độ thấp, kho có nhiệt độ, độ Ám không thay đổi; kho có thể hạn chế với mức độ khác nhau về ánh sáng, độ Ám và thßi tiết tự nhiên

- Kho nửa kín: là loại kho chỉ có t°ßng lửng và mái che m°a nắng - Kho lộ thiên (sân bãi): đây là loại kho có t°ßng bao quanh và nền rải bê tông Có thể dựa vào quy hoạch kho và kiểm tra điều kiện vÁt chất – kỹ thuÁt thực tế của kho về đặc điểm xây dựng, diện tích mặt bằng, độ cao của nhà kho, ph°¢ng tiện chứa đựng và vÁn tải hàng hóa để quyết định lựa chßn kho theo nguyên tắc °u tiên cho những hàng hóa á nhóm bảo quản I vào kho kín, nhóm bảo quản II vào kho nửa kín và nhóm bảo quản III á kho lộ thiên; đồng thßi ổn định việc phân bổ hàng hóa đó vì việc thay đổi phân bố sẽ gây ra nhiều tốn kém

2.2.2.2 Định vị, định l°ợng hàng hóa trong kho

a, Định l°ợng hàng hóa ở kho là việc quy định số l°ợng hàng hóa chứa trong một

nhà kho, gian kho, giá, ô…tức là quy định số l°ợng tối đa mỗi vị trí để hàng phải đảm nhÁn Để đảm bảo an toàn trong kho hàng, mỗi ô, kệ không đ°ợc chứa hàng v°ợt quá số l°ợng cho phép

b, Định vị hàng hóa ở kho là việc xác lÁp các ký hiệu riêng hay đánh số thứ tự

cho nhà kho, gian kho, từng giá, ô…theo s¢ đồ chi tiết quy hoạch kho để cố định t°¢ng đối mỗi loại mặt hàng vào một vị trí nhất định

Các b°ớc định vị hàng hóa á kho nh° sau: - B°ớc 1: Đánh kí tự các vị trí l°u trữ hàng hóa trong kho

Kho hàng doanh nghiệp dù có diện tích lớn hay nhá cũng đều nên đánh số thứ tự bằng các kí tự càng ngắn càng tốt Mã ngắn khiến cho quá trình quan sát và kiểm soát

hàng hóa đ°ợc d̀ dàng, tinh gßn h¢n Đồng thßi, sẽ ít có nguy c¢ nh¿m l¿n và nhà kho cũng trá nên d̀ tiếp cÁn h¢n đối với những nhân sự mới Việc đánh kí tự sẽ dựa vào những yếu tố:

+ Lối đi của địa điểm l°u trữ Mỗi lối đi trong nhà kho phải đ°ợc đánh số t°¢ng ứng, thông th°ßng bắt đ¿u bằng <10= hoặc <BA= và từ bên này sang bên kia của tòa nhà Không đánh ký hiệu lối đi đ¿u tiên là <01= hoặc <AA.= Ngoài ra, bạn cũng nên để lại những khoảng trống nhất định trong kho hàng để chuÁn bị cho những sự thay đổi trong t°¢ng lai

+ Vị trí của kệ Việc tìm kiếm và truy xuất hàng hóa trên kệ để hàng trong kho tốn không ít thßi gian và công sức Do đó, để tạo điều kiện thuÁn lợi cho hoạt động xuất nhÁp, nên sử dụng kí tự A, B, C,… hoặc A1, A2,… nhằm đánh dấu tại mỗi khu vực để hàng Hoặc dán nhãn dán để phân định vị trí các lô hàng

+ T¿ng kệ để hàng (tính từ d°ới lên trên)

Các vị trí trên giá đỡ th°ßng không v°ợt quá 9 vị trí Thông th°ßng, t¿ng kệ để hàng công nghiệp đ°ợc °u tiên đánh số bằng hai chữ số (01, 02, 03…) Số 0 đ°ợc thêm vào mã định danh tại vị trí cuối cùng giúp phân biệt một cách linh hoạt giữa khoang và vị trí cho tới khi hết

+ Vị trí hàng hóa trên kệ (từ trái sang phải) Tùy thuộc vào kho hàng và nhu c¿u của chủ doanh nghiệp mà bạn có thể chßn sắp xếp và đánh các kí tự <theo chiều dßc= hoặc <theo giá= H¿u hết các vị trí đ°ợc phân chia theo các yếu tố sau: đ¢n vị lối đi/giá đỡ/thùng hàng Mỗi mặt hàng trong kho hàng