Đề Cương Học Tập Chủ Đề Tình Huống Kiểm Quản Trị Học.pdf

3 nguyên tắc kiểm tra 4.1: Kiểm tra căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tô chức và căn cứ theo cấp bậc của đôi tượng được kiêm tra ông việc kiêm tra được thiết kê theo đặc điêm cá nhân củ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP HỎ CHÍ MINH

KHOA QUAN TRI LOP: QUAN TRI KINH DOANH 47B

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.Khái niệm và vai trò kiểm soát, kiểm tra

——— 1 2.Tiến trình kiểm tra, kiểm soát

2.1: Xây dựng tiêu chuẩn và chọn phương pháp 5 55 5225+2xcsx+xerxerxeree 1 2.2: Ðo lường để thực HhiỆn - - E333 TT gerrrerrvree 2

2.3: Điều chỉnh sai lệch - ¿5-5652 S SE St eEEEEEEekerkerkerkrkrrkrkrrkrrkerkerrerrree 2

3.Các hình thức kiểm tra 3.1: Kiểm tra lường trước

l6 0 ni Nion G0 aia 3

nguyên tắc kiểm tra 4.1: Kiểm tra căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tô chức và căn cứ theo cấp bậc của đôi tượng được kiêm tra

ông việc kiêm tra được thiết kê theo đặc điêm cá nhân của các nhà quản trị

sessusssesscsscsucsussucsscsussussussucsussussusescsussussssessesssussssessesssussssesscsecsseseesecsecsucasesecseesscaueseeneeses 3 4.3: Kiém tra phải được tiễn hành thực hiện tại những điểm trọng yêu 4

4.4: Kiêm tra phải khách quan -¿- ¿- ¿55+ 5xS++S++E£++Ee£EeExerxererrerrrxerxerrererrrree 4

4.5: Hệ thông kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí doanh nghiệp 4 4.6: Kiểm tra phải tiết kiệm, đảm bảo hiệu quả kinh tẾ 5- 55-5555 c+ccccses 4 4.7: Kiém tra thì phái đưa đến hành động -¿- + 5+ +cx+c++x+xerxrrerxerxeree 4

1.Tiến trình kiểm tra, kiểm soát 1.1: Tình huống:

hức kiểm tra huống kiểm tra bi 21177 ố 6 huồng kiểm tra đồng thời ¿5-2-5 S+2S+2E2xeExexerxerxerrrxrrrrrerxerreree 7

huồng kiểm tra phản hỒi - ¿5© 2 52s ‡xeEeEtEerxexrrxerxerrerrrrrree 8

3.Các nguyên tắc kiểm tra

B.TÌNH HUONG KIEM SOAT YEU TÔ PHI TÀI CHÍNH UL CAU HOI ON TAP

CHUONG 9 KIEM SOAT, KIEM TRA THUYÉT

Khái niệm và vai trò kiêm soát, kiêm tra

1.1: Khái niệm Kiểm tra, kiểm soát là quá trình lấy kết quả của thực tế để so sánh, đo lường với những tiêu chuẩn đã đề ra trước đó, qua đó có thê tìm ra được những sai sót và đưa ra những phương pháp đề khắc phục

Kiểm tra, kiểm soát có những vai trò: +Đ]nh rõ ràng mục tiêu theo tiêu chuẩn đã đề ra +Rút kinh nghiệm và tạo điều kiện cho các công việc về chức năng quản trị +Là công cụ dé biết được những rủi ro, sai sót của những cá nhân, tô chức +Là công cụ để xác định được biến động đầu vào và đầu ra

+Bảo đảm nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất

Tiên trình kiêm tra, kiêm soát

2.1: Xây dựng tiêu chuẩn và chọn phương pháp Xây dựng tiêu chuẩn là việc đặt ra chỉ tiêu của những điều cần phải làm trong một tô chức

Có rất nhiều loại tiêu chuẩn (Định tính và định lượng)

Các tiêu chuẩn được tô chức đề ra phải hợp lý với khả năng thực hiện của tô chức đó Nếu đặt những mục tiêu không phù hợp vượt quá khả năng, thì việc kiểm tra, kiểm soát

trở nên khó khăn hơn vì phải điều chỉnh những sai lệch quá nhiều

2.2: Đo lường để thực hiện Đo lường những hoạt động đang diễn ra, đã diễn ra hoặc sắp tới sẽ diễn ra đề có thể so sánh với những mục tiêu, tiêu chuẩn đã đặt ra từ trước

Tìm ra những sai sót hoặc những hoạt động có nguy cơ xảy ra rủi ro sai lệch Xác định những biện pháp, phương pháp chỉnh sửa phù hợp với những sa1 lệch Hiệu quả của việc đo lường phụ thuộc vào cách do va céng cu do

2.3: Điều chỉnh sai lệch Khi tìm ra được những sai sót, sai lệch trong quá trình hoạt động => tìm nguyên nhân =>

tiễn hành thực hiện

Đưa ra sự điêu chỉnh, tô chức và sắp xếp lại các bộ phận trong tô chức, huần luyện lại các

nhân viên và có thê là điều chỉnh lại sự quản lý của bản thân những người quản trị, thậm

có thể đưa ra mục tiêu khác phù hợp hơn

Các hình thức kiểm tra

3.1: Kiểm tra lường trước Kiểm tra lường trước nghĩa là trước khi hành động, thực hiện một công việc thì sẽ trải qua một quá trình kiểm tra

Có thê nói đó là quá trình đề có thê dự đoán trước được những vấn đề sẽ phát sinh sau khi

hành động, qua đó có thể ngăn ngừa được những rủi ro Kiểm tra lường trước giúp người ta có thể chuẩn bị thật tốt cho một kế hoạch, quyết định nao đó

3.2: Kiếm tra đồng thời Kiểm tra đồng thời là dạng kiểm tra khi công việc, hoạt động đang được diễn ra Khi nhà quản trị áp dụng hình thức kiểm tra này, thì họ có thê đánh giá được việc làm của các nhân viên, qua đó có thê chỉnh sửa được những sai lầm ngay

Nếu phải trì hoãn vì sự điều chỉnh sai lầm thì thời gian trì hoãn cũng sẽ không chiếm quá

nhiều thời gian

3.3: Kiếm tra phản hồi Kiểm tra phản hồi là loại kiêm tra được tiễn hành khi những công việc đã xảy ra Nó sẽ tập trung vào các kết quả của của quá trình thực hiện, để có thê xác định được những rui ro sai sot va dua ra bién pháp phòng ngừa

Uu diém:

+Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản trị dé cai tiễn các kế hoạch +Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên đề có thê phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động

Nhược điểm: +Đôi khi sẽ có độ trễ về mặt thời gian vì thời gian xảy ra rủi ro và thời gian phát hiện rủi ro nó khả lớn

Các nguyên tặc kiêm tra

4.1: Kiểm tra căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tô chức và căn cứ theo cấp bậc của đôi tượng được kiêm tra

Công việc kiêm tra phải phù hợp với từng kế hoạch, dé các nha quan tri có thé hiểu về kế hoạch của mình đang tiên triển như thế nào

ông việc kiểm tra được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của các nhà quản trị

Kiểm tra cần phải phù hợp với đặc điểm cá nhân của từng nhà quán trị, điều này giúp họ sé nam được những gì đang diễn ra

Khi thu thập cũng như tiếp nhận các thông tin thì các nhà quản trị cũng sẽ hiểu một cách sâu sắc hơn

4.3: Kiểm tra phải được tiễn hành thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khi kiểm tra, cần phải xác định là cần kiểm tra ở đâu? Và phải xác định được phạm vi

kiểm tra Kiểm tra tại những khu vực trọng điểm, nếu không xác định được mà chỉ kiểm tra phạm vi quá rộng thì sẽ gây ra lãng phí thời gian, vật chất và kết quả kiêm tra cũng không đạt hiệu quả

4.4: Kiểm tra phải khách quan Trong quá trình kiểm tra không chỉ áp dụng các yếu tô chủ quan từ các nhà quản trị, mà còn phải sử dụng đến yếu tô khách quan

Điều này giúp cho các nhà quản trị có thể biết rằng các nhân viên cấp dưới có đang làm

tốt công việc hay không

Nêu có sự chủ quan, thiên vị thì việc kiêm tra không có hiệu quả 4.5: Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí doanh nghiệp Hệ thống kiểm tra với các quy trình và nguyên tắc phải phù hợp với nét văn hoá của từng doanh nghiệp

Nếu một môi trường làm việc quá căng thắng thì kết qủa làm việc sẽ không hiệu quả

4.6: Kiểm tra phải tiết kiệm, đảm bảo hiệu quả kinh tế

Việc kiêm tra sẽ tôn một số chi phí nhất định, vì vậy các nhà quản trị cần phải tính toán như thế nào đề có thể tiết kiệm được các khoản chi phí và sẽ đạt kết quả tương xứng

4.7: Kiếm tra thì phải đưa đến hành động Việc kiểm tra chỉ mang đến hiệu quả khi những sa1 lầm, sai lệch được phát hiện và được sửa chữa kip

I TINH HUONG

Tiên trình kiêm tra, kiểm soát

1.1: Tình huống: Ở một công ty sản xuất ô tô, vào sáng thứ 2, quản lý dự án là anh Johnny được giao nhiệm vụ là quản lý sản xuất 1500 chiếc ô tô mẫu đề giao cho triển lãm trưng bày và trình

diễn vào cuối tuần đó Và nhiệm vụ sản xuất này phải được hoàn thành trước 6h chiều thứ

sau dé kip giao cho bên triển lãm Johnny đã đưa ra các kế hoạch mục tiêu và p các nhiệm vụ đề các nhóm sản xuất thực hiện công việc sản xuat nay

Các bộ phận nhân viên trong văn phòng cùng voi quan ly Johnny da hop va dua ra những kế hoạch, công việc, mọi người đều quyết tâm thực hiện công việc Tuy nhiên, đến tôi thứ năm, J ohmny nhận ra chỉ mới sản xuất được 700 chiếc ô tô, và còn cần phải sản xuất thêm 800 chiếc ô tô nữa trong vòng chỉ | ngay, thé nén Johnny rat lo lắng

Cau hoi: Johnny đã mắc lỗi gi trong tiến trình kiểm tra? Johnny cần có những biện pháp gì để có thể đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch?

Trả lời câu hỏi: Johnny đã mắc lỗi gì trong tiến trình kiểm tra?

Thứ nhất, Johnny đã vội áp dụng hình thức kiểm tra, kiêm soát trước nhưng nó lại không

chặt chẽ Anh ta đề ra kế hoạch và phân công cho tất cá toàn bộ nhân viên trong văn phòng để thực hiện công việc sản xuất đó, nhưng lại không xác định được các năng lực của các nhân viên thực hiện công việc đó

Thit hai, Johnny đã không tìm hiểu chỉ tiết tại sao công việc lại không được đảm bảo theo

kế hoạch đã định mà đã vội vàng đưa ra sự điều chỉnh là cho nhân viên làm thêm giờ

Thứ ba, đôi với công việc quản lý này việc kiểm tra, kiểm soát là vô cùng cân thiết nhưng Johnny lai có vẻ không chú trọng vào nó, không thường xuyên kiểm tra trong quá trình sản xuất và tự tin rằng công việc đã được phân roi thi sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch,

nhưng lại không lường trước những rủi ro có thê xảy đến

Nếu thế thì Johnny cần có những biện pháp gì để có thể đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch?

Giao việc thêm cho công nhân, nhân viên Nêu Iohnny giao việc cho nhân viên làm thêm giờ thì phải đám bảo được sự hiệu quả và công bằng: trả thêm lương cho nhân viên làm theo giờ theo quy định pháp luật và hợp đồng lao động: bên cạnh đó, phải đảm bảo được công việc được phân công thêm phải hợp lý và không gây gánh nặng cho nhân viên

Phản hồi từ người tiêu dùng trong kiểm tra lường trước ảnh hưởng như thế nào đến sản phẩm?

Trong quá trình kiêm tra lường trước, phản hôi từ người tiêu dùng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chỉ tiết và cụ thê về những khía cạnh của sản phẩm Phản hồi này bao gồm đánh giá về thiết kế, chất lượng, trải nghiệm sử dụng, và các yếu tô

khác mà người tiêu dùng đánh giá Thông qua việc thu thập và phân tích phản hồi này sản xuất có thé:

Hiểu rõ nhu cầu khách hảng Cái thiện thiết kế và chất lượng

Dự đoán được thị trường Xây dựng niềm tin và thương hiệu doanh nghiệp Tăng cường tiếp thị và quảng bá

Làm thế nào kết quả kiểm tra lường trước hỗ trợ điều chỉnh kế hoạch triển khai dự án?

Kết quá kiêm tra lường trước sẽ cung cấp thông tin chỉ tiết về hiệu suất sản phâm và phản hồi từ người tiêu dùng Dựa trên thông tin này, kế hoạch triển khai có thể được điều chỉnh đề giải quyết các vấn đề phát hiện ra và đảm bảo sự thành công khi sản phâm

ra mắt thị trường Cụ thê, dự án có thê điều chỉnh chiến lược tiếp thị, tôi ưu hóa các tính

năng sản phẩm, hoặc thậm chí thay đôi kế hoạch phân phối dựa trên phản hồi từ kiêm tra lường trước Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu và mong muốn của khách hàng, tối ưu hóa tiềm năng thành công trên thị trường

huống kiểm tra đồng thời inh huống:

là sinh viên quản trị kinh doanh và đang tham gia vào một dự án nhóm trong một khóa học quản trị dự án Dự án này cần nhóm của phải kiểm soát đồng thời nhiều

khía cạnh để đảm bảo dự án được hoàn thành thành công Dưới đây là tình huống kiểm

soát đồng thời:

Về thời gian cần phải xác định lịch trình dự án vả theo dõi tiến độ làm việc

của từng thành viên trong nhóm để đám bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn

phải phân chia công việc và trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm một ợp lý, đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trên những phần của dự án mà họ có

cần duy trì một quả trình liên lạc chặt chẽ với các thành viên trong nhóm và giáo viên đề báo cáo tiên trình dự án và các vấn đề liên quan

phải thực hiện kiêm tra chất lượng để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đáp ứng tiêu chuẩn và yêu cầu

Cau ho

Tình huống này đòi hỏi Phúc phải có khả năng quản lý nhiều yếu tố cùng

một lúc để đảm bảo rằng dự án nhóm được thực hiện thành công Kiểm soát

đồng thời giúp Phúc có thể phát triển kỹ năng gì? Với việc kiểm soát đồng thời nhiều yếu tổ như thế, có thê giúp cho Phúc phát triển

được các kỹ năng cần thiết, bao gồm : kỹ năng quán lý, tư duy logic, và khả năng làm việc trong môi trường nhóm

Làm thế nào quản lý và phân chia công việc giữa các thành viên trong nhóm đề đảm bảo dự án được thực hiện đúng hạn?

Phúc đã sử dụng mô hình phân chia công việc dựa trên khả năng và kiến thức của

mỗi thành viên Trước khi bắt đầu dự án, đã tô chức một cuộc họp để xác định nhiệm

vụ của từng người và đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ vai trò của họ cũng thiết lập một lịch trình công việc chỉ tiết để theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn

Nếu Phúc đối diện với những rủi ro trong dự án này, làm thế nào để Phúc xử lý chúng?

có thể xác định một số rủi ro có thê xảy trong dự án, bao gồm khả năng xung đột giữa các thành viên trong nhóm và khả năng thiếu nguôn lực Đề xử lý, phải thiết lập các biện pháp kiêm soát, bao gồm sự linh hoạt trong việc thay đôi lịch trình và kêu gọi thêm nguồn lực khi cần thiết cũng duy trì một quá trình liên lac dé dam bao rang moi người trong nhóm đều có thê bày tỏ ý kiến và đề xuất giải pháp

huống kiểm tra phản hồi Tinh huống:

Trong tình huồng cải thiện hiệu suất sản xuất ô tô, công ty đã lên kế hoạch và triển khai dự án với mục tiêu tăng năng suất 20% trong 12 tháng Sau 6 tháng triển khai, họ đã đạt được một số mục tiêu nhưng gặp vấn đề về chất lượng sản phẩm Công ty đã điều chỉnh quy trình sản xuất, tiếp tục đào tạo nhân viên, và theo dõi chỉ số hiệu suất hàng ngày Để giải quyết vẫn đề chất lượng, họ tiếp tục cải thiện quy trình và duy trì đào tạo nhân viên